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France. Ministère de l'écologie, du développement durable, des transports et du logement ;France. Ministère du développement durable. Secrétariat général

Auteur secondaire

Résumé

Ce guide offre des renseignements pratiques pour rendre homogènes la production de documents au sein du ministère. Il détaille les modèles bureautiques dans le cadre de la charte graphique. Il donne des conseils pour la rédaction et la présentation, présente la typologie des documents produits par le secrétariat général et rappelle les règles typographiques. Il vise à aider à apporter à ses interlocuteurs un service de qualité.

Editeur

MEDDTL

Descripteur Urbamet

modèle ;traitement de l'information

Descripteur écoplanete

Thème

Information - Documentation - Communication

Texte intégral

guide ------courriers -----------des Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement www.developpement-durable.gouv.fr Pourquoi ce guide Conseils de présentation et de rédaction s ommaire 5 6 Le plan est nécessaire ................................................................................................................................................... 7 Des phrases simples ...................................................................................................................................................... 7 Trouver le bon ton .......................................................................................................................................................... 8 Bien adapter son style .................................................................................................................................................. 8 L'évolution de l'orthographe ........................................................................................................................................ 9 Utiliser des néologismes validés et appropriés ......................................................................................................10 Traduire le vocabulaire ................................................................................................................................................11 Bien adapter la féminisation......................................................................................................................................12 Choisir le bon mot ........................................................................................................................................................14 Pour vous aider dans votre rédaction ......................................................................................................................17 Les éléments de présentation ...................................................................................................................................18 La rédaction des courriels ...........................................................................................................................................20 Les documents produits par le secrétariat général 23 À chaque destinataire son type de courrier............................................................................................................23 La note administrative.................................................................................................................................................25 La lettre administrative ...............................................................................................................................................25 La lettre personnelle....................................................................................................................................................27 Les autres documents .................................................................................................................................................32 La signature ...................................................................................................................................................................36 Les modes de transmission ........................................................................................................................................39 Le protocole des courriers parlementaires ..............................................................................................................40 Les délais de réponse ..................................................................................................................................................41 Les règles typographiques 42 Les abréviations ............................................................................................................................................................42 Les expressions latines........................................................................................................................................44 L'écriture des chiffres et des nombres.....................................................................................................................45 La ponctuation ..............................................................................................................................................................45 Espacement et ponctuation........................................................................................................................................46 L'espace fine insécable ou protégée ........................................................................................................................47 Les exposants................................................................................................................................................................49 Les majuscules ou lettres capitales ..........................................................................................................................50 Les guillemets ...............................................................................................................................................................54 Le caractère italique ....................................................................................................................................................55 Les tirets .........................................................................................................................................................................55 La numérotation des pages........................................................................................................................................55 Les subdivisions d'un document ...............................................................................................................................56 Les énumérations .........................................................................................................................................................56 Conclusion 58 Ce document fait référence à de nombreuses annexes (textes de loi, sigles, listes des services...). Vous trouverez l'ensemble de ces documents sur le site intranet du secrétariat général : http://intra.sg.i2, rubrique Vie interne au SG / Votre activité p ourquoi ce guide ? Une lettre ou un courriel est toujours une réponse à un besoin d'information ou d'explication. Ce guide, conçu avec le souci de mettre à disposition des renseignements pratiques afin de rendre homogène la production de documents, est destiné en priorité aux agents découvrant le ministère. Il s'adresse également à celles et ceux, déjà rodés aux pratiques administratives, qui auraient pu perdre de vue certaines règles de base dont le rappel est utile dans le foisonnement des débats que suscite l'évolution permanente de la langue française. Il ne s'agit pas d'imposer un cadre uniforme à toute intervention écrite, car une réponse doit toujours être adaptée à la situation spécifique ayant justifié l'intervention. Ce guide visant à l'harmonisation du courrier détaille les modèles bureautiques réalisés dans le cadre de la charte graphique du ministère. Il donne des conseils pour la rédaction et la présentation, rappelle des usages et des obligations pour assurer le respect, par les agents, d'une cohérence et d'une continuité des pratiques, dans le souci de l'adaptation des valeurs du service public. Ce guide est d'autant plus nécessaire que les missions des secrétariats, autrefois en charge de cette unité d'expression, se sont modifiées avec la généralisation des outils informatiques. Les relations entre les usagers et l'administration ont évolué. Notre société connaît un contexte de mutation et les usagers exigent une clarté des actes de l'administration. Ils attendent que les démarches de progrès, observées dans le cadre de la modernisation du service public, se traduisent dans leurs relations quotidiennes avec le ministère. Cette obligation s'impose naturellement aux échanges internes entre services. À cet égard, il convient de souligner l'importance qu'il y a, aujourd'hui, à faire évoluer l'image de l'administration en tant qu'entité. Ce guide, spécifiquement écrit pour les personnels du secrétariat général, ne prétend pas se substituer aux publications de la délégation aux usagers et aux simplifications administratives (DUSA), et s'inscrit dans le cadre de la charte Marianne. Celle-ci vise à garantir la qualité de l'accueil sous ses différentes formes (physique, téléphonique, électronique, courrier). Elle promeut des valeurs telles que la courtoisie, la rapidité, la clarté des réponses, mais aussi un esprit d'écoute, de rigueur et de transparence. Tout courrier, papier ou électronique, doit recevoir une réponse dans un délai raisonnable, les interlocuteurs doivent être en mesure de contacter un service précis pour obtenir toutes les précisions utiles. La réponse doit être claire et courtoise. Il faut que les décisions prises soient compréhensibles par tous : il ne faut donc pas hésiter à être didactique. Ce guide aura répondu à son objectif s'il vous aide à apporter à vos interlocuteurs un service de qualité. C'est très important : l'administration est au service de l'intérêt général. Vos écrits témoignent de la valeur de l'échange que le ministère est capable, aujourd'hui, d'établir avec les agents, les usagers, les citoyens. Ce document ne prétend pas être complet, ce n'est pas son rôle ; son propos est de fournir une base de travail qui pourra être actualisée en tant que de besoin. Il convient donc d'être attentif aux préconisations qui contribuent à assurer une bonne image de marque du secrétariat général vis-à-vis de ses partenaires et à garantir la sécurité juridique de ses écrits. Ce guide a été conçu pour vous. Je tiens à vous remercier vivement de l'intérêt que vous voudrez bien lui porter. Jean-François MONTEILS Secrétaire général 5 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction c c «Pourmoi,lefond etlaformesontaussi distinctsquelelièvre etsasauce.Est-ce quelelièvrenaîten civet?» Roger Martin Du Gard onseils de présentation et de rédaction Les règles de présentation de tous les documents émanant du secrétariat général sont importantes : ils représentent le ministère. Ils doivent donc être identifiés comme tels et répondre à une exigence de qualité. L'organisation d'une lettre dans l'espace de la page et les différentes règles typographiques employées contribuent plus qu'on ne le croit à la compréhension du message que l'on souhaite faire passer. Un document aéré est plus engageant, donc lu dans de meilleures dispositions, qu'un document trop compact. L'essentiel est que le courrier soit compris. Toute rédaction doit être explicite, sobre et grammaticalement correcte. L'orthographe est, évidemment, gage de la qualité de l'écrit. Trop de courriers sont retournés, pour corrections de forme, par l'autorité signataire. C'est le langage qui a donné tout son sens au monde en mettant les hommes en relation entre eux. Les mots sont vivants, ils doivent vivre, être utilisés et surtout saisis dans leur juste sens. La simplification du langage administratif est donc devenue un objectif à part entière. Il faut, dès lors, placer l'usager, et nous sommes toutes et tous, d'une façon ou d'une autre, des usagers de l'administration, au centre de la communication administrative. Le particulier auquel vous pouvez être amené à vous adresser ne connaît pas forcément les rouages du ministère qui reste souvent, pour lui, une entité lointaine et compliquée. L'Observatoire national de la pauvreté et de l'exclusion sociale l'a constaté : certains de nos concitoyens ne parviennent pas à comprendre le sens des lettres qu'ils reçoivent de l'administration. Un projet de courrier doit être lu et relu. Mettez-vous à la place de vos correspondants et veillez à vous convaincre, compte tenu de leur situation et du contexte de leur question, y compris dans les conséquences, même implicites, de celle-ci pour l'administration, que votre réponse apportera une information claire et complète. «L'écritureaceci demystérieuxqu'elle parle.» Paul Claudel Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le plan est nécessaire «Avantdoncque d'écrire,apprenez àpenser,[...] Cequel'onconçoit biens'énonce clairement,etles motspourledire arriventaisément.» Nicolas Boileau «Laprose,c'estde l'architecture,pas deladécoration.» Ernest Hemingway Il faut donc penser son texte puis le construire et le structurer. Faire un plan, c'est choisir et hiérarchiser les informations que l'on souhaite communiquer : ordre chronologique, observations avant diagnostic, l'essentiel avant les détails. Il faut, parfois, reformuler les demandes des intervenants en les replaçant dans leur contexte. Il peut être utile de faire un brouillon pour planifier sa rédaction. S'il est nécessaire de rappeler le contexte motivant l'intervention et la réponse, il est creux et vain de recopier tous les détails de la situation tels que l'intervenant, l'intervenante les a, en général, longuement développés. Il convient, par contre, de rétablir les faits qui auraient été mal interprétés. Enfin, il importe, bien entendu, d'indiquer la position de l'administration sur la question soulevée. Le plan de tout document doit donc traduire un cheminement logique vers une conclusion, mais on ne doit pas égarer le lecteur ou la lectrice avant de parvenir à son but. Que l'on place la conclusion au début ou en fin de texte, tout est affaire de goût, l'essentiel est de ne pas donner le sentiment d'une démarche non structurée ou arbitraire. Sans avoir la prétention de faire, ici, un manuel de rédaction, il y a des ouvrages et des formations, quelques principes de base peuvent être rappelés. l L'introduction doit permettre d'entrer dans le sujet, de rappeler de manière synthétique l'objet du courrier. Il sera peut-être utile de reformuler la demande et de rappeler le contexte. l Le développement analyse la situation dans toutes ses composantes, expose une argumentation logique, progressive. Rédigez des paragraphes pas trop longs, avec des phrases de liaison pour enchaîner les arguments, des mots de liaison (en outre, toutefois, en conséquence...). l La conclusion est l'aboutissement logique de votre démonstration. Il faut répondre favorablement ou non. Être clair, l'ambiguïté ne peut pas être une solution. Une réponse d'attente pourra être nécessaire. Des phrases simples Les textes issus de l'administration sont souvent jugés illisibles, car il arrive qu'une phrase contienne à elle seule trois voire quatre idées distinctes ! La règle clé est de ne développer qu'une idée par phrase. N'essayez pas de tout dire en même temps : développez une idée principale par paragraphe. Les lecteurs lisent et comprennent par blocs de mots d'une longueur plus ou moins grande. Si la phrase est trop longue, une partie du sens sera perdue. Les guides de rédaction conseillent de faire des phrases courtes, de vingt-cinq à trente mots maximum. Des études montrent que si la longueur moyenne des phrases dans les circulaires est de cinquante mots, la capacité moyenne de mémorisation des lecteurs est de douze mots. Un paragraphe de trois à six lignes est une bonne moyenne. Pensez à être pédagogique pour aider tout interlocuteur à comprendre la situation telle qu'elle est réellement ou si vous pensez qu'il ou elle a fait une erreur d'interprétation d'un texte. Clarté, précision et concision sont les maîtres mots dans toute rédaction. Préférez la forme active à la forme passive et bannissez les temps et modes difficiles à manier1. Il convient d'être vigilant sur la juxtaposition de mots trop longs. Les phrases, alourdies, deviennent incompréhensibles. Préférez, si possible, des mots de trois syllabes maximum, plus compréhensibles par tous. Votre réponse devra indiquer les textes juridiques et administratifs sur lesquels elle se fonde. La simple énumération de ceux-ci n'apprendra rien à la plupart de vos interlocuteurs. Ne pas hésitez à résumer, en fonction des destinataires, et sans écrire un précis de droit administratif, le contenu essentiel des renvois, avec des mots simples mais explicites. Le bon sens et l'efficacité prévalent. Enfin, contrôlez la qualité de votre rédaction et de sa présentation, lire et relire et faire la chasse aux mots inutiles. 1 Depuis un arrêté de 1901 sur les tolérances admises dans les examens et concours, le subjonctif est tombé en désuétude dans la Fonction publique. 7 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction Trouver le bon ton Après avoir choisi vos arguments puis vos mots, trouvez le ton juste : pas de ton affectif, péremptoire, pas de familiarité évidemment, ni de commisération déplacée, mais faire sentir à l'interlocuteur, à l'interlocutrice qu'ils sont non seulement lus mais également respectés. L'administration, constituée par l'ensemble des services dont disposent les autorités gouvernementales pour exercer leurs attributions et faire appliquer les lois et règlements, n'a pas à s'excuser d'observer la réglementation et encore moins la loi2 ! Par contre, il lui appartient de l'expliquer dans le contexte et de montrer qu'elle respecte la question, le doute ou la requête de son interlocuteur, de son interlocutrice. Il convient d'éviter les formules telles que : « Malheureusement, la loi ne permet pas de réserver une suite favorable à votre requête. » Ou encore : « J'ai le regret de vous informer que le décret ne permet pas de satisfaire votre demande. » La loi votée par les représentants de la Nation est souveraine : les agents du ministère n'ont pas à s'excuser de l'appliquer. Les décrets sont là pour être mis en oeuvre et les services de l'État n'ont pas à regretter de devoir le faire. Par contre, on peut indiquer, dans la formule finale, qu'on regrette qu'aucune solution ne puisse être proposée, que la situation ne permette pas de réserver une suite favorable à la demande ou que le réexamen du dossier n'a pas permis de dégager des éléments nouveaux qui auraient pu faire évoluer la situation. Il faut être prudent et ne pas adopter des formules qui donnent le sentiment qu'on reprend à son compte les griefs ou les allégations des intéressés, ce qui pourrait se révéler juridiquement très dangereux. Il est donc, parfois, nécessaire de reformuler. Ainsi, ne faut-il pas écrire : « Vous avez bien voulu appeler l'attention sur la situation de harcèlement au travail que vous subissez. » C'est peut être ainsi que l'intéressé l'a formulé mais, en reprenant tel quel, on donne l'impression de valider cette assertion. Il conviendra, dès lors, d'adopter une formule plus neutre comme, par exemple : « Vous avez bien voulu appeler mon attention sur vos relations avec votre entourage professionnel, votre communauté de travail. » Il convient d'être toujours courtois et même, pourquoi pas, cordial. Exemples å Je regrette de ne pouvoir vous donner satisfaction. å Je comprends votre déception de n'avoir pu obtenir. å J'ai le plaisir de vous informer, confirmer, préciser que. å Je me réjouis de votre succès, de la suite favorable réservée à. å Je vous recevrais volontiers le. Si cette date ne vous convient pas, n'hésitez pas à me joindre au... ou Vous pouvez me le faire savoir au. Il convient absolument que la réponse faite assure votre destinataire de l'impartialité des services du ministère. 2 Art. 20 de la Constitution : Le Gouvernement détermine et conduit la politique de la Nation. Il dispose de l'administration [...] «Cen'estplusau citoyendetenter desefaireentendre, c'estàl'administrationdesefaire comprendre». Comité d'orientation pour la simplification du langage administratif - COSLA Bien adapter son style L'administration doit être, dans son langage, accessible à tous et à toutes. L'Observatoire national de la pauvreté et de l'exclusion sociale a constaté qu'une personne sur cinq renonçait à ses droits parce qu'elle ne savait pas comment en jouir, ne comprenant pas les formulaires administratifs. Certains mots, certaines expressions, pourtant parfaitement employés, peuvent demeurer obscurs à un nombre important de vos lecteurs. On observe, d'ailleurs, la réapparition du métier d'écrivain public pour aider les citoyens qui ne peuvent pas remplir les questionnaires. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 3 Frais engagés dans le cadre d'une procédure, non compris dans les dépens. 4 5 Une péniche. Exemples å Au terme ampliation, préférez copie. å Êtes-vous certain que vos correspondants connaissent le sens exact de l'expression : frais irrépétibles3 ? å Sine die a-t-il un sens précis pour tous les destinataires de votre document ? Vous pourrez remplacer cette expression issue du langage juridique par la formule : sans qu'une nouvelle date soit fixée, par exemple, si vous ne vous adressez pas à un juriste. å Savez-vous ce qu'est un auto-porteur à moteur4 ? Dire simplement ce qui doit être compris est encore la meilleure façon de transmettre un message5. Mais cela ne signifie pas « assécher » un texte. Mettez vos interlocuteurs au centre de votre réponse, et un peu de logique devrait permettre une souplesse tenant compte de l'objet de votre texte et de votre destinataire. N'omettez pas de traduire les sigles (voir annexe 16). En fonction du contexte, les formules suivantes peuvent être utilisées : å prolonger .........................................................................au lieu de......................................... proroger å impossibilité de payer ..........................................au lieu de......................................... insolvabilité å étant donné...................................................................au lieu de......................................... attendu que å malgré................................................................................au lieu de......................................... nonobstant å reçu.......................................................................................au lieu de......................................... récépissé å décision devant être appliquée ....................au lieu de......................................... décision exécutoire å mettre en place ..........................................................au lieu de......................................... instaurer Si vous utilisez des notions complexes, illustrez-les. Exemples å Une personne morale, c'est-à-dire une société, une association ou un établissement public. å Cette décision est exécutoire, c'est-à-dire qu'elle doit être appliquée. Molière l'a démontré avec brio. 6 Le français fondamental compte 1 000 mots, le français élémentaire, 3 000 mots. Sont répertoriés, dans les dictionnaires courants, entre 50 000 et 80 000 mots, de 2 000 à 20 000 dans les dictionnaires scolaires, jusqu'à 200 000 mots dans les dictionnaires encyclopédiques. Plus de 20 000 mots ont été ajoutés en 75 ans. La richesse de la langue française permet d'éviter un vocabulaire restreint et abstrait6. Mais il y a plusieurs « étages » : l'usage, le bon usage... Et si le Grand Robert de la langue française fait une place au verlan, ce n'est pas une raison pour utiliser « relou » dans vos courriels ! L'évolution de l'orthographe La langue française est une langue vivante et son orthographe a fait l'objet de nombreuses réformes. Ainsi que l'Académie française le précise : « La langue française, dans ses formes orales et dans sa forme écrite, est et doit rester le bien commun de millions d'êtres humains en France et dans le monde. C'est dans l'intérêt des générations futures de toute la francophonie qu'il est nécessaire de continuer à apporter à l'orthographe des rectifications cohérentes et mesures qui rendent son usage plus sûr, comme il a toujours été fait depuis le XVIIe siècle et comme il est fait dans la plupart des pays voisins. Toute réforme du système de l'orthographe française est exclue : nul ne saurait affirmer sans naïveté qu'on puisse aujourd'hui rendre « simple » la graphie de notre langue, pas plus que la langue elle-même. Le voudrait-on, beaucoup d'irrégularités qui sont la marque de l'histoire ne pourraient être supprimées sans mutiler notre expression écrite. [...] Autant que les nouveaux besoins de notre époque, le respect et l'amour de la langue exigent que sa créativité, c'est-àdire son aptitude à la néologie, soit entretenue et facilitée : il faut pour cela que la graphie des mots soit orientée vers plus de cohérence par des règles simples. » La dernière évolution de l'orthographe porte, en résumé, sur les aspects suivants : l le trait d'union : un certain nombre de mots remplaceront le trait d'union par la soudure (ex. : portemonnaie, portefeuille) ; l la soudure est recommandée dans les mots composés de contre (contrexpertise) et entre (entretemps), et dans les mots composés de : extra/inra/intra/ultra (ultramarin) ; «Quandunephrase ténébreuse,alambiquéevousdonne levertige,souvenez-vousquecequi donnelevertige, c'estlevide.» Sacha Guitry 9 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction 1.-------------------2.-------------------- Un site présente les rectifications de l'orthographe qui sont officiellement recommandées, sans toutefois être imposées. Les deux graphies se trouveront donc dans les dictionnaires récents et ce, jusqu'à ce que l'Académie française constate que ses recommandations sont bien passées dans l'usage et que les anciennes graphies peuvent, dès lors, être retirées. www.orthographerecommandee.info l l'accent circonflexe : il ne sera plus obligatoire sur les lettres i (île ou ile) et u (indûment ou indument), sauf dans les terminaisons verbales du passé simple et du subjonctif, dans quelques adjectifs où l'accent apporte une distinction : mûr, sûr, dû (ex. : qu'il eût dû), et pour les formes de croître pour ne pas confondre avec celles de croire : je croîs en sagesse et non je crois en sagesse ; l on emploie l'accent grave plutôt que l'accent aigu dans un certain nombre de mots pour régulariser leur orthographe : évènement, règlementaire, au futur et au conditionnel des verbes qui se conjuguent sur le modèle de céder (je cèderai, ils règleraient) ; l le participe passé : il sera invariable dans le cas de laisser suivi d'un infinitif. (ex. : Elle s'est laissé convaincre d'accepter ce poste). à savoir L'une des évolutions les plus marquantes est celle tenant à l'écriture des nombres. Désormais, ils peuvent être systématiquement reliés par un trait d'union. Traditionnellement, en effet, on écrivait avec et, sans trait d'union : vingt et un... et on écrivait avec trait d'union : quatre-vingt-un. Cent n'était ni précédé ni suivi d'un trait d'union : trois cent vingt et un, cent quatre-vingt-un. Dorénavant, on peut écrire : Exemples å Elle a été intégrée dans la fonction publique à vingt-et-un ans. å Il convient de consulter cette loi qui a cent-deux ans. å Le budget est de sept-cent-mille-trois-cent-vingt-et-un euros. Mille reste invariable, à ne pas confondre avec les milles marins, bien entendu. Cent est au singulier s'il est seul ou précédé d'un nombre, mais sans être suivi d'un autre nombre : la loi a cent ou peut-être deux-cents pages, mais pas deux-cent-cinquante. à savoir 1.-------------------2.-------------------- Utiliser les néologismes validés et appropriés Des mots nouveaux, expressions et locutions, sont intégrés chaque année aux éditions des dictionnaires, mais tous ne sont pas à utiliser dans les documents, courriers et courriels émanant du ministère. Ainsi, vous éviterez d'écrire dans un courriel, même interne, concernant un interlocuteur qui intervient pour la 6e fois, qu'il est barbant et qu'il vous escagasse. Même si ce dernier mot a fait son entrée officielle dans les dictionnaires, il conviendra de ne pas l'utiliser dans un contexte professionnel. On remarque, dans les récents néologismes validés : écoparticipation, flexisécurité, bioethanol... Des mots entrent, des mots sortent, car peu usités : imbrisable, dépopulariser... Il faut éviter les mots nouveaux qui, bien qu'entrés dans la pratique de l'administration, sont, malgré tout, considérés par l'Académie française comme des barbarismes, tels que candidater ou pourvoiement d'un poste qui est une faute de français : ce mot n'existe pas. Quant à pourvoi, il s'agit d'un terme strictement juridique. Il faut éviter certains néologismes qui, quoique acceptés par l'Académie française (artefact, acculturation...), n'en demeurent pas moins élitistes. Vous pouvez, par exemple, remplacer accidentogène par : pouvant entraîner un accident ou étant particulièrement dangereux. La multiplication de mots nouveaux, notamment de mots composés, amène à se poser la question du trait d'union qui sert à distinguer certains préfixes, à unir deux éléments. Bien entendu, le trait d'union, dans ce cas, n'est jamais précédé ni suivi d'espace. L'usage est encore hésitant, mais, en général, on soude le préfixe à l'élément de composition, sauf devant i et u, si le préfixe se termine par une voyelle : il faut alors un trait d'union. Exemples å cosignature, préfiguratrice, prépositionnement, anti-inflationniste. Dans des documents récents issus de l'administration, on a pu voir collaboratif qui est un adjectif introduit dans les années 2000 et qui est tout à fait valable. Vous pouvez accéder à quelques dictionnaires sur le site : www.signets.bnf.fr Le site Orthonet propose d'améliorer la pratique du français à l'aide de jeux. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 1.-------------------2.------------------- à savoir En tout état de cause, il appartient à l'Académie française d'enregistrer de nouveaux termes pourvu qu'ils soient bien formés et que leur emploi se soit imposé. Traduire le vocabulaire Le français est notre langue, c'est une langue officielle, langue de travail, langue vivante qui doit s'adapter aux nouveaux enjeux du monde contemporain. Dès 1970, des commissions de terminologie étaient installées dans certains ministères pour réfléchir à l'enrichissement de notre langue et éviter de recourir systématiquement aux termes étrangers. Le terme logiciel a été introduit à cette époque. La commission générale de terminologie et de néologie (CGTN), sous l'autorité du Premier ministre, présidée par un académicien, coordonne le réseau des commissions spécialisées de terminologie et de néologie. L'arrêté du 5 avril 2010 constitue une commission spécialisée de l'environnement. Cette instance d'expertise consultative est chargée de faire des propositions pour enrichir la langue française. Une fois le mot validé par la CGTN, après avis de l'Académie française, il est publié au Journal officiel et s'impose donc. En ce qui concerne les termes se rapportant à l'informatique, peuvent être consultés : · Le site de l'Institut national de recherche en informatique et en automatique : www.inria.fr · La base de données terminologiques France Terme de la Délégation générale à la langue française et aux langues de France : http://franceterme. culture.fr/FranceTerme Introductions récentes å biosphérisation (transformation de la planète afin d'y constituer des conditions de vie semblables à la biosphère terrestre.) å géonavigateur : GPS (Global Positioning System.) å zone verte : greenfield (ensemble de terrains non construits et non pollués qui peuvent être soit préservés en l'état et déclarés non constructibles, soit transformés sans réhabilitation préalable en zone d'habitat, d'activités ou de loisirs.) å biotope (aire géographique caractérisée par des conditions climatiques et physicochimiques homogènes permettant l'existence d'une faune et d'une flore spécifiques.) å nettoyage par le ressac : surfwashing (nettoyage des plages consistant à déplacer, dans la zone de déferlement, des sédiments littoraux souillés par des hydrocarbures, en vue de les soumettre au mouvement des vagues pour leur lavage naturel.) å hivernisation : winterisation (ensemble des dispositions de construction et d'entretien propres à rendre un matériel résistant aux conditions hivernales.) Dans un texte officiel, le recours à tout terme étranger est prohibé dès lors qu'il existe un terme français équivalent. Voir la circulaire du 14 février 2003 relative à l'emploi de la langue française (annexe 1). Par exemple, pour désigner l'ensemble des pays participant à la monnaie unique : zone euro et non euroland (Journal officiel du 14 septembre 1999). Certes, les emprunts à l'anglais ou à d'autres langues ne datent pas d'aujourd'hui : de gentlemen au XVIe siècle à audit dans les années 1960, en passant par autocar ou confortable... Mais ces emprunts ont enrichi la langue française qui n'avait pas, alors, de mots équivalents. Si le recours à un mot étranger est inévitable, le mettre entre guillemets. Certains emprunts sont inutiles et faussement savants : Exemples å feedback (retour), å customiser (personnaliser), å benchmark (test de performance), å news (information), å full proposal (proposition détaillée), å prime time. Rien ne justifie l'emploi, en français, d'incentive (encouragement) ni de nommage (dénomination). «Lalangueestle refletdelaculture : ilestbonqu'elle soittoutensemble fidèleàsonpasséet toujoursaccueillante auxnouveautés.» Jacqueline de Romilly 11 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction 7 Ne pas hésiter à consulter FranceTerme, site internet très intéressant du ministère chargé de la culture qui rassemble les récents néologismes validés par la Commission générale de terminologie et de néologie et parus au Journal officiel, remplaçant les termes importés d'autres langues. http://franceterme. culture.fr/FranceTerme/index.html Certains mots anglais sont dans les dictionnaires français, mais, après tout, pourquoi ne pas utiliser le terme français équivalent ? Ici, également, il vous appartient de juger de la pertinence de l'un ou de l'autre mot, selon le type de courrier. Exemples å briefing (réunion d'information), å best of (compilation, florilège), å speech (discours). Attention · e-mail est un anglicisme. Préférez courriel qui vient du Québec, mais qui a été validé par l'Académie française. · Mél. est l'abréviation de messagerie électronique et ne devrait donc pas remplacer courriel, sauf devant l'adresse électronique, comme tél. devant un numéro de téléphone. · Newsletter est une lettre d'information ou une infolettre7. · Une erreur fréquente consiste à écrire « OpenOffice » ou « Open Office », mais le nom exact, pour des raisons juridiques, est « OpenOffice.org », souvent abrégé en OOo. Bien adapter la féminisation Le cadre L'usage oral et l'usage écrit transforment la société, modifient ses pratiques et ses règles. La langue française évolue en tenant compte de la progression des mentalités et des usages. L'annexe 2 propose quelques textes illustrant certaines étapes. Depuis une vingtaine d'années, les débats sur la féminisation de notre langue se multiplient. L'article 1 de la Constitution de 1958 l'affirme : « La loi favorise l'égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et aux fonctions électives, ainsi qu'aux responsabilités professionnelles et sociales. » Cette égalité est donc un droit fondamental qui doit être posé et respecté dans tous les actes de la vie privée et de la vie publique. Mais en quoi la forme des écrits des services de l'État peut-elle concourir à la reconnaissance de la valeur du féminin ? 1.------------------2.-------------------- à savoir Le contexte La langue française connait deux genres, appelés masculin et féminin, il serait plus juste de les nommer genre non marqué et genre marqué. Seul le genre masculin, non marqué, peut représenter aussi bien les éléments masculins que féminins. En effet, le genre féminin ou marqué est privatif : un « groupe d'agentes » ne pourra contenir d'agents de sexe masculin, tandis qu'un « groupe d'agents » pourra contenir des agents des deux sexes, indifféremment. Mais, avec l'évolution de la société, il est apparu que garder le masculin pour le nom de la profession, de la fonction, pouvait être ressenti par les femmes comme une marque d'infériorité. Une réflexion a donc été engagée au niveau du Gouvernement qui a abouti à la parution du guide Femme, j'écris ton nom... en 1999. Une démarche actuelle, encore marginale, préconise la rédaction épicène8. Au sein du secrétariat général du ministère, la mission parité et égalité professionnelle entre les hommes et les femmes s'attache à encourager et à accompagner les actions de promotion en faveur de la parité et de l'égalité professionnelle. Mais seule l'Académie française a pour mission de fixer la langue pour en faire un patrimoine commun à tous les Français et à tous ceux qui la pratiquent. Elle agit pour en maintenir les qualités et en suivre les évolutions nécessaires. Elle en définit le bon usage en élaborant son dictionnaire, mais aussi par ses recommandations et par sa participation aux différentes commissions de terminologie. En France, le Conseil d'État recommande que tous les textes émanant de l'administration soient rédigés dans un langage conforme au principe de l'égalité des sexes. Tous les agents de l'État sont donc invités à mettre en oeuvre une méthode de formulation non discriminatoire. Annexe 2, vous trouverez toutes les précisions pour mettre les mots au féminin. 8 Terme générique qui sert à désigner une espèce, sans préciser le sexe, ou mot qui peut être utilisé à l'un ou l'autre genre sans variation de forme : l'élève, l'usager, le personnel : noms épicènes Dominique, Claude, Camille : prénoms épicènes). Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement à savoir 1.------------------2.-------------------- Vous pouvez consulter le site internet de la Délégation générale à la langue française et aux langues de France du ministère chargé de la Culture, et le Guide d'aide à la féminisation élaboré par l'Institut national de la langue française. Le site internet de ce ministère présente l'ensemble des textes officiels consacrés à la féminisation9. On peut, dès lors, soit privilégier une formulation neutre, éliminant la notion de sexe en choisissant des formes impersonnelles, soit mentionner tous les termes désignant des personnes au masculin ou au féminin : le collaborateur ou la collaboratrice, chaque candidat et candidate devra déposer sa demande, soit utiliser le pluriel. Dans ce débat, il faut distinguer trois niveaux : les corps, métiers et fonctions, la rédaction « individualisée » et la rédaction s'adressant à un public indifférencié utilisant, alors, la marque du pluriel. L'État, avec la circulaire du Premier ministre du 6 mars 1998, prise dans le prolongement de la circulaire du 11 mars 1986, s'impose la féminisation des noms de métier, fonction, grade ou titre. En pratique : en tant qu'agent de l'État, vous devez suivre ces circulaires. Le secrétariat général du Gouvernement l'a rappelé : les orientations fixées par le Premier ministre en matière de féminisation des noms de métier, fonction, grade ou titre, doivent être scrupuleusement respectées, et les textes officiels, actes ou décisions doivent affirmer l'égalité des sexes. Exemples å La contrôleuse des travaux publics de l'État, l'adjointe administrative, la directrice, la directrice adjointe, la conseillère technique... En ce qui concerne la rédaction individualisée, au singulier, vous indiquerez, bien entendu : Mme XY, chargée de mission... et Mme YZ, technicienne de l'environnement... Mais Mme XY, chargée de mission pour le corps des techniciens de l'environnement. En effet, en français, l'usage grammatical en vigueur veut que dans le cas d'un pluriel regroupant genre marqué (féminin) et genre non marqué (masculin), celui-ci l'emporte, c'est ainsi et reconnaitre cet usage aujourd'hui n'a rien à voir avec une éventuelle discrimination. Exemples å Les administrés, les élus... et donc Mesdames et Messieurs les Députés, Mesdames et Messieurs les agents. De même, l'usage autorise un genre neutre qui n'existe pas en tant que tel dans la langue française, comme tout administré. 