Auteur moral

France. Ministère de la transition écologique et solidaire ;France. ministère de la cohésion des territoires

Auteur secondaire

Résumé

Guide regroupant des informations indispensables pour les encadrants et encadrantes dans le cadre du plan de développement managérial, ave les coordonnées d'interlocuteurs, les textes, les liens intranet et les offres de formation.<br />Guide élaboré par tous les services de la direction des ressources humaines sous forme de fiches :<br />- Manager au quotidien, promouvoir la qualité de vie au travail, accompagner la carrière des agents de son équipe, les droits et les règles.

Editeur

Secrétariat Général du Ministère de la Transition Ecologique et Solidaire

Descripteur Urbamet

administration centrale ;recrutement ;travail ;agent ;QUALITE DE VIE

Descripteur écoplanete

Thème

Administration publique ;Emploi - Formation - Education

Texte intégral

LE GUIDE DE L'ENCADRANT ET DE L'ENCADRANTE EN ADMINISTRATION CENTRALE Planmana l géria Pour toute question, demande, ajout : n'hésitez pas à écrire à l'adresse suivante : guidedelencadrant@developpement-durable.gouv.fr PRÉAMBULE Parce que le champ et les modalités d'exercice de nos missions évoluent régulièrement, parce que les attentes grandissantes de nos concitoyens sur nos politiques nous obligent, notre rôle de cadre est essentiel pour rendre possible l'atteinte concrète des objectifs ambitieux portés par le pôle ministériel. Et parce qu'il n'est de richesse que d'hommes, une des clés de la réussite réside dans l'affirmation et l'animation d'un collectif de travail, dans l'attention portée aux équipes. Je vous engage ainsi particulièrement à prendre en compte, lors de votre exercice de management, la qualité de vie au travail et l'accompagnement de la carrière des agents, dans le respect des droits et des règles en vigueur. En assurant le management au quotidien de votre équipe, vous êtes également à même de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé de vos collaborateurs dans des dimensions inédites (handicap, non-discrimination, parité, prévention de toute forme de harcèlement, etc.). J'ai souhaité vous accompagner dans l'exercice de vos responsabilités en vous permettant de vous référer à un ensemble de fiches pratiques, concrètes et régulièrement mises à jour afin de répondre, dans la mesure du possible, à toutes vos questions. Vous trouverez dans ce guide de l'encadrante et de l'encadrant des informations indispensables, comme les coordonnées de vos interlocuteurs, textes, liens intranet et offres de formation qui pourront vous aider dans votre quotidien. Je remercie tous les services de la direction des ressources humaines qui élaboré l'ensemble des fiches. Je vous invite à vous approprier ce guide, à vous y référer régulièrement. Ce document sera amené à évoluer en fonction de la réglementation en vigueur et de vos attentes. Régine ENGSTRÖM Secrétaire générale 2 MANAGER AU QUOTIDIEN Réussir sa prise de poste z 1. Établir un diagnotic de sa structure z 2. Être l'encadrant ou l'encadrante de ses anciens collègues z 3. Être l'encadrant ou l'encadrante d'encadrants z 4. Connaître ses capacités managériales 08 10 11 12 Recruter, accueillir, intégrer z 5. Élaborer une fiche de poste z 6. Recruter ses collaborateurs z 7. Transmettre les informations pour l'accueil des nouveaux collaborateurs z 8. Accueillir les nouveaux arrivants z 9. Assurer l'intégration des personnels reconnus travailleur handicapé z 10. Accueillir un ou une vacataire z 11. Accueillir un ou une stagiaire z 12. Accueillir un ou une apprenti(e) 16 18 20 21 22 24 25 27 Encadrer au quotidien z 13. Arbitrer, prendre des décisions z 14. Créer un binôme efficace avec son adjoint ou adjointe z 15. Préparer ses prises de parole z 16. Représenter et valoriser son service z 17. Gérer son temps pour être efficace z 18. Concilier vie professionnel et personnelle z 19. Manager à distance z 20. Préparer le départ en mission z 21. Évaluer et organiser le travail de ses équipes z 22. Préparer et conduire l'entretien professionnel annuel 32 33 34 36 37 39 40 42 44 45 Mobiliser son équipe z 23. Motiver les agents z 24. Développer le potentiel de ses collaborateurs z 25. Fixer des objectifs à ses collaborateurs z 26. Reconnaître le droit à l'erreur 50 51 52 54 Mieux travailler ensemble z 27. Communiquer efficacement au sein de son service z 28. Capitaliser et partager les informations, les données et les bonnes pratiques z 29. Développer la coopération au sein de son équipe z 30. Travailler en espace partagé z 31. Prévenir et gérer les conflits z 32. Manager la diversité z 33. Manager les différences d'âges z 34. Être attentif au respect du principe de la laïcité 58 59 61 63 64 66 68 69 3 PROMOUVOIR LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL Assurer des conditions de travail optimales et prévenir les risques professionnels z 35. Le cadre juridique en matière de santé et sécurité au travail z 36. Les acteurs de la prévention z 37. La définition des risques psycho-sociaux z 38. Prévenir les risques psycho-sociaux z 39. Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) z 40. Les formations et informations relatives aux risques professionnels z 41. Les registres de santé et sécurité au travail z 42. L'inspection santé et sécurité au travail (ISST) z 43. Identifier le harcelement z 44. Présomption de harcèlement, que faire ? z 45. Que faire en cas de trouble du comportement au travail z 46. Accueillir un collaborateur ou une collaboratrice à la suite d'une absence de longue durée z 47. Aménager le travail de son collaborateur ou de sa collaboratrice pour raison de santé 72 74 76 77 79 80 82 84 85 88 91 93 95 Les situations exceptionnelles et d'urgence z 48. En cas d'agression physique ou verbale z 49. Agir en cas d'agression physique, verbale ou autre subie par votre collaborateur dans l'exercice des ses fonctions z 50. Agir en cas d'accident de service ou de travail z 51. Agir en cas de malaise ou lorsqu'un agent ou une agente ne se sent pas bien z 52. Agir lors d'une suspicion d'addiction z 53. Agir face au déces d'un agent ou d'une agente z 54. Agir face au risque suicidaire z 55. Agir face à une tentative de suicide sur le lieu de travail z 56. Agir en cas de suicide sur le lieu de travail z 57. Agir en cas de suicide hors du lieu de travail z 58. Agir face à une demande de droit de retrait 100 101 103 104 105 107 108 109 111 113 114 Orienter les agents en difficultés sociale ou médicale z 59. Orienter un collaborateur ou une collaboratrice vers le service social z 60. Les catégories de congés maladie et les obligations des agents z 61. Le temps partiel thérapeutique z 62. Le comité médical et la commission de réforme 118 119 121 122 4 ACCOMPAGNER LA CARRIÈRE DES AGENTS DE SON ÉQUIPE Les outils possibles z 63. L'entretien et le bilan de carrière z 64. Le bilan de compétences z 65. La validation de l'acquis de l'expérience (VAE) z 66. La rencontre avec un(e) conseiller(re) ou une mobilité carrière/chargé de mission des corps z 67. Demander une formation individuelle extérieure z 68. Le compte personnel de formation z 69. Le congé de formation professionnelle z 70. La préparation aux examens et concours 126 128 130 132 133 134 135 136 L'encadrant, échelon essentiel dans le parcours de l'agent z 71. Rédiger un rapport de titularisation, de prorogation de stage ou de refus de titularisation z 72. Rédiger un PM 104 z 73. Promouvoir un agent ou une agente 140 142 144 LES DROITS ET LES RÈGLES Le temps de travail z 74. Le temps partiel z 75. Les autorisations d'absence z 76. Les congés z 77. Les congés liés à la parentalité z 78. Les autorisations d'absence « enfant malade » z 79. Les absences irrégulières z 80. Le télétravail z 81. Les horaires z 82. Le départ à la retraite 148 149 151 154 156 157 158 161 163 Les droits et obligations z 83. Agir dans le respect de la déontologie z 84. Les droits et les obligations des agents z 85. Agir quand un agent ne respecte pas ses obligations professionnelles z 86. La procédure disciplinaire 166 168 170 172 Les enjeux du dialogue social z 87. Le rôle de l'encadrant ou l'encadrante dans le dialogue social z 88. L'exercice du droit syndical z 89. Les instances traitant des questions individuelles en administration centrale z 90. Les instances traitant des questions collectives en administration centrale 176 178 180 182 Les réflexes RH z 91. La rémunération z 92. Les indemnités z 93. La mobilité 186 189 191 5 Manager au quotidien Prise de poste RÉUSSIR SA PRISE DE POSTE u 1. Établir un diagnostic de sa structure #1 u 2. Être l'encadrant ou l'encadrante de ses anciens collègues u 3. Être l'encadrant ou l'encadrante d'encadrants u 4. Connaître ses capacités managériales 8 1. ÉTABLIR UN DIAGNOSTIC DE SA STRUCTURE Pourquoi ? Établir un diagnostic consiste à faire un état des lieux et à repositionner votre structure dans son environnement. Il permet aussi d'identifier si les évolutions récentes et futures de cet environnement vont faire émerger des contraintes ou des opportunités pour votre structure. Comment agir Identifier les atouts et les axes d'amélioration Porter votre attention notamment sur : 9 la polyvalence au sein de votre équipe ; 9 la répartition équitable de la charge de travail ; 9 la qualité des interactions au sein de l'équipe ; 9 le respect des délais ; 9 la circulation de l'information au sein de la structure ; 9 la satisfaction des agents ; 9 la satisfaction des usagers ; 9 la satisfaction de la hiérarchie ; 9 l'égalité entre les femmes et les hommes et la non discrimination. ? Une fois les entretiens réalisés avec chacun des membres de l'équipe, ainsi qu'avec les responsables hiérarchiques de votre structure, vous êtes en mesure d'établir un premier diagnostic de votre service. Comprendre la finalité du diagnostic Le diagnostic doit mettre en évidence un certain nombre d'actions à conduire : 9 à court terme dans une logique d'ajustement ; 9 à moyen terme dans une logique d'anticipation. Informer son équipe Présenter vos premières conclusions lors d'une réunion à laquelle tous les membres de votre équipe seront conviés. Une équipe est d'autant plus efficace qu'elle dispose d'une vision claire et stratégique des actions qu'elle conduit. Le sens de son action et la valorisation de sa contribution à une politique publique demeurent des leviers de motivation pour les collaborateurs. Le fait d'établir un lien entre la stratégie générale de l'organisation, la situation de votre structure et votre plan d'actions facilite l'appropriation des objectifs par l'équipe et de donner du sens à votre action. 9 Quelques bons réflexes Ne cherchez pas à tout « révolutionner » à de votre arrivée. Imprégnez-vous de la culture de la structure (ne pas dévaloriser le travail réalisé par votre prédécesseur). Allez à la rencontre de tous les membres de votre équipe. Comprenez le fonctionnement de la structure. Valorisez les atouts. Prêtez attention aux attentes de tous les membres de votre équipe. Apportez des améliorations en associant vos collaborateurs. #1 u Formations managériales u Formation à la conduite de projet ou à la démarche qualité Pour aller plus loin @ 10 2. ÊTRE L'ENCADRANT(E) DE SES ANCIENS COLLÈGUES Pourquoi Vous devez trouver un nouvel équilibre entre vos fonctions d'expertise et votre rôle managérial en vous montrant votre disponibilité , polyvalence, capacité d'organisation. Vous êtes désormais porteur ou porteuse d'une vision pour votre service. ? Devenir l'encadrant ou l'encadrante de vos anciens collègues peut s'avérer délicat car cela nécessite de passer d'un lien de pairs à un lien hiérarchique. Votre objectif en tant que nouveau et nouvelle responsable est d'assurer cette transition et d'asseoir votre légitimité. Comment agir Intégrer le changement de position Il vous faut : ? En tant qu'encadrant et encadrante, vous serez reconnus d'une part pour votre expertise ou vos compétences techniques mais également pour vos compétences managériales afin d'atteindre les objectifs fixés par votre hiérarchie. 9 porter la même attention et montrer le même respect à l'égard de chaque collaborateur et collaboratrice et non en fonction de vos affinités ; 9 répartir les projets de manière équitable en fonction des compétences de chaque collaborateur et collaboratrice ; 9 être attentif à la répartition de la charge de travail entre eux ; 9 apporter un soutien à vos collaborateurs dans l'accomplissement de leurs missions. Conforter votre légitimité Il est important de ne pas tomber dans une justification permanente de votre nouveau statut professionnel. Toute promotion constitue une reconnaissance de votre montée en compétences. Organiser votre prise de fonction 9 signifier votre changement de positionnement, qui peut se matérialiser par un changement de bureau ; 9 solliciter votre autorité hiérarchique afin que votre changement de position soit annoncé officiellement pour faciliter ainsi les relations ; 9 organiser une réunion avec l'ensemble de votre équipe pour exposer les actions futures du service et les règles de fonctionnement ; 9 conduire des entretiens individuels avec vos anciens collègues pour préciser vos attentes ; 9 consacrer une part de votre activité à l'animation de votre équipe et au développement de compétences de vos collaborateurs. Quelques bons réflexes Devenir la ou leresponsable hiérarchique de vos anciens collègues présente certains avantages : 9 à la différence des autres encadrants, votre connaissance antérieure de l'équipe est de nature à accélérer votre processus d'intégration ; 9 votre connaissance du service, de son organisation et de ses problématiques vous rend opérationnel plus rapidement. Devenir la ou le responsable hiérarchique de vos anciens collègues peut présenter un inconvénient : 9 Si un ou une collègue se montre réservé voire défavorable à votre promotion, restez en toutes circonstances professionnel et cherchez à recentrer ses actions sur l'accomplissement de ses missions. u Formations managériales Pour aller plus loin @ 11 3. ÊTRE L'ENCADRANT(E) D'ENCADRANTS Pourquoi ? Encadrer des encadrants s'avère un exercice spécifique qui doit être appréhendé avec pragmatisme. Il convient d'être vigilant à ne pas se substituer au cadre de proximité, ce qui aurait pour effet de le déresponsabiliser et de n'être qu'une « courroie de transmission » sans plusvalue. Comment agir Encadrer des encadrants nécessite d'avoir déjà encadré une équipe Bien mesurer les besoins et les attentes des collaborateurs encadrants. L'aptitude au management d'encadrant peut être renforcée par une formation. ? Fixer des objectifs Chaque année, dans le cadre de l'entretien professionnel, il vous revient d'actualiser et de préciser les objectifs de vos collaborateurs. Ce moment doit intervenir dans la mesure du possible avant que vos collaborateurs ne fassent passer des entretiens avec leurs équipes. L'entretien professionnel est également un moyen pour faire un retour sur : 9 les améliorations à entreprendre ; 9 les mesures correctives à engager ; 9 les encouragements et félicitations à formuler. Le suivi de l'action : 9 mettre en place un suivi régulier ; 9 établir des indicateurs pour l'avancée des travaux ; 9 informer les collaborateurs sur les actualités en toute transparence ; 9 les collaborateurs doivent pouvoir aussi être en capacité de proposer et d'exposer leurs perceptions. #1 Quelques bons réflexes Les cadres que vous encadrez doivent pouvoir manager leurs équipes sans ingérence extérieure permanente. Vous devez être un appui pour vos encadrants afin de les aider à asseoir leur leadership dans leur fonction. Vous devez être disponible notamment lors de la prise de poste de vos encadrants. Veillez à ce que la chaîne hiérarchique soit respectée, afin d'éviter que les encadrants perdent en légitimité. u Formation pour renforcer les compétences managériales u « coaching » - SPES-PAEPS u Délégation des cadres dirigeants (SG-DRH) Pour aller plus loin @ 12 4. CONNAÎTRE SES CAPACITÉS MANAGÉRIALES Pourquoi ? Il est important de réaliser un auto-diagnostic de sa pratique managériale afin de relever les forces et faiblesses de son management d'équipe et de son organisation. Cet auto-diagnostic permet d'améliorer ou d'acquérir les techniques managériales non maîtrisées et d'adapter son style de management aux circonstances, aux personnes et à leur niveau d'autonomie. Comment agir Comprendre les quatre grandes formes de management Le management directif Ce mode de management est très organisationnel et faiblement relationnel. Ce type de management implique que : 9 la décision à prendre s'incrive dans un contexte d'urgence ; 9 l'enjeu soit important ; 9 les collaborateurs soient peu autonomes. ? Le management persuasif Ce mode de management est à la fois organisationnel et relationnel. Il s'ouvre davantage à l'écoute des collaborateurs. Ce type de management implique que : 9 la décision à prendre s'inscrive dans un contexte sans urgence ; 9 les collaborateurs soient autonomes dans leur pratique professionnelle. Le management participatif Ce mode de management implique les collaborateurs dans la prise de décision et les incite aussi à participer à la mise en oeuvre des objectifs les concernant. Ce type de management implique que : 9 les collaborateurs soient assez autonomes dans leur pratique professionnelle. Le management délégatif Dans ce mode de management, l'encadrant indique les missions et les résultats à obtenir et laisse ses collaborateurs mettre en oeuvre leurs propres plans d'action et leurs propres méthodes. Ce type de management implique une : 9 grande autonomie et une responsabilisation des collaborateurs ; 9 relation de confiance pour assurer le suivi. Identifier son style de management dominant Vous serez amené à combiner différents styles de management, en fonction des situations, des profils et des interactions au sein de l'équipe. Les modules de formation sur le management, notamment le cursus de professionnalisation du manager en administration centrale vous permettront de : 9 découvrir votre style de management dominant et de vous approprier les autres formes de management ; 9 développer votre capacité managériale. 13 Affirmer son souhait de ne pas manager Animer une équipe n'est pas forcément un objectif à atteindre. Vous pouvez émettre le souhait de ne pas faire de management en vous plaçant en tant qu'expert sur un sujet ou en direction de projets transversaux. Quelques bons réflexes : 9 modulez votre management en fonction des situations et des collaborateurs auxquels vous vous adressez ; 9 n'hésitez pas à vous inscrire au cursus de professionnalisation du manager en administration centrale. #1 u Formations managériales u Dispositif d'accompagnement managérial « coaching » - SPES-PAEPS u http://intra.rh.sg.e2.rie.gouv.fr/IMG/pdf/o_06_coaching__professionnel_cle51d212.pdf Pour aller plus loin @ Manager au quotidien Recruter RECRUTER, ACCUEILLIR, INTÉGRER u 5. Élaborer une fiche de poste #1 u 6. Recruter ses collaborateurs u 7. Transmettre les informations pour l'accueil des nouveaux collaborateurs u 8. Accueillir les nouveaux arrivants u 9. Assurer l'intégration des personnels reconnus travailleur handicapé u 10. Accueillir un ou une vacataire u 11. Accueillir un ou une stagiaire u 12. Accueillir un ou une apprenti(e) 16 Pourquoi ? 5. ÉLABORER UNE FICHE DE POSTE Outil de recrutement, de communication et de gestion, elle décrit notamment, de manière précise, les missions, activités, responsabilités, ainsi que les compétences attendues. Comment agir Identification du poste Quelques conseils pour bien la remplir : ? La fiche de poste doit faire référence aux corps et grade, au classement RIFSEEP du poste, spécialité et métier et décrire la structure et le poste. 9 Préciser à quelle famille professionnelle et emploi type correspond le poste en vous référant au répertoire des métiers du ministère (RME) ; 9 indiquer, succinctement, les grandes missions de la structure en évitant les acronymes. Description de la direction / service Cette description situe le poste au sein de l'entité et communique tous les renseignements jugés utiles sur le service lui-même, son organisation, ses activités et ses enjeux. Contenu du poste Cette description recense les responsabilités, les missions et les activités principales du poste, ses modalités d'exercice. Indiquer les domaines d'intervention principaux et permanents de l'agent ou l'agente au sein du service et les activités principales, voire complémentaires, à réaliser pour chacun d'eux : 9 subdiviser, si nécessaire, l'activité en tâches, le cas échéant, généralement sur les postes d'exécution ; 9 utiliser des verbes qui doivent permettre d'appréhender le niveau de maîtrise de l'agent ou l'agente pour les compétences requises ; 9 préciser les conditions et éventuellement les contraintes spécifiques liées au poste de travail ; 9 être vigilant, ne pas donner une vision idéale du poste afin de ne pas induire en erreur les candidats lors du recrutement ; 9 tenir compte des missions et activités actuelles, elles peuvent intégrer des évolutions à court terme. 17 Les compétences de l'agent ou de l'agente Il s'agit de décrire les compétences nécessaires à l'exercice des fonctions : 9 indiquer les connaissances en les hiérarchisant, c'est-à-dire les savoirs requis, acquis par la formation et/ou l'expérience ; 9 préciser éventuellement si ce sont des pré-requis impératifs ou si des formations peuvent être proposées ; 9 préciser les compétences opérationnelles, c'est à-dire les compétences acquises par la pratique, mobilisées en situation de travail (exemple : savoir analyser un bilan financier). Le savoir-faire s'acquiert par l'expérience et reste sujet à apprentissages ; 9 mentionner les savoir-être attendus dans une situation donnée (qualités relationnelles, intérêt pour le travail en équipe, etc.). Quelques bons réflexes Actualisez les fiches de poste. Les entretiens professionnels annuels peuvent également constituer un moment favorable pour une actualisation de la fiche de poste avec l'agent ou l'agente en fonction des évolutions des fonctions et de la structure. Soyez concret et faites relire la fiche de poste à une personne extérieure pour être certain de sa compréhension. Recourrez systématiquement dans les actes de recrutement et les avis de vacances publiés au Journal officiel, à des formules telles que « le candidat ou la candidate » afin de ne pas marquer de préférence de genre (circulaire PM du 21 nov 2017). #1 Pour aller plus loin u Guide pratique du management des compétences (DRH) @ 18 Pourquoi ? 6. RECRUTER SES COLLABORATEURS L'acte du recrutement est trop souvent peu préparé. Il permet pourtant d'ajuster au mieux les besoins du service et les intérêts et compétences des agents. Comment agir Identifier et apprécier les besoins ? Définir le profil que vous souhaitez recruter en tenant compte du contexte organisationnel et des projets de développement du service. Réfléchir à la définition du poste à pourvoir (missions, activités, interlocuteurs, tâches principales..) et aux qualités et compétences attendues. Définir des critères de recrutement Établir une liste de critères afin de déterminer le profil du collaborateur ou de la collaboratrice à recruter. Se poser les questions suivantes : 9 quelle expérience est nécessaire ? 9 quelle formation avoir ? 9 quelles compétences sont indispensables ? 9 quelles sont les contre-indications qui, si elles étaient présentées, « disqualifieraient » le candidat ou la candidate même s'il satisfait aux autres critères ? 9 Ces critères sont -il discriminants ou stéréotypés ? Sélectionner les candidatures Faire une première sélection sur dossier (CV, trois derniers entretiens professionnels et lettre de candidature si celle-ci est exigée) sur des critères objectifs et vérifiables que vous aurez définis préalablement. Informer les candidats écartés et les raisons de ce choix, car le candidat ou la candidate attend une réponse rapide. Recevoir les candidats qui paraissent avoir le profil le mieux adapté. Préparer les entretiens Prévoir une première liste de questions afin d'approfondir les informations figurant dans le CV et la lettre de motivation du candidat ou de la candidate au regard de la fiche de poste et des critères de recrutement. Construire une grille d'analyse à partir des compétences recherchées et des réponses qui seront apportées pour chaque thème abordé lors de l'entretien. 19 Mener les entretiens Au cours de l'entretien : Présenter le service : les missions et activités que recouvrent le poste ainsi que vos attentes. Inviter le candidat ou la candidate à présenter son parcours professionnel. Alterner des questions ouvertes et fermées pour apprécier : 9 les motivations du candidat ; 9 l'intérêt pour le poste ; 9 les connaissances ; 9 les compétences ; 9 les qualités/défauts du candidat ; 9 les perspectives d'évolution ; 9 le type de management, le cas échéant. Après l'entretien : Il est important de rédiger un bref compte rendu, à l'aide d'une grille d'analyse par exemple, qui permettra de comparer les différents candidats. Quelques bons réflexes Ne cherchez pas la copie parfaite de votre ancien collaborateur. Acceptez de donner leur chance à des candidats qui n'ont pas le profil mais qui ont une forte envie de s'investir. Au cours d'un recrutement, il peut être préférable de revoir certains critères plutôt que de passer à côté d'un bon candidat ou d'une bonne candidate. Restez lucide sur votre mode de fonctionnement et n'attendez pas que votre candidat ou candidate ait le même. Acceptez les différences et la diversité comme une richesse pour l'équipe. Pensez au potentiel de développement du candidat ou de la candidate sans vous limiter aux expériences déjà acquises. Préférez un candidat ou une cnadidate qui vous complète à un ou une qui vous ressemble avec les mêmes qualités et les mêmes défauts. Une fois votre choix arrêté, faites connaître votre décision aux candidats non retenus, en expliquant les raisons de votre choix. Cela les aidera à candidater sur un autre poste. #1 Pour aller plus loin u Formations managériales @ 20 7. TRANSMETTRE LES INFORMATIONS POUR L'ACCUEIL DES NOUVEAUX COLLABORATEURS Pourquoi ? Les informations transmises au CESAC (centre de services de l'administration centrale) permettent de faciliter l'accueil des nouveaux collaborateurs. Le CESAC instruit les demandes individuelles telles que les arrivées, les départs, les déménagements, l'attribution de matériels, les demandes de logiciels soumis à licence, les modifications de droits d'appel et de filtrage de lignes téléphoniques. Comment agir Information à recueillir avant l'arrivée Civilité. Nom - prénom. Date d'arrivée. Date de départ (pour les arrivées temporaires : stagiaire, apprenti...). La structure du bureau (direction/service/bureau). Localisation précise du bureau (numéro de bureau/ emplacement du bureau physique). Fonction occupée. ? Délai de transmission des informations Les informations doivent être transmises dans un délai maximum de 15 jours avant l'arrivée. À qui et comment ? Il faut faire la demande au correspondant CESAC de votre sous-direction ou au bureau RH de proximité (référent moyens généraux). Quelques bons réflexes Soyez précis dans les informations à transmettre. Ne négligez pas cette procédure. Cette procédure participe à l'accueil de vos collaborateurs dans des conditions optimales. Pour aller plus loin u http://intra.pssi.sg.e2.rie.gouv.fr/centre-de-service-de-l-ac-cesac-it-a11392.html @ Vos contacts u Correspondants ressources humaines dans les directions du SG. u Bureaux ressources humaines de proximité dans les directions techniques. 21 8. ACCUEILLIR LES NOUVEAUX ARRIVANTS Pourquoi ? Un accueil soigné participe à une meilleure intégration de l'agent et de l'agente dans la structure et au sein de l'équipe. La qualité de l'accueil contribue à développer l'image de la structure. Il vous incombe, en tant qu'encadrant oiu encadrante, de préparer systématiquement l'accueil des nouveaux arrivants. Comment agir Les modalités pratiques 9 son dossier administratif soit créé ; 9 ses coordonnées figurent dans l'annuaire dès son arrivée ; ? Vous devez veiller à préparer l'arrivée d'un nouvel agent ou d'une nouvelle agente dans votre service en lien avec votre bureau des ressources humaines de proximité afin que : 9 son espace et poste de travail soient aménagés et équipés (mobilier, ordinateur, téléphone...) ; 9 les membres de l'équipe soient informés de l'arrivée prochaine d'un collègue en précisant ses attributions et son positionnement au sein de la structure. #1 L'accueil au sein du service Dès le premier jour : 9 Faire découvrir à l'agent ou l'agente son environnement immédiat en organisant une présentation du service et une rencontre avec ses collègues de travail ; 9 remettre, sous la forme d'un dossier, des documents présentant l'activité du service et les méthodes de travail ; 9 lui faire découvrir le guide du nouvel arrivant en AC 9 indiquer de façon simple les missions à réaliser au cours des premières semaines en mentionnant clairement les procédures à respecter ; 9 réfléchir rapidement aux besoins de formation utiles à sa prise de poste. Un à deux mois, après la prise de poste : 9 prévoir des points hebdomadaires, puis mensuels afin de s'assurer que les objectifs sont clairement compris ; 9 être prêt à réagir rapidement aux difficultés que l'agent ou l'agente pourrait rencontrer. Pour aller plus loin u Guide ministériel de développement des compétences u Livret d'accueil en AC @ 22 9. ASSURER L'INTÉGRATION DES PERSONNELS RECONNUS « TRAVAILLEUR HANDICAPÉ » Pourquoi ? Au-delà de la dimension réglementaire, le recrutement d'un collaborateur ou d'une collaboratrice ou d'une collaboratrice en situation de handicap constitue une démarche concrète de lutte contre les discriminations et l'exclusion. Ce recrutement vous permet d'affirmer votre responsabilité sociale en participant à l'évolution des mentalités et en rejetant les idées reçues en matière de handicap. Dans le cadre du recrutement d'une personne en situation de handicap, l'accompagnement de votre bureau de ressources humaines de proximité est indispensable (assistant de prévention et correspondant handicap). Le recrutement d'une personne en situation de handicap répond aux mêmes impératifs que celui de n'importe quel collaborateur. Info utile Comment agir Lors du recrutement ? Privilégier l'adéquation entre les compétences et le profil recherché que l'agent ou l'agente soit reconnu(e) ou non « travailleur handicapé ». Il est formellement interdit, lors de l'entretien de poser des questions sur le handicap, sa nature, son origine. L'accessibilité et les aménagements de poste doivent être évoqués afin d'y apporter des solutions. Avant son arrivée Si le handicap est visible ou s'il a une incidence sur l'organisation du travail, il est préférable de prévoir une communication spécifique, avec l'accord du futur collaborateur ou de la future collaboratrice, pour annoncer à l'équipe l'arrivée d'une personne en situation de handicap et répondre à leurs éventuelles questions. Cette communication est indispensable car certaines mesures de compensation du handicap (aménagement d'horaires notamment) peuvent parfois être prises pour des actes de favoritisme. Aménagement du poste de travail Si des mesures sont nécessaires pour l'aménagement du poste de travail, elles seront prises conjointement avec votre bureau RH de proximité (dont le correspondant handicap), le médecin de prévention et les conseillers de prévention (bureau DRH-CRHAC2). Associer le plus possible la personne handicapée sur les choix opérés pour aménager son poste de travail. Pour organiser un aménagement de poste, l'avis préalable du médecin de prévention est obligatoire. Il peut s'agir par exemple de mise à disposition de matériels spécifiques. L'aménagement du poste de travail peut également consister en un simple aménagement des horaires. 