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France. Conseil général de l'environnement et du développement durable

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Résumé

<p style="margin-bottom: 0cm; line-height: 100%">L'audit porte sur le contrôle interne comptable des interventions d'un montant supérieur à 10M¤, hors processus de paiement à échéance (PAE). Son périmètre est limité aux dépenses d'intervention (titre 6), hors dispositif de paiement à échéance, relevant des programmes 203 et 198 du budget général, ainsi que des programmes 785 et 786 du compte d'affectation spéciale « Services nationaux de transport conventionné de voyageurs ». La mission s'est concentrée sur les seuls services d'administration centrale. Les trois principaux objectifs assignés à l'équipe d'audit étaient d'évaluer la pertinence et l'effectivité des actions de contrôle interne comptable (CIC), de vérifier l'application par les services des instructions, et de dresser un diagnostic sur la qualité comptable des actes générés par les ordonnateurs. La mission estime que le processus des dépenses d'intervention de la DGITM est sous contrôle. Les procédures de contrôle interne appliquées correspondent à une déclinaison des outils utilisés pour la fiabilisation du processus PAE. Le suivi du déploiement du CIC est bien assuré. Le principe d'organisation comptable centralisée se veut pragmatique et est apprécié des bureaux métiers. Des contrôles hiérarchiques, de supervision et des auto-contrôles sont réalisés aux différents niveaux de la chaîne de dépense, contribuant à sécuriser les dispositifs d'intervention. La mission préconise de renforcer les modalités de reporting du CIC des dépenses d'interventions, ainsi que les actions de communication en direction des bureaux traitants. Elle suggère de poursuivre la réflexion engagée concernant la possibilité d'un traitement dématérialisé de la procédure.

Editeur

CGEDD

Descripteur Urbamet

administration centrale ;ministère ;budget ;dépense publique ;analyse économique ;gestion ;subvention ;audit ;procédure

Descripteur écoplanete

Thème

Administration publique ;Transports

Texte intégral

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT, DE L'ENERGIE ET DE LA MER MINISTÈRE DU LOGEMENT ET DE L'HABITAT DURABLE Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Rapport n° 010354-01 établi par Christine DEFFAYET, Christine DELCOURT et Chantal MARRACCINI (Coordonnatrice) Avril 2016 Les auteurs attestent qu'aucun des éléments de leurs activités passées ou présentes n'a affecté leur impartialité dans la rédaction de ce rapport. Sommaire Résumé...................................................................................................................3 Liste hiérarchisée des recommandations...........................................................5 Recommandations de niveau 1........................................................................................5 Recommandations de niveau 2........................................................................................6 Introduction............................................................................................................7 1. Éléments de cadrage de l'audit........................................................................8 1.1. Contexte et enjeux......................................................................................................8 1.2. Périmètre et objectifs de l'audit...................................................................................8 1.3. L'équipe d'audit.......................................................................................................... 9 1.4. La méthodologie de l'audit..........................................................................................9 2. Les principaux constats.................................................................................12 2.1. Le pilotage du déploiement du CIC...........................................................................12 2.1.1. Par le service des affaires financières (DAF) du secrétariat général..............12 2.1.2. Par la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer (DGITM)................................................................................................................... 14 2.2. Fiabilisation du processus........................................................................................17 2.2.1. À la DGITM....................................................................................................17 2.2.2. Au CPCM.......................................................................................................19 2.3. Traçabilité des contrôles et archivage.......................................................................20 2.3.1. Par les bureaux traitants................................................................................20 2.3.2. Par le référent CIC et BCS2...........................................................................20 2.3.3. Par le DAF.....................................................................................................22 Annexes................................................................................................................24 1. Lettre de mission.............................................................................................25 2. Liste des personnes rencontrées..................................................................27 3. Matrice des risques résiduels........................................................................29 4. Tableau des observations sur le rapport provisoire...................................41 5. Plan d'action....................................................................................................42 6. Organigrammes...............................................................................................44 7. Périmètre des dispositifs d'intervention de la DGITM ­ bureaux traitants et montants (hors programme 785 et 786).............................................................46 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 1/55 8. Feuille de route du contrôle interne comptable en administration centrale 2015........................................................................................................................47 9. Glossaire des sigles et acronymes...............................................................52 Rapport n°n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 2/55 Résumé Le comité ministériel d'audit interne (CMAI) du 26 janvier 2015, a inscrit au plan annuel d'audit du Conseil général de l'environnement et du développement durable (CGEDD) un audit du contrôle interne comptable des interventions d'un montant supérieur à 10M de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer (DGITM), hors processus de paiement à échéance (PAE). Le périmètre de cet audit portait sur les dépenses d'intervention (titre 6), hors dispositif de paiement à échéance, relevant des programmes 203 (Infrastructures et services de transports) et 198 (Régimes sociaux et de retraite des transports terrestres) du budget général, ainsi que des programmes 785 (Exploitation des services nationaux de transports conventionnés) et 786 (Matériel roulant des services nationaux de transports conventionnés) du compte d'affectation spéciale (CAS) « Services nationaux de transport conventionné de voyageurs ». Les trois principaux objectifs assignés à la mission d'audit étaient d'évaluer la pertinence et l'effectivité des actions de contrôle interne comptable (CIC) mises en oeuvre au regard des risques détectés, de vérifier l'application par les services des instructions inscrites dans les feuilles de route qui leur ont été adressées en matière de CIC et de dresser un diagnostic sur la qualité comptable des actes générés par les différents ordonnateurs. Dans cette perspective, l'équipe d'audit s'est attachée à rencontrer l'ensemble des services impliqués dans la chaîne de dépenses d'intervention, depuis les bureaux métiers de la DGITM jusqu'au centre de prestations comptables mutualisées (CPCM). Les auditeurs ont également rencontré les sous-directions de la direction des affaires financières (DAF) en charge du déploiement et du suivi du contrôle interne comptable au sein des ministères. La mission d'audit estime, au vu des investigations menées, que le processus des dépenses d'intervention de la DGITM est sous contrôle. Les procédures de contrôle interne appliquées aux dépenses d'intervention correspondent à une déclinaison des outils utilisés pour la fiabilisation du processus PAE, ce qui a facilité leur mise en oeuvre au sein des services. La mission a constaté que le suivi du déploiement du CIC était bien assuré par les deux sous-directions de la DAF concernées, via la mise en place d'outils de pilotage (feuille de route, plan d'actions ministériel). De la même manière, la DGITM a développé des outils internes (organigramme, note de procédure) permettant de s'assurer de la fiabilisation du processus des dépenses d'intervention. Le principe d'organisation comptable centralisée auprès du bureau de gestion rattaché à la sous-direction du budget, du contrôle de gestion et des services se veut pragmatique et est apprécié des bureaux métiers. Des contrôles hiérarchiques, de supervision et des auto-contrôles sont réalisés aux différents niveaux de la chaîne de dépense, contribuant ainsi à sécuriser les dispositifs d'intervention. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 3/55 La mission préconise essentiellement de renforcer les modalités de « rapportage » du CIC des dépenses d'interventions (création d'une rubrique « CIC en administration centrale » sur le site intranet de la DAF, réunion annuelle d'information du comité de direction de la DGITM sur le déploiement du CIC), ainsi que les actions de communication en direction des bureaux traitants (transmission des organigrammes fonctionnels aux bureaux métiers, plus grande sensibilisation des agents aux principes du CIC). Elle suggère par ailleurs de poursuivre la réflexion engagée concernant la possibilité d'un traitement dématérialisé de la procédure. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 4/55 Liste hiérarchisée des recommandations Recommandations de niveau 1 Pages Prévoir sur l'intranet de la DAF, rubrique contrôle interne comptable, un dossier réunissant les documents produits par les directions d'administration centrale. Acteur : DAF ; échéance : dernier trimestre 2016. S'assurer que la documentation de base (cartographie des risques, PAM...) mise en ligne correspond aux dernières versions des documents telles que validées en comité de pilotage. Acteur : DAF ; échéance : 2e semestre 2016. Désigner un suppléant au référent du contrôle interne comptable. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2e semestre 2016. Informer annuellement le comité de direction de la DGITM de l'état d'avancement du déploiement du contrôle interne comptable. Acteurs : DGITM/BCS ; échéance : dernier semestre 2016. Transmettre aux bureaux métiers les OFN les concernant. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. Formaliser une note explicative concernant les changements de compte PCE des dépenses d'intervention tels que demandés par la circulaire de la DGFiP du 9 janvier 2015. Acteur : DAF ; échéance : 2eme semestre 2016. Mener une étude de faisabilité d'un traitement dématérialisé de la procédure. Acteur : DAF ; échéance : courant 2016. 14 14 15 15 17 18 21 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 5/55 Recommandations de niveau 2 Prévoir un lien sur le site intranet de la DGITM vers la rubrique contrôle interne comptable de la DAF. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. Permettre aux membres des bureaux traitants d'acquérir les principes de base du contrôle interne comptable par une action de sensibilisation. Acteurs : DGITM/SAGS, avec le concours de BCS2 ; échéance : 2ème semestre 2016. 16 16 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 6/55 Introduction Le présent rapport a pour objet d'évaluer l'efficacité du dispositif de contrôle interne comptable élaboré en matière de charges d'intervention (organisation, outils, contrôles) tel que mis en oeuvre par la direction des affaires financières et la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer du ministère de l'environnement, de l'énergie et de la mer. La première partie du rapport aborde les éléments de cadrage de l'audit notamment son contexte, ses objectifs et la méthode suivie. La deuxième partie revient d'abord sur le déploiement du contrôle interne comptable et son pilotage par les services concernés d'administration centrale, puis sur les mesures de fiabilisation du processus, et enfin sur la traçabilité des contrôles réalisés. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 7/55 1. Éléments de cadrage de l'audit 1.1. Contexte et enjeux Les dépenses d'intervention recouvrent tous les versements directs ou indirects consentis à des tiers (personne physique ou morale de droit public ou de droit privé), sans contrepartie financière. Ce périmètre inclut 1) les charges d'intervention à proprement parler, c'est-à-dire des versements motivés par la mission de régulateur économique et social de l'État ; 2) les charges de fonctionnement indirect, c'est-à-dire les subventions pour charges de service public (versements effectués par l'État aux opérateurs afin de couvrir leurs propres charges de fonctionnement, engendrées par l'exécution de politiques publiques relevant de la compétence directe de l'État et que ce dernier leur a confiées). Pour le ministère de l'environnement, de l'énergie et de la mer (MEEM), ces dépenses peuvent être classées en deux grandes catégories : · les paiements à échéance ­ PAE, procédure qui s'applique aux conventions et décisions attributives de subvention dont le montant et les dates d'échéance sont connus en début d'année ; · les dispositifs d'intervention hors PAE. Dans sa note d'évaluation du contrôle interne ­ 2014, la Cour des comptes relève que « le contrôle interne comptable1 [du ministère de l'environnement] est quasi exclusivement centré sur le processus des paiements à échéance ». Or, pour l'année 2015, le montant des dispositifs d'intervention hors PAE supérieurs à 10 M pour la seule direction générale des infrastructures, des transports et de la mer (DGITM), s'élève à environ 2,6 Md (en crédits de paiement). Afin de répondre au constat dressé par la Cour, le secrétaire général, responsable du déploiement du contrôle interne comptable (CIC) ministériel, a décliné dans ses feuilles de route 2014 et 2015 les orientations du CIC au niveau de l'administration centrale des MEEM-MLHD. Pour 2015, les travaux ont ainsi porté sur la fiabilisation des dispositifs de maîtrise des risques liés aux dépenses d'intervention supérieures à 10 M, hors processus PAE. 1.2. Périmètre et objectifs de l'audit Dans le cadre du programme de travail arrêté par le comité ministériel d'audit interne du 26 janvier 2015, a été confiée au Conseil général de l'environnement et du développement durable (CGEDD) la réalisation d'un audit du contrôle interne comptable des interventions d'un montant supérieur à 10M de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer (DGITM). La lettre de commande initiale prévoyait de centrer la mission sur le CIC déployé au niveau central et dans les services régionaux et interdépartementaux, et d'auditer en plus des services d'administration centrale, deux directions interdépartementales des 1 Ensemble des dispositifs mis en oeuvre par les responsables « pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités financières et patrimoniales et destinées à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation de l'objectif de qualité comptable ». Source DGFiP, d'après le COSO (Committee Of Sponsoring organisation of the Treadway Commission). Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 8/55 Rapport n° 010354-01 routes (DIR) et deux directions régionales de l'environnement et du logement (DREAL) non fusionnées. La feuille de route CIC 2015 des services déconcentrés ne portant que sur la fiabilisation du périmètre de la commande publique complexe routière et non sur les dépenses d'intervention, l'équipe d'audit, en accord avec le commanditaire, a décidé de limiter sa mission aux seuls services d'administration centrale. La notice de commande assigne trois objectifs principaux à cet audit : · évaluer la pertinence et l'effectivité des actions mises en oeuvre au regard des risques détectés ; vérifier l'application par les services des instructions inscrites dans les feuilles de route qui leur ont été adressées en matière de CIC ; dresser un diagnostic sur la qualité comptable des actes générés par les différents ordonnateurs. · · Le périmètre de la mission est celui des dépenses d'intervention (titre 6), hors PAE, relevant des programmes 203 (Infrastructures et services de transports) et 198 (Régimes sociaux et de retraite des transports terrestres) du budget général et 785 (Exploitation des services nationaux de transports conventionnés) et 786 (Matériel roulant des services nationaux de transports conventionnés) du compte d'affectation spéciale (CAS) « Services nationaux de transport conventionné de voyageurs ». 1.3. L'équipe d'audit L'équipe d'audit est composée de Chantal Marraccini (coordonnatrice), Christine Deffayet et Christine Delcourt, auditrices. La relecture du rapport a été assurée par Carole Castrot et sa supervision par Jacques Poulain, co-coordonnateur du collège Audits et inspections du CGEDD. 1.4. La méthodologie de l'audit Cette mission d'audit a été conduite suivant les principes : de la charte d'audit interne des ministères, du cadre de référence de l'audit interne de l'État (CRAIE), du guide méthodologique s'appliquant aux missions confiées au CGEDD et du guide spécialisé relatif aux audits comptables et financiers du CGEDD. L'approche méthodologique a reposé sur les éléments suivants : a) la phase de planification qui comprend : · la prise de connaissance des dispositifs audités ; · l'élaboration et la transmission à la direction des affaires financières (DAF) et à la DGITM d'un questionnaire de prise de connaissance afin de préciser les objectifs et le champ de la mission ; · l'élaboration de la note de cadrage et de la matrice des risques ; · le choix des services des directions d'administration centrale audités ; · la validation de la note de cadrage par le commanditaire ; Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 9/55 · l'élaboration des outils nécessaires pour la phase terrain réalisée auprès des directions métier. b) la phase de terrain : Le champ de l'audit est limité aux services (service de l'administration générale et de la stratégie (SAGS) et bureaux traitants) de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer. Menée sur la base de questionnaires prenant en compte les risques identifiés, cette phase a comporté des entretiens avec : · la sous-direction du budget, du contrôle de gestion et des services (DGITM/SAGS/BCS), dont le bureau de gestion (BCS2) ; · le référent contrôle interne comptable de la DGITM ; · la direction des affaires financières (SG/DAF), dont la mission du contrôle interne comptable (SG/DAF/BC2) ; · le CPCM (SG/DAF/MC2). Le choix des services audités : La mission d'audit est intervenue dans 6 des 7 bureaux métiers 2 de la DGITM concernés par les dispositifs d'intervention, ainsi qu'auprès de la DGAC (direction générale de l'aviation civile) : · mission autorité organisatrice des trains d'équilibre du territoire, sous-direction des transports ferroviaires et collectifs et des déplacements (programmes 785 et 786) ; · mission intermodalité fret (MIF, programme 203), direction des services de transport ; · bureau des ports (PTF1), sous-direction des ports et du transport fluvial (programme 203) ; · bureau du réseau ferré national (RFV3), sous-direction du développement et de la gestion des réseaux ferroviaires et des voies navigables (programme 203) ; · bureau de la sécurité des transports guidés (SRF1) à la sous-direction de la sécurité et de la régulation ferroviaires (programme 203) ; · bureau du droit social des transports ferroviaires ou guidés et du réseau de transport public urbain (TS2), sous-direction du travail et des affaires sociales (programme 198) ; · mission gestion des ressources, direction du transport aérien de la DGAC (programme 203)3. 