9 www.culture.gouv.fr/ layout/set/frame/ searchproxy/proxy www.inalf.cnrs.fr/ www.ciep.fr/chroniq/ femi/femi.htm www.ladocumentationfrancaise.fr/ 10 À ce propos, le substantif « personnel » ne peut en aucun cas désigner un seul individu et il est en général au singulier : le personnel de l'État. Toutefois, ce substantif peut désigner l'addition de plusieurs groupes : les personnels civil et militaire de l'État, les personnels administratif, technique et d'exploitation. Propositions Abandonnez la mise au masculin systématique des textes, pensez à faire figurer la forme féminine en entier à côté de la forme masculine et employez des expressions « générales ». l Au lieu de : aucune offre ne sera faite au candidat non qualifié pour ce poste. Préférez : aucune offre ne sera faite à la candidate ou au candidat qui n'est pas apte à occuper ce poste. l Évitez la parenthèse ou la barre d'exclusion, pour nommer les deux genres, dans un avis de concours ou un décret statutaire, par exemple. Conseillé : les inspecteurs et les inspectrices du permis de conduire et de la sécurité routière. Déconseillé : les inspecteurs (H/F) du permis de conduire et de la sécurité routière. l Employez des expressions génériques ou des pluriels dans le cas de substantifs : le corps enseignant, les fonctionnaires, le/les personnel(s)10... l Employez des expressions telles que : celles et ceux, toutes et tous. l Dans l'énumération des participants à une réunion, privilégiez l'ordre alphabétique. l «Unempereur changealesmoeurs desChinoisenmodifiantlalangue,voilà quimeparaîtfort possible.Ilyaune forcedulangage, maisilfautsavoir oùl'appliquer.» Raymond Queneau Attention · Il ne vous appartient pas de changer le titre des textes officiels. Le titre de la Déclaration universelle des droits de l'homme reste tel qu'il a été rédigé. · Chef restera invariable, un ou une. Cheffe est considéré par les linguistes, et par l'Académie française, comme une fabrication barbare sans étymologie. La pratique des services de l'État peut influencer la société en servant de modèle, mais elle doit, dès lors, tendre vers la meilleure qualité possible. Faire évoluer une langue ne signifie pas créer un nouveau langage. La langue française est la langue de la République, et bien davantage. Camus écrivait : « Ma patrie, c'est la langue française. » 13 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction Choisir le bon mot «Laperfectionest atteintenonquand iln'yaplusrien àajouter,mais lorsqu'iln'yaplus rienàretrancher.» Antoine de Saint-Exupéry Tout écrit, quels que soient sa nature et ses destinataires, doit être correctement rédigé, et son style tenir compte des évolutions de la société pour ne pas se scléroser. Il est licite d'enrichir le langage par les mots issus de la technicité professionnelle propre à chaque ministère, mais trop d'archétypes verbaux conduisent à la caricature. l Évitez l'utilisation de mots, d'expressions dont le sens pourrait rester obscur et qui seraient alors considérés comme élitistes, marquant une différence de niveau entre les administrés et l'administration. Écrire, c'est établir une relation, témoigner du respect. å les lettres empesées de références réglementaires, de termes techniques incompréhensibles pour toute personne étrangère au ministère, et l'adjonction sans discernement de termes pseudojuridiques ; å le qualificatif : ledit, ladite ; å l'utilisation du préfixe sus : susdit, susmentionné, susvisé, subsidiairement, susnommé, subséquemment ; å faire usage d'un droit peut être remplacé par exercer un droit. l Attention aux mots trop techniques pour le grand public, qu'on pourrait aisément remplacer. Exemples intérêts moratoires ......................................par.............................................................. intérêts de retard date d'effet ...................................................par..................................................................point de départ ampliation.....................................................par......................................... copie ayant valeur d'original attributaire ....................................................par.........................................personne à qui les allocations sont effectivement versées liquider la pension .......................................par..........................établir les droits et calculer la pension 1.------------------2.-------------------- Vous trouverez sur le site de Légifrance, le Guide de légistique qui donne des conseils pour l'application des mots et des expressions juridiques. à savoir Attention · Loi de finances rectificative (c'est la loi qui est rectificative). · Loi de 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État (ce sont les dispositions qui sont relatives à la fonction publique de l'État). · Indiquez le titre, le numéro des lois et décrets et pas uniquement leur date : cela facilitera une recherche avancée. Ainsi, le 30 décembre 2010, 82 décrets ont été publiés au Journal officiel. Le genre des mots Quelques erreurs fréquentes : å noms masculins : autographe, en-tête (des en-têtes)... å noms féminins : arrhes, éphéméride... 11 On n'écrit pas : suite à votre lettre, mais en réponseà votre lettre. En effet, la tournure suiteà, qui appartient au langage commercial, n'est pas correcte dans l'usage courant. Dans la correspondance, on dira plutôt comme suiteà ou pourfaire suiteà, lorsqu'on se réfère à une lettre qu'on a écrite soi-même antérieurement ; on emploiera enréponse à dans les autres cas. Pour faire allusion à un évènement, à un entretien, une réunion, on écrira : après ou àla suitede. Les expressions assimilables à un jargon technique Elles sont à éviter, surtout dans les lettres personnelles. å production logistique globale, å il convient absolument d'améliorer le reporting pour visibiliser le processus, å les finalités assignées à cette démarche... Les expressions toutes faites Elles sont trop souvent utilisées, les clichés n'apportent rien au discours. å générer : ce verbe, qui avait disparu, est revenu employé dans un sens qui se veut savant. Il est pourtant à éviter chaque fois que l'on peut utiliser : engendrer, concevoir, produire, causer ; å votre courrier en notre possession : cela est évident et n'ajoute rien à la compréhension de la réponse ; å « suite à » appartient au langage commercial. Ce n'est donc ni un usage courant ni un usage de l'administration. Remplacez par : comme suite à ma lettre, pour faire suite à mon courrier, en réponse à votre intervention11. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Les formules à la mode å marge å facilitateur de manoeuvre étroite, - facilitatrice : il s'agit d'un terme spécialisé réservé à la médecine, neurobiologie pour être précis. Pourquoi ne pas le remplacer par : l'expression, le processus qui facilite. Et si l'on veut parler d'une méthode qui simplifie, l'adjectif facilitante est disponible. Les formules lapidaires å Il est rigoureusement interdit : interdit devrait suffire ! Et encore conviendrait-il de l'éviter en remplaçant par : ne permet pas, n'est pas prévu, n'est pas permis, n'est pas autorisé. Le ton autoritaire À bannir ainsi que les expressions pouvant susciter de l'anxiété chez le lecteur : å Je vous rappelle, å Je vous signale, å Vous devez impérativement répondre dans les plus brefs délais... å Et vous éviterez : l'administration exige. Vous pouvez écrire, par exemple : conviendrait que vous fassiez connaître votre réponse dans les meilleurs délais possibles. å Pour permettre de régulariser votre situation, votre dossier doit nous parvenir avant le... å Votre candidature ne pourra être prise en compte si elle parvient au service après le... ÉvITEz D'UTILISEr PrÉFÉrEz à tort ............................................................................................ erreur rejeter .......................................................................................... ne pas retenir amputer....................................................................................... retrancher ou supprimer å Il La double négation Cette situation n'est pas sans créer des difficultés. Écrivez plutôt : Cette situation crée des difficultés. Le pluriel de majesté Nous est à remplacer par : le ou la ministre, l'administration, la direction... 12 Pallier est un verbe transitif direct, c'est-àdire qu'il se construit avec un complément d'objet sans préposition. On pallie un manque et non à un manque. La construction avec la préposition à est considérée comme fautive, car elle résulte de l'analogie avec des verbes tels que parer à, et remédier à. Or, le sens du verbe pallier n'est pas celui de remédier, mais d'atténuer, de résoudre d'une manière provisoire. Il faut pallier les insuffisances, les défaillances et les inconvénients. Il pallie le mauvais état de ses finances par des emprunts. Les tournures impersonnelles Pensez à remplacer les tournures impersonnelles par l'administration, le ministère. L'obligation de neutralité qui s'impose à tout agent dans le cadre de ses fonctions ne doit pas conduire au recours systématique aux expressions abstraites. ÉvITEz D'UTILISEr PrÉFÉrEz Il a été procédé à l'examen de votre demande .................. La direction a examiné votre demande Il est indispensable que votre réponse nous parvienne ........ Votre dossier doit nous parvenir avant le Il est impératif de fournir une réponse avant le.....................Vous devez répondre avant le Il convient d'assurer la réalisation........................................... Vous réaliserez, ou il faut réaliser Prendre garde à cette mode qui veut que plus un mot est long, plus il est savant ! Mandature, par exemple, est un néologisme inutile. Le mot mandat permet de nommer la fonction, la charge publique conférée par élection et la durée d'exercice. 13 Voir page 16. On trouve, ainsi, fréquemment, pallier à12. INCOrrECT COrrECT Du point de vue pécunier ........................................................ Du point de vue pécuniaire Parution d'un texte .................................................................... Publication Solutionner.................................................................................. Résoudre Ressort de la compétence........................................................ Relève de la compétence13 Hésiter entre deux alternatives ou double alternative .......Hésiter entre les termes d'une alternative Les tournures inexactes 15 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction INCOrrECT COrrECT En égard, à votre encontre ..............................................................................Eu égard, à l'encontre de Serais gré .....................................................................................................................................Saurais gré Je vous annonce ..........................................................................J'ai l'honneur de vous rendre compte, je porte à votre connaissance, je vous précise, je me dois de vous informer... Par contre...................................................................................................................................En revanche Dans le but .........................................................................................................................................Afin de Informer de ce que ................................................................................................................ Informer que Restant à votre disposition, veuillez agréer... ........................................... Restant à votre disposition, je vous prie Cet événement nous interpelle ......................................................................Cet événement s'impose à notre attention, nous incite à prendre telle décision De par .........................................................................................................................................................Par Choix entre de et à ............................................................................................La préposition à marque l'appartenance, après un verbe. Ce bureau est à Antoine. Mais ne s'utilise pas entre deux noms : le bureau d'Antoine La date où ........................................................................................................................La date à laquelle Votre mutation, laquelle a été validée ..............................................................Votre mutation validée De façon, de manière à ce que.....................................................................De façon, de manière que Débuter, démarrer une carrière ...................................................................... Commencer une carrière Être atteint par la limite d'âge...........................................................................Atteindre la limite d'âge Autant que de besoin ............................................................................................ En tant que de besoin (archaïque mais correct), selon que, autant que À l'intention de ................................................................................................................... À l'attention de On décline une règle ................................................................................................ On décline un verbe La loi s'appliquera sans acceptation de personnes....................... La loi s'appliquera sans acception de personnes On abroge une pratique ................................................................ On abroge un texte de loi, un décret On annule une loi ....................................................................................On annule, on abolit un usage, une pratique Attention à la distinction entre vouloir bien, et bien vouloir : Bien vouloir donne une idée de courtoisie, vouloir bien est un commandement caché. Les contre-sens «Ayez,sivous pouvez,unlangage simple,ettelque l'ontceuxenqui vousnetrouvez aucunesprit:peutêtrealorscroira-t-on quevousenavez.» Jean de La Bruyère · conséquent : signifie logique et non pas important. On prend une décision conséquente, mais on ne parle pas d'un agent ayant un poste conséquent. · émérite : c'est le retraité ou celui qui a longtemps exercé et non un agent plein de mérites. · un mandant est une personne qui donne pouvoir à, alors que mandataire est la personne qui a reçu le pouvoir de. · éligible : cet anglicisme signifie « qui peut être élu » et non qui est admissible, qui a droit ou qui remplit les conditions pour un poste. Les verbes difficiles à manier Ex. : le verbe ressortir. Ne pas confondre ce verbe dans le sens de sortir à nouveau et ce verbe dans le sens : être de la compétence de. å Ce dossier ressort des archives et concerne un délit qui a ressorti au tribunal administratif. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Les pléonasmes positif, s'avérer vrai, prévoir d'avance. est maladroit d'informer les agents que l'administration a donné un accord positif à leur demande de mutation. On peut remplacer par : une suite favorable a été réservée à votre demande. å Ils ont tous voté le texte à l'unanimité totale : ils ont voté à l'unanimité, suffira. å Si vous préférez mieux : préférez, suffit. å Il suffit simplement : il suffit, devrait suffire ! Autres pléonasmes fréquents : Une somme d'un montant de - votre lettre en date du - un délai d'une durée de - exclusivement réservé à - doit obligatoirement - topographie des lieux - collaborer ensemble - abolir totalement. å Il å Accord «Lesmotsjustes trouvésaubon momentsontde l'action.» Hannah Arendt L'accumulation de locutions Pensez à alterner : LOCUTION MOT à l'exception de........................................................................... Sauf En dépit de .................................................................................. Malgré Au cas où ..................................................................................... Si Afin de, en vue de...................................................................... Pour Les coquilles qui changent tout amende et amande acquis et acquit vacant et vaquant ancre et encre excédent et excédant percepteur et précepteur adhérent et adhérant mari et marri pallier et palier Les jeux de mots À bannir, même pour créer une belle formule comme, par exemple « Ici, l'avenir est ailleurs. » Attention vous l'avez sans doute constaté, nous avons changé de millénaire. Dès lors, évitez d'écrire : au début du siècle, ou dans les années 20... 14 Le Quartlivre. En conclusion, les écrits des agents du ministère qui représentent l'État, doivent se garder des mots de système, de ces formules toutes prêtes, de ces paroles gelées que dénonçait déjà François Rabelais14, de ces mots dont le sens exact a été perdu, mais qu'on utilise par habitude, à tort et à travers. Pour vous aider dans votre rédaction Les locutions introductives · J'appelle votre attention sur, Vous avez bien voulu porter à mon attention, me faire part · Je suis saisi-e d'une demande émanant de · La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure · Vous avez bien voulu m'informer, me signaler, me faire connaître, me faire savoir, me faire parvenir · Il est porté à ma connaissance que · Par lettre rappelée en l référence, comme suite à ma lettre du l Les locutions de rappel · Précité · Rappelé · Considéré · Cité en référence · Ci-dessus · Dont il est question Les locutions d'exposition · Compte tenu de · Je ne manquerai pas de · Considérant que · En d'autres termes · En raison de · Me référant à · À ce sujet · Conformément à · Aux termes de · Dans ces conditions Les locutions ou adverbes restrictifs · Au cas où · Dans la mesure où · Néanmoins · Au cas particulier · Dans l'hypothèse où l l 17 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction · Cependant · Toutefois · Sous réserve de · Mais · Éventuellement l «Lesmotssont vivants.Pourqu'ils durent,ilnefautpas lesnégliger,maisles prendreausérieux, lesbienchoisir,les cajoler,lesentourer d'autresmots. Aucunmotn'est sansimportance.» Jacques Attali Les locutions d'analyse et d'affirmation · J'appelle votre attention · J'ajoute · Je souligne · Je rappelle · Notamment · Je constate · Je précise · Je confirme · En marge · En conséquence · Je prends acte · Je crois devoir attirer votre attention · En premier lieu... En second lieu · Tout d'abord · À cet effet · Enfin · Ensuite · À cette fin · D'une part... D'autre part... Par ailleurs · En outre · Parallèlement l Les locutions précisant une idée ou restreignant la portée · À ce sujet · En ce qui concerne · En principe · Entre autres · Notamment · À cet égard · En l'espèce · En particulier · Sous ce rapport Les locutions de conclusion · Je décide que · Il convient de · Il vous appartient de l · Il y a lieu de · Il paraît souhaitable, opportun de · Je crois devoir attirer votre attention · Je prends acte · Je vous demande de · Je vous engage à, je vous invite à · Je vous prie de · J'attache de l'intérêt à · J'envisage · J'estime · Je vous serais obligé de · Il importe · Soumettre à l'appréciation de, à la signature, pour avis · Recommander · Proposer · Suggérer · Je vous prie, vous remercie de bien vouloir me rendre compte des dispositions que vous aurez prises l Les substituts suivants · Votre demande a été acceptée plutôt que Nous avons l'honneur de vous faire savoir que votre demande a été acceptée · Bientôt ou une date, ce qui est encore mieux plutôt que Prochainement · Recevoir plutôt que Réceptionner · Malgré plutôt que Nonobstant ou en dépit du fait que · Parce que plutôt que Au motif de l Expressions inséparables (ne pas utiliser l'une sans l'autre) · D'une part........................................... D'autre part · En premier lieu .................................. En second lieu · Sur le premier point.......................... Sur le second point · Tout d'abord ....................................... Enfin, par ailleurs Les éléments de présentation L'identification La Marianne introduite en mai 2001 est une identification gouvernementale commune à tous les ministères. Tout courrier papier doit être non seulement signé, daté, mais identifié et donc présenté avec la Marianne. Éléments constitutifs des courriers : l Le timbre Le timbre d'un courrier comporte : · l'intitulé du ministère, · l'intitulé du secrétariat général, · l'intitulé de la direction ou du service, · l'intitulé de la sous-direction émettrice, du bureau, de la mission ou du département, le cas échéant. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Éléments obligatoires pour les trois modèles : note administrative, lettre administrative, lettre personnelle, sauf courriers à la signature du cabinet La Marianne MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le jj/mm/aaaa Le timbre comporte : - l'intitulé du ministère ; - l'intitulé du secrétariat général, de la direction ou du service ; - l'intitulé de la sous-direction, mission, département, bureau. Service de xxx ou Direction xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Sous-direction, Département de xxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Bureau de xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx La ministre à Mesdames et Messieurs La date Paris, le Il s'agit de la date de signature et non de rédaction. Si le rédacteur est aussi signataire, la date peut être ajoutée directement. Sinon, elle sera ajoutée sur le courrier papier au moyen du tampon et sur le fichier avec la mention « signé ». La suscription (sauf lettre personnelle) La signature Elle est obligatoire et doit toujours être précédée du titre (qui peut être en italique) et suivie du prénom avec la première lettre en capitale, et du nom tout entier en capitales. Autres détails page 36. Fonction Prénom NOM L'adresse Adresse postale du ministère et localisation du service émetteur, en bas de la 1re page. Téléphone, télécopie du bureau ET NON CEUx DU STANDArD. www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 La date C'est la date de la signature, pas de la rédaction, que l'on mentionne. Si le rédacteur est aussi le signataire, cette date peut être complétée directement sur le document. Sinon, elle sera ajoutée sur le courrier papier au moyen d'un tampon et sur le fichier avec la mention « signé » (voir page 37). l La suscription Elle signifie l'adresse écrite sur le pli extérieur d'une lettre ou adresse qui sera portée sur l'enveloppe. Ici, il s'agit de la rubrique portée en haut et à droite de la lettre administrative (le, la ministre à...) et de la note, et qui comporte la mention des destinataires. l Les adresses L'adresse postale du ministère et la localisation des bureaux du service émetteur sont indiquées en bas de la première page. Le numéro de téléphone et le numéro de télécopie mentionnés seront ceux du bureau, et non ceux du standard. Dans la lettre personnelle, l'adresse du destinataire figure en première page. l La formule d'ordre Les lettres administratives et les notes administratives contiennent les éléments suivants : · Références : celles de votre courrier et celles de l'intervention, à compléter, si besoin, par les références des précédents échanges et par un numéro d'enregistrement ; · Affaire suivie par ; · Téléphone et télécopie du rédacteur, de la rédactrice ; · L'adresse internet sera celle de la BALU (boite aux lettres d'unité) ; · Objet ; l 19 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction · Pièces jointes : cette mention indique le nombre de pièces et, si besoin, leur liste exhaustive. Ne pas oublier d'effacer les mentions non utilisées. l La signature et les timbres pour signature La signature est obligatoire sur tous les courriers administratifs. Elle doit toujours être précédée du titre de l'autorité signataire et suivie de ses prénom et nom en clair. Pour le prénom, la première lettre est une capitale. Pour le nom, toutes les lettres sont des capitales. Voir d'autres précisions et tous les détails sur les différentes catégories de signature, et sur la mention du sous/couvert, chapitre 2, page 36. Attention · la mention « copie à » doit être positionnée juste après la signature et alignée à la marge de gauche ; · le recto verso est obligatoire pour les photocopies ; · on évitera dorénavant le signe .../... en bas de page ; · Il est inutile d'abuser des mentions : TU / TTU/. Il convient donc de doser les urgences, les signalés et les très urgents et, le cas échéant, de justifier et de donner une date limite pour la réponse. Les marges Elles sont identiques sur toutes les pages : · marge de gauche : 4 cm · marge de droite : 1,50 cm · marge en haut : 0 cm · marge en bas : 0 cm l Les attributs de caractères : gras, italique et souligné Ils sont à utiliser avec discernement et seulement pour faire ressortir un élément important du texte (comme un surligneur fluorescent), ou pour les titres. En règle générale, ils sont à éviter dans les lettres personnelles et il est recommandé de ne pas en abuser. l La numérotation des pages Les modèles du ministère ont été conçus pour avoir deux pages maximum : il n'y a donc pas de numérotation automatique des pages et la marge est à zéro cm. Toutefois, si votre courrier comporte plus de deux pages, il est souhaitable de rajouter une numérotation des pages en haut de la page et alignée à droite. l La rédaction des courriels Concision, précision, courtoisie L'administration prend en compte les nouvelles technologies de la communication et la messagerie devient un outil de travail quotidien. C'est finalement, aussi, un support écrit qui est parfois utilisé d'une manière que les destinataires peuvent trouver désinvolte ou simplement peu claire. Un message électronique ne doit pas, sous couvert de rapidité, être un fatras de mots sans suite ; il est recommandé d'appliquer à la confection de tout message électronique, les quelques règles de courtoisie suivantes. Commencez par bonjour et finissez par une formule de courtoisie même simplifiée. Car, bien entendu, il doit y avoir une formule de politesse à votre message, plus courte, moins conventionnelle, certes, mais qui tienne compte de votre degré de relation avec votre destinataire : cordialement, respectueuses - sincères - meilleures salutations, bien à vous, je reste à votre disposition...15. l Évitez les lettres capitales qui peuvent entraîner une perception erronée, voire des malentendus : BONJOUR/ MERCI peuvent être compris comme un signe d'insistance : votre sens de l'humour n'est pas forcément accueilli à sa juste valeur ! Dans un courriel professionnel, le style doit rester neutre, car c'est un outil qui traduit difficilement toutes les subtilités du raisonnement. l réfléchissez à la pertinence, pour votre destinataire, du sujet de votre message censé attirer son attention parmi la cinquantaine reçue chaque jour. l 15 Bien à vous est une formule assez récente qui tend à se développer dans la messagerie électronique et qui semble marquer une horizontalité dans les rapports, par opposition aux anciennes formules censées marquer les rapports hiérarchiques entre les correspondants. Cette formule qui signifie je vous, ou je te souhaite du bien, est plus familière que cordialement. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 16 Voir annexe 16 sur les sigles. 1.-------------------2.-------------------- Vous devez, au moins une fois, consulter la directive de janvier 2009 sur l'utilisation de la messagerie qui résume les règles d'usage, les droits et les devoirs des utilisateurs et administrateurs du dispositif Mélanie 2, accessible avec le lien : http://intra. informatique.sg.i2/ rubrique.php3?id_ rubrique=150 Le lien http:// bureautique.info. application.i2 vous permettra d'accéder à la documentation, à l'aide en ligne, à la formation en ligne, aux trucs et astuces, aux fiches techniques, etc., sur tous vos outils bureautiques : OpenOffice.org, modèles, messagerie et Firefox. l Pensez à l'identification aisée de votre message et de ses pièces jointes. L'intitulé, l'objet indiqué, permettra d'archiver plus facilement. l Évitez le langage phonétique, texto : le style SMS manque de clarté et n'encourage pas le respect des règles d'orthographe ! Votre destinataire n'a pas forcément tout le temps nécessaire à consacrer au déchiffrage du sens de votre message : Exemple å bjr, j'viendrai à la réunion sur les fré de déplct 2m1 mais cki qui l'a organisée - Cdlt. l L'abus des abréviations et des raccourcis peut ralentir la lecture en provoquant des incertitudes quant à leur compréhension : on se limitera donc aux plus courantes (voir chapitre 3, page 42). Exemples å etc. / p. (page) / M., MM., Mme, Mmes, Mlle /JO (Journal officiel) dép. (département) / c.-à-d. ... et tous les sigles des corps/grades/services16 . Attention, toutefois, certains ne sont pas forcément connus de l'ensemble des agents du ministère et encore moins, hors du ministère. l La règle de l'accentuation des lettres capitales est aussi valable pour les courriels (voir chapitre 3, page 53). l Si vous souhaitez mettre un mot ou une expression en relief, vous pouvez, par exemple, encadrer avec des tirets inférieurs. Exemple å Pouvez-vous me dire si le texte est enfin signé par _tous les signataires_ l Ne pas utiliser, systématiquement, la fonction répondre à tous, quand vous répondez à un courriel, car votre message sera envoyé automatiquement non seulement à l'expéditeur, mais également à tous les destinataires du premier message que vous aviez reçu. l relire avant de cliquer sur _envoyer_ afin de corriger les fautes éventuelles de frappe, les phrases sans verbe, les paragraphes incompréhensibles, et ne pas hésiter à utiliser correcteur d'orthographe, conjugueurs et dictionnaires. · Évitez de multiplier les copies massives, elles doivent être raisonnées, c'est-à-dire utiles. · Évitez d'abuser de l'envoi de documents de plusieurs pages : rien ne sera lu ! · Assurez-vous, si vous mentionnez dans votre courriel une pièce jointe, que celle-ci est bien présente et, dans ce cas, n'oubliez pas : pour faire suivre une PJ, utilisez le bouton _transférer_ et non _répondre._ · Pour les échanges de fichiers et surtout les fichiers volumineux (au-delà de 5 mega), utilisez les disques réseaux et l'outil mélanissimo (voir annexe 3). · Assurez-vous que le format des pièces jointes est compatible avec les outils de votre destinataire (pas de format OpenOffice.org à l'extérieur du ministère) et utilisez plutôt le format PDF ou .doc, xls. · Demandez-vous, pour tout courriel comme pour tout courrier, quelle sera la réelle plus-value de votre message. · Il peut être approprié de ne pas diffuser l'adresse des destinataires : recourir, dès lors, à la fonction : copie cachée. l Plus le message est concis, plus la précision des mots est essentielle. l Lire sur écran est fatiguant visuellement, surtout en fin de journée. Les courriels relativement courts seront appréciés. Essayez de ne pas exposer trop de problématiques différentes dans un seul message. l Une phrase rappelant la confidentialité de votre envoi peut être nécessaire pour indiquer que votre courriel n'a pas vocation à être diffusé. l Les bonnes questions à se poser avant de répondre trop vite à un courriel : · Est-ce bien à moi de répondre ? · Ai-je d'ores et déjà tous les éléments de réponse ? · Convient-il de répondre immédiatement par courriel, par téléphone ou, finalement, plutôt par un courrier papier ? l Enfin et surtout, vous devez être habilité par votre hiérarchie de proximité pour envoyer un courriel à votre destinataire : auriez-vous pu lui écrire, sous votre nom, par un courrier « traditionnel » ? Posez-vous la question avant de cliquer sur envoi ! Si ce n'est pas le cas, votre courriel doit avoir été validé ou autorisé. C'est le moment de se souvenir que le ministère est un ensemble hiérarchique et qu'un courrier, à savoir 21 GUIDE DES COURRIERS | conseils de présentation et de rédaction quelle que soit sa forme, adressé par un agent, une agente de l'État à une autorité supérieure, doit être présenté selon la forme administrative prescrite et respecter les règles de transmission dans le cadre hiérarchique. Vous trouverez, annexe 3, un glossaire détaillé sur le vocabulaire spécifique à la messagerie. Surtout, n'oubliez pas : le mot de passe, obligatoire dans Mélanie 2, sera modifié tous les six mois. «Toutesleslettres ontd'abordétédes signesettousles signesontd'abord étédesimages.» Victor Hugo Attention · Soyez très vigilant : la loi du 13 mars 2000 a introduit un article dans le Code civil spécifiant que l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur le support papier. · Il ne faut pas diffuser les messages non professionnels, les petites annonces, les chaînes de solidarité et les fausses alertes. Le site service public s'engage à répondre aux interventions par courriel en sept jours maximum. Tout écrit doit être maitrisé, non seulement dans sa rédaction, mais également dans sa présentation. Il convient donc de définir le type de courrier que vous allez utiliser : ce sera le propos du chapitre suivant. « Dans la France d'aujourd'hui, où des lignes de fracture culturelles, sociales, de générations troublent une société qui se crut longtemps harmonieuse, la langue doit être une fois encore le lieu et le moyen du rassemblement. C'est elle qui porte notre immense patrimoine culturel, une longue histoire dont nous devons avoir la fierté et des valeurs qui sont celles de la civilisation et de l'universel. Mais cette langue doit être la même pour tous, c'est-à-dire que notre référence commune est la langue écrite dont les dictionnaires et les grammaires disent l'usage. » Hélène Carrère d'Encausse Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement L 1 Pour être complet, il convient d'ajouter les éléments de langage en réponse aux questions orales et les projets de réponse aux questions écrites. 1.-------------------2.------------------- es documents produits par le secrétariat général Les documents à rédiger peuvent prendre différentes formes en fontion de leur contenu et de leur destinataire 3 types de courrier1 · la lettre administrative · la note administrative · la lettre personnelle 3 catégories de document les publications, comme : · le rapport · la circulaire · le compte rendu 4 modes de transmission · la télécopie · le bordereau · l'envoi des courriers officiels · la carte de visite à savoir Chacun de ces documents suit des règles de présentation qui lui sont propres. Les trois principaux types de correspondance, lettre administrative, note et lettre personnelle, ne sont pas interchangeables. À chaque destinataire son type de courrier Tout agent du secrétariat général qui prépare un courrier doit identifier la forme qu'il devra utiliser : lettre administrative, note administrative ou lettre personnelle. Il lui faut donc savoir si la personne concernée appartient à une entité administrative ou non et, le cas échéant, quel est précisément le positionnement de cette entité dans l'organisation des services de l'État. Les modèles sont dans intranet SG - modèles bureautiques - administration centrale. http://intra.informatique.sg.i2/article.php3?id_article=2648 Les questions écrites/orales seront traitées séparément. Les modèles sont dans intranet SG -modèles bureautiques ­ administration centrale. http://bureautique. info.application.i2/ rubrique.php3?id_ rubrique=139 Voir annexe 5 pour installer et personnaliser ces modèles. L'annexe 5 vous propose des astuces pour utiliser les modèles bureautiques. 23 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général Utilisation et présentation de trois types de correspondance 1.-------------------2.------------------- votre destinataire est un service de l'administration centrale du ministère : vous lui écrirez sous forme de note administrative. l votre destinataire est une administration déconcentrée, un autre ministère ou une collectivité territoriale : vous lui écrirez sous forme de lettre administrative. l votre destinataire est hors relation hiérarchique, vous souhaitez vous adresser à lui à titre personnel, dans le cas de situations particulières : condoléances, félicitations..., ou bien votre destinataire n'appartient pas à l'une des trois fonctions publiques : vous choisirez la lettre personnelle. l Le pilotage des politiques publiques sur le territoire s'effectue au niveau régional tandis que les administrations départementales assurent un service public de proximité dans un cadre interministériel. Les administrations de l'État sont organisées autour de trois fonctions : développement des territoires, cohésion sociale et protection des populations. Pour mémoire, voir les différents textes sur la construction récente du ministère2. à savoir Destinataire Mentions indispensables Exemples 1) Le / La ministre (d'État) à Madame la Préfète de la région... 2) La ministre (d'État) à Monsieur le Ministre de la Justice et des Libertés... - À l'attention du Directeur des services judiciaires... Adressée en principe par les ministres, elle peut être signée par délégation, aux entités administratives hors administration centrale : autres ministères, préfectures, services des collectivités territoriales, juridictions, services déconcentrés et territoriaux. Lettre administrative Formule d'ordre Note administrative 2 - décret du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale ; - décret du 3 décembre 2009 relatif à la création des directions départementales interministérielles (DDI) ; - décret du 11 février 2010 relatif à l'organisation et aux missions des directions interrégionales de la mer (DIRM) ; - décret du 27 février 2009 relatif à l'organisation et aux missions des directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL) ; - décret du 24 juin 2010 relatif à l'organisation et aux missions des services de l'État dans la région et les départements d'Ile-de-France. - décret du 17 décembre 2010 relatif à l'organisation et aux missions des services de l'État dans les départements et les régions d'outre-mer, à Mayotte et à SaintPierre-et-Miquelon. Réservée à des usages internes à l'administration centrale, adressée donc aux autres directions ou services d'administration centrale du ministère, aux services techniques centraux, aux services à compétence nationale. Formule d'ordre Note à (l'attention de) Madame / Monsieur... Directrice / Directeur... Elle est utilisée pour les correspondances externes aux services du ministère. Elle s'adresse aux élus, usagers, agents hors relation hiérarchique, aux établissements publics et aux organisations syndicales. Formules d'appel et de politesse, adresse du destinataire Monsieur, Madame, Vous avez bien voulu appeler mon attention... Je vous prie d'agréer, ou de recevoir, Madame, Monsieur. Le décret n° 92-604 du 1er juillet 1992 portant charte de la déconcentration précise, dans son article 1 : les administrations civiles de l'État se composent, d'une part, d'administrations centrales et de services à compétence nationale, d'autre part, de services déconcentrés. La circulaire de portée générale du Premier ministre du 19 mars 2008 relative à la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'État, intègre les agences régionales de la santé, qui ne sont pas à proprement parler des services déconcentrés. Le terme de service territorial renvoie, dans le champ du ministère, à un zonage territorial des services à compétence nationale de la DGAC. Vous trouverez, annexe 19, une liste des différentes entités dans le périmètre ministériel à la date Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Lettre personnelle de préparation de ce guide, en fonction des trois catégories : administrations centrales, services à compétence nationale et services déconcentrés. Vous trouverez également, annexe 4, une liste des établissements publics et annexe 16, la liste des organisations syndicales. La note administrative Pour tout agent du secrétariat général, la note est le mode de correspondance avec les différents services de l'administration centrale. C'est un document simplifié par rapport à la lettre administrative et elle doit impérativement être réservée à des usages internes à l'administration centrale et aux services qui lui sont les plus proches, comme les cabinets du ministère. Si elle est adressée aux ministres et secrétaires d'État ou aux membres de leurs cabinets, elle devra être rédigée dans un style qui témoignera du respect qui leur est dû. La note ne peut, en aucun cas, être utilisée dans les échanges avec les préfets, ni avec les services déconcentrés ni dans les échanges avec les autres ministères, et encore moins avec les élus ou les personnes n'appartenant pas à l'administration. Elle ne s'utilise pas avec les organisations syndicales. La note administrative est rédigée sous forme impersonnelle et ne comporte ni formule d'appel ni formule de politesse. Une note de trois ou quatre pages est déjà bien longue : si besoin, pensez à ajouter une annexe. 1.-------------------2.