23 Arrivée de l'agent ou agente et vie quotidienne Voir fiche « bien accueillir les nouveaux arrivants ». Respecter la volonté de l'agent ou l'agente « travailleur handicapé » d'informer ou pas les collègues de sa situation. Veiller à ce que les aménagements mis en place garantissent l'autonomie de la personne en situation de handicap. Vous devez faciliter l'accueil de ce nouveau collaborateur en rappelant que les collègues n'ont pas pour vocation d'assister un agent en situation de handicap : les aménagements mis en place doivent suffire à assurer son autonomie. Il faut également veiller à ce que les collègues ne mettent pas en place des procédures de « contournement ». Veiller à ce que les conditions soient remplies pour que l'agent ou l'agente dispose de tous les moyens utiles à l'accomplissement de ses missions. Déceler rapidement les besoins en formation. Des formations pour le collectif de travail peuvent être organisées afin de favoriser l'insertion du collègue en situation de handicap. Dans le cadre du recrutement par la voie du concours se reporter à la fiche « Rédiger un rapport de titularisation, de prorogation de stage ou de refus de titularisation ». #1 Pour aller plus loin u Formation Sensibilisation aux handicap u Guide de l'encadrant et de l'encadrante dans la fonction publique (fiche n°22). @ u Les assistants de prévention de l'administration centrale - la liste est disponible sur l'intranet à l'adresse suivante : http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-registres-de-sante-et-de-securite-au-travail-r1456.html Vos contacts 24 10. ACCUEILLIR UN VACATAIRE OU UNE VACATAIRE Un vacataire est une personne à laquelle l'administration fait appel pour exécuter une tâche précise, ponctuelle, limitée à l'exécution d'actes déterminés et non susceptible de se répéter de façon régulière dans le temps. Comment agir Les missions pour lesquelles l'administration peut recourir à un ou une vacataire La tâche à accomplir est ponctuelle. ? Ou elle présente un caractère d'urgence auquel l'administration ne peut pas répondre autrement qu'en faisant appel à un intervenant extérieur. Formalités administratives Formalités de recrutement du vacataire après accord de la hiérarchie : 9 demander l'autorisation du bureau RH de proximité (ce n'est qu'avec son accord que vous pourrez enclencher les étapes suivantes) ; 9 élaborer une fiche de poste détaillée ou à défaut une liste de tâches à pourvoir ; 9 se rapprocher du bureau RH de proximité qui peut fournir des CV ; 9 auditionner les candidats ; 9 transmettre le CV du candidat ou de la candidate retenu/e au bureau RH de proximité ; 9 transmettre les informations nécessaires au centre de service de l'administration centrale (CESAC) via les référents des moyens généraux. Formalités à l'arrivée du vacataire Orienter le ou la vacataire au bureau RH de proximité pour les formalités suivantes : 9 attestation pour le badge d'accès : le numéro du badge devra être remis au bureau de proximité pour création du compte cottage ; 9 attestation pour le restaurant ; 9 signature du contrat, du procés verbal d'installation (PVI) et la demande d'acompte. Votre rôle en qualité d'encadrant Expliquer au vacataire sa mission. Désigner un agent ou une agente pour lui expliquer les tâches à effectuer s'ils ont des missions similaires (utilisation d'un logiciel spécifique, etc.). L'intégrer à l'équipe. Faire le point sur la mission confiée. 25 11. ACCUEILLIR UN OU UNE STAGIAIRE Le développement des stages est aujourd'hui fondamental pour l'orientation et l'insertion professionnelles des élèves et des étudiants. En tant que responsable hiérarchique, vous avez la possibilité de proposer au sein de votre service, des offres de stage avec l'accord de votre bureau RH de proximité. On distingue les stages gratifiés (dont la durée est supérieure à deux mois) et non gratifiés (dont la durée est inférieure à deux mois). Les modalités sont spécifiées dans la convention. Par ailleurs, des élèves de troisième, notamment issus des réseaux d'éducation prioritaires peuvent être accueillis pour leur stage d'observation. Comment agir Après accord de votre hiérarchie et du BRH de proximité Se rapprocher du bureau RH de proximité pour les formalités de recrutement. Établir une fiche de stage détaillée des missions. Désigner un maître ou une maîtresse de stage et un tuteur ou une tutrice. Avoir un espace de travail adapté pour l'accueillir dans de bonnes conditions. ? #1 Formalités administratives d'accueil Formalités avant l'arrivée du stagiaire Signature d'une convention entre le stagiaire, l'administration d'accueil et l'établissement du stagiaire. Cette convention précise : 9 les conditions d'accueil de l'élève ou de l'étudiant en stage et la nature de ses missions ; 9 la durée du stage. Tout stage d'une durée supérieure à 2 mois fait l'objet d'une gratification. Cette contractualisation est visée par le bureau RH de proximité. La convention devra être signée au plus tard le jour de l'arrivée du stagiaire. 9 Centre de service de l'administration centrale (CESAC) Voir fiche 20 « transmettre les informations au centre de service de l'administration centrale (CESAC) ». Formalités à l'arrivée du stagiaire : Orienter le ou la stagiaire au bureau RH de proximité pour les formalités suivantes : 9 attestation pour le badge d'accès. Le numéro de badge devra être transmis au bureau de proximité pour la création du compte cottage. 9 attestation pour le restaurant. Formalités à la fin du stage : 9 Remise du badge d'accès au bureau RH de proximité par le ou la stagiaire. 9 Une attestation de stage sera envoyée au domicile du stagiaire. Elle doit mentionner la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée. Il n'y a pas de bulletin de salaire remis. 26 Votre rôle en qualité d'encadrant ou d'encadrante Vous occuperez le rôle de maître ou maîtresse de stage et/ou tuteur ou tutrice. Votre rôle Votre présence continue auprès du stagiaire est essentielle car ce dernier est placé sous votre responsabilité. Vous devez être volontaire pour cette mission. Votre rôle est important car vous devez : 9 guider et conseiller le ou la stagiaire notamment en l'informant sur les règles et les procédures applicables ; 9 consacrer du temps au stagiaire. Prévoir un entretien avec le ou la stagiaire Il est important de rappeler au stagiaire son engagement et ses obligations : 9 réaliser sa mission et être disponible pour mettre en oeuvre les tâches qui lui sont confiées ; 9 respecter les règles du service ; 9 respecter les exigences de confidentialité fixées par le service ; 9 le cas échéant, rédiger un rapport ou un mémoire. Évaluer le ou la stagiaire 9 le stage doit faire l'objet d'une évaluation ; 9 le maître ou la maîtresse de stage ne met pas de note chiffrée mais porte une appréciation sur l'exécution du stage ; 9 les appréciations doivent permettre au stagiaire de prendre conscience de ses points forts et de ses marges de progression ; 9 le questionnaire d'évaluation du stagiaire remis par l'établissement d'enseignement doit être rempli avec attention. Quelques bons réflexes Le stage ne doit pas être proposé pour : 9 remplacer un agent ou une agente en cas d'absence ou dans le cas d'une vacance de poste ; 9 exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ; 9 faire face à un accroissement temporaire d'activité ; 9 occuper un emploi saisonnier. Il est important : 9 de mener une réflexion préalable sur l'opportunité de proposer une offre de stage au sein de votre service ; 9 d'impliquer le ou la stagiaire dans les activités du service. Il en résulte que le programme du stage ne peut se réduire à une simple observation ou à de simples tâches d'exécution (sauf pour les stages de 3ème) ; 9 travailler en étroite collaboration avec le bureau RH de proximité. La plus-value Au delà de la mission réalisée, c'est pour l'encadrant ou un membre de l'équipe le moyen de mettre en oeuvre d'autres compétences (écoute, pédagogie, accompagnement) qui pourront, par la suite, être valorisées dans le cadre d'un parcours professionnel. u Correspondants ressources humaines dans les directions du SG. u Bureaux ressources humaines de proximité dans les directions techniques. Vos contacts 27 12. ACCUEILLIR UN OU UNE APPRENTI(E) Pourquoi L'apprentissage offre aux jeunes, au travers d'un travail effectif rémunéré et de l'encadrement d'un maître ou d'une maîtresse d'apprentissage, une opportunité pour leur insertion dans la société. Si vous envisagez de recourrir à l'apprentissageau sein de votre service, vous serez conduit à nommer parmi vos collaborateurs des maîtres d'apprentissage. Le rôle des maîtres ou maîtresses d'apprentissage est d'assurer la formation pratique des apprentis et de l'accompagner vers l'obtention de son diplôme. C'est un engagement important qui exige du temps. ? Le développement de l'apprentissage au sein de la fonction publique contribue à la diversification de ses recrutements. L'apprentissage s'adresse aux jeunes de 16 à 25 ans. Comment agir Formalités administratives Formalités de recrutement des apprentis après accord de la hiérarchie : 9 se rapprocher du bureau RH de proximité 9 élaborer une fiche de poste détaillée qui sera publiée à la BIEP « apprentis »; 9 désigner un maître ou une maîtresse d'apprentissage ; 9 auditionner les candidats ; ? #1 9 transmettre le CV du candidat ou de la candidate retenu/e au bureau RH de proximité afin que le bureau se rapproche de l'école ; 9 transmettre les informations nécessaires au centre de service de l'administration centrale (CESAC). Formalités à l'arrivée de l'apprenti Orienter les apprentis vers le bureau RH de proximité pour les formalités suivantes : 9 attestation pour le badge d'accès, le numéro de badge devra être transmis au bureau de proximité pour création du compte cottage ; 9 attestation pour le restaurant. Formalité à la fin de la période d'apprentissage Remise du badge d'accès auxmaîtres d'apprentissage par les apprentis ou au bureau RH de proximité 28 Votre rôle en qualité d'encadrant ou d'encadrante Désigner un maître ou une maîtresse d'apprentissage au sein de votre équipe Qualités requises pour occuper cette fonction : 9 motivation et disponibilité ; 9 écoute ; 9 communication ; 9 pédagogie ; 9 organisation et planification. En qualité de manager vous devez : 9 offrir au maître ou à la maîtresse d'apprentissage un accompagnement particulier pour le bon déroulement de cette mission ; 9 établir la charge globale de travail qui incombe à celui ou celle qui accepte de devenir maître d'apprentissage en tenant compte des nouvelles responsabilités qui vont être les siennes ; 9 valoriser ce rôle (entretien professionnel, promotion, etc.). Exercer cette fonction permet de : 9 Transmettre son expérience et la valoriser ; 9 prendre du recul sur ses pratiques grâce au regard extérieur qui sera porté par les apprentis ; 9 former par le travail un apprenti ou une apprentie. Rôle des maîtres d'apprentissage : 9 permettre aux apprentis, pendant toute la durée du contrat d'apprentissage, de développer leurs propres compétences professionnelles et suivre leur évolution professionnelle et scolaire ; 9 communiquer des règles simples de comportement professionnel sans craindre les évidences : être poli et ponctuel, adopter une tenue vestimentaire adaptée, veiller au respect des règles d'hygiène... ; 9 communiquer sans stéréotypes et a-priori ; 9 préciser que le comportement en milieu professionnel fait partie intégrante de l'évaluation des compétences ; 9 expliquer les procédures internes régissant l'organisation du travail ; 9 favoriser l'autonomie de l'apprenti ; 9 évaluer le travail de l'apprenti ; 9 Instaurer une relation de confiance. Il convient de noter que le contrat d'apprentissage peut être interrompu unilatéralement pendant les deux premiers mois de son exécution. Cette période est déterminante pour instaurer une relation de confiance entre les apprentis et leurs maîtres d'apprentissage. Quelques bons réflexes pour nommer un maître ou une maîtresse d'apprentissage Montrez qu'il s'agit d'une marque de confiance de votre part. Montrez que c'est un moyen de mettre en oeuvre d'autres compétences (écoute, pédagogie, accompagnement). Indiquez que les compétences développées pourront être valorisées dans le déroulement de sa carrière (exemple : accéder à des responsabilités plus importantes, notamment un poste d'encadrement). Encouragez l'agent à valoriser cette fonction lors de la constitution d'un dossier de reconnaissance des acquis de l'expérience (RAEP) constitué pour un concours ou un examen professionnel. Manager au quotidien Encadrer ENCADRER AU QUOTIDIEN u 13. Arbitrer, prendre des décisions #1 u 14. Créer un binôme efficace avec son adjoint ou adjointe u 15. Préparer ses prises de parole u 16. Représenter et valoriser son service u 17. Gérer son temps pour être efficace u 18. Manager à distance u 19. Préparer le départ en mission u 20. Évaluer et organiser le travail des équipes u 21. Préparer et conduire l'entretien professionnel annuel 32 Pourquoi ? 13. ARBITRER, PRENDRE DES DÉCISIONS En tant qu'encadrant ou encadrante, la capacité à prendre des décisions est une compétence importante. La pertinence des décisions constitue un enjeu majeur : vos choix impliquent l'ensemble de votre équipe. Comment agir Recueillir les informations à la prise de décision Vérifier si les informations sont fiables. Procéder, si nécessaire, à un parangonnage pour éclairer la prise de décision. ? Faire une analyse objective de la situation en commençant par rassembler toutes les informations nécessaires. Solliciter les expertises d'autres bureaux et services pour compléter l'analyse. Discuter avec vos collègues qui pourraient avoir un autre avis. S'appuyer sur votre hiérarchie et sur votre équipe pour prendre conseil ou disposer d'un éclairage différent sur le problème. Identifier et évaluer toutes les solutions alternatives réalisables par le service. Assumer sa décision La prise de décision est un acte qui engage votre seule responsabilité. Une fois la décision prise, elle doit être appliquée et faire l'objet d'un suivi de votre part. Une décision implique parfois un certain courage managérial. Quelques bons réflexes Anticipez la réaction de vos collaborateurs pour préparer votre argumentaire, avant de présenter votre décision. Ne perdez pas trop de temps à décider ou à ne pas décider. Démontrez à vos collaborateurs votre capacité à expliquer votre choix. 33 Pourquoi ? 14. CRÉER UN BINÔME EFFICACE AVEC SON ADJOINT OU ADJOINTE Votre adjoint ou votre adjointe a une position de relais entre vous et l'équipe. Il est essentiel pour vous en tant qu'encadrant ou encadrante de construire une relation respectueuse et efficace avec votre adjoint ou adjointe, mais aussi de clarifier son rôle pour garantir sa légitimité managériale auprès de l'équipe. Comment agir Clarifier la répartition des rôles et la faire connaître Définir le périmètre d'action de votre adjoint ou adjointe et ses marges d'initiative. ? Organiser l'intérim. Votre adjoint ou adjointe a vocation à vous remplacer par délégation pour assurer la continuité du service et assurer votre intérim en cas d'absence. Favoriser des échanges réguliers pour faire un bilan des actions passées et pour planifier les actions à venir. Organiser les circuits de décision, de validation et de délégation afin de rendre ce binôme efficace. #1 Quelques bons réflexes Vous pouvez programmer des entretiens bilatéraux avec votre adjoint ou votre adjointe. Ne retenez pas d'informations. Accordez à votre adjoint ou votre adjointe une marge de manoeuvre suffisante pour mener à bien ses missions et une délégation clairement établie sur certains sujets, voire lui confier des missions très précises. Appuyez-vous sur votre adjoint ou votre adjointe en cas de difficultés pour analyser une situation et trouver des solutions. Parlez d'une seule voix. Favorisez la progression et la montée en compétences de votre adjoint ou votre adjointe notamment par le biais de la formation. Pour aller plus loin u Formations managériales @ 34 15. PRÉPARER SES PRISES DE PAROLE Pourquoi ? Vos fonctions d'encadrant ou encadrante vous conduisent à prendre régulièrement la parole devant un auditoire. Au-delà de votre expertise, vos capacités à prendre la parole et à convaincre en réunion sont des compétences essentielles. Comment agir Cibler votre intervention Identifier votre objectif. Identifier les profils de vos interlocuteurs et leurs attentes. Limiter la durée de la réunion pour être plus efficace. ? Se préparer avant son intervention Faire un plan avant son intervention. Rédiger les points forts. Préparer quelques phrases introductives. S'entraîner si besoin, pour vous sentir plus à l'aise avec votre discours. Faciliter la mémorisation des points clés. Convaincre votre interlocuteur ou votre interlocutrice L'importance de la gestuelle : 9 adopter un comportement et une gestuelle adaptée ; 9 être attentif aux gestes parasites ou répétitifs ; 9 regarder l'ensemble des participants et éviter de rester les yeux plongés dans vos notes ; La durée de l'intervention : 9 tenir compte des capacités d'attention de votre auditoire ; 9 centrer votre exposé sur les grands messages à faire passer. Illustrer son propos par des supports visuels : 9 illustrer le discours par des exemples de façon synthétique et imagée ; 9 éviter les redondances ; 9 faciliter la mémorisation des points clés. Les échanges : 9 l'interactivité avec l'auditoire est essentielle pour conforter l'impact de vos propos et participe à la compréhension du sujet ; 9 c'est au travers des échanges avec votre auditoire que les préoccupations plus individuelles ou plus spécifiques pourront être abordées. 35 Quelques bons réflexes Maîtriser votre voix (tonalité, débit, ponctuation). N'afirmer rien que vous ne pouvez justifier. Anticiper certaines oppositions ou contre-argumentations. Évitez un exposé trop détaillé qui comporte le risque de diluer les messages importants et donc de réduire leur impact. Faciliter la mémorisation des points clés. #1 Pour aller plus loin u Formations @ 36 16. REPRÉSENTER ET VALORISER SON SERVICE Pourquoi ? Votre rôle est de relayer l'information transmise par votre direction auprès de vos collaborateurs. Vous devez également savoir représenter votre équipe auprès de votre hiérarchie et des services extérieurs, pour valoriser le travail accompli par vos collaborateurs. Comment agir Représenter votre service auprès de votre hiérarchie Votre rôle de relais auprès de votre hiérarchie est essentiel. Pour ce faire, il faut : 9 structurer le suivi de l'activité de vos collaborateurs ; ? 9 élaborer des documents de synthèse suffisamment pertinents pour soutenir l'attention et susciter des commentaires constructifs ; 9 communiquer au sein de la structure et à l'extérieur afin de faire connaître vos activités ; 9 sur le bilan d'activité, rappeler les objectifs qui vous avaient été fixés et présenter vos résultats, vos satisfactions, les problèmes rencontrés et les solutions mises en place. Valoriser les contributions des collaborateurs Mettre en avant l'implication de vos collaborateurs afin de promouvoir le travail et les efforts réalisés en : 9 faisant apparaître leur identité dans les documents diffusés ; 9 les conviant aux réunions bilatérales avec la hiérarchie sur leurs dossiers ; 9 leur apportant rapidement le retour de la hiérarchie sur leurs travaux. Représenter son service auprès des autres interlocuteurs Recenser les interlocuteurs ou partenaires extérieurs institutionnels avec vos collaborateurs pour mutualiser vos réseaux. Échanger lors des réunions, conférences, avec des interlocuteurs et des experts concernés par les mêmes problématiques que votre service. Rendre vos collaborateurs ambassadeurs de votre service Vous n'êtes pas seul ou seule à être ambassadeur/rice de votre service. Il faut sensibiliser vos collaborateurs à l'objectif poursuivi lorsque vous communiquez à l'extérieur, afin de porter des messages cohérents et parler d'une seule voix. Quelques bons réflexes Soignez votre bilan d'activité afin de faciliter la communication avec la direction et permettre de prendre la mesure de l'ensemble des actions réalisées par votre équipe. Incitez votre équipe à proposer des articles pour la lettre interne, l'intranet, l'internet. 37 Pourquoi ? 17. GÉRER SON TEMPS POUR ÊTRE EFFICACE La gestion de votre temps est une question d'organisation personnelle qui a des impacts sur le collectif de travail et votre propre bien être. Comment agir Évaluer sa relation au temps Combattre le perfectionnisme lorsqu'il est inutile. Il faut trouver un juste niveau de qualité. Combattre le défaut d'anticipation, par la création d'outils de suivi, de tableaux de bord. ? S'interroger sur ce que vous pouvez réaliser vous-même et ce que vous pouvez déléguer, notamment à votre adjoint ou adjointe. Apprendre à gérer son temps de travail Préserver votre temps Lorsque vous devez vous concentrer sur des tâches complexes, signifiez à vos collaborateurs votre manque de disponibilité et les moments pendant lesquels vous serez libre pour répondre à leurs demandes. Vous pouvez donner accès à votre agenda à vos collaborateurs. Fermer la porte de votre bureau quand vous devez vous concentrer sur un dossier. #1 La gestion des courriers électroniques Pour chaque message électronique consulté, engagez une action : traiter, supprimer, marquer (pour suivi ou traitement ultérieur), déléguer. S'il s'agit d'une commande, votre première réponse est de prendre acte de la commande et de donner un délai de réalisation. Ce délai pourra, si besoin, être discuté. Il est important que l'objet du courrier soit clair et précis afin de faciliter son traitement et son identification. La gestion des réunions : 9 éviter les horaires trop tardifs (après 17 heures) ou trop matinaux (avant 9h30) ; 9 préparer les réunions pour optimiser leur durée et leur efficacité ; 9 ne faire des réunions physiques que lorsque cela est strictement nécessaire. Planifier les activités : 9 fixer, si possible, des délais de réalisation au cours de la journée pour chaque activité ; 9 se réserver des plages de temps pour réfléchir. 38 Quelques bons réflexes Regroupez les tâches identiques et répétitives (chorus formulaire, cottage, courrier...). Ne vous laissez pas déborder par de fausses priorités. Considérez le recours à la délégation comme moyen d'optimiser l'efficacité du travail en équipe et non comme un aveu de faiblesse. Si vous disposez d'une équipe de taille très importante il est préconisé d'expliquer à vos collaborateurs, qu'en dehors des demandes nécessitant un arbitrage ou un avis immédiat de votre part, ils doivent convenir d'un rendezvous pour vous voir. Dans le cas contraire, l'accès direct au manager peut rapidement devenir contre-productif. Rangez et triez : vous savez que vous êtes efficace lorsque vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin rapidement. Pour aller plus loin u Formations managériales @ 39 18. CONCILIER VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PERSONNELLE Pourquoi ? Concilier vie professionnelle et vie personnelle constitue un objectif managérial. Il est important de maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle pour vous même et pour votre collectif de travail afin de garantir un management de qualité. Cet équilibre n'est pas toujours aisé à préserver. L'utilisation des technologies de communication crée une accélération des échanges, une impression d'urgence latente et un besoin de rester connecté en permanence. Comment agir Prendre du recul Le recul et la distance sont indispensables lorsqu'on encadre une équipe. ? Le « hors travail » vous permet non seulement de vous ressourcer mais également d'entretenir votre propre performance sur le long terme. Le surinvestissement devient contreproductif, les contrariétés et les frustrations sont alors vécues comme des remises en cause personnelles. #1 Préserver sa vie privée et sa santé La déconnexion volontaire est indispensable pour se protéger des excès de l'intrusion technique dans la sphère privée ; Une durée de temps de travail excessive peut entraîner une fatigue physique et émotionnelle et aboutir à un travail de moindre qualité. Savoir se fixer des limites : 9 définir précisément ces limites : heure maximum de départ du travail, période de déconnexion, sujets prioritaires, alarmes sur le téléphone, etc. ; 9 fixer des priorités raisonnables aux différents projets et tâches, en fonction des objectifs stratégiques. Quelques bons réflexes : 9 ne sous-estimez pas la charge mentale endurée lors de votre activité professionnelle liée aux exigences de délai, à la gestion des relations avec vos collaborateurs et les tiers ; 9 veillez à ce que le recours aux heures supplémentaires corresponde bien à un surcroît d'activité (situations d'urgence, aléas, etc.) et ne devienne pas une norme à laquelle vous vous sentez obligé de répondre ; 9 donnez l'exemple en matière d'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Chaque encadrant ou encadrante est acteur de la qualité de vie au travail de son équipe. 40 19. MANAGER À DISTANCE L'évolution des organisations entraîne de nouvelles pratiques de management notamment avec le développement du télétravail et les départs en mission. En tant que manager à distance, vous devez être capable de favoriser la cohésion de l'équipe et permettre les échanges entre collaborateurs. Comment agir Adapter les méthodes de travail Tenir à jour un tableau de bord régulier de l'équipe et le mettre à disposition sur une base partagée. Définir de nouvelles procédures de travail (règles de classement, format des documents...). Fixer un rendez-vous hebdomadaire avec les membres de vos équipes. ? Mettre en place un partage des agendas entre les membres de l'équipe en indiquant pour chaque agent s'il se trouve en télétravail en présentiel ou en mission. Transmettre lors de ces points les objectifs de la semaine, les informations importantes et vous assurer que chaque agent est opérationnel. Être rigoureux sur la gestion du disque dur partagé et le classement. Adapter son management Partager constamment les informations avec votre équipe. Faire confiance à vos collaborateurs et mettre en place un management par objectifs. Demander à chaque collaborateur ou collaboratrice un plan de travail hebdomadaire. Ne surcharger pas les agents en présentiel. Être vigilant à la communication Essayer, dans la mesure du possible, de privilégier l'usage du téléphone plutôt que la messagerie électronique afin de lever toute ambiguïté ou incompréhension. Ne pas hésiter à utiliser les différents outils pour communiquer avec un agent ou une agente qui travaille loin des locaux du service : e-mail, chat, visioconférence, intranet, téléphone. Utiliser au maximum ces outils qui permettent de communiquer de manière synchrone (vidéoconférence) et de visualiser les choses (écrans partagés, tableaux interactifs). Le but est de se rapprocher des conditions réelles de collaboration en face-à-face. Faire un retour d'expérience régulier s'avère primordial pour s'assurer du bon déroulement des missions de son collaborateur. 41 Quelques bons réflexes Si besoin,édictez avec votre équipe une charte qui définie clairement les règles sur la manière de communiquer : technologie utilisée, fréquence, délais de réponse requis, etc. Veuillez au respect de ces règles. Fixez les plages horaires pendant lesquelles vous et vos collaborateurs êtes joignables afin d'éviter des dérives ou malentendus. Incitez vos collaborateurs à communiquer entre eux. Proposer régulièrement des moments de convivialité. Dans la mesure du possible, prévoyez une journée par semaine où tous les collaborateurs sont sur site. #1 u Formations « encadrer un télétravailleur » Pour aller plus loin @ 42 20. PRÉPARER LE DÉPART EN MISSION Avant la mission Anticiper la mission (sauf en cas d'urgence) Anticiper si possible la mission deux semaines a minima. Ce délai est nécessaire pour l'organisation du service, le processus de validation, la réservation des avions/trains/ hôtels, l'éventuelle avance sur frais, certaines vaccinations impératives, etc. Valider l'opportunité de la mission Faire le point avec votre collaborateur ou votre collaboratrice sur : 9 l'utilité de la mission ; 9 le mandat donné à l'agent ; 9 le contenu ; 9 la durée. Demander aux collaborateurs de se rapprocher des chargés de voyages Les collaborateurs doivent communiquer au chargé de voyages de sa direction les informations suivantes : 9 la création de la fiche de l'agent sur Chorus DT ; 9 fiche de renseignement complétée ; 9 scan de la CNI ou du passeport ; 9 RIB. Le déplacement : 9 lieu ; 9 dates ; 9 hôtel(s) proposé(s) par les organisateurs ; 9 objet de la mission ; 9 option : assurance voyage (pour les voyage à l'international). Moyen (s) de transport utilisé(s) : 9 train, avion, autre type de véhicule ; 9 lieu et heures de départ souhaités ; 9 lieu et heures de retour souhaités. Frais prévisionnels 9 nombre de nuitées ; 9 nombre de déjeuners ; 9 nombre de dîners. Faire valider l'ordre de mission L'ordre de mission transmis par les chargés de voyages doit être signé par la direction en respectant le processus de validation par la voie hiérarchique. 43 Précautions utiles Conseils à rappeler à son collaborateur : 9 disposer de sa carte européenne d'assurance maladie ; 9 vérifier la validité de son passeport ou de sa carte d'identité ; 9 consulter la rubrique « conseils aux voyageurs » du pays de destination sur le site du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs ; 9 S'inscrire sur le site internet Ariane qui permet de vous signaler gratuitement auprès du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères et de recevoir des recommandations de sécurité durant votre séjour. Durant la mission Prendre régulièrement des nouvelles de son collaborateur ou de sa collaboratrice. Planifier, si possible, un point régulier avec votre collaborateur ou collaboratrice sur la mission. Être à l'écoute. Être un réel appui en cas de difficultés. #1 Après la mission Le collaborateur ou la collaboratrice doit rendre compte de sa mission sous la forme que vous aurez définie en fonction de la portée de la mission. Il est conseillé de faire un retour en réunion d'équipe afin de contribuer au partage d'expérience et développer la cohésion d'équipe. Tous les justificatifs de la mission doivent être transmis aux chargés de voyages dès la fin de la mission. Quelques bons réflexes Veiller à la bonne adéquation entre le contenu de la mission et les compétences du collaborateur ou de la collaboratrice. Envoyer un collaborateur ou une collaboratrice en mission est une marque de confiance et valorise son travail. Attention : un collaborateur ou une collaboratrice qui se rend en réunion hors des sites du ministère doit avoir un ordre de mission. Pour ceux qui se déplacent fréquemment, il peut être plus simple d'établir un ordre de mission permanent (validité annuelle). Vos contacts u Les chargés de voyages des directions 44 Pourquoi ? 21. ÉVALUER ET ORGANISER LE TRAVAIL DES ÉQUIPES Organiser le travail des équipes est un exercice complexe qui vise à piloter l'activité du service, à définir un cadre de travail et les périmètres d'activité de chacun tout en préservant la qualité des conditions et des relations de travail des agents. Une organisation du travail pensée participe du bien-être des agents au travail et de l'existence d'une dynamique collective. Comment agir Évaluer le travail de son équipe Lors de votre prise de poste : ? 9 Analyser les missions dévolues à votre service pour mieux en cerner le contenu et les enjeux et identifier les articulations avec les autres services de votre direction ; 9 organiser des entretiens avec chaque membre de votre équipe pour connaître l'organisation des postes de travail, les activités et tâches de chaque collaborateur. Dans l'exercice de vos fonctions : 9 Identifier les principaux facteurs influençant l'activité de l'équipe (une nouvelle commande à traiter en urgence ou des imprévus) ; 9 échanger régulièrement avec les agents sur le contenu de leur travail pour qu'ils puissent avancer sur leurs dossiers par votre validation ; 9 élaborer des indicateurs d'activité objectifs pour analyser la charge de travail ; 9 confier chaque mission à la personne la plus à même de la remplir en tenant compte de sa fiche de poste, des compétences, de la motivation et des capacités relationnelles de vos agents. Organiser votre temps et celui de l'équipe : 9 Distinguer l'urgent (ce qui doit être traité immédiatement) de l'important (qui nécessite un engagement à plus long terme) afin de déterminer le niveau prioritaire ou non de chaque mission ; 9 optimiser les plannings en tenant compte des différents facteurs : charge de travail, gestion des congés, pics d'activités du service, nouvelle réglementation à venir, nouveaux marchés à passer, etc. ; 9 aborder collectivement les problèmes liés à la charge de travail en réunion de bureau ; 9 anticiper les plannings de congés en réunion de bureau. Contrôler et réguler l'activité de votre service Une organisation du travail efficace requiert également : 9 la fixation d'objectifs individuels et collectifs clairs, réalistes et mesurables, ainsi que d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs en concertation avec votre équipe ; 9 la mise en place d'outils de pilotage et de suivi de l'activité en concertation avec votre équipe (tableau de bord, etc.). 