2 Le bureau de transport ferroviaire (FCD2) n'a pas été rencontré dans le cadre de l'audit, l'intégralité de ses dossiers d'intervention étant gérée par le bureau BCS2. Il s'agit d'un héritage « historique » auquel il sera mis fin début 2017 à l'occasion du départ en retraite du gestionnaire en charge au sein du bureau. C'est le seul cas de figure pour l'ensemble des dispositifs. La DGAC est responsable du BOP « régulation économique du transport aérien » du programme 203. Le bureau BCS1 (bureau de la sous-direction du budget, du contrôle de gestion et des services.DGITM/SAGS) est son RPROG. À la DGAC, les instructions ministérielles relatives au CIC passe par le correspondant local CIC. Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 10/55 3 Rapport n° 010354-01 La phase d'entretiens s'est déroulée du 11 février 2016 au 11 mars 2016. c) la phase de communication des résultats Une réunion de clôture a été organisée le 07 avril 2016 entre les commanditaires et l'équipe d'audit pour présenter les conclusions de l'audit et étudier les recommandations. Un rapport provisoire a été soumis au contradictoire des commanditaires le 21/04/2016 et un plan d'action leur a été demandé. Après avoir pris en compte les observations des commanditaires sur ce rapport provisoire, un rapport définitif auquel a été joint en annexe leur plan d'action a été établi. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 11/55 2. Les principaux constats 2.1. Le pilotage du déploiement du CIC 2.1.1. Par la direction des affaires financières (DAF) du secrétariat général Un pilotage à deux niveaux Dans le cadre de la réorganisation de l'administration centrale et conformément au plan d'actions ministériel relatif au contrôle interne comptable, il a été créé au sein de la direction des affaires financières à la sous-direction du budget et des contrôles une mission dédiée au contrôle interne comptable (DAF/BC/BC2). Au titre de ses attributions4, cette mission : · assure le pilotage du CIC dans l'ensemble des services du ministère, en lien avec le département comptable ministériel ; élabore, met en oeuvre et actualise la cartographie des risques et le plan d'actions ministériel (PAM) ; coordonne les travaux du CIC avec les missions d'audit ministérielles ; réalise des contrôles comptables de « deuxième niveau » ; anime le réseau des correspondants du contrôle interne comptable dans les services ; assure la maîtrise d'ouvrage des formations CIC. · · · · · Elle assure par ailleurs l'organisation et le secrétariat des différentes instances de gouvernance du CIC (Comité technique ­ COTEC, Comité de pilotage ­ COPIL). En parallèle, le sous-directeur des marchés et de la comptabilité (DAF/MC) est responsable du déploiement du contrôle interne comptable pour l'administration centrale et, à ce titre, s'assure de la bonne mise en oeuvre de la feuille de route ministérielle. Dans le cadre du pilotage et de l'animation du CIC en administration centrale, la mission d'audit souligne le bon niveau de concertation entre les deux services. Les outils de CIC mis en place au niveau de l'administration centrale L'animation et le pilotage du CIC en administration centrale s'appuie sur plusieurs outils : · La feuille de route du CIC (cf. annexe 8) En 2015, la feuille de route avait pour objectif de fiabiliser les dépenses d'intervention relatives aux dispositifs hors paiement à échéance dont les montants financiers étaient supérieurs à 10M (pour la DGITM, 4 programmes identifiés : 198, 197, 203 et 205). 4 Article 2.8.1 de l'arrêté du 9 juillet 2008 portant organisation de l'administration centrale du MEEDDAT. Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 12/55 Rapport n° 010354-01 Les travaux portaient sur la mise en place des outils de pilotage du CIC et la formalisation de l'organisation (cartographie du périmètre, cartographie directionnelle des risques, plan d'actions directionnel, organigramme nominatif fonctionnel), et sur l'effectivité et la traçabilité du CIC (contrôle de supervision a posteriori, contrôle des habilitations juridiques et informatiques). · Le plan d'actions ministériel (PAM 2015) des risques des risques les couvrir. Il fait l'objet Le plan d'actions ministériel découle de l'exploitation de la cartographie comptables. Il la décline en formalisant au niveau le plus fin l'ensemble attachés à chaque processus et fixe les actions à mener pour Le MEEM ­ MLHD possède un plan d'actions actualisé annuellement. d'une transmission régulière à la Cour des comptes et à la DGFiP. Le plan d'actions précise pour chaque processus / sous-processus concerné, les risques identifiés, les actions à mettre en oeuvre, les directions responsables, le calendrier de réalisation. Il permet d'assurer un suivi de la mise en oeuvre des actions. · Le mandat CIC 2015 ­ DGITM Ce document daté du 21 novembre 2015 et co-signé par le chef du service des affaires financières et le sous-directeur du budget, du contrôle de gestion et des services de la DGITM, fixe dans un document unique l'ensemble des travaux à mettre en oeuvre par la DGITM pendant l'année 2015 au titre de la feuille de route, du PAM et des recommandations de la Cour des comptes. Le mandat est glissant dans le temps, ajustable et reportable pour garder une certaine souplesse. · Le réseau des référents CIC en administration centrale Chaque direction générale a désigné un référent CIC qui participe au sein du comité technique à l'élaboration et à la mise à jour de la cartographie des risques et du PAM ainsi qu'à la validation de ces productions. Pour la DGITM, le référent est M. Didier Bouny, adjoint au sous-directeur du budget, du contrôle de gestion et des services. Des échanges bilatéraux entre les différents acteurs du CIC 5 complètent le dispositif. L'ensemble de ces instruments de pilotage permet de s'assurer que les directives ministérielles en matière de contrôle interne comptable sont bien formalisées, que les acteurs intervenant dans la démarche de CIC sont clairement identifiés, que les directions d'administration disposent d'instructions de mise en oeuvre précises (feuille de route et mandat), et qu'un suivi des réalisations est assuré (PAM). Concernant l'animation du dispositif, les rôles entre la sous-direction des marchés et de la comptabilité et la mission CIC sont clairement précisés dans les différents documents présentés supra. Les interlocuteurs de la DGITM rencontrés par la mission d'audit n'ont pas relevé de difficultés liées à cette organisation et se sont montrés satisfaits de la qualité des échanges qu'ils entretiennent avec les deux sous-directions de la DAF. 5 DAF/BC/BC2 ­ DGITM ; DAF/MC ­ DGITM Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 13/55 Rapport n° 010354-01 Les modalités de « rapportage » aux instances de gouvernance L'organisation du CIC au niveau ministériel prévoit deux instances de gouvernance : · un comité de pilotage ­ COPIL (1 réunion en 2015) présidé par le secrétaire général, qui donne les orientations nécessaires au développement du CIC et valide et assure le suivi des actions engagées. Depuis 2015, le COPIL fusionne les COPIL CIC et CIB (contrôle interne budgétaire), tout en maintenant la séparation des deux champs. Le comité de pilotage réunit notamment le CBCM et les directeurs généraux d'administration centrale ; un comité technique ­ COTEC (2 réunions en 2015), présidé par le directeur des affaires financières et composé de tous les référents CIC de l'administration centrale, qui suit l'état d'avancement des actions inscrites au plan d'actions ministériel. · Les comptes-rendus et support de présentation des réunions COPIL et COTEC 2015 auxquels la mission d'audit a eu accès indiquent bien que les instances de gouvernance sont régulièrement tenues informées de l'état d'avancement des travaux liés au CIC en administration centrale. Si le site intranet de la DAF présente de nombreux documents6 relatifs au CIC déployés dans les services déconcentrés, y compris les documents produits par ces derniers (organigramme fonctionnel nominatif (OFN), cartographie des risques...), aucun élément concernant les travaux réalisés en administration centrale n'est disponible. Par ailleurs, les versions actualisées de certains documents tels que la cartographie des risques (périmètre budget général) et le plan d'actions ministériel ne figurent pas sur l'intranet. 1. Prévoir sur l'intranet de la DAF, rubrique contrôle interne comptable, un dossier réunissant les documents produits par les directions d'administration centrale. Acteur : DAF ; échéance : dernier trimestre 2016. 2. S'assurer que la documentation de base (cartographie des risques, PAM...) mise en ligne correspond aux dernières versions des documents telles que validées en comité de pilotage. Acteur : DAF ; échéance : 2e semestre 2016. 2.1.2. Par la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer (DGITM) L'adjoint du sous-directeur du budget, du contrôle de gestion et des services a été désigné référent contrôle interne comptable pour la DGITM. Aucune lettre de mission n'a été établie, mais le référent déclare que cette fonction est précisée dans sa fiche de poste. Le niveau de rattachement hiérarchique et fonctionnel du référent CIC est jugé adéquat par la mission d'audit, conformément à ce qui était demandé dans la feuille de route 2015. Un point d'attention cependant : le référent CIC ne dispose pas d'un suppléant. Le chef du bureau de la gestion de la DGITM (BCS2) a déjà été amené à le remplacer en COTEC, voire en COPIL. Il conviendrait de désigner un suppléant au référent CIC, pour pallier toute vacance de poste. 6 Instructions ministérielles et interministérielles, modèles... Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 14/55 Rapport n° 010354-01 3. Désigner un suppléant au référent du contrôle interne comptable. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2e semestre 2016. Le rôle du référent CIC est précisé dans une note de la DAF en date du 17 janvier 2011 et intitulée « Évolution du rôle du référent technique contrôle interne comptable des directions générales d'administrations centrales ». Cette note présente en annexe une fiche détaillée des tâches dévolues au référent CIC selon deux axes : un volet pilotage et un volet opérationnel. La feuille de route annuelle ministérielle vient compléter ce dernier aspect. Volet pilotage du contrôle interne comptable Le référent CIC participe aux COPIL et COTEC. Il est intervenu notamment lors du COPIL du 20 mai 2015 pour présenter le contrôle interne vu des directions générales. Il contribue également à la production d'outils opérationnels tels que des référentiels de contrôle interne : guide relatif aux infrastructures routières finalisé avec la DGFiP ; référentiel de valorisation du patrimoine physique de voies navigables de France (VNF) en concertation avec VNF et la DGFiP sur la méthodologie et analyse de la Cour des comptes ; risques comptables sur processus d'intervention ­ en cours. La cartographie du périmètre concerné par la feuille de route 2015 pour la DGITM a été établie7 : elle précise les enjeux financiers et les bureaux métiers concernés. L'élaboration des outils propres au CIC8 a été réalisée en étroite collaboration avec le bureau de la gestion de la sous-direction BCS (DGITM/BCS2)9. Volet opérationnel : déploiement et animation du contrôle interne comptable Il s'agit essentiellement des actions de communication, formation, information, sensibilisation réalisées par le référent CIC au sein de sa direction générale. Des échanges menés sur ce sujet par la mission d'audit, il ressort que le comité de direction de la DGITM n'est pas tenu informé de l'état d'avancement du contrôle interne comptable. Ce sujet n'est pas considéré comme « prioritaire » contrairement, par exemple, à la cartographie des grands risques ministériels qui est présentée en CODIR. La mission d'audit considère que compte tenu du travail effectué par les services de la DGITM (référent CIC et bureau BCS2) et des enjeux financiers liés à la fiabilisation des dispositifs d'intervention (19 Md), le CODIR devrait être informé de l'état d'avancement du processus. 4. Informer annuellement le comité de direction de la DGITM de l'état d'avancement du déploiement du contrôle interne comptable. Acteurs : DGITM/BCS ; échéance : dernier semestre 2016. Compte tenu de l'organisation de la DGITM en matière de chaîne de la dépense avec centralisation des questions de comptabilité et gestion par le bureau BCS2 10, il n'a pas été jugé utile de sensibiliser les bureaux métiers au contrôle interne comptable afin de 7 8 9 10 Cf. Annexe 7 OFN, cartographie directionnelles des risques... Cf. § 2.2 du présent rapport Cf. § 2.2 du présent rapport Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 15/55 Rapport n° 010354-01 ne pas les surcharger avec ces notions ; leur rôle est limité dans le cadre du CIC. Les compétences comptables et budgétaires de BCS2 sont largement reconnues. Les bureaux traitants jugent l'organisation actuelle, avec centralisation du traitement comptable par BCS2, confortable. Ils reconnaissent qu'ils ne pourraient l'assumer, notamment par manque de connaissance de Chorus. Toutefois, cette organisation a pour conséquence que les bureaux traitants n'ont qu'une connaissance très générale et partielle des principes du contrôle interne comptable et ne connaissent pas les documents liés au CIC (cartographie des risques et OFN). La mission d'audit partage l'idée de ne pas surcharger les agents des bureaux traitants avec des concepts de CIC, compte tenu de leur rôle dans la chaîne de la dépense. Elle conseille néanmoins, par souci de transparence et d'information des agents, l'insertion sur le site intranet de la DGITM d'un lien « CIC » qui renverrait vers le site intranet de la DAF ainsi que la possibilité pour les membres des bureaux traitants d'acquérir les principes de base du contrôle interne comptable par une action de sensibilisation. 5. Prévoir un lien sur le site intranet de la DGITM vers la rubrique contrôle interne comptable de la DAF. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. 6. Permettre aux membres des bureaux traitants d'acquérir les principes de base du contrôle interne comptable par une action de sensibilisation. Acteurs : DGITM/SAGS, avec le concours de BCS2 ; échéance : 2ème semestre 2016. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 16/55 2.2. Fiabilisation du processus La mission s'est intéressée à l'organisation de la chaîne comptable, afin d'apprécier le degré d'appropriation de la démarche CIC aux différents niveaux, ainsi qu'aux outils et procédures mis en place pour, le cas échéant, pallier les difficultés classiques de turnover des personnels, d'interfaces, de situations dégradées ou d'étapes particulièrement à risques du processus interventions, détaillées dans la matrice des risques de l'annexe 3. 2.2.1. À la DGITM La DGITM a retenu un principe d'organisation comptable centralisée auprès du bureau BCS2 (bureau de gestion rattaché à la sous-direction du budget du contrôle de gestion et des services, voir organigramme en annexe 6). Pour le sujet des interventions, cette centralisation à BCS2 présente d'une part l'avantage de permettre aux bureaux traitants de se consacrer essentiellement au fond (opportunité, éligibilité des dossiers, écriture des conventions et préparation des demandes d'attribution de subvention (DAS) en application des règles et règlements ou des décisions de versement, avec analyse des dépenses éligibles dans les factures). Elle contribue, d'autre part, à rendre l'ensemble de la chaîne plus efficace et plus fiables globalement, ce que ne permettrait pas l'émiettement de la prise en charge comptable, pour des dossiers dont le nombre ou la fréquence sont relativement faibles, tous bureaux confondus. En effet, le temps passé par les chargés d'affaire et leur hiérarchie, même s'il varie d'un bureau ou d'une thématique à une autre, est largement inférieur à 50 %, incluant le temps d'instruction technique. Ces bureaux estiment que s'ils devaient reprendre les tâches comptables, ils n'en auraient pas les moyens, tant en effectifs qu'en compétences (investissement dans l'outil Chorus notamment), et ce serait sans valeur ajoutée dans la qualité de la chaîne comptable. Dans ce schéma d'organisation, les bureaux traitants en revanche n'ont pas complètement conscience d'être inclus dans la chaîne comptable. Ils n'ont, par exemple, pas connaissance des OFN les concernant (documents établis par BCS2). De ce fait, si la thématique du CIC ne leur est pas complètement inconnue, au moins dans sa finalité, ils ne se sentent pas directement concernés par elle, et ne connaissent pas les détails de son déploiement 11. Transmettre a minima aux bureaux métiers les OFN les concernant 1) faciliterait la mise à jour des documents ; 2) contribuerait à la sensibilisation des agents au CIC ; 3) faciliterait l'intégration d'un agent lors d'une prise de poste. 7. Transmettre aux bureaux métiers les OFN les concernant. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. Au sein de l'équipe de BCS2, 4 agents, soit 2 gestionnaires (1C, 1B), le chef de bureau et son adjointe (lors des périodes d'intérim) prennent en charge le dispositif d'interventions. Le chef de bureau a indiqué avoir bénéficié d'une certaine stabilité des effectifs ; néanmoins, dans l'hypothèse de situation dégradée (absence ou poste vacant), le chef de bureau est amené à traiter alors directement les dossiers, ou à assurer un soutien étroit au gestionnaire qui prend en charge l'intérim. L'OFN précise le rôle de chacun, ainsi que ses délégations, mais le mode dégradé n'est pas formalisé autrement que par la désignation d'un suppléant. Le bureau traite également des 11 Cf. § 2.1.2 supra. Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 17/55 Rapport n° 010354-01 marchés, les procédures qui leur sont attachées présentent pour la DGITM des risques et des enjeux plus sensibles que les interventions. BCS2 utilise essentiellement Chorus formulaire. Cette application nécessite moins de formation que Chorus, ce qui permet de recourir au compagnonnage pour être rapidement opérationnel. Il dispose également d'une licence Chorus restitution, qu'il exploite pour alimenter les tableaux de bord évoqués plus loin. Pour conforter l'organisation, BCS2 a établi plusieurs fiches de procédures, adaptées aux programmes traités ou aux spécificités des subventions ; la mission a eu connaissance de ces documents, clairs et utiles, qui, contrairement aux documents du CIC, sont connus des interlocuteurs des bureaux traitants, ainsi que du CPCM. Le bureau établit également, à partir d'extractions de Chorus, des tableaux de synthèse qui permettent aux bureaux traitants de suivre leurs dossiers, de renseigner leurs interlocuteurs, et de faciliter leur gestion budgétaire. Tous ont confirmé l'utilité de ces tableaux mis en ligne sur l'intranet. En plus des échanges réalisés via Chorus formulaires, les interfaces avec les bureaux traitants se font par mail ou contacts informels téléphoniques (urgence dans le traitement d'un dossier, information des résultats d'un contrôle ou d'un rejet12...). BCS2 procède de même avec le CPCM en tant que de besoin. Néanmoins, en complément de ces échanges informels, des réunions sont programmées, de façon à évoquer des questions spécifiques (par exemple travaux de fin de gestion (TFG), marchés...). Globalement, l'organisation interne à la DGITM se veut pragmatique et efficace. La contrepartie de la souplesse apportée par une formalisation développée essentiellement sur les points clés (procédures, ...) devrait se trouver dans la traçabilité et l'archivage des documents et échanges principaux, notamment lorsqu'ils sont en relation avec le dispositif de contrôle13. Dans le traitement des dossiers, une incompréhension subsiste côté BCS2 et CPCM concernant la réimputation d'une partie des dépenses d'intervention sur de nouveaux comptes PCE à la suite d'une demande de la DGFiP (aménagement du plan comptable de l'État (PCE) à compter du 1er janvier 2015, afin de valoriser les charges de fonctionnement indirect versées aux non opérateurs, circulaire DGFiP du 9 janvier 2015). Pour certains dossiers, BCS2 ne sait pas quel compte PCE imputer. Des travaux visant à clarifier les directives de la DGFiP ont été engagés entre le CPCM, BCS2 et le département comptable ministériel mais, ils n'ont pas été finalisés, et une incompréhension subsiste. Afin de lever toute confusion concernant ces réimputations de dépenses, il conviendrait d'élaborer une note clarifiant les tenants et aboutissants de la demande de la DGFiP. 