-------------------- à savoir Les services destinataires de la note administrative À côté des services de l'administration centrale, il convient d'ajouter le bureau des cabinets, même s'il n'apparait pas dans les textes sur l'organisation de l'administration. Il y a, enfin, les services à compétence nationale. Annexe 19 : comment choisir le type de courrier. La lettre administrative La lettre administrative est adressée en principe par le ou la ministre et signée par délégation. Elle est adressée à l'autorité responsable et fait apparaître la marque de la voie hiérarchique, ce qui permet d'informer les différents échelons de l'administration et d'offrir aux échelons intermédiaires la possibilité de donner un avis propre à éclairer l'autorité supérieure. En cas d'urgence, l'original peut être transmis par la voie hiérarchique et une copie directement adressée aux destinataires avec la mention : copie transmise directement vu l'urgence. M. Louis Martin, inspecteur général de l'équipement, dans son document de référence : L'expression dans l'administration - Bien rédiger pour mieux administrer, écrit en 1988 : « Le Ministre se réserve la signature de certaines correspondances, ainsi d'ailleurs que le Directeur du Cabinet. La masse des autres correspondances est signée, au nom du Ministre, (...) par un certain nombre de responsables (...) qui ont reçu du Ministre délégation pour signer les décisions qui entrent dans leurs attributions. (...). En principe donc les correspondances émanant de l'Administration Centrale adressées aux usagers, aux services extérieurs, aux autres Ministères, aux collectivités territoriales... sont établies et signées au nom du Ministre ». Même si les usages évoluent et s'il est désormais admis qu'un directeur, un chef de service écrive en son nom sous cette forme, il est préférable de respecter la règle de base : une lettre administrative est écrite au nom des ministres et est signée par délégation. Par contre, une simple lettre de transmission ou de pure information peut être signée directement au niveau du chef de service ou de la direction. Elle ne doit en aucun cas être utilisée ni pour les correspondances avec les élus ni avec les particuliers. Elle ne doit pas, non plus, être utilisée dans les correspondances vers les établissements publics de l'État. 25 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général Rédigée à la première personne, la lettre administrative ne comporte ni formule d'appel ni formule de politesse, mais une suscription. Écrire ces mentions en lettres capitales alourdit inutilement la présentation. Le / La ministre (son titre complet apparaissant déjà sur le papier en-tête, le rappeler est inutile) à Monsieur le Ministre, Madame la Ministre à savoir 1.-------------------2.-------------------- Voir le portail de l'intranet du ministère : Rubrique structure ­ Choisir la rubrique région ou département et cliquez sur la direction recherchée : vous aurez accès à différentes listes. Pour les courriers adressés aux préfets de département ou de région, il est nécessaire d'indiquer le service concerné (cabinet, direction interdépartementale des routes, direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement, direction départementale des territoires et de la mer...). Le / La ministre à Monsieur le Préfet de la région... Madame la Préfète de la région... Direction régionale et interdépartementale de l'équipement et de l'aménagement d'Île-de-France Attention · Madame, Monsieur est une marque de respect. On adresse ces marques de respect à ses destinataires plutôt qu'à soi-même ! De même, la majuscule de déférence est réservée aux destinataires. Enfin, on ne doit pas abréger les titres de civilité dans la suscription. INCOrrECT Madame la Ministre à M. le Préfet COrrECT La/Le ministre à Monsieur le Préfet/Madame la Préfète Les services destinataires de la lettre administrative Les services déconcentrés et les services territoriaux des services à compétence nationale de l'aviation civile, les services interministériels, comme la mission interministérielle d'inspection du logement social (MIILOS), le secrétariat général de la mer (SGM) et la délégation interministérielle à l'aménagement du territoire et à l'attractivité régionale (DATAR), et les services rattachés à d'autres ministères, comme le secrétariat général du Gouvernement (SGG). Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Éléments adaptés aux notes et aux lettres administratives (sauf courriers Cabinet) MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Destinataires La suscription signifie : adresse écrite sur le pli extérieur d'une lettre ou adresse portée sur l'enveloppe. Pour la note, il s'agit de la rubrique portée en haut et à droite : Note à, ou note à l'attention de. Note pour est plus familier. La formule par laquelle, dans le langage de l'administration, on indique les destinataires est : à l'attention de : on attire l'attention, on soumet un courrier à l'attention de. Pour la lettre administrative, il s'agira de : Le / La ministre au Préfet de En principe, une lettre administrative est adressée au nom du ministre ou de la ministre et est signée par délégation. Secrétariat général Paris, le jj/mm/aaaa Service de xxx ou Direction xxxxx Xxxxxxxxxxxxxou Sous-direction, Département de xx Xxxxxxxxxxxxxx Note à Mesdames et Messieurs La formule d'ordre contient les éléments suivants : - références à compléter, - affaire suivie par, ou - courriel de la BALI, - tél., fax des rédacteurs, - courriel de la BALU, - objet et pièces jointes avec leur nombre et leur liste, éventuellement. Les mentions non utilisées seront retirées. Bureau de xxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx ou Nos réf. : xxxxxxx Vos réf. : xxXXxxx Affaire suivie par : xxxxxxx Prenom.nom@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr Tél. : xx xx xx xx xx - Fax : xx xx xx xx xx Courriel : service@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr La ministre à Mesdames et Messieurs Objet : situation des agents de la DDT.... PJ : xxxx xxxx xxxx L'attention de la ministre a été appelée le 15 janvier 2011 par les élus du département de... sur la situation des agents en poste à la direction départementale des territoires. Copie Cette mention doit toujours être positionnée après la signature et ne pas figurer isolée sur la page suivante. Copie à : xxxx xxxx xxxx xxxxxx xxxxx xx x xxxxxx www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 résumé pour la rédaction des notes et des lettres administratives å ne å ne pas employer ni formule d'appel ni formule de politesse ; pas utiliser de retrait paragraphe ; å rappeler brièvement le contexte dans l'introduction ; å présenter le plus tôt possible, dans le corps du texte, ce qui va permettre de faire évoluer la situation, le cas échéant ; å l'idée principale doit apparaître rapidement et clairement ; å si les destinataires sont nombreux, vous pouvez utiliser la mention : liste des destinataires in fine, et reporter cette liste en fin de document. La lettre personnelle Elle doit être utilisée pour toute correspondance externe aux services du ministère, notamment avec les établissements publics. La lettre personnelle est généralement courte, une page à une page et demie. La numérotation des paragraphes est à éviter. La lettre personnelle ne comporte pas de formule d'ordre, mais une formule d'appel suivie du mandat, de la qualité s'il y a lieu, et elle se termine toujours par une formule de politesse. Celle-ci, quelle soit déférente ou conviviale, s'emploie uniquement dans les lettres personnelles. Le Traité de la civilité de 1671 préconisait la formule : Le très-humble et très-obéissant serviteur. Aujourd'hui, on peut distinguer trois cas de figure selon le type de relations entre les rédacteurs et leurs correspondants : excellente, bonne ou de grande distance et selon la qualité des personnes concernées, femme ou homme, le tout permettant de multiples combinaisons. Le but était, à l'origine, de situer chacun des signataires et des destinataires dans l'échelle de la hiérarchie sociale et d'indiquer le lien les unissant. 27 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général Une lettre doit toujours présenter une certaine cohérence. On reprend donc intégralement la formule d'appel dans la formule finale. Pour être tout à fait précis, la majuscule qui tend à s'imposer dans la formule finale relève moins des règles typographiques que de la courtoisie et des usages. 3 Les destinataires de la lettre personnelle Les élus, les usagers, les agents hors relation hiérarchique ou dans le cas d'une situation très personnelle (condoléances...), les établissements publics3 et les organisations syndicales4. Voir annexe 4. 4 Voir annexe 16. Les formules de politesse l Formules inappropriées å La formule que l'on emploie fréquemment : Je vous prie de croire à l'assurance de ... n'est pas tout à fait satisfaisante, car elle regroupe deux mots dont le sens s'oppose. Il serait plus approprié d'écrire, par exemple : Veuillez croire à ma considération, ou Soyez assuré-e de ma considération. å Veuillez agréer à l'assurance de mes sentiments... est incorrect. On peut agréer l'expression de mes hommages, de mon respect ou l'assurance de ma considération, mais certainement pas : agréer à... å On exprime des sentiments, pas des salutations. Il convient donc d'éviter : Je vous prie d'agréer l'expression de mes salutations, quelles soient distinguées ou non ! å Croire en l'assurance... est doublement incorrect. Croire en est un acte de foi. On utilise, en France, trois civilités : Madame, Mademoiselle, Monsieur. Toutefois, certains s'élèvent contre l'utilisation de « Mademoiselle » qui serait péjoratif. Le mot est toujours d'actualité, il est dans les dictionnaires, donc il peut être employé, mais à bon escient. En fait, les guides de savoir-vivre recommandent de ne l'utiliser quand on s'adresse à des femmes non mariées que si elles le demandent. Il convient donc d'être attentif aux mentions portées sur le courrier reçu. l Formules classiques · Je vous prie (ou veuillez) d'agréer mes salutations distinguées. · Je vous prie (ou veuillez) d'agréer l'expression de mes sentiments distingués. · Je vous prie (ou veuillez) d'agréer l'assurance de mes salutations distinguées. · Je vous prie (ou veuillez) d'agréer l'expression de ma considération distinguée. l Formules déférentes · Je vous prie d'agréer mes respectueuses salutations. · Je vous prie d'agréer l'expression de mes sentiments dévoués. · Je vous prie de croire à l'expression de mes sentiments les plus dévoués. · Je vous prie d'agréer l'expression de mes respectueux hommages, de mon respectueux dévouement, de mon profond respect. l Formules pour les hautes personnalités · Je vous prie d'agréer l'expression de ma très haute considération (et de mon respectueux dévouement). · Je vous prie d'agréer l'expression de mon profond respect. · Je vous prie d'agréer l'hommage de mon respectueux dévouement. · Je vous prie d'agréer l'expression de ma respectueuse et sincère considération. l å Signataire Formules recommandées féminin : · Veuillez croire, Madame, Monsieur, Mademoiselle, à ma considération. · Veuillez agréer, Monsieur, Madame, Mademoiselle, l'expression de ma considération distinguée. masculin : · Veuillez croire, Monsieur, Madame, Mademoiselle, à ma considération. · Veuillez agréer, Monsieur, Madame, Mademoiselle, l'expression de ma considération distinguée. · Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes respectueux hommages. å Signataire Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Attention · On ne présente pas ses hommages à une demoiselle. å Signataire masculin ou féminin pour une haute personnalité : · Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma haute considération. · Je tiens à vous exprimer mes vifs et sincères remerciements, et vous prie de croire à l'expression de ma considération. · Croyez-moi votre dévoué. Formules simplifiées pour le courrier électronique l 5 Voir page 20 sur les courriels. à toi - Cordialement vôtre . å Bien à vous - Bien à toi, est une formule assez récente qui tend à se développer dans la messagerie électronique et qui semble marquer une horizontalité dans les rapports, par opposition aux anciennes formules censées marquer les rapports verticaux, hiérarchiques, entre les correspondants. Cette formule qui signifie, « je vous » ou « je te » souhaite du bien », est plus familière que « cordialement ». å Sincèrement vôtre, formule dérivée de l'anglais, est à éviter aujourd'hui. å Les civilités « empressées » et « À vous lire », sont des formules désuètes et on ne dépose plus ses hommages aux pieds des dames (dans l'administration en tous cas). l å Cordialement - Sincèrement - Sincères salutations - Amitiés - Amicalement - Bien à vous - Bien 5 Lettre personnelle à la signature du cabinet, voir p. 41 l Certaines personnalités ont droit à une formule spécifique. Outre le cas peu probable de lettres adressées aux dignitaires religieux ou aux membres d'une famille princière ou royale, il y a d'autres cas plus fréquents pouvant se présenter. l Les personnalités civiles, les hauts fonctionnaires Dans le cadre des circulaires du Premier ministre (voir chapitre 1, page 13, et l'annexe 2), on met, en général, les mandats, titres et fonctions au féminin. å Monsieur le Président, Monsieur le Premier ministre å Monsieur le Ministre, Madame la Ministre å Monsieur le Député, Madame la Sénatrice å Monsieur le Préfet, Madame la Préfète å Monsieur le Secrétaire général, Madame la Directrice, å Monsieur le Chef de service, Madame la Chef de service, å Monsieur le Maire, Madame la Conseillère régionale. Attention · On observe que les grands corps et les hautes juridictions ne manifestent pas leur volonté de mettre au féminin. Il convient donc de se renseigner auprès du secrétariat de votre destinataire afin d'éviter de commettre un impair. l Les militaires En principe, tout civil de sexe masculin en âge d'être dans l'armée, donnera le grade : Mon Général, Mon Colonel, etc. Une femme écrira : Général, Colonel, et non : Mon Général, Mon Colonel. Notez que la graphie correcte, en fin de lettre, dans la formule de politesse, est de mettre une minuscule à « mon ». En effet, « mon » n'est pas considéré, ici, comme un pronom possessif, mais comme l'abréviation de « monsieur ». Exemple å Mon Général, ou Général, [...] Veuillez agréer, mon Général (ou Général), l'expression de ma considération distinguée. 29 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général Attention · Pour s'adresser à une femme qui occupe l'un de ces grades, on écrira en omettant « mon » et sans féminiser le grade. l La Justice Dans le domaine de la Justice, la greffière, l'avocate, la bâtonnière, la magistrate sont admis. Mais Madame le Juge et Madame le Substitut sont encore préférés. Conformément à l'article 64 de la Constitution, on écrira : · à Monsieur ou Madame le garde des Sceaux, · à Monsieur ou Madame le Premier président de cour d'appel, · à Madame ou Monsieur le Président du tribunal de grande instance, · à Monsieur ou Madame le Président de la Cour de cassation, à Monsieur ou Madame le Procureur général près de la Cour de cassation, · à Madame ou Monsieur le Conseiller à la Cour de cassation. (voir chapitre 3, page 50, et annexe 17 pour les règles concernant l'emploi de la majuscule). 6 L'Ambassadrice est l'épouse de l'Ambassadeur. 7 Oui, au pluriel. l Les Affaires étrangères Le ministère des affaires étrangères reste également très traditionnel : · Madame le Conseiller des affaires étrangères au Quai d'Orsay, · Madame l'Ambassadeur, · À son Excellence, Monsieur, Madame, l'Ambassadeur6. Exemple Votre Excellence, [...] J'ai l'honneur, Monsieur, Madame l'Ambassadeur, de présenter à votre Excellence, l'expression de ma très haute considération. ou Je vous prie d'agréer, Monsieur, Madame l'Ambassadeur, les assurances de mes sentiments respectueux7. Attention · Dans l'attente de votre réponse, veuillez agréer... est à éviter, car cette formule fait intervenir deux sujets. Dès lors, préférez : Dans l'attente de votre réponse, je vous prie... · Les femmes ne sont pas interdites de présenter leurs sentiments, mais le bon usage requiert qu'une femme ne les exprime pas dans une formule de politesse ! · Les noms patronymiques sont mis intégralement en lettres capitales dans les courriers, mais la particule (de) se met toujours en lettres minuscules. · Ne jamais placer la formule de politesse isolée à la page suivante. La présentation de l'adresse pour la lettre personnelle voir page 40 pour les courriers parlementaires et page 50 pour les majuscules. Les éléments sont ordonnés du particulier au général, ligne par ligne. L'adresse ne doit pas, si possible, dépasser six lignes. Elle ne comporte ni ponctuation après le numéro de la voie, ni souligné. La dernière ligne doit être écrite en lettres capitales qui ne seront pas accentuées et ceci afin de faciliter le tri informatisé. L'adresse est positionnée au bas, à gauche, de la première page. Monsieur ou M., Madame ou Mme , Mademoiselle ou Mlle, Prénom ­ NOM Fonction, titre, mandat Adresse (voir les abréviations des noms de voies, page 42) CODE POSTAL ­ VILLE PAYS La pratique de mettre un trait d'union dans les noms propres des adresses est une bizarrerie qui n'est pas fondée. Exemple å On écrit : allée Blaise Cendrars et non Blaise-Cendrars. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le trait d'union s'impose, normalement, dans les toponymes. Exemples å Alpes-Maritimes, Noisy-le-Sec. Le mot saint dans l'adresse prend une majuscule et est suivi d'un trait d'union. Exemple å place Saint-Michel. La normalisation des adresses étrangères s'appuie sur l'UPU (Union postale universelle), organisme chargé de coordonner les échanges de courrier au niveau mondial. Pour tous vos envois vers un pays étranger : · écrire le nom du pays de votre destinataire, sur la dernière ligne de l'adresse ; · en majuscules et en toutes lettres ; · de préférence dans la langue du pays d'expédition ou dans une langue reconnue par le Comité européen de normalisation (CEN) : français, anglais, allemand. Spécificités pour la lettre personnelle Trois éléments caractérisent la lettre personnelle : å une formule d'appel, å une formule de politesse, å l'adresse postale du ou de la destinataire du courrier, à positionner en bas de la première page, quel que soit le nombre de pages. MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le jj/mm/aaaa Service de xxx ou Direction xxxxx Xxxxxxxxxxxxxou Sous-direction, Département de xx Xxxxxxxxxxxxxx Bureau de xxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Formule d'appel Madame la Présidente, Les coordonnées de l'agent-e suivant le dossier, et la mention : affaire suivie par... n'apparaissent pas ici. Ces informations indispensables seront donc mentionnées par une phrase dans le texte, identifiant le/la gestionnaire, ou le service, avec des coordonnées téléphoniques. Vous avez bien voulu appeler mon attention sur la situation de M. XXX, en poste à la direction départementale des territoires... Texte.... M. XXX pourrait être invité à contacter Mme YYY, chargée de mission, téléphone, s'il souhaite évoquer l'évolution de sa carrière. Formule de politesse appropriée Madame, Mademoiselle, Monsieur, avec titre le cas échéant. Formule de politesse Pour choisir la plus appropriée, voir page 28. Elle ne doit pas figurer seule sur la dernière page. Fonction rappel : pour la signature, le prénom précède le nom. Prénom NOM L'adresse Elle doit figurer impérativement sur la première page. Les titres ou fonctions sont mentionnés. Attention : jamais de P .-S. Madame Xxxx Xxxx Présidente de 44 avenue Xxx Xxxxxx 75000 PARIS CEDEX www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 31 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général résumé pour la rédaction de la lettre personnelle å Le à savoir retrait paragraphe est conseillé afin de différencier la lettre personnelle de la lettre administrative ; å toujours écrire en toutes lettres un sigle pour la première mention dans le courrier ; å ne pas abuser des majuscules et les utiliser à bon escient, et ne pas oublier d'accentuer, le cas échéant ; å indiquer éventuellement, dans le corps du texte, qu'une copie de ce courrier est adressée à un service. 1.-------------------2.-------------------- Les réponses aux questions écrites (QE) et aux questions orales (QO) Elles sont assurées par le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général. l Les réponses aux questions écrites sont rédigées en police arial, taille 11, sur papier sans en-tête. Elles sont rédigées sous forme impersonnelle, sans formule d'appel ni de politesse, sans gras ni paragraphe. l Les éléments de réponse aux questions orales sont rédigées sous forme impersonnelle, en times new roman, taille 14, sur papier sans en-tête, sans formule d'appel ni de politesse, sans gras ni paragraphe. Toutes les réponses aux questions écrites et orales sont publiées sur le site des deux assemblées. Le bureau du CP met les réponses aux questions écrites concernant le secrétariat général, en ligne à l'adresse suivante : http://intra.rh.sg.i2/ rubrique.php3?id_ rubrique=2431 Les discours et éléments de langage Ils sont présentés en police arial 18, interligne double, sans gras ni paragraphe. Particularités l Les courriers présentés à la signature du secrétaire général devront être conformes à la note du 21 octobre 2009 (voir annexe 8). l Dans le cadre de la circulaire du Premier ministre du 8 avril 2010, la charte graphique gouvernementale est adaptée afin de tenir compte de la réforme de l'administration territoriale de l'État. Les services déconcentrés, les services territoriaux trouveront sur intranet les modèles appropriés déclinés selon le type de courrier et selon l'autorité au titre de laquelle le courrier s'adressera8. Il convient donc de distinguer ce qui est de la compétence du préfet de région, du préfet de département et du ministère. Le chemin est le suivant : intranet SG ­ les modèles bureautiques ­ modèles pour les services déconcentrés. l Les services déconcentrés, les services territoriaux s'adresseront aux autres services de l'État sous la forme d'une lettre administrative. La note est réservée aux échanges internes au service ; la lettre personnelles s'adresse aux élus, aux établissements publics, aux organisations syndicales, aux associations et à toute personne étrangère à l'administration. L'adresse en bas de page sera celle du service responsable du dossier ou émetteur du courrier. 8 Vous trouverez, pages 34 et 35, quatre exemples de rédaction sur un même sujet, en fonction du type de courrier. Les autres documents Le compte rendu : relation sommaire d'un fait, d'une situation, d'un entretien ou d'une réunion Les activités des différents services impliquent l'organisation de réunions, la prise de décisions ainsi que des échanges téléphoniques. Le compte rendu rapide permet de faire état de premières conclusions et d'en conserver ou d'en transmettre une trace écrite. Il n'y a pas, à ce jour, de modèle type officiel pour présenter le compte rendu ; toutefois, une proposition de mise en page est présentée, annexe 5. Le compte rendu de réunion n'est pas un procès verbal comme pour les commissions administratives paritaires, ou un relevé de décisions, mais un moyen de cristalliser une situation, une position, à un moment donné. Il doit rester bref, être hiérarchisé autour des points les plus importants et être diffusé rapidement. Ne pas attendre, donc, avant de retranscrire ses notes et les compléter pendant que les souvenirs sont encore suffisamment précis. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Il convient d'indiquer : date, lieu, éventuellement le positionnement de la réunion dans le processus d'un groupe de travail, d'une démarche, la liste et la qualité des participants et, le cas échéant, des absents, l'objet de la réunion, le relevé des principales décisions, la liste des destinataires du compte rendu, le calendrier des prochaines réunions, l'identité de la personne chargée de rédiger et du service émetteur. Après la rédaction, ne pas oublier de se relire en adoptant le point de vue de chaque participant. Conclusion conseillée pour le compte rendu de réunion : L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée. Le rapport : relater de façon détaillée une situation, un fait Le rapport est un « document émanant d'une personne, d'une équipe ou d'un organisme présentant son activité, ses recherches ou l'étude d'un problème. Il ne doit traiter que d'une situation à la fois ou d'un type de situation. Il est initialement soumis à la personne ou à l'organisme pour lequel le travail a été mené ou qui l'a financé » (Association française de normalisation - AFNOR). Peuvent être classés sous cette appellation : les rapports d'étude, de recherche, d'expertise, d'enquête, d'évaluation / audit, de mission et d'activité. Le document comporte des éléments indispensables et des éléments recommandés (voir annexe 5). l 1.------------------2.-------------------- à savoir Éléments indispensables å page de titre (avec un certain nombre d'éléments : auteur(s), titre, date, numéro d'identification) ; å lettre Pour élaborer des textes législatifs et réglementaires, il convient d'utiliser le modèle de feuille de style compatible Solon : voir http://intra. juridique.sg.i2. Un mode d'emploi est proposé, annexe 6 du présent guide. Le site www.circulaires. gouv.fr permet la consultation : - des instructions et circulaires applicables, adressées par les ministres aux services et aux établissements de l'État ; - du décret n° 2008-1281 du 8 décembre 2008 relatif aux conditions de publication des instructions et circulaires. Vous pouvez également consulter le site du Guide de légistique : www.legifrance.gouv. fr/html/Guide_ legistique_2/137.htm de mission dans le cas de rapports officiels ; et mots clés ; å table des matières ; å pagination ; å introduction, développement, conclusion et signature. å résumé Éléments recommandés ; å glossaire. l å bibliographie Le rapport est un document administratif, rédigé de façon impersonnelle, qui doit aider à la prise de décision ; il s'appuie de façon rationnelle sur des faits pour dégager des informations qui permettront de motiver un avis et de conseiller une action, une décision, une orientation. Il doit être efficace, objectif, complet et synthétique, suivre un plan chronologique et/ou thématique. Ce n'est pas un procès-verbal de réunion ou de délibération qui, lui, est réservé à la retranscription des délibérations des instances ayant pouvoir délibératif. Ce n'est pas, non plus, un compte rendu plus ou moins exhaustif qui décrit des faits et qui restitue tout ou partie d'une réunion, d'une activité. La circulaire Circulaires, notes de service, directives, sauf les directives européennes, toutes ces appellations désignent des actes assez semblables, souvent intérieurs à un service, qui ont habituellement une portée générale ou, du moins, assez large dans le service et par lesquels le ou la chef de service indique à ses agents comment ils doivent se comporter dans l'exercice de leurs fonctions. Les circulaires et les directives, actes très courants dans notre ministère, ont, en général, une force obligatoire pour les agents du service. La circulaire est une prescription donnée par tout supérieur hiérarchique, normalement le ou la ministre, aux agents placés sous son autorité, et qui concerne l'interprétation et l'application des lois et règlements, ainsi que l'explicitation de la politique qu'il ou elle entend mettre en oeuvre. (source : circulaire n° 95.34 du 24 avril 1995, annexe II). Conformément au décret n° 2008-680 du 9 juillet 2008 portant organisation du ministère, les circulaires destinées aux services déconcentrés territoriaux doivent être signées par le secrétaire général. 33 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général L'annexe 7 rappelle quelques consignes concernant la rédaction des actes administratifs. Pour tout envoi de circulaire vers les services, il convient de respecter la procédure d'envoi du courrier officiel (voir page 40 et annexe 12). Pour appréhender plus facilement la différence dans la présentation et la rédaction de ces différents types de courriers, voici ci-dessous et ci-contre quatre exemples rédigés en fonction des destinataires. MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxx Xxxxxxxxxxxxx Sous-direction, Département de xxx Xxxxxxxxxxxxxx Bureau dexxxx xx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Lettre adressée à un directeur dé partemental des territoires Madame, Monsieur, Vous avez bien voulu porter à ma connaissance votre situation professionnelle. Agent d'exploitation des travaux publics de l'État, recruté le xx xx xxxx à la direction départementale des territoires du xxx, vous souhaitez bénéficier du dispositif de reclassement prévu dans le cadre du décret du 29 septembre 2005 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C. Soyez assuré(e) de l'attention avec laquelle j'ai pris connaissance de votre courrier. Je transmets votre correspondance à M. Xxxx xxx, directeur départemental des territoires du xxx, en lui demandant de bien vouloir vous apporter toutes les précisions que vous jugeriez utiles concernant votre requête. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. Nos réf. : xxxxxxx Vos réf. : xxXXxxx Affaire suivie par : xxxxxxx Prenom.nom@xxxx xxxxx-xxx.gouv.fr Tél. : xx xx xx xx xx Courriel : service@ Fax : xx xx xx xx xx xxxxxxxxx-xxx.gou v.fr MINISTÈRE DE L'É COLOGIE, DU DÉV ELOPPEMENT DU DES TRANSPOR RABLE, TS ET DU LOGEM ENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxxxxxxx x Sous-direction, Dép artement de xxxxxx Bureau de xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx La directrice de à Monsieur le Dire cteur départemen tal des territoires Fonction Objet : Application du décret n° 200 5-1228 du 29/09/20 PJ : Inte rven tion de M. xxx 05 Mon atte ntio n a été app elée par M. xxxx, agent d'ex dire ctio n départe ploitatio n des trav men tale des terr itoires du xxx, qui aux pub lics de l'Éta le cad re du déc sou hait ret du 29 tem bre t en pos te à la sep caté gorie C. 200 5 rela tif à l'org e bén éficier du disp ositif de recl ass eme nt dan s anisatio n des carr ière s des fonction naires de Je vous transme ts sa correspond ance afin que vou base des éléments s lui apportiez tout suivants. es les précisons utiles sur la Le décret n° 200 5-12 dans le grade de 28 du 29 septembre 2005 prévoit que les personnes catégorie C doté auparavant la qua nommées fonction des échelles de naires lité d'agent de rémunération 3, droit privé ou ass d'ancienneté de 4 travail égale à la ociatif, seront clas ou 5, qui avaient eu moitié de sa duré équivalent temps sées avec une e, le cas échéan plein. Cette mes reprise t après calcul de ure prenait effet conversion en au 1 er octobre 200 5. Cette date d'applic ation engendrait une différence imp pour des agents ortante de prise lauréats du mêm en e concours au différentes, avant titre de 2005, mai compte de leur carrière ou er s nommés à des du Développement après le 1 octobre 2005. Pour atténuer cet inco durable a pu obte nvénient, le ministre dates au titre de l'année nir du ministre cha chargé rgé 2005 puissent bén ce décret. En reva éficier des disposit du Budget que tous les agents recr nche, aucune mes ions de reprise d'an utés de ce texte. ure ne permet aux cienneté prévues agents recrutés avant 2005 de bén par éficier Cette situation ne remet pas en cau se la reconnaissa concernés, mais nce des qualités résulte de l'applic professionnelles ation des textes exception en fave des agents et aucune disposit ur de M. XXX. ion ne permet de faire une Fonction Prénom NOM Monsieur Xxxx Xxxx Adresse www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Lettre personnelle Prénom NOM www.developpem ent-durable.gouv. fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxxxxxxxx Sous-direction, Département de xxxxxx Bureau de xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx Nos réf. : xxxxxxx Vos réf. : xxXXxxx Affaire suivie par : xxxxxxx Prenom.nom@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr Tél. : xx xx xx xx xx - Fax : xx xx xx xx xx Courriel : service@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr La ministre à Monsieur le Préfet de Xxxx Objet : Application du décret n° 2005-1228 du 29/09/2005 PJ : Votre lettre du... Vous avez appelé mon attention sur la situation professionnelle des agents d'exploitation des travaux publics de l'État, en poste à la direction départementale des territoires de xxx, qui souhaitent bénéficier du dispositif de reclassement dans le cadre du décret du 29 septembre 2005 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C. Ce décret prévoit que les personnes nommées fonctionnaires dans le grade de catégorie C doté des échelles de rémunération 3, 4 ou 5, qui avaient eu auparavant la qualité d'agent de droit privé ou associatif, sont classées avec une reprise d'ancienneté de travail égale à la moitié de sa durée, le cas échéant après calcul de conversion en équivalent temps plein. Cette mesure prenait effet au 1er octobre 2005. Cette date d'application engendrait une différence importante de prise en compte de leur carrière pour des agents lauréats du même concours au titre de 2005, mais nommés à des dates différentes, avant ou après le 1er octobre 2005. Pour atténuer cet inconvénient, j'ai pu obtenir du ministre chargé du Budget que tous les agents recrutés au titre de l'année 2005 puissent bénéficier des dispositions de reprise d'ancienneté prévues par ce décret. En revanche, aucune mesure ne permet aux agents recrutés avant 2005 de bénéficier de ces dispositions. Cette situation ne remet pas en cause la reconnaissance des qualités professionnelles des agents concernés, mais résulte de l'application des textes et aucune dérogation n'a été prévue. Réponse à une question éc rite Pour la ministre et par délégation, Fonction Prénom NOM www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Lettre administrative adressée à un préfet QUESTION ÉCRI TE N° xxx de Mm e xxx, Sénatrice de xxx, Maire de xxx RÉPONSE : Le décret n° 200 5-1228 du 29 sep tembre 2005 rela fonctionnaires de tif à l'organisation catégorie C prévoi t que les personnes catégorie C doté des nommées fonctionna des carrières des échelles de rémuné ires dans le grade ration 3, 4 ou 5, qui de droit privé ou ass de avaient eu auparavan ociatif, sont classé es avec une reprise t de sa durée, le cas d'ancienneté de trav la qualité d'agent échéant après calcul ail égale à la moitié prenait effet au 1er de conversion en octobre 2005. équivalent temps plein. Cette mesur Cette date d'applica e tion engendrait une différence important pour des agents lau réats du même con e de prise en com cours au titre de 200 pte de leur carrièr avant ou après le er e 1 octobre 2005. 5, mais nommés à Pour atténuer cet durable a obtenu du inconvénient, le min des dates différentes, ministre chargé du istre du développe budget que tous les puissent bénéficier ment des dispositions de agents recrutés au titre de l'année 200 rep En revanche, auc 5 une mesure ne per rise d'ancienneté prévues par ce déc ret. met aux agents rec dispositions. rutés avant 2005 de bénéficier de ces 35 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général La signature La signature est obligatoire sur tous les documents administratifs. Elle doit toujours être précédée du titre de la personne signataire et suivie de ses prénom et nom en clair. Pour le prénom, la première lettre est une capitale. Pour le nom, toutes les lettres sont des capitales. On signe : l Intuitu personæ : la personne signe parce qu'elle est habilitée, en son nom propre, de par ses fonctions, à signer. l Par délégation (voir page 36) : si elle n'entraîne pas, contrairement à la délégation de pouvoir, de transfert de compétences, la délégation de signature suppose, toutefois, que le - la délégataire porte une appréciation sur le bien-fondé des actes soumis à sa signature. l Par / pour ordre : réservé aux documents qui n'ont pas d'effet juridique, en l'absence de délégation écrite. l Par autorisation : le ou la signataire a le pouvoir de signer une catégorie de documents. l Pour ampliation : pouvoir de signer donné à un-e fonctionnaire afin de garantir l'authenticité d'un document par rapport à l'original. l Par intérim (p. i) : en absence de la personne normalement habilitée et avec son accord. Le sous couvert (sous le couvert de) et la voie hiérarchique La locution « sous le couvert de » signifie, sous le nom, sous l'adresse de quelqu'un. Écrire au directeur départemental des territoires, sous couvert du préfet, c'est-à-dire par la voie hiérarchique, et donc par l'intermédiaire d'un échelon supérieur. De nombreux écrits au sein de l'administration doivent suivre la voie hiérarchique. Ils sont envoyés sous couvert : å lorsque l'échelon supérieur donne des directives, des orientations à un échelon subordonné ; å lorsque l'échelon subordonné rend compte, informe, demande des instructions. Attention · L'utilisation de cette mention est limitée aux lettres administratives et aux notes administratives. Un pli reçu avec la mention « sous couvert » doit être transmis au niveau hiérarchique mentionné dans le sous couvert et non au destinataire final. Exemple å une lettre administrative est adressée à une directrice départementale des territoires, sous le couvert de la préfète. L'original du courrier est transmis directement à celle-ci qui enverra une copie à la directrice départementale des territoires. En pratique, on peut, afin de transmettre le document plus rapidement, envoyer le courrier à la préfecture et, simultanément, une copie au service déconcentré ou au service territorial concerné. Les délégations de signature Il s'agit d'un procédé par lequel une autorité administrative charge une autre autorité qui lui est hiérarchiquement subordonnée, de signer en son nom. Cette mesure d'organisation interne du service ne modifie en rien la répartition des compétences. Pour déterminer les cas dans lesquels la délégation trouve à s'appliquer, il faut opérer une distinction entre les courriers qui ne produisent pas d'effets juridiques ou financiers et ceux qui engagent la responsabilité de l'État, donc celle des ministres. Qui peut signer un courrier administratif ? Il faut distinguer deux types de courrier : l les courriers qui n'ont pas d'effet juridique : ils concernent surtout le fonctionnement interne du service et peuvent être signés directement par leurs auteurs selon les règles d'organisation prévues par le chef de service. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Exemple å les notes purement internes pour lesquelles la personne signataire n'a pas besoin de délégation de signature. l les courriers qui ont un effet juridique : ces courriers ont une incidence sur l'ordre juridique existant, sur la situation des agents, ou ont des répercussions dans le domaine budgétaire. On dit en langage juridique qu'ils font grief, car ils font application de la législation ou de la réglementation, notamment à destination d'une personne au bénéfice de laquelle un avantage, ou une dérogation, est consenti. Ces documents sont signés au nom du / de la ministre et nécessitent, donc, impérativement une délégation. Le régime des délégations de signature d'un-e ministre à ses collaborateurs et de ces derniers aux agents placés sous leur autorité, est règlementé. Exemples å des délégations de crédits à un service, å un arrêté de nomination à un grade, à un poste... Jusqu'en 2005, le régime des délégations de signature était encadré par le décret du 23 janvier 1947 et la circulaire du Premier ministre du 30 janvier 1997 : tout fonctionnaire ne pouvait signer une décision que lorsqu'il bénéficiait d'une délégation de signature en bonne et due forme, prévue par un arrêté ou un décret publié au Journal officiel. Si tel n'était pas le cas, il n'avait pas le droit de signer. La délégation de signature était donc personnelle et intervenait par un acte spécifique devant être renouvelé à chaque changement de ministre. Dans un souci de simplification administrative, le décret du 27 juillet 2005 a réformé ce dispositif afin de réduire le nombre des actes de délégation qui se multipliaient en cas de changement de gouvernement et de remaniement ministériel, et pour éviter les périodes durant lesquelles les services ne disposaient plus de délégation. Désormais, la nomination et la délégation de signature sont un seul et même acte pour les directeurs, chefs de service, sous-directeurs effectivement nommés à ce titre. La délégation de signature est donc maintenue en cas de changement de ministre. Enfin, la subdélégation est introduite pour les chargés de sous-direction, adjoints aux sousdirecteurs, chefs de bureau et, le cas échéant, à d'autres agents. Ils ne bénéficient donc pas d'une délégation automatique du seul fait de leur nomination. La mise en signature d'un courrier Un courrier ne peut être expédié que s'il est signé (paraphe et tampon) et daté. Lors de la mise en signature d'un projet de courrier, ce dernier doit être accompagné du fond de dossier comprenant la lettre à laquelle on répond, avec d'autres pièces nécessaires (textes réglementaires, échanges de messages...). Cela permettra à l'autorité signataire de le faire en toute connaissance de cause. Les lettres présentées à la signature ne doivent pas être prédatées. La date est mise par le secrétariat de la personne qui signe, le jour où elle signe. Il est plus prudent de ne pas inscrire à l'avance le nom de la personne qui signera, sauf si cela vous a été confirmé. Avant de présenter un courrier à la signature, les rédacteurs veilleront à recueillir tous les visas intermédiaires. Si le courrier comporte plus de deux pages, toutes les pages seront numérotées (voir page 55). Il faut s'assurer, enfin, de la présence des pièces jointes citées en référence. Avant tout envoi, il est conseillé d'effectuer une vérification orthographique (Outils/Orthographe et grammaire ou F7). En cas de doute, des conjugueurs sont accessibles en ligne. Attention · Pour le courrier soumis à la signature du secrétaire général, il conviendra de suivre le protocole spécifique que vous retrouverez à l'annexe 8. Pour la ministre et par délégation, le Secrétaire général Jean-François MONTEILS 37 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général 1.