45 22. PRÉPARER ET CONDUIRE L'ENTRETIEN PROFESSIONNEL ANNUEL Pourquoi ? L'entretien professionnel est un moment clé de la relation entre l'encadrant ou l'encadrante et ses collaborateurs. Une attention particulière doit y être accordée dans sa préparation et son déroulement. Levier essentiel d'une gestion des ressources humaines individualisée, l'entretien professionnel est au coeur du dispositif managérial. Rappel du cadre L'entretien professionnel : 9 est un DROIT et une OBLIGATION réglementaire pour les personnels, titulaires et non titulaires ; 9 est une OBLIGATION pour le supérieur hiérarchique direct (N+1) qui le conduit ; 9 c'est le socle sur lequel vont s'appuyer notamment les décisions concernant l'établissement du tableau d'avancement, les demandes de mobilité, etc ; 9 porte sur la période comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année n-1 ; 9 doit être réalisé dans le premier trimestre de l'année n ; 9 Si l'agent ou l'agente vient d'arriver sur le poste, l'entretien est mené par l'autorité hiérarchique actuelle, et complété éventuellement par l'encadrante ou l'encadrant du poste antérieur. #1 Le déroulement de l'entretien professionnel annuel Avant l'entretien : 9 anticiper son organisation pour pouvoir y consacrer le temps nécessaire ; 9 prendre rendez-vous au moins 15 jours à l'avance avec chaque agent ou agente pour que chacun puisse s'y préparer ; 9 aborder l'entretien avec bienveillance afin d'en faire un échange constructif. Durant l'entretien : 9 faire le bilan de l'année passée au regard des objectifs qui ont été assignés à l'agent ou l'agente et en tenant compte du contexte et des évènements professionnels susceptibles d'avoir affecté son activité professionnelle ; 9 déterminer des objectifs tenant compte du contexte du service dans lequel ils devront être atteints en s'assurant que ces objectifs et leur finalité ont bien été compris et si possible partagés ; 9 échanger sur les perspectives professionnelles de l'agent ou l'agente, en termes de carrière et/ou de mobilité ; 9 évaluer les besoins de formation nécessaires au développement de nouvelles compétences ou liés à un projet professionnel ou personnel ; 9 rédiger l'appréciation générale sur la valeur professionnelle de l'agent ou l'agente sur la base des critères suivants : compétences professionnelles, contribution à l'activité du service, qualités relationnelles, réalisation des objectifs, et, éventuellement l'aptitude au management ou à la conduite de projet ; 9 profitez de l'entretien pour échanger sur votre relation de travail et sur la perception qu'a l'agent du collectif et de votre management. 46 Après l'entretien : 9 l'entretien professionnel donne obligatoirement lieu à un compte rendu ; 9 le compte-rendu est rédigé et signé par le supérieur hiérarchique ayant conduit l'entretien. Il convient d'apporter un soin particulier à la formulation des appréciations ; 9 il est communiqué à l'agent ou l'agente qui en prend connaissance et présente éventuellement ses observations ; 9 une semaine lui est laissée à cet effet ; 9 il est ensuite visé par l'autorité hiérarchique (le N+2 de l'agent) qui peut à son tour faire des observations ; 9 le compte rendu est notifié à l'agent ou l'agente qui le signe et le retourne à l'autorité hiérarchique ; 9 la direction des ressources humaines recueille le compte rendu et le verse au dossier individuel de l'agent ou de l'agente. Quelques bons réflexes Pour le ou la manager, l'entretien professionnel permet de : 9 recueillir la vision de l'agent sur l'année et sur sa place dans le service ; 9 avoir une image plus claire de l'organisation de son service et prévoir d'éventuelles évolutions/ajustements ; 9 connaître les projets de carrière de l'agent ; 9 recueillir les besoins en formation de l'agent. Pour l'agent, l'entretien professionnel permet de : 9 donner sa vision sur l'année et sur sa place dans le service ; 9 avoir une feuille de route discutée et des objectifs clairs et partagés ; 9 exprimer ses aspirations et ses projets, connaître les éléments du support des décisions liées à l'évolution de sa carrière (primes, promotion, réductions d'ancienneté, mobilité) ; 9 faire part de ses besoins en formation pour développer ses compétences et atteindre les objectifs. Pour aller plus loin u Intranet de la DRH @ Manager au quotidien Mobiliser Mobiliser MOBILISER SON ÉQUIPE u 23. Motiver les agents #1 u 24. Développer le potentiel de ses collaborateurs u 25. Fixer des objectifs à ses collaborateurs u 26. Reconnaître le droit à l'erreur 50 Pourquoi ? 23. MOTIVER LES AGENTS En qualité d'encadrant, vous avez un rôle important à tenir dans ce domaine en donnant du sens au travail de vos équipes, en les soutenant en cas de besoin, en agissant sur les leviers de reconnaissance et sur le climat régnant au sein de votre équipe. Comment agir Donner du sens au travail ? Définir des objectifs clairs pour l'année, notamment à l'occasion de l'entretien professionnel. Le fait de partager des objectifs, individuels ou collectifs participe du renforcement de la motivation en donnant un sens, un poids et une ambition à chaque action. Associer les agents à la démarche de conduite du changement qui peut concerner la structure que vous animez. Assurer un management de qualité Créer une cohésion d'équipe en rassemblant votre équipe lors de réunions de service. Enrichir les tâches de vos agents et développer l'autonomie des membres de votre équipe. Développer les compétences des agents par la formation et l'entraide au sein de l'équipe. Contribuer au bien-être au travail Favoriser des conditions de travail permettent aux agents de concilier vie professionnelle et vie personnelle. Veiller à l'égalité de traitement et à fournir à chacun des moyens suffisants pour atteindre les objectifs fixés. Ménager des moments de convivialité et d'échanges. Reconnaître le travail des agents La reconnaissance du travail accompli constitue un facteur important de motivation des agents. En tant qu'encadrant ou encadrante, il vous appartient d'être extrêmement attentif au travail produit par vos collaborateurs et de leur montrer de manière concrète et précise en choisissant des leviers de reconnaissance adapté : proposition d'avancement, primes, formation. Quelques bonnes pratiques Remerciez les agents pour la qualité du travail accompli lorsqu'une mission et/ou un projet ont été bien menés. Valorisez la prise d'initiative. Valorisez les efforts accomplis, même si tous les résultats ne sont pas au rendez-vous et prenez le temps d'expliquer comment progresser. Faites confiance et donnez de nouvelles responsabilités aux agents qui ont fait leurs preuves. Soyez attentif aux possibilités de promotion de vos agents et établissez avec soin les rapports de promotion que vous rédigez et leur compte rendu professionnel. u Guide pratique du management des compétences u Formations managériales Pour aller plus loin @ 51 Pourquoi ? 24. DÉVELOPPER LE POTENTIEL DE SES COLLABORATEURS Le développement du potentiel des agents se résume bien trop souvent au développement de leurs compétences. Le développement du potentiel recouvre aussi la réalisation de soi et l'épanouissement dans l'activité professionnelle. Comment agir Créer un climat de confiance et de cohésion d'équipe ? Veiller à ce que les agents de votre équipe puissent accomplir leurs missions dans de bonnes conditions de travail. Créer un climat propice aux échanges et à l'écoute, susceptible de favoriser la confiance et la cohésion de l'équipe lors des réunions de service. Prendre le temps de mener à bien les entretiens professionnels : moments privilégiés pour évoquer le potentiel de votre collaborateur ou collaboratrice (atouts, fragilités, points de progrès). #1 Utiliser les leviers d'action pour favoriser le potentiel des agents Inciter les membres de votre équipe à s'exprimer et à être force de proposition. Encourager les à suivre des formations permettant de développer leurs compétences. Mettre en place des outils de partage des bonnes pratiques. Reconnaître et valoriser le potentiel de vos agents pour faciliter des évolutions professionnelles. Apporter un retour constructif sur les actions menées par les membres de votre équipe, en les aidant, si besoin, à comprendre leurs échecs. Aider vos collaborateurs au moment d'un passage de concours (relecture du dossier de reconnaissances des acquis de l'expérience professionnelle, préparation de l'épreuve orale). Quelques bons réflexes Organiser des réunions régulières. Aider vos agents à élaborer leurs CV. Pour aller plus loin u Guide pratique du management des compétences @ 52 25. FIXER DES OBJECTIFS À SES COLLABORATEURS Pourquoi Les objectifs doivent être collectifs pour créer une réelle cohésion au sein de votre équipe, mais également individuels pour une implication personnelle de chaque membre. C'est aussi un moyen d'évaluation du travail fait. C'est généralement au cours de l'entretien professionnel annuel que sont fixés les objectifs individuels et/ ou collectifs. ? La fixation d'objectifs à ses collaborateurs est indispensable à une bonne gestion des individualités et des équipes. Il s'agit d'un acte de management fort qui permet d'orienter l'action en cohérence avec les axes stratégiques et opérationnels du service. Comment agir Définir des objectifs Les objectifs visent à permettre au collaborateur d'identifier clairement ses actions prioritaires. Un objectif doit être : 9 précis ; 9 évaluable ; 9 atteignable/acceptable ; 9 réaliste ; 9 temporellement défini. ? Il faut un équilibre entre les objectifs individuels et collectifs afin de fédérer l'ensemble de l'équipe tout en reconnaissant l'implication de chaque collaborateur. Présenter les objectifs 1er temps : présentation des objectifs du service en réunion collective : 9 exposer le contexte général, les enjeux pour expliquer la situation actuelle et les incidences sur l'activité du service ; 9 présenter les actions prioritaires et les objectifs du service ; 9 énoncer les points forts et les axes d'amélioration de l'organisation du travail par rapport à la réalisation de ces objectifs ; 9 exprimer également votre confiance sur la capacité de chacun pour atteindre ces objectifs. 2ème temps : présentation des objectifs individuels lors des entretiens annuels d'évaluation : Les objectifs doivent être acceptés et partagés pour susciter la motivation ; Tout responsable d'équipe doit au moins avoir un objectif de nature managérial, comme par exemple sa capacité à communiquer et à développer les compétences de ses agents. 53 L'évaluation de l'atteinte du résultat Cette évaluation doit être constructive. Évaluer c'est : 9 s'informer de l'état d'avancement ; 9 échanger avec son collaborateur ou sa collaboratrice sur la méthode utilisée et sur les difficultés rencontrées ; 9 aider votre collaborateur ou votre collaboratrice à trouver des solutions ; 9 soutenir votre collaborateur ou votre collaboratrice dans sa démarche par exemple en identifiant avec lui une formation ou en prenant contact avec un interlocuteur incontournable pour la réussite de l'action engagée. Quelques bons réflexes N'attendez pas le prochain entretien professionnel pour faire un point sur les objectifs fixés. Prévoyez un échange à 3-6 mois afin d'ajuster ou pas les objectifs. Aidez vos collaborateurs à trouver des solutions en cas de difficultés. Fixer des objectifs atteignables et réalistes tout en étant porteurs d'une certaine ambition. Limitez le nombre d'objectifs que vous fixez à vos collaborateurs. Il est généralement conseillé de fixer quatre objectifs maximum par agent ou agente afin d'éviter tout risque de dispersion. #1 54 26. RECONNAÎTRE LE DROIT À L'ERREUR Pourquoi ? Il est important de reconnaître la possibilité d'un droit à l'erreur pour vos collaborateurs et pour vous-même dans une logique d'amélioration continue. Votre rôle d'encadrant ou encadrante consiste autant à féliciter et encourager vos collaborateurs qu'à relever les difficultés ou les erreurs. Comment agir Faire la différence entre faute et erreur Une faute : un caractère intentionnel et donne lieu à sanction. ? Une erreur : prendre une décision ou mettre en oeuvre une action inadaptée. L'erreur peut être corrigée et utilisée pour améliorer les actions futures. En cas d'erreur vos collaborateurs doivent vous informer sans délai afin qu'une solution puisse être trouvée. Prendre en compte l'erreur L'erreur commise ne doit pas occulter les succès ou les réussites de vos collaborateurs. Rechercher avec vos collaborateurs les mesures à mettre en oeuvre pour limiter les conséquences de l'erreur. Communiquer à l'ensemble de l'équipe, les solutions retenues pour éviter que l'erreur ne se reproduise. Privilégier une logique d'amélioration. Intégrer le droit à l'erreur permet d'éviter des comportements de dissimulation de la part de vos collaborateurs. Quelques bons réflexes Reconnaissez vos propres erreurs et votre droit à l'erreur. Sensibilisez vos collaborateurs à l'importance de signaler une erreur dont ils sont l'auteur. Assumez les erreurs de votre équipe et ne pas couvrir votre responsabilité par la mise en cause de l'auteur des faits. Manager au quotidien Travailler ensemble MIEUX TRAVAILLER ENSEMBLE u 27. Communiquer efficacement au sein de son équipe u 28. Capitaliser et partager les informations, les données et les bonnes pratiques u 29. Développer la coopération au sein de son équipe #1 u 30. Travailler en espace partagé u 31. Prévenir et gérer les conflits u 32. Manager la diversité u 33. Manager les différences d'âges u 34. Être attentif au respect du principe de la laïcité 58 Pourquoi ? 27. COMMUNIQUER EFFICACEMENT AU SEIN DE SON ÉQUIPE Une communication efficace constitue un puissant levier pour accompagner une équipe au quotidien et instaurer des relations de confiance. Comment agir Communiquer efficacement et régulièrement avec son équipe Choisir le support de communication le plus adapté à l'objectif visé en privilégiant la communication orale et le contact avec vos équipes. Jouer le rôle de relais sur l'actualité du service. Susciter les retours de vos collaborateurs qui doivent pouvoir s'exprimer en toute liberté. ? Créer des conditions favorables pour échanger Respecter l'équilibre dans les échanges. S'assurer de l'écoute et de la compréhension des participants. La communication en réunion Lors de vos réunions, vous avez ainsi l'occasion de : 9 transmettre et expliquer des instructions, des objectifs, des modifications de procédures ou d'organisation ; 9 faire participer à la réflexion ; 9 prendre des décisions collectives pour créer une dynamique. Les règles élémentaires à respecter pour que les réunions soient efficaces : 9 prévoyez suffisamment à l'avance la date en tenant compte des contraintes des agents (temps partiel, vacances scolaires, trajets, etc.) ; 9 précisez l'heure de début et l'heure de fin ; 9 proposez un ordre du jour ; 9 évitez les réunions trop matinales ou trop tardives ; 9 transmettez, éventuellement, les documents préparatoires suffisamment tôt ; 9 veillez à la maîtrise de la durée de la réunion qui doit commencer et se terminer à l'heure dite ; 9 diffusez un relevé de conclusions ou un compte rendu synthétique dans les meilleurs délais possibles. 59 28. CAPITALISER ET PARTAGER LES INFORMATIONS, LES DONNÉES ET LES BONNES PRATIQUES Pourquoi ? Dans un contexte de développement des flux d'information et de dématérialisation des documents, de nouvelles problématiques se posent aux administrations concernant notamment la gestion des connaissances et savoir-faire présents. Comment agir Être attentif à la confidentialité de certaines données ? La démarche de capitalisation des informations rend ces dernières disponibles pour tous, aussi vous devez rester vigilant quant à la confidentialité et la sécurité des données. Les connaissances, même capitalisées, dépendent du contexte dans lequel elles ont été produites. Leur réutilisation nécessite parfois une actualisation. Impulser une démarche collective Impliquer votre équipe. Convaincre les membres de votre équipe ainsi que votre hiérarchie de l'intérêt de cette démarche. Chaque collaborateur ou collaboratrice doit s'engager dans cette démarche, pour recueillir et analyser les informations ou les documents pertinents, afin de mettre en place la mémoire du service. #1 Porter sa réflexion sur la démarche et les outils Les outils de capitalisation offrent de plus en plus de possibilités afin de permettre à chaque service de préserver son savoir-faire et ses connaissances. Il peut s'agir d'outils tels que : 9 Fiches de procédure 9 mémentos 9 etc. Valoriser les bonnes pratiques du service Identifier, formaliser et valoriser les bonnes pratiques réalisées en associant vos collaborateurs dans cette démarche. Une bonne pratique est une pratique ayant fait ses preuves et permettant l'atteinte des objectifs, qui est dès lors recommandée comme modèle. Cette pratique doit avoir un potentiel de reproductibilité et pouvoir être adaptée à des situations similaires, dans des contextes différents. 60 Quelques bons réflexes L'expérience et les connaissances d'un collaborateur ou d'une collaboratrice sont souvent perçues comme sa « propre valeur ajoutée », il est donc parfois difficile de faire admettre que le partage de cette expérience peut être bénéfique à l'ensemble du service. La diffusion et le partage, qui impliquent l'interaction et le dialogue, peuvent avoir lieu, par exemple, à travers des ateliers, des sites web, des espaces collaboratifs, des bulletins d'information. Formalisez les bonnes pratiques dans un document écrit présentant les éléments suivants : 9 Le contexte (la situation de départ), la problématique soulevée. 9 les utilisateurs, les bénéficiaires. 9 la méthodologie utilisée qui a permis d'obtenir des résultats positifs. 9 les résultats. 9 les enseignements. Pour aller plus loin u Guide pratique du management des compétences @ 61 Pourquoi ? 29. DÉVELOPPER LA COOPÉRATION AU SEIN DE SON ÉQUIPE Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est de promouvoir la coopération au sein de votre équipe et de valoriser les contributions de vos collaborateurs. Comment agir Faire circuler l'information ? Inciter les collaborateurs à partager l'information qu'ils détiennent, en proscrivant les réflexes de cloisonnement. Montrer l'exemple en communicant les éléments (non confidentiels) que vous avez sur les projets, les nominations, les décisions qui intéressent le collectif. S'assurer, régulièrement, de la bonne circulation de l'information, entre les membres de l'équipe, notamment en organisant des tours de table lors de vos réunions collectives. Faciliter l'accès de tous les membres de l'équipe aux données importantes pour leur activité. La confiance se crée par la libre circulation de l'information, essentielle au fonctionnement du collectif. La connaissance des missions de chacun permet également une compréhension mutuelle des tâches à réaliser. Expliciter les enjeux inhérents à chaque mission ou chaque poste pour décloisonner les expertises. #1 S'interroger et chercher des solutions de manière collective : l'intelligence collective Proposer tout exercice qui offre l'opportunité de réfléchir ensemble, de trouver des stratégies communes, d'actionner les ressources de chacun tout en développant la connaissance et la compréhension interindividuelles. Faire vivre l'équipe, en lui donnant un espace et du temps, afin qu'elle se retrouve pour faire émerger cette intelligence collective. Capitaliser les informations pour les partager. Créer des binômes La mise en place de binômes permettra à vos collaborateurs d'échanger leurs connaissances et leurs expertises. Pour mettre en place un binôme, vous devez identifier un sujet commun et une complémentarité entre les deux collaborateurs au regard de leurs compétences. 62 Développer d'autres formes de coopération : la suppléance, l'intérim La continuité du service impose que les vacances et les absences sur les postes de l'équipe soient couvertes par des compétences présentes au sein de cette même équipe. Le développement du travail collaboratif facilitera l'activation des remplacements rendus nécessaires. Quelques bons réflexes Pour favoriser l'émergence d'une relation de coopération entre vos collaborateurs vous devez être capable de : 9 permettre la constitution de petits groupes de travail transverses ; 9 atténuer la compétition entre vos collaborateurs ; 9 agir pour rendre visibles les savoirs et expertises de chacun ; 9 valoriser les productions collectives. 63 30. TRAVAILLER EN ESPACE PARTAGÉ Pourquoi ? L'installation des services du ministère dans la tour Séquoia et l'Arche Paroi Sud a nécessité un nouvel aménagement de l'espace en bureaux partagés, généralement par trois agents et plus rarement à quatre ou plus. Travailler en espace partagé est souvent associé à des éléments négatifs : trop de bruit, de promiscuité avec les collègues, difficultés à se concentrer, etc. En votre qualité d'encadrant ou encadrante vous devez savoir entendre ces difficultés. Comment agir Inciter vos collaborateurs à travailler différemment Établir des règles communes ? Il est important en qualité d'encadrant ou encadrante de rappeler certaines règles pour que les agents travaillent ensemble dans le respect de l'autre : 9 parler moins fort ; 9 éviter les appels personnels dans l'espace partagé. Privilégier les espaces de confidentialité prévus à cet effet ; 9 éviter de manger dans le bureau pour ne pas incommoder les collègues ; 9 aménager son espace pour rester efficace, sans déranger les autres collègues (plantes, décoration). 9 faire régulièrement un point sur les sujets de « vivre-ensemble » lors des réunions pour informer les nouveaux arrivants mais également insister sur les règles pour tous ; 9 il peut également être utile d'écrire une charte d'occupation pour poser un cadre de référence auquel, en cas de conflit, les agents pourront se référer. #1 Rappeler les avantages de travailler dans des bureaux partagés : 9 favorise les échanges ; 9 diminue l'isolement ; 9 améliore le partage de l'information ; 9 encourage le travail collaboratif ; 9 favorise la cohésion d'équipe. Manager différemment Éviter de faire des remarques négatives à un collaborateur ou une collaboratrice dans le bureau partagé. Privilégier les points individuels dans votre bureau ou dans une salle de réunion afin de ne pas déranger les autres collègues. Prévenir et anticiper les situations conflictuelles pour garantir un équilibre dans le bureau. Mieux vaut en parler avant que la situation ne se tende encore plus. Prévenez dès que vous êtes en réunion ou absent du bureau pour qu'on puisse éventuellement occuper votre bureau pour des pauses ou en cas de nécessité de se concentrer. En cas de difficulté de cohabitation : Recevoir individuellement les différents collaborateurs. Prendre contact avec la psychologue du travail ( 122 44) pour élaborer des pistes de résolution. Si le conflit s'envenime, profiter d'un changement de poste pour revoir la configuration des bureaux partagés. 64 31. PRÉVENIR ET GÉRER LES CONFLITS Pourquoi ? Toute équipe est susceptible de vivre des tensions qui risquent de porter atteinte à sa cohésion et à son efficacité. Votre rôle en tant qu'encadrant consiste à savoir anticiper les conflits. Comment agir Les sources de conflit Plusieurs causes internes au service peuvent être sources de conflit notamment : 9 un désaccord sur le plan professionnel (par exemple sur la méthode de travail à privilégier) ; ? 9 un désaccord portant sur la répartition des tâches. Ce type de conflit survient quand il existe un chevauchement de tâches entre deux postes (ambiguïté des rôles et des responsabilités) ; 9 une concurrence professionnelle entre deux collaborateurs pour un poste, une affectation, un dossier ou un projet ; 9 le refus d'assumer une décision, une tâche, ou un dossier ; 9 une difficulté à vivre ensemble dans un espace partagé ; 9 violence sexuelle ou outrage sexiste. Prévenir les conflits par une bonne attitude managériale Vous devez être attentif : 9 à une répartition équitable des tâches, notamment en fonction des compétences respectives des uns et des autres ; 9 à la transparence du qui-fait-quoi ( tableau sur le disque partagé) ; 9 au dialogue sur le travail, son organisation, ses finalités et son sens. Ce dialogue permet de résoudre les tensions nées par exemple d'une organisation devenue inadaptée à un nouvel environnement ou à de nouvelles demandes des usagers ; 9 à accorder les congés et les autorisations d'absence de façon équitable. Quand vous sentez que la situation de l'équipe se durcit, n'hésitez pas à en parler en réunion pour permettre à la parole de se libérer. Votre adjoint peut aussi assurer une réunion de l'équipe en votre absence pour évoquer d'éventuelles tensions. Sa place peut être plus facilitatrice. Gérer les conflits Vous devez au plus vite : 9 agir dans l'intérêt des agents impliqués, de l'équipe et du service. Attendre peut en effet envenimer certaines situations et provoquer un mal-être, voire de la souffrance ; 9 entendre les parties, l'une après l'autre ; 9 organiser une réunion avec les intéressés au cours de laquelle vous leur rappellerez les règles et objectifs du service ; 9 rédiger un compte rendu de cet échange et rappeler par écrit à chacun des protagonistes, si besoin, ses obligations ; 9 alerter votre supérieur hiérarchique ; 9 si le conflit persiste engager une procédure relevant de la médiation auprès du psychologue du travail ( 1 22 44). 65 Quelques bons réflexes Distinguez les faits, les ressentis, les opinions, les non-dits. Ne regardez que les faits. Respectez la plus grande neutralité avec pour objectif d'amener les personnes à coopérer dans la recherche de solutions satisfaisantes pour chacun. Laissez l'initiative des propositions aux agents eux-mêmes concernés. N'entrez pas dans le « triangle infernal » : sauveur, victime, persécuteur. #1 Pour aller plus loin u Pour les encadrants u Pour les agents : http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/etre-plus-efficace-en-situation-professionnelle-r2049.html http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/sante-conditions-de-travail-et-prevention-r1979.html u Guide du pôle médico-social @ 66 32. MANAGER LA DIVERSITÉ Pourquoi 9 de ne pas se priver de talents par conformisme au moment du recrutement ; 9 d'offrir les mêmes possibilités de carrières pour l'ensemble des agents ; 9 d'agir sur la qualité de vie au travail car elle est porteuse de cohésion. ? Les enjeux de la diversité au sein de l'administration concernent l'ensemble des encadrants. Il s'agit en effet pour l'administration d'être exemplaire comme employeur public et d'agir en toutes circonstances contre les discriminations prohibées par la loi. Il s'agit aussi pour l'administration d'être représentative de la société qu'elle sert. Pour le management de l'équipe, promouvoir la diversité permet : Comment agir Mener une réflexion sur ses stéréotypes Sanctionnez et d'alertez sur tout comportement discriminant dans votre équipe. ? Prenez conscience de vos propres stéréotypes, de vos préjugés et de leurs conséquences afin de mieux garantir l'objectivité de vos actions. Respecter des procédures objectives fondées sur les compétences dans l'ensemble des actes managériaux Le recrutement : diversifiez dans la mesure du possible votre recrutement afin d'élargir vos possibilités de choix et ne recrutez pas toujours par le même canal. La formation : assurez-vous de l'accès à la formation continue de tous vos collaborateurs. Les promotions : encouragez l'ensemble de vos collaborateurs à progresser dans leur carrière. Valoriser la diversité La diversité (différence de sexe, d'âge ou de culture..) au sein d'une équipe apporte donc une ouverture d'esprit et permet d'aborder les problèmes différemment. Pour faciliter l'intégration des agents et promouvoir l'esprit d'équipe, organiser des parcours d'intégration pour les nouveaux arrivants et mettre en place des systèmes de tutorat, de parrainage ou de marrainage est très valorisant, tant pour les nouveaux venus que pour les agents en poste. 67 Actions de sensibilisation et de formation Des actions de sensibilisation sont régulièrement proposées (jeux sérieux, conférence, ateliers) sur ces sujets. La loi interdit toute distinction ou traitement inégal en raison de 22 critères : 9 sexe ; 9 origine ; 9 grossesse ; 9 situation de famille ; 9 apparence physique ; 9 patronyme ; 9 lieu de résidence ; 9 état de santé ; 9 handicap ; 9 caractéristiques génétiques ; 9 moeurs ; 9 orientation sexuelle ; 9 identité sexuelle ; 9 âge ; 9 opinions politiques ; 9 activités syndicales ; 9 appartenance ou non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une race, une nation ; 9 perte d'autonomie ; 9 la discrimination à l'égard d'une personne en raison de sa particulière vulnérabilité résultant de sa situation économique, apparente ou connue de son auteur ; 9 genre ; 9 opinions syndicales ou religieuses. #1 Encouragez vos collaborateurs à s'inscrire aux formations sur la lutte contre les discimination et l'égalité entre les femmes et les hommes Pour aller plus loin u https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/publications/coll_cadres_de_la_FP/Guide-de-lencadrant-web.pdf @ 68 33. MANAGER LES DIFFÉRENCES D'ÂGES Pourquoi ? Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est de favoriser la cohésion de l'équipe dont les membres peuvent être issus de générations différentes en veillant au bien-être de chacun d'entre eux. L'objectif du management intergénérationnel est d'identifier les apports mutuels des différentes générations pour en faire une richesse. Comment agir Éviter les stéréotypes Être attentif à la diversité des parcours professionnels et des profils. ? Prendre de la distance avec les « représentations spontanées » sur les générations « Y », « Z » ou les seniors : déjouez les stéréotypes par l'humour. En parler en réunion de l'équipe : rappeler les règles de politesse essentielles et de respect mutuel. Permettez les échanges réciproques sur les dossiers lors de tours de table en réunion. Faites former vos agents sur des dimensions nouvelles pour tous. Valoriser les ressources de chacun : l'expérience des uns et les étonnements des autres : ils sont complémentaires ! Favoriser l'échange entre générations Favoriser le travail collectif entre les membres de votre équipe par des binômes, des groupes de travail, des dossiers collectifs. Prévoyez des moments de convivialité à la fin des réunions de service. Être vigilant Garantir l'équité dans vos actes de management sur la base de critères objectifs et communs à tous les membres de votre équipe. Pour aller plus loin u https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/publications/coll_cadres_de_la_FP/Guide-de-l-encadrantweb.pdf @ 69 Pourquoi ? 