8. Formaliser une note explicative concernant les changements de compte PCE des dépenses d'intervention tels que demandés par la circulaire de la DGFiP du 9 janvier 2015. Acteur : DAF ; échéance : 2eme semestre 2016. 12 Peu de rejets comptables (en 2015, pour le programme 203, sur 182 DP contrôlées, 3 DP rejetées dont aucune pour erreur d'imputation comptable), tant au visa lorsqu'il est requis que pour les étapes ultérieures, de la part du comptable, les contrôles aux différents niveaux permettant de les limiter. Cf. § 2.3 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 18/55 13 Rapport n° 010354-01 2.2.2. Au CPCM Au sein du CPCM, la DGITM et la DGAC sont gérées par la cellule « transport », rattachée au pôle technique (voir organigramme en annexe 6). Elle compte 4 agents dont le chef de cellule. Elle est supervisée par un chef de pôle. Les dispositifs d'intervention représentent 50 % de l'activité de cette cellule. Son organisation interne a évolué récemment pour affecter aux gestionnaires plutôt des types de dossiers, comme les marchés ou les interventions. Auparavant, les agents étaient plutôt spécialisés par programme. Désormais, un agent est dédié à temps plein aux dispositifs d'intervention. L'OFN est mis en ligne sur le serveur du CPCM et diffusé par mail à l'ensemble des agents. Ses mises à jour sont donc bien connues de tous. Le turnover est qualifié par les responsables de régulier et normal pour un bureau comme celui-ci. Les encadrants n'ont d'ailleurs pas signalé de situation particulièrement difficile. La formation des nouveaux arrivants repose essentiellement sur du compagnonnage. La chargée de mission de MC a également rédigé une note sur les notions générales de comptabilité, qu'elle a présenté aux gestionnaires. Le CPCM n'a pas mis en place de mode dégradé de fonctionnement. En cas d'absence d'un agent, il recourt à la polyvalence au sein des cellules et une complémentarité entre les agents. Outre la gestionnaire, les responsables de cellule, de pôle et du CPCM procèdent aux validations dans Chorus, en veillant à respecter le principe de séparation, et bien sûr en fonction des délégations dont ils disposent en référence à différents seuils. (250 K, 1M, 1,5 M). Si le dispositif semble bien rodé, et la polyvalence affichée, la mission estime que le risque de se trouver en difficulté ponctuelle n'est pas négligeable, notamment car l'un des principaux enjeux identifié est le respect des délais pour certaines interventions. La mission invite le CPCM a être vigilant sur ce point. Les interfaces avec le bureau prescripteur BCS2 ont été évoquées au paragraphe précédent. Le CPCM n'indique pas de difficultés particulières avec le contrôleur budgétaire pour les visas ou avec le département comptable ministériel (DCM). Avec ce dernier, il dispose d'un dossier commun recensant les données nécessaires aux travaux de fin de gestion, avec des codes couleur par compte et par programme, ce qui est jugé comme particulièrement efficace. Le CPCM dispose d'outils en interne (check-lists, grilles de contrôle, OFN - partagées avec BCS2 -..., fiches de procédure, documentation générale sur les programmes gérés, guides métiers des différents programmes) déposés sur son serveur. La mise en place de la procédure PAE, et du CIC, ont permis de se doter des documents utiles au travail quotidien, et de les décliner au dispositif hors PAE. Comme précisé ci-dessus, la mission a noté qu'un certain nombre de documents étaient communs à BCS2 et au CPCM, notamment les OFN et grilles de contrôles. Cela traduit un travail réalisé en bonne intelligence, et contribue à la cohérence dans les actions de contrôle exercées par chacun. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 19/55 2.3. Traçabilité des contrôles et archivage Les contrôles sont présentés ci-après selon les entités qui les réalisent : les bureaux « métiers » traitants et la DGAC/DTA d'une part, BCS2, le référent CIC et la DAF d'autre part. 2.3.1. Par les bureaux traitants Les bureaux traitants procèdent au contrôle des pièces nécessaires à l'établissement des DAS ou des conventions, même si ces contrôles ne sont pas formalisés. Les documents à produire à l'appui de la demande de paiement des opérateurs sont listés dans les conventions ou les DAS. Y sont également précisées les imputations comptables et les conditions de paiement. Le contrôle est effectué au vu de ce document et des factures avant transmission à BCS2. Les imputations comptables peuvent être rappelées sur les bordereaux d'envoi. À noter que la MAOT, mission autorité organisatrice des trains d'équilibre du territoire (programmes 785 et 786) fait appel pour ses contrôles avant paiement à un prestataire extérieur. Concernant les Grands ports maritimes, les pièces nécessaires à l'engagement et au paiement sont indiquées dans la note circulaire qu'ils reçoivent chaque année de la sous-direction des ports et du transport fluvial (PTF) et sur la base de laquelle ils constituent leurs dossiers. Les chefs de bureaux ou leurs adjoints effectuent un contrôle de supervision, lors de l'établissement de la convention initiale et lors de la préparation de la décision de paiement. La DGAC/DTA effectue de même des contrôles de supervision auxquels s'ajoute un contrôle aléatoire des dossiers. Le contrôle est annuel sur le volet infrastructures aéroportuaires. Ces dossiers sont conservés dans ses bureaux durant dix ans avant archivage sur un autre site. Concernant le suivi de consommation des autorisations d'engagement (AE)14 et des crédits de paiement (CP), les bureaux traitants se réfèrent aux restitutions du bureau BCS 115. Ces tableaux sont disponibles sur le réseau partagé et dans l'intranet de la DGITM et répondent aux besoins des bureaux traitants. Ils permettent de repérer rapidement d'éventuelles anomalies. Cela a conduit certains bureaux traitants à renoncer à leurs propres tableaux de suivi16 ou à leur licence Chorus consultation17. 2.3.2. Par le référent CIC et BCS2 Le référent CIC indique qu'est mené un contrôle hebdomadaire sur les imputations permettant de détecter des familles de problèmes liés à un manque de clarté pour le service. Le signalement des anomalies constatées se fait par mél avec demande de rectification. Le dispositif est jugé suffisant et efficace. 14 15 Chorus est bloquant pour les gestionnaires en cas d'insuffisance d'AE. Bureau du budget de la sous-direction du budget, du contrôle de gestion et des services. (DGITM/SAGS) Ex. de la MIF qui a toutefois besoin d'une vision par année de trafic plus que par année budgétaire. Ex. RFV3 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 20/55 16 17 Rapport n° 010354-01 Le référent CIC et le chef de BCS2 considèrent que les dispositifs d'intervention ne présentent pas de risques réels, ce qui peut justifier l'absence de plan d'action sur les dispositifs d'intervention et de contrôle annuel, les leçons des rejets (au demeurant relativement peu nombreux) portant systématiquement leurs fruits. Les contrôles se font dans le respect de la réglementation, de la note de processus et plus généralement des différents niveaux de contrôle, de la nomenclature des pièces justificatives de la dépense et des notes et instructions internes. Contrôle hiérarchique et auto-contrôle sont effectués sur les opérations présidant au paiement des opérateurs sur la base de la complétude des dossiers. Les contrôles sont systématiques sur les dossiers des programmes 198 et 203 dont les dates de valeurs sont surveillées. Hormis sur le respect des délais de paiement, le contrôle porte surtout sur les imputations budgétaires. Les erreurs de saisie sont visibles lors des restitutions Chorus. Comme les bureaux traitants, BCS se réfère aux DAS et conventions et effectue un contrôle de cohérence des documents, pièces et coordonnées dans Chorus. Le chef de bureau considère qu'une check-list alourdirait la procédure. De même, il n'existe pas de grille pour réaliser les contrôles de supervision, le chef de bureau considérant que ­ conformément à la note de procédure ­ le contrôle hiérarchique est forcément matérialisable et traçable. Tous les dossiers de demandes de subvention sont archivés à BCS2 conformément aux modalités fixées dans la charte d'archivage qui a été profondément remaniée en 2014. Des échanges avec les bureaux métiers, il ressort que les dossiers transmis à BCS comprennent peu de pièces. Les agents en charge du traitement des demandes de subvention se réfèrent aux conventions ou demande attributives de subvention pour s'assurer de la complétude des dossiers. Un contrôle hiérarchique est réalisé, puis les dossiers sont contrôlés par BCS2 avant transmission au CPCM, qui lui-même s'assure de l'exhaustivité des dossiers. Ainsi, il apparaît à la mission que le risque d'erreur dans le traitement des dépenses d'intervention est très faible. Il est noté que les pièces jointes et justificatives ne sont pas dématérialisées. La question de la dématérialisation, qui relève d'un projet récurrent, mériterait d'être tranchée, car elle faciliterait le traitement des travaux de fin de gestion (TFG) et serait en outre génératrice d'économies, tant en moyens humains que financiers. 9. Mener une étude de faisabilité d'un traitement dématérialisé de la procédure. Acteur : DAF ; échéance : courant 2016. Dans l'attente des conclusions de cette étude de faisabilité, une solution transitoire pourrait être rapidement mise en place à titre de test, comme l'instauration d'un disque partagé entre BCS et le CPCM ou le recours à un espace collaboratif. BCS2 souligne l'implication et la montée en compétence de toute la chaîne d'acteurs dans les travaux de fin de gestion, ainsi que la mise en place de recensement intermédiaire des engagements hors bilan (EHB) en cours d'année qui allège l'exécution des TFG. Concernant le contrôle de la réalisation de TFG, l'essentiel des chantiers étant traités par le chef du BCS2 et le référent CIC au titre des nouveaux CPER (Contrat de plan État-Région) et de certains sous-chantiers, l'effectivité du contrôle est assuré. L'opérationnalité de la procédure sur les travaux de fin d'exercice et la qualité des relations avec le CPCM sont soulignés. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 21/55 2.3.3. Par la DAF La DAF effectue des contrôles de supervision dans le cadre des dispositifs d'intervention. Ils sont exhaustifs sur les PAE et par sondage pour les autres opérations, suivant les enjeux financiers. Ils sont reconduits annuellement et ne sont pas spécifiques à la DGITM. Un tableau de programmation des contrôles de supervision, effectués sur la base d'une grille, est établi annuellement et, pour chaque contrôle, un tableau de synthèse est transmis à BCS2. Des check-lists identiques à celles des PAE permettent un auto-contrôle sur le suivi des demandes de subvention pour lesquelles il existe des fiches de procédures effectuées par les services prescripteurs. Dans le cadre des PAE, une procédure outil a été rédigée pour le CPCM spécifiquement. Il en est de même pour la procédure de demande de paiement pour laquelle une check-list et des fiches de procédures ont été mises en place afin de formaliser les contrôles. Concernant les travaux de fin de gestion, l'ensemble de la documentation est diffusé aux agents et disponible sur l'intranet MC2. Les contrôles sont effectués de manière exhaustive par les chefs de cellule. Ils sont tracés sur les états de saisie. La chargée de mission effectue des contrôles lors de la validation des écritures et constitue un dossier de clôture. Christine Deffayet Christine Delcourt Chantal Marraccini Ingénieure en chef des travaux publics de l'État Inspectrice Attachée principale de l'administration de l'administration de l'État du développement durable Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 22/55 Annexes Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 24/55 1. Lettre de mission Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 25/55 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 26/55 2. Liste des personnes rencontrées Nom PETIT RODRIGUEZ VARROQUIER BERNARD Prénom Olivier-Claude Marc Séverine Béatrice Organisme SG/DAF/MC CBCM/DCM CBCM/DCM SG/DAF/MC2 Fonction Sous-directeur Chef du département comptable ministériel Chef du secteur maîtrise des risques Chef de bureau Date d'entretien 07/12/2015 07/12/2015 07/12/2015 07/12/2015 et 11/03/2016 07/12/2015 et 11/03/2016 07/12/2015 07/12/2015 07/12/2015 07/12/2015 07/12/2015 et 01/03/2016 07/12/2015 et 11/02/2015 12/02/2016 ANGÉE-FRANÇOIS ALIBERT HEMMERSTOFFER HARIZANOS MOULET BOUNY Delphine Alain Quentin Annick Pascal Didier SG/DAF/MC SG/DAF/BC2 SG/DAF/BC2 SG/DAF/BC3 DGITM/SAGS/BCS DGITM/SAGS Chargée de mission Adjoint au chef de la mission CIC Chargé de mission Chef de bureau Sous-directeur Adjoint au sous-directeur et référent CIC Chef du bureau de la gestion GRAND Willy DGITM/SAGS/BCS DGITM/DST/Mission intermodalité fret DGITM/Mission intermodalité fret DGITM/Mission intermodalité fret DGITM/DIT/RFV3 DGITM/DST/PTF1 DGITM/DST/PTF1 DGITM/DST/TS2 DGITM/DST/TS2 DGITM/DST/TS2 DGITM/DST/SRF1 DGITM/DST/SRF1 DGAC/DTA PAJON Florence Chef de mission AISSAINI Nina Aides aux transports combinés 12/02/2016 VIARDOT MENU DES ROSEAUX CREISMEAS VENUAT RICO GOURON BECU-POURADIER DAUVILIERS BISSAUGE Michel Anne-Lise Pierre Jeannie Françoise Pierre-Hugues Jean-Marc Sarah Annie Pierre-Yves Aides aux transports combinés Adjointe au chef de bureau Chef de bureau Adjointe au chef de bureau Cheffe de bureau Adjoint à la cheffe de bureau Chargé d'études Cheffe de bureau Chargée d'études Adjoint au directeur du transport aérien Chef de la mission gestion des ressources Adjoint au chef de la mission gestion des ressources Chef de la mission 12/02.2016 12/02/2016 18/02/2016 18/02/2016 18/02/2016 18/02/2016 18/02/2016 25/02/2016 25/02/2016 01/03/2016 BONIZEC Gwendal DGAC/DTA 01/03/2016 COURBARIEN KARAKOUZIAN Pierre Guillaume DGAC/DTA DGITM/DST/MAOT 01/03/2016 01/03/2016 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 27/55 Nom PELLETANGE GODEC MONTCHATRE GOGUELIN Prénom Julien Ludovic Pascal Elizabeth Organisme DGITM/DST/MAOT SG/DAF/MC2 SG/DAF/MC2 SGA/DAF/MC2 Fonction Responsable des sujets financiers Chef de pôle Responsable d'unité comptable « transports » Gestionnaire comptable Date d'entretien 01/03/2016 11/03/2016 11/03/2016 11/03/2016 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 28/55 3. Matrice des risques résiduels N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation 1. ­ Risques liés au pilotage du dispositif de contrôle interne comptable 1.1 - Au niveau du DAF 1 Un déploiement du CIC peu ou mal structuré : -insuffisance des dispositifs de pilotage -insuffisance de l'identification des responsabilités entre les différents acteurs de la mise en place du CIC -instructions et actions à mener inappropriées et/ou inadaptées aux structures concernées Défaut de sensibilisation des hiérarchies : -déficit de communication sur les objectifs et les modalités du CIC Documentation et actions de formation insuffisantes : -insuffisance de la documentation, de la mise à jour et de sa diffusion Fort - mise en ligne des textes d'organisation - rédaction de feuilles de route, notes de service, instructions - élaboration d'une documentation SG/DAF Pilotage effectif. Implication des deux sous-directions de la DAF (BC et MC) dans le pilotage. Faible 2 Fort - documents de présentation, de sensibilisation - organisation régulière de réunions - mise à jour et diffusion de la documentation ; mise en ligne des informations sur intranet - rédaction de fiches de Existence d'un comité de pilotage et d'un comité technique. Faible 3 Fort La documentation (plan d'actions ministériel, cartographie des risques) est en ligne mais il ne s'agit pas des versions les plus récentes des documents. Faible 2. S'assurer que la documentation de base (cartographie des risques, Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 29/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation -formation des agents insuffisante ou inadaptée - mauvaise compréhension ou méconnaissance des instructions procédures et de guides métier - élaboration d'un plan de formation - suivi et mise à jour de la liste des responsables du déploiement La documentation relative au CIC déployé en administration centrale ne dispose pas d'une rubrique dédiée sur l'intranet de la DAF. PAM) mise en ligne correspond aux dernières versions des documents telles que validées en comité de pilotage. Acteur : DAF ; échéance : 2eme semestre 2016. 1. Prévoir sur l'intranet de la DAF, rubrique contrôle interne comptable, un dossier réunissant les documents produits par les directions d'administration centrale. Acteur : DAF ; échéance : dernier trimestre 2016. 1.2 - Au niveau des services de la DGITM 4 Implication insuffisante de la direction et de l'encadrement dans le déploiement du dispositif Défaut de coordination entre l'ensemble des acteurs de la chaîne CIC considéré comme un élément non prioritaire de l'activité des services Fort - note interne expliquant le déploiement du CIC - constitution d'un réseau - points périodiques en CODIR - actions collégiales - communication Pas de compte-rendu du déploiement du CIC en CODIR de la DGITM. Moyen Voir recommandation 4. SAGS Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 30/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation 5 Absence de responsable du déploiement CIC et/ou de suppléant Rôle, positionnement et responsabilités du responsable du déploiement CIC insuffisamment ou non définis Absence ou insuffisance de pilotage du déploiement par le responsable CIC Fort - formalisation de la désignation du responsable du déploiement CIC et de son suppléant - élaboration d'une lettre de mission avec identification de la fonction relative au CIC - formalisation de l'organisation au sein de la direction ou du service - création d'une rubrique et mise en ligne d'informations - élaboration d'un plan d'actions « contrôle interne comptable » - organisation par le responsable du déploiement CIC de réunions associant toutes les équipes concernées et documentation du pilotage (comptes rendus de réunions) - analyse des rejets du comptable - mise en place de tableaux de rapportage SAGS + services audités Référent CIC DGITM identifié, mais pas de suppléant désigné. 3. Désigner un suppléant au référent du contrôle interne comptable. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. Faible 5. Prévoir un lien sur le site intranet de la DGITM vers la rubrique contrôle interne comptable de la DAF. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. 6 Fort SAGS Déploiement du CIC à la DGITM effectif. Éléments relatifs au CIC centralisé sur l'intranet de la DAF. Pas de lien sur le site de la DGITM vers l'intranet de la DAF. Absence ou insuffisance de rapportage 7 Fort Absence de rapportage en CODIR de la DGITM. rapportage du déploiement du CIC à la DGITM auprès de la DAF. Moyen 4. Informer annuellement le comité de direction de la DGITM de l'état d'avancement du déploiement du contrôle interne comptable. Acteurs : DGITM/BCS ; Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 31/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation échéance : dernier semestre 2016. 2. ­ Risques liés à l'environnement du contrôle interne comptable 2.1. ­Risques liés à l'organisation des services 8 Mauvaise ou insuffisante identification des acteurs concernés Fort - formalisation de la liste des acteurs - maintien d'un nombre minimum de référents métier - revue croisée des délégations de signature (habilitations juridiques) et correspondance avec les habilitations informatiques - formalisation et diffusion des organigrammes fonctionnels nominatifs (OFN) - séparation des tâches permettant de sécuriser les opérations comptables - liste des délégations de signature - liste des habilitations informatiques - contrôle de supervision hiérarchique (délégations de Revue croisée des délégations de signature / habilitations informatiques réalisées. SAGS + services Acteurs du CIC identifiés. audités Faible 9 Défaut d'élaboration et de formalisation des OFN et des diagnostics organisationnels de structure : -absence ou insuffisance d'élaboration des organigrammes fonctionnels nominatifs -mauvaise compréhension de la méthodologie pour réaliser l'OFN -non-utilisation des OFN comme outils de management Fort SAGS + Élaboration d'OFN pour chaque services bureau métier, d'une cartographie du audités périmètre concerné, d'une cartographie des risques. Les OFN ne sont pas diffusés aux bureaux métiers. Contrôles de supervision, hiérarchique et auto-contrôles. Faible 7. Transmettre aux bureaux métiers les OFN les concernant. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 32/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation signature et habilitations) 2.2. - Risques liés aux RH 10 Continuité de la maîtrise des risques non ou mal assurée : -insuffisance des effectifs -rotation rapide du personnel -insuffisance de formation, compétence et expérience en contrôle interne comptable Mauvaise valorisation de la maîtrise des risques : -sous-estimation des enjeux réglementaires, budgétaires et relationnels (image du service) -déficit d'information et de retour aux agents sur les résultats et les suites données aux contrôles Collaboration ordonnateur / comptable insuffisante : -déficit de communication sur les résultats des contrôles entre les acteurs -absence de coordination pour l'exercice des contrôles Formation / information sur le dispositif Moyen - mesure de l'activité de contrôle interne comptable - directive sur l'exercice du contrôle en mode dégradé - formation et mesures d'accompagnement Fort - bilan validé par la hiérarchie sur les résultats du CIC, les rejets du comptable, les suites données. Fonctionnement en mode dégradé prévu au sein du bureau BCS2 de la DGITM (en charge de la gestion / comptabilité). Faible 11 SAGS + services Correction des éventuelles erreurs au audités fil de l'eau. Peu de rejet. Faible Fort 12 - réunion / échange périodique entre services concernés - plan d'action coordonné Bonnes relations BCS2 / CPCM. SAGS + CPCM Faible 13 Fort - plan de formation Organisation comptable centralisée Faible Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 33/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation de CIC insuffisante auprès du bureau BCS2 (bureau de gestion) de la DGITM. Formation des agents du bureau en matière de CIC. Absence de sensibilisation des bureaux métiers aux principes du CIC. 6. Permettre aux membres des bureaux traitants d'acquérir les principes de base du contrôle interne comptable par une action de sensibilisation. Acteurs : DGITM/SAGS, avec le concours de BCS2 ; échéance : 2e semestre 2016. 2.3. - Risques liés aux systèmes d'informations : CHORUS 14 Défaut de sécurisation des opérations informatiques : - dysfonctionnement des outils informatiques - absence ou insuffisance d'appui et de formation sur les outils informatiques - gestion et attribution des licences - utilisation erronée de l'application - habilitations mal définies ou non respectées - existence d'outils de suivi locaux Fort - mise en place d'actions d'accompagnement - sensibilisation et formation aux outils informatiques - directive interne pour assurer la continuité du service et la séparation des tâches. - contrôle périodique de l'utilisation des licences Formation CHORUS et CHORUS formulaire. Faible 3. ­ Risques opérationnels 3.1. - Risques liés à la définition des risques Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 34/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation 15 Analyse insuffisante des risques liés au processus « interventions » -appropriation insuffisante de la méthode d'analyse -absence ou insuffisance de l'analyse de risque et des enjeux liés au processus Défaut de validation de l'analyse des risques : -absence de contrôle de supervision du processus de cartographie ou de sa formalisation -défaut de validation par la direction Défaut d'appropriation de l'analyse des risques : - absence ou insuffisante communication de l'analyse des risques auprès des services Absence de mise à jour de l'analyse des risques : - non prise en compte de l'évolution du service (réorganisation, mouvement de personnel, intérim, fonctionnement en mode dégradé...) Fort - vérification du caractère lisible, adapté, harmonisé et actualisable de l'analyse des risques et des enjeux liés processus « interventions » - existence d'une documentation interne - mise en place d'un processus de validation ad hoc par la direction SAGS + services audités Existence d'une cartographie des risques, d'une cartographie du périmètre interventions DGITM. Contrôles de supervision / hiérarchiques / auto-contrôles. Faible - information/sensibilisation - mise en ligne sur l'intranet - mise à jour de l'analyse des risques Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 35/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation - non prise en compte de l'évolution des processus (réforme réglementaire, nouveaux acteurs, système ou applications informatiques...) - non exploitation des anomalies et rejets du comptable 3.2. - Risques liés au plan d'action et de contrôle Défaut d'élaboration d'un plan d'action et d'un plan de contrôle des processus d'intervention - absence ou insuffisance du plan - absence de priorisation des actions du plan d'actions et plan d'actions insuffisamment détaillé / non applicable (qui fait quoi, quand, comment) - non intégration ou faible intégration des trois leviers (organisation, traçabilité, documentation) - non pertinence des actions retenues - absence ou insuffisance des plans de contrôle validés par processus et par service - désignation insuffisante ou absente des agents responsables de la mise en oeuvre (encadrement) et des agents chargés de la mise en oeuvre Fort - traçabilité et documentation des différents leviers - formalisation et communication des plans de contrôle - prise en compte de l'évolution de l'analyse des risques dans la définition du plan d'action et du plan de contrôle Pas de plan de contrôles mais contrôles systématiques des dossiers SAGS + des programmes 198 et 203. services audités Faible 16 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 36/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation - méconnaissance des plans de contrôles pour les agents concernés - non adaptation à l'évolution de l'analyse des risques 3.3. - Risques liés à la mise en oeuvre du plan de contrôle 17 Absence ou mise en oeuvre partielle du plan de contrôle : - absence de mise en oeuvre effective - mise en oeuvre discontinue - insuffisance et formalisation des contrôles - défaut de traçabilité des contrôles Absence ou insuffisance de suivi des résultats des contrôles - non production de bilans et d'indicateurs de résultats-non retour aux services des résultats des contrôles et de l'évolution des résultats Fort - contrôles effectués documentés et tracés Contrôles de supervision, hiérarchiques et auto-contrôles. Faible SAGS + services audités - tableaux de bord de suivi des résultats - analyse des résultats Faible 18 Fort 4. ­ Risques liés aux opérations de gestion dans le cadre du processus « interventions » 4.1. - Risques liés à la gestion 19 Absence de suivi des AE/CP Fort - tableaux de suivi des AE/CP SAGS + services audités Tableaux de suivi de la consommation en AE / CP réalisés par le bureau BCS2 et mis à Faible Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 37/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation disposition des bureaux métier. 4.2. - Risques liés à la procédure d'engagement juridique 20 Procédure d'engagement juridique mal appliquée : - demande de subvention irrecevable - absence ou retard d'instruction de la demande de subvention - erreur de liquidation - la décision d'attribution de subvention n'est pas traitée - absence ou insuffisance de pièces justificatives - absence de clôture d'un EJ - absence d'archivage des pièces justificatives d'un EJ Fort - dispositif de suivi des demandes de subvention - liste des pièces justificatives à fournir par les opérateurs - contrôle de l'acte de liquidation - contrôle de l'acte de clôture - plan de classement et d'archivage SAGS + services audités Contrôles des pièces justificatives via les demandes d'attribution de subvention, les conventions. CPCM : check-list d'auto-contrôles + contrôles de supervision. Faible 4.3. - Risques liés à la procédure de certification du service fait 21 Mauvaise application de la procédure de certification du service fait : - le service fait est attesté sans contrôle préalable - absence ou retard dans l'instruction du Fort - dispositif de suivi des opérations - contrôle de l'opération d'enregistrement du service fait SAGS + services audités Faible Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 38/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation service fait - absence de pièces justificatives - absence d'archivage des documents comptables 4.4. - Risques liés à la procédure de demande de paiement 22 Mauvaise application de la procédure de demande de paiement : - saisie erronée de la demande de paiement - flux de dépense erroné dans Chorus - absence d'archivage des pièces justificatives Fort - contrôle de l'opération de demande de paiement Faible SAGS + services audités 5. ­ Risques liés aux opérations de fin de gestion 5.1. - Risques liés aux RH 23 Compréhension des notions comptables insuffisante Formation / information des agents insuffisante Moyen - plan de formation - actions de formation SAGS + services audités BCS2 ; formation des agents par compagnonnage ; DAF : compagnonnage + formation aux notions de comptabilité. Une incompréhension subsiste sur les changements de compte PCE des dépenses d'intervention tels que demandés par la DGFiP dans sa note du 09/01/2015. À clarifier. Faible 8. Formaliser une note explicative concernant les changements de compte PCE des dépenses d'intervention tels que demandés par la circulaire de la DGFiP du 9 janvier 2015. Acteur : DAF ; échéance : 2eme semestre 2016. Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 39/55 N° de risque Risques inhérents Niveau de risque Mesures de contrôle interne attendues Acteurs concernés Constat d'audit Niveau de risque résiduel Recommandation 5.2. - Risques liés à l'organisation 24 25 Absence ou insuffisance d'identification des acteurs par processus Absence ou insuffisance de pilotage des travaux de fin de gestion par le niveau central Fort Fort - formalisation de la liste des acteurs par processus - diffusion d'informations spécifiques sous format adapté (guides, notes spécifiques) - réunions d'information Existence d'une note de procédure. Pour faciliter les opérations de fin de gestion (notamment), il conviendrait SAGS + de poursuivre les réflexions services engagées sur la dématérialisation des audités pièces. Faible Faible 9. Mener une étude de faisabilité d'un traitement dématérialisé de la procédure. Acteur : DAF ; échéance : courant 2016. 