-------------------2.------------------- Pour le courrier mis à la signature de la direction des ressources humaines : consultez la ressource partagée sous le répertoire : lecteur réseau Z ­ signature_DRH sur 'dc-nt-sg-1' (Z) : accessible depuis le poste de travail et qui permet un suivi de tous les projets de courriers, excepté pour les courriers confidentiels. Consultez également la note du 7/12/2009 sur la gestion de son courrier (annexe 9). · Le prénom précède le nom. · Le nom de tout signataire se compose en romain, lettres capitales, et le prénom en romain, lettres minuscules, avec une majuscule initiale. · Les fonctions, qualités, titres des signataires peuvent se mettre en italique. · Mais en principe, la mention de la fonction de la personne signataire n'est pas obligatoire si celleci figure dans l'en-tête du papier. · Tout ce qui figure juste avant ou juste après la signature (lu et approuvé, par intérim...) reste en romain et en lettres minuscules. · On n'indique pas la mention « pièces jointes » dans la lettre personnelle. à savoir Protocole à suivre en cas de cosignature de plusieurs chefs de service Il faut suivre l'ordre prévu dans les textes portant organisation d'un service. Pour l'administration centrale, c'est le décret n° 2008-680 du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale du ministère. L'ordre de l'énumération prévu par l'article 1er qui présente les services du ministère est celui à respecter dans la présentation de l'en-tête du courrier et pour l'ordre des signatures : · le secrétariat général, · le commissariat général du développement durable, · la direction générale de l'énergie et du climat, · la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer, · la direction générale de l'aviation civile, · la direction générale de l'aménagement, du logement et de la nature, · la direction générale de la prévention des risques, · la direction de la sécurité et de la circulation routière. En règle générale, tout chef de service émettant le courrier signe en dernier. De fait, la date du courrier est la date de signature définitive du document. L'arrêté du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale du ministère fixe la composition du secrétariat général : outre la délégation ministérielle à l'accessibilité, le bureau des associations et la section de la chancellerie : · la direction des affaires européennes et internationales, · la direction des affaires juridiques, · la direction de la communication, · la direction des ressources humaines, · le service du pilotage et de l'évolution des services, · le service des politiques support et des systèmes d'information, · le service des affaires financières, · le service de défense, de sécurité et d'intelligence économique. Le premier signataire est appuyé à droite ; le deuxième, à gauche, le troisième à droite... Voir en annexe 10 : le décret n° 2010-1443 du 25 novembre 2010 relatif aux attributions du ministre de l'écologie, du développement durable, des transports et du logement. Autre cas de cosignature entre les ministères : celui du Développement durable et celui de l'Agriculture. Il n'y a pas, à la date de préparation de ce guide, de modèle officiel. Toutefois, voici cicontre une proposition pour vous aider dans votre travail. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT MINISTÈRE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PÊCHE, DE LA RURALITÉ ET DE L'AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE Secrétariat général Secrétariat général Paris, le Le secrétaire général du ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le secrétaire général du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation, de la Pêche, de la Ruralité et de l'Aménagement du territoire à Monsieur le Vice-président du conseil général de l'environnement et du développement durable Monsieur le Vice-président du conseil général de l'alimentation, de l'agriculture et des espaces ruraux Objet : www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 40 81 21 22 Les modes de transmission des courriers 9 Voir annexe 5. Les bordereaux9 l Le bordereau de mise à la signature Tous les courriers mis à la signature devront être proposés sous bordereau. Celui-ci peut être en format A3, dûment complété par le service émetteur et accompagné de toutes les pièces constitutives en fond de dossier. Il peut aussi être en A4, glissé dans une pochette transparente et transmis dans un parapheur. Il convient, ici, de suivre la pratique définie par le service. Du fait de leur urgence particulière, les courriers transmis dans les services par le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général, le sont dans une farde jaune pour les questions écrites (QE), bleue pour les courriers parlementaires (CP) hors direction chargée des ressources humaines, rouge pour les CP de cette direction et les courriers réservés (CR)10. 10 Voir annexe 11. l Le bordereau d'envoi est établi pour transmettre aux destinataires un ou plusieurs documents se rapportant au même sujet. Il permet de garder trace de l'envoi et d'indiquer le traitement à réserver à ce dossier. Il peut être adressé au sein des services du ministère ou vers un autre ministère. Le bordereau d'envoi doit comporter : · le prénom, le nom et l'adresse des destinataires ; · l'identification des documents transmis ; · l'indication de leur nombre ; · l'objet de la transmission (copie, pour visa, pour avis, pour signature, pour attribution, pour information, pour suite à donner...) ; · la signature et le cachet de l'expéditeur ou de l'expéditrice. · Pour attribution : le service se dessaisit du dossier mais peut demander à être tenu informé de la suite donnée. · Pour information - en communication : le service destinataire devra retourner le document après en avoir pris connaissance. · À toutes fins utiles : le service destinataire est libre d'envisager ou non une suite. · Pour suite à donner : le service destinataire doit donner une suite, mais n'a pas à rendre compte. 39 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général La télécopie Elle permet d'identifier l'expéditeur, l'expéditrice et les destinataires de l'envoi ainsi que le nombre de pages télécopiées. Le texte figurant sur cette page de garde pourra communiquer, notamment, des informations quant à la nature des documents envoyés (voir annexe 5). L'envoi des courriers officiels via la messagerie Les échanges de courriers officiels s'effectuent exclusivement par voie électronique Mélanie et uniquement à partir d'une boîte aux lettres d'unité (BALU) ou d'une boîte aux lettres de service (BALS). Vous trouverez, annexe 12, toutes les précisions nécessaires. La mention « personnel » ou « confidentiel » sur les enveloppes Confidentiel Ce courrier est professionnel, il peut être ouvert en cas d'absence des intéressés, mais uniquement par leur hiérarchie : arrêté de promotion... Personnel Ce courrier n'est pas directement lié à l'activité du service. Il ne concerne que la personne concernée et ne doit être ouvert que par elle : fiche de paye... Attention à savoir · Il est inutile de mentionner personnel et confidentiel en même temps. 1.------------------2.-------------------- Les cartes de visite Les cartes de visite sont en format international : 90 mm X 55 mm ou 210 mm X 99 mm. L'adresse se situe sur trois ou quatre lignes. On ne peut pas toujours mentionner, pour des raisons de place, tous les niveaux hiérarchiques. C'est au service de déterminer ceux qu'il souhaite voir apparaître. Le niveau auquel est rattachée la personne qui signe peut se placer sous son nom avec sa fonction. Pour en faire la demande, il vous suffit de remplir deux documents que vous trouverez sur l'intranet en suivant le chemin : administration centrale au quotidien / vie professionnelle / procédure / édition, numérisation, diffusion. Vous pouvez également consulter l'adresse intranet : http://intra.portail. i2/article.php3?id_ article=2746 Le protocole des courriers parlementaires Le courrier adressé par les services du secrétariat général au cabinet pour signature peut être un projet de réponse à l'intervention d'un-e parlementaire. Pour ce type d'intervention, le protocole a deux aspects. L'un relativement bien établi : il s'agit des appellations (Monsieur le..., Madame la...). L'autre concerne la formule de politesse étroitement liée à la personne signataire. Les appellations l L'usage veut que l'on retienne le titre le plus honorifique. Exemples å Madame la Ministre, pour une députée ayant occupé les fonctions de ministre. å Monsieur le Président, pour un député qui serait également président d'un conseil général ou régional. l S'agissant des élus qui ont plusieurs mandats, le mandat national prime. Exemple å Madame la Députée, pour une élue nationale également vice-présidente du conseil général. l Le titre peut être combiné avec un mandat local. Exemple å Monsieur le Sénateur-Maire pour un élu national, également maire d'une commune. Quand deux mandats locaux sont d'égale importance : maire et conseiller général, le choix de l'appellation se fera en fonction de la qualité du mandat au titre duquel l'élu a choisi d'intervenir. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement à savoir C'est également le cas pour les élus qui président une association : sous quel timbre le courrier est-il écrit ? Quelle entité est-elle concernée par le courrier ? 1.-------------------2.------------------- La fenêtre des titres dans l'adresse Le mandat national détenu au moment de l'échange, en principe, devrait primer, puis viennent les titres par ordre décroissant d'importance, mais l'usage n'est pas établi de façon rigoureuse. MADAME MONSIEUr Députée de Président de l'Assemblée nationale Ancienne Ministre Ancien Ministre Maire de Sénateur de Le titre indiqué pour les formules d'appel et de politesse sera : Madame la Ministre Le titre retenu sera : Monsieur le Président Pour le circuit de ces courriers, voir annexe 11. Les formules de politesse et formules protocolaires 11 Avant tout, le choix d'une formule appartient à la personne qui signe. La formule ministre est, à la date de rédaction de ce guide : Je me tiens à votre disposition et vous prie de recevoir, Monsieur, Madame, (+titre), l'expression de ma considération distinguée11. Une formule est strictement réservée au Président de la République, au Président du Sénat, au Président de l'Assemblée nationale, au Premier ministre, en exercice ou ayant exercé l'une de ces fonctions : Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, (+ titre), l'expression de ma haute considération. Le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général (bureau CP) pourra vous apporter toutes les précisions utiles : n'hésitez pas à le contacter. Les délais de réponse Pour conclure ce deuxième chapitre, il convient d'aborder la question des délais dans lesquels les services du ministère répondent aux interventions. Le site Service public s'engage à répondre aux interventions par courriel en sept jours maximum. Mais qu'en est-il des autres courriers ? De façon générale, la charte Marianne propose de ne pas dépasser deux mois dans la réponse aux courriers postaux. La question des recours gracieux et contentieux l Pour mémoire : le recours gracieux est adressé à l'auteur de la décision, le recours hiérarchique est adressé au supérieur hiérarchique de l'auteur de la décision. L'administration a un délai de deux mois à compter de la réception d'un recours administratif (l'accusé de réception ou le tampon du bureau du courrier faisant foi) pour répondre. Passé ce délai, le silence vaut refus implicite. À la date à laquelle cette décision implicite intervient, s'ouvre un nouveau délai de deux mois pour déposer un recours contentieux auprès du tribunal administratif. Toutefois, si l'administration répond explicitement durant ce nouveau délai de deux mois, le délai de recours devant le tribunal administratif débute à compter de la réception par le demandeur de cette réponse explicite. Dès lors, il conviendra de s'interroger sur la pertinence d'une réponse explicite après avoir laissé passer le premier délai de deux mois, si elle n'apporte pas de solution favorable au requérant. Dans le cadre du protocole des courriers parlementaires Les projets de réponse doivent être transmis au cabinet ministre dans un délai de deux mois maximum. Les projets de réponse aux questions écrites doivent être transmis au cabinet ministre sous quinze jours. Attention aux questions orales qui doivent être traitées, en général, dans les deux ou trois jours. Les délais de traitement courent à compter de la date d'envoi par le cabinet. La mention « très urgent » ou « signalé » réduit le délai à sept jours et la mention « très très urgent », à trois jours. 41 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques L es règles typographiques Elles assurent la lisibilité, la compréhension et l'homogénéité des documents. Les abréviations Quelles soient de circonstance afin de simplifier la rédaction quand un mot est souvent répété et/ou lorsqu'il est relativement long - le mot abrégé devra toujours être écrit en toutes lettres la première fois - ou conventionnelles, comme les chiffres, symboles et abréviations fixées par l'usage, il ne faut pas en abuser, surtout dans les lettres personnelles. L'abréviation se fait : l par retranchement devant une voyelle et sans altérer, autant que possible, le radical du mot, des lettres finales que l'on remplace par un point (hab.), exception faite pour les points cardinaux (N / S / E / O) ; l par retranchement des lettres médianes, la/ou les finales maintenues étant mises en lettres supérieures ou en bas de casse (en lettres minuscules), mais sans point abréviatif (ex. : Mlle ou Mlle). COrrECT admi. al. app. arr. art. av. bât. B.P . bd ou boul. ou bd c.-à-d. C.Q.F.D. chap. circ. INCOrrECT administration alinéa (dans un texte juridique) appartement arrondissement article (dans un texte juridique) avenue bâtiment boîte postale boulevard c'est-à-dire ce qu'il fallait démontrer chapitre circulaire Bt BD cad Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement code de procédure civile code pénal communauté de communes, de ville communauté urbaine confer copie pour information curriculum vitae décret département dito docteur document environnement et cetera euro exemple féminin, masculin hors taxes idem introduction Journal officiel jurisprudence kilo mégaoctet, gigaoctet kilomètre - mètre - centimètre loi de finances initiale madame mesdames mademoiselle mesdemoiselles maître, maîtres monsieur, messieurs nota bene nouveau code de procédure civile numéro, numéros nombres ordinaux ordonnance page (s) par / pour ordre par exemple par intérim par opposition à paragraphe Parlement européen pièces jointes post-scriptum pour copie conforme président-directeur général procureur de la République proportion recto, verso recueil références rendez-vous répondez s'il vous plaît route nationale COrrECT INCOrrECT C. proc. civ. C. pén. CC, CV CU cf. ou conf. Cf C.P .I. CV D. (ou d.) dép. d° DR doc. env. etc. Etc... et cætera (ex. : 10,50 ) 1050 ex. fém., masc. (ou m.) HT id. introd. intro. JO J-O jur JP kg KG Mo, Go km ­ m ­ cm Km ­ KM ­ KMS ­ MS LFI Mme plutôt que Mme Me Mmes plutôt que Mmes Mlle plutôt que Mlle Melle Mlles plutôt que Mlles Melles Me, Mes M., MM. Mr, Mr, Mrs, Mrs N.B. NB NPC no, nos 1re, 2e 1ère, 2ème o. (ou ord.) ordon. p. (ou pp.) pg p. o. p. ex. p.i. PI vs paragr. (ou § devant un chiffre) PE PJ P-J P (ou p.s.) .-S. PS p.c.c. P .-D.G. PDG proc. Rép. 1 p. 100 r°, v° rec. réf. R.-V R. S. V. P . R.N. ou N. 43 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques COrrECT INCOrrECT sect. s/c S/C suiv. ou s. après un article 1% 1% tél. téléph. h, min, s H, mn 3 h, 59 min, 60 s tome t. toutes taxes comprises TTC tribunal trib TB volume suivi d'un numéro en chiffre romain vol. n°4 section sous le couvert de suivant-e-s taux d'intérêt téléphone temps Attention · On ne termine jamais une phrase par une abréviation, sauf etc. Si etc. termine la phrase, le point de l'abréviation remplace le point final. · On conserve les traits d'union (c.-à-d.) · On n'abrège pas, dans un texte, le millésime : l'année 2011-2012 et non pas 2011-12. · On peut abréger les titres de civilité, mais seulement s'ils sont suivis d'un nom propre ou d'un titre et uniquement lorsqu'on ne s'adresse pas à la personne concernée. Exemples å J'ai indiqué à Mme Christiane..., sénatrice de... · Mais on ne mettra jamais d'abréviation ni dans la formule d'appel ni dans la formule de politesse. å Madame la Sénatrice, [...] Veuillez agréer, Madame la Sénatrice, ... Les titre de civilités ne s'abrègent pas dans la suscription. å La ou Le ministre à Monsieur le Préfet du... l Pour mémoire : Monsieur, Madame, Mademoiselle est une marque de politesse qu'il convient de ne pas abréger quand on s'adresse à quelqu'un. On peut abréger quand on parle de quelqu'un. l On peut abréger certaines locutions latines, en romain : · cf. ­ confer ­ : se reporter à, comparer avec. · etc. ­ et cetera ­ : et le reste. · N.B. ­ nota bene ­ : à noter. Les expressions latines Les expressions latines francisées s'écrivent en romain, avec ou sans accent selon les cas. Il convient de vérifier dans le dictionnaire. l Quelques exemples sans accent : ad hoc, a fortiori, a posteriori, a priori, bis, duo, duplicata, erratum, idem, in extenso, in extremis, in fine, in-folio, grosso modo, maximum, minimum, post-scriptum, statu quo, supra, ultimatum, vade-mecum, veto, via, vice versa, visa l Quelques exemples avec accent : intérim, mémento, muséum, référendum Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement L'écriture des chiffres et des nombres On écrit en chiffres arabes · Une durée de vie, un âge : Les agents âgés de plus de 60 ans (ou soixante ans). · Le pourcentage : 4 %. · Les dates, sauf les mois, les heures : le 1er décembre 2011. Écrire : 01/XII/11 est entièrement incorrect. On ne peut pas écrire : 01 pour le jour, ni XII pour le mois. On peut, exceptionnellement, abréger le mois, mais uniquement dans un tableau, faute de place (1er nov.). Enfin, le millésime ne peut pas être abrégé, sauf dans un tableau. · Tous les numéros d'ordre : n° d'immeuble, de rue, d'arrondissement, adresses postales. · Les numéros dans les textes officiels : code, loi, décret, circulaire... · Les arrondissements : 4e et non 4ème ou IVème et ceci afin d'éviter le risque de confusion : 11 ou II - IV ou VI. l On écrit en chiffres romains · Le numéro des siècles : le XXIe siècle. · Les régimes politiques : la Ve République. l Attention · Millier, million, milliard sont des noms : 17 milliards. · Mais 1,5 milliard, ou million ou millier, est au singulier quand l'indication chiffrée précédant la virgule est inférieure à 2. La ponctuation «Lessignes deponctuation sontlesnotations musicalesdela phrase.» Cavanna Une ponctuation défectueuse peut susciter malentendus et contentieux. Élément essentiel qui assure la compréhension d'un texte, la ponctuation doit être mesurée et efficace. Exemple å Sont publiés au Journal officiel « Les décrets et les autres actes pour lesquels une loi ou un décret le prévoit ». å Sont publiés au Journal officiel « Les décrets et les autres actes, pour lesquels une loi ou un décret le prévoit ». Dans le premier cas, tous les décrets doivent être publiés au Journal officiel. Dans le second cas, seuls ceux pour lesquels une loi ou un décret le prévoit, doivent être publiés au Journal officiel. La ponctuation ne se résume pas aux points et aux virgules, mais il est vrai que le point d'exclamation s'utilise rarement dans les courriers de l'administration ! La ponctuation est l'ensemble des signes indiquant un lien entre langue écrite et langue orale (pause, intonation), marquant des coupures et des liens logiques, organisant les idées selon des blocs cohérents, tant sur le plan conceptuel que sur le plan grammatical. Il ne s'agit pas, ici, de faire un manuel, il existe de nombreux ouvrages spécialisés, mais d'attirer votre attention : une ponctuation abusive ou inappropriée nuit à la compréhension de votre texte, car elle introduit des nuances qu'il faut maîtriser. L'utilisation de la virgule est la plus délicate, car ce signe est difficile à placer. · La virgule sépare les sujets, les compléments, épithètes, attributs et propositions de même nature qui ne sont pas unis par une conjonction de coordination. On ne sépare pas un sujet de son verbe, de même que le verbe du complément d'objet, direct ou indirect. · On ne fait pas précéder d'une virgule les conjonctions de coordination : ou / et / ni. · On met une virgule entre deux propositions reliées par : mais, car, donc, or. · Mais on ne met pas de virgule entre deux termes reliés par ces conjonctions. Exemples å Les agents sont nommés et affectés au 1er janvier. l «C'estparlavirgule queletextedevient poésie,musique élégie,valsehésitation,tango,rumba ourock'nroll.» Cavanna 45 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques å Les å Les agents seront nommés au 1er janvier ou au 1er février. agents nommés au 1er janvier de cette année ne pourront être ni mutés ni détachés. å Les agents sont nommés au 1er janvier, mais ils ne seront pas affectés avant le 15 du mois. å Les agents sont donc nommés au 1er janvier. l å Il Exemples d'interprétations différentes selon le positionnement de la virgule : frottait son doigt couvert d'encre avec un chiffon doux. Il frottait, son doigt couvert d'encre, avec un chiffon doux. contesta bruyamment et avec le sourire, l'orateur lui répondit. Il contesta bruyamment et, avec le sourire, l'orateur lui répondit. sur le thème des réfugiés climatiques à l'ambassade de France. Exposition sur le thème des réfugiés climatiques, à l'ambassade de France. å Il å Exposition å Avec tout le respect que je dois au ministre, dit la jeune femme qui représente le Gouvernement. Avec tout le respect que je dois au ministre, dit la jeune femme, qui représente le Gouvernement. å Une dérogation pourra être accordée si nécessaire, le préciser. Une dérogation pourra être accordée. Si nécessaire, le préciser. Attention «L'accent circonflexeest l'hirondellede l'écriture.» Jules Renard · vous devez fournir tous les justificatifs : arrêté de nomination, décret statutaire, etc. : toujours une virgule avant etc. · Il est d'usage de ne pas séparer les chiffres d'un numéro de téléphone, de télécopie ni par des points ni par des tirets. Par contre, il y aura une espace fine insécable : 01 40 81 21 22. · Les points de suspension vont toujours par trois (et non par quatre ou cinq...) et sont suivis de l'espacement normal. Ils ont valeur de point et ne peuvent donc être précédés ou suivis d'un autre signe de ponctuation. · Pas de virgule devant une parenthèse. · Ne pas oublier la virgule dans la date positionnée en haut et à droite de votre courrier, après le lieu : Paris, le... · Il n'y a pas de point dans les nombres, les unités monétaires et de mesure, mais une espace fine insécable. · On sépare les milliers dans un souci de lisibilité : 1 000 euros. · Mais pas les nombres ayant une fonction de numérotage : l'article 1000 du Code. Espacement et ponctuation Les règles à retenir Signes simples, espacement simple : virgule, point, points de suspension : pas d'espace avant, une espace après. Ces signes sont accolés au mot. l Signes doubles, espacement double : point-virgule, le deux-points, le point d'exclamation, le point d'interrogation et les tirets : une espace avant, une espace après. Ils sont donc posés après un espacement et non collés au mot. l Aucun signe de ponctuation ne se place au début de ligne. l Les parenthèses et les guillemets ne s'ouvrent jamais en fin de ligne et ne se ferment jamais en début de ligne suivante. l L'espace fine insécable ou protégée représentée par le caractère s'obtient avec la combinaison de touches : l + + Barre d'espace Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 1.-------------------2.------------------- à savoir ponctuation apostrophe virgule point tiret (moins) tiret long point-virgule point d'exclamation point d'interrogation deux-points chevrons guillemets parenthèse ouvrante parenthèse fermante crochet ouvrant crochet fermant points de suspension avant pas d'espace pas d'espace pas d'espace espace espace espace signe après pas d'espace espace espace espace espace espace exemple manque d'espace dans l'administration, il justification. Il - l'administration, - la société. de la loi ­ qui est en préparation ­ et délégation ; il faut Quel génie, cet homme ! Quel génie. Où vas-tu ? Je vais SG : direction la « marque » de la "marque" de ' , . ­ ; ! ? : «» "" ( ) [ ] ... Voir annexe 18 pour l'utilisation des signes de ponctuation. espace espace espace espace espace espace pas d'espace à l'intérieur espace espace espace espace pas d'espace de la loi (qui est en préparation). espace pas d'espace espace pas d'espace de la loi [...] et espace pas d'espace pas d'espace espace la loi, le décret... Il faudra L'espace fine insécable ou protégée La typographie emploie surtout deux types d'espaces : l une espace variable, normale, entre les mots. Variable, car le système peut modifier légèrement sa largeur pour justifier la ligne. En fin de ligne, cette espace est supprimée ; l une espace insécable, plus petite, qui n'est pas supprimée par le système ; celui-ci ne coupe jamais une ligne à cet endroit, d'où son nom, insécable. Cette espace est obtenue par une manipulation spécifique. 47 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques 1.-------------------2.-------------------- Signe fréquemment utilisé, l'espace fine insécable ou espace protégée assure que deux mots resteront toujours sur la même ligne. En effet, le traitement de textes effectue un passage à la ligne automatique entre deux mots, mais certains mots, et plus généralement certaines suites de caractères, ne doivent pas être séparés. Exemple å 15 h 30. L'espace insécable est représentée par un et l'espace normale par un point centré. En typographie le mot espace est du genre féminin. Toutefois, l'usage semble évoluer dans la presse. à savoir « Caractères non imprimables » permet en cliquant dessus d'activer ou de déLe bouton sactiver à l'écran les caractères suivants : l'espacement normal, l'espace insécable, les marques de paragraphe, les retours à la ligne et les marques de tabulation. Incorrect : Je vous prie de bien vouloir trouver la demande de mutation pour le département de l'Ain de M. Christophe Durant. Afin de régulariser sa situation administrative, il devra fournir avant le 28 septembre 2011, au plus tard, un justificatif de domicile. Pour insérer une espace insécable en lieu et place de l'espacement normal sur Openoffice ou Word, supprimez l'espacement normal existant après le M. Positionnez-vous devant le 1er caractère en début de ligne, appuyer sur la touche retour arrière qui efface le caractère situé à gauche du curseur clignotant et taper l'espace insécable qui s'obtient avec la combinaison de touches : + + Barre d'espace Si cette manipulation ne fonctionne pas sur votre poste, vous pouvez, à la rigueur, taper des espacements derrière le dernier mot devant terminer la phrase, ici de et avant le, jusqu'à ce que votre texte passe automatiquement à la ligne suivante. Correct : Je vous prie de bien vouloir trouver la demande de mutation pour le département de l'Ain de M. Christophe Durant. Afin de régulariser sa nouvelle situation administrative, il devra fournir avant le 28 septembre 2011 au plus tard, un justificatif de domicile. Les modèles du ministère sont justifiés : c'est-à-dire alignés à gauche et à droite. Lors de la justification le traitement de texte répartit les espaces entre chaque mot de façon à ce que toutes les lignes du texte se retrouvent alignées à droite. 1 Poète. 2 Noms empruntés à Jules Verne et Hergé. les nom et prénom : Monsieur Jean de La Ville de Mirmont1 Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l On ne sépare pas l'abréviation des civilités du nom qui suit : Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l Les initiales du prénom et la particule ne seront pas séparées du nom de famille : Incorrect : à la mémoire de J. de La Ville de Mirmont l Tous les éléments du nom doivent être réunis : Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l On évitera de séparer les titres, mandats, grades du nom qui suit : Le professeur Tryphon Tournesol / Le capitaine Nemo / Le comte Humbert de Chanteleine2 Incorrect : J'ai indiqué au docteur Samuel Fergusson l Les nombres avec séparateurs de milliers : 1 000, 1 200 000 incorrect : 1 200 000 euros l Les chaînes de caractères que vous ne devez pas couper Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement l Les sommes : 200 euros ou Incorrect : 250 euros l Les mesures avec unité : 500 km, 30 m², 30 litres, 5 kg l Le n° des textes : loi n° 2010-788 du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l'environnement er l Les dates : 1 janvier 2012 l Les heures : 11 heures, 11 h 30 (les différents éléments de l'heure sont séparés) l Les durées : l'âge légal de la retraite est porté de 60 ans à 62 ans. Il augmentera progressivement de quatre mois par an, à compter du 1er juillet 2011. Incorrect : l'âge légal de la retraite est porté de 60 ans à 62 ans. Il augmentera progressivement de quatre mois par an, à compter du 1er juillet 2011. e l Les siècles : XXI siècle l Le n° de voie : 100 rue Pasteur l Le code postal et la ville : certains toponymes sont très longs Exemple å 51290 Saint-Rémy-en-Bouzemont-Saint-Genest-et-Isson er l Les divisions d'un code : titre I , chapitre 2, article L. 15-1 Incorrect : article L. 15-1 l On ne coupe pas la marque du pluriel : le ou les département(s) concerné(s) Incorrect: le ou les département (s) concerné(s) l Pour la présentation des textes : l'article 35 Incorrect : l'art. ou l'article 35 Les exposants Il est possible de modifier la position de certains caractères par rapport à la ligne de base. L'option exposant permet d'élever les caractères au-dessus de la ligne de base et de diminuer leur taille. Exemple å Ex. : Mlle ­ saisir Mlle puis sélectionner lle Commande Format caractères dans l'onglet Position, cochez Certains caractères sont présents sur le clavier : · le signe degré ° : Shift + · le carré : au-dessus de la touche tabulation. 49 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Les majuscules ou lettres capitales Qu'elle soit de position, de signification, de déférence, la majuscule est souvent utilisée de façon abusive. La majuscule joue un rôle important, mais son utilisation est complexe, car elle dépend de règles relativement fixes et d'usages qui évoluent. Le choix entre la majuscule, lettre capitale ou lettre de tête (car utilisée en tête d'une ligne), et la minuscule ou bas de casse, n'est pas toujours évident et très souvent, le choix dépend moins du mot que de son emploi. La rédaction est affaire de réflexion et non d'automatisme. Ainsi, l'utilisation de la majuscule n'est pas innocente, car elle peut être narquoise (les lenteurs de l'Administration) ou flagorneuse (Mais oui, Cher Monsieur). Principe général : l'utilisation abusive et intensive des majuscules est à éviter, car elle fait perdre à la majuscule sa signification et nuit à l'efficacité. Mais en négliger l'usage serait se priver d'un procédé d'expression. 1.-------------------2.------------------- Vous trouverez davantage de précisions sur l'utilisation des majuscules annexe 17. à savoir Les règles La lettre majuscule indique la limite gauche d'une nouvelle phrase, elle sert également à indiquer les statuts particuliers, les noms propres, les titres d'oeuvre et les marques de déférence. La majuscule de position est mise au début d'une page, d'un texte, d'une phrase, d'une ligne, d'une citation et après les points, points d'exclamation, points d'interrogation et points de suspension. l La majuscule de signification est mise comme signe distinctif d'un nom propre, d'un nom commun qui prend un sens différent : Exemples å une manifestation pacifique, le Pacifique å les trésors de la langue française, le Trésor public Il faut alors distinguer le terme générique du terme spécifique. l l On met une majuscule aux noms propres, c'est-à-dire un prénom, un nom patronymique, mais aussi un surnom, un nom de peuple, d'habitants de régions et de villes, aux organismes internationaux ou pour une abstraction personnifiée : Exemples å les Français, les Européens, mais le peuple français. Hors de France, les francophones utilisent le français. å les Havrais, å les Alsaciens-Lorrains, å l'Organisation des Nations unies, å le Trésor public. l Aux titres d'oeuvres, d'ouvrages, de journaux, de périodiques et de codes : Exemples å le Journal officiel de la République française, de l'Union européenne, å le Code des pensions civiles et militaires de retraite, å les Échos CGEDD, å Le mag (magazine des agents du ministère). l Aux noms des pays, des États, des régimes politiques : Exemples å la France, å la République française. l Aux noms de lieux, villes, villages, départements, régions, pays, îles, montagnes, surnoms géographiques, cours d'eau, mers et points cardinaux ayant fonction de noms propres géographiques ou quand ils désignent une partir du monde ou d'un pays : Exemples å le Pas-de-Calais, å la Corse-du-Sud et la Haute-Corse, la collectivité territoriale de Corse, å Brest, Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Provence-Alpes-Côte d'Azur, la collectivité d'outre-mer de Saint-Martin, å le Bassin parisien, å la Loire, å le Massif central - le Mont-Blanc, å les pôles Nord ­ Sud, å l'Orient et l'Occident, å les postes vacants sont localisés dans le Nord-Est, mais il demande sa mutation pour le Sud de la France. å å à savoir Quand les noms des points cardinaux servent à exprimer une orientation, et dans le cas où ils ont la valeur d'un adjectif, ils s'écriront avec une minuscule : Exemples å ils sont partis vers le nord-ouest. Attention · On écrit : la Guadeloupe, la Martinique, la Guyane et l'île de la réunion ou la réunion. 1.-------------------2.-------------------- Si l'emploi des noms d'objets géographiques soulève quelques questions, n'hésitez pas à consulter le site internet de la commission nationale de toponymie : www.cnig.gouv.fr Vous trouverez, annexe 13, la liste des États, des régions, des départements français et des collectivités d'outre-mer. À ce propos, les tournures en Arles, en Avignon, même si elles peuvent sembler désuètes, sont tout à fait valables, mais uniquement pour ces deux villes, car elles sont liées au régionalisme provençal. l Les noms des départements où figurent deux termes unis par la conjonction et n'admettent pas l'article défini : Exemple å le département de Meurthe-et-Moselle (et non de la Meurthe-et-Moselle). l Mais si le département commence par une voyelle, ce qui implique une élision, l'article est toléré : Exemples å département de l'Eure-et-Loir, å les villes d'Eure-et-Loir. Ces noms seront toujours reliés par un trait d'union. l Ils sont de genre masculin si au moins l'un des termes qui les compose est masculin : Exemple å le Lot-et-Garonne. l Par ailleurs, ces noms formés de deux termes coordonnés par et, à l'inverse des autres noms qui s'emploient avec la préposition « dans » et l'article (dans la Seine-Maritime, dans la Charente), s'emploient avec la préposition en et sans article. Exemples å le département de Seine-et-Marne, de Loir-et-Cher : aller en Seine-et-Marne, en Loir-et-Cher. l On écrira : · la région Poitou-Charentes et non du Poitou-Charentes ; · le département de Vaucluse parce que celui-ci tire son nom de Fontaine de Vaucluse. Mais cet usage disparait au profit du département du Vaucluse : en tout état de cause, les deux formes sont correctes. l On met une minuscule aux noms de voies et une majuscule aux monuments : Exemples å La réunion se déroulera boulevard Saint-Germain avant le rassemblement prévu à l'Arc de Triomphe. å Le défilé partira de l'arche de la Défense vers la tour Eiffel. l On met une majuscule aux noms d'entreprises, d'associations publiques ou privées, aux institutions en général, mais uniquement au premier mot de la dénomination, même s'il s'agit d'un article : Exemples å l'Association sportive, culturelle et d'entraide de l'équipement (ASCEE), å la Société nationale des chemins de fer français, å la Régie autonome des transports parisiens, å La Poste. l 51 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques 1.-------------------2.------------------- Vous trouverez, annexe 15, le lien pour accéder au texte de la Constitution et d'autres liens. On met une majuscule pour les organismes d'État quand ils sont uniques, c'est-à-dire que l'institution a une identité particulière et sa compétence s'étend à tout le territoire de la France, et pour les organismes internationaux quand ils sont seuls de leur espèce : Exemples å le Parlement, le Sénat, l'Assemblée nationale (la Haute Assemblée), le Conseil des ministres, le Gouvernement (mais : les gouvernements qui se sont succédés), la Haute Cour de justice, la Cour de cassation, le Conseil d'État, la Cour des comptes, le Conseil constitutionnel, le Quai d'Orsay, la Sécurité sociale ; å l'Union européenne, le Parlement européen, la Haute Autorité, la Conférence des Présidents, l'Organisation des Nations unies, le Fonds monétaire international... l à savoir Attention · On ne met pas de majuscule aux adjectifs, sauf s'ils sont placés avant le nom. Ex. : Assemblée nationale mais Haut Conseil de la santé publique. · L'Hôtel de ville de Paris. Quand il s'agit d'un organisme dit multiple, car il en existe plusieurs sur le territoire français, c'est un nom commun : Exemples å le département, la mairie, la ville, le conseil général, la cour d'appel, la cour d'assises... l On ne met pas une majuscule initiale quand le générique est suivi d'un nom propre qui devient un terme spécifique et qui prend la majuscule : Exemple å le palais du Luxembourg... l Un organisme multiple peut être individualisé par un terme de spécialisation qui prend alors une capitale : Exemples å le ministère du Développement durable... l Le mot État prend une majuscule quand il désigne une entité politique : Exemples å l'État français, le chef d'État, un conseiller d'État, la raison d'État ; mais : l'état civil, l'état-major. l Les textes politiques : seule la Constitution en tant que loi fondamentale de notre pays, prend une majuscule : loi, décret, arrêté, circulaire, protocole et convention s'écrivent en minuscules. Les termes conférences et congrès s'écrivent en minuscules, excepté quand le Parlement est réuni en Congrès, à Versailles. l Attention · Dans les dénominations anglaises, tous les noms et adjectifs prennent la majuscule : Staff Department, Foreign Office Minister, Chief of the Defense Staff, Ministry of the Environment... 