34. ÊTRE ATTENTIF AU RESPECT DU PRINCIPE DE LA LAÏCITÉ Le principe de laïcité implique une stricte neutralité du service public, qui se traduit notamment par l'interdiction pour les agents d'exprimer leurs opinions religieuses ou de manifester leur appartenance religieuse dans l'exercice de leurs fonctions. Respecter le principe de laïcité Le respect du principe de laïcité emporte pour les agents publics des conséquences. Quelques exemples : 9 les agents ne peuvent porter de signes destinés à marquer leur appartenance à une religion dans le service notamment par une " extériorisation vestimentaire " ; 9 les agents publics ne peuvent refuser d'effectuer leur service, en raison d'impératifs religieux ; 9 les agents ne peuvent refuser de s'adresser ou de saluer un ou une collègue ou autorité hiérarchique pour des raisons religieuses ; 9 vous pouvez accorder à vos collaborateurs des autorisations d'absence pour participer à des fêtes religieuses dans la mesure où cette absence est compatible avec le fonctionnement normal du service ; 9 toute forme de prosélytisme, dans le service, auprès d'autres agents ou des usagers est également interdite ; 9 les agents ne peuvent en outre utiliser les moyens de communications du service, tels que leur messagerie professionnelle, à des fins religieuses. #1 Agir en cas de manquement au principe Solliciter l'appui de votre hiérarchie pour vous conseiller et vous orienter. Privilégier systématiquement le dialogue et la pédagogie. Rappeler qu'il s'applique à tous les agents et non seulement à quelques personnes qui pourraient se sentir particulièrement concernées. Recourir à la médiation. Engager une procédure disciplinaire si les difficultés persistent. Quelques bons réflexes Encouragez vos collaborateurs à s'inscrire aux formations sur la laïcité. Faites un temps collectif pour dépasser les idées reçues. Favorisez le dialogue. Prenez l'attache de votre hiérarchie pour tout acte de prosélytisme constaté. Pour aller plus loin u Guide de l'encadrant dans la fonction publique, fiche n°8 u Formations en ligne (plate forme SYFOADD) @ Assurer des conditions optimales Promouvoir la qualité de vie au travail ASSURER DES CONDITIONS DE TRAVAIL OPTIMALES ET PRÉVENIR LES RISQUES PROFESSIONNELS u 35. Le cadre juridique en matière de santé et sécurité au travail u 36. Les acteurs de la prévention u 37. La définition des risques psycho-sociaux u 38. Prévenir les riques psycho-sociaux u 39. Le document unique d'évalution des risques professionnels (DUERP) u 40. Les formations et informations aux risques professionnels u 41. Les registres de santé et de sécurité au travail u 42. L'inspection santé et de sécurité et de sécurité au travail (ISST) u 43. Identifier le harcèlement u 44. Présomption de harcèlement, que faire ? u 45. Que faire en cas de trouble du comportement au travail ? u 46. Accueillir un collaborateur ou une collaboratrice à la suite d'une absence de longue durée raison de santé #2 u 47. Aménager le travail de son collaborateur ou de sa collaboratrice pour 72 35. LE CADRE JURIDIQUE EN MATIERE DE SANTÉ ET SÉCURITE AU TRAVAIL Quels sont les textes applicables à l'administration centrale ? La loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 relative aux droits et obligations des fonctionnaires. L'article 23 précise que « des conditions d'hygiène et de sécurité de nature à préserver leur santé et leur intégrité physique sont assurées aux fonctionnaires durant leur travail ». Le décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique. L'article 3 précise que les « règles applicables en matière de santé et sécurité, sous réserve des dispositions du décret précité, sont celles définies par les livres I à V de la quatrième partie du Code du travail (« santé et sécurité au travail ») et par les décrets pris pour leur application ». L'article 2-1 précise également que « les chefs de service sont chargés, dans la limite de leurs attributions et dans le cadre des délégations qui leur sont consenties, de veiller à la sécurité et à la protection de la santé des agents placés sous leur autorité ». Quelles sont les obligations générales et particulières issues du code du travail qui s'imposent ? Globalement identiques à celles de tout employeur, qu'il soit public ou privé, elles se composent d'un noyau d'obligations et principes généraux. Parmi les obligations générales figure l'obligation de sécurité et de protection de la santé physique et mentale des agents. Il s'agit d'une obligation de résultat et non de moyens. Y figurent également l'obligation d'évaluer les risques professionnels et d'intégrer la prévention à toutes les activités et tous les niveaux d'encadrement ainsi que l'obligation de formation et d'information des travailleurs. Quant aux obligations particulières, elles précisent un certain nombre de dispositions concernant, par exemple, les lieux de travail, les équipements de travail et de protection, les règles de prévention relatives à certaines familles de risques (risques chimiques, amiante...), certaines situations ou activités (travail sur écran, manutention, intervention au voisinage d'installations électriques, travaux d'entreprises extérieures...). 73 Quels sont les principes généraux de prévention ? Neuf principes généraux de prévention hiérarchisés (article L. 4121-2 du Code du travail) permettent d'appliquer ces règles : 9 éviter les risques ; 9 évaluer les risques qui ne peuvent être évités ; 9 combattre les risques à la source ; 9 adapter le travail à l'homme, en particulier en ce qui concerne la conception des postes de travail ainsi que le choix des équipements et des méthodes de travail ou de production, en vue de limiter le travail monotone et le travail cadencé et de réduire les effets de ceux-ci sur la santé ; 9 tenir compte de l'état d'évolution de la technique ; 9 remplacer ce qui est dangereux par ce qui ne l'est pas ou ce qui l'est moins ; 9 planifier la prévention en y intégrant la technique, l'organisation du travail, les conditions de travail, les relations sociales et les facteurs ambiants, notamment les risques liés au harcèlement moral et au harcèlement sexuel tels qu'ils sont définis aux articles L. 1152-1 et L.1153-1 ainsi que ceux liés aux agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 ; 9 prendre des mesures de protection collective en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle ; 9 donner les instructions appropriées aux travailleurs. #2 74 36. LES ACTEURS DE LA PRÉVENTION Les médecins et infirmières de prévention Médecin de prévention La médecine de prévention est pratiquée par des médecins de prévention soumis au secret médical. Le médecin de prévention est membre de droit du CHSCT-AC. Missions : 9 surveillance de la santé des agents tout au long de la carrière ; 9 surveillance du milieu du travail. Le libre accès du médecin de prévention à tous les lieux de travail lui permet de réaliser les visites de locaux et les études de poste ; 9 conception et mise en oeuvre de programmes d'information, d'éducation et de formation en matière de santé et de sécurité au travail ; 9 veille sanitaire. Exercée au quotidien, elle porte notamment sur les risques psychosociaux et les risques d'épidémies ; 9 Rédaction de fiches risques sur laquelle sont inscrits les risques professionnels propres aux services et les effectifs des agents exposés à ces risques. Elle est communiquée au chef de service et présenté au CHSCT. Infirmières de prévention Les infirmières de prévention travaillent en équipe plurisdisciplinaire avec les acteurs médico-sociaux du ministère. Elles ont un rôle d'accueil, d'écoute, de conseils et d'orientation des agents. Missions : 9 intervention dans toutes les situations de souffrance au travail (entretiens individuels et/ou collectifs) ; 9 conseils aux managers ; 9 conseils aux agents sur des thématiques professionnelles (changement de poste, positionnement, etc) ; 9 diagnostics des situations pathogènes dans les services ; 9 expertise et conseils auprès du CHSCT. Gynécologue et sage femme de prévention Le ministère propose des consultations, de prévention, d'information et de conseils gynécologiques et obstétricaux. Gynécologue de prévention Missions : 9 prévention médicale, dépistage, information en gynécologie ; 9 conseils en prévention médicale (prévention des cancers, maladies cardiovasculaires) ; 9 accompagnement des agentes atteintes de pathologies graves ; 9 accompagnement des femmes enceintes en binôme avec la sage-femme. Sage femme de prévention Missions : 9 information Contraception - MST ; 9 visite préconceptionnelle ; 9 accompagnement des femmes enceintes sur le lieu de travail (conseils personnalisés, entretien du 4e mois) ; 9 cours théoriques et pratiques de préparation à la naissance ; 9 accompagnement des femmes après un congé de maternité. 75 Psychologues du travail Les psychologues du travail s'intéresse à l'individu dans une organisation de travail. Il étudient les comportements, les relations entre les différents membres d'une équipe, d'une entité, afin de favoriser le travail collectif et améliorer le mieux-être et donc l'efficacité d'un groupe. La psychologue du travail se penche également sur les troubles liés à l'environnement professionnel (tensions au sein d'une équipe, souffrance au travail, harcèlement...). Missions : 9 intervention dans toutes les situations de souffrance au travail (entretiens individuels et/ou collectifs) ; 9 conseils aux managers ; 9 conseils aux agents sur des thématiques professionnelles (changement de poste, positionnement, etc) ; 9 diagnostics des situations pathogènes dans les services ; 9 expertise et conseils auprès du CHSCT. Assistant de prévention Les fonctions principales des assistants de prévention sont de concourir à l'élaboration de la politique de prévention menée dans leurs services et à la recherche de solutions pratiques aux difficultés rencontrées : 9 assistance et conseil auprès du chef ou de la cheffe de service dans la mise en oeuvre des règles d'hygiène et de sécurité du travail ; 9 amélioration de la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre ; 9 sensibilisation, information et prévention des dangers susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents. #2 Conseillers de prévention Les conseillères de prévention sont chargées auprès du Président du Comité d'Hygiène, de Sécurité et des conditions de travail (CHSCT-AC) de mettre en oeuvre la politique d'hygiène et de sécurité. Missions : 9 participation à l'élaboration du document unique d'identification et d'évaluation des risques professionnels et au suivi du programme d'action ; 9 suivi des registres d'hygiène et de sécurité ; 9 animation du réseau des assistants de prévention ; 9 étude ergonomique de postes de travail en lien avec le médecin de prévention, propositions visant à prévenir ou réduire les risques : adaptation ou changement des matériels utilisés, organisation du travail ; 9 aide à l'insertion des agents en situation de handicap, (commandes des matériels adaptés, facilités de transports....). Assistantes de service social Les assistantes de service social proposent un accompagnement pour prévenir ou remédier aux difficultés individuelles ou collectives. Missions : 9 amélioration des conditions de vie au travail et de vie personnelle des agents ; 9 accompagnement au changement ; 9 prévention de la désinsertion professionnelle ; 9 prévention des risques psychosociaux. Pour aller plus loin u Guide du pôle médico-social disponible sur l'intranet @ 76 37. LA DÉFINITION DES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Les risques psychosociaux : c'est quoi ? Les risques psychosociaux (RPS) au travail sont définis comme des risques pour la santé mentale, physique et sociale, engendrés par les conditions d'emploi et les facteurs organisationnels et relationnels susceptibles d'agir sur le fonctionnement mental. Ils sont à l'interface de l'individu et de sa situation de travail. Le terme de RPS désigne donc un ensemble de phénomènes qui peuvent se manifester sous différentes formes : stress au travail, sentiment de mal-être, incivilités, agressions physiques ou verbales, etc. La prévention des risques psychosociaux participe de la démarche globale de prévention des risques professionnels mais également de l'amélioration de la qualité des conditions de vie au travail. Quels sont les enjeux ? Préserver la santé des agents en protégeant leur santé psychique. Améliorer durablement les conditions de travail des agents. Améliorer l'efficacité du service public. Quelles sont les obligations issues de l'accord-cadre du 22 octobre 2013 ? Cet accord fait obligation à chaque employeur public d'élaborer et mettre en oeuvre un plan d'évaluation et de prévention des risques psychosociaux, fondé sur un diagnostic partagé des facteurs de risques psychosociaux, impliquant les agents et leurs représentants. Ce plan est intégré au programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail. Au même titre que les autres risques professionnels, les RPS doivent ainsi nécessairement donner lieu à une évaluation retranscrite dans le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). Le plan d'évaluation et de prévention des RPS est élaboré en lien avec le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) qui assure le suivi de sa mise en oeuvre. Quel est votre rôle ? Quel que soit votre niveau d'encadrement, il vous appartient d'organiser la prévention des risques professionnels au sein des bureaux dont vous avez la charge en assurant la mise en oeuvre des mesures de prévention adaptées, de nature organisationnelle, technique et humaine (Art L 4121-1 à art L 4121- 5 du code du travail). Vous avez un triple rôle : 9 mettre en oeuvre la politique de prévention de votre direction ; 9 veiller à ce que les agents placés sous votre autorité respectent leurs obligations ; 9 veiller à la sécurité et à la protection de la santé de vos agents en prenant les mesures nécessaires au bon fonctionnement de l'administration placée sous leur autorité, conformément à l'article 2-1 du décret n°82-453 du 28 mai 1982. Il vous appartient, dans le cas où vous ne seriez pas en mesure de prévenir un risque professionnel dont vous avez connaissance, d'en référer dans les meilleurs délais à votre hiérarchie et aux services compétents. Il est, en effet, de votre responsabilité de faire ce qui est en votre pouvoir pour éviter la survenue de tout accident ou maladie professionnelle. 77 38. PRÉVENIR LES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Les risques psychosociaux Évaluer les risques Les risques professionnels sont liés à l'activité professionnelle et aux conditions de travail. L'employeur se doit de prévenir ces risques afin d'assurer la sécurité des agents et de protéger leur santé physique et mentale. L'enjeu pour vous est donc d'identifier avec vos collaborateurs les configurations de travail qui conduisent à des risques psycho-sociaux. L'instruction du gouvernement du 19 août 2014 relative à la prévention des risques psychosociaux au sein de nos ministères indique : « l'encadrement sera évalué sur des objectifs de management. La prévention des risques psycho-sociaux, en est une des compétences » Porter votre réflexion sur : 9 la quantité de travail qui s'apprécie en termes de volume de tâches à réaliser par agent et de temps de travail. Des volumes élevés d'heures supplémentaires, des congés ou de récupérations non pris doivent vous alerter ; 9 les conditions d'exercice des missions (pression sur les objectifs, échéances d'ordre politique, organisations du travail non anticipatrices obligeant à des rattrapages dans l'urgence) sont des facteurs de risques psycho-sociaux ; 9 la complexité du travail due à la réglementation souvent foisonnante ou la masse d'informations à traiter ; 9 l'organisation du travail : polyvalence, caractère monotone ou répétitif des tâches, travail isolé de certains collaborateurs. Associer les agents Il est nécessaire d'associer vos collaborateurs à cette démarche d'évaluation afin de permettre une meilleure prise en compte de la réalité du travail. #2 Identifier les personnes ressources Les textes applicables prévoient des instances spécialisées telles que le CHSCT ou des acteurs tels que le médecin de prévention, l'assistant de prévention ou le conseiller de prévention dont les compétences peuvent être mobilisées. Le premier échelon à mobiliser est votre N+1. Adapter votre management Pour prévenir ces risques au quotidien, privilégiez : 9 L'écoute et le soutien à l'égard de vos collaborateurs ; 9 l'expression de vos collaborateurs avec la mise en place de réunions d'équipes ; 9 l'autonomie de vos collaborateurs dans l'accomplissement de leurs missions ; 9 la valorisation et la reconnaissance de leur implication. 78 Informer Il vous appartient de faciliter l'accès à l'information et de la diffuser. Cette information porte sur : 9 les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels sont disponibles sur l'intranet ; 9 les mesures de prévention des risques ; 9 le rôle des services de médecine préventive ; 9 le rôle des représentants du personnel ; 9 les consignes de sécurité et de premiers secours en cas d'incendie (les exercices d'incendie et d'évacuation sont essentiels et doivent être exécutés sérieusement). Pour aller plus loin u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/hygiene-securite-et-conditions-de-travail-r1365.html @ 79 39. LE DOCUMENT UNIQUE D'EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS (DUERP) Pourquoi L'article R.4121-1 du code du travail précise que « l'employeur transcrit et met à jour dans un document unique les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs à laquelle il procède en application de l'article L. 4121-3. Cette évaluation comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement. » C'est une démarche qui est menée sous la responsabilité du chef de service. Le document unique est un élément clé de la prévention des risques professionnels. La coordination et la consolidation des documents uniques de l'AC sont réalisées par le bureau CRHAC 2 (DRH). ? L'administration centrale dispose d'un document unique d'évaluation des risques professionnels détaillant les risques auxquels peuvent être exposés les agents ainsi que les mesures de prévention associées. Le cadre juridique Le document unique a été rendu obligatoire par le décret n° 2001-1016 du 5 novembre 2001. Ce document doit favoriser notamment : 9 une certaine cohérence, en regroupant, sur un seul support, les données issues de l'analyse des risques professionnels auxquels sont exposés les agents ; 9 un aspect pratique, afin de réunir, sur un même document, les résultats des différentes analyses des risques réalisées, facilitant ainsi le suivi de la démarche de prévention dans le service et de l'élaboration du plan d'actions de prévention par service de l'administration centrale. La mise à jour du document unique doit être effectuée au moins chaque année (art. R4121-2 du code du travail) ainsi que lors de toute décision d'aménagement de poste important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou de conditions de travail au sens du septième alinéa de l'article L.4612-8 du code du travail ou lorsqu'une information concernant l'évaluation d'un risque dans une unité est recueillie. Les informations sont disponibles sur l'intranet du ministère. #2 Pour aller plus loin u Décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001 portant création d'un document relatif à l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, prévue par l'article L. 230-2 du code du travail et modifiant le code du travail @ 80 40. LES FORMATIONS ET INFORMATIONS RELATIVES AUX RISQUES PROFESSIONNELS Les risques professionnels concernent tous les agents, de manière individuelle et collective, à des degrés divers, selon les métiers exercés et le contexte. Pourquoi ? Ces risques peuvent être : 9 9 9 physiques (troubles musculo-squelettiques, électrisation par exemple) ; mentaux (agression, conflits...) ; organisationnels (définition imprécise des missions, répartition inégale des tâches...). L'information pour prévenir les risques L'information en matière de santé et de sécurité au travail est un élément important de toute politique de prévention et figure parmi les principes généraux de prévention des risques professionnels. Vous devez veiller à ce que les agents placés sous votre autorité aient bien toutes les informations utiles en la matière pour effecteur leur travail en sécurité et de manière à protéger leur santé. L'information des agents est une obligation générale édictée par le Code du travail (article R. 4141-3-1). Cette information porte sur : 9 les modalités d'accès au document unique ; 9 le rôle du service de médecine de prévention ; 9 le rôle des représentants du personnel au CHSCT d'administration centrale ; 9 les consignes de sécurité en cas d'incendie ainsi que l'identité des personnels désignés pour diriger l'évacuation en cas d'alarme incendie. La formation, un autre outil de prévention Dispensée sur le lieu de travail, la formation des agents porte notamment sur : 9 les conditions de circulation sur les lieux de travail et, notamment, les issues et dégagements de secours ; 9 les dispositions à prendre en cas d'accident ou de sinistre. Le bureau de la formation des agents de l'administration centrale (SG-DRH-CRHAC-3) est particulièrement attentif à proposer des formations sur les risques professionnels auxquels tout agent est potentiellement exposé (les risques psycho-sociaux, le travail en espace partagé, atelier stress et travail, formations aux premiers secours..). Des obligations particulières peuvent s'y ajouter en fonction des risques spécifiques à un poste de travail (utilisation d'agents chimiques, exposition au bruit...) ou dans des situations particulières. 81 Votre rôle en qualité d'encadrant Vous avez un rôle important à jouer dans le processus de formation notamment à l'occasion des entretiens annuels de formation. Vous devez définir les besoins de formation en santé et sécurité au travail de vos équipes, dans les domaines suivants : 9 les formations obligatoires, qui constituent un prérequis à l'exercice d'un métier, d'une activité ou d'une mission donnée ; c'est le cas, notamment, des formations préalables à la délivrance d'une habilitation par l'employeur (habilitation électrique par exemple) ; 9 les formations plus généralistes, relatives à une famille de risques ou à une situation de travail particulière, visant à « outiller » les agents pour qu'ils soient plus autonomes afin de prévenir les risques auxquels ils sont exposés. N'oubliez pas également de vous former sur ces problématiques. #2 Pour aller plus loin u Portail de la formation u Portail de la prévention des risques professionnels @ 82 41. LES REGISTRES DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL Les registres de santé et de sécurité au travail participent à l'amélioration des conditions de travail. On distingue deux types de registre : 9 registre de santé et de sécurité au travail ; 9 registre spécial de santé et de sécurité au travail de signalement des dangers graves et imminents. Le registre de santé et de sécurité au travail Objectifs L'utilisation et l'exploitation du registre permettent de : 9 contribuer à garantir de bonnes conditions de sécurité aux agents et à préserver leur santé ; 9 favoriser l'expression des agents sur ces problématiques ; 9 améliorer les conditions de travail. Conseils d'utilisation Le registre de santé et de sécurité au travail est mis à la disposition de tous les agents de l'administration centrale, afin qu'ils consignent leurs observations ou suggestions relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail. Les observations recueillies peuvent notamment avoir pour objet : 9 les locaux de travail : aménagement, stockages, propreté..., les machines et les outils ; 9 les équipements de protection individuelle et collective ; 9 les situations à risques : risques liés aux installations électriques, à l'utilisation des produits dangereux ; 9 les conditions de travail : bruit, éclairage, ventilation des locaux, espaces de travail, manutentions manuelles, travail sur écran... Le registre de santé et de sécurité au travail de l'administration centrale est consultable dans l'Arche paroi sud, bureau 15N60. Les formulaires de signalement sont en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Il convient de les compléter, d'en informer son supérieur hiérarchique, et de les transmettre aux conseillers de prévention par courrier électronique. 83 Le registre spécial de santé et de sécurité au travail de signalement des dangers graves et imminents Qu'est ce qu'un danger grave et imminent ? L'on entend par danger grave et imminent un risque susceptible de causer un accident, une maladie voire la mort dans un délai rapproché et d'une manière brusque. Chaque agent a la possibilité d'exercer le droit d'alerte ou de retrait s'il a un motif raisonnable de penser que sa situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou pour sa santé, dans la mesure où cela ne créé pas « pour autrui une nouvelle situation de danger grave et imminent » . Conseils d'utilisation Le formulaire d'exercice de droit d'alerte et de retrait est en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Il convient de le télécharger sur votre ordinateur, de le compléter, de le signer puis de le retourner à l'adresse suivante : SG-DRH-CRHAC2 Unité sécurité prévention A l'attention des conseillers de prévention Arche Paroi Sud - 15N60 Quelques bons réflexes 9 Pour tout dysfonctionnement constaté, le premier réflexe est d'appeler le 1 22 22. 9 Si cette première réponse n'est pas satisfaisante, saisissez votre hiérarchie, les services concernés et éventuellement votre BRH (assistant de prévention) des demandes que vous ne pourrez satisfaire à votre niveau ; 9 assurez-vous que les agents placés sous votre autorité connaissent le registre de santé et de sécurité au travail et y ont librement accès. #2 u Site intranet Pour aller plus loin @ 84 42. L'INSPECTION SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (ISST) Qui est-ce ? Les inspecteurs santé et sécurité au travail interviennent en administration centrale pour contrôler l'application des règles d'hygiène et de sécurité fixées par la réglementation. Quelles sont les missions de l'ISST ? Missions principales : 9 contrôler les conditions d'application des règles d'hygiène et de sécurité fixées par les livres I à V de la quatrième partie « Santé sécurité au travail » du Code du travail et l'application du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié ; 9 évaluer la réalisation des objectifs fixés dans le cadre des programmes de prévention ; 9 proposer des mesures urgentes jugées nécessaires et, de manière générale, toute mesure qui lui paraît de nature à améliorer l'hygiène, la sécurité du travail ainsi que la prévention des risques professionnels. Missions annexes : 9 participer, avec voix consultative, aux travaux du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ; 9 donner un avis sur les documents soumis aux CHSCT ; 9 accompagner éventuellement les délégations des CHSCT et participer aux enquêtes à la suite d'accidents graves. Comment intervient-il ? L'ISST peut : 9 intervenir à la demande du président du CHSCT d'administration centrale sur toute question relative à la santé et sécurité au travail ; 9 procéder à des contrôles ; 9 accéder librement à tous les locaux, équipements ou lieux de travail et se faire communiquer tout document relatif à la santé et sécurité au travail. Que deviennent ses rapports d'inspection ? Les rapports établis à l'issue des inspections sont transmis au Secrétaire général, à la direction concernée ainsi qu'au président du CHSCT en administration centrale. Ils proposent toutes mesures qui paraissent de nature à améliorer la santé et la sécurité au travail et qui devront être mises en oeuvre par les directions. L'ISST doit être informée des suites données à ses propositions. Le CHSCT est informé de toutes les visites et observations, concernant les locaux personnels et services d'administration centrale, faites par les inspecteurs santé et sécurité au travail. Vos contacts u Contact de l'ISST en administration centrale 85 Pourquoi Les administrations ont l'obligation de prévenir les situations de harcèlement comme de violence et doivent agir lorsque celles-ci surviennent. Leur responsabilité peut être engagée devant le juge administratif. Les agents publics coupables de harcèlement s'exposent à des sanctions disciplinaires prises par l'administration et à des sanctions pénales prises par la justice. Ils peuvent, de plus, devoir verser des dommages et intérêts à leur victime. Le harcèlement moral est un délit dont l'auteur est passible jusqu'à 2 ans de prison et 30 000 d'amende. Le harcèlement sexuel est un délit dont l'auteur est passible jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 d'amende en cas de circonstances aggravantes. Constitue un outrage sexiste le fait d'imposer à une personne tout propos ou comportement à connotation sexuelle ou sexiste qui soit, porte atteinte à sa dignité en raison de son caractère dégradant ou humiliant, soit crée à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. L'outrage sexiste est puni d'amende. ? 43. IDENTIFIER LE HARCÈLEMENT1 Il vous incombe en votre qualité d'encadrant d'être en mesure d'identifier les agissements et les faits caractéristiques du harcèlement sexuel ou moral et connaître les voies de recours. Définition du harcèlement On distingue le harcèlement sexuel et le harcèlement moral. Définition du harcèlement sexuel : « le fait d'imposer à une personne, de façon répétée, des propos ou comportements à connotation sexuelle qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. Est assimilé au harcèlement sexuel le fait, même non répété, d'user de toute forme de pression grave dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l'auteur des faits ou au profit d'un tiers. Article 222-33 du code pénal. » Définition du harcèlement moral : « Le fait de harceler autrui par des propos ou comportements répétés ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d'altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel. Article 222-33-2 du code pénal. » Le harcèlement sexuel ou moral sont également prohibés par les article 6 ter et 6 quinquies du statut général de la fonction publique. Aucun fonctionnaire ne doit subir les faits : a) Soit de harcèlement sexuel, constitué par des propos ou comportements à connotation sexuelle répétés qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante ; b) Soit assimilés au harcèlement sexuel, consistant en toute forme de pression grave, même non répétée, exercée dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l'auteur des faits ou au profit d'un tiers. Aucune mesure concernant notamment le recrutement, la titularisation, la rémunération, la formation, l'évaluation, la notation, la discipline, la promotion, l'affectation et la mutation ne peut être prise à l'égard d'un fonctionnaire : 1° Parce qu'il a subi ou refusé de subir les faits de harcèlement sexuel mentionnés aux trois premiers alinéas, y compris, dans le cas mentionné au a, si les propos ou comportements n'ont pas été répétés ; 2° Parce qu'il a formulé un recours auprès d'un supérieur hiérarchique ou engagé une action en justice visant à faire cesser ces faits ; 3° Ou bien parce qu'il a témoigné de tels faits ou qu'il les a relatés. Les agissements de harcèlement se manifestent dans les relations interpersonnelles de travail, soit entre hiérarchie (encadrement) et subordonnés dans les deux sens, soit entre collègues (harcèlement transversal). 1 #2 Extrait page 50 du guide de l'encadrant dans la fonction publique 86 Le harcèlement moral peut prendre différentes formes2 : 9 incivilités à caractère vexatoire, refus de dialoguer et de répondre aux demandes, remarques insidieuses, sarcastiques ou injurieuses, propos blessants, dénigrement et volonté de ridiculiser, moqueries ; 9 reproches sans motif valable, critiques continuelles du travail effectué, sanctions injustifiées basées sur des faits inexistants ; 9 retrait des missions, privation de travail, fixation d'objectifs irréalisables, attribution d'un travail inutile, d'un travail en non-adéquation avec les compétences et/ou les capacités de la personne, évitement des contacts, isolement ; 9 modification arbitraire des conditions de travail ou des attributions essentielles du poste de travail, modification excessive des missions ou du poste de travail, etc. Les voies de recours au sein de l'administration Le collaborateur doit saisir, par écrit, son supérieur hiérarchique ou l'échelon hiérarchique supérieur, si le harceleur présumé est son supérieur hiérarchique direct. La suite de la prise en charge se fait grâce à la procédure décrite en fiche 2.1.10. Les recours judiciaires Le référé-liberté L'agent soumis à des faits de harcèlement sexuel ou moral avérés peut faire cesser les atteintes qu'il subit en saisissant le juge des référés liberté qui se prononce dans un délai de 48 heures. La procédure pénale Indépendamment du signalement au procureur de la République l'agent public victime d'un délit de harcèlement sexuel ou moral peut déposer une plainte, sur le fondement réciproque de l'article 222-33 ou 222- 33-2 du code pénal qui prévoit que ce délit est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 d'amende hors circonstances aggravantes. Cette procédure n'est soumise à aucune autorisation préalable de la part de l'administration. La saisine du tribunal administratif Les victimes de harcèlement moral ont la possibilité d'intenter devant les juridictions administratives compétentes : 9 un recours pour excès de pouvoir afin d'obtenir l'annulation des mesures prises à leur encontre en violation des articles 6 ter et 6 quinquies du statut général de la fonction publique ; 9 un recours en plein contentieux afin d'obtenir réparation du préjudice subi. Outre les sanctions civiles ou pénales, des sanctions résultant de poursuites disciplinaires peuvent être prononcées contre un agent ayant commis des actes de harcèlement sexuel ou moral (cf. articles 6 ter et 6 quinquies de la loi du 13 juillet 1983). La lutte contre le harcèlement sexuel et moral s'intègre dans la politique de prévention et de prise en compte des risques psycho- sociaux que l'institution définit globalement. Il convient de noter que l'article 6 bis récemment modifié par la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, protège également les fonctionnaires contre les « agissement sexiste, défini comme tout agissement lié au sexe d'une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant ». 2 Extrait fiche 50 du guide de l'encadrante et de l'encadrant dans la fonction publique, DGAFP, édition 2017. 