26 Absence ou insuffisance des contrôles obligatoires et des contrôles personnalisés Fort - contrôles effectués, documentés et tracés par les responsables dans les services Faible Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 40/55 4. Tableau des observations sur le rapport provisoire PAGE DU RAPPORT ET/OU N° DE LA RECOMMANDATION POINTS ABORDÉS RÉPONSES DU SERVICE La rédaction laisse à penser que les interrogations, sinon l'incompréhension sur une partie des dépenses d'intervention n'est présente qu'au niveau de BCS2. Or, l'expérience montre que le CPCM se pose également des questions, certains gestionnaires Chorus semblant même encore ignorer ce sujet de réimputation début 2016. Les tableaux de bord en ligne sont issus des restitutions effectuées par BCS1 qui sont retraitées par le sous-directeur avant mise à jour hebdomadaire. Ce sont les seules données budgétaires qui font foi vis-àvis des bureaux traitants. BCS2 n'intervient absolument pas dans ce processus, le suivi des consommations de crédit qu'il tient étant d'usage interne au bureau et répondant à des besoins spécifiques à sa gestion (prise en compte des crédits gagés mais non encore consommés dans Chorus, suivi du traitement aval des dossiers notamment). OBSERVATIONS DES AUDITEURS Page 17 Réimputation des dépenses d'intervention Observation reprise par l'équipe d'audit (modification p18 du rapport) Page 18 Traçabilité des contrôles et archivage Observation reprise par l'équipe d'audit (modification p20 du rapport) Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 41/55 5. Plan d'action N° DE LA RECOMMANDATION RECOMMANDATION ACTION DÉCIDÉE PAR LE COMMANDITAIRE DÉLAI DE MISE EN OEUVRE Recommandations de niveau 1 Prévoir sur l'intranet de la DAF, rubrique contrôle interne comptable, un dossier réunissant les documents produits par les directions d'administration centrale. Acteur : DAF ; échéance : dernier trimestre 2016. La rubrique "Le contrôle interne comptable en administration centrale" de l'intranet DAF-CIC a été enrichie de sous-rubriques par direction intégrant les travaux réalisés par celles-ci dans le cadre des feuilles de route. Les documents accessibles en ligne sont les dernières versions validées par le COPIL. Fait 1 Fait 2 S'assurer que la documentation de base (cartographie des risques, PAM...) mise en ligne correspond aux dernières versions des documents telles que validées en comité de pilotage. Acteur : En cas de mise en ligne d'une version DAF ; échéance : 2eme semestre 2016. projet ou en attente de validation par le COPIL, la mention en sera faite. Désigner un suppléant au référent du contrôle interne comptable. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme semestre 2016. 3 Le principe d'une suppléance par Willy Grand a été retenu. La désignation officielle interviendra d'ici à fin juin 2016. Fin juin 2016 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 42/55 4 Informer annuellement le comité de direction de la DGITM de l'état d'avancement du déploiement du contrôle interne comptable. Acteurs : DGITM/BCS ; échéance : dernier semestre 2016. Information à l'occasion d'un prochain Codir du mandat CIC de l'année. N° DE LA RECOMMANDATION RECOMMANDATION ACTION DÉCIDÉE PAR LE COMMANDITAIRE DÉLAI DE MISE EN OEUVRE 7 Transmettre aux bureaux métiers les OFN les concernant. Acteur : DGITM/BCS ; échéance :2eme semestre 2016. Formaliser une note explicative concernant les changements de compte PCE des dépenses d'intervention tels que demandés par la circulaire de la DGFiP du 9 janvier 2015. Acteur : DAF ; échéance : 2eme semestre 2016. Mener une étude de faisabilité d'un traitement dématérialisé de la procédure. Acteur : DAF ; échéance : courant 2016. Transmission prévue dès réception du rapport d'audit définitif à la DGITM, avec publication sur l'intranet de BCS (cf infra recommandation n°5). D'ici fin 2016 8 Élaboration d'une note explicative durant le 3ème trimestre 2016. Septembre 2016 9 Mise en oeuvre d'une démarche ministérielle relative à la dématérialisation au MEEM/MHLD par la création d'une équipe projet DAF/CBCM/SPSSI Juin 20 Recommandations de niveau 2 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 43/55 5 Prévoir un lien sur le site intranet de la DGITM vers la rubrique contrôle interne comptable de la DAF. Acteur : DGITM/BCS ; échéance : 2eme Création en cours. semestre 2016. Permettre aux membres des bureaux traitants d'acquérir les principes de base du contrôle interne comptable par une action de sensibilisation. Acteurs : DGITM/SAGS, avec le concours de BCS2 ; échéance : 2ème semestre 2016. Les principes de base du CIC seront intégrés à la note SAGS qui doit être établie au 4ème trimestre, à l'occasion du passage des programmes 203, 785 et 786 en service facturier au 1er janvier 2017. 6 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 44/55 6. Organigrammes Direction générale des infrastructures, des transports et de la mer / Service de l'administration générale et de la stratégie Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 45/55 Centre de prestations comptables mutualisées Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 46/55 7. Périmètre des dispositifs d'intervention de la DGITM ­ bureaux traitants et montants (hors programme 785 et 786) Périmètre de la FDR AC - 2015 / Processus "interventions" Direction Domaine Fonctionnel 0109-01 1 0174-04-01 0174-04-02 0174-04-03 0174-04-05 4 0197-01 0205-03-01 0205-03-03 3 0198-03-01 0198-04-01 0198-05-01 0198-05-04 0203-10-01 0203-10-03 0203-10-04 0203-10-05 0203-10-10 0203-11-04 0203-11-05 0203-11-05 0203-11-07 0203-13-04 0203-14-02 0203-13-05 0203-13-07 0203-14-05 17 25 Charge de retraite de la SNCF Charge de retraite de la RATP Congé de fin d'activité (FONGECFA-Transports, AGECFA-Voyageurs) Garanties de retraite des anciens agents des services publics d'Afrique du Nord et d'outre-mer Investissement ferroviaire (hors CPER) (ancien 0203-10-02) Subvention pour l'utilisation de l'infrastructure par les trains régionaux de voyageurs (RFF TER) Subvention pour l'utilisation de l'infrastructure par les trains nationaux classiques de voyageurs (RFF TET) Subvention pour l'utilisation de l'infrastructure par les trains de fret (RFF Fret) Subvention à l'Agence de financement des infrastructures de transport de France (AFITF) Aide à l'entretien des ports Infrastructures portuaires Infrastructures portuaires (hors CPER) ANCIEN 0203-11-06 Infrastructures aéroportuaires Développement du transport combiné ferroviaire Réglementation, contrôle et sécurité des transports ferroviaires et guidés Compensations sociales en faveur de la politique de mobilité Régulation et soutien dans le domaine des transports aériens PAE PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE Hors PAE 7 816 050 21 589 550 33 700 000 27 900 000 17 675 035 7 630 112 851 19 094 482 558 2013 2013 Régimes de retraite et de sécurité sociale des marins (ENIM) Groupe maritime d'économie mixte (subvention à un régime particulier de retraite) Entreprises d'armement : contributions aux charges sociales PAE PAE PAE 2013 2013 2013 Agence nationale de garantie des droits des mineurs (ANGDM) Caisse autonome nationale de la sécurité sociale dans les mines (CANSSM) Autres (dont Caisse nationale des industries électriques et gazières CNIEG) Mines de potasse d'Alsace (MDPA) PAE PAE Hors PAE PAE 2015 2013 2015 DISPOSITIF (> 10 M) Procédure (PAE / Hors PAE) PAE Année d'entrée en PAE 2013 BUREAUX TRAITANT (*) Enjeu financier (**) 10 089 593 745 10 089 593 745 450 128 675 19 875 461 12 069 164 10 885 000 492 958 300 809 423 131,00 12 178 000 60 216 531 881 817 662 3 310 926 552 619 000 000 153 671 333 43 886 821 3 225 612 1 637 597 934 517 522 942 136 274 101 1 004 446 509 47 634 467 47 245 945 DGALN/DHUP Total DGALN/DHUP DGEC DGEC DGEC DGEC Total DGEC DGITM/DAM DGITM/DAM DGITM/DAM Total DGITM/DAM DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT DGITM/DIT Total DGITM/DIT Total Aides personnelles au logement M ( Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 47/55 8. Feuille de route du contrôle interne comptable en administration centrale 2015 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 48/55 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 49/55 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 50/55 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 51/55 Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 52/55 9. Glossaire des sigles et acronymes AE BCS BCS1 BCS2 CAS CBCM CGEDD CIB CIC CP CPCM DAF DAS DGAC DTA DGITM DST MIF EHB FCD FCD2 MAOT MEEM MLHD OFN PAE PTF PTF1 SAGS SRF SRF1 TFG TS TS2 Autorisation d'engagement Sous-direction du budget, du contrôle de gestion et des services (DGITM/SAGS) Bureau du budget Bureau de gestion Compte d'affectation spéciale Contrôleur budgétaire et comptable ministériel Conseil général de l'environnement et du développement durable Contrôle interne budgétaire Contrôle interne comptable Crédits de paiement Centre de prestations comptables mutualisées Direction des affaires financières Décision attributive de subvention Direction générale de l'aviation civile Direction du transport aérien Direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Direction des services de transports (DGITM) Mission intermodalité fret Engagement hors bilan Sous-direction des transports ferroviaires et collectifs et des déplacements urbains (DGITM/DST) Bureau des opérateurs de transport ferroviaire Mission autorité organisatrice des trains d'équilibre du territoire Ministère de l'environnement, de l'énergie et de la mer Ministère du logement et de l'habitat durable Organigramme fonctionnel nominatif Paiement à échéances Sous-direction des ports et du transport fluvial (DGITM/DST) Bureau des ports Service de l'administration générale et de la stratégie (DGITM) Sous-direction de la sécurité et de la régulation ferroviaires (DGITM/DST) Bureau de la sécurité des transports guidés Travaux de fin de gestion Sous-direction du travail et des affaires sociales (DGITMM/DST) Bureau du droit social des transports ferroviaires ou guidés et des réseaux de transport public urbain Rapport n° 010354-01 Audit du contrôle interne comptable des interventions de la direction générale des infrastructures, des transports et de la mer Page 53/55 http://www.developpement-durable.gouv.fr/