3 · la Médaille d'honneur des chemins de fer · la Médaille d'honneur des transports routiers maritime On ne met pas de majuscule ni aux jours ni aux mois : Exemple å Aucun texte ne sera signé le dimanche 25 décembre 2011, jour de Noël. l Mais on met une majuscule : · aux fêtes : la Saint-Valentin, le Jour de l'an ; · aux dates historiques : le 14 Juillet. l La monnaie : Les règles d'écriture concernant la monnaie unique européenne ont été publiées au Journal officiel, le 2 décembre 1997 et le 16 décembre 2000. Les termes euro et centime commencent par une minuscule et prennent la marque du pluriel : des euros, des centimes. l l Les décorations Les agents du ministère sont susceptibles de se voir décerner une décoration : · la Légion d'honneur, · l'Ordre national du Mérite, · diverses Médailles d'honneur3. · la Médaille du Mérite · la Médaille d'honneur du travail agricole · la Médaille du Mérite · les Palmes académiques Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Certaines de ces décorations comportent des grades : · chevalier, · officier, · commandeur, · grand officier, · grand-croix. Attention · On n'abrège pas et on ne met pas au féminin. Exemple å Mme X. Y., chevalier dans l'Ordre national du mérite. 4 Même si la graphie président de la République est en principe préférable, et si la graphie premier ministre se répand dans la presse, nous sommes des agents de l'État. 4 l Dans les textes issus du ministère, on doit écrire : le Président de la République et le Premier ministre. l Les noms patronymiques sont en principe mis intégralement en lettres capitales dans les courriers, mais la particule (de) se met toujours en minuscules. Exemple å Mme Laure de LA RAUDIÈRE ­ Députée d'Eure-et-Loir. l Bien que les dictionnaires autorisent les deux graphies : I(i)nternet, le Journal officiel et la commission de néologie et de terminologie privilégient l'emploi de la minuscule. Les usages La majuscule de déférence Dans l'histoire de notre alphabet, la lettre minuscule est née de la majuscule qui a acquis un sens de majesté, de déférence. On peut donc utiliser la majuscule comme marque de considération. En effet, la majuscule qui tend à s'imposer dans la formule finale relève moins des règles typographiques que de la courtoisie et des usages. Mais dans une phrase du texte, la fonction d'une personne s'écrit avec une minuscule. En effet, les fonctions, titres civils et militaires se composent avec des lettres en bas de casse. Exemples å Monsieur le Député, Je porte à votre connaissance que le ministre recevra bien la sénatrice représentant les Français établis hors de France. Je vous prie d'agréer, Monsieur le Député, l'assurance de ma considération distinguée. å Madame «C'estunoutil commeunebêche. Onnemetpasde majusculeàune bêche.» Philippe Breton, sociologue. la Sénatrice, Vous avez souhaité que M. Jean-François CHOSSY, député de la Loire, soit informé. Veuillez agréer, Madame la Sénatrice, mes respectueux hommages. Pour mémoire : on emploi la majuscule quand on s'adresse à quelqu'un et la minuscule quand on parle de quelqu'un. En ce qui concerne les titres honorifiques, on écrira, par exemple : son Excellence. «Lamajuscule estuncoupde chapeau.» Victor Hugo l L'accentuation des majuscules En français, l'accent a pleine valeur orthographique. Il faut donc utiliser les capitales accentuées et la cédille, excepté pour les sigles et acronymes. Deux moyens : les codes ASCII et les caractères spéciaux. Exemple å État (Alt 144). Vous pouvez également utiliser le menu « Insertion » Puis cliquez sur le caractère spécial à insérer. Validez par OK. Cette règle a son importance, car il peut y avoir erreur sur le mot et donc sur le sens, hésitation sur la prononciation d'un nom propre. 53 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Exemple å IL SERA REMUNÉRÉ À LA TÂCHE : on est payé pour son travail et non pour ses taches d'encre ! å LE MAINTIEN DES RETRAITES : retraités ou retraites ? Ce n'est pas pareil ! å REUNION DES AGENTS INDIGNES AU PALAIS DES CONGRES : Est-ce la réunion des agents indignes ou indignés ? Et se rendent-ils dans un aquarium ? å Michel FRANÇAIX, élu député de l'Oise, et non Michel FRANCAIX. Quelques exemples de codes permettant de saisir des caractères accentués utilisés fréquemment. É ...............(ALT 144 ou 0201) È ............................ (ALT 0200) Ê ............................ (ALT 0202) À ........................... (ALT 0192) Ç............................ (ALT 0199) oe .......................... (ALT 0156) .................. (CTRL + ALT + E) l Vous trouverez un tableau détaillé des codes ASCII (American Standard Code for Information Interchange) dans l'annexe 14 qui pourra intéresser, notamment, les agents travaillant sur des traductions. l Pour modifier la casse (minuscules/majuscules) : sélectionnez le texte puis Format Modifier la casse majuscules ou minuscules. l Dans l'adresse postale, il convient de ne pas accentuer les capitales dans la dernière ligne, à la demande de La Poste, afin de faciliter le tri informatisé. Donc, exceptionnellement, et uniquement dans l'adresse postale, pas de capitale accentuée ni de cédille. Exemple å PUY-DE-DOME Dans toute autre configuration, ce sera : PUY-DE-DÔME. Attention · Une adresse courriel ou internet s'écrit toujours en minuscules et ne comporte ni de signes de ponctuation (en dehors du point séparant le prénom du nom) ni de caractères accentués. Mais si le prénom est composé, vous utiliserez le tiret - pour séparer les deux parties. Ainsi : gabrielle.colette@developpement-durable.gouv.fr jean-jacques.rousseau@developpement-durable.gouv.fr Les guillemets Ils sont à utiliser dans les cas suivants : · détournement du sens d'un mot ; · utilisation d'un mot étranger n'ayant pas d'équivalent en français ; · dialogue ; · citation. Les guillemets « à la française » et les guillemets "anglais" ou "droits" l Les guillements "anglais" ou "droits" sont utilisés pour faire une citation à l'intérieur d'une autre citation. l Les chevrons ou guillemets français « » sont mis par défaut sur votre micro. l Si vous souhaitez obtenir les guillemets droits " " ou guillemets anglais " " qui doivent rester exceptionnels : 1. Menu Outils options d'auto/correction onglet guillemets typographiques. 2. [Guillemets simples], cochez la case pour obtenir " ", puis décochez la case en face de [Guillemets doubles] et cochez la case , puis OK. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le caractère italique Il permet d'attirer l'attention sur un mot, un passage Il est utilisé dans un texte pour : · les noms d'ouvrages, titres de revues, titres de journaux ; · les titres d'oeuvre en général (littéraire, musicale, picturale) ; · le nom propre d'un navire, d'un véhicule terrestre ou aérien, sauf marque ou type ; · les citations ; · les mots en latin non francisés. Exemples å Le quotidien britannique The Times annonce la commémoration de l'anniversaire du premier atterrissage du Concorde : Concorde is back ! å La ministre vient de le rappeler : « Depuis l'Erika, les atteintes à la nature sont devenues un délit, rompant ainsi avec l'impunité qui régnait sur les mers. Le préjudice écologique est désormais inscrit dans la loi. » å « L'orateur, c'est le semeur », écrit Victor Hugo, pour qui la tribune est « la bouche ouverte de l'esprit humain. » Les citations, passages empruntés à un ouvrage, et donc des codes, ou paroles attribuées à des personnages, peuvent êtres isolées soit par l'emploi de l'italique, l'utilisation de guillemets ou de tirets, ou éventuellement du gras. Mais ne surchargez pas. Trop chargés de sens, ils perdraient de leur intelligibilité. Les tirets Le tiret ou trait d'union (touche 6 ou - du pavé numérique) sépare les mots composés tels que sous-direction, c'est-à-dire. Il est utilisé également : å comme signe moins : - 10 % ; å pour une énumération : il sera suivi d'une minuscule ; å pour un début de dialogue. Si on souhaite utiliser le tiret comme des parenthèses ­ pour mettre une phrase en incise ­ il faut composer un tiret long ou cadratin (touches CTRL et ­ du pavé numérique). La numérotation des pages Les modèles du ministère ont été conçus pour avoir deux pages maximum : il n'y a donc pas de numérotation automatique des pages et la marge est à zéro cm. Toutefois, si votre courrier comporte plus de deux pages, il est souhaitable de rajouter une numérotation des pages en haut de la page et alignée à droite. Pour cela : 1. Positionnez-vous tout en haut de la 2e page dans l'en-tête (au bord de la page) puis Insertion Champs. 2. Alignez-vous à droite : cliquez sur le bouton « aligner à droite ». 3. Modifiez la marge en haut et positionnez-la à 1 cm (au minimum 0,40 cm) dans Format Page. 55 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Les subdivisions d'un document Ce sont, dans l'ordre décroissant : Titre, sous-titre, chapitre, sous-chapitre, section, sous-section, article, paragraphe, alinéa. Le mot paragraphe s'écrit en entier, sauf devant un chiffre. Exemple å L'article 4 (§1) de la loi. Les différents systèmes de subdivision Les subdivisions classiques : I. /II. ... A. / B. /C. ... 1. / 2. / 3. ... a. b. c. ... l Le système numérique international : 1. 1.1. 1.1.1. 1.2. ... l Le cas échéant, on peut aussi utiliser les lettres minuscules suivantes : i) ii) iii) iv) l Les alinéas Dans un texte dont les alinéas sont précédés d'un tiret, il est d'usage de composer la première lettre en lettre minuscule et de revenir, pour la phrase suivante, à l'alignement de la première lettre. Exemple Sont nommés pour une durée de trois ans renouvelable, les agents suivants : - M. XX, ingénieur des travaux publics de l'État ; - Mme YY, administratrice civile hors classe ; - et les agents du ministère dont les noms suivent et qui ont démontré leur aptitude à assumer des postes à responsabilité. Les énumérations Les traitements de textes permettent d'obtenir des paragraphes sous la forme de listes à puces ou numérotées. L'utilisation de ces fonctionnalités permet ainsi de présenter votre énumération en alignant le texte par rapport au symbole sélectionné. Une énumération est toujours introduite par le deux-points. Chaque ligne d'énumération est terminée par un point-virgule, sauf la dernière qui se termine par un point final. Si l'une des énumérations se subdivise, il convient de mettre une virgule ou un point-virgule. La mise en forme de votre liste Sélectionnez les lignes puis maintenez le tout (clic gauche) en descendant sur le bloc de paragraphes à présenter sous forme de listes. Cliquez sur les icônes ou de la barre d'outils "formatage" liste à puces · Les titres de livres ; · Les titres de journaux ; · Les citations d'auteurs. liste numérotée 1. Les titres de livres ; 2. Les titres de journaux ; 3. Les citations d'auteurs. Les titres de livres ; Les titres de journaux ; Les citations d'auteurs. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Pour modifier la mise en forme d'une liste l Sélectionnez les lignes et clic droit pour obtenir le menu contextuel ou format/puces et numérotation qui permet de choisir le symbole et de formater les paragraphes, avec les retraits satisfaisants, dans l'onglet "position". l Pour supprimer une mise en forme de listes à puces ou à numéros, sélectionnez les lignes et cliquez sur l'icône ou l Pour modifier la numérotation (ou puces) d'une liste, si vous souhaitez sauter la numérotation ou la mise en forme de puces pour une ou plusieurs lignes, il suffit de sélectionner les lignes, de cliquer sur l'icône ou et les lignes ne seront plus ni numérotées ni sous forme de liste à puces. 57 Secrétariat général Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement tour Pascal B 92055 La Défense Cedex tél. 33 (0)1 40 81 62 40 www.developpement-durable.gouv.fr DICOM-COM-Int/BRO/10001_ Juin 2011 - Conception graphique : Florence Chevallier - Impression : MEDDtL/SG/SPSSI/AtL2/Atelier de reprographie - Imprimé sur du papier certifié écolabel européen - www.eco-label.com GUIDE DES COURRIERS | conclusion c c onclusion Blandine RUI-SOUCHON Centre de linguistique appliquée. « Ce qui est important, c'est d'instaurer une relation de qualité. Faire en sorte que la structure de la lettre reflète la façon dont l'administration gère un dossier, montrer qu'elle suit une réglementation, un cadre de loi, qu'une décision n'est pas prise de façon aléatoire, qu'elle serait la même pour toute personne dans la même situation ». Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement  (ATTENTION: OPTION (CEN) : français, anglais, allemand. Spécificités pour la lettre personnelle Trois éléments caractérisent la lettre personnelle : å une formule d'appel, å une formule de politesse, å l'adresse postale du ou de la destinataire du courrier, à positionner en bas de la première page, quel que soit le nombre de pages. MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le jj/mm/aaaa Service de xxx ou Direction xxxxx Xxxxxxxxxxxxxou Sous-direction, Département de xx Xxxxxxxxxxxxxx Bureau de xxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Formule d'appel Madame la Présidente, Les coordonnées de l'agent-e suivant le dossier, et la mention : affaire suivie par... n'apparaissent pas ici. Ces informations indispensables seront donc mentionnées par une phrase dans le texte, identifiant le/la gestionnaire, ou le service, avec des coordonnées téléphoniques. Vous avez bien voulu appeler mon attention sur la situation de M. XXX, en poste à la direction départementale des territoires... Texte.... M. XXX pourrait être invité à contacter Mme YYY, chargée de mission, téléphone, s'il souhaite évoquer l'évolution de sa carrière. Formule de politesse appropriée Madame, Mademoiselle, Monsieur, avec titre le cas échéant. Formule de politesse Pour choisir la plus appropriée, voir page 28. Elle ne doit pas figurer seule sur la dernière page. Fonction rappel : pour la signature, le prénom précède le nom. Prénom NOM L'adresse Elle doit figurer impérativement sur la première page. Les titres ou fonctions sont mentionnés. Attention : jamais de P .-S. Madame Xxxx Xxxx Présidente de 44 avenue Xxx Xxxxxx 75000 PARIS CEDEX www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 31 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général résumé pour la rédaction de la lettre personnelle å Le à savoir retrait paragraphe est conseillé afin de différencier la lettre personnelle de la lettre administrative ; å toujours écrire en toutes lettres un sigle pour la première mention dans le courrier ; å ne pas abuser des majuscules et les utiliser à bon escient, et ne pas oublier d'accentuer, le cas échéant ; å indiquer éventuellement, dans le corps du texte, qu'une copie de ce courrier est adressée à un service. 1.-------------------2.-------------------- Les réponses aux questions écrites (QE) et aux questions orales (QO) Elles sont assurées par le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général. l Les réponses aux questions écrites sont rédigées en police arial, taille 11, sur papier sans en-tête. Elles sont rédigées sous forme impersonnelle, sans formule d'appel ni de politesse, sans gras ni paragraphe. l Les éléments de réponse aux questions orales sont rédigées sous forme impersonnelle, en times new roman, taille 14, sur papier sans en-tête, sans formule d'appel ni de politesse, sans gras ni paragraphe. Toutes les réponses aux questions écrites et orales sont publiées sur le site des deux assemblées. Le bureau du CP met les réponses aux questions écrites concernant le secrétariat général, en ligne à l'adresse suivante : http://intra.rh.sg.i2/ rubrique.php3?id_ rubrique=2431 Les discours et éléments de langage Ils sont présentés en police arial 18, interligne double, sans gras ni paragraphe. Particularités l Les courriers présentés à la signature du secrétaire général devront être conformes à la note du 21 octobre 2009 (voir annexe 8). l Dans le cadre de la circulaire du Premier ministre du 8 avril 2010, la charte graphique gouvernementale est adaptée afin de tenir compte de la réforme de l'administration territoriale de l'État. Les services déconcentrés, les services territoriaux trouveront sur intranet les modèles appropriés déclinés selon le type de courrier et selon l'autorité au titre de laquelle le courrier s'adressera8. Il convient donc de distinguer ce qui est de la compétence du préfet de région, du préfet de département et du ministère. Le chemin est le suivant : intranet SG ­ les modèles bureautiques ­ modèles pour les services déconcentrés. l Les services déconcentrés, les services territoriaux s'adresseront aux autres services de l'État sous la forme d'une lettre administrative. La note est réservée aux échanges internes au service ; la lettre personnelles s'adresse aux élus, aux établissements publics, aux organisations syndicales, aux associations et à toute personne étrangère à l'administration. L'adresse en bas de page sera celle du service responsable du dossier ou émetteur du courrier. 8 Vous trouverez, pages 34 et 35, quatre exemples de rédaction sur un même sujet, en fonction du type de courrier. Les autres documents Le compte rendu : relation sommaire d'un fait, d'une situation, d'un entretien ou d'une réunion Les activités des différents services impliquent l'organisation de réunions, la prise de décisions ainsi que des échanges téléphoniques. Le compte rendu rapide permet de faire état de premières conclusions et d'en conserver ou d'en transmettre une trace écrite. Il n'y a pas, à ce jour, de modèle type officiel pour présenter le compte rendu ; toutefois, une proposition de mise en page est présentée, annexe 5. Le compte rendu de réunion n'est pas un procès verbal comme pour les commissions administratives paritaires, ou un relevé de décisions, mais un moyen de cristalliser une situation, une position, à un moment donné. Il doit rester bref, être hiérarchisé autour des points les plus importants et être diffusé rapidement. Ne pas attendre, donc, avant de retranscrire ses notes et les compléter pendant que les souvenirs sont encore suffisamment précis. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Il convient d'indiquer : date, lieu, éventuellement le positionnement de la réunion dans le processus d'un groupe de travail, d'une démarche, la liste et la qualité des participants et, le cas échéant, des absents, l'objet de la réunion, le relevé des principales décisions, la liste des destinataires du compte rendu, le calendrier des prochaines réunions, l'identité de la personne chargée de rédiger et du service émetteur. Après la rédaction, ne pas oublier de se relire en adoptant le point de vue de chaque participant. Conclusion conseillée pour le compte rendu de réunion : L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée. Le rapport : relater de façon détaillée une situation, un fait Le rapport est un « document émanant d'une personne, d'une équipe ou d'un organisme présentant son activité, ses recherches ou l'étude d'un problème. Il ne doit traiter que d'une situation à la fois ou d'un type de situation. Il est initialement soumis à la personne ou à l'organisme pour lequel le travail a été mené ou qui l'a financé » (Association française de normalisation - AFNOR). Peuvent être classés sous cette appellation : les rapports d'étude, de recherche, d'expertise, d'enquête, d'évaluation / audit, de mission et d'activité. Le document comporte des éléments indispensables et des éléments recommandés (voir annexe 5). l 1.------------------2.-------------------- à savoir Éléments indispensables å page de titre (avec un certain nombre d'éléments : auteur(s), titre, date, numéro d'identification) ; å lettre Pour élaborer des textes législatifs et réglementaires, il convient d'utiliser le modèle de feuille de style compatible Solon : voir http://intra. juridique.sg.i2. Un mode d'emploi est proposé, annexe 6 du présent guide. Le site www.circulaires. gouv.fr permet la consultation : - des instructions et circulaires applicables, adressées par les ministres aux services et aux établissements de l'État ; - du décret n° 2008-1281 du 8 décembre 2008 relatif aux conditions de publication des instructions et circulaires. Vous pouvez également consulter le site du Guide de légistique : www.legifrance.gouv. fr/html/Guide_ legistique_2/137.htm de mission dans le cas de rapports officiels ; et mots clés ; å table des matières ; å pagination ; å introduction, développement, conclusion et signature. å résumé Éléments recommandés ; å glossaire. l å bibliographie Le rapport est un document administratif, rédigé de façon impersonnelle, qui doit aider à la prise de décision ; il s'appuie de façon rationnelle sur des faits pour dégager des informations qui permettront de motiver un avis et de conseiller une action, une décision, une orientation. Il doit être efficace, objectif, complet et synthétique, suivre un plan chronologique et/ou thématique. Ce n'est pas un procès-verbal de réunion ou de délibération qui, lui, est réservé à la retranscription des délibérations des instances ayant pouvoir délibératif. Ce n'est pas, non plus, un compte rendu plus ou moins exhaustif qui décrit des faits et qui restitue tout ou partie d'une réunion, d'une activité. La circulaire Circulaires, notes de service, directives, sauf les directives européennes, toutes ces appellations désignent des actes assez semblables, souvent intérieurs à un service, qui ont habituellement une portée générale ou, du moins, assez large dans le service et par lesquels le ou la chef de service indique à ses agents comment ils doivent se comporter dans l'exercice de leurs fonctions. Les circulaires et les directives, actes très courants dans notre ministère, ont, en général, une force obligatoire pour les agents du service. La circulaire est une prescription donnée par tout supérieur hiérarchique, normalement le ou la ministre, aux agents placés sous son autorité, et qui concerne l'interprétation et l'application des lois et règlements, ainsi que l'explicitation de la politique qu'il ou elle entend mettre en oeuvre. (source : circulaire n° 95.34 du 24 avril 1995, annexe II). Conformément au décret n° 2008-680 du 9 juillet 2008 portant organisation du ministère, les circulaires destinées aux services déconcentrés territoriaux doivent être signées par le secrétaire général. 33 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général L'annexe 7 rappelle quelques consignes concernant la rédaction des actes administratifs. Pour tout envoi de circulaire vers les services, il convient de respecter la procédure d'envoi du courrier officiel (voir page 40 et annexe 12). Pour appréhender plus facilement la différence dans la présentation et la rédaction de ces différents types de courriers, voici ci-dessous et ci-contre quatre exemples rédigés en fonction des destinataires. MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxx Xxxxxxxxxxxxx Sous-direction, Département de xxx Xxxxxxxxxxxxxx Bureau dexxxx xx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Lettre adressée à un directeur dé partemental des territoires Madame, Monsieur, Vous avez bien voulu porter à ma connaissance votre situation professionnelle. Agent d'exploitation des travaux publics de l'État, recruté le xx xx xxxx à la direction départementale des territoires du xxx, vous souhaitez bénéficier du dispositif de reclassement prévu dans le cadre du décret du 29 septembre 2005 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C. Soyez assuré(e) de l'attention avec laquelle j'ai pris connaissance de votre courrier. Je transmets votre correspondance à M. Xxxx xxx, directeur départemental des territoires du xxx, en lui demandant de bien vouloir vous apporter toutes les précisions que vous jugeriez utiles concernant votre requête. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. Nos réf. : xxxxxxx Vos réf. : xxXXxxx Affaire suivie par : xxxxxxx Prenom.nom@xxxx xxxxx-xxx.gouv.fr Tél. : xx xx xx xx xx Courriel : service@ Fax : xx xx xx xx xx xxxxxxxxx-xxx.gou v.fr MINISTÈRE DE L'É COLOGIE, DU DÉV ELOPPEMENT DU DES TRANSPOR RABLE, TS ET DU LOGEM ENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxxxxxxx x Sous-direction, Dép artement de xxxxxx Bureau de xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx La directrice de à Monsieur le Dire cteur départemen tal des territoires Fonction Objet : Application du décret n° 200 5-1228 du 29/09/20 PJ : Inte rven tion de M. xxx 05 Mon atte ntio n a été app elée par M. xxxx, agent d'ex dire ctio n départe ploitatio n des trav men tale des terr itoires du xxx, qui aux pub lics de l'Éta le cad re du déc sou hait ret du 29 tem bre t en pos te à la sep caté gorie C. 200 5 rela tif à l'org e bén éficier du disp ositif de recl ass eme nt dan s anisatio n des carr ière s des fonction naires de Je vous transme ts sa correspond ance afin que vou base des éléments s lui apportiez tout suivants. es les précisons utiles sur la Le décret n° 200 5-12 dans le grade de 28 du 29 septembre 2005 prévoit que les personnes catégorie C doté auparavant la qua nommées fonction des échelles de naires lité d'agent de rémunération 3, droit privé ou ass d'ancienneté de 4 travail égale à la ociatif, seront clas ou 5, qui avaient eu moitié de sa duré équivalent temps sées avec une e, le cas échéan plein. Cette mes reprise t après calcul de ure prenait effet conversion en au 1 er octobre 200 5. Cette date d'applic ation engendrait une différence imp pour des agents ortante de prise lauréats du mêm en e concours au différentes, avant titre de 2005, mai compte de leur carrière ou er s nommés à des du Développement après le 1 octobre 2005. Pour atténuer cet inco durable a pu obte nvénient, le ministre dates au titre de l'année nir du ministre cha chargé rgé 2005 puissent bén ce décret. En reva éficier des disposit du Budget que tous les agents recr nche, aucune mes ions de reprise d'an utés de ce texte. ure ne permet aux cienneté prévues agents recrutés avant 2005 de bén par éficier Cette situation ne remet pas en cau se la reconnaissa concernés, mais nce des qualités résulte de l'applic professionnelles ation des textes exception en fave des agents et aucune disposit ur de M. XXX. ion ne permet de faire une Fonction Prénom NOM Monsieur Xxxx Xxxx Adresse www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Lettre personnelle Prénom NOM www.developpem ent-durable.gouv. fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxxxxxxxx Sous-direction, Département de xxxxxx Bureau de xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx Nos réf. : xxxxxxx Vos réf. : xxXXxxx Affaire suivie par : xxxxxxx Prenom.nom@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr Tél. : xx xx xx xx xx - Fax : xx xx xx xx xx Courriel : service@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr La ministre à Monsieur le Préfet de Xxxx Objet : Application du décret n° 2005-1228 du 29/09/2005 PJ : Votre lettre du... Vous avez appelé mon attention sur la situation professionnelle des agents d'exploitation des travaux publics de l'État, en poste à la direction départementale des territoires de xxx, qui souhaitent bénéficier du dispositif de reclassement dans le cadre du décret du 29 septembre 2005 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C. Ce décret prévoit que les personnes nommées fonctionnaires dans le grade de catégorie C doté des échelles de rémunération 3, 4 ou 5, qui avaient eu auparavant la qualité d'agent de droit privé ou associatif, sont classées avec une reprise d'ancienneté de travail égale à la moitié de sa durée, le cas échéant après calcul de conversion en équivalent temps plein. Cette mesure prenait effet au 1er octobre 2005. Cette date d'application engendrait une différence importante de prise en compte de leur carrière pour des agents lauréats du même concours au titre de 2005, mais nommés à des dates différentes, avant ou après le 1er octobre 2005. Pour atténuer cet inconvénient, j'ai pu obtenir du ministre chargé du Budget que tous les agents recrutés au titre de l'année 2005 puissent bénéficier des dispositions de reprise d'ancienneté prévues par ce décret. En revanche, aucune mesure ne permet aux agents recrutés avant 2005 de bénéficier de ces dispositions. Cette situation ne remet pas en cause la reconnaissance des qualités professionnelles des agents concernés, mais résulte de l'application des textes et aucune dérogation n'a été prévue. Réponse à une question éc rite Pour la ministre et par délégation, Fonction Prénom NOM www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Lettre administrative adressée à un préfet QUESTION ÉCRI TE N° xxx de Mm e xxx, Sénatrice de xxx, Maire de xxx RÉPONSE : Le décret n° 200 5-1228 du 29 sep tembre 2005 rela fonctionnaires de tif à l'organisation catégorie C prévoi t que les personnes catégorie C doté des nommées fonctionna des carrières des échelles de rémuné ires dans le grade ration 3, 4 ou 5, qui de droit privé ou ass de avaient eu auparavan ociatif, sont classé es avec une reprise t de sa durée, le cas d'ancienneté de trav la qualité d'agent échéant après calcul ail égale à la moitié prenait effet au 1er de conversion en octobre 2005. équivalent temps plein. Cette mesur Cette date d'applica e tion engendrait une différence important pour des agents lau réats du même con e de prise en com cours au titre de 200 pte de leur carrièr avant ou après le er e 1 octobre 2005. 5, mais nommés à Pour atténuer cet durable a obtenu du inconvénient, le min des dates différentes, ministre chargé du istre du développe budget que tous les puissent bénéficier ment des dispositions de agents recrutés au titre de l'année 200 rep En revanche, auc 5 une mesure ne per rise d'ancienneté prévues par ce déc ret. met aux agents rec dispositions. rutés avant 2005 de bénéficier de ces 35 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général La signature La signature est obligatoire sur tous les documents administratifs. Elle doit toujours être précédée du titre de la personne signataire et suivie de ses prénom et nom en clair. Pour le prénom, la première lettre est une capitale. Pour le nom, toutes les lettres sont des capitales. On signe : l Intuitu personæ : la personne signe parce qu'elle est habilitée, en son nom propre, de par ses fonctions, à signer. l Par délégation (voir page 36) : si elle n'entraîne pas, contrairement à la délégation de pouvoir, de transfert de compétences, la délégation de signature suppose, toutefois, que le - la délégataire porte une appréciation sur le bien-fondé des actes soumis à sa signature. l Par / pour ordre : réservé aux documents qui n'ont pas d'effet juridique, en l'absence de délégation écrite. l Par autorisation : le ou la signataire a le pouvoir de signer une catégorie de documents. l Pour ampliation : pouvoir de signer donné à un-e fonctionnaire afin de garantir l'authenticité d'un document par rapport à l'original. l Par intérim (p. i) : en absence de la personne normalement habilitée et avec son accord. Le sous couvert (sous le couvert de) et la voie hiérarchique La locution « sous le couvert de » signifie, sous le nom, sous l'adresse de quelqu'un. Écrire au directeur départemental des territoires, sous couvert du préfet, c'est-à-dire par la voie hiérarchique, et donc par l'intermédiaire d'un échelon supérieur. De nombreux écrits au sein de l'administration doivent suivre la voie hiérarchique. Ils sont envoyés sous couvert : å lorsque l'échelon supérieur donne des directives, des orientations à un échelon subordonné ; å lorsque l'échelon subordonné rend compte, informe, demande des instructions. Attention · L'utilisation de cette mention est limitée aux lettres administratives et aux notes administratives. Un pli reçu avec la mention « sous couvert » doit être transmis au niveau hiérarchique mentionné dans le sous couvert et non au destinataire final. Exemple å une lettre administrative est adressée à une directrice départementale des territoires, sous le couvert de la préfète. L'original du courrier est transmis directement à celle-ci qui enverra une copie à la directrice départementale des territoires. En pratique, on peut, afin de transmettre le document plus rapidement, envoyer le courrier à la préfecture et, simultanément, une copie au service déconcentré ou au service territorial concerné. Les délégations de signature Il s'agit d'un procédé par lequel une autorité administrative charge une autre autorité qui lui est hiérarchiquement subordonnée, de signer en son nom. Cette mesure d'organisation interne du service ne modifie en rien la répartition des compétences. Pour déterminer les cas dans lesquels la délégation trouve à s'appliquer, il faut opérer une distinction entre les courriers qui ne produisent pas d'effets juridiques ou financiers et ceux qui engagent la responsabilité de l'État, donc celle des ministres. Qui peut signer un courrier administratif ? Il faut distinguer deux types de courrier : l les courriers qui n'ont pas d'effet juridique : ils concernent surtout le fonctionnement interne du service et peuvent être signés directement par leurs auteurs selon les règles d'organisation prévues par le chef de service. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Exemple å les notes purement internes pour lesquelles la personne signataire n'a pas besoin de délégation de signature. l les courriers qui ont un effet juridique : ces courriers ont une incidence sur l'ordre juridique existant, sur la situation des agents, ou ont des répercussions dans le domaine budgétaire. On dit en langage juridique qu'ils font grief, car ils font application de la législation ou de la réglementation, notamment à destination d'une personne au bénéfice de laquelle un avantage, ou une dérogation, est consenti. Ces documents sont signés au nom du / de la ministre et nécessitent, donc, impérativement une délégation. Le régime des délégations de signature d'un-e ministre à ses collaborateurs et de ces derniers aux agents placés sous leur autorité, est règlementé. Exemples å des délégations de crédits à un service, å un arrêté de nomination à un grade, à un poste... Jusqu'en 2005, le régime des délégations de signature était encadré par le décret du 23 janvier 1947 et la circulaire du Premier ministre du 30 janvier 1997 : tout fonctionnaire ne pouvait signer une décision que lorsqu'il bénéficiait d'une délégation de signature en bonne et due forme, prévue par un arrêté ou un décret publié au Journal officiel. Si tel n'était pas le cas, il n'avait pas le droit de signer. La délégation de signature était donc personnelle et intervenait par un acte spécifique devant être renouvelé à chaque changement de ministre. Dans un souci de simplification administrative, le décret du 27 juillet 2005 a réformé ce dispositif afin de réduire le nombre des actes de délégation qui se multipliaient en cas de changement de gouvernement et de remaniement ministériel, et pour éviter les périodes durant lesquelles les services ne disposaient plus de délégation. Désormais, la nomination et la délégation de signature sont un seul et même acte pour les directeurs, chefs de service, sous-directeurs effectivement nommés à ce titre. La délégation de signature est donc maintenue en cas de changement de ministre. Enfin, la subdélégation est introduite pour les chargés de sous-direction, adjoints aux sousdirecteurs, chefs de bureau et, le cas échéant, à d'autres agents. Ils ne bénéficient donc pas d'une délégation automatique du seul fait de leur nomination. La mise en signature d'un courrier Un courrier ne peut être expédié que s'il est signé (paraphe et tampon) et daté. Lors de la mise en signature d'un projet de courrier, ce dernier doit être accompagné du fond de dossier comprenant la lettre à laquelle on répond, avec d'autres pièces nécessaires (textes réglementaires, échanges de messages...). Cela permettra à l'autorité signataire de le faire en toute connaissance de cause. Les lettres présentées à la signature ne doivent pas être prédatées. La date est mise par le secrétariat de la personne qui signe, le jour où elle signe. Il est plus prudent de ne pas inscrire à l'avance le nom de la personne qui signera, sauf si cela vous a été confirmé. Avant de présenter un courrier à la signature, les rédacteurs veilleront à recueillir tous les visas intermédiaires. Si le courrier comporte plus de deux pages, toutes les pages seront numérotées (voir page 55). Il faut s'assurer, enfin, de la présence des pièces jointes citées en référence. Avant tout envoi, il est conseillé d'effectuer une vérification orthographique (Outils/Orthographe et grammaire ou F7). En cas de doute, des conjugueurs sont accessibles en ligne. Attention · Pour le courrier soumis à la signature du secrétaire général, il conviendra de suivre le protocole spécifique que vous retrouverez à l'annexe 8. Pour la ministre et par délégation, le Secrétaire général Jean-François MONTEILS 37 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général 1.-------------------2.------------------- Pour le courrier mis à la signature de la direction des ressources humaines : consultez la ressource partagée sous le répertoire : lecteur réseau Z ­ signature_DRH sur 'dc-nt-sg-1' (Z) : accessible depuis le poste de travail et qui permet un suivi de tous les projets de courriers, excepté pour les courriers confidentiels. Consultez également la note du 7/12/2009 sur la gestion de son courrier (annexe 9). · Le prénom précède le nom. · Le nom de tout signataire se compose en romain, lettres capitales, et le prénom en romain, lettres minuscules, avec une majuscule initiale. · Les fonctions, qualités, titres des signataires peuvent se mettre en italique. · Mais en principe, la mention de la fonction de la personne signataire n'est pas obligatoire si celleci figure dans l'en-tête du papier. · Tout ce qui figure juste avant ou juste après la signature (lu et approuvé, par intérim...) reste en romain et en lettres minuscules. · On n'indique pas la mention « pièces jointes » dans la lettre personnelle. à savoir Protocole à suivre en cas de cosignature de plusieurs chefs de service Il faut suivre l'ordre prévu dans les textes portant organisation d'un service. Pour l'administration centrale, c'est le décret n° 2008-680 du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale du ministère. L'ordre de l'énumération prévu par l'article 1er qui présente les services du ministère est celui à respecter dans la présentation de l'en-tête du courrier et pour l'ordre des signatures : · le secrétariat général, · le commissariat général du développement durable, · la direction générale de l'énergie et du climat, · la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer, · la direction générale de l'aviation civile, · la direction générale de l'aménagement, du logement et de la nature, · la direction générale de la prévention des risques, · la direction de la sécurité et de la circulation routière. En règle générale, tout chef de service émettant le courrier signe en dernier. De fait, la date du courrier est la date de signature définitive du document. L'arrêté du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale du ministère fixe la composition du secrétariat général : outre la délégation ministérielle à l'accessibilité, le bureau des associations et la section de la chancellerie : · la direction des affaires européennes et internationales, · la direction des affaires juridiques, · la direction de la communication, · la direction des ressources humaines, · le service du pilotage et de l'évolution des services, · le service des politiques support et des systèmes d'information, · le service des affaires financières, · le service de défense, de sécurité et d'intelligence économique. Le premier signataire est appuyé à droite ; le deuxième, à gauche, le troisième à droite... Voir en annexe 10 : le décret n° 2010-1443 du 25 novembre 2010 relatif aux attributions du ministre de l'écologie, du développement durable, des transports et du logement. Autre cas de cosignature entre les ministères : celui du Développement durable et celui de l'Agriculture. Il n'y a pas, à la date de préparation de ce guide, de modèle officiel. Toutefois, voici cicontre une proposition pour vous aider dans votre travail. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT MINISTÈRE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PÊCHE, DE LA RURALITÉ ET DE L'AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE Secrétariat général Secrétariat général Paris, le Le secrétaire général du ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le secrétaire général du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation, de la Pêche, de la Ruralité et de l'Aménagement du territoire à Monsieur le Vice-président du conseil général de l'environnement et du développement durable Monsieur le Vice-président du conseil général de l'alimentation, de l'agriculture et des espaces ruraux Objet : www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 40 81 21 22 Les modes de transmission des courriers 9 Voir annexe 5. Les bordereaux9 l Le bordereau de mise à la signature Tous les courriers mis à la signature devront être proposés sous bordereau. Celui-ci peut être en format A3, dûment complété par le service émetteur et accompagné de toutes les pièces constitutives en fond de dossier. Il peut aussi être en A4, glissé dans une pochette transparente et transmis dans un parapheur. Il convient, ici, de suivre la pratique définie par le service. Du fait de leur urgence particulière, les courriers transmis dans les services par le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général, le sont dans une farde jaune pour les questions écrites (QE), bleue pour les courriers parlementaires (CP) hors direction chargée des ressources humaines, rouge pour les CP de cette direction et les courriers réservés (CR)10. 