87 Le cadre de la protection fonctionnelle s'appliquant aux agents : L'interlocuteur compétent sur ce sujet est la direction des Affaires juridiques (bureau AJAG1-2) qui a réalisé des fiches (en cours d'actualisation par le DAJ). Lien d'accès à ces fiches pratiques Ce cadre est défini à l'article 11 de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. Le décret n°2017-97 du 26 janvier 2017 définit les conditions et les limites de la prise en charge par la collectivité publique, au titre de la protection des frais exposés dans le cadre d'instances civiles ou pénales par le fonctionnaire ou par les personnes énumérées dans l'article 11 modifié de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. #2 88 44. PRÉSOMPTION DE HARCÈLEMENT, QUE FAIRE ? Point important : lorsque le directeur ou la directrice est directement mis en cause dans le cadre d'une procédure de signalement, il (elle) doit se déporter. Il revient alors à la direction des ressources humaines d'instruire le signalement. Quand ? Dès connaissance du signalement par la victime ou, via le témoignage ou les écrits de personnels, des experts médico-sociaux, de membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou de représentants de personnels, d'une situation de harcèlement présumée. Le directeur ou la directrice informe sans délai : 9 le bureau des ressources humaines de proximité, 9 les assistants ou conseillers de prévention (AP-CP), 9 l'assistant ou l'assistante de service social (bureau CRHAC-2), 9 le ou la médecin de prévention, 9 les inspecteurs santé et sécurité dont relève le service (ISST), 9 le ou la secrétaire du CHSCT. Et les interroge sur les éléments d'information dont ils pourraient disposer. En informe aussi dès cette phase le secrétariat général (voir encadré annexe 1) lorsque les faits présumés revêtent une gravité particulière. Reçoit en entretien, seul ou de préférence à deux, la victime présumée pour recueillir les premiers éléments d'information les plus factuels et précis possibles sur la situation d'espèce, de façon à objectiver les faits, en veillant à conserver une attitude neutre durant tout l'entretien tout en étant à l'écoute de l'agent. Informe aussi l'agent ou l'agente qu'il peut être accompagné(e), s'il le souhaite, par un ou une représentant(e) du personnel. Consigne ces éléments par écrit dans une note confidentielle, non jointe au dossier administratif de l'agent ou de l'agente. Après cet entretien, informe le secrétariat général du signalement et des faits consignés à l'issue de l'entretien avec la victime présumée (cf. annexe 1). A latitude pour recevoir en entretien toute autre personne nécessaire à la compréhension de la situation dont l'auteur ou l'auteure présumé(e) des faits qui bénéficie d'une présomption d'innocence. Rédige un rapport de synthèse qui permette de disposer d'une vision précise sur les faits et les personnes impliquées, et de déterminer, si besoin, les premières mesures qui s'imposent à titre conservatoire, en s'appuyant sur les préconisations des acteurs de prévention notamment celles du pôle médico-social (bureau DRH-CRHAC-2) mais aussi sur l'expertise du SG (cf. annexe 1). Selon la gravité des faits signalés et en fonction des premiers éléments recueillis, assure protection et assistance à la victime présumée avec une prise en charge pouvant intervenir à différents niveaux : 9 médicale et psychologique : oriente la victime présumée vers le ou la médecin de prévention ; 9 sociale : oriente la victime présumée vers les assistants sociaux ( 122 44) ; 9 juridique : informe la personne de ses droits à la protection fonctionnelle, à l'assistance juridique avec mise à disposition d'avocat et de sa prise en charge financière en cas de dépôt de plainte. En cas d'agression, se reporter à la fiche réflexe spécifique aux agressions). 89 Après la consolidation du rapport, dans les meilleurs délais Informe, par écrit, l'agent de la suite réservée à son signalement : 9 classement sans suite (avec motivation), en l'absence de faits susceptibles de relever d'un éventuel harcèlement moral ou sexuel (cf. annexe 2) ; 9 le cas échéant, en cas de situation conflictuelle mais ne relevant pas d'une situation constitutive d'un harcèlement, des suites données au dossier pour revenir à une relation de travail plus normalisée. Dans ce cas, l'organisation du service sera réinterrogée, pour examiner l'éventuel lien entre l'organisation et la situation conflictuelle. Ouverture d'une enquête en lien avec l'administration centrale et information de toutes les parties concernées sur son ouverture et sur ses modalités. Dans tous les cas, s'informe des procédures (juridiques, judiciaires) engagées par la victime présumée. Prend, si nécessaire, les mesures conservatoires les plus appropriées (en cas de fait avéré, en cas d'enquête si le « danger est imminent ») telle que : 9 une adaptation du poste ou de l'organisation du travail ; 9 une mutation dans l'intérêt du service ; 9 une suspension à titre conservatoire, etc. en s'appuyant sur les préconisations des acteurs de prévention, notamment celles du pôle médico-social (bureau DRH-CRHAC-2), mais aussi sur l'expertise de la DRH. En cas de classement sans suite du signalement Rédige une fiche d'alerte à l'attention du médecin de prévention (avec copie aux assistants de service social) et en informe l'agent ou l'agente. Informe la DRH (bureau PSPP1 et bureau de l'appui juridique) de la décision prise. #2 En cas d'enquête Informe les membres du CHSCT de l'ouverture d'une enquête. Informe la DRH (le bureau PSPP1 et le bureau de l'appui juridique) de la décision prise et définition conjointe des modalités d'enquête. Doit dénoncer au procureur de la République les agissements constatés. 90 Annexe n°1 : qui joindre au sein du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) de la DRH : pspp1.d.drh.sg@developpement-durable.gouv.fr ; 9 bureau de l'appui juridique (BAJ) de la DRH ; 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines. La demande de protection fonctionnelle doit être demandée à la direction des affaires juridiques (DAJ) par l'agent ou l'agente sous couvert de son chef ou cheffe de service : bureau AJAG1-2. Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. état civil de l'agent ou de l'agente ; 2. situation familiale ; 3. fonctions exercées + grade + nom du service ; 4. le compte rendu écrit de l'entretien mené avec l'agent ou l'agente à la suite du signalement ainsi que les autres éléments factuels et chronologiques nécessaires à la compréhension du sujet. Pour aller plus loin u Toutes les informations et procédures @ 91 45. QUE FAIRE EN CAS DE TROUBLE DU COMPORTEMENT AU TRAVAIL Vous observez qu'un de vos collaborateurs ou collaboratrice présente des problèmes dans l'attitude au travail ou dans l'exécution des tâches. Vous constatez que la personne ne peut plus effectuer son travail de façon adaptée, qu'elle a une manière d'être en relation avec ses collègues, des partenaires externes, qui n'est pas appropriée (retrait, excès ou décalage). L'agent ou l'agente peut montrer dans son activité de travail des pertes de mémoire, une difficulté de concentration ; elle peut repousser des initiatives qui ne devraient pas l'être, procéder à des actes incongrus, exprimer des interprétations inadéquates, entrer en conflit de façon anormale ou excessive avec ses collègues, sa hiérarchie, des partenaires, des usagers... En tant qu'encadrant ou encadrante, vous pouvez vous sentir en difficulté et : 9 faire comme si le problème n'existait pas ; 9 vouloir mettre à distance le problème et pour cela l'appréhender comme un problème relevant du seul domaine médical où vous n'avez plus de rôle à jouer ; 9 vous investir dans l'accompagnement de la personne de manière trop « invasive » en ayant une position comportant plus de compréhension et d'explication que de cadrage ; 9 développer un sentiment d'impuissance ; 9 vous dire qu'il suffit d'attendre une mutation ou une retraite. Au travers des signes d'alerte, vous devez attirer l'attention le plus tôt possible, selon les circonstances : 9 du bureau RH de proximité ; 9 du bureau DRH-CRHAC-2 ; 9 du médecin de prévention ; 9 de la psychologue du travail ; 9 des assistantes du service social, etc. Quand des troubles du comportement apparaissent au travail et qu'ils perturbent la production ou les relations au travail, une approche médicalisée par le médecin de prévention, psychologique par la psychologue du travail et/ou sociale par l'assistant de service social peuvent s'avérer utile. Mais cette approche ne doit pas occulter le règlement des dysfonctionnements observés au travail qui relèvent de la sphère managériale. En effet, tous les dysfonctionnements au travail ne relèvent pas obligatoirement d'une justification médico-sociale. 1. Prévenir : Le médecin de prévention ou le bureau CRHAC-2 doit être sollicité le plus tôt possible, dès qu'il n'est plus possible de régler les problèmes dans le bureau. Il ne faut pas laisser une situation insatisfaisante perdurer et se dégrader. La demande est souvent très tardive sur des situations dégradées et vous attendez du médecin de prévention qu'il formule une inaptitude médicale au travail définitive, ce qui n'est pas possible de cette façon, dans la fonction publique. 2. Écrire : Pour aider le médecin, il faut lui permettre d'évaluer les difficultés rencontrées (comptes rendus factuels des perturbations au travail). Votre rôle est d'aider le médecin : 9 en signifiant à l'agent ou à l'agente que vous avez demandé une visite médicale, en dialoguant sur ses difficultés ; 9 en laissant une trace écrite des comportements observés et en faire part à l'agent ou à l'agente ; 9 Il ne s'agit pas d'un rapport administratif lourd mais d'un compte-rendu écrit factuel qui sera montré à l'agent. Vous pouvez solliciter l'aide de votre hiérarchie ou du médecin de prévention ou de la psychologue du travail pour établir cet écrit. #2 92 3. Accompagner : Le travail qui suivra avec l'agent ou l'agente sera fait par l'équipe médico-sociale, par le BRH et par vous en tant qu'encadrant ou encadrante directs. Ainsi chacun se repositionne dans l'accompagnement de l'agent ou de l'agente en difficulté. La solution est de reprendre les comportements de l'agent ou de l'agente et d'analyser ensemble, dans le cadre d'une réflexion collective s'ils sont compatibles avec un maintien au travail, si une demande de changement de l'organisation et des conditions de travail peut être entendue et effectuée. Dans toutes ces démarches il y a un point de vigilance essentiel : ce n'est pas sur la base de la maladie que se prononce l'incapacité de travailler mais sur les dysfonctionnements au travail. Cette analyse/évaluation permet si cela est nécessaire : 9 des propositions d'adaptation des conditions de travail éventuellement en liaison avec le comité médical ( temps partiel thérapeutique par exemple): le but est de rechercher un nouvel équilibre qui permette à l'agent de travailler sans être en trop grande difficulté et en tenant compte des capacités de l'entourage à travailler avec lui ; 9 l'orientation et le suivi de l'agent vers une structure de soins ; 9 un arrêt de travail ; 9 une demande d'avis au comité médical ; 9 proposition d'un suivi social ; 9 la sanction disciplinaire ; 9 l'aménagement de poste de travail ; 9 l'affectation dans un autre emploi sans changement de grade ; 9 le reclassement des agents inaptes ; 9 la mise en congés d'office ; 9 l'hospitalisation sur demande d'un tiers (procédure très encadrée et très exceptionnelle). Rester sur des faits : (« j'ai constaté que... »). Il ne doit y avoir ni interprétation, ni jugement, ni diagnostic (au sens médical). Temps de travail : non-respect des horaires, absences non justifiées. Insuffisances dans le travail lui-même, en terme qualitatif et/ou quantitatif. Un comparatif peut être établi avec des postes équivalents. Comportements inadéquats avec les collègues, les usagers ou des partenaires externes : dérangements, colères, menaces, agressions physiques ou verbales, bousculades, propos déplacés... ou au contraire, attitude de retrait, d'absence... Attitudes « bizarres » (à décrire), rituels, thématiques récurrentes, verbales ou écrites, déstabilisant l'entourage professionnel... 93 Pourquoi ? 46. ACCUEILLIR UN COLLABORATEUR OU UNE COLLABORATRICE À LA SUITE D'UNE ABSENCE DE LONGUE DURÉE La réintégration d'un collaborateur ou d'une collaboratrice après une longue absence au sein de son équipe est une étape cruciale. Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est d'accompagner votre collaborateur ou collaboratrice pour l'aider à reprendre son travail dans de bonnes conditions. Garder un lien pendant la période d'absence Comment agir Avec son accord, essayez dans la mesure du possible de garder le contact avec votre collaborateur ou collaboratrice absent/e. Vos prises de contact sont des actes de courtoisie, voire de solidarité pour l'assurer de votre soutien. L'objectif est aussi de ne pas isoler l'agent ou l'agente pour préparer une reprise de fonctions plus sereine de votre collaborateur ou collaboratrice lorsqu'elle devient envisageable, sans la précipiter. ? Préparer le retour de votre collaborateur ou votre collaboratrice Mettre en place un accompagnement adapté en fonction du contexte de l'absence (maladie, maternité). Prendre contact avec le bureau de l'action médico-sociale et de la prévention des risques en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour anticiper les adaptations de poste à réaliser s'il s'agit d'un congé de longue maladie. Travailler en collaboration avec le médecin de prévention et des autres praticiens du bureau ( psychologue du travail, sage-femme, gynécologue de prévention). Leurs interventions peuvent résulter de la demande de l'agent ou de l'agente ou peuvent être à votre demande (visite médicale sur demande administrative). Se mettre en relation avec l'assistant de service social afin d'offrir à l'agent la possibilité d'être accompagnée. S'assurer que les moyens mis à la disposition de votre collaborateur sont opérationnels pour son retour : poste informatique activé, badge, intégration dans les plannings collectifs (ex : congés). Analyser les besoins éventuels de formation notamment au regard des évolutions du service durant cette absence (ex : installation d'un nouveau logiciel). #2 Faire un entretien de réintégration S'appuyer sur le service RH pour organiser le retour de l'agent ou l'agente (date, quotité de travail) et lui proposer un entretien dès son retour. Mener l'entretien de façon bienveillante. Rassurer et transmettre les informations importantes si des changements sont intervenus pendant la période d'absence. Respecter la vie privée de l'agent ou de l'agente durant l'entretien notamment s'agissant des questions médicales ou personnelles. Avoir une écoute active. En fonction des difficultés évoquées par l'agent, il vous appartient de proposer des solutions telles qu'un aménagement du poste de travail, de nouveaux horaires ou la mise en place d'une nouvelle organisation pour répartir la charge de travail. Résumer les faits et les éventuelles actions à mettre en oeuvre (donner des délais) à la fin de l'entretien. Il est important de terminer l'entretien de façon positive. 94 Informer votre équipe Informer l'équipe du retour du collègue afin que le meilleur accueil lui soit réservé pour faciliter sa réintégration sur son poste. Organiser un passage de relais avec les collègues qui ont pendant cette absence permis la continuité du service. Assurer un retour progressif des agents sur son poste, non seulement dans le temps, mais également dans l'appropriation des tâches. Assurer un suivi régulier de l'agent ou l'agente Les agents de retour après une longue absence constituent une population particulièrement touchée par les risques psycho-sociaux. Ils peuvent être fragilisés après avoir été confrontés à une maladie, un deuil, ou un changement important dans leur vie. En votre qualité d'encadrant ou encadrante veiller à : 9 faire un point régulièrement pour s'assurer que la charge de travail est supportable et anticiper toute difficulté ; 9 adapter les objectifs pendant la période de transition. 95 47. AMÉNAGER LE TRAVAIL DE SON COLLABORATEUR OU DE SA COLLABORATRICE POUR RAISON DE SANTÉ Qu'est-ce que le travail aménagé ? Le travail aménagé consiste à modifier l'organisation du travail d'un agent ou d'une agente pour lui permettre de s'acquitter de ses obligations tout en tenant compte de son état de santé. Cet aménagement peut porter sur les tâches qu'il doit accomplir, son temps de repos, son poste de travail, ses équipements de travail, etc. L'impact sur la durée du travail reste exceptionnel. Pour cela vous devez saisir votre bureau RH de proximité, qui transférera la demande au bureau de l'action médico-sociale et de la prévention des risques en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour une prise de rendez-vous avec le médecin de prévention. Vous pouvez également vous rapprocher du médecin de prévention mais veillez à toujours prévenir votre bureau RH de proximité. Qui le propose ? Seul le ou la médecin de prévention est habilité à proposer des aménagements du poste de travail ou des conditions d'exercice justifiées par l'âge, la résistance physique ou l'état de santé d'un agent. Ces aménagements sont temporaires lorsqu'il s'agit d'une femme enceinte. Des modalités particulières sont prévues pour les travailleurs reconnus handicapés. Si l'administration décide de ne pas suivre l'avis du médecin de prévention, elle doit motiver sa décision et en informer le Comité d'hygiène et de sécurité (CHSCT). En tant que responsable hiérarchique, vous pouvez refuser l'aménagement de poste proposé pour nécessité de service. #2 À quelle occasion ? Le médecin de prévention peut être amené à proposer des aménagements de poste lors de toute visite médicale : 9 visite annuelle ou de surveillance particulière ; 9 visite à la demande de l'agent, de son médecin traitant ou d'un médecin spécialiste. Tout certificat médical d'un médecin traitant préconisant un aménagement de poste doit en effet être adressé au médecin de prévention. C'est à lui qu'il appartient de décider après avoir examiné l'agent et analysé ses vraies situations de travail ; 9 visite à la suite d'un congé de longue maladie ou de longue durée. Le comité médical peut en effet proposer la reprise du travail à temps plein ou à temps partiel thérapeutique avec ou sans aménagement. Mais c'est le médecin de prévention qui définit les aménagements nécessaires, après avoir examiné l'agent ; 9 visite à la suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle ; 9 L'aménagement physique du poste de travail peut passer par une visite de ce poste effectuée par le médecin, l'infirmière ou le conseiller de prévention. Que faire si l'adaptation de poste ne vous convient pas ? Si la prescription du médecin de prévention ne vous convient pas, le mieux est : 9 de l'évoquer directement avec l'agent pour lui expliquer les causes de votre refus ; 9 de prendre l'attache du médecin de prévention pour réfléchir collectivement à un aménagement qui convienne à toutes les parties prenantes. 96 De qui relève la détermination du travail aménagé et de l'inaptitude ? Le rôle du comité médical et celui du médecin de prévention sont différents. Le médecin de prévention vérifie la compatibilité entre l'état de santé d'un agent et les conditions de travail du poste qu'il occupe. Dans certains cas particuliers ou urgents, le ou la médecin de prévention peut être amené à extraire temporairement un agent de son milieu de travail. Il prononce alors une « inaptitude temporaire aux fonctions » et adresse l'agent à son médecin traitant pour une prise en charge. Pour aller plus loin u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/sante-au-travail-r735.html @ Promouvoir la qualité de vie au travail Situations d'urgence LES SITUATIONS EXCEPTIONNELLES ET D'URGENCE u 48. En cas d'agression physique ou verbale u 49. Agir en cas d'agression physique, verbale ou autre subie par votre collaborateur ou votre collaboratrice dans l'exercice de ses fonctions #2 u 50. Agir en cas d'accident de service ou de travail u 51. Agir en cas de malaise ou lorsqu'un agent ou une agente ne se sent pas bien u 52. Agir lors d'une suspicion d'addiction u 53. Agir face au décès d'un agent ou une agente u 54. Agir face au risque suicidaire u 55. Agir face à une tentative de suicide sur le lieu de travail u 56. Agir en cas de suicide sur le lieu de travail u 57. Agir en cas de suicide hors du lieu de travail u 58. Agir face à une demande de droit de retrait 100 48. EN CAS D'AGRESSION PHYSIQUE OU VERBALE Au moment des faits : quitter les lieux pour se protéger ; donner l'alerte (collègue, N+1) ; appeler le 712. Après l'évènement l'agent ou l'agente victime de l'agression doit : signaler son agression (annexe n°2) ; inscrire les faits sur le registre hygiène et sécurité ; consulter le médecin de prévention ( 5 00 79) et-ou le médecin traitant et-ou la psychologue du travail ( 1 22 44 ) ; déposer une plainte auprès des services de police ; faire établir un certificat médico-légal auprès du médecin de son choix pour attester des lésions et le cas, échéant, de l'incapacité totale de travail ; effectuer une déclaration d'accident de service à titre conservatoire. 101 49. AGIR EN CAS D'AGRESSION PHYSIQUE, VERBALE OU AUTRE SUBIE PAR VOTRE COLLABORATEUR OU VOTRE COLLABORATRICE DANS L'EXERCICE DE SES FONCTIONS Pourquoi ? Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est de veiller à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir les actes de violence sur le lieu de travail, ou en réduire le risque. En cas d'agression d'un collaborateur ou d'une collaboratrice, vous devez l'accompagner, le soutenir et mettre en oeuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer sa protection. Comment agir Avant ou au moment des faits 9 quitter les lieux pour se protéger ; 9 donner l'alerte (collègue, N+1) ; 9 appeler le 712. ? Rappeler régulièrement aux agents les mesures à prendre immédiatement car vous ne serez pas forcément présent au moment des faits. L'agent doit pendant l'agression : Appeler le 712 si la violence a été physique ou morale avec des conséquences physiques ( tremblements, crise d'angoisse). Rechercher un témoin. Apporter votre soutien immédiat à la victime, afin de l'aider à verbaliser l'expérience vécue et à apaiser la tension émotionnelle. Ne pas laisser un collaborateur victime d'un acte de violence seul durant les heures suivant l'incident. Les mesures à prendre avec votre hiérarchie N+2 au moment du signalement. #2 Le directeur dès qu'il est prévenu informe et mobilise sans délai : 9 le BRH de proximité ; 9 l'assistant de prévention ; 9 l'assistante de service social ; 9 le chef du bureau DRH-CRHAC-2 ; 9 le médecin de prévention (un numéro d'appel unique : 5 00 79) ; 9 l'inspecteur santé et sécurité dont relève le service ; 9 le secrétaire du CHSCT-AC ; 9 rencontre sur les lieux l'agent agressé et le collectif de travail ; 9 reçoit la victime pour un premier échange avec elle ; 9 prévient ou fait prévenir la famille de l'agent (selon la gravité de l'évènement) ; 9 informe le secrétariat général, puis transmet la fiche de signalement de l'agression au plus tard dans les 48 H suivant l'agression en mettant l'agent victime en copie ; 9 met en place avec les acteurs précités, un soutien psychologique à destination de la ou des victime(s), et le cas échéant, selon la gravité de l'évènement, des agents du service ; 9 un tableau de suivi des actions est établi ; 9 propose une assistance pour le dépôt de plainte et autres démarches administratives engagées. En lien avec la DAJ, informe notamment la victime de ses droits à la protection fonctionnelle, à l'assistance juridique, avec mise à disposition d'un avocat et prise en charge financière en cas de dépôt de plainte ; 102 9 dépose une plainte au nom de l'administration auprès des services de police ou saisit le procureur de la république au titre de l'article 40 du code de la procédure pénale ; 9 avec le concours du bureau DRH-CRHAC-2, réunit un CHSCT exceptionnel à la suite de toute agression ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves (article 69 du décret 82-453 du 28 mai 1982 modifié) ; En tant qu'encadrante ou encadrant, vous devez être présent dans toutes ces étapes. Vous devez, également informer les agents du soutien psychologique proposé disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. Si l'auteur de l'agression est un membre du collectif de travail : 9 vous devez recevoir l'agent ou l'agente agresseur(se) en entretien afin d'évaluer la situation, comprendre le fait générateur de l'évènement, rappeler la règle et orienter l'agent vers les acteurs de prévention pour une prise en charge nécessaire. Au terme de cet entretien, vous devez consigner les faits par écrit, le notifier à l'agent et communiquer le rapport à votre N+1. Dans les jours qui suivent le signalement Vous et votre directeur devez : 9 être informés du ressenti des agents victimes et de celui de la communauté de travail, de la verbalisation des faits et de la gestion des émotions afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire ; 9 rédigez un rapport circonstancié des faits. Dans les mois qui suivent : 9 remplir l'annexe 3 à envoyer au SG ; 9 dresser le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées ainsi que les mesures de prévention mises en place ; 9 présenter le bilan au CHSCT-AC et le transmettre au SG en vue d'alimenter les travaux du CHSCT ministériel sur la prévention des risques. Pour aller plus loin u L'information au SG s'effectue par courriel au destinataire suivant : Bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) @ 103 50. AGIR EN CAS D'ACCIDENT DE SERVICE OU DE TRAVAIL Un accident professionnel est un accident qui survient sur le lieu de travail ou sur le trajet. Il faut distinguer les accidents de service des accidents de travail selon la situation de l'agent. Pourquoi ? Les accidents de service sont les accidents dont sont victimes les fonctionnaires et stagiaires de l'État. Les accidents de travail sont les accidents dont sont victimes les personnels non titulaires et les ouvriers des parcs et ateliers. Comment agir Si un de vos agents se blesse, appelez sans tarder le 712 ? Rappel du cadre Pour être reconnus imputables, les accidents de service et les accidents du travail doivent avoir lieu : 9 pendant la durée du travail ; 9 au cours du trajet (aller-retour) entre le domicile et le lieu de travail ou entre le lieu de travail et le lieu de restauration. #2 Conduite à tenir En votre qualité d'encadrant ou d'encadrante vous devez rappeler la procédure administrative à suivre à vos collaborateurs victime d'un accident de travail ou de service et éventuellement témoigner ou demander à votre équipe de le faire si nécessaire : 9 prévenir le bureau dans un délai maximum de 48 heures par le moyen qui lui est le plus accessible ; 9 constituer ou faire constituer le plus rapidement possible un dossier d'accident à récupérer auprès de votre bureau des ressources humaines de proximité. Lorsque l'accident professionnel est reconnu par l'administration, cela permet à l'agent de bénéficier d'un régime de couverture spécifique. Pour aller plus loin u Une plaquette d'information ainsi qu'un formulaire de déclaration d'accident sont téléchargeables @ Vos contacts u Bureau RH de proximité. 104 51. AGIR EN CAS DE MALAISE OU LORSQU'UN AGENT OU UNE AGENTE NE SE SENT PAS BIEN Si dans votre service, un agent ou une agente fait un malaise ou présente tout autre problème de santé. Vous devez agir. Il n'y pas d'infirmerie. Le service médico-social est un service de prévention et non pas de gestion des urgences ou des maladies. C'est le 712 qui juge l'état de l'agent (pas le BRH ni la hiérarchie). Après tout malaise, prévenir la hiérarchie et le BRH de proximité. Intervention de l'équipe 712 Appeler le 712 : 9 précisez si l'agent ou l'agente est conscient/e ou non ; 9 transmettez l'étage et le n° du bureau ; 9 ne raccrochez qu'avec l'accord de l'équipe 712. Il est important de transmettre les informations utiles concernant l'incident ; 9 restez sur place avec la victime. Ne vous déplacez pas au PC de sécurité. Attendre l'arrivée de l'équipe 712 : 9 créez un environnement sécurisant et calme autour de l'agent ou de l'agente ; 9 ne laissez pas un agent ou une agente en difficulté seul dans un bureau. L'équipe du 712 prend en charge l'agent et appelera le cas échéant les pompiers ou le samu. Si l'agent ou l'agente ne se sent pas bien : Votre agent ou agente présente des signes de maladie bénine mais ne sent pas assez bien pour rentrer chez lui par ses propres moyens : 9 demander à l'agent d'appeler un proche pour qu'il vienne le chercher ; 9 solliciter le bureau des ressources humaines de proximité dont dépend l'agent. 105 52. AGIR LORS D'UNE SUSPICION D'ADDICTION Prise en charge d'un agent ou une agente en état d'addiction « aigüe» Il s'agit là de porter assistance à une personne en danger. En phase aiguë, l'urgence est d'empêcher que l'agent ou l'agente soit la victime ou provoque un accident. Il ne s'agit pas de camoufler la situation ou de sanctionner. Les comportements évocateurs d'une nécessaire mise en sécurité Certains signes, qu'ils soient dus ou non à une addiction, doivent alerter la hiérarchie et/ou les collègues (présence de plusieurs critères convergents) : 9 comportement inapproprié ; 9 difficulté d'élocution ; 9 propos incohérents ; 9 désorientation ; 9 troubles de l'attention (difficultés de concentration, de mémorisation...) ; 9 agressivité anormale ; 9 gestes imprécis, non coordonnés ; 9 troubles de l'équilibre ; 9 agitation ou, au contraire, somnolence ; 9 en cas de prise d'alcool : haleine alcoolisée ; 9 anxiété importante. La conduite à tenir pendant la crise : 9 Retirer l'agent ou l'agente de son poste, le mettre dans un lieu sûr et si possible au calme et maintenir une surveillance ; 9 alerter l'encadrement ; 9 appeler le 712 ; 9 prévenir, si possible, la famille ou un proche de l'agent ou de l'agente, avec son accord ; 9 informer le ou la médecin de prévention ( 5 00 79). #2 La conduite à tenir après la crise : 9 faire une demande de visite auprès du médecin de prévention ; 9 recevoir l'agent ou l'agente lors du retour à son poste pour faire le point sur son activité professionnelle, rappeler les dispositions réglementaires en vigueur et l'informer d'une demande de visite auprès du médecin de prévention référent ; 9 inciter si possible l'agent ou l'agente à prendre rendez-vous avec son médecin traitant ; 9 après la visite médicale, recevoir à nouveau l'agent ou l'agente pour faire le point sur sa situation professionnelle et sur les éventuels ajustements à mettre en oeuvre. 106 Déroulement de la prise en charge d'un agent en état d'addiction chronique sur le lieu de travail Il faut agir au plus vite et ne pas laisser une dérive s'installer au détriment de l'organisation collective, des conditions de travail, des relations entre collègues et de la qualité du service rendu. Les comportements ou signes évocateurs Certains comportements peuvent alerter : par exemple, lorsque l'agent ou l'agente n'assume pas ses fonctions ou lorsque son comportement n'est pas conforme à celui attendu en milieu professionnel. Certains signes, en plus des signes évoqués dans le cas d'addiction aiguë peuvent alerter la hiérarchie et/ou les collègues : sueurs, tremblements d'intensité croissante, anxiété, etc. La conduite à tenir Très rapidement, l'encadrant : 9 reçoit l'agent ou l'agente pour faire le point sur son activité professionnelle ; 9 l'informe sur les motifs d'une demande de visite médicale au service de médecine de prévention et saisit le médecin de prévention. Après cette visite, l'encadrant reçoit l'agent ou l'agente régulièrement pour faire le point sur sa situation professionnelle. Quelques bons réflexes Ne portez pas de jugement. En parlez avec diplomatie au collaborateur concerné en respectant la limite de la vie privée. 107 53. AGIR FACE AU DÉCÈS D'UN AGENT OU D'UNE AGENTE En cas de décès sur le lieu du travail Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après en avoir été informé, vous devez : 1. Vous rendre sur place. 2. En informer le directeur ou la directrice et/ou ses adjoints. 3 Relever les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 4. Prévenir les assistants ou conseillers de prévention (AP-CP). 