10 Voir annexe 11. l Le bordereau d'envoi est établi pour transmettre aux destinataires un ou plusieurs documents se rapportant au même sujet. Il permet de garder trace de l'envoi et d'indiquer le traitement à réserver à ce dossier. Il peut être adressé au sein des services du ministère ou vers un autre ministère. Le bordereau d'envoi doit comporter : · le prénom, le nom et l'adresse des destinataires ; · l'identification des documents transmis ; · l'indication de leur nombre ; · l'objet de la transmission (copie, pour visa, pour avis, pour signature, pour attribution, pour information, pour suite à donner...) ; · la signature et le cachet de l'expéditeur ou de l'expéditrice. · Pour attribution : le service se dessaisit du dossier mais peut demander à être tenu informé de la suite donnée. · Pour information - en communication : le service destinataire devra retourner le document après en avoir pris connaissance. · À toutes fins utiles : le service destinataire est libre d'envisager ou non une suite. · Pour suite à donner : le service destinataire doit donner une suite, mais n'a pas à rendre compte. 39 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général La télécopie Elle permet d'identifier l'expéditeur, l'expéditrice et les destinataires de l'envoi ainsi que le nombre de pages télécopiées. Le texte figurant sur cette page de garde pourra communiquer, notamment, des informations quant à la nature des documents envoyés (voir annexe 5). L'envoi des courriers officiels via la messagerie Les échanges de courriers officiels s'effectuent exclusivement par voie électronique Mélanie et uniquement à partir d'une boîte aux lettres d'unité (BALU) ou d'une boîte aux lettres de service (BALS). Vous trouverez, annexe 12, toutes les précisions nécessaires. La mention « personnel » ou « confidentiel » sur les enveloppes Confidentiel Ce courrier est professionnel, il peut être ouvert en cas d'absence des intéressés, mais uniquement par leur hiérarchie : arrêté de promotion... Personnel Ce courrier n'est pas directement lié à l'activité du service. Il ne concerne que la personne concernée et ne doit être ouvert que par elle : fiche de paye... Attention à savoir · Il est inutile de mentionner personnel et confidentiel en même temps. 1.------------------2.-------------------- Les cartes de visite Les cartes de visite sont en format international : 90 mm X 55 mm ou 210 mm X 99 mm. L'adresse se situe sur trois ou quatre lignes. On ne peut pas toujours mentionner, pour des raisons de place, tous les niveaux hiérarchiques. C'est au service de déterminer ceux qu'il souhaite voir apparaître. Le niveau auquel est rattachée la personne qui signe peut se placer sous son nom avec sa fonction. Pour en faire la demande, il vous suffit de remplir deux documents que vous trouverez sur l'intranet en suivant le chemin : administration centrale au quotidien / vie professionnelle / procédure / édition, numérisation, diffusion. Vous pouvez également consulter l'adresse intranet : http://intra.portail. i2/article.php3?id_ article=2746 Le protocole des courriers parlementaires Le courrier adressé par les services du secrétariat général au cabinet pour signature peut être un projet de réponse à l'intervention d'un-e parlementaire. Pour ce type d'intervention, le protocole a deux aspects. L'un relativement bien établi : il s'agit des appellations (Monsieur le..., Madame la...). L'autre concerne la formule de politesse étroitement liée à la personne signataire. Les appellations l L'usage veut que l'on retienne le titre le plus honorifique. Exemples å Madame la Ministre, pour une députée ayant occupé les fonctions de ministre. å Monsieur le Président, pour un député qui serait également président d'un conseil général ou régional. l S'agissant des élus qui ont plusieurs mandats, le mandat national prime. Exemple å Madame la Députée, pour une élue nationale également vice-présidente du conseil général. l Le titre peut être combiné avec un mandat local. Exemple å Monsieur le Sénateur-Maire pour un élu national, également maire d'une commune. Quand deux mandats locaux sont d'égale importance : maire et conseiller général, le choix de l'appellation se fera en fonction de la qualité du mandat au titre duquel l'élu a choisi d'intervenir. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement à savoir C'est également le cas pour les élus qui président une association : sous quel timbre le courrier est-il écrit ? Quelle entité est-elle concernée par le courrier ? 1.-------------------2.------------------- La fenêtre des titres dans l'adresse Le mandat national détenu au moment de l'échange, en principe, devrait primer, puis viennent les titres par ordre décroissant d'importance, mais l'usage n'est pas établi de façon rigoureuse. MADAME MONSIEUr Députée de Président de l'Assemblée nationale Ancienne Ministre Ancien Ministre Maire de Sénateur de Le titre indiqué pour les formules d'appel et de politesse sera : Madame la Ministre Le titre retenu sera : Monsieur le Président Pour le circuit de ces courriers, voir annexe 11. Les formules de politesse et formules protocolaires 11 Avant tout, le choix d'une formule appartient à la personne qui signe. La formule ministre est, à la date de rédaction de ce guide : Je me tiens à votre disposition et vous prie de recevoir, Monsieur, Madame, (+titre), l'expression de ma considération distinguée11. Une formule est strictement réservée au Président de la République, au Président du Sénat, au Président de l'Assemblée nationale, au Premier ministre, en exercice ou ayant exercé l'une de ces fonctions : Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, (+ titre), l'expression de ma haute considération. Le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général (bureau CP) pourra vous apporter toutes les précisions utiles : n'hésitez pas à le contacter. Les délais de réponse Pour conclure ce deuxième chapitre, il convient d'aborder la question des délais dans lesquels les services du ministère répondent aux interventions. Le site Service public s'engage à répondre aux interventions par courriel en sept jours maximum. Mais qu'en est-il des autres courriers ? De façon générale, la charte Marianne propose de ne pas dépasser deux mois dans la réponse aux courriers postaux. La question des recours gracieux et contentieux l Pour mémoire : le recours gracieux est adressé à l'auteur de la décision, le recours hiérarchique est adressé au supérieur hiérarchique de l'auteur de la décision. L'administration a un délai de deux mois à compter de la réception d'un recours administratif (l'accusé de réception ou le tampon du bureau du courrier faisant foi) pour répondre. Passé ce délai, le silence vaut refus implicite. À la date à laquelle cette décision implicite intervient, s'ouvre un nouveau délai de deux mois pour déposer un recours contentieux auprès du tribunal administratif. Toutefois, si l'administration répond explicitement durant ce nouveau délai de deux mois, le délai de recours devant le tribunal administratif débute à compter de la réception par le demandeur de cette réponse explicite. Dès lors, il conviendra de s'interroger sur la pertinence d'une réponse explicite après avoir laissé passer le premier délai de deux mois, si elle n'apporte pas de solution favorable au requérant. Dans le cadre du protocole des courriers parlementaires Les projets de réponse doivent être transmis au cabinet ministre dans un délai de deux mois maximum. Les projets de réponse aux questions écrites doivent être transmis au cabinet ministre sous quinze jours. Attention aux questions orales qui doivent être traitées, en général, dans les deux ou trois jours. Les délais de traitement courent à compter de la date d'envoi par le cabinet. La mention « très urgent » ou « signalé » réduit le délai à sept jours et la mention « très très urgent », à trois jours. 41 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques L es règles typographiques Elles assurent la lisibilité, la compréhension et l'homogénéité des documents. Les abréviations Quelles soient de circonstance afin de simplifier la rédaction quand un mot est souvent répété et/ou lorsqu'il est relativement long - le mot abrégé devra toujours être écrit en toutes lettres la première fois - ou conventionnelles, comme les chiffres, symboles et abréviations fixées par l'usage, il ne faut pas en abuser, surtout dans les lettres personnelles. L'abréviation se fait : l par retranchement devant une voyelle et sans altérer, autant que possible, le radical du mot, des lettres finales que l'on remplace par un point (hab.), exception faite pour les points cardinaux (N / S / E / O) ; l par retranchement des lettres médianes, la/ou les finales maintenues étant mises en lettres supérieures ou en bas de casse (en lettres minuscules), mais sans point abréviatif (ex. : Mlle ou Mlle). COrrECT admi. al. app. arr. art. av. bât. B.P . bd ou boul. ou bd c.-à-d. C.Q.F.D. chap. circ. INCOrrECT administration alinéa (dans un texte juridique) appartement arrondissement article (dans un texte juridique) avenue bâtiment boîte postale boulevard c'est-à-dire ce qu'il fallait démontrer chapitre circulaire Bt BD cad Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement code de procédure civile code pénal communauté de communes, de ville communauté urbaine confer copie pour information curriculum vitae décret département dito docteur document environnement et cetera euro exemple féminin, masculin hors taxes idem introduction Journal officiel jurisprudence kilo mégaoctet, gigaoctet kilomètre - mètre - centimètre loi de finances initiale madame mesdames mademoiselle mesdemoiselles maître, maîtres monsieur, messieurs nota bene nouveau code de procédure civile numéro, numéros nombres ordinaux ordonnance page (s) par / pour ordre par exemple par intérim par opposition à paragraphe Parlement européen pièces jointes post-scriptum pour copie conforme président-directeur général procureur de la République proportion recto, verso recueil références rendez-vous répondez s'il vous plaît route nationale COrrECT INCOrrECT C. proc. civ. C. pén. CC, CV CU cf. ou conf. Cf C.P .I. CV D. (ou d.) dép. d° DR doc. env. etc. Etc... et cætera (ex. : 10,50 ) 1050 ex. fém., masc. (ou m.) HT id. introd. intro. JO J-O jur JP kg KG Mo, Go km ­ m ­ cm Km ­ KM ­ KMS ­ MS LFI Mme plutôt que Mme Me Mmes plutôt que Mmes Mlle plutôt que Mlle Melle Mlles plutôt que Mlles Melles Me, Mes M., MM. Mr, Mr, Mrs, Mrs N.B. NB NPC no, nos 1re, 2e 1ère, 2ème o. (ou ord.) ordon. p. (ou pp.) pg p. o. p. ex. p.i. PI vs paragr. (ou § devant un chiffre) PE PJ P-J P (ou p.s.) .-S. PS p.c.c. P .-D.G. PDG proc. Rép. 1 p. 100 r°, v° rec. réf. R.-V R. S. V. P . R.N. ou N. 43 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques COrrECT INCOrrECT sect. s/c S/C suiv. ou s. après un article 1% 1% tél. téléph. h, min, s H, mn 3 h, 59 min, 60 s tome t. toutes taxes comprises TTC tribunal trib TB volume suivi d'un numéro en chiffre romain vol. n°4 section sous le couvert de suivant-e-s taux d'intérêt téléphone temps Attention · On ne termine jamais une phrase par une abréviation, sauf etc. Si etc. termine la phrase, le point de l'abréviation remplace le point final. · On conserve les traits d'union (c.-à-d.) · On n'abrège pas, dans un texte, le millésime : l'année 2011-2012 et non pas 2011-12. · On peut abréger les titres de civilité, mais seulement s'ils sont suivis d'un nom propre ou d'un titre et uniquement lorsqu'on ne s'adresse pas à la personne concernée. Exemples å J'ai indiqué à Mme Christiane..., sénatrice de... · Mais on ne mettra jamais d'abréviation ni dans la formule d'appel ni dans la formule de politesse. å Madame la Sénatrice, [...] Veuillez agréer, Madame la Sénatrice, ... Les titre de civilités ne s'abrègent pas dans la suscription. å La ou Le ministre à Monsieur le Préfet du... l Pour mémoire : Monsieur, Madame, Mademoiselle est une marque de politesse qu'il convient de ne pas abréger quand on s'adresse à quelqu'un. On peut abréger quand on parle de quelqu'un. l On peut abréger certaines locutions latines, en romain : · cf. ­ confer ­ : se reporter à, comparer avec. · etc. ­ et cetera ­ : et le reste. · N.B. ­ nota bene ­ : à noter. Les expressions latines Les expressions latines francisées s'écrivent en romain, avec ou sans accent selon les cas. Il convient de vérifier dans le dictionnaire. l Quelques exemples sans accent : ad hoc, a fortiori, a posteriori, a priori, bis, duo, duplicata, erratum, idem, in extenso, in extremis, in fine, in-folio, grosso modo, maximum, minimum, post-scriptum, statu quo, supra, ultimatum, vade-mecum, veto, via, vice versa, visa l Quelques exemples avec accent : intérim, mémento, muséum, référendum Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement L'écriture des chiffres et des nombres On écrit en chiffres arabes · Une durée de vie, un âge : Les agents âgés de plus de 60 ans (ou soixante ans). · Le pourcentage : 4 %. · Les dates, sauf les mois, les heures : le 1er décembre 2011. Écrire : 01/XII/11 est entièrement incorrect. On ne peut pas écrire : 01 pour le jour, ni XII pour le mois. On peut, exceptionnellement, abréger le mois, mais uniquement dans un tableau, faute de place (1er nov.). Enfin, le millésime ne peut pas être abrégé, sauf dans un tableau. · Tous les numéros d'ordre : n° d'immeuble, de rue, d'arrondissement, adresses postales. · Les numéros dans les textes officiels : code, loi, décret, circulaire... · Les arrondissements : 4e et non 4ème ou IVème et ceci afin d'éviter le risque de confusion : 11 ou II - IV ou VI. l On écrit en chiffres romains · Le numéro des siècles : le XXIe siècle. · Les régimes politiques : la Ve République. l Attention · Millier, million, milliard sont des noms : 17 milliards. · Mais 1,5 milliard, ou million ou millier, est au singulier quand l'indication chiffrée précédant la virgule est inférieure à 2. La ponctuation «Lessignes deponctuation sontlesnotations musicalesdela phrase.» Cavanna Une ponctuation défectueuse peut susciter malentendus et contentieux. Élément essentiel qui assure la compréhension d'un texte, la ponctuation doit être mesurée et efficace. Exemple å Sont publiés au Journal officiel « Les décrets et les autres actes pour lesquels une loi ou un décret le prévoit ». å Sont publiés au Journal officiel « Les décrets et les autres actes, pour lesquels une loi ou un décret le prévoit ». Dans le premier cas, tous les décrets doivent être publiés au Journal officiel. Dans le second cas, seuls ceux pour lesquels une loi ou un décret le prévoit, doivent être publiés au Journal officiel. La ponctuation ne se résume pas aux points et aux virgules, mais il est vrai que le point d'exclamation s'utilise rarement dans les courriers de l'administration ! La ponctuation est l'ensemble des signes indiquant un lien entre langue écrite et langue orale (pause, intonation), marquant des coupures et des liens logiques, organisant les idées selon des blocs cohérents, tant sur le plan conceptuel que sur le plan grammatical. Il ne s'agit pas, ici, de faire un manuel, il existe de nombreux ouvrages spécialisés, mais d'attirer votre attention : une ponctuation abusive ou inappropriée nuit à la compréhension de votre texte, car elle introduit des nuances qu'il faut maîtriser. L'utilisation de la virgule est la plus délicate, car ce signe est difficile à placer. · La virgule sépare les sujets, les compléments, épithètes, attributs et propositions de même nature qui ne sont pas unis par une conjonction de coordination. On ne sépare pas un sujet de son verbe, de même que le verbe du complément d'objet, direct ou indirect. · On ne fait pas précéder d'une virgule les conjonctions de coordination : ou / et / ni. · On met une virgule entre deux propositions reliées par : mais, car, donc, or. · Mais on ne met pas de virgule entre deux termes reliés par ces conjonctions. Exemples å Les agents sont nommés et affectés au 1er janvier. l «C'estparlavirgule queletextedevient poésie,musique élégie,valsehésitation,tango,rumba ourock'nroll.» Cavanna 45 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques å Les å Les agents seront nommés au 1er janvier ou au 1er février. agents nommés au 1er janvier de cette année ne pourront être ni mutés ni détachés. å Les agents sont nommés au 1er janvier, mais ils ne seront pas affectés avant le 15 du mois. å Les agents sont donc nommés au 1er janvier. l å Il Exemples d'interprétations différentes selon le positionnement de la virgule : frottait son doigt couvert d'encre avec un chiffon doux. Il frottait, son doigt couvert d'encre, avec un chiffon doux. contesta bruyamment et avec le sourire, l'orateur lui répondit. Il contesta bruyamment et, avec le sourire, l'orateur lui répondit. sur le thème des réfugiés climatiques à l'ambassade de France. Exposition sur le thème des réfugiés climatiques, à l'ambassade de France. å Il å Exposition å Avec tout le respect que je dois au ministre, dit la jeune femme qui représente le Gouvernement. Avec tout le respect que je dois au ministre, dit la jeune femme, qui représente le Gouvernement. å Une dérogation pourra être accordée si nécessaire, le préciser. Une dérogation pourra être accordée. Si nécessaire, le préciser. Attention «L'accent circonflexeest l'hirondellede l'écriture.» Jules Renard · vous devez fournir tous les justificatifs : arrêté de nomination, décret statutaire, etc. : toujours une virgule avant etc. · Il est d'usage de ne pas séparer les chiffres d'un numéro de téléphone, de télécopie ni par des points ni par des tirets. Par contre, il y aura une espace fine insécable : 01 40 81 21 22. · Les points de suspension vont toujours par trois (et non par quatre ou cinq...) et sont suivis de l'espacement normal. Ils ont valeur de point et ne peuvent donc être précédés ou suivis d'un autre signe de ponctuation. · Pas de virgule devant une parenthèse. · Ne pas oublier la virgule dans la date positionnée en haut et à droite de votre courrier, après le lieu : Paris, le... · Il n'y a pas de point dans les nombres, les unités monétaires et de mesure, mais une espace fine insécable. · On sépare les milliers dans un souci de lisibilité : 1 000 euros. · Mais pas les nombres ayant une fonction de numérotage : l'article 1000 du Code. Espacement et ponctuation Les règles à retenir Signes simples, espacement simple : virgule, point, points de suspension : pas d'espace avant, une espace après. Ces signes sont accolés au mot. l Signes doubles, espacement double : point-virgule, le deux-points, le point d'exclamation, le point d'interrogation et les tirets : une espace avant, une espace après. Ils sont donc posés après un espacement et non collés au mot. l Aucun signe de ponctuation ne se place au début de ligne. l Les parenthèses et les guillemets ne s'ouvrent jamais en fin de ligne et ne se ferment jamais en début de ligne suivante. l L'espace fine insécable ou protégée représentée par le caractère s'obtient avec la combinaison de touches : l + + Barre d'espace Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 1.-------------------2.------------------- à savoir ponctuation apostrophe virgule point tiret (moins) tiret long point-virgule point d'exclamation point d'interrogation deux-points chevrons guillemets parenthèse ouvrante parenthèse fermante crochet ouvrant crochet fermant points de suspension avant pas d'espace pas d'espace pas d'espace espace espace espace signe après pas d'espace espace espace espace espace espace exemple manque d'espace dans l'administration, il justification. Il - l'administration, - la société. de la loi ­ qui est en préparation ­ et délégation ; il faut Quel génie, cet homme ! Quel génie. Où vas-tu ? Je vais SG : direction la « marque » de la "marque" de ' , . ­ ; ! ? : «» "" ( ) [ ] ... Voir annexe 18 pour l'utilisation des signes de ponctuation. espace espace espace espace espace espace pas d'espace à l'intérieur espace espace espace espace pas d'espace de la loi (qui est en préparation). espace pas d'espace espace pas d'espace de la loi [...] et espace pas d'espace pas d'espace espace la loi, le décret... Il faudra L'espace fine insécable ou protégée La typographie emploie surtout deux types d'espaces : l une espace variable, normale, entre les mots. Variable, car le système peut modifier légèrement sa largeur pour justifier la ligne. En fin de ligne, cette espace est supprimée ; l une espace insécable, plus petite, qui n'est pas supprimée par le système ; celui-ci ne coupe jamais une ligne à cet endroit, d'où son nom, insécable. Cette espace est obtenue par une manipulation spécifique. 47 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques 1.-------------------2.-------------------- Signe fréquemment utilisé, l'espace fine insécable ou espace protégée assure que deux mots resteront toujours sur la même ligne. En effet, le traitement de textes effectue un passage à la ligne automatique entre deux mots, mais certains mots, et plus généralement certaines suites de caractères, ne doivent pas être séparés. Exemple å 15 h 30. L'espace insécable est représentée par un et l'espace normale par un point centré. En typographie le mot espace est du genre féminin. Toutefois, l'usage semble évoluer dans la presse. à savoir « Caractères non imprimables » permet en cliquant dessus d'activer ou de déLe bouton sactiver à l'écran les caractères suivants : l'espacement normal, l'espace insécable, les marques de paragraphe, les retours à la ligne et les marques de tabulation. Incorrect : Je vous prie de bien vouloir trouver la demande de mutation pour le département de l'Ain de M. Christophe Durant. Afin de régulariser sa situation administrative, il devra fournir avant le 28 septembre 2011, au plus tard, un justificatif de domicile. Pour insérer une espace insécable en lieu et place de l'espacement normal sur Openoffice ou Word, supprimez l'espacement normal existant après le M. Positionnez-vous devant le 1er caractère en début de ligne, appuyer sur la touche retour arrière qui efface le caractère situé à gauche du curseur clignotant et taper l'espace insécable qui s'obtient avec la combinaison de touches : + + Barre d'espace Si cette manipulation ne fonctionne pas sur votre poste, vous pouvez, à la rigueur, taper des espacements derrière le dernier mot devant terminer la phrase, ici de et avant le, jusqu'à ce que votre texte passe automatiquement à la ligne suivante. Correct : Je vous prie de bien vouloir trouver la demande de mutation pour le département de l'Ain de M. Christophe Durant. Afin de régulariser sa nouvelle situation administrative, il devra fournir avant le 28 septembre 2011 au plus tard, un justificatif de domicile. Les modèles du ministère sont justifiés : c'est-à-dire alignés à gauche et à droite. Lors de la justification le traitement de texte répartit les espaces entre chaque mot de façon à ce que toutes les lignes du texte se retrouvent alignées à droite. 1 Poète. 2 Noms empruntés à Jules Verne et Hergé. les nom et prénom : Monsieur Jean de La Ville de Mirmont1 Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l On ne sépare pas l'abréviation des civilités du nom qui suit : Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l Les initiales du prénom et la particule ne seront pas séparées du nom de famille : Incorrect : à la mémoire de J. de La Ville de Mirmont l Tous les éléments du nom doivent être réunis : Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l On évitera de séparer les titres, mandats, grades du nom qui suit : Le professeur Tryphon Tournesol / Le capitaine Nemo / Le comte Humbert de Chanteleine2 Incorrect : J'ai indiqué au docteur Samuel Fergusson l Les nombres avec séparateurs de milliers : 1 000, 1 200 000 incorrect : 1 200 000 euros l Les chaînes de caractères que vous ne devez pas couper Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement l Les sommes : 200 euros ou Incorrect : 250 euros l Les mesures avec unité : 500 km, 30 m², 30 litres, 5 kg l Le n° des textes : loi n° 2010-788 du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l'environnement er l Les dates : 1 janvier 2012 l Les heures : 11 heures, 11 h 30 (les différents éléments de l'heure sont séparés) l Les durées : l'âge légal de la retraite est porté de 60 ans à 62 ans. Il augmentera progressivement de quatre mois par an, à compter du 1er juillet 2011. Incorrect : l'âge légal de la retraite est porté de 60 ans à 62 ans. Il augmentera progressivement de quatre mois par an, à compter du 1er juillet 2011. e l Les siècles : XXI siècle l Le n° de voie : 100 rue Pasteur l Le code postal et la ville : certains toponymes sont très longs Exemple å 51290 Saint-Rémy-en-Bouzemont-Saint-Genest-et-Isson er l Les divisions d'un code : titre I , chapitre 2, article L. 15-1 Incorrect : article L. 15-1 l On ne coupe pas la marque du pluriel : le ou les département(s) concerné(s) Incorrect: le ou les département (s) concerné(s) l Pour la présentation des textes : l'article 35 Incorrect : l'art. ou l'article 35 Les exposants Il est possible de modifier la position de certains caractères par rapport à la ligne de base. L'option exposant permet d'élever les caractères au-dessus de la ligne de base et de diminuer leur taille. Exemple å Ex. : Mlle ­ saisir Mlle puis sélectionner lle Commande Format caractères dans l'onglet Position, cochez Certains caractères sont présents sur le clavier : · le signe degré ° : Shift + · le carré : au-dessus de la touche tabulation. 49 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Les majuscules ou lettres capitales Qu'elle soit de position, de signification, de déférence, la majuscule est souvent utilisée de façon abusive. La majuscule joue un rôle important, mais son utilisation est complexe, car elle dépend de règles relativement fixes et d'usages qui évoluent. Le choix entre la majuscule, lettre capitale ou lettre de tête (car utilisée en tête d'une ligne), et la minuscule ou bas de casse, n'est pas toujours évident et très souvent, le choix dépend moins du mot que de son emploi. La rédaction est affaire de réflexion et non d'automatisme. Ainsi, l'utilisation de la majuscule n'est pas innocente, car elle peut être narquoise (les lenteurs de l'Administration) ou flagorneuse (Mais oui, Cher Monsieur). Principe général : l'utilisation abusive et intensive des majuscules est à éviter, car elle fait perdre à la majuscule sa signification et nuit à l'efficacité. Mais en négliger l'usage serait se priver d'un procédé d'expression. 1.-------------------2.------------------- Vous trouverez davantage de précisions sur l'utilisation des majuscules annexe 17. à savoir Les règles La lettre majuscule indique la limite gauche d'une nouvelle phrase, elle sert également à indiquer les statuts particuliers, les noms propres, les titres d'oeuvre et les marques de déférence. La majuscule de position est mise au début d'une page, d'un texte, d'une phrase, d'une ligne, d'une citation et après les points, points d'exclamation, points d'interrogation et points de suspension. l La majuscule de signification est mise comme signe distinctif d'un nom propre, d'un nom commun qui prend un sens différent : Exemples å une manifestation pacifique, le Pacifique å les trésors de la langue française, le Trésor public Il faut alors distinguer le terme générique du terme spécifique. l l On met une majuscule aux noms propres, c'est-à-dire un prénom, un nom patronymique, mais aussi un surnom, un nom de peuple, d'habitants de régions et de villes, aux organismes internationaux ou pour une abstraction personnifiée : Exemples å les Français, les Européens, mais le peuple français. Hors de France, les francophones utilisent le français. å les Havrais, å les Alsaciens-Lorrains, å l'Organisation des Nations unies, å le Trésor public. l Aux titres d'oeuvres, d'ouvrages, de journaux, de périodiques et de codes : Exemples å le Journal officiel de la République française, de l'Union européenne, å le Code des pensions civiles et militaires de retraite, å les Échos CGEDD, å Le mag (magazine des agents du ministère). l Aux noms des pays, des États, des régimes politiques : Exemples å la France, å la République française. l Aux noms de lieux, villes, villages, départements, régions, pays, îles, montagnes, surnoms géographiques, cours d'eau, mers et points cardinaux ayant fonction de noms propres géographiques ou quand ils désignent une partir du monde ou d'un pays : Exemples å le Pas-de-Calais, å la Corse-du-Sud et la Haute-Corse, la collectivité territoriale de Corse, å Brest, Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Provence-Alpes-Côte d'Azur, la collectivité d'outre-mer de Saint-Martin, å le Bassin parisien, å la Loire, å le Massif central - le Mont-Blanc, å les pôles Nord ­ Sud, å l'Orient et l'Occident, å les postes vacants sont localisés dans le Nord-Est, mais il demande sa mutation pour le Sud de la France. å å à savoir Quand les noms des points cardinaux servent à exprimer une orientation, et dans le cas où ils ont la valeur d'un adjectif, ils s'écriront avec une minuscule : Exemples å ils sont partis vers le nord-ouest. Attention · On écrit : la Guadeloupe, la Martinique, la Guyane et l'île de la réunion ou la réunion. 1.-------------------2.-------------------- Si l'emploi des noms d'objets géographiques soulève quelques questions, n'hésitez pas à consulter le site internet de la commission nationale de toponymie : www.cnig.gouv.fr Vous trouverez, annexe 13, la liste des États, des régions, des départements français et des collectivités d'outre-mer. À ce propos, les tournures en Arles, en Avignon, même si elles peuvent sembler désuètes, sont tout à fait valables, mais uniquement pour ces deux villes, car elles sont liées au régionalisme provençal. l Les noms des départements où figurent deux termes unis par la conjonction et n'admettent pas l'article défini : Exemple å le département de Meurthe-et-Moselle (et non de la Meurthe-et-Moselle). l Mais si le département commence par une voyelle, ce qui implique une élision, l'article est toléré : Exemples å département de l'Eure-et-Loir, å les villes d'Eure-et-Loir. Ces noms seront toujours reliés par un trait d'union. l Ils sont de genre masculin si au moins l'un des termes qui les compose est masculin : Exemple å le Lot-et-Garonne. l Par ailleurs, ces noms formés de deux termes coordonnés par et, à l'inverse des autres noms qui s'emploient avec la préposition « dans » et l'article (dans la Seine-Maritime, dans la Charente), s'emploient avec la préposition en et sans article. Exemples å le département de Seine-et-Marne, de Loir-et-Cher : aller en Seine-et-Marne, en Loir-et-Cher. l On écrira : · la région Poitou-Charentes et non du Poitou-Charentes ; · le département de Vaucluse parce que celui-ci tire son nom de Fontaine de Vaucluse. Mais cet usage disparait au profit du département du Vaucluse : en tout état de cause, les deux formes sont correctes. l On met une minuscule aux noms de voies et une majuscule aux monuments : Exemples å La réunion se déroulera boulevard Saint-Germain avant le rassemblement prévu à l'Arc de Triomphe. å Le défilé partira de l'arche de la Défense vers la tour Eiffel. l On met une majuscule aux noms d'entreprises, d'associations publiques ou privées, aux institutions en général, mais uniquement au premier mot de la dénomination, même s'il s'agit d'un article : Exemples å l'Association sportive, culturelle et d'entraide de l'équipement (ASCEE), å la Société nationale des chemins de fer français, å la Régie autonome des transports parisiens, å La Poste. l 51 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques 1.-------------------2.------------------- Vous trouverez, annexe 15, le lien pour accéder au texte de la Constitution et d'autres liens. On met une majuscule pour les organismes d'État quand ils sont uniques, c'est-à-dire que l'institution a une identité particulière et sa compétence s'étend à tout le territoire de la France, et pour les organismes internationaux quand ils sont seuls de leur espèce : Exemples å le Parlement, le Sénat, l'Assemblée nationale (la Haute Assemblée), le Conseil des ministres, le Gouvernement (mais : les gouvernements qui se sont succédés), la Haute Cour de justice, la Cour de cassation, le Conseil d'État, la Cour des comptes, le Conseil constitutionnel, le Quai d'Orsay, la Sécurité sociale ; å l'Union européenne, le Parlement européen, la Haute Autorité, la Conférence des Présidents, l'Organisation des Nations unies, le Fonds monétaire international... l à savoir Attention · On ne met pas de majuscule aux adjectifs, sauf s'ils sont placés avant le nom. Ex. : Assemblée nationale mais Haut Conseil de la santé publique. · L'Hôtel de ville de Paris. Quand il s'agit d'un organisme dit multiple, car il en existe plusieurs sur le territoire français, c'est un nom commun : Exemples å le département, la mairie, la ville, le conseil général, la cour d'appel, la cour d'assises... l On ne met pas une majuscule initiale quand le générique est suivi d'un nom propre qui devient un terme spécifique et qui prend la majuscule : Exemple å le palais du Luxembourg... l Un organisme multiple peut être individualisé par un terme de spécialisation qui prend alors une capitale : Exemples å le ministère du Développement durable... l Le mot État prend une majuscule quand il désigne une entité politique : Exemples å l'État français, le chef d'État, un conseiller d'État, la raison d'État ; mais : l'état civil, l'état-major. l Les textes politiques : seule la Constitution en tant que loi fondamentale de notre pays, prend une majuscule : loi, décret, arrêté, circulaire, protocole et convention s'écrivent en minuscules. Les termes conférences et congrès s'écrivent en minuscules, excepté quand le Parlement est réuni en Congrès, à Versailles. l Attention · Dans les dénominations anglaises, tous les noms et adjectifs prennent la majuscule : Staff Department, Foreign Office Minister, Chief of the Defense Staff, Ministry of the Environment... 3 · la Médaille d'honneur des chemins de fer · la Médaille d'honneur des transports routiers maritime On ne met pas de majuscule ni aux jours ni aux mois : Exemple å Aucun texte ne sera signé le dimanche 25 décembre 2011, jour de Noël. l Mais on met une majuscule : · aux fêtes : la Saint-Valentin, le Jour de l'an ; · aux dates historiques : le 14 Juillet. l La monnaie : Les règles d'écriture concernant la monnaie unique européenne ont été publiées au Journal officiel, le 2 décembre 1997 et le 16 décembre 2000. Les termes euro et centime commencent par une minuscule et prennent la marque du pluriel : des euros, des centimes. l l Les décorations Les agents du ministère sont susceptibles de se voir décerner une décoration : · la Légion d'honneur, · l'Ordre national du Mérite, · diverses Médailles d'honneur3. · la Médaille du Mérite · la Médaille d'honneur du travail agricole · la Médaille du Mérite · les Palmes académiques Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Certaines de ces décorations comportent des grades : · chevalier, · officier, · commandeur, · grand officier, · grand-croix. Attention · On n'abrège pas et on ne met pas au féminin. Exemple å Mme X. Y., chevalier dans l'Ordre national du mérite. 4 Même si la graphie président de la République est en principe préférable, et si la graphie premier ministre se répand dans la presse, nous sommes des agents de l'État. 4 l Dans les textes issus du ministère, on doit écrire : le Président de la République et le Premier ministre. l Les noms patronymiques sont en principe mis intégralement en lettres capitales dans les courriers, mais la particule (de) se met toujours en minuscules. Exemple å Mme Laure de LA RAUDIÈRE ­ Députée d'Eure-et-Loir. l Bien que les dictionnaires autorisent les deux graphies : I(i)nternet, le Journal officiel et la commission de néologie et de terminologie privilégient l'emploi de la minuscule. Les usages La majuscule de déférence Dans l'histoire de notre alphabet, la lettre minuscule est née de la majuscule qui a acquis un sens de majesté, de déférence. On peut donc utiliser la majuscule comme marque de considération. En effet, la majuscule qui tend à s'imposer dans la formule finale relève moins des règles typographiques que de la courtoisie et des usages. Mais dans une phrase du texte, la fonction d'une personne s'écrit avec une minuscule. En effet, les fonctions, titres civils et militaires se composent avec des lettres en bas de casse. Exemples å Monsieur le Député, Je porte à votre connaissance que le ministre recevra bien la sénatrice représentant les Français établis hors de France. Je vous prie d'agréer, Monsieur le Député, l'assurance de ma considération distinguée. å Madame «C'estunoutil commeunebêche. Onnemetpasde majusculeàune bêche.» Philippe Breton, sociologue. la Sénatrice, Vous avez souhaité que M. Jean-François CHOSSY, député de la Loire, soit informé. Veuillez agréer, Madame la Sénatrice, mes respectueux hommages. Pour mémoire : on emploi la majuscule quand on s'adresse à quelqu'un et la minuscule quand on parle de quelqu'un. En ce qui concerne les titres honorifiques, on écrira, par exemple : son Excellence. «Lamajuscule estuncoupde chapeau.» Victor Hugo l L'accentuation des majuscules En français, l'accent a pleine valeur orthographique. Il faut donc utiliser les capitales accentuées et la cédille, excepté pour les sigles et acronymes. Deux moyens : les codes ASCII et les caractères spéciaux. Exemple å État (Alt 144). Vous pouvez également utiliser le menu « Insertion » Puis cliquez sur le caractère spécial à insérer. Validez par OK. Cette règle a son importance, car il peut y avoir erreur sur le mot et donc sur le sens, hésitation sur la prononciation d'un nom propre. 53 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Exemple å IL SERA REMUNÉRÉ À LA TÂCHE : on est payé pour son travail et non pour ses taches d'encre ! å LE MAINTIEN DES RETRAITES : retraités ou retraites ? Ce n'est pas pareil ! å REUNION DES AGENTS INDIGNES AU PALAIS DES CONGRES : Est-ce la réunion des agents indignes ou indignés ? Et se rendent-ils dans un aquarium ? å Michel FRANÇAIX, élu député de l'Oise, et non Michel FRANCAIX. Quelques exemples de codes permettant de saisir des caractères accentués utilisés fréquemment. É ...............(ALT 144 ou 0201) È ............................ (ALT 0200) Ê ............................ (ALT 0202) À ........................... (ALT 0192) Ç............................ (ALT 0199) oe .......................... (ALT 0156) .................. (CTRL + ALT + E) l Vous trouverez un tableau détaillé des codes ASCII (American Standard Code for Information Interchange) dans l'annexe 14 qui pourra intéresser, notamment, les agents travaillant sur des traductions. l Pour modifier la casse (minuscules/majuscules) : sélectionnez le texte puis Format Modifier la casse majuscules ou minuscules. l Dans l'adresse postale, il convient de ne pas accentuer les capitales dans la dernière ligne, à la demande de La Poste, afin de faciliter le tri informatisé. Donc, exceptionnellement, et uniquement dans l'adresse postale, pas de capitale accentuée ni de cédille. Exemple å PUY-DE-DOME Dans toute autre configuration, ce sera : PUY-DE-DÔME. Attention · Une adresse courriel ou internet s'écrit toujours en minuscules et ne comporte ni de signes de ponctuation (en dehors du point séparant le prénom du nom) ni de caractères accentués. Mais si le prénom est composé, vous utiliserez le tiret - pour séparer les deux parties. Ainsi : gabrielle.colette@developpement-durable.gouv.fr jean-jacques.rousseau@developpement-durable.gouv.fr Les guillemets Ils sont à utiliser dans les cas suivants : · détournement du sens d'un mot ; · utilisation d'un mot étranger n'ayant pas d'équivalent en français ; · dialogue ; · citation. Les guillemets « à la française » et les guillemets "anglais" ou "droits" l Les guillements "anglais" ou "droits" sont utilisés pour faire une citation à l'intérieur d'une autre citation. l Les chevrons ou guillemets français « » sont mis par défaut sur votre micro. l Si vous souhaitez obtenir les guillemets droits " " ou guillemets anglais " " qui doivent rester exceptionnels : 1. Menu Outils options d'auto/correction onglet guillemets typographiques. 2. [Guillemets simples], cochez la case pour obtenir " ", puis décochez la case en face de [Guillemets doubles] et cochez la case , puis OK. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le caractère italique Il permet d'attirer l'attention sur un mot, un passage Il est utilisé dans un texte pour : · les noms d'ouvrages, titres de revues, titres de journaux ; · les titres d'oeuvre en général (littéraire, musicale, picturale) ; · le nom propre d'un navire, d'un véhicule terrestre ou aérien, sauf marque ou type ; · les citations ; · les mots en latin non francisés. Exemples å Le quotidien britannique The Times annonce la commémoration de l'anniversaire du premier atterrissage du Concorde : Concorde is back ! å La ministre vient de le rappeler : « Depuis l'Erika, les atteintes à la nature sont devenues un délit, rompant ainsi avec l'impunité qui régnait sur les mers. Le préjudice écologique est désormais inscrit dans la loi. » å « L'orateur, c'est le semeur », écrit Victor Hugo, pour qui la tribune est « la bouche ouverte de l'esprit humain. » Les citations, passages empruntés à un ouvrage, et donc des codes, ou paroles attribuées à des personnages, peuvent êtres isolées soit par l'emploi de l'italique, l'utilisation de guillemets ou de tirets, ou éventuellement du gras. Mais ne surchargez pas. Trop chargés de sens, ils perdraient de leur intelligibilité. Les tirets Le tiret ou trait d'union (touche 6 ou - du pavé numérique) sépare les mots composés tels que sous-direction, c'est-à-dire. Il est utilisé également : å comme signe moins : - 10 % ; å pour une énumération : il sera suivi d'une minuscule ; å pour un début de dialogue. Si on souhaite utiliser le tiret comme des parenthèses ­ pour mettre une phrase en incise ­ il faut composer un tiret long ou cadratin (touches CTRL et ­ du pavé numérique). La numérotation des pages Les modèles du ministère ont été conçus pour avoir deux pages maximum : il n'y a donc pas de numérotation automatique des pages et la marge est à zéro cm. Toutefois, si votre courrier comporte plus de deux pages, il est souhaitable de rajouter une numérotation des pages en haut de la page et alignée à droite. Pour cela : 1. Positionnez-vous tout en haut de la 2e page dans l'en-tête (au bord de la page) puis Insertion Champs. 2. Alignez-vous à droite : cliquez sur le bouton « aligner à droite ». 3. Modifiez la marge en haut et positionnez-la à 1 cm (au minimum 0,40 cm) dans Format Page. 55 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Les subdivisions d'un document Ce sont, dans l'ordre décroissant : Titre, sous-titre, chapitre, sous-chapitre, section, sous-section, article, paragraphe, alinéa. Le mot paragraphe s'écrit en entier, sauf devant un chiffre. Exemple å L'article 4 (§1) de la loi. Les différents systèmes de subdivision Les subdivisions classiques : I. /II. ... A. / B. /C. ... 1. / 2. / 3. ... a. b. c. ... l Le système numérique international : 1. 1.1. 1.1.1. 1.2. ... l Le cas échéant, on peut aussi utiliser les lettres minuscules suivantes : i) ii) iii) iv) l Les alinéas Dans un texte dont les alinéas sont précédés d'un tiret, il est d'usage de composer la première lettre en lettre minuscule et de revenir, pour la phrase suivante, à l'alignement de la première lettre. Exemple Sont nommés pour une durée de trois ans renouvelable, les agents suivants : - M. XX, ingénieur des travaux publics de l'État ; - Mme YY, administratrice civile hors classe ; - et les agents du ministère dont les noms suivent et qui ont démontré leur aptitude à assumer des postes à responsabilité. Les énumérations Les traitements de textes permettent d'obtenir des paragraphes sous la forme de listes à puces ou numérotées. L'utilisation de ces fonctionnalités permet ainsi de présenter votre énumération en alignant le texte par rapport au symbole sélectionné. Une énumération est toujours introduite par le deux-points. Chaque ligne d'énumération est terminée par un point-virgule, sauf la dernière qui se termine par un point final. Si l'une des énumérations se subdivise, il convient de mettre une virgule ou un point-virgule. La mise en forme de votre liste Sélectionnez les lignes puis maintenez le tout (clic gauche) en descendant sur le bloc de paragraphes à présenter sous forme de listes. Cliquez sur les icônes ou de la barre d'outils "formatage" liste à puces · Les titres de livres ; · Les titres de journaux ; · Les citations d'auteurs. liste numérotée 1. Les titres de livres ; 2. Les titres de journaux ; 3. Les citations d'auteurs. Les titres de livres ; Les titres de journaux ; Les citations d'auteurs. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Pour modifier la mise en forme d'une liste l Sélectionnez les lignes et clic droit pour obtenir le menu contextuel ou format/puces et numérotation qui permet de choisir le symbole et de formater les paragraphes, avec les retraits satisfaisants, dans l'onglet "position". l Pour supprimer une mise en forme de listes à puces ou à numéros, sélectionnez les lignes et cliquez sur l'icône ou l Pour modifier la numérotation (ou puces) d'une liste, si vous souhaitez sauter la numérotation ou la mise en forme de puces pour une ou plusieurs lignes, il suffit de sélectionner les lignes, de cliquer sur l'icône ou et les lignes ne seront plus ni numérotées ni sous forme de liste à puces. 57 Secrétariat général Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement tour Pascal B 92055 La Défense Cedex tél. 33 (0)1 40 81 62 40 www.developpement-durable.gouv.fr DICOM-COM-Int/BRO/10001_ Juin 2011 - Conception graphique : Florence Chevallier - Impression : MEDDtL/SG/SPSSI/AtL2/Atelier de reprographie - Imprimé sur du papier certifié écolabel européen - www.eco-label.com GUIDE DES COURRIERS | conclusion c c onclusion Blandine RUI-SOUCHON Centre de linguistique appliquée. « Ce qui est important, c'est d'instaurer une relation de qualité. Faire en sorte que la structure de la lettre reflète la façon dont l'administration gère un dossier, montrer qu'elle suit une réglementation, un cadre de loi, qu'une décision n'est pas prise de façon aléatoire, qu'elle serait la même pour toute personne dans la même situation ». Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement  INVALIDE) (ATTENTION: OPTION sse postale du ou de la destinataire du courrier, à positionner en bas de la première page, quel que soit le nombre de pages. MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le jj/mm/aaaa Service de xxx ou Direction xxxxx Xxxxxxxxxxxxxou Sous-direction, Département de xx Xxxxxxxxxxxxxx Bureau de xxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Formule d'appel Madame la Présidente, Les coordonnées de l'agent-e suivant le dossier, et la mention : affaire suivie par... n'apparaissent pas ici. Ces informations indispensables seront donc mentionnées par une phrase dans le texte, identifiant le/la gestionnaire, ou le service, avec des coordonnées téléphoniques. Vous avez bien voulu appeler mon attention sur la situation de M. XXX, en poste à la direction départementale des territoires... Texte.... M. XXX pourrait être invité à contacter Mme YYY, chargée de mission, téléphone, s'il souhaite évoquer l'évolution de sa carrière. Formule de politesse appropriée Madame, Mademoiselle, Monsieur, avec titre le cas échéant. Formule de politesse Pour choisir la plus appropriée, voir page 28. Elle ne doit pas figurer seule sur la dernière page. Fonction rappel : pour la signature, le prénom précède le nom. Prénom NOM L'adresse Elle doit figurer impérativement sur la première page. Les titres ou fonctions sont mentionnés. Attention : jamais de P .-S. Madame Xxxx Xxxx Présidente de 44 avenue Xxx Xxxxxx 75000 PARIS CEDEX www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 31 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général résumé pour la rédaction de la lettre personnelle å Le à savoir retrait paragraphe est conseillé afin de différencier la lettre personnelle de la lettre administrative ; å toujours écrire en toutes lettres un sigle pour la première mention dans le courrier ; å ne pas abuser des majuscules et les utiliser à bon escient, et ne pas oublier d'accentuer, le cas échéant ; å indiquer éventuellement, dans le corps du texte, qu'une copie de ce courrier est adressée à un service. 1.-------------------2.-------------------- Les réponses aux questions écrites (QE) et aux questions orales (QO) Elles sont assurées par le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général. l Les réponses aux questions écrites sont rédigées en police arial, taille 11, sur papier sans en-tête. Elles sont rédigées sous forme impersonnelle, sans formule d'appel ni de politesse, sans gras ni paragraphe. l Les éléments de réponse aux questions orales sont rédigées sous forme impersonnelle, en times new roman, taille 14, sur papier sans en-tête, sans formule d'appel ni de politesse, sans gras ni paragraphe. Toutes les réponses aux questions écrites et orales sont publiées sur le site des deux assemblées. Le bureau du CP met les réponses aux questions écrites concernant le secrétariat général, en ligne à l'adresse suivante : http://intra.rh.sg.i2/ rubrique.php3?id_ rubrique=2431 Les discours et éléments de langage Ils sont présentés en police arial 18, interligne double, sans gras ni paragraphe. Particularités l Les courriers présentés à la signature du secrétaire général devront être conformes à la note du 21 octobre 2009 (voir annexe 8). l Dans le cadre de la circulaire du Premier ministre du 8 avril 2010, la charte graphique gouvernementale est adaptée afin de tenir compte de la réforme de l'administration territoriale de l'État. Les services déconcentrés, les services territoriaux trouveront sur intranet les modèles appropriés déclinés selon le type de courrier et selon l'autorité au titre de laquelle le courrier s'adressera8. Il convient donc de distinguer ce qui est de la compétence du préfet de région, du préfet de département et du ministère. Le chemin est le suivant : intranet SG ­ les modèles bureautiques ­ modèles pour les services déconcentrés. l Les services déconcentrés, les services territoriaux s'adresseront aux autres services de l'État sous la forme d'une lettre administrative. La note est réservée aux échanges internes au service ; la lettre personnelles s'adresse aux élus, aux établissements publics, aux organisations syndicales, aux associations et à toute personne étrangère à l'administration. L'adresse en bas de page sera celle du service responsable du dossier ou émetteur du courrier. 8 Vous trouverez, pages 34 et 35, quatre exemples de rédaction sur un même sujet, en fonction du type de courrier. Les autres documents Le compte rendu : relation sommaire d'un fait, d'une situation, d'un entretien ou d'une réunion Les activités des différents services impliquent l'organisation de réunions, la prise de décisions ainsi que des échanges téléphoniques. Le compte rendu rapide permet de faire état de premières conclusions et d'en conserver ou d'en transmettre une trace écrite. Il n'y a pas, à ce jour, de modèle type officiel pour présenter le compte rendu ; toutefois, une proposition de mise en page est présentée, annexe 5. Le compte rendu de réunion n'est pas un procès verbal comme pour les commissions administratives paritaires, ou un relevé de décisions, mais un moyen de cristalliser une situation, une position, à un moment donné. Il doit rester bref, être hiérarchisé autour des points les plus importants et être diffusé rapidement. Ne pas attendre, donc, avant de retranscrire ses notes et les compléter pendant que les souvenirs sont encore suffisamment précis. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Il convient d'indiquer : date, lieu, éventuellement le positionnement de la réunion dans le processus d'un groupe de travail, d'une démarche, la liste et la qualité des participants et, le cas échéant, des absents, l'objet de la réunion, le relevé des principales décisions, la liste des destinataires du compte rendu, le calendrier des prochaines réunions, l'identité de la personne chargée de rédiger et du service émetteur. Après la rédaction, ne pas oublier de se relire en adoptant le point de vue de chaque participant. Conclusion conseillée pour le compte rendu de réunion : L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée. Le rapport : relater de façon détaillée une situation, un fait Le rapport est un « document émanant d'une personne, d'une équipe ou d'un organisme présentant son activité, ses recherches ou l'étude d'un problème. Il ne doit traiter que d'une situation à la fois ou d'un type de situation. Il est initialement soumis à la personne ou à l'organisme pour lequel le travail a été mené ou qui l'a financé » (Association française de normalisation - AFNOR). Peuvent être classés sous cette appellation : les rapports d'étude, de recherche, d'expertise, d'enquête, d'évaluation / audit, de mission et d'activité. Le document comporte des éléments indispensables et des éléments recommandés (voir annexe 5). l 1.------------------2.-------------------- à savoir Éléments indispensables å page de titre (avec un certain nombre d'éléments : auteur(s), titre, date, numéro d'identification) ; å lettre Pour élaborer des textes législatifs et réglementaires, il convient d'utiliser le modèle de feuille de style compatible Solon : voir http://intra. juridique.sg.i2. Un mode d'emploi est proposé, annexe 6 du présent guide. Le site www.circulaires. gouv.fr permet la consultation : - des instructions et circulaires applicables, adressées par les ministres aux services et aux établissements de l'État ; - du décret n° 2008-1281 du 8 décembre 2008 relatif aux conditions de publication des instructions et circulaires. Vous pouvez également consulter le site du Guide de légistique : www.legifrance.gouv. fr/html/Guide_ legistique_2/137.htm de mission dans le cas de rapports officiels ; et mots clés ; å table des matières ; å pagination ; å introduction, développement, conclusion et signature. å résumé Éléments recommandés ; å glossaire. l å bibliographie Le rapport est un document administratif, rédigé de façon impersonnelle, qui doit aider à la prise de décision ; il s'appuie de façon rationnelle sur des faits pour dégager des informations qui permettront de motiver un avis et de conseiller une action, une décision, une orientation. Il doit être efficace, objectif, complet et synthétique, suivre un plan chronologique et/ou thématique. Ce n'est pas un procès-verbal de réunion ou de délibération qui, lui, est réservé à la retranscription des délibérations des instances ayant pouvoir délibératif. Ce n'est pas, non plus, un compte rendu plus ou moins exhaustif qui décrit des faits et qui restitue tout ou partie d'une réunion, d'une activité. La circulaire Circulaires, notes de service, directives, sauf les directives européennes, toutes ces appellations désignent des actes assez semblables, souvent intérieurs à un service, qui ont habituellement une portée générale ou, du moins, assez large dans le service et par lesquels le ou la chef de service indique à ses agents comment ils doivent se comporter dans l'exercice de leurs fonctions. Les circulaires et les directives, actes très courants dans notre ministère, ont, en général, une force obligatoire pour les agents du service. La circulaire est une prescription donnée par tout supérieur hiérarchique, normalement le ou la ministre, aux agents placés sous son autorité, et qui concerne l'interprétation et l'application des lois et règlements, ainsi que l'explicitation de la politique qu'il ou elle entend mettre en oeuvre. (source : circulaire n° 95.34 du 24 avril 1995, annexe II). Conformément au décret n° 2008-680 du 9 juillet 2008 portant organisation du ministère, les circulaires destinées aux services déconcentrés territoriaux doivent être signées par le secrétaire général. 33 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général L'annexe 7 rappelle quelques consignes concernant la rédaction des actes administratifs. Pour tout envoi de circulaire vers les services, il convient de respecter la procédure d'envoi du courrier officiel (voir page 40 et annexe 12). Pour appréhender plus facilement la différence dans la présentation et la rédaction de ces différents types de courriers, voici ci-dessous et ci-contre quatre exemples rédigés en fonction des destinataires. MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxx Xxxxxxxxxxxxx Sous-direction, Département de xxx Xxxxxxxxxxxxxx Bureau dexxxx xx Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Lettre adressée à un directeur dé partemental des territoires Madame, Monsieur, Vous avez bien voulu porter à ma connaissance votre situation professionnelle. Agent d'exploitation des travaux publics de l'État, recruté le xx xx xxxx à la direction départementale des territoires du xxx, vous souhaitez bénéficier du dispositif de reclassement prévu dans le cadre du décret du 29 septembre 2005 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C. Soyez assuré(e) de l'attention avec laquelle j'ai pris connaissance de votre courrier. Je transmets votre correspondance à M. Xxxx xxx, directeur départemental des territoires du xxx, en lui demandant de bien vouloir vous apporter toutes les précisions que vous jugeriez utiles concernant votre requête. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. Nos réf. : xxxxxxx Vos réf. : xxXXxxx Affaire suivie par : xxxxxxx Prenom.nom@xxxx xxxxx-xxx.gouv.fr Tél. : xx xx xx xx xx Courriel : service@ Fax : xx xx xx xx xx xxxxxxxxx-xxx.gou v.fr MINISTÈRE DE L'É COLOGIE, DU DÉV ELOPPEMENT DU DES TRANSPOR RABLE, TS ET DU LOGEM ENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxxxxxxx x Sous-direction, Dép artement de xxxxxx Bureau de xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx La directrice de à Monsieur le Dire cteur départemen tal des territoires Fonction Objet : Application du décret n° 200 5-1228 du 29/09/20 PJ : Inte rven tion de M. xxx 05 Mon atte ntio n a été app elée par M. xxxx, agent d'ex dire ctio n départe ploitatio n des trav men tale des terr itoires du xxx, qui aux pub lics de l'Éta le cad re du déc sou hait ret du 29 tem bre t en pos te à la sep caté gorie C. 200 5 rela tif à l'org e bén éficier du disp ositif de recl ass eme nt dan s anisatio n des carr ière s des fonction naires de Je vous transme ts sa correspond ance afin que vou base des éléments s lui apportiez tout suivants. es les précisons utiles sur la Le décret n° 200 5-12 dans le grade de 28 du 29 septembre 2005 prévoit que les personnes catégorie C doté auparavant la qua nommées fonction des échelles de naires lité d'agent de rémunération 3, droit privé ou ass d'ancienneté de 4 travail égale à la ociatif, seront clas ou 5, qui avaient eu moitié de sa duré équivalent temps sées avec une e, le cas échéan plein. Cette mes reprise t après calcul de ure prenait effet conversion en au 1 er octobre 200 5. Cette date d'applic ation engendrait une différence imp pour des agents ortante de prise lauréats du mêm en e concours au différentes, avant titre de 2005, mai compte de leur carrière ou er s nommés à des du Développement après le 1 octobre 2005. Pour atténuer cet inco durable a pu obte nvénient, le ministre dates au titre de l'année nir du ministre cha chargé rgé 2005 puissent bén ce décret. En reva éficier des disposit du Budget que tous les agents recr nche, aucune mes ions de reprise d'an utés de ce texte. ure ne permet aux cienneté prévues agents recrutés avant 2005 de bén par éficier Cette situation ne remet pas en cau se la reconnaissa concernés, mais nce des qualités résulte de l'applic professionnelles ation des textes exception en fave des agents et aucune disposit ur de M. XXX. ion ne permet de faire une Fonction Prénom NOM Monsieur Xxxx Xxxx Adresse www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Lettre personnelle Prénom NOM www.developpem ent-durable.gouv. fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT Secrétariat général Paris, le Service de xxx ou Direction xxxxxxxxx Sous-direction, Département de xxxxxx Bureau de xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx Nos réf. : xxxxxxx Vos réf. : xxXXxxx Affaire suivie par : xxxxxxx Prenom.nom@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr Tél. : xx xx xx xx xx - Fax : xx xx xx xx xx Courriel : service@xxxxxxxxx-xxx.gouv.fr La ministre à Monsieur le Préfet de Xxxx Objet : Application du décret n° 2005-1228 du 29/09/2005 PJ : Votre lettre du... Vous avez appelé mon attention sur la situation professionnelle des agents d'exploitation des travaux publics de l'État, en poste à la direction départementale des territoires de xxx, qui souhaitent bénéficier du dispositif de reclassement dans le cadre du décret du 29 septembre 2005 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C. Ce décret prévoit que les personnes nommées fonctionnaires dans le grade de catégorie C doté des échelles de rémunération 3, 4 ou 5, qui avaient eu auparavant la qualité d'agent de droit privé ou associatif, sont classées avec une reprise d'ancienneté de travail égale à la moitié de sa durée, le cas échéant après calcul de conversion en équivalent temps plein. Cette mesure prenait effet au 1er octobre 2005. Cette date d'application engendrait une différence importante de prise en compte de leur carrière pour des agents lauréats du même concours au titre de 2005, mais nommés à des dates différentes, avant ou après le 1er octobre 2005. Pour atténuer cet inconvénient, j'ai pu obtenir du ministre chargé du Budget que tous les agents recrutés au titre de l'année 2005 puissent bénéficier des dispositions de reprise d'ancienneté prévues par ce décret. En revanche, aucune mesure ne permet aux agents recrutés avant 2005 de bénéficier de ces dispositions. Cette situation ne remet pas en cause la reconnaissance des qualités professionnelles des agents concernés, mais résulte de l'application des textes et aucune dérogation n'a été prévue. Réponse à une question éc rite Pour la ministre et par délégation, Fonction Prénom NOM www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 00 00 00 00 ­ Fax : 33 (0)0 00 00 00 00 Lettre administrative adressée à un préfet QUESTION ÉCRI TE N° xxx de Mm e xxx, Sénatrice de xxx, Maire de xxx RÉPONSE : Le décret n° 200 5-1228 du 29 sep tembre 2005 rela fonctionnaires de tif à l'organisation catégorie C prévoi t que les personnes catégorie C doté des nommées fonctionna des carrières des échelles de rémuné ires dans le grade ration 3, 4 ou 5, qui de droit privé ou ass de avaient eu auparavan ociatif, sont classé es avec une reprise t de sa durée, le cas d'ancienneté de trav la qualité d'agent échéant après calcul ail égale à la moitié prenait effet au 1er de conversion en octobre 2005. équivalent temps plein. Cette mesur Cette date d'applica e tion engendrait une différence important pour des agents lau réats du même con e de prise en com cours au titre de 200 pte de leur carrièr avant ou après le er e 1 octobre 2005. 5, mais nommés à Pour atténuer cet durable a obtenu du inconvénient, le min des dates différentes, ministre chargé du istre du développe budget que tous les puissent bénéficier ment des dispositions de agents recrutés au titre de l'année 200 rep En revanche, auc 5 une mesure ne per rise d'ancienneté prévues par ce déc ret. met aux agents rec dispositions. rutés avant 2005 de bénéficier de ces 35 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général La signature La signature est obligatoire sur tous les documents administratifs. Elle doit toujours être précédée du titre de la personne signataire et suivie de ses prénom et nom en clair. Pour le prénom, la première lettre est une capitale. Pour le nom, toutes les lettres sont des capitales. On signe : l Intuitu personæ : la personne signe parce qu'elle est habilitée, en son nom propre, de par ses fonctions, à signer. l Par délégation (voir page 36) : si elle n'entraîne pas, contrairement à la délégation de pouvoir, de transfert de compétences, la délégation de signature suppose, toutefois, que le - la délégataire porte une appréciation sur le bien-fondé des actes soumis à sa signature. l Par / pour ordre : réservé aux documents qui n'ont pas d'effet juridique, en l'absence de délégation écrite. l Par autorisation : le ou la signataire a le pouvoir de signer une catégorie de documents. l Pour ampliation : pouvoir de signer donné à un-e fonctionnaire afin de garantir l'authenticité d'un document par rapport à l'original. l Par intérim (p. i) : en absence de la personne normalement habilitée et avec son accord. Le sous couvert (sous le couvert de) et la voie hiérarchique La locution « sous le couvert de » signifie, sous le nom, sous l'adresse de quelqu'un. Écrire au directeur départemental des territoires, sous couvert du préfet, c'est-à-dire par la voie hiérarchique, et donc par l'intermédiaire d'un échelon supérieur. De nombreux écrits au sein de l'administration doivent suivre la voie hiérarchique. Ils sont envoyés sous couvert : å lorsque l'échelon supérieur donne des directives, des orientations à un échelon subordonné ; å lorsque l'échelon subordonné rend compte, informe, demande des instructions. Attention · L'utilisation de cette mention est limitée aux lettres administratives et aux notes administratives. Un pli reçu avec la mention « sous couvert » doit être transmis au niveau hiérarchique mentionné dans le sous couvert et non au destinataire final. Exemple å une lettre administrative est adressée à une directrice départementale des territoires, sous le couvert de la préfète. L'original du courrier est transmis directement à celle-ci qui enverra une copie à la directrice départementale des territoires. En pratique, on peut, afin de transmettre le document plus rapidement, envoyer le courrier à la préfecture et, simultanément, une copie au service déconcentré ou au service territorial concerné. Les délégations de signature Il s'agit d'un procédé par lequel une autorité administrative charge une autre autorité qui lui est hiérarchiquement subordonnée, de signer en son nom. Cette mesure d'organisation interne du service ne modifie en rien la répartition des compétences. Pour déterminer les cas dans lesquels la délégation trouve à s'appliquer, il faut opérer une distinction entre les courriers qui ne produisent pas d'effets juridiques ou financiers et ceux qui engagent la responsabilité de l'État, donc celle des ministres. Qui peut signer un courrier administratif ? Il faut distinguer deux types de courrier : l les courriers qui n'ont pas d'effet juridique : ils concernent surtout le fonctionnement interne du service et peuvent être signés directement par leurs auteurs selon les règles d'organisation prévues par le chef de service. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Exemple å les notes purement internes pour lesquelles la personne signataire n'a pas besoin de délégation de signature. l les courriers qui ont un effet juridique : ces courriers ont une incidence sur l'ordre juridique existant, sur la situation des agents, ou ont des répercussions dans le domaine budgétaire. On dit en langage juridique qu'ils font grief, car ils font application de la législation ou de la réglementation, notamment à destination d'une personne au bénéfice de laquelle un avantage, ou une dérogation, est consenti. Ces documents sont signés au nom du / de la ministre et nécessitent, donc, impérativement une délégation. Le régime des délégations de signature d'un-e ministre à ses collaborateurs et de ces derniers aux agents placés sous leur autorité, est règlementé. Exemples å des délégations de crédits à un service, å un arrêté de nomination à un grade, à un poste... Jusqu'en 2005, le régime des délégations de signature était encadré par le décret du 23 janvier 1947 et la circulaire du Premier ministre du 30 janvier 1997 : tout fonctionnaire ne pouvait signer une décision que lorsqu'il bénéficiait d'une délégation de signature en bonne et due forme, prévue par un arrêté ou un décret publié au Journal officiel. Si tel n'était pas le cas, il n'avait pas le droit de signer. La délégation de signature était donc personnelle et intervenait par un acte spécifique devant être renouvelé à chaque changement de ministre. Dans un souci de simplification administrative, le décret du 27 juillet 2005 a réformé ce dispositif afin de réduire le nombre des actes de délégation qui se multipliaient en cas de changement de gouvernement et de remaniement ministériel, et pour éviter les périodes durant lesquelles les services ne disposaient plus de délégation. Désormais, la nomination et la délégation de signature sont un seul et même acte pour les directeurs, chefs de service, sous-directeurs effectivement nommés à ce titre. La délégation de signature est donc maintenue en cas de changement de ministre. Enfin, la subdélégation est introduite pour les chargés de sous-direction, adjoints aux sousdirecteurs, chefs de bureau et, le cas échéant, à d'autres agents. Ils ne bénéficient donc pas d'une délégation automatique du seul fait de leur nomination. La mise en signature d'un courrier Un courrier ne peut être expédié que s'il est signé (paraphe et tampon) et daté. Lors de la mise en signature d'un projet de courrier, ce dernier doit être accompagné du fond de dossier comprenant la lettre à laquelle on répond, avec d'autres pièces nécessaires (textes réglementaires, échanges de messages...). Cela permettra à l'autorité signataire de le faire en toute connaissance de cause. Les lettres présentées à la signature ne doivent pas être prédatées. La date est mise par le secrétariat de la personne qui signe, le jour où elle signe. Il est plus prudent de ne pas inscrire à l'avance le nom de la personne qui signera, sauf si cela vous a été confirmé. Avant de présenter un courrier à la signature, les rédacteurs veilleront à recueillir tous les visas intermédiaires. Si le courrier comporte plus de deux pages, toutes les pages seront numérotées (voir page 55). Il faut s'assurer, enfin, de la présence des pièces jointes citées en référence. Avant tout envoi, il est conseillé d'effectuer une vérification orthographique (Outils/Orthographe et grammaire ou F7). En cas de doute, des conjugueurs sont accessibles en ligne. Attention · Pour le courrier soumis à la signature du secrétaire général, il conviendra de suivre le protocole spécifique que vous retrouverez à l'annexe 8. Pour la ministre et par délégation, le Secrétaire général Jean-François MONTEILS 37 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général 1.-------------------2.------------------- Pour le courrier mis à la signature de la direction des ressources humaines : consultez la ressource partagée sous le répertoire : lecteur réseau Z ­ signature_DRH sur 'dc-nt-sg-1' (Z) : accessible depuis le poste de travail et qui permet un suivi de tous les projets de courriers, excepté pour les courriers confidentiels. Consultez également la note du 7/12/2009 sur la gestion de son courrier (annexe 9). · Le prénom précède le nom. · Le nom de tout signataire se compose en romain, lettres capitales, et le prénom en romain, lettres minuscules, avec une majuscule initiale. · Les fonctions, qualités, titres des signataires peuvent se mettre en italique. · Mais en principe, la mention de la fonction de la personne signataire n'est pas obligatoire si celleci figure dans l'en-tête du papier. · Tout ce qui figure juste avant ou juste après la signature (lu et approuvé, par intérim...) reste en romain et en lettres minuscules. · On n'indique pas la mention « pièces jointes » dans la lettre personnelle. à savoir Protocole à suivre en cas de cosignature de plusieurs chefs de service Il faut suivre l'ordre prévu dans les textes portant organisation d'un service. Pour l'administration centrale, c'est le décret n° 2008-680 du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale du ministère. L'ordre de l'énumération prévu par l'article 1er qui présente les services du ministère est celui à respecter dans la présentation de l'en-tête du courrier et pour l'ordre des signatures : · le secrétariat général, · le commissariat général du développement durable, · la direction générale de l'énergie et du climat, · la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer, · la direction générale de l'aviation civile, · la direction générale de l'aménagement, du logement et de la nature, · la direction générale de la prévention des risques, · la direction de la sécurité et de la circulation routière. En règle générale, tout chef de service émettant le courrier signe en dernier. De fait, la date du courrier est la date de signature définitive du document. L'arrêté du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale du ministère fixe la composition du secrétariat général : outre la délégation ministérielle à l'accessibilité, le bureau des associations et la section de la chancellerie : · la direction des affaires européennes et internationales, · la direction des affaires juridiques, · la direction de la communication, · la direction des ressources humaines, · le service du pilotage et de l'évolution des services, · le service des politiques support et des systèmes d'information, · le service des affaires financières, · le service de défense, de sécurité et d'intelligence économique. Le premier signataire est appuyé à droite ; le deuxième, à gauche, le troisième à droite... Voir en annexe 10 : le décret n° 2010-1443 du 25 novembre 2010 relatif aux attributions du ministre de l'écologie, du développement durable, des transports et du logement. Autre cas de cosignature entre les ministères : celui du Développement durable et celui de l'Agriculture. Il n'y a pas, à la date de préparation de ce guide, de modèle officiel. Toutefois, voici cicontre une proposition pour vous aider dans votre travail. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement MINISTÈRE DE L'ÉCOLOGIE, DU DÉVELOPPEMENT DURABLE, DES TRANSPORTS ET DU LOGEMENT MINISTÈRE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE LA PÊCHE, DE LA RURALITÉ ET DE L'AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE Secrétariat général Secrétariat général Paris, le Le secrétaire général du ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le secrétaire général du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation, de la Pêche, de la Ruralité et de l'Aménagement du territoire à Monsieur le Vice-président du conseil général de l'environnement et du développement durable Monsieur le Vice-président du conseil général de l'alimentation, de l'agriculture et des espaces ruraux Objet : www.developpement-durable.gouv.fr Tour Pascal A ­ 92055 La Défense cedex ­ Tél : 33 (0)1 40 81 21 22 Les modes de transmission des courriers 9 Voir annexe 5. Les bordereaux9 l Le bordereau de mise à la signature Tous les courriers mis à la signature devront être proposés sous bordereau. Celui-ci peut être en format A3, dûment complété par le service émetteur et accompagné de toutes les pièces constitutives en fond de dossier. Il peut aussi être en A4, glissé dans une pochette transparente et transmis dans un parapheur. Il convient, ici, de suivre la pratique définie par le service. Du fait de leur urgence particulière, les courriers transmis dans les services par le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général, le sont dans une farde jaune pour les questions écrites (QE), bleue pour les courriers parlementaires (CP) hors direction chargée des ressources humaines, rouge pour les CP de cette direction et les courriers réservés (CR)10. 10 Voir annexe 11. l Le bordereau d'envoi est établi pour transmettre aux destinataires un ou plusieurs documents se rapportant au même sujet. Il permet de garder trace de l'envoi et d'indiquer le traitement à réserver à ce dossier. Il peut être adressé au sein des services du ministère ou vers un autre ministère. Le bordereau d'envoi doit comporter : · le prénom, le nom et l'adresse des destinataires ; · l'identification des documents transmis ; · l'indication de leur nombre ; · l'objet de la transmission (copie, pour visa, pour avis, pour signature, pour attribution, pour information, pour suite à donner...) ; · la signature et le cachet de l'expéditeur ou de l'expéditrice. · Pour attribution : le service se dessaisit du dossier mais peut demander à être tenu informé de la suite donnée. · Pour information - en communication : le service destinataire devra retourner le document après en avoir pris connaissance. · À toutes fins utiles : le service destinataire est libre d'envisager ou non une suite. · Pour suite à donner : le service destinataire doit donner une suite, mais n'a pas à rendre compte. 39 GUIDE DES COURRIERS | les documents produits par le secrétariat général La télécopie Elle permet d'identifier l'expéditeur, l'expéditrice et les destinataires de l'envoi ainsi que le nombre de pages télécopiées. Le texte figurant sur cette page de garde pourra communiquer, notamment, des informations quant à la nature des documents envoyés (voir annexe 5). L'envoi des courriers officiels via la messagerie Les échanges de courriers officiels s'effectuent exclusivement par voie électronique Mélanie et uniquement à partir d'une boîte aux lettres d'unité (BALU) ou d'une boîte aux lettres de service (BALS). Vous trouverez, annexe 12, toutes les précisions nécessaires. La mention « personnel » ou « confidentiel » sur les enveloppes Confidentiel Ce courrier est professionnel, il peut être ouvert en cas d'absence des intéressés, mais uniquement par leur hiérarchie : arrêté de promotion... Personnel Ce courrier n'est pas directement lié à l'activité du service. Il ne concerne que la personne concernée et ne doit être ouvert que par elle : fiche de paye... Attention à savoir · Il est inutile de mentionner personnel et confidentiel en même temps. 1.------------------2.-------------------- Les cartes de visite Les cartes de visite sont en format international : 90 mm X 55 mm ou 210 mm X 99 mm. L'adresse se situe sur trois ou quatre lignes. On ne peut pas toujours mentionner, pour des raisons de place, tous les niveaux hiérarchiques. C'est au service de déterminer ceux qu'il souhaite voir apparaître. Le niveau auquel est rattachée la personne qui signe peut se placer sous son nom avec sa fonction. Pour en faire la demande, il vous suffit de remplir deux documents que vous trouverez sur l'intranet en suivant le chemin : administration centrale au quotidien / vie professionnelle / procédure / édition, numérisation, diffusion. Vous pouvez également consulter l'adresse intranet : http://intra.portail. i2/article.php3?id_ article=2746 Le protocole des courriers parlementaires Le courrier adressé par les services du secrétariat général au cabinet pour signature peut être un projet de réponse à l'intervention d'un-e parlementaire. Pour ce type d'intervention, le protocole a deux aspects. L'un relativement bien établi : il s'agit des appellations (Monsieur le..., Madame la...). L'autre concerne la formule de politesse étroitement liée à la personne signataire. Les appellations l L'usage veut que l'on retienne le titre le plus honorifique. Exemples å Madame la Ministre, pour une députée ayant occupé les fonctions de ministre. å Monsieur le Président, pour un député qui serait également président d'un conseil général ou régional. l S'agissant des élus qui ont plusieurs mandats, le mandat national prime. Exemple å Madame la Députée, pour une élue nationale également vice-présidente du conseil général. l Le titre peut être combiné avec un mandat local. Exemple å Monsieur le Sénateur-Maire pour un élu national, également maire d'une commune. Quand deux mandats locaux sont d'égale importance : maire et conseiller général, le choix de l'appellation se fera en fonction de la qualité du mandat au titre duquel l'élu a choisi d'intervenir. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement à savoir C'est également le cas pour les élus qui président une association : sous quel timbre le courrier est-il écrit ? Quelle entité est-elle concernée par le courrier ? 1.-------------------2.------------------- La fenêtre des titres dans l'adresse Le mandat national détenu au moment de l'échange, en principe, devrait primer, puis viennent les titres par ordre décroissant d'importance, mais l'usage n'est pas établi de façon rigoureuse. MADAME MONSIEUr Députée de Président de l'Assemblée nationale Ancienne Ministre Ancien Ministre Maire de Sénateur de Le titre indiqué pour les formules d'appel et de politesse sera : Madame la Ministre Le titre retenu sera : Monsieur le Président Pour le circuit de ces courriers, voir annexe 11. Les formules de politesse et formules protocolaires 11 Avant tout, le choix d'une formule appartient à la personne qui signe. La formule ministre est, à la date de rédaction de ce guide : Je me tiens à votre disposition et vous prie de recevoir, Monsieur, Madame, (+titre), l'expression de ma considération distinguée11. Une formule est strictement réservée au Président de la République, au Président du Sénat, au Président de l'Assemblée nationale, au Premier ministre, en exercice ou ayant exercé l'une de ces fonctions : Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, (+ titre), l'expression de ma haute considération. Le bureau du courrier parlementaire du secrétariat général (bureau CP) pourra vous apporter toutes les précisions utiles : n'hésitez pas à le contacter. Les délais de réponse Pour conclure ce deuxième chapitre, il convient d'aborder la question des délais dans lesquels les services du ministère répondent aux interventions. Le site Service public s'engage à répondre aux interventions par courriel en sept jours maximum. Mais qu'en est-il des autres courriers ? De façon générale, la charte Marianne propose de ne pas dépasser deux mois dans la réponse aux courriers postaux. La question des recours gracieux et contentieux l Pour mémoire : le recours gracieux est adressé à l'auteur de la décision, le recours hiérarchique est adressé au supérieur hiérarchique de l'auteur de la décision. L'administration a un délai de deux mois à compter de la réception d'un recours administratif (l'accusé de réception ou le tampon du bureau du courrier faisant foi) pour répondre. Passé ce délai, le silence vaut refus implicite. À la date à laquelle cette décision implicite intervient, s'ouvre un nouveau délai de deux mois pour déposer un recours contentieux auprès du tribunal administratif. Toutefois, si l'administration répond explicitement durant ce nouveau délai de deux mois, le délai de recours devant le tribunal administratif débute à compter de la réception par le demandeur de cette réponse explicite. Dès lors, il conviendra de s'interroger sur la pertinence d'une réponse explicite après avoir laissé passer le premier délai de deux mois, si elle n'apporte pas de solution favorable au requérant. Dans le cadre du protocole des courriers parlementaires Les projets de réponse doivent être transmis au cabinet ministre dans un délai de deux mois maximum. Les projets de réponse aux questions écrites doivent être transmis au cabinet ministre sous quinze jours. Attention aux questions orales qui doivent être traitées, en général, dans les deux ou trois jours. Les délais de traitement courent à compter de la date d'envoi par le cabinet. La mention « très urgent » ou « signalé » réduit le délai à sept jours et la mention « très très urgent », à trois jours. 41 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques L es règles typographiques Elles assurent la lisibilité, la compréhension et l'homogénéité des documents. Les abréviations Quelles soient de circonstance afin de simplifier la rédaction quand un mot est souvent répété et/ou lorsqu'il est relativement long - le mot abrégé devra toujours être écrit en toutes lettres la première fois - ou conventionnelles, comme les chiffres, symboles et abréviations fixées par l'usage, il ne faut pas en abuser, surtout dans les lettres personnelles. L'abréviation se fait : l par retranchement devant une voyelle et sans altérer, autant que possible, le radical du mot, des lettres finales que l'on remplace par un point (hab.), exception faite pour les points cardinaux (N / S / E / O) ; l par retranchement des lettres médianes, la/ou les finales maintenues étant mises en lettres supérieures ou en bas de casse (en lettres minuscules), mais sans point abréviatif (ex. : Mlle ou Mlle). COrrECT admi. al. app. arr. art. av. bât. B.P . bd ou boul. ou bd c.-à-d. C.Q.F.D. chap. circ. INCOrrECT administration alinéa (dans un texte juridique) appartement arrondissement article (dans un texte juridique) avenue bâtiment boîte postale boulevard c'est-à-dire ce qu'il fallait démontrer chapitre circulaire Bt BD cad Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement code de procédure civile code pénal communauté de communes, de ville communauté urbaine confer copie pour information curriculum vitae décret département dito docteur document environnement et cetera euro exemple féminin, masculin hors taxes idem introduction Journal officiel jurisprudence kilo mégaoctet, gigaoctet kilomètre - mètre - centimètre loi de finances initiale madame mesdames mademoiselle mesdemoiselles maître, maîtres monsieur, messieurs nota bene nouveau code de procédure civile numéro, numéros nombres ordinaux ordonnance page (s) par / pour ordre par exemple par intérim par opposition à paragraphe Parlement européen pièces jointes post-scriptum pour copie conforme président-directeur général procureur de la République proportion recto, verso recueil références rendez-vous répondez s'il vous plaît route nationale COrrECT INCOrrECT C. proc. civ. C. pén. CC, CV CU cf. ou conf. Cf C.P .I. CV D. (ou d.) dép. d° DR doc. env. etc. Etc... et cætera (ex. : 10,50 ) 1050 ex. fém., masc. (ou m.) HT id. introd. intro. JO J-O jur JP kg KG Mo, Go km ­ m ­ cm Km ­ KM ­ KMS ­ MS LFI Mme plutôt que Mme Me Mmes plutôt que Mmes Mlle plutôt que Mlle Melle Mlles plutôt que Mlles Melles Me, Mes M., MM. Mr, Mr, Mrs, Mrs N.B. NB NPC no, nos 1re, 2e 1ère, 2ème o. (ou ord.) ordon. p. (ou pp.) pg p. o. p. ex. p.i. PI vs paragr. (ou § devant un chiffre) PE PJ P-J P (ou p.s.) .-S. PS p.c.c. P .-D.G. PDG proc. Rép. 1 p. 100 r°, v° rec. réf. R.-V R. S. V. P . R.N. ou N. 43 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques COrrECT INCOrrECT sect. s/c S/C suiv. ou s. après un article 1% 1% tél. téléph. h, min, s H, mn 3 h, 59 min, 60 s tome t. toutes taxes comprises TTC tribunal trib TB volume suivi d'un numéro en chiffre romain vol. n°4 section sous le couvert de suivant-e-s taux d'intérêt téléphone temps Attention · On ne termine jamais une phrase par une abréviation, sauf etc. Si etc. termine la phrase, le point de l'abréviation remplace le point final. · On conserve les traits d'union (c.-à-d.) · On n'abrège pas, dans un texte, le millésime : l'année 2011-2012 et non pas 2011-12. · On peut abréger les titres de civilité, mais seulement s'ils sont suivis d'un nom propre ou d'un titre et uniquement lorsqu'on ne s'adresse pas à la personne concernée. Exemples å J'ai indiqué à Mme Christiane..., sénatrice de... · Mais on ne mettra jamais d'abréviation ni dans la formule d'appel ni dans la formule de politesse. å Madame la Sénatrice, [...] Veuillez agréer, Madame la Sénatrice, ... Les titre de civilités ne s'abrègent pas dans la suscription. å La ou Le ministre à Monsieur le Préfet du... l Pour mémoire : Monsieur, Madame, Mademoiselle est une marque de politesse qu'il convient de ne pas abréger quand on s'adresse à quelqu'un. On peut abréger quand on parle de quelqu'un. l On peut abréger certaines locutions latines, en romain : · cf. ­ confer ­ : se reporter à, comparer avec. · etc. ­ et cetera ­ : et le reste. · N.B. ­ nota bene ­ : à noter. Les expressions latines Les expressions latines francisées s'écrivent en romain, avec ou sans accent selon les cas. Il convient de vérifier dans le dictionnaire. l Quelques exemples sans accent : ad hoc, a fortiori, a posteriori, a priori, bis, duo, duplicata, erratum, idem, in extenso, in extremis, in fine, in-folio, grosso modo, maximum, minimum, post-scriptum, statu quo, supra, ultimatum, vade-mecum, veto, via, vice versa, visa l Quelques exemples avec accent : intérim, mémento, muséum, référendum Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement L'écriture des chiffres et des nombres On écrit en chiffres arabes · Une durée de vie, un âge : Les agents âgés de plus de 60 ans (ou soixante ans). · Le pourcentage : 4 %. · Les dates, sauf les mois, les heures : le 1er décembre 2011. Écrire : 01/XII/11 est entièrement incorrect. On ne peut pas écrire : 01 pour le jour, ni XII pour le mois. On peut, exceptionnellement, abréger le mois, mais uniquement dans un tableau, faute de place (1er nov.). Enfin, le millésime ne peut pas être abrégé, sauf dans un tableau. · Tous les numéros d'ordre : n° d'immeuble, de rue, d'arrondissement, adresses postales. · Les numéros dans les textes officiels : code, loi, décret, circulaire... · Les arrondissements : 4e et non 4ème ou IVème et ceci afin d'éviter le risque de confusion : 11 ou II - IV ou VI. l On écrit en chiffres romains · Le numéro des siècles : le XXIe siècle. · Les régimes politiques : la Ve République. l Attention · Millier, million, milliard sont des noms : 17 milliards. · Mais 1,5 milliard, ou million ou millier, est au singulier quand l'indication chiffrée précédant la virgule est inférieure à 2. La ponctuation «Lessignes deponctuation sontlesnotations musicalesdela phrase.» Cavanna Une ponctuation défectueuse peut susciter malentendus et contentieux. Élément essentiel qui assure la compréhension d'un texte, la ponctuation doit être mesurée et efficace. Exemple å Sont publiés au Journal officiel « Les décrets et les autres actes pour lesquels une loi ou un décret le prévoit ». å Sont publiés au Journal officiel « Les décrets et les autres actes, pour lesquels une loi ou un décret le prévoit ». Dans le premier cas, tous les décrets doivent être publiés au Journal officiel. Dans le second cas, seuls ceux pour lesquels une loi ou un décret le prévoit, doivent être publiés au Journal officiel. La ponctuation ne se résume pas aux points et aux virgules, mais il est vrai que le point d'exclamation s'utilise rarement dans les courriers de l'administration ! La ponctuation est l'ensemble des signes indiquant un lien entre langue écrite et langue orale (pause, intonation), marquant des coupures et des liens logiques, organisant les idées selon des blocs cohérents, tant sur le plan conceptuel que sur le plan grammatical. Il ne s'agit pas, ici, de faire un manuel, il existe de nombreux ouvrages spécialisés, mais d'attirer votre attention : une ponctuation abusive ou inappropriée nuit à la compréhension de votre texte, car elle introduit des nuances qu'il faut maîtriser. L'utilisation de la virgule est la plus délicate, car ce signe est difficile à placer. · La virgule sépare les sujets, les compléments, épithètes, attributs et propositions de même nature qui ne sont pas unis par une conjonction de coordination. On ne sépare pas un sujet de son verbe, de même que le verbe du complément d'objet, direct ou indirect. · On ne fait pas précéder d'une virgule les conjonctions de coordination : ou / et / ni. · On met une virgule entre deux propositions reliées par : mais, car, donc, or. · Mais on ne met pas de virgule entre deux termes reliés par ces conjonctions. Exemples å Les agents sont nommés et affectés au 1er janvier. l «C'estparlavirgule queletextedevient poésie,musique élégie,valsehésitation,tango,rumba ourock'nroll.» Cavanna 45 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques å Les å Les agents seront nommés au 1er janvier ou au 1er février. agents nommés au 1er janvier de cette année ne pourront être ni mutés ni détachés. å Les agents sont nommés au 1er janvier, mais ils ne seront pas affectés avant le 15 du mois. å Les agents sont donc nommés au 1er janvier. l å Il Exemples d'interprétations différentes selon le positionnement de la virgule : frottait son doigt couvert d'encre avec un chiffon doux. Il frottait, son doigt couvert d'encre, avec un chiffon doux. contesta bruyamment et avec le sourire, l'orateur lui répondit. Il contesta bruyamment et, avec le sourire, l'orateur lui répondit. sur le thème des réfugiés climatiques à l'ambassade de France. Exposition sur le thème des réfugiés climatiques, à l'ambassade de France. å Il å Exposition å Avec tout le respect que je dois au ministre, dit la jeune femme qui représente le Gouvernement. Avec tout le respect que je dois au ministre, dit la jeune femme, qui représente le Gouvernement. å Une dérogation pourra être accordée si nécessaire, le préciser. Une dérogation pourra être accordée. Si nécessaire, le préciser. Attention «L'accent circonflexeest l'hirondellede l'écriture.» Jules Renard · vous devez fournir tous les justificatifs : arrêté de nomination, décret statutaire, etc. : toujours une virgule avant etc. · Il est d'usage de ne pas séparer les chiffres d'un numéro de téléphone, de télécopie ni par des points ni par des tirets. Par contre, il y aura une espace fine insécable : 01 40 81 21 22. · Les points de suspension vont toujours par trois (et non par quatre ou cinq...) et sont suivis de l'espacement normal. Ils ont valeur de point et ne peuvent donc être précédés ou suivis d'un autre signe de ponctuation. · Pas de virgule devant une parenthèse. · Ne pas oublier la virgule dans la date positionnée en haut et à droite de votre courrier, après le lieu : Paris, le... · Il n'y a pas de point dans les nombres, les unités monétaires et de mesure, mais une espace fine insécable. · On sépare les milliers dans un souci de lisibilité : 1 000 euros. · Mais pas les nombres ayant une fonction de numérotage : l'article 1000 du Code. Espacement et ponctuation Les règles à retenir Signes simples, espacement simple : virgule, point, points de suspension : pas d'espace avant, une espace après. Ces signes sont accolés au mot. l Signes doubles, espacement double : point-virgule, le deux-points, le point d'exclamation, le point d'interrogation et les tirets : une espace avant, une espace après. Ils sont donc posés après un espacement et non collés au mot. l Aucun signe de ponctuation ne se place au début de ligne. l Les parenthèses et les guillemets ne s'ouvrent jamais en fin de ligne et ne se ferment jamais en début de ligne suivante. l L'espace fine insécable ou protégée représentée par le caractère s'obtient avec la combinaison de touches : l + + Barre d'espace Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 1.-------------------2.------------------- à savoir ponctuation apostrophe virgule point tiret (moins) tiret long point-virgule point d'exclamation point d'interrogation deux-points chevrons guillemets parenthèse ouvrante parenthèse fermante crochet ouvrant crochet fermant points de suspension avant pas d'espace pas d'espace pas d'espace espace espace espace signe après pas d'espace espace espace espace espace espace exemple manque d'espace dans l'administration, il justification. Il - l'administration, - la société. de la loi ­ qui est en préparation ­ et délégation ; il faut Quel génie, cet homme ! Quel génie. Où vas-tu ? Je vais SG : direction la « marque » de la "marque" de ' , . ­ ; ! ? : «» "" ( ) [ ] ... Voir annexe 18 pour l'utilisation des signes de ponctuation. espace espace espace espace espace espace pas d'espace à l'intérieur espace espace espace espace pas d'espace de la loi (qui est en préparation). espace pas d'espace espace pas d'espace de la loi [...] et espace pas d'espace pas d'espace espace la loi, le décret... Il faudra L'espace fine insécable ou protégée La typographie emploie surtout deux types d'espaces : l une espace variable, normale, entre les mots. Variable, car le système peut modifier légèrement sa largeur pour justifier la ligne. En fin de ligne, cette espace est supprimée ; l une espace insécable, plus petite, qui n'est pas supprimée par le système ; celui-ci ne coupe jamais une ligne à cet endroit, d'où son nom, insécable. Cette espace est obtenue par une manipulation spécifique. 47 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques 1.-------------------2.-------------------- Signe fréquemment utilisé, l'espace fine insécable ou espace protégée assure que deux mots resteront toujours sur la même ligne. En effet, le traitement de textes effectue un passage à la ligne automatique entre deux mots, mais certains mots, et plus généralement certaines suites de caractères, ne doivent pas être séparés. Exemple å 15 h 30. L'espace insécable est représentée par un et l'espace normale par un point centré. En typographie le mot espace est du genre féminin. Toutefois, l'usage semble évoluer dans la presse. à savoir « Caractères non imprimables » permet en cliquant dessus d'activer ou de déLe bouton sactiver à l'écran les caractères suivants : l'espacement normal, l'espace insécable, les marques de paragraphe, les retours à la ligne et les marques de tabulation. Incorrect : Je vous prie de bien vouloir trouver la demande de mutation pour le département de l'Ain de M. Christophe Durant. Afin de régulariser sa situation administrative, il devra fournir avant le 28 septembre 2011, au plus tard, un justificatif de domicile. Pour insérer une espace insécable en lieu et place de l'espacement normal sur Openoffice ou Word, supprimez l'espacement normal existant après le M. Positionnez-vous devant le 1er caractère en début de ligne, appuyer sur la touche retour arrière qui efface le caractère situé à gauche du curseur clignotant et taper l'espace insécable qui s'obtient avec la combinaison de touches : + + Barre d'espace Si cette manipulation ne fonctionne pas sur votre poste, vous pouvez, à la rigueur, taper des espacements derrière le dernier mot devant terminer la phrase, ici de et avant le, jusqu'à ce que votre texte passe automatiquement à la ligne suivante. Correct : Je vous prie de bien vouloir trouver la demande de mutation pour le département de l'Ain de M. Christophe Durant. Afin de régulariser sa nouvelle situation administrative, il devra fournir avant le 28 septembre 2011 au plus tard, un justificatif de domicile. Les modèles du ministère sont justifiés : c'est-à-dire alignés à gauche et à droite. Lors de la justification le traitement de texte répartit les espaces entre chaque mot de façon à ce que toutes les lignes du texte se retrouvent alignées à droite. 1 Poète. 2 Noms empruntés à Jules Verne et Hergé. les nom et prénom : Monsieur Jean de La Ville de Mirmont1 Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l On ne sépare pas l'abréviation des civilités du nom qui suit : Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l Les initiales du prénom et la particule ne seront pas séparées du nom de famille : Incorrect : à la mémoire de J. de La Ville de Mirmont l Tous les éléments du nom doivent être réunis : Incorrect : M. Jean de La Ville de Mirmont l On évitera de séparer les titres, mandats, grades du nom qui suit : Le professeur Tryphon Tournesol / Le capitaine Nemo / Le comte Humbert de Chanteleine2 Incorrect : J'ai indiqué au docteur Samuel Fergusson l Les nombres avec séparateurs de milliers : 1 000, 1 200 000 incorrect : 1 200 000 euros l Les chaînes de caractères que vous ne devez pas couper Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement l Les sommes : 200 euros ou Incorrect : 250 euros l Les mesures avec unité : 500 km, 30 m², 30 litres, 5 kg l Le n° des textes : loi n° 2010-788 du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l'environnement er l Les dates : 1 janvier 2012 l Les heures : 11 heures, 11 h 30 (les différents éléments de l'heure sont séparés) l Les durées : l'âge légal de la retraite est porté de 60 ans à 62 ans. Il augmentera progressivement de quatre mois par an, à compter du 1er juillet 2011. Incorrect : l'âge légal de la retraite est porté de 60 ans à 62 ans. Il augmentera progressivement de quatre mois par an, à compter du 1er juillet 2011. e l Les siècles : XXI siècle l Le n° de voie : 100 rue Pasteur l Le code postal et la ville : certains toponymes sont très longs Exemple å 51290 Saint-Rémy-en-Bouzemont-Saint-Genest-et-Isson er l Les divisions d'un code : titre I , chapitre 2, article L. 15-1 Incorrect : article L. 15-1 l On ne coupe pas la marque du pluriel : le ou les département(s) concerné(s) Incorrect: le ou les département (s) concerné(s) l Pour la présentation des textes : l'article 35 Incorrect : l'art. ou l'article 35 Les exposants Il est possible de modifier la position de certains caractères par rapport à la ligne de base. L'option exposant permet d'élever les caractères au-dessus de la ligne de base et de diminuer leur taille. Exemple å Ex. : Mlle ­ saisir Mlle puis sélectionner lle Commande Format caractères dans l'onglet Position, cochez Certains caractères sont présents sur le clavier : · le signe degré ° : Shift + · le carré : au-dessus de la touche tabulation. 49 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Les majuscules ou lettres capitales Qu'elle soit de position, de signification, de déférence, la majuscule est souvent utilisée de façon abusive. La majuscule joue un rôle important, mais son utilisation est complexe, car elle dépend de règles relativement fixes et d'usages qui évoluent. Le choix entre la majuscule, lettre capitale ou lettre de tête (car utilisée en tête d'une ligne), et la minuscule ou bas de casse, n'est pas toujours évident et très souvent, le choix dépend moins du mot que de son emploi. La rédaction est affaire de réflexion et non d'automatisme. Ainsi, l'utilisation de la majuscule n'est pas innocente, car elle peut être narquoise (les lenteurs de l'Administration) ou flagorneuse (Mais oui, Cher Monsieur). Principe général : l'utilisation abusive et intensive des majuscules est à éviter, car elle fait perdre à la majuscule sa signification et nuit à l'efficacité. Mais en négliger l'usage serait se priver d'un procédé d'expression. 1.-------------------2.------------------- Vous trouverez davantage de précisions sur l'utilisation des majuscules annexe 17. à savoir Les règles La lettre majuscule indique la limite gauche d'une nouvelle phrase, elle sert également à indiquer les statuts particuliers, les noms propres, les titres d'oeuvre et les marques de déférence. La majuscule de position est mise au début d'une page, d'un texte, d'une phrase, d'une ligne, d'une citation et après les points, points d'exclamation, points d'interrogation et points de suspension. l La majuscule de signification est mise comme signe distinctif d'un nom propre, d'un nom commun qui prend un sens différent : Exemples å une manifestation pacifique, le Pacifique å les trésors de la langue française, le Trésor public Il faut alors distinguer le terme générique du terme spécifique. l l On met une majuscule aux noms propres, c'est-à-dire un prénom, un nom patronymique, mais aussi un surnom, un nom de peuple, d'habitants de régions et de villes, aux organismes internationaux ou pour une abstraction personnifiée : Exemples å les Français, les Européens, mais le peuple français. Hors de France, les francophones utilisent le français. å les Havrais, å les Alsaciens-Lorrains, å l'Organisation des Nations unies, å le Trésor public. l Aux titres d'oeuvres, d'ouvrages, de journaux, de périodiques et de codes : Exemples å le Journal officiel de la République française, de l'Union européenne, å le Code des pensions civiles et militaires de retraite, å les Échos CGEDD, å Le mag (magazine des agents du ministère). l Aux noms des pays, des États, des régimes politiques : Exemples å la France, å la République française. l Aux noms de lieux, villes, villages, départements, régions, pays, îles, montagnes, surnoms géographiques, cours d'eau, mers et points cardinaux ayant fonction de noms propres géographiques ou quand ils désignent une partir du monde ou d'un pays : Exemples å le Pas-de-Calais, å la Corse-du-Sud et la Haute-Corse, la collectivité territoriale de Corse, å Brest, Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Provence-Alpes-Côte d'Azur, la collectivité d'outre-mer de Saint-Martin, å le Bassin parisien, å la Loire, å le Massif central - le Mont-Blanc, å les pôles Nord ­ Sud, å l'Orient et l'Occident, å les postes vacants sont localisés dans le Nord-Est, mais il demande sa mutation pour le Sud de la France. å å à savoir Quand les noms des points cardinaux servent à exprimer une orientation, et dans le cas où ils ont la valeur d'un adjectif, ils s'écriront avec une minuscule : Exemples å ils sont partis vers le nord-ouest. Attention · On écrit : la Guadeloupe, la Martinique, la Guyane et l'île de la réunion ou la réunion. 1.-------------------2.-------------------- Si l'emploi des noms d'objets géographiques soulève quelques questions, n'hésitez pas à consulter le site internet de la commission nationale de toponymie : www.cnig.gouv.fr Vous trouverez, annexe 13, la liste des États, des régions, des départements français et des collectivités d'outre-mer. À ce propos, les tournures en Arles, en Avignon, même si elles peuvent sembler désuètes, sont tout à fait valables, mais uniquement pour ces deux villes, car elles sont liées au régionalisme provençal. l Les noms des départements où figurent deux termes unis par la conjonction et n'admettent pas l'article défini : Exemple å le département de Meurthe-et-Moselle (et non de la Meurthe-et-Moselle). l Mais si le département commence par une voyelle, ce qui implique une élision, l'article est toléré : Exemples å département de l'Eure-et-Loir, å les villes d'Eure-et-Loir. Ces noms seront toujours reliés par un trait d'union. l Ils sont de genre masculin si au moins l'un des termes qui les compose est masculin : Exemple å le Lot-et-Garonne. l Par ailleurs, ces noms formés de deux termes coordonnés par et, à l'inverse des autres noms qui s'emploient avec la préposition « dans » et l'article (dans la Seine-Maritime, dans la Charente), s'emploient avec la préposition en et sans article. Exemples å le département de Seine-et-Marne, de Loir-et-Cher : aller en Seine-et-Marne, en Loir-et-Cher. l On écrira : · la région Poitou-Charentes et non du Poitou-Charentes ; · le département de Vaucluse parce que celui-ci tire son nom de Fontaine de Vaucluse. Mais cet usage disparait au profit du département du Vaucluse : en tout état de cause, les deux formes sont correctes. l On met une minuscule aux noms de voies et une majuscule aux monuments : Exemples å La réunion se déroulera boulevard Saint-Germain avant le rassemblement prévu à l'Arc de Triomphe. å Le défilé partira de l'arche de la Défense vers la tour Eiffel. l On met une majuscule aux noms d'entreprises, d'associations publiques ou privées, aux institutions en général, mais uniquement au premier mot de la dénomination, même s'il s'agit d'un article : Exemples å l'Association sportive, culturelle et d'entraide de l'équipement (ASCEE), å la Société nationale des chemins de fer français, å la Régie autonome des transports parisiens, å La Poste. l 51 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques 1.-------------------2.------------------- Vous trouverez, annexe 15, le lien pour accéder au texte de la Constitution et d'autres liens. On met une majuscule pour les organismes d'État quand ils sont uniques, c'est-à-dire que l'institution a une identité particulière et sa compétence s'étend à tout le territoire de la France, et pour les organismes internationaux quand ils sont seuls de leur espèce : Exemples å le Parlement, le Sénat, l'Assemblée nationale (la Haute Assemblée), le Conseil des ministres, le Gouvernement (mais : les gouvernements qui se sont succédés), la Haute Cour de justice, la Cour de cassation, le Conseil d'État, la Cour des comptes, le Conseil constitutionnel, le Quai d'Orsay, la Sécurité sociale ; å l'Union européenne, le Parlement européen, la Haute Autorité, la Conférence des Présidents, l'Organisation des Nations unies, le Fonds monétaire international... l à savoir Attention · On ne met pas de majuscule aux adjectifs, sauf s'ils sont placés avant le nom. Ex. : Assemblée nationale mais Haut Conseil de la santé publique. · L'Hôtel de ville de Paris. Quand il s'agit d'un organisme dit multiple, car il en existe plusieurs sur le territoire français, c'est un nom commun : Exemples å le département, la mairie, la ville, le conseil général, la cour d'appel, la cour d'assises... l On ne met pas une majuscule initiale quand le générique est suivi d'un nom propre qui devient un terme spécifique et qui prend la majuscule : Exemple å le palais du Luxembourg... l Un organisme multiple peut être individualisé par un terme de spécialisation qui prend alors une capitale : Exemples å le ministère du Développement durable... l Le mot État prend une majuscule quand il désigne une entité politique : Exemples å l'État français, le chef d'État, un conseiller d'État, la raison d'État ; mais : l'état civil, l'état-major. l Les textes politiques : seule la Constitution en tant que loi fondamentale de notre pays, prend une majuscule : loi, décret, arrêté, circulaire, protocole et convention s'écrivent en minuscules. Les termes conférences et congrès s'écrivent en minuscules, excepté quand le Parlement est réuni en Congrès, à Versailles. l Attention · Dans les dénominations anglaises, tous les noms et adjectifs prennent la majuscule : Staff Department, Foreign Office Minister, Chief of the Defense Staff, Ministry of the Environment... 3 · la Médaille d'honneur des chemins de fer · la Médaille d'honneur des transports routiers maritime On ne met pas de majuscule ni aux jours ni aux mois : Exemple å Aucun texte ne sera signé le dimanche 25 décembre 2011, jour de Noël. l Mais on met une majuscule : · aux fêtes : la Saint-Valentin, le Jour de l'an ; · aux dates historiques : le 14 Juillet. l La monnaie : Les règles d'écriture concernant la monnaie unique européenne ont été publiées au Journal officiel, le 2 décembre 1997 et le 16 décembre 2000. Les termes euro et centime commencent par une minuscule et prennent la marque du pluriel : des euros, des centimes. l l Les décorations Les agents du ministère sont susceptibles de se voir décerner une décoration : · la Légion d'honneur, · l'Ordre national du Mérite, · diverses Médailles d'honneur3. · la Médaille du Mérite · la Médaille d'honneur du travail agricole · la Médaille du Mérite · les Palmes académiques Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Certaines de ces décorations comportent des grades : · chevalier, · officier, · commandeur, · grand officier, · grand-croix. Attention · On n'abrège pas et on ne met pas au féminin. Exemple å Mme X. Y., chevalier dans l'Ordre national du mérite. 4 Même si la graphie président de la République est en principe préférable, et si la graphie premier ministre se répand dans la presse, nous sommes des agents de l'État. 4 l Dans les textes issus du ministère, on doit écrire : le Président de la République et le Premier ministre. l Les noms patronymiques sont en principe mis intégralement en lettres capitales dans les courriers, mais la particule (de) se met toujours en minuscules. Exemple å Mme Laure de LA RAUDIÈRE ­ Députée d'Eure-et-Loir. l Bien que les dictionnaires autorisent les deux graphies : I(i)nternet, le Journal officiel et la commission de néologie et de terminologie privilégient l'emploi de la minuscule. Les usages La majuscule de déférence Dans l'histoire de notre alphabet, la lettre minuscule est née de la majuscule qui a acquis un sens de majesté, de déférence. On peut donc utiliser la majuscule comme marque de considération. En effet, la majuscule qui tend à s'imposer dans la formule finale relève moins des règles typographiques que de la courtoisie et des usages. Mais dans une phrase du texte, la fonction d'une personne s'écrit avec une minuscule. En effet, les fonctions, titres civils et militaires se composent avec des lettres en bas de casse. Exemples å Monsieur le Député, Je porte à votre connaissance que le ministre recevra bien la sénatrice représentant les Français établis hors de France. Je vous prie d'agréer, Monsieur le Député, l'assurance de ma considération distinguée. å Madame «C'estunoutil commeunebêche. Onnemetpasde majusculeàune bêche.» Philippe Breton, sociologue. la Sénatrice, Vous avez souhaité que M. Jean-François CHOSSY, député de la Loire, soit informé. Veuillez agréer, Madame la Sénatrice, mes respectueux hommages. Pour mémoire : on emploi la majuscule quand on s'adresse à quelqu'un et la minuscule quand on parle de quelqu'un. En ce qui concerne les titres honorifiques, on écrira, par exemple : son Excellence. «Lamajuscule estuncoupde chapeau.» Victor Hugo l L'accentuation des majuscules En français, l'accent a pleine valeur orthographique. Il faut donc utiliser les capitales accentuées et la cédille, excepté pour les sigles et acronymes. Deux moyens : les codes ASCII et les caractères spéciaux. Exemple å État (Alt 144). Vous pouvez également utiliser le menu « Insertion » Puis cliquez sur le caractère spécial à insérer. Validez par OK. Cette règle a son importance, car il peut y avoir erreur sur le mot et donc sur le sens, hésitation sur la prononciation d'un nom propre. 53 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Exemple å IL SERA REMUNÉRÉ À LA TÂCHE : on est payé pour son travail et non pour ses taches d'encre ! å LE MAINTIEN DES RETRAITES : retraités ou retraites ? Ce n'est pas pareil ! å REUNION DES AGENTS INDIGNES AU PALAIS DES CONGRES : Est-ce la réunion des agents indignes ou indignés ? Et se rendent-ils dans un aquarium ? å Michel FRANÇAIX, élu député de l'Oise, et non Michel FRANCAIX. Quelques exemples de codes permettant de saisir des caractères accentués utilisés fréquemment. É ...............(ALT 144 ou 0201) È ............................ (ALT 0200) Ê ............................ (ALT 0202) À ........................... (ALT 0192) Ç............................ (ALT 0199) oe .......................... (ALT 0156) .................. (CTRL + ALT + E) l Vous trouverez un tableau détaillé des codes ASCII (American Standard Code for Information Interchange) dans l'annexe 14 qui pourra intéresser, notamment, les agents travaillant sur des traductions. l Pour modifier la casse (minuscules/majuscules) : sélectionnez le texte puis Format Modifier la casse majuscules ou minuscules. l Dans l'adresse postale, il convient de ne pas accentuer les capitales dans la dernière ligne, à la demande de La Poste, afin de faciliter le tri informatisé. Donc, exceptionnellement, et uniquement dans l'adresse postale, pas de capitale accentuée ni de cédille. Exemple å PUY-DE-DOME Dans toute autre configuration, ce sera : PUY-DE-DÔME. Attention · Une adresse courriel ou internet s'écrit toujours en minuscules et ne comporte ni de signes de ponctuation (en dehors du point séparant le prénom du nom) ni de caractères accentués. Mais si le prénom est composé, vous utiliserez le tiret - pour séparer les deux parties. Ainsi : gabrielle.colette@developpement-durable.gouv.fr jean-jacques.rousseau@developpement-durable.gouv.fr Les guillemets Ils sont à utiliser dans les cas suivants : · détournement du sens d'un mot ; · utilisation d'un mot étranger n'ayant pas d'équivalent en français ; · dialogue ; · citation. Les guillemets « à la française » et les guillemets "anglais" ou "droits" l Les guillements "anglais" ou "droits" sont utilisés pour faire une citation à l'intérieur d'une autre citation. l Les chevrons ou guillemets français « » sont mis par défaut sur votre micro. l Si vous souhaitez obtenir les guillemets droits " " ou guillemets anglais " " qui doivent rester exceptionnels : 1. Menu Outils options d'auto/correction onglet guillemets typographiques. 2. [Guillemets simples], cochez la case pour obtenir " ", puis décochez la case en face de [Guillemets doubles] et cochez la case , puis OK. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Le caractère italique Il permet d'attirer l'attention sur un mot, un passage Il est utilisé dans un texte pour : · les noms d'ouvrages, titres de revues, titres de journaux ; · les titres d'oeuvre en général (littéraire, musicale, picturale) ; · le nom propre d'un navire, d'un véhicule terrestre ou aérien, sauf marque ou type ; · les citations ; · les mots en latin non francisés. Exemples å Le quotidien britannique The Times annonce la commémoration de l'anniversaire du premier atterrissage du Concorde : Concorde is back ! å La ministre vient de le rappeler : « Depuis l'Erika, les atteintes à la nature sont devenues un délit, rompant ainsi avec l'impunité qui régnait sur les mers. Le préjudice écologique est désormais inscrit dans la loi. » å « L'orateur, c'est le semeur », écrit Victor Hugo, pour qui la tribune est « la bouche ouverte de l'esprit humain. » Les citations, passages empruntés à un ouvrage, et donc des codes, ou paroles attribuées à des personnages, peuvent êtres isolées soit par l'emploi de l'italique, l'utilisation de guillemets ou de tirets, ou éventuellement du gras. Mais ne surchargez pas. Trop chargés de sens, ils perdraient de leur intelligibilité. Les tirets Le tiret ou trait d'union (touche 6 ou - du pavé numérique) sépare les mots composés tels que sous-direction, c'est-à-dire. Il est utilisé également : å comme signe moins : - 10 % ; å pour une énumération : il sera suivi d'une minuscule ; å pour un début de dialogue. Si on souhaite utiliser le tiret comme des parenthèses ­ pour mettre une phrase en incise ­ il faut composer un tiret long ou cadratin (touches CTRL et ­ du pavé numérique). La numérotation des pages Les modèles du ministère ont été conçus pour avoir deux pages maximum : il n'y a donc pas de numérotation automatique des pages et la marge est à zéro cm. Toutefois, si votre courrier comporte plus de deux pages, il est souhaitable de rajouter une numérotation des pages en haut de la page et alignée à droite. Pour cela : 1. Positionnez-vous tout en haut de la 2e page dans l'en-tête (au bord de la page) puis Insertion Champs. 2. Alignez-vous à droite : cliquez sur le bouton « aligner à droite ». 3. Modifiez la marge en haut et positionnez-la à 1 cm (au minimum 0,40 cm) dans Format Page. 55 GUIDE DES COURRIERS | les rÈgles typographiques Les subdivisions d'un document Ce sont, dans l'ordre décroissant : Titre, sous-titre, chapitre, sous-chapitre, section, sous-section, article, paragraphe, alinéa. Le mot paragraphe s'écrit en entier, sauf devant un chiffre. Exemple å L'article 4 (§1) de la loi. Les différents systèmes de subdivision Les subdivisions classiques : I. /II. ... A. / B. /C. ... 1. / 2. / 3. ... a. b. c. ... l Le système numérique international : 1. 1.1. 1.1.1. 1.2. ... l Le cas échéant, on peut aussi utiliser les lettres minuscules suivantes : i) ii) iii) iv) l Les alinéas Dans un texte dont les alinéas sont précédés d'un tiret, il est d'usage de composer la première lettre en lettre minuscule et de revenir, pour la phrase suivante, à l'alignement de la première lettre. Exemple Sont nommés pour une durée de trois ans renouvelable, les agents suivants : - M. XX, ingénieur des travaux publics de l'État ; - Mme YY, administratrice civile hors classe ; - et les agents du ministère dont les noms suivent et qui ont démontré leur aptitude à assumer des postes à responsabilité. Les énumérations Les traitements de textes permettent d'obtenir des paragraphes sous la forme de listes à puces ou numérotées. L'utilisation de ces fonctionnalités permet ainsi de présenter votre énumération en alignant le texte par rapport au symbole sélectionné. Une énumération est toujours introduite par le deux-points. Chaque ligne d'énumération est terminée par un point-virgule, sauf la dernière qui se termine par un point final. Si l'une des énumérations se subdivise, il convient de mettre une virgule ou un point-virgule. La mise en forme de votre liste Sélectionnez les lignes puis maintenez le tout (clic gauche) en descendant sur le bloc de paragraphes à présenter sous forme de listes. Cliquez sur les icônes ou de la barre d'outils "formatage" liste à puces · Les titres de livres ; · Les titres de journaux ; · Les citations d'auteurs. liste numérotée 1. Les titres de livres ; 2. Les titres de journaux ; 3. Les citations d'auteurs. Les titres de livres ; Les titres de journaux ; Les citations d'auteurs. Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement Pour modifier la mise en forme d'une liste l Sélectionnez les lignes et clic droit pour obtenir le menu contextuel ou format/puces et numérotation qui permet de choisir le symbole et de formater les paragraphes, avec les retraits satisfaisants, dans l'onglet "position". l Pour supprimer une mise en forme de listes à puces ou à numéros, sélectionnez les lignes et cliquez sur l'icône ou l Pour modifier la numérotation (ou puces) d'une liste, si vous souhaitez sauter la numérotation ou la mise en forme de puces pour une ou plusieurs lignes, il suffit de sélectionner les lignes, de cliquer sur l'icône ou et les lignes ne seront plus ni numérotées ni sous forme de liste à puces. 57 Secrétariat général Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement tour Pascal B 92055 La Défense Cedex tél. 33 (0)1 40 81 62 40 www.developpement-durable.gouv.fr DICOM-COM-Int/BRO/10001_ Juin 2011 - Conception graphique : Florence Chevallier - Impression : MEDDtL/SG/SPSSI/AtL2/Atelier de reprographie - Imprimé sur du papier certifié écolabel européen - www.eco-label.com GUIDE DES COURRIERS | conclusion c c onclusion Blandine RUI-SOUCHON Centre de linguistique appliquée. « Ce qui est important, c'est d'instaurer une relation de qualité. Faire en sorte que la structure de la lettre reflète la façon dont l'administration gère un dossier, montrer qu'elle suit une réglementation, un cadre de loi, qu'une décision n'est pas prise de façon aléatoire, qu'elle serait la même pour toute personne dans la même situation ». Ministère de l'Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement  INVALIDE)