5. Accueillir les services de secours. La prise en charge de cet évènement sera assez similaire à la prise en charge de la fiche « agir en cas de suicide sur le lieu du travail ». Si le décès n'a pas lieu sur le lieu du travail Prendre contact avec le BRH de proximité et le chef ou la cheffe du bureau de l'action médico-sociale et de la prévention en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour mettre en oeuvre un accompagnement adapté. Organiser une prise en charge psychologique pour les collègues de la victime qui souhaitent être accompagnés. Communiquer sur le sujet avec votre équipe. Ne pas hésiter, si besoin, à réorganiser l'espace de travail, avec l'équipe et à en parler ensemble si le besoin se fait sentir. #2 Accompagnement de la famille Se rapprocher du bureau des ressources humaines pour connaître la personne référente désignée pour communiquer avec la famille afin de faciliter les échanges. Le service social du ministère joue un rôle déterminant auprès de la famille afin de l'aider à : 9 entamer les démarches administratives ; 9 l'accompagner dans les décisions qu'elle devra prendre ; 9 faire face aux difficultés psychologiques liées au décès et plus particulièrement au suicide. Quelques bons réflexes Prévoir des fleurs pour les funérailles. Gérer la messagerie/téléphone assez rapidement. Ranger les affaires personnelles avec l'aide de collègues proches et dans un temps choisi collectivement. 108 54. AGIR FACE AU RISQUE SUICIDAIRE Comment agir En cas de crise suicidaire aigüe Contacter le 712. Ne jamais laisser l'agent ou l'agente seul/e, même pour alerter. Alerter l'autorité hiérarchique et le bureau des ressources humaines de proximité. ? Ne pas laisser rentrer au domicile seule une personne qui n'a pas été évaluée par un professionnel compétent. Si la personne refuse, il faut contacter le bureau des ressources humaines de proximité. En cas de manifestation ou d'expression à un tiers d'une intention de geste suicidaire : Ne jamais banaliser un comportement suicidaire. Afficher les coordonnées des personnes ressources. Saisir en urgence le bureau RH de proximité et le service médico-social (SG/DRH/CRHAC2). Pour aller plus loin u Formation sur le risque suicidaire (organisée une fois par an) @ 109 55. AGIR FACE À UNE TENTATIVE DE SUICIDE SUR LE LIEU DE TRAVAIL Après la survenue de l'évènement ou sa découverte Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après avoir été informé, vous devez : 1. Vous rendre sur place. 2. En informer le directeur et/ou ses adjoints. 3. Prendre les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 4. Prévenir l'assistant de prévention 5. Accueillir les services de secours. Le directeur, immédiatement après avoir été informé : 1. Informe sans délai la DRH. 2. Informe et mobilise sans délai : 9 Le BRH de proximité ; 9 l'assistant ou l'assistante de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le ou la médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur ou l'inspectrice santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT. 3. Informe la famille et lui propose une assistance sociale et administrative. 4. Se rend sur place. 5. Met en place avec les acteurs précités et, si nécessaire, un accompagnement, un soutien psychologique à destination des agents, propose à la famille et aux agents les services de l'assistant (e) de service social. Un tableau de suivi des actions à engager est établi à cette occasion. 6. Vous demande d'informer les agents du soutien psychologique mis en place, disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. #2 Dans les 48 h qui suivent le signalement Le directeur ou la directrice : 1. Se tient informé de l'évolution du ressenti des agents, de leur verbalisation des faits et de la gestion de leurs émotions. 2. Organise un retour par le BRH et le bureau DRH-CRHAC-2 sur l'évolution du ressenti des agents afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire. 110 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Crée dans le cadre du CHSCT-AC, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations, auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête . 2. Informe la famille de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf. annexe 3 de la fiche). 3. Monte une concertation interne associant le BRH, les acteurs précités, la hiérarchie directe de l'agent ou l'agente et la RH de proximité pour procéder à un bilan sur la prise en charge de l'événement. Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT et informe ce dernier de sa position au regard de l'imputabilité au service de l'acte. 2. Communique le rapport à la DRH, au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. Demande au médecin de prévention de recevoir l'agent ou l'agente au moment de la reprise. 5. S'assure auprès de la famille de son évolution psychologique et matérielle et de sa prise en compte de la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. Modalités d'information du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) ; 9 CMVOA ; 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines ; Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. État civil de l'agent ou de l'agente. 2. Situation familiale. 3. Fonctions exercées + grade + nom du service. 4. Caractérisation de la tentative (date, lieu, circonstances). 5. Actions mises en oeuvre pour le collectif de travail et la famille. 6. Adresse de la personne (parents ou conjoint) à qui adresser, le cas échéant, la lettre de condoléances. Pour aller plus loin u Documents utiles, toujours d'actualité et consultables sur l'intranet : u Document repère du 10 novembre 2009 : éléments de connaissance et d'approfondissement pour la prévention des risques suicidaires u Guide méthodologique de mars 2013 sur les procédures liées à la survenance d'accidents graves et mortels et de suicides @ 111 56. AGIR EN CAS DE SUICIDE SUR LE LIEU DU TRAVAIL Après la survenue de l'évènement Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après avoir été informé, vous devez : 1. En informer le directeur ou la directrice et/ou ses adjoints. 2. Prendre les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 3. Prévenir les assistants de prévention 4. Accueillir les services de secours. Le directeur ou la directrice, immédiatement après avoir été informé : 1.Informe sans délai la DRH (cf. annexe 1). 2. Informe et mobilise sans délai : 9 Le BRH de proximité ; 9 l'assistant ou l'assistante de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le ou la médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur ou l'inspectrice santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT. 3. Informe la famille (l'annonce du décès est faite par le SAMU ou l'OPJ) et lui propose une assistance sociale et administrative. 4. Se rend sur le site. 5. Met en place avec les acteurs précités et, si nécessaire, un accompagnement (cf. annexes), un soutien psychologique à destination des agents, propose à la famille et aux agents les services d'assistance du service social. Un tableau de suivi des actions à engager est établi à cette occasion. 6. Vous demande d'informer les agents du soutien psychologique mis en place, disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. #2 Dans les 48 h qui suivent le signalement Le directeur ou la directrice : 1. Se tient informé de l'évolution du ressenti des agents, de leur verbalisation des faits et de la gestion de leurs émotions. 2. Organise un retour par le BRH et le bureau DRH-CRHAC-2 sur l'évolution du ressenti des agents afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire. 112 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Crée dans le cadre du CHSCT-AC, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations, auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête . 2. Informe la famille de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf. annexe 3 de la fiche). 3. Monte une concertation interne associant le BRH, les acteurs précités, la hiérarchie directe de l'agent ou de l'agente et la RH de proximité pour procéder à un bilan sur la prise en charge de l'événement. 4. Composition cible : président du CHSCT-AC ou son représentant, 1 représentant de chaque organisation syndicale représentée au CHSCT, le MdP, l'AP-CP et l'assistant ou l'assistante de service social. Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT et informe ce dernier de sa position au regard de l'imputabilité au service de l'acte. 2. Communique le rapport en administration centrale au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. S'assure auprès de la famille de son évolution psychologique et matérielle et de sa prise en compte de la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. Modalités d'information du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) 9 CMVOA 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. État civil de l'agent 2. Situation familiale 3. Fonctions exercées + grade + nom du service 4. Caractérisation du décès (date, lieu, circonstances) 5. Actions mises en oeuvre pour le collectif de travail et la famille 6. Adresse de la personne (parents ou conjoint) à qui adresser, le cas échéant, la lettre de condoléances Pour aller plus loin u Documents utiles, toujours d'actualité et consultables sur l'intranet : u Document repère du 10 novembre 2009 : éléments de connaissance et d'approfondissement pour la prévention des risques suicidaires u Guide méthodologique de mars 2013 sur les procédures liées à la survenance d'accidents graves et mortels et de suicides @ 113 57. AGIR EN CAS DE SUICIDE HORS DU LIEU DE TRAVAIL Immédiatement après avoir été informé Le directeur ou la directrice, 1. Informe les services du SG 2. Informe les acteurs ressources institutionnels du service : 9 le BRH de proximité ; 9 l'assistant de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur(trice) santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT ; 9 le chef du bureau DRH-CRHAC-2. Au plus tard dans les 24 h qui suivent le signalement 1. Mobilise une cellule d'accompagnement (SG, AP-CP, MdP, assistante de service social...) pour définir et organiser, en fonction de la réaction de la communauté de travail, l'offre de service concernant le soutien psychologique à proposer au collectif de travail (entretien individuel/collectif, cellule d'écoute...) et l'assistance administrative et sociale pouvant être proposée à la famille. A cette occasion est mis en place un tableau de bord de suivi des actions. 2. Demande au bureau SG-DRH-CRHAC-2 d'informer le collectif de travail de la possibilité pour tous ceux qui le souhaitent de bénéficier d'un soutien psychologique. L'information pourra être relayée par vous. 3. Propose à la famille une assistance sociale et administrative. #2 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Si nécessaire, crée, dans le cadre du CHSCT, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête. 2. Informe la DRH (bureau PSPP1) de la décision de procéder ou non à une enquête. 3. Adresse un courrier de condoléances à la famille et l'informe de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf annexe 3 de la fiche). Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Le cas échéant, présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT. 2. Communique le rapport au SG au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. S'informe des suites données par la famille à la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. 114 58. AGIR FACE À UNE DEMANDE DE DROIT DE RETRAIT Pourquoi Le droit de retrait est un droit, et non une obligation. ? Les agents publics disposent d'un droit de retrait qui les autorise à quitter leur lieu de travail s'ils ont un motif raisonnable de penser qu'un danger grave et imminent menace directement leur vie ou leur santé. Conformément à la réglementation en vigueur, l'employeur doit prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Comment agir Définition de la notion de danger Le danger doit être : ? 9 grave, c'est-à-dire risquer de causer un accident ou une maladie entraînant la mort ou une incapacité permanente ou prolongée ; 9 imminent, c'est-à-dire pouvant se réaliser brusquement et dans un délai rapproché (exemple : un faux plafond prêt à s'effondrer dans les locaux) ; 9 le danger peut concerner une ou plusieurs personne. Procédure Quand il utilise son droit de retrait, l'agent doit immédiatement alerter son chef de service. Il peut aussi s'adresser aux représentants du personnel ou CHSCT. Il doit faire un signalement dans le registre spécial de santé et de sécurité au travail. Aucune sanction ou retenue sur rémunération ne peut lui être imposée s'il a utilisé son droit de retrait de manière légitime. L'agent a le droit d'arrêter de travailler sans l'accord de son employeur et, si nécessaire, de quitter son lieu de travail pour se mettre en sécurité. Il n'est pas tenu de reprendre son activité tant que le danger persiste. Le droit de retrait de l'agent dois s'exercer de telle manière qu'il ne crée pas pour autrui une nouvelle situation de danger grave et imminent. Votre rôle Informer votre hiérarchie. Informer le bureau des RH de proximité et le bureau SG-DRH-CRHAC-2. Le formulaire d'exercice de droit d'alerte et de retrait est en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Le registre spécial de santé et de sécurité au travail d'exercice du droit d'alerte et de retrait de l'administration centrale est consultable en Arche Paroi Sud - bureau 15N60. SG-DRH-CRHAC2 Unité sécurité prévention À l'attention des conseillers de prévention Arche Paroi Sud - 15N60 u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-registres-de-sante-et-de-securite-au-travail-r1456.html Pour aller plus loin @ Orienter les agents en difficulté Promouvoir la qualité de vie au travail ORIENTER LES AGENTS EN DIFFICULTÉS SOCIALE OU MÉDICALE u 59. Orienter un collaborateur ou une collaboratrice vers le service social #2 u 60. Les catégories de congés maladie et les obligations des agents u 61. Le temps partiel thérapeutique u 63. Le comité médical et la commission de réforme 118 Pourquoi ? 59. ORIENTER UN COLLABORATEUR OU UNE COLLABORATRICE VERS LE SERVICE SOCIAL Les agents de l'administration centrale peuvent, au cours de leur carrière, être confrontés à des difficultés personnelles, familiales, financières, de santé, de logement... qui sont susceptibles de rejaillir sur leur vie professionnelle. Il est mis à leur disposition un service social composé de travailleurs sociaux à leur écoute et soumis au secret professionnel. Comment agir Le rôle du service social ? Chargé d'apporter écoute, conseil, soutien et orientation, aux personnels en difficulté ou en interrogation, le service social assure un accompagnement individualisé. Les assistantes sociales sont appelées à rechercher avec les agents qui les sollicitent toutes les solutions susceptibles d'apporter une réponse et/ou une amélioration à leur situation. Les assistantes de service social proposent un accompagnement pour prévenir ou remédier aux difficultés individuelles ou collectives. Missions : 9 amélioration des conditions de vie au travail et de vie personnelle des agents ; 9 accompagnement au changement ; 9 prévention de la désinsertion professionnelle ; 9 prévention des risques psychosociaux. Votre rôle en qualité d'encadrant Lorsque vous apprenez qu'un de vos agents est confronté à des problèmes personnels ou familiaux, n'hésitez pas à l'informer sur l'existence d'un service social spécialisé des personnels de l'administration centrale. N'hésitez pas aussi à rassurer votre collaborateur quant à la confidentialité des échanges en lui rappelant que les assistantes sociales sont soumises au secret professionnel. Le service social est joignable par téléphone ou par courriel. L'assistant de service social est souvent interpellé trop tardivement, fréquemment lorsque la situation est déjà trop dégradée. Or l'accompagnement social qui repose sur une relation de confiance, s'inscrit dans la durée et la notion de temps est donc essentielle. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-assistantes-de-service-social-a475.html Pour aller plus loin @ 119 60. LES CATÉGORIES DE CONGÉS MALADIE ET LES OBLIGATIONS DES AGENTS Comment agir Jour de carence Les congés maladie Toutes les situations de congés maladie sont examinées par la commission de réforme. Ce dispositif consiste à ne pas rémunérer un agent le premier jour de congé lié à un arrêt maladie. ? Congé maladie ordinaire (CMO) pour les personnels titulaires et non-titulaires CMO inférieur à 6 mois Votre collaborateur doit vous signaler sans délai son absence et vous adresser un arrêt maladie. Cet arrêt sera envoyé au bureau des ressources humaines qui comptabilisera le nombre de jours de maladie ordinaire. Vous devez saisir cette absence dans Cottage. La procédure est identique pour les prolongations d'arrêt maladie. CMO de 6 mois épuisé La situation est examinée par le comité médical. Pour les agents titulaires, le temps passé en CMO compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). Le fonctionnaire perçoit son plein traitement tant que pendant la période de référence d'un an précédant chaque jour d'arrêt maladie il n'a pas bénéficié de 3 mois (ou 90 jours) de congé de maladie à plein traitement. Au delà de 90 jours, il passe à demi-traitement. #2 Congé longue maladie (CLM) pour les personnels titulaires Procédure à suivre par vos collaborateurs en CLM : 9 une demande de CLM doit vous être envoyée ; 9 la copie de cette demande et le certificat médical du médecin traitant sous pli confidentiel doivent être adressés au comité médical. Pour les agents titulaires, le temps passé en CLM compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). La durée maximale est de trois ans : 9 1ère année rémunérée à plein traitement 9 2 années suivantes rémunérées à demi traitement. Si l'état de santé de votre collaborateur ou de votre collaboratrice ne lui permet pas de reprendre ses fonctions, trois solutions lui sont proposées : 9 le reclassement dans un autre emploi ; 9 la mise en disponibilité d'office pour maladie avec demande d'une assurance d'invalidité temporaire ; 9 la retraite pour invalidité. 120 Congé longue durée (CLD) pour les personnels titulaires La procédure à suivre est la même que pour le Congé de Longue Maladie. Pour les agents titulaires, le temps passé en CLD compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). La durée maximale du CLD est de 5 ans au cours de la carrière, au titre de chaque groupe de maladie : 9 3 ans à plein traitement ; 9 2 ans à demi traitement. Congé grave maladie (CGM) pour les personnels non-titulaires Procédure à suivre par vos collaborateurs en CGM : 9 une demande de CGM doit vous êtes envoyée ; 9 la copie de cette demande et le certificat médical du médecin traitant au Comité Médical. Les maladies professionnelles Si votre collaborateur ou votre collaboratrice contracte une maladie professionnelle répertoriée dans les tableaux des maladies professionnelles du code de la Sécurité Sociale, il doit prendre contact avec le responsable du pôle au sein du bureau SG-DRH-CRHAC-2 1 66 35 qui assure la gestion des dossiers en la matière. Les obligations d'un agent qui cesse ses fonctions pour raisons de santé L'agent doit, dès son arrêt : 9 aviser son supérieur hiérarchique direct ; 9 envoyer le volet 3 de l'avis d'arrêt de travail dans les 48 h pour justifier son absence, aussi courte soit-elle, et conserver le volet 1 pour le présenter en cas de contrôle. Ce certificat doit mentionner les coordonnées précises de l'endroit où l'agent peut être contrôlé, sans oublier le code d'accès ; 9 prévenir immédiatement son service, en cas de prolongation, et adresser le nouvel avis d'arrêt de travail dans les 48 h suivant la fin de l'arrêt précédent ; 9 respecter les heures de sortie inscrites sur l'arrêt de travail ; 9 informer son service de tout changement d'adresse, même temporaire, pour permettre un éventuel contrôle médical. 9 se soumettre aux visites de contrôle diligentées par l'administration. 9 Au dela de 6 mois de CMO, demander à nouveau l'autorisation auprès du comité médical. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-conges-maladie-r726.html Pour aller plus loin @ 121 61. LE TEMPS PARTIEL THÉRAPEUTIQUE Qu'est-ce que le temps partiel thérapeutique ? Le temps partiel thérapeutique peut être accordé : 9 soit parce que la reprise des fonctions à temps partiel est reconnue comme étant de nature à favoriser l'amélioration de l'état de santé de l'intéressé ; 9 soit parce que l'intéressé doit faire l'objet d'une rééducation ou d'une réadaptation professionnelle. La demande d'autorisation de travailler à temps partiel pour raison thérapeutique est présentée par le fonctionnaire, accompagnée d'un certificat médical établi par son médecin traitant. Elle est accordée après avis favorable concordant du médecin agréé par l'administration. Lorsque les avis du médecin traitant et du médecin agréé ne sont pas concordants, le comité médical compétent ou la commission de réforme compétente est saisi. Qui peut en bénéficier ? Les agents titulaires et stagiaires 9 après un congé maladie de six mois consécutifs ; 9 après un congé de longue maladie ou un congé de longue durée, pour 3 mois renouvelables, dans la limite d'un an par maladie ayant ouvert droit au congé ; 9 après un congé pour accident de service pour une durée maximale de six mois renouvelables une fois ; 9 l'agent perçoit l'intégralité de son traitement. Les agents non-titulaires Après un accident du travail ou un congé de grave maladie pour une durée d'un an. L'agent perçoit 50 % des éléments fixes de son traitement ainsi que les indemnités journalières de la Sécurité sociale. #2 Quelques bons réflexes Adapter la charge de travail. Faire le point régulièrement avec l'agent sur son poste. Vérifier que les consignes médicales sont respectées (ne pas soulever de charges trop lourdes...). Travailler en lien avec votre bureau RH de proximité et les acteurs de la prévention de CRHAC-2. 122 62. LE COMITÉ MÉDICAL ET LA COMMISSION DE RÉFORME Le comité médical et la commission de réforme sont des instances consultatives chargées de donner des avis sur les questions médicales concernant les fonctionnaires et les personnels non titulaires. Le comité médical Le comité médical traite les demandes de congés de longue maladie (CLM), congés de longues durée (CLD), pour les agents titulaires. Les dossiers sont transmis au comité médical qui les instruit et les présente devant une commission. Missions Le comité médical est obligatoirement consulté sur : 9 la prolongation des congés de maladie ordinaire au-delà de 6 mois consécutifs ; 9 l'attribution et le renouvellement des congés de longue maladie (CLM) et de longue durée (CLD) ; 9 la réintégration après 12 mois consécutifs de congé de maladie ordinaire ou à l'issue d'un CLM ou d'un CLD ; 9 l'aménagement des conditions de travail d'un fonctionnaire après congé de maladie ou disponibilité d'office ; 9 la mise en disponibilité d'office pour raison de santé et son renouvellement ; 9 le reclassement d'un fonctionnaire dans un autre emploi à la suite d'une altération de son état physique. La commission de réforme Missions La commission de réforme est notamment consultée sur : 9 l'imputabilité au service de la maladie ou de l'accident à l'origine d'un congé de maladie ordinaire, d'un CLM ou d'un CLD sauf si l'administration reconnaît d'emblée cette imputabilité ; 9 la situation du fonctionnaire à la fin de la dernière période d'un CLM ou d'un CLD lorsque le comité médical a présumé le fonctionnaire définitivement inapte lors du dernier renouvellement de son congé ; 9 la reconnaissance et la détermination du taux de l'invalidité temporaire ouvrant droit au bénéfice de l'allocation d'invalidité temporaire ; 9 le dernier renouvellement d'une disponibilité d'office pour raison de santé. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-conges-maladie-r726.html Pour aller plus loin @ Accompagner la carrière des agents de son équipe Outils possibles LES OUTILS POSSIBLES u 63. L'entretien et le bilan de carrière u 64. Le bilan de compétences u 65. La validation de l'acquis de l'expérience (VAE) u 66. La rencontre avec un ou une conseiller(e) mobilité carrière/chargé(e) de mission des corps #3 u 67. Demander une formation individuelle extérieure u 68. Le compte personnel de formation u 69. Le congé de formation professionelle u 70. La préparation aux examens et concours 126 63. L'ENTRETIEN ET LE BILAN DE CARRIÈRE Présentation de l'entretien de carrière et du bilan de carrière L'entretien et le bilan de carrière constituent un droit, à disposition de tous les agents, de faire le point sur leur carrière, leurs compétences, leur potentiel, pour accompagner leur parcours professionnel. Il est possible de bénéficier d'un entretien, à des moments clefs de sa carrière : 9 après environ 5 ans ou une première expérience dans l'administration pour l'entretien de carrière ; 9 après environ 15 ans de service pour le bilan de carrière. Les éléments issus de ces entretiens permettent également à l'administration de développer une meilleure gestion des ressources humaines dans un contexte d'évolution des missions, services et métiers du ministère. Description des dispositifs L'entretien de carrière est un moment de conseil et d'orientation professionnelle, il aide l'agent à : 9 clarifier et hiérarchiser ses aspirations ; 9 à définir son projet professionnel à court terme ; 9 à mettre en oeuvre son projet professionnel en dressant un panorama des perspectives professionnelles envisageables à horizon de 2 à 5 ans. Le bilan de carrière offre à l'agent un outil d'analyse plus approfondi sur sa situation professionnelle et une occasion de réflexion sur son déroulement de carrière : 9 permet d'aborder une nouvelle étape du parcours professionnel ; 9 donne lieu à un diagnostic personnalisé de ses acquis et à une analyse de son profil professionnel et de ses potentialités. Un compte rendu en deux parties (parcours professionnel et conseils liés au parcours professionnel) est rédigé, par la personne chargée de conduire l'entretien. Ce compte rendu est versé au dossier administratif de l'agent, si l'agent le demande, ce qui permet d'enrichir les données de gestion prévisionnelle des ressources humaines (GPRH). Ces entretiens reposent sur une relation de confiance entre l'agent et le chargé d'entretien. Ils sont régis par une charte de déontologie à respecter par le chargé d'entretien : écoute active et bienveillante, confidentialité, neutralité, transparence et objectivité. 127 Le rôle des acteurs L'agent ou l'agente Acteur de son parcours, il peut solliciter un entretien ou un bilan de carrière. La chaîne hiérarchique La direction des ressources humaines Le ou la conseiller/e mobilité carrière (CMC) Il ou elle conduit le bilan de carrière et éventuellement l'entretien de carrière par délégation du chef ou de la cheffe de service. Elle doit être informée Elle a un rôle d'informadu souhait de l'agent ou tion et d'organisation du de l'agente de bénéficier dispositif. d'un tel entretien. Elle a un rôle d'information, un rôle incitatif et prescripteur. Toutefois, l'entretien doit être basé sur le volontariat. Les entretiens et bilans de carrière ne relèvent pas du supérieur hiérarchique direct. Ils sont distincts des entretiens professionnels et de formation. Exemples de situations professionnelles L'entretien et le bilan de carrière sont particulièrement adaptés dans les situations suivantes : 9 valoriser son parcours professionnel ; 9 faire le point sur son parcours ; 9 construire son projet professionnel. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 128 64. LE BILAN DE COMPÉTENCES Qu'est-ce que le bilan de compétences? Le bilan de compétences permet aux agents de faire le point, en cours de carrière, sur leurs parcours personnel et professionnel et de faire la synthèse des acquis afin d'élaborer un projet professionnel et réaliste. Un agent ne peut prétendre à un autre bilan de compétences que cinq ans au moins avant le précédent. Le bilan de compétences peut être proposé aux agents titulaires et non-titulaires. Comment bénéficier d'un bilan de compétences ? Tout agent qui souhaite bénéficier d'un bilan de compétences doit en faire la demande à son supérieur hiérarchique et prendre contact : 9 dans les directions techniques : avec le référent formation du bureau de ressources humaines de proximité ; 9 au secrétariat général : avec le bureau SG-DRH-CRHAC-3 par un courriel à la boite fonctionnelle du bureau CRHAC-3 Cette demande donne lieu à un rendez-vous avec le conseiller mobilité carrière (CMC) qui évalue l'opportunité de mener un bilan. Si le budget le permet, si l'avis du CMC est conforme et que la hiérarchie directe accepte l'absence de 24 heures, le bureau SG-DRH-CRHAC 3, ou le responsable formation de la direction générale, inscrira l'agent auprès d'un organisme spécialisé, agréé avec lequel il a signé une convention. Sa mise en oeuvre fera l'objet d'une convention tripartite entre l'agent bénéficiaire, le centre de formation et le prestataire. Comment se déroule un bilan de compétences ? Il se déroule en trois étapes : 9 un premier entretien d'analyse des besoins, avec le chargé de bilan permet de confirmer l'engagement du bénéficiaire et de préciser ses objectifs. Il permet également à l'agent de découvrir comment va se dérouler son bilan et quelles méthodes seront mises en oeuvre (recherches d'informations, tests et questionnaires) ; 9 une phase d'investigation est alors initiée pour permettre au bénéficiaire d'analyser ses motivations et intérêts professionnels ; 9 la synthèse individuelle permet au bénéficiaire de prendre connaissance des résultats détaillés de la phase d'investigation, d'identifier les facteurs susceptibles de favoriser son projet professionnel et de prévoir les principales étapes de sa mise en oeuvre. Autant d'éléments consolidés dans un document de synthèse remis au bénéficiaire. Les informations recueillies par l'agent dans ce document demeurent strictement confidentielles sauf si l'intéressé donne son accord pour une transmission à son administration de rattachement. Seul le calendrier du bilan de compétences peut être communiqué à sa hiérarchie ou à l'administration sans son accord. Le bilan de compétences se déroule sur le temps de travail de l'agent ou de l'agente. 129 Quels sont les autres « formules » qui permettent de faire le point sur ses compétences ? L'entretien professionnel Il est mené par le N+1 annuellement. C'est un outil d'évaluation, de management. (voir fiche) L'entretien de carrière Il aide l'agent ou l'agente à clarifier ses aspirations, à définir son projet professionnel à court terme, et les moyens à mettre en oeuvre. Il est réalisé par un conseiller mobilité carrière. Le bilan de carrière Il est déjà une première étape souvent suffisante pour l'agent car il offre à un agent expérimenté un outil d'analyse plus approfondi sur son parcours professionnel, ses compétences et ses perspectives de carrière. Il est réalisé de préférence après une période d'environ quinze années de fonction. Le bilan de carrière est conduit par un conseiller ou une conseillère en évolution professionnelle. Les entretiens thématiques Ils portent principalement sur : 9 la valorisation du parcours professionnel ; 9 le diagnostic de compétences ; 9 l'aide à la recherche de poste ; 9 l'adéquation profil/poste ; 9 l'aide à la rédaction de CV, lettre de motivation ; 9 la préparation aux entretiens de recrutement ; 9 la FPTLV : congé formation, VAE, formation universitaire, CPF ; 9 l'élaboration d'un plan de professionnalisation ; 9 etc. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 130 65. LA VALIDATION DE L'ACQUIS DE L'EXPÉRIENCE (VAE) Qu'est que la valorisation des acquis de l'expérience ? La VAE est un dispositif permettant une reconnaissance officielle de l'expérience, qu'elle soit professionnelle, associative ou bénévole, en vue d'obtenir un diplôme ou un titre professionnel. Cette expérience est validée par un jury extérieur qui délivre alors un diplôme ou une des certifications enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Les motivations de l'agent ou de l'agente peuvent être diverses : 9 valoriser son parcours professionnel ; 9 évoluer dans son parcours professionnel ; 9 se présenter à un concours pour lequel un niveau de diplôme est exigé. La VAE relève d'une démarche volontaire de la part de l'agent ou de l'agente. Pour être recevable auprès de l'organisme certificateur, l'agent doit pouvoir justifier d'au moins trois années d'expérience professionnelle (continues ou discontinues) en lien avec le diplôme ou le titre professionnel visé. ATTENTION : quel que soit son niveau, le diplôme ainsi obtenu ne donne pas un accès de droit au grade supérieur ni à un autre corps. Pour y accéder, les agents doivent se présenter au concours ou à l'examen professionnel correspondant. Comment accompagner cette demande ? Vous devez inviter l'agent à formaliser son projet et vous assurer de sa motivation compte tenu de l'implication personnelle qu'une VAE réclame. Les demandes de VAE doivent ensuite être adressées au bureau de la formation des agents de l'administration centrale (pour les agents du SG) ou au référent formation des bureaux de ressources humaines de proximité. Comment se financent les VAE ? Les demandes de VAE sans lien avec l'environnement professionnel de l'agent (métier exercé ou démarche de mobilité interne) sont dites « individuelles ». Le financement de leur accompagnement peut être soit à la charge de l'agent soit exceptionnellement pris en charge par l'administration. Il s'agit d'une demande individuelle qui, pour être examinée, nécessite les informations suivantes : 9 lettre argumentée motivant la demande ; 9 motivation de la demande de prise en charge financière ; 9 devis de l'organisme accompagnant l'agent pour sa VAE (université pour un master ou Greta pour un BTS par exemple) ; 9 calendrier de formation ; 9 modalités de gestion ; 9 avis du supérieur hiérarchique ; 9 curriculum vitae de l'agent ou de l'agente désireux de bénéficier d'une prise en charge de sa VAE pour examen de la cohérence du projet. 131 Modalité d'accompagnement de l'agent ou de l'agente L'agent ou l'agente dispose de 24 h de congés de VAE qui peuvent être réparties sur une période de plusieurs mois. D'autres outils peuvent éventuellement être utilisés pour accompagner la formation préalable (compte personnel de formation). #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 132 66. LA RENCONTRE AVEC UN(E) CONSEILLER(E) MOBILITÉ CARRIERE / CHARGÉ(E) DE MISSIONS DES CORPS Il existe au sein du ministère des professionnels du conseil qui sont là pour aider l'ensemble des agents à construire leur parcours professionnel. Au sein de l'administration centrale il existe des chargé(e)s de missions de corps pour les agents ou agentes de catégorie A+, A et B et une conseillère mobilité carrière pour les agents de catégorie C. D'autres conseillers mobilité carrière sont aussi à l'écoute des agents au CVRH de Paris. Le conseiller ou la conseillère en mobilité carrière (CMC) Son rôle Conseil aux agents : le conseiller ou la conseillère mobilité carrière est chargé(e) d'accompagner et d'apporter un conseil personnalisé. Il ou elle contribue à la valorisation des compétences. Il ou elle répond à différentes demandes : 9 point sur le parcours professionnel ; 9 conseil de carrière ; 9 diagnostic de compétences ; 9 aide à la recherche de poste ; 9 en entretien de professionnalisation, entretien préalable à une promotion. L'entretien avec un ou une CMC est issu d'une démarche individuelle, fondée sur le volontariat mais peut être aussi proposé par le service. Le ou la CMC est soumis à une charte de déontologie qui prévoit que les conclusions d'entretien peuvent être formalisées par un compte-rendu, dont le contenu et la diffusion sont validés par l'intéressé, notamment pour les entretiens et les bilans de carrière. Les chargés de missions des corps pour les agents de catégorie A+, A et B ou chargés de mission d'encadrement Les chargés de mission d'encadrement, plus communément appelés chargé(e) de mission de corps, accompagnent les agents dans la construction de leur parcours professionnel. Ils sont placés au sein de la Mission de suivi personnalisé et des parcours professionnels de la DRH. Leurs rôles La gestion individuelle des carrières : 9 les chargés de mission d'encadrement accompagnent les agents lors des étapes clé de leur parcours professionnel (mobilités, promotions,..) en complémentarité avec les CMC des CVRH ; 9 ils accompagnent les agents lors de situations spécifiques (réintégration, titularisation, etc.). La gestion collective des carrières : 9 les chargés de mission d'encadrement participent à l'élaboration de la politique de gestion et de promotion des agents. Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr u Pour rencontrer votre chargé de mission de corps : http://intra.sg.i2/qui-fait-quoi-a-la-drh-a5717.html 133 67. DEMANDER UNE FORMATION INDIVIDUELLE EXTÉRIEURE Dans quel cas demander une formation extérieure ? Lorsque vous avez besoin, pour vous ou pour un collaborateur ou collaboratrice, dans le cadre des missions exercées, d'une formation qui n'est pas prévue par le plan de formation de votre direction technique ou du bureau de la formation des agents en administration centrale. Au préalable, il faut vérifier que cette formation ne soit pas proposée au niveau ministériel (OUPS et IFORE) Ensuite, le besoin doit être validé par vous ou par votre propre hiérarchie dans le cadre du développement des compétences sur le poste occupé. Enfin, le service formation doit disposer des crédits suffisants pour financer votre demande. Procédure à suivre : 9 pour les agents du SG : le bulletin de demande de formation individuelle extérieure (format odt - 348.6 ko - 06/11/2017) est à retourner à Sylvie GUIHARD accompagné de 3 devis au moins un mois avant le début de la formation demandée APRES validation de votre référent RH de proximité ; 9 pour les directions techniques d'administration centrale : la demande de formation individuelle extérieure sera traitée par le référent formation dans les bureaux RH de proximité. #3 134 68. LE COMPTE PERSONNEL DE FORMATION Déjà en vigueur depuis le 1er janvier 2015 dans le secteur privé, le compte personnel de formation (CPF) est effectif depuis le 1er janvier 2017 dans les trois fonctions publiques. Il remplace le droit individuel à la formation (DIF). Le CPF est un droit pour tous les agents (titulaires ou non titulaires y compris les vacataires et apprentis à la fin de leur période d'apprentissage). Le CPF ne peut être mobilisé pour une demande de formation relative à une adaptation immédiate au poste ou une formation statutaire. Les droits acquis au titre du droit individuel à la formation (DIF) par les agents publics ayant plus de 6 ans d'ancienneté sont convertis en droits CPF. Le compte est alimenté chaque année de 24 heures jusqu'à 120 heures, puis de 12 heures par an dans la limite de 150 heures. Un crédit d'heures CPF non encore acquis peut, sous certaines conditions, être mobilisé par anticipation. Le CPF est mobilisable uniquement à l'initiative de l'agent ou de l'agente avec accord de sa hiérarchie. Il peut être sollicité pour toute formation qui s'inscrit dans le cadre d'un projet d'évolution professionnelle : 9 pour une mobilité ; 9 pour une promotion ; 9 pour une reconversion professionnelle. Le CPF permet à l'agent ou l'agente de se former en priorité sur le plan national de formation (formations proposées en interne dans nos ministères) mais également de bénéficier de formations organisées par d'autres acteurs publics ou organismes privés. Le financement de la formation est assuré par l'administration. Un refus de l'employeur peut être motivé au regard des trois critères suivants : la nature, le calendrier ou le financement de la formation. Après trois refus successifs sur une même demande, l'avis de la CAP est requis. Demande de mobilisation du CPF (format pdf - 76.4 ko - 12/03/2018) Pour bénéficier d'informations sur la mobilisation du CPF : u Pour les agents du SG, écrire un courriel à sylvie.guihard@developpement-durable.gouv.fr Vos contacts u Pour les agents des directions techniques : prendre contact avec le référent formation du bureau RH de proximité. 135 69. LE CONGÉ DE FORMATION PROFESSIONNELLE Qu'est ce que c'est ? Le congé de formation professionnelle (CFP), permet aux agents de parfaire leur formation personnelle par le biais de stages de formation à caractère professionnel ou personnel qui ne leur sont pas proposés par l'administration. L'agent ou l'agente bénéficie, pendant la première année, d'une indemnité mensuelle forfaitaire égale à 85 % du traitement brut et de l'indemnité de résidence afférents à l'indice détenu au moment de sa mise en congé qui ne peut dépasser l'indice brut 650 d'un agent en fonction à Paris. Attention, le congé de formation professionnelle est une position normale d'activité : l'agent ne peut donc pas être remplacé sur son poste pendant la durée de son congé, sauf exception. Pour qui ? Le fonctionnaire doit avoir accompli au moins 3 ans ou l'équivalent de 3 années de services effectifs dans l'administration (y compris en qualité de stagiaire). Les services effectifs sont les services réellement accomplis en activité ou en détachement auprès d'une administration de l'État, d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public de l'État. Les services à temps partiel sont assimilés à des périodes à temps plein. Tout agent qui n'a pas bénéficié d'une autorisation d'absence pour participer à une action de formation pour préparer un concours administratif, un examen professionnel ou une autre procédure de sélection dans les 12 mois qui suivent la fin de l'action formation. Combien de temps ? La durée maximale du congé est de trois années sur l'ensemble de la carrière. Le congé peut être utilisé en une seule fois ou réparti tout au long de la carrière de l'agent (la durée est fractionnable en semaines, journées ou demi-journées). À la fin de chaque mois, l'agent doit remettre à l'administration une attestation de présence effective au stage. En cas d'absence sans motif valable, le congé de formation professionnelle prend fin et l'agent est tenu de rembourser les indemnités qu'il a perçues. Comment ? La demande de congé de formation doit être formulée 90 jours au moins avant la date à laquelle commence la formation. Il faut donc écrire à son chef ou sa cheffe de service avec copie au bureau RH de proximité (pour les directions techniques) et au bureau de la formation des agents en administration centrale pour le SG. Cette demande doit préciser la date, la nature de la formation, sa durée et le nom de l'organisme qui la dispense. Le chef de service doit faire connaître à l'agent son accord ou les motifs du rejet ou du report de sa demande dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande. L'agent ou l'agente s'engage à rester au service d'une des administrations pendant une période dont la durée est égale au triple de celle pendant laquelle il a perçu l'indemnité mensuelle forfaitaire et en cas de rupture de l'engagement, à rembourser le montant de cette indemnité à concurrence de la durée de service non effectuée. L'administration de l'agent ou de l'agente peut le dispenser de respecter cette obligation de servir (par exemple, lorsque le congé de formation professionnelle vise une reconversion professionnelle), après avis de la CAP. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 136 70. LA PRÉPARATION AUX EXAMENS ET CONCOURS Le bureau de la formation des agents en administration centrale SG-DRH-CRHAC-3 organise pour chaque concours une formation dite « préparation aux examens et concours » (PEC). Si la formation n'est pas proposée par CRHAC-3, elle le sera par le centre de valorisation des ressources humaines de Paris (corps techniques). Vous avez droit à 5 jours de décharge de droit pour participer aux formations. Au-delà de 5 jours de formation, le compte personnel de formation (CPF) devra être mobilisé. Une formation « PEC » type se compose : 9 2 jours de méthodologie pour l'écrit + 0,5 jour de correction de corrigé ; 9 1 jour de préparation au dossier de reconnaissance des acquis de l'expérience ; 9 2 jours de préparation à l'oral. Il est également possible d'utiliser jusqu'à 5 jours de temps de préparation personnelle (sous réserve d'une inscription à un concours) à mobiliser sur le compte épargne temps ou à défaut sur le compte personnel de formation. Vous bénéficiez d'une autorisation spéciale d'absence égale à la durée de l'épreuve augmentée de la durée de trajet. Cette autorisation est de droit pour un concours ou examen professionnel par an puis au délà à la discrétion de votre supérieur hiérarchique. Cette autorisation est accordée sur production de justificatifs attestant de votre présence au concours ou examen professionnel (annexe 8 de la circulaire ministérielle du 8 mars 2012 relative à la mise en oeuvre tout au long de la vie des services du MEDDTL). Pour aller plus loin u Guide pratique de management des compétences @ Accompagner la carrière des agents de son équipe Encadrant : échelon essentiel L'ENCADRANT, ÉCHELON ESSENTIEL DANS LE PARCOURS DE L'AGENT OU DE L'AGENTE u 71. Rédiger un rapport de titularisation, de prorogation de stage ou de refus de titularisation u 72. Rédiger un PM 104 #3 u 73. Promouvoir un agent ou une agente 140 71. RÉDIGER UN RAPPORT DE TITULARISATION, DE PROROGATION DE STAGE OU DE REFUS DE TITULARISATION Pourquoi ? La titularisation d'un agent ou d'une agente devient définitive à l'issue d'un stage dont la durée est précisée dans le statut particulier de chaque corps. Cette période probatoire, au cours de laquelle est vérifiée son aptitude à exercer, dure en général un an. Elle est très importante, tant pour l'agent ou l'agente que pour l'administration. Elle entérine la capacité de l'agent à remplir les fonctions qui lui sont confiées de manière satisfaisante et durable. S'agissant d'un acte important et qui n'a pas de caractère automatique, il engage l'administration pour l'avenir. Le rapport de fin de stage que vous devez rédiger en tant qu'encadrant ou encadrante est donc déterminant. Accompagner le ou la stagiaire L'agent ou agente stagiaire doit être accompagné(e) et formé(e), car il ou elle doit prouver pendant cette année de stage qu'il ou elle est apte à exercer les fonctions pour lesquelles il a été recruté. Il convient donc de : 9 planifier des entretiens réguliers avec le ou la stagiaire, et de formaliser le cas échéant son évaluation (rapport à mi-parcours) qui doit être porté à sa connaissance ; 9 aider le ou la stagiaire à améliorer sa manière de servir en lui apportant des conseils et en lui fixant des échéances précises. Rédiger le rapport de stage Le rapport de stage est essentiel pour la titularisation. Il convient d'éviter les impressions générales au profit d'indications précises et factuelles, surtout en cas d'avis défavorable. Ce rapport doit : 9 évaluer les capacités du stagiaire à exercer les fonctions qui lui ont été confiées ; 9 mettre en valeur toutes les actions entreprises ; 9 permettre d'en tirer les conséquences sur l'aptitude de l'agent ou de l'agente à la titularisation ; 9 permettre de vous prononcer sur la titularisation ; 9 Une fois le rapport rédigé, une copie devra être communiquée à l'agent ou l'agente. 141 Se positionner Trois cas de figure se présentent : la titularisation, la prorogation du stage ou le refus de titularisation : La titularisation Si l'agent ou l'agente a démontré sa capacité à exercer les missions qui lui ont été confiées, vous devez vous prononcer clairement en faveur de sa titularisation. La prorogation Vous pouvez demander un renouvellement de stage (avec l'accord de votre hiérarchie) lorsque l'agent ou l'agente : 9 vous paraît pouvoir acquérir à plus long terme les capacités nécessaires ; 9 n'a pas donné pleinement satisfaction dans votre service ; 9 n'a absolument pas acquis les compétences attendues. Le refus de titularisation Un refus de titularisation est envisageable quand l'agent ou l'agente vous paraît totalement inadapté à ses fonctions. Le refus doit être fondé sur l'insuffisance professionnelle et ne peut sanctionner : 9 des absences régulières : maladie, accident, maternité, congé parental, travail à temps partiel, congé sans traitement, etc. ; 9 des faits d'indiscipline graves : détournement de fonds, voie de fait ou vol entraînant la saisine de la commission de discipline. Procédure à suivre en cas de refus : 9 parlez-en à votre hiérarchie ; 9 parlez-en à l'agent ou à l'agente concerné(e) ; 9 présentez lui les pièces justificatives (fiches d'évaluation, rapport) ; 9 informez l'agent ou l'agente des recours possibles ; 9 si l'avis défavorable est maintenu, le dossier de l'intéressé est soumis à la commission administrative paritaire (CAP) compétente ; 9 la CAP émet un avis sur la titularisation ou le refus de titularisation (prorogation de stage, fin de stage) envisagé par l'administration ; 9 il appartient à l'autorité administrative compétente de prononcer l'une de ces mesures ; 9 les agents non retenus mais titulaires dans un autre corps réintègrent leur corps d'origine. #3 Quelques bons réflexes Restez objectif. N'hésitez pas à demander un avis à votre hiérarchie. Rapprochez-vous de la direction des ressources humaines pour le respect du calendrier. 142 72. RÉDIGER UN PM 104 Tout agent ou agente candidat à un changement d'affectation renseigne un imprimé PM 104 pour exprimer officiellement sa candidature au titre d'une liste de postes vacants ou susceptibles d'être vacants établie soit au niveau local, soit au niveau national. L'imprimé est composé de trois parties respectivement réservées au candidat à la mutation, au directeur ou directrice du service d'origine et au directeur ou directrice du service d'accueil. Dans le cas d'une mutation interne ou concernant un corps à gestion déconcentrée, les avis sont portés par les autorités hiérarchiques compétentes du service d'origine et du service d'accueil. L'imprimé PM104 ainsi que le questionnaire relatif au rapprochement de conjoint, concubin et PACS sont disponibles sur l'intranet de la DRH à l'adresse : http://intra.rh.sg.i2/rubrique.php3?id_rubrique=15 Les différentes rubriques de l'imprimé PM 104 Partie réservée au candidat ou candidate à la mutation L'agent ou agente renseigne les quatre premières rubriques : 9 précise son identité et sa situation professionnelle actuelle ; 9 indique par ordre de préférence, le ou les postes qu'il choisit en les identifiant par leur code et par leur intitulé tels qu'ils figurent sur la liste des postes vacants au titre de laquelle le PM 104 se réfère ; 9 motive son choix dans la rubrique « commentaire » ; 9 coche dans la rubrique «motif particulier» les éléments d'information suivants en vue d'éclairer l'avis de la CAP : · · · · · réintégration dans le service : après détachement, congé de longue durée, congé parental, disponibilité ; raison familiale : à préciser dans le commentaire et joindre le cas échéant des pièces justificatives ; suppression de poste : à signaler en cas de changement de poste à la suite d'une suppression de poste ; raison médicale : dans ce cas, un certificat médical est à fournir ; rapprochement de conjoint, concubin, PACS : le formulaire « mutation pour rapprochement de conjoint, concubin, PACS » est dans ce cas à renseigner et à joindre au PM 104. Demande conjointe : à renseigner lorsque le ou la conjoint(e), concubin(e) ou PACS, et agent ou agente du ministère, a établi également un PM 104. Le candidat ou candidate à la mutation indique son affectation actuelle, date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. Partie réservée au directeur ou directrice du service d'origine Le directeur ou directrice du service d'origine : 9 mentionne son avis motivé au regard des éléments d'appréciation qui lui sont fournis par le bureau chargé du personnel et par l'autorité hiérarchique dont relève l'agent ; 9 l'avis « favorable » ou « défavorable » est signalé en cochant la case correspondante ; 9 l'avis défavorable est obligatoirement argumenté lorsque celui-ci déroge aux règles usuelles de gestion concernant la durée dans le poste. Le directeur ou directrice du service d'origine (ou le/la chef(fe) du service dont relève l'agent(e)) date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. 143 Zone réservée au directeur du service d'accueil Le directeur ou directrice du service d'accueil : 9 mentionne son avis motivé au regard des éléments d'appréciation qui lui sont notamment fournis par l'autorité hiérarchique du poste à pouvoir après entretien personnalisé avec le candidat ou la candidate, le cas échéant ; 9 l'avis « favorable » ou « défavorable » est signalé en cochant la case correspondante, et doit être obligatoirement motivé. Un numéro de classement est attribué par le chef ou cheffe du service d'accueil lorsque plusieurs candidatures sont enregistrées. Le directeur ou directrice du service d'accueil (ou le/la chef(fe) du service dans le cas d'une mutation interne) date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. Le suivi de l'imprimé PM 104 Transmission par la voie hiérarchique de l'imprimé PM 104 renseigné par le candidat ou la candidate au bureau RH de proximité. Le bureau des ressources humaines vérifie la recevabilité de la demande, renseigne le numéro de matricule de l'agent ou de l'agente. Le bureau des ressources humaines fait remplir la partie réservée au directeur ou directrice du service d'origine. Le bureau des ressources humaines transmet sans délai l'original du document au bureau de gestion concerné. Le bureau des ressources humaines du service demandé fait remplir la partie réservée au directeur ou directrice du service d'accueil et adresse le document ainsi complété au bureau de gestion compétent. #3 144 73. PROMOUVOIR UN AGENT OU UNE AGENTE La loi 84-16 du 11/01/1984 portant dispositions statutaires relatives à la FPE organise les modalités de promotion interne, par voie de concours professionnel, examen professionnel et liste d'aptitude. Il existe différentes mesures d'avancement : 9 l'avancement de grade, qui permet de passer d'un grade à un autre au sein d'un même corps, à la suite d'un concours, d'un examen professionnel ou d'une inscription sur un tableau d'avancement annuel (promotion au choix) ; 9 la promotion de corps, qui permet d'intégrer un corps de niveau supérieur (passage de catégorie C à B, par exemple) ; 9 la nomination dans un emploi fonctionnel, correspondant à certains postes spécifiques avec des responsabilités d'encadrement, de direction, de conseil, d'expertise ou de conduite de projet. L'avancement de grade Chaque statut particulier fixe les conditions à remplir (ancienneté, formations suivies, exercice préalable de fonctions correspondant à un niveau de responsabilité, etc). L'avancement de grade peut s'effectuer par : 9 avancement au choix par inscription sur tableau d'avancement : au regard de la valeur professionnelle des agents, proposition par l'autorité hiérarchique compétente ; 9 l'avancement par tableau d'avancement après examen professionnel : suite à un examen professionnel, les agents reçus sont inscrits sur un tableau d'avancement validé en CAP. L'avancement de grade se traduit par une augmentation de traitement indiciaire, de traitement indemnitaire (le cas échéant) et par l'accès à des fonctions et responsabilités supérieures. L'avancement de grade est lié à un taux « pro-pro », à savoir que le nombre de promus est proportionnel au nombre de promouvables (agents remplissant les conditions fixées). Chaque administration fixe un taux pro-pro pour chaque grade de chaque corps. Ce taux est fixé par arrêté pris après avis de la direction du budget et de la direction générale de l'administration et de la fonction publique. L'avancement de corps La promotion interne d'un ou une fonctionnaire dans un nouveau corps ou cadre d'emplois : 9 au choix : au regard de la valeur professionnelle des agents et des acquis de l'expérience professionnelle des agents, après avis de la CAP compétente ; 9 par examen professionnel : suite à un examen professionnel, sous réserve de remplir les conditions requises. Dans les deux cas, les fonctionnaires retenus sont inscrits sur une liste d'aptitude. Le ou la fonctionnaire promu(e) dans un nouveau corps peut être soumis à l'accomplissement d'une période de stage. Comment fonctionne le processus de promotion Après fiabilisation des listes, les bureaux RH de proximité adressent les listes des promouvables aux chefs de service afin que ces derniers fassent leurs propositions. Sur la base de cette liste d'agents promouvables, le chef de service établit la liste des agents proposés à la promotion par ordre de mérite. La proposition de promotion est un acte de management de la hiérarchie de proximité. Principes encadrant les propositions : « Les propositions de promotion doivent être formulées en fonction de la valeur professionnelle et de l'implication de l'agent sur son poste de travail et au regard de son grade et des obligations afférentes. Elles doivent être basées sur les compétences manifestées sur un parcours professionnel. » (extrait de note de gestion 2019 du 20 février 2018). Les agents doivent remplir les conditions statutaires et les critères de gestion et de promotion, qui figurent dans chaque fiche par corps de la circulaire promotion annuelle. La circulaire promotion 145 Il vous revient de rédiger, en anticipant, le rapport de promotion : 9 faire apparaître très précisément le poste tenu par l'agent ou de l'agente, son positionnement au sein du service (avec l'organigramme) et son niveau de responsabilité ; 9 veiller à donner des informations chiffrées permettant aux membres de la CAP de se faire une idée du niveau de responsabilité de l'agent ou de l'agente ; 9 retracer précisément le parcours professionnel antérieur lorsque son examen relève des critères de gestion ; 9 l'avis motivé devra mettre en lumière l'atteinte des critères au regard de l'expérience professionnelle, des compétences techniques et relationnelles, d'innovation, d'encadrement, de travail en équipe, de coordination, de conduite de projet, de rayonnement, au sein et à l'extérieur du service. Déroulement - processus d'harmonisation 1. La liste de proposition est ordonnée au sein de chaque direction générale ou service. Cette liste de proposition doit être formalisée après un processus de concertation, avec à minima, les organisations syndicales représentatives dans les CAP nationales des corps concernés. 2. La liste est transmise au responsable de l'harmonisation locale avec le compte-rendu de la réunion de concertation. 3. Les responsables de l'harmonisation réalisent l'inter-classement des propositions pour l'administration centrale. 4. Les propositions établies par les harmonisateurs sont examinées en CAP nationale voire en CAP locale pour les adjoints administratifs. Quelques bons réflexes Évaluez de manière globale le parcours professionnel et la manière de servir de ses collaborateurs, demandez leur régulièrement des CV à jour et bien rédigés. Veillez à ce que les entretiens professionnels qui servent de base à cette appréciation soient cohérents avec les promotions proposées. Gardez une trace des propositions d'une année sur l'autre. Évoquez le sujet avec votre hiérarchie et les agents concernés. #3 u http://intra.rh.sg.i2/calendrier-processus-rh-r4421.html Pour aller plus loin @ Les droits et les règles Temps de travail LE TEMPS DE TRAVAIL u 74. Le temps partiel u 75. Les autorisations d'absence u 76. Les congés u 77. Les congés liés à la parentalité #3 u 78. Les autorisations d'absence « enfant malade » u 79. Les absences irrégulières u 80. Le télétravail u 81. Les horaires u 82. Le départ à la retraite 148 74. LE TEMPS PARTIEL Le temps partiel peut être accordé de droit ou sur autorisation (sous réserve des nécessités de service) au fonctionnaire ou à l'agent ou l'agente contractuel. Modalité de travail à temps partiel Temps partiel de droit Pour des raisons familiales (naissance ou adoption) Travailleur handicapé (après avis du médecin de prévention) Pour création ou reprise d'une entreprise Pour donner des soins au conjoint, à un enfant à charge ou à un ascendant atteint d'un handicap nécessitant la présence d'une tierce personne, ou victime d'un accident ou d'une maladie grave Temps partiel sur autorisation (sous réserve des nécessités de service) 90 Non Oui Oui 80 Quotité (en % d'un temps plein) 70 Oui Oui Oui 60 Oui Oui Oui 50 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Le fonctionnaire ou le contractuel peut être autorisé, à sa demande, à exercer ses fonctions à temps partiel selon trois modalités : 9 modalité quotidienne : le service est réduit chaque jour ; 9 modalité hebdomadaire : le nombre de jours travaillés sur la semaine est réduit ; 9 modalité annuelle : le cadre annuel de service est précisé entre l'agent et le chef de service. 149 75. LES AUTORISATIONS D'ABSENCE Il est utile de rappeler que l'autorisation d'absence n'est pas un droit contrairement aux congés. En votre qualité d'encadrant vous pouvez accorder une autorisation d'absence dans la mesure où cette absence est compatible avec le fonctionnement normal du service. Dans le cas où vous souhaiteriez accorder une suite favorable à une autorisation d'absence, il est impératif que votre décision soit équitable afin de prévenir les éventuels risques de conflit au sein de l'équipe. Il est demandé de faire preuve de discernement. L'encadrante ou l'encadrant peut refuser une demande d'autorisation d'absence même si elle est prévue dans les textes. Tout chef de service dispose, en raison de cette qualité, du pouvoir de prendre les mesures nécessaires au bon fonctionnement du service. Les autorisations d'absence prévues par les textes (sous réserve de nécessité de service) Les textes Motifs Pour les femmes enceintes : · autorisations d'absences pour les séances de préparation psychoprophylactique (accouchement sans douleur) ; · aménagement des horaires de travail pour les femmes enceintes à partir du début du troisième mois de grossesse ; · autorisations d'absences pour se rendre aux examens médicaux obligatoires antérieurs ou postérieurs à l'accouchement ; · possibilités pour allaitement (circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B) lorsque l'organisation matérielle est appropriée. Absences pour événements familiaux : · mariage du fonctionnaire ; · naissance ou adoption ; · maladie très grave ou décès du conjoint père, mère ou enfants Les autorisations d'absence aux parents d'élèves Les facilités de service pour les fonctionnaires et agents civils de l'État candidats à une élection Circulaire FP/4 n° 1864 du 9 août 1995 Circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B Instruction n°7 du 23 mars 1950, circulaire du 2 juillet 1984 #4 Circulaire FP n° 1913 du 17 octobre 1997 Circulaire FP n° 1918 du 10 février 1998 150 Article L.2123-1 et suivants du CGCT Loi n° 92-108 du 3 février 1992 Loi n° 2000-295 du 5 avril 2000 Décret n° 59-310 du 14 février 1959 Circulaire FP n° 1296 du 26 juillet 1977 Les autorisations spéciales d'absence aux fonctionnaires occupant des fonctions publiques électives Les textes Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, art. 8 Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 Décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice syndical dans la fonction publique Décret n° 84-954 du 25 octobre 1984 Décret n° 20136-451 du 31 mai 2013 modifiant le décret du 28 mai 1982 Motifs L'exercice du droit syndical (voir fiche n° 88 du présent guide) La participation à un jury d'assises Loi de mai 1996 Loi de 1999 sur la réserve Décret n°82-453 du 28 mai 1982 Circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B Les convocations judiciaires La vie militaire notamment pour la réserve en dessous de 30 jours (voir la loi de 1999 sur la réserve) Le droit de retrait Les appels des sapeurs pompiers volontaires (loi de mai 1996) Loi n° 75-988 du 29 octobre 1975, article 16 et 17 ; Les facilités d'horaires pour favoriser le sport loi n° 84-610 du 16 juillet 1984 modifiée, art 31. de haut niveau Circulaire annuelle de la fonction publique Les principales fêtes religieuses des différentes confessions Des règles spécifiques existent, pour de plus amples renseignements vous devez vous rapprocher de votre bureau des ressources humaines de proximité. Pour aller plus loin u http://intra.rh.sg.i2/autorisations-d-absence-r242.html u Règlement intérieur @ 151 Pourquoi ? 76. LES CONGÉS En qualité d'encadrant vous devrez organiser votre service en tenant compte des congés et des absences des membres de votre équipe. Les congés annuels Pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre, les agents bénéficient d'un congé annuel d'une durée égale a cinq fois les obligations hebdomadaires de service. Cette durée est appréciée en nombre de jours effectivement ouvrés. Les fonctionnaires qui n'exercent pas leurs fonctions pendant la totalité de la période de référence ont droit a un congé annuel dont la durée est calculée au prorata de la durée des services accomplis. Le travail à temps partiel selon une modalité hebdomadaire ou mensuelle conduit à diminuer le nombre de jours de congés annuels dont peut bénéficier l'agent ou l'agente. Durée de l'absence : L'absence du service ne peut excéder trente et un jours consécutifs. Cette disposition ne s'applique pas : 9 aux agents bénéficiant d'un congé bonifié en application du décret du 20 mars 1978 ; 9 aux fonctionnaires et agents de l'État autorisés exceptionnellement à cumuler leurs congés annuels pour se rendre dans leur pays d'origine ou pour accompagner leurs conjoint se rendant dans leur pays d'origine ; 9 aux agents bénéficiant d'un congé pris au titre du compte épargne-temps. Délais pour poser les congés annuels : Le calendrier des congés est fixe par le chef ou la cheffe du service, après consultation des agents intéressés, compte tenu des fractionnements et échelonnements de congés que l'intérêt du service peut rendre nécessaires. Les fonctionnaires chargés de famille bénéficient d'une priorité pour le choix des périodes de congés annuels. Les demandes de congés doivent être formulées, dans toute la mesure du possible, au moins huit jours avant la date de début du congé sollicité. Ce préavis doit permettre au chef ou la cheffe du service de s'assurer qu'aucune circonstance exceptionnelle ne vient s'opposer a l'acceptation de la demande de congé, et notamment qu'un seuil minimal du personnel de l'unité concernée présent dans le service est bien respecté. #4 Les jours de fractionnement Conformément a l'article 1er du décret n° 84-972 du 26 octobre 1984 relatif aux congés annuels des fonctionnaires de l'État, des jours de congés supplémentaires, dits « jours de fractionnement », sont acquis dans les conditions suivantes : 9 lorsque l'agent ou l'agente a pris cinq, six ou sept jours de congés annuels entre le 1er janvier de l'année et le 30 avril, ou entre le 1er novembre et le 31 décembre, il bénéficie d'un jour de congé supplémentaire ; 9 lorsque l'agent ou l'agente a pris huit jours au moins de congés annuels dans les mêmes périodes, il bénéficie d'un deuxième jour de congé supplémentaire. Ces jours supplémentaires devront également être pris en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre. 152 Le compte épargne temps Les agents de l'administration centrale n'ayant pas utilisé l'ensemble de leurs droits à congés au titre d'une année N peuvent les verser sur un Compte Epargne Temps leur permettant une utilisation de ces jours CET à partir de l'année N+1, sous réserve de l'accord hiérarchique. Le dispositif actuel permet en effet chaque année au titulaire d'un CET de définir un certain nombre d'options quant aux jours de congés qu'il n'a pu prendre dans les délais impartis. Un compte-épargne temps peut être ouvert et alimenté dès le 1er décembre et jusqu'au 31 décembre de l'année N à condition d'avoir pris au moins 20 jours de congés (congés annuels, jours de fractionnement) dans cette année N. Le seuil de 20 jours est proratisé en fonction de la quotité de travail pour un agent travaillant à temps partiel. Les jours de congés ne pouvant désormais plus être reportés d'une année sur l'autre, l'ouverture ou l'alimentation d'un CET (par des congés annuels, ARTT et/ou jour de fractionnement) permet à l'agent de ne pas les perdre et de prendre les jours non pris comme les autres congés. L'agent ou l'agente qui souhaite utiliser les jours déposés sur son CET en fait la demande auprès de son supérieur hiérarchique via le logiciel Cottage, plus aucun formulaire papier n'est exigé, et sans limitation de durée. De plus, la durée d'absence du service au titre du compte-épargne temps peut être supérieure à 31 jours à la différence des congés annuels limités à 31 jours consécutifs. Si le nombre de jours épargnés sur le CET est inférieur ou égal à 20 jours, ces jours pourront uniquement être utilisés sous forme de congés dès le mois de janvier qui suit l'année de création ou d'alimentation du CET. Si le nombre de jours épargnés est supérieur à 20 jours : les 20 premiers jours pourront uniquement être utilisés sous forme de congés, les jours excédant ce seuil de 20 jours (à partir du 21e jour épargné), au choix de l'agent, et dans les proportions qu'il souhaite, pourront faire l'objet : 9 d'une indemnisation, sur la base d'un tarif forfaitaire (possibilité de « rachat » de jours). L'indemnisation s'effectue en une seule fois. Le tarif unitaire en vigueur est de : · · · et/ou, 9 d'un versement au régime de retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP) Dans ce cas, le montant correspondant au tarif forfaitaire mentionné ci-dessus est transformé en points RAFP, et versé en une seule fois au RAFP. Cette option est ouverte uniquement aux fonctionnaires ; les personnels non titulaires et les OPA ne bénéficiant pas de régime de retraite additionnelle. et/ou, 9 du maintien des jours en vue d'une utilisation sous forme de congés, dans la limite d'une progression annuelle de 10 jours, et d'un plafond global de 60 jours. 125 euros brut pour les catégories A ; 80 euros brut pour les catégories B ; 65 euros brut pour les catégories C et les OPA. Incidence des congés pour raison de santé sur les jours d'ARTT Les situations d'absence qui entraînent une proratisation des jours ARTT sont les suivantes : 9 congés de maladie ordinaire (CMO) ; 9 congés de longue maladie (CLM) ; 9 congés de longue durée (CLD) ; 9 congés maladie résultant d'un accident survenu ou d'une maladie contractée dans l'exercice ou a l'occasion de l'exercice des fonctions, ainsi que ceux résultant d'un accident de trajet. En revanche, les congés de maternité, de paternité et d'adoption ne sont pas des congés pour raison de santé, et ne donnent pas lieu à proratisation des jours d'ARTT. De même en va-t-il pour les congés supplémentaires liés à un état pathologique résultant de la grossesse ou des suites de couches. 153 Les congés bonifiés C'est un régime particulier de congés auquel peuvent prétendre les fonctionnaires titulaires originaires des départements d'outre-mer et de la collectivité de Saint-Pierre-et-Miquelon exerçant en métropole et y ayant encore des intérêts matériels et moraux. Afin de pouvoir bénéficier du congé bonifié, l'agent ou l'agente doit avoir effectué 36 mois de service ininterrompu. La bonification est de 30 jours consécutifs maximum qui s'ajoutent au congé annuel. L'agent ou l'agente bénéficie donc au total au maximum de 65 jours consécutifs. Le congé pour solidarité familiale Le congé de solidarité familiale permet à un fonctionnaire de s'absenter pour assister un proche souffrant d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou est en phase avancée ou phase terminale d'une affection grave et incurable quelle qu'en soit la cause. Le ou la fonctionnaire peut demander à bénéficier du congé de solidarité familiale : 9 pour une période continue d'une durée maximale de trois mois, renouvelable une fois ; 9 par périodes fractionnées d'au moins sept jours consécutifs, dont la durée cumulée ne peut être supérieure à six mois ; 9 sous forme d'un service à temps partiel dont la durée est de 50 %, 60 %, 70 % ou 80 % du temps de service que les fonctionnaires à temps complet accomplissent. Le congé de solidarité familiale prend fin soit : 9 au terme des trois mois (six mois en cas de renouvellement ou de cumul maximal des périodes fractionnées) ; 9 dans les trois jours qui suivent le décès de la personne accompagnée ; 9 à la demande du ou de la fonctionnaire. Bonnes pratiques : organiser son service en cas de congés et d'absences Établir un tableau de suivi des congés Établissez le calendrier des congés après demande des intéressés en conciliant les nécessités de service et l'équité entre les agents. Mettez en place au sein de votre service un tableau de suivi des congés avant qu'ils ne soient déposés dans l'application « COTTAGE ». Ce tableau vous permettra d'avoir une meilleure visibilité des absences. #4 Veiller à concilier charge de travail et effectifs présents Veillez à ne pas surcharger les collaborateurs présents afin d'éviter les conflits. Faire le point sur les dossiers Faites le point avec les collaborateurs les jours précédents le départ en congé : 9 avoir connaissance des dossiers urgents ; 9 prioriser les dossiers à traiter ; 9 demander au collaborateur ou collaboratrice de faire une synthèse écrite des dossiers en cours ; 9 tenir à jour les tableaux de suivi et les tableaux de bord. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/artt-et-cet-r1644.html Pour aller plus loin @ 154 77. LES CONGÉS LIES À LA PARENTALITÉ Les congés et autorisations d'absence liés à la naissance ou à la présence d'un enfant Le congé maternité (circulaire fonction publique n°1864 du 9 août 1995) Le congé de maternité est assimilé à une période d'activité pour le droit à pension civile et est pris en compte pour l'avancement. Durée du congé prénatal 1er et 2e enfant À partir du 3e enfant 6 semaines 8 semaines ou sur avis médical : 10 semaines avant/16 semaines après 12 semaines ou sur avis médical : 16 semaines avant/18 semaines après 24 semaines Durée du congé postnatal 10 semaines 18 semaines Grossesse gémellaire Triplés ou plus 22 semaines 22 semaines Congés supplémentaires liés à un état pathologique résultant de la grossesse Des congés supplémentaires peuvent être accordés, sur prescription médicale, en cas d'état pathologique lié à la grossesse (grossesse pathologique) ou à l'accouchement : 9 2 semaines avant le début du congé prénatal (ces congés supplémentaires peuvent être prescrits à tout moment de la grossesse et être découpée en plusieurs périodes) ; 9 4 semaines après le congé postnatal. Ces congés supplémentaires ne sont pas assimilés à des congés pour raison de santé mais sont assimilés au congé de maternité. Congé de paternité (cf. Circulaire fonction publique n°2018 du 24 janvier 2002) Le congé est accordé, sur demande du père, pour une durée de 11 jours consécutifs et non fractionnables ou pour une durée de 18 jours en cas de naissances multiples. Les 11 ou 18 jours se décomptent dimanches et jours non travaillés compris. Le congé doit être pris dans les quatre mois suivant la naissance de l'enfant, sauf en cas de report pour hospitalisation du nouveau-né. Congé d'adoption Bénéficiaires : mère adoptive ou père adoptif. Lorsque les deux conjoints travaillent, soit l'un des deux renonce à son droit, soit le congé est réparti entre eux. Dans ce dernier cas, la durée de celui-ci est augmentée de onze jours ou de dix-huit jours en cas d'adoptions multiples et ne peut être fractionnée en plus de deux parties, dont la plus courte est au moins égale à onze jours. Durée : Le congé débute à compter de la date d'arrivée de l'enfant au foyer. 1er ou 2e enfant à charge : 10 semaines. 3e enfant à charge ou plus : 18 semaines. Adoptions multiples : 22 semaines. Ce congé est assimilé à une période d'activité pour les droits à pension civile et pris en compte pour l'avancement. 155 Congé parental Le congé parental permet de s'arrêter de travailler pour élever son enfant jusqu'à l'âge de 3 ans, ou pour s'occuper pendant trois ans d'un enfant adopté. Le congé parental peut être pris par l'un des parents, ou par l'un puis par l'autre ou par les 2 parents simultanément. Le congé parental peut être accordé, après la naissance ou l'adoption d'un enfant de moins de 16 ans : 9 au fonctionnaire à temps complet, non complet ou à temps partiel ; 9 au contractuel justifiant d'au moins une année continue de services, à la date de naissance ou d'arrivée au foyer de l'enfant. La demande de congé (ou de nouveau congé en cas de nouvelle naissance ou adoption durant le congé en cours) doit être présentée par écrit, au moins 2 mois avant sa date de début. Le renouvellement doit être demandé au moins 2 mois avant l'expiration de la période en cours, sous peine de cessation automatique du congé. Le congé parental est accordé de droit. Il ne peut donc pas être refusé. Enfant Naissance Adoption Durée maximale du congé Jusqu'au 3e anniversaire de l'enfant - 3 ans à partir de la date d'arrivée au foyer d'un enfant de moins de 3 ans - 1 an à partir de la date d'arrivée au foyer d'un enfant de plus de 3 ans et de moins de 16 ans Congé de présence parentale Le congé de présence parentale est ouvert à l'agent ou l'agente dont l'enfant nécessite des soins contraignants et la présence soutenue d'un des parents, en raison d'une maladie, d'un accident ou d'un handicap. Il est ouvert au fonctionnaire, titulaire ou stagiaire, et à l'agent ou l'agente contractuel(le), y compris s'ils exercent à temps non complet. La durée du congé de présence parentale est de 310 jours ouvrés maximum (environ 15 mois) sur une période de 36 mois (3 ans), pour un même enfant et une même pathologie (maladie, handicap...). Le congé peut être pris en une ou plusieurs fois. Les jours ne sont pas fractionnables. #4 u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/artt-et-cet-r1644.html Pour aller plus loin @ 156 78. AUTORISATIONS D'ABSENCE « ENFANT MALADE » Vous, votre collaborateur ou votre collaboratrice, pouvez bénéficier d'autorisations d'absence rémunérées pour 9 soigner un enfant malade ; 9 ou en assurer la garde si l'accueil habituel de l'enfant n'est pas possible (fermeture imprévue de l'école par exemple). L'enfant doit : 9 avoir 16 ans maximum ; 9 ou être handicapé (quel que soit son âge). La durée annuelle de ces autorisations d'absence est généralement égale aux obligations hebdomadaires de service de l'agent + 1 jour. Cela équivaut à 6 jours par an pour un agent travaillant 5 jours par semaine. Si les 2 parents sont agents publics, ils peuvent bénéficier de 12 jours par an. Vous pouvez aussi bénéficier de 12 jours par an si : 9 vous assumez seul la charge d'un ou plusieurs enfant(s) ; 9 ou votre époux(se) ou partenaire de Pacs recherche un emploi ; 9 ou votre époux(se) ou partenaire de Pacs ne bénéficie, par son emploi, d'aucune autorisation d'absence. Ces autorisations d'absence sont accordées par journées ou demi-journées. Aucun report n'est possible d'une année sur l'autre. Pour aller plus loin u http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_2302.pdf @ 157 79. LES ABSENCES IRRÉGULIÈRES En cas d'absences irrégulières d'un agent ou d'une agente : 9 il faut tout d'abord contacter votre hiérarchie et le bureau RH de proximité ; 9 vous devez rappeler les règles à l'agent ou à l'agente lors d'un entretien et établir un compte-rendu à transmettre par courriel à l'agent en mettant en copie votre encadrant ; 9 si c'est exceptionnel, il est possible de régulariser a posteriori par un congé ; 9 En cas d'absences répétées et/ou de crédit d'heures négatif, il faut constater avec le bureau RH de proximité le service non fait. Celui-ci est régularisé par des congés. En l'absence de congés, par une reprise de salaire (service non fait). A noter : une absence doit être régularisée dans les 48 heures. #4 158 80. LE TÉLÉTRAVAIL Pourquoi ? Cette organisation du travail s'inscrit dans une démarche en faveur d'un meilleur équilibre entre vie familiale et vie professionnelle. Le télétravail repose sur le volontariat, ce qui signifie que cette modalité d'organisation du travail est demandée par l'agent et ne peut pas lui être imposée par sa hiérarchie. Quelles sont les conditions d'accès au télétravail ? La définition Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent ou une agente dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. En administration centrale, il se pratique au domicile de l'agent ou de l'agente. Les périodes d'astreintes ne constituent pas du télétravail. Les agents pouvant bénéficier du dispositif Les fonctionnaires, les ouvriers des parcs et ateliers et les contractuels sont éligibles au télétravail. Les activités et applications incompatibles : 9 activités nécessitant d'assurer un accueil physique des usagers ou des personnels ; 9 activités comportant l'accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail ; 9 activités comportant l'accomplissement de travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou applications faisant l'objet de restrictions d'utilisation à distance ou l'utilisation de matériels spécifiques ; 9 le chef ou la cheffe de service peut définir d'autres exclusions que celles mentionnées ci-dessus. Ces exclusions sont énumérées dans une liste définie par décision du chef de service prise après avis du comité technique compétent. À ce stade, les applications incompatibles référencées sont : Chorus, Réhucit et Gemme. Les conditions du télétravail Conditions matérielles : 9 disposer à son domicile d'un espace de travail adapté ; 9 disposer d'un accès à internet via un Wifi sécurisé ; 9 disposer d'installation électrique conforme aux normes en vigueur (NF C 15-100) pour le seul espace de travail et non l'ensemble du domicile ; 9 établir un certificat de conformité électrique ou attestation sur l'honneur. Le coût du certificat de conformité est pris en charge par l'agent, de même que les éventuels travaux de mise aux normes ; 9 disposer d'une attestation d'assurance habitation couvrant l'exercice du télétravail à domicile. 159 Conditions d'organisation : 9 le télétravail peut être défini hebdomadairement ou mensuellement ; 9 sur la base hebdomadaire : le télétravail peut être exercé jusqu'à trois jours par semaine maximum pour un agent ou une agente ; 9 la durée de l'autorisation du télétravail est d'un an maximum. L'agent ou l'agente doit réitérer sa demande s'il souhaite continuer à bénéficier du dispositif ; 9 en cas de changement de fonctions, l'agent ou l'agente concerné doit présenter une nouvelle demande ; 9 une période d'adaptation de trois mois maximum peut être mise en place ; 9 il peut être mis fin au télétravail, à tout moment, à l'initiative du service employeur ou de l'agent(e). Quelle est la procédure pour candidater ? L'agent ou l'agente doit remplir le formulaire et le transmettre à son supérieur hiérarchique. Entretien préalable avec le supérieur hiérarchique : 9 la demande de l'agent ou l'agente peut être appréciée au regard des impératifs du collectif de travail et de l'intérêt du service ; 9 plusieurs aspects de la demande de l'agent ou l'agente peuvent être abordés au cours de cet entretien (activités, nombre de jours télétravaillés, calendrier, capacité à s'organiser, autonomie, gestion du temps...) ; 9 Ie supérieur hiérarchique rend un avis favorable ou défavorable. Le candidat ou la candidate transmet sa demande à son BRH de proximité. Le responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI) donne son avis. L'agent ou l'agente sélectionné(e) doit fournir l'attestation de conformité de l'installation électrique précitée ainsi que l'attestation de son assurance habitation. L'accord de l'administration est formalisé par une décision signée par la direction des ressources humaines. #4 Quels sont les moyens mis à disposition ? Le référent télétravail Un référent ou une référente télétravail est désigné au sein de chaque direction afin d'accompagner les encadrants et les agents sur cette thématique. Équipement informatique et téléphonique : 9 un ordinateur portable 15 pouces (avec clavier pavé numérique intégré) ; 9 une sacoche de transport et de rangement ; 9 un adaptateur secteur ; 9 une souris ; 9 un téléphone mobile avec abonnement voix-SMS pour ses communications professionnelles. 160 Quels sont les moyens de contrôle des horaires de travail ? Le temps de travail effectué par l'agent en télétravail correspond aux horaires journaliers de la modalité choisie et validée par son responsable hiérarchique : 7h12 pour la modalité 36 heures, 7h24 pour la modalité 37 heures et 7h42 pour 38 heures 30. L'agent peut être joint sur cette plage horaire. Pour le(s) jour(s) télétravaillé(s), l'agent sélectionne dans l'outil Cottage le motif d'absence suivant : « télétravail ». Toutefois, si l'agent ou l'agente effectue des horaires en-deça ou au-delà de la modalité horaire habituelle, il doit remplir un formulaire déclaratif en précisant les horaires de travail de la journée. Quels sont les droits et obligations de l'agent ou de l'agente pendant l'exercice des fonctions en télétravail ? Les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant leurs fonctions sur site, notamment en matière de réglementation du temps du travail, d'hygiène et de sécurité et de droit à la formation. L'administration prend en charge les coûts suivants découlant directement de l'exercice du télétravail : 9 fourniture, configuration et maintenance des matériels et logiciels informatiques fournis pour le poste informatique ; 9 abonnement et communications téléphoniques du téléphone professionnel fourni. L'administration ne prend pas en charge l'installation, l'abonnement et les coûts associés à l'accès internet. Attention ! Il ne faut pas confondre le télétravail comme modalité d'organisation du travail et le télétravail sur prescription médicale qui est encadré par la médecine de prévention comme un modalité d'adaptation médicale au poste de travail. Les deux modalités ne sont pas encadrées par les mêmes règles. Quelques bons réflexes Établissez une relation de confiance et responsabilisez le collaborateur en télétravail. Formulez clairement les objectifs individuels et s'assurer qu'ils soient compris. Définissez des règles précises quant aux modalités de contrôle, de suivi et de reporting. Soyez disponible physiquement ou téléphoniquement. Rencontrez régulièrement chaque collaborateur ou collaboratrice. Maîtrisez l'usage des outils informatiques. Reportez vous à la fiche « encadrer à distance ». Pour aller plus loin u Des formations pour les télétravalleurs et les encadrants des télétravailleurs sont régulièrement organisées. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/mise-en-place-du-teletravail-en-ac-a14675.html @ 161 81. LES HORAIRES Les horaires variables Le principe Le principe général est l'horaire variable. Ce principe consiste à donner aux agents la possibilité de choisir eux-mêmes leurs horaires journaliers de travail au regard de leurs motivations et de leurs besoins personnels, sous réserve des nécessités du service. Toutefois, il peut être recouru à l'horaire fixe dans les conditions précisées par le règlement intérieur lorsque les nécessités de service l'imposent. Chaque agent ou agente a la possibilité de choisir lors de son arrivée, pour une année civile, l'une des trois modalités présentées ci-dessous. Ce choix doit être validé par le supérieur hiérarchique en fonction des nécessités de service. Les plages variables Ce sont les périodes pendant lesquelles l'agent ou l'agente choisit ses horaires sous réserve des nécessités d'organisation collective du travail. Début plage variable du matin : 7h30. Fin plage variable de l'après-midi : 20h00. Un système de badgeage automatique est mis en place pour permettre de déclarer les débuts et Ies fins de service. Les cadres peuvent disposer d'un système au forfait. Modalités de l'horaire variable Durée hebdomadaire du travail Durée journalière du travail Nombre de jours ARTT Possibilités de récupération en plus des congés légaux n°2bis 36h 7h12 5 2j./mois n°3bis 37h 7h24 11 1j./mois n°3bis 38h30 7h42 19 0,5j./mois Les plages fixes Ce sont les périodes pendant lesquelles la présence de tous les agents est obligatoire ; elles sont réparties entre le matin et l'après-midi ainsi qu'il suit : 9h30 - 11h30 et 14h15 - 16h15. soit des plages fixes de 2 heures le matin et 2 heures l'apres-midi. #4 Amplitude de la journée et garanties minimales L'amplitude de la journée de travail d'un agent ou une agente se définit comme la période qui court de l'heure de début de service jusqu'à l'heure de fin de service. L'amplitude journalière maximale d'un agent dans le cadre de l'horaire variable ne peut dépasser 11 heures. Durée continue du travail = 6 heures Durée hebdomadaire = 48 heures Moyenne sur 12 semaines consécutives = 44 heures Temps de repos minimum Repos quotidien = 11 heures Repos hebdomadaire = 35 heures (au moins 2 dimanches sur 5) Pause pour 6 heures consécutives de travail = 20 minutes 162 En cas de difficultés dans les transports Lorsque qu'un agent ou une agente rencontre occasionnellement des difficultés pour se rendre au travail, du fait de problèmes de transports collectifs indépendants de sa volonté ou de situations exceptionnelles sur le réseau routier, une prise en compte de la situation est examinée. Vous devez arrêter des modalités de comptabilisation du retard constaté dès lors que vous êtes informés du problème et que vous avez les justificatifs nécessaires. La pause méridienne La pause méridienne de 45 minutes minimum est obligatoire pendant la plage variable de 11h30 à 14h15. Une pause inférieure sera décomptée pour 45 minutes, sauf si l'agent ou l'agente est demeuré à la disposition de l'autorité hiérarchique à la demande de celle-ci dans des situations exceptionnelles. Le système de crédit-débit La durée mensuelle d'heures de travail de référence = nombre de jours ouvrés x modalité horaire. L'ensemble des heures travaillées par chaque agent ou agente est comptabilisé sur un compte d'heures travaillées et peut être comparé à la durée de référence. En fin de mois, le compte de l'agent ou de l'agente ne devra pas être inférieur ou supérieur de plus de douze heures à la durée de référence. Si le compte est débiteur (de 12 heures ou moins) ou créditeur (de 12 heures ou moins), ce solde est reporté sur le mois suivant. Il ne peut être reporté plus de douze heures de crédit d'un mois sur l'autre. Pour les agents travaillant à temps partiel, cette valeur est également fixée a +/- 12h00, quelle que soit la quotité de travail. Possibilités de récupération en plus des congés légaux Modalités Mensuelle Maximale (en cas de report) n°2bis 2 jours 4 jours n°3bis 1 jour 2 jours n°3bis 0,5 jour 1 jour 163 82. LE DÉPART À LA RETRAITE Tout fonctionnaire ou agent(e) non-titulaire de la fonction publique bénéficie d'un droit à l'information sur la retraite. Il dispose d'un document d'information, d'un relevé de situation individuelle, d'un entretien d'information et d'une estimation indicative globale. L'accès à ces dispositifs d'information varie selon l'âge et la durée d'assurance. L'agent ou l'agente doit déposer sa demande de radiation des cadres ou de départ 6 mois au moins avant sa date de départ souhaitée sous votre couvert. L'agent ou l'agente fait suivre sa demande au bureau RH de proximité. En cas de prolongation d'activité, l'agent ou l'agente dépose sa demande 6 mois avant la date de départ souhaitée, avec le certificat médical le cas échéant. L'âge minimum à partir duquel un agent peut partir à la retraite dépend de son année de naissance. Fonctionnaire de la catégorie sédentaire né en : 1952 1953 1954 1955 ou après Age minimum de départ à la retraite 60 ans et 9 mois 61 ans et 2 mois 61 ans et 7 mois 62 ans #4 Pour aller plus loin u Site de l' ENSAP u Ce portail du service des retraites de l'État est un espace privé et sécurisé, ouvert sur internet. Sont concernés : les agents de la Fonction Publique de l'État, les magistrats et les militaires. L'ENSAP comprend notamment un espace retraite à partir duquel les fonctionnaires peuvent consulter leur Compte Individuel Retraite (CIR), et procéder à une simulation du montant de leur pension de fonctionnaire. u Liens utiles : consulter la rubrique Retraite de l'intranet RH Pour les agents de la fonction publique (titulaire et non titulaire) Pour tous : le site de l'inter-régimes Pour les fonctionnaires Pour les OPA u Le CVRH organise chaque année des séances de formation à l'attention de toute personne susceptible de prendre sa retraite sous forme de conférences pour faire le point sur le droits des agents et de formations pour se préparer à cette nouvelle vie. @ Les droits et les règles Droits/Obligations LES DROITS ET OBLIGATIONS u 83. Agir dans le respect de la déontologie u 84. Les droits et les obligations des agents u 85. Agir quand un agent ou une agente ne respecte pas ses obligations professionnelles u 86. La procédure disciplinaire #3 166 83. AGIR DANS LE RESPECT DE LA DÉONTOLOGIE Pourquoi ? En tant que responsable hiérarchique vous devez respecter et faire respecter un ensemble d'obligations et de règles déontologiques dans la conduite de vos missions tant à l'égard de vos collaborateurs qu'à l'égard de vos différents interlocuteurs. La déontologie est l'ensemble des règles et des devoirs qui régissent une profession. Cela renvoie aux obligations juridiques d'une part et aux valeurs professionnelles et principes éthiques d'autre part. Comment agir Le respect de la déontologie au sein du service Sensibiliser ses collaborateurs sur les problématiques de déontologie. Faire respecter les obligations et principes suivants. Principe à retenir : le ou la fonctionnaire exerce ses fonctions avec : 9 dignité ; 9 obéissance et loyauté ; 9 impartialité ; 9 intégrité ; 9 probité ; 9 neutralité ; 9 réserve ; 9 discrétion et respect du secret professionnel ; 9 respect du principe de laïcité. ? Le non-respect de ces obligations peut constituer une faute professionnelle susceptible d'être sanctionnée au plan disciplinaire voire de constituer une infraction susceptible d'être réprimée au plan pénal. Donner l'exemple et s'abstenir de critiquer ou de porter des jugements de valeur faisant apparaître ses opinions politiques, philosophiques ou religieuses devant ses collaborateurs. Consacrer l'intégralité de son activité professionnelle aux tâches qui lui sont confiées. On ne peut exercer, à titre professionnel, une activité privée lucrative de quelque nature que ce soit, sous réserve d'exceptions limitativement énumérées. Relations avec les interlocuteurs Focus sur l'obligation de probité : Il est interdit d'accepter : 9 un avantage quelconque qui pourrait vous placer en situation d'obligé vis-à-vis d'un tiers, nuire à votre objectivité ou porter atteinte à la réputation du service public ; 9 pour vous-même ou pour vos proches, des faveurs ou des avantages de quelque nature que ce soit ; 9 tout versement financier non autorisé par un texte juridique. 167 Focus sur le devoir d'obéissance et de loyauté vis-à-vis de votre hiérarchie Ces devoirs impliquent une exécution loyale des ordres, sans dissimulation, détournement ou dénigrement de votre part : 9 vous devez informer vos supérieurs de vos actions et de l'évolution des missions auxquelles vous participez ; 9 l'obligation de loyauté et de réserve se trouve renforcée en raison de votre position d'encadrant ; 9 le devoir d'obéissance est associé au devoir de discernement et vous oblige à respecter les lois et règlements de toute nature. En cas de contrôle En cas de contrôles ou d'audits par une inspection générale ou une autorité de contrôle, vous avez l'obligation de vous tenir à l'entière disposition des auditeurs, en ne dissimulant aucune pièce ou document. Quelques bons réflexes Suivez l'activité de vos collaborateurs lorsqu'ils sont en relation avec des partenaires extérieurs et prévoir des regards croisés sur les dossiers sensibles. Soyez vigilant durant les phases actives de passation et d'exécution de marchés, sur les cadeaux, invitations et autres avantages. Les invitations à participer à des colloques, séminaires ou petit déjeuner de travail, sont légitimes si elles présentent un intérêt réel pour le service et si elles n'ont pas de contrepartie. En cas de doute, tout fonctionnaire a le droit de consulter le référent déontologue sur les obligations déontologiques et les bonnes pratiques. #4 168 84. LES DROITS ET LES OBLIGATIONS DES AGENTS Pourquoi ? Les droits et obligations professionnels sont les mêmes pour tous les agents, quels que soient leur catégorie, leur grade, leur métier ou encore leur statut. Concernant les obligations professionnelles, en cas de manquements graves, le niveau de responsabilité des agents sera pris en compte pour la détermination du niveau de la sanction. Il est également attendu, en la matière, une certaine exemplarité de la part des personnels en position d'encadrement. Comment agir Les principales obligations des agents Obligation d'obéissance hiérarchique ? L'agent ou l'agente doit se conformer aux instructions émanant de ses supérieurs hiérarchiques, sauf si l'ordre donné est manifestement illégal et de nature à compromettre gravement un intérêt public. Obligation de neutralité L'agent ou l'agente doit respecter, dans l'exercice de ses fonctions, les principes d'égalité, de neutralité et de laïcité du service public. Il ne doit établir aucune distinction entre les administrés ou ses collègues selon leurs opinions qu'elles soient politiques, philosophiques ou religieuses. Obligation de réserve L'agent ou l'agente doit exprimer ses opinions avec mesure. Dans ce cadre, la réserve impose à l'agent d'éviter en toutes circonstances les comportements portant atteinte à la considération du service public par les usagers. Obligation de probité et de désintéressement L'agent ou l'agente ne doit pas tirer un profit personnel pécuniaire de l'exercice de ses fonctions. À ce titre, la sollicitation d'étrennes ou la perception de pourboires est interdite. Obligation de discrétion et de respect du secret professionnel L'agent ou l'agente ne doit pas divulguer des informations dont il a connaissance à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. La violation de cette obligation expose l'agent ou l'agente : 9 à une sanction disciplinaire ; 9 à une sanction pénale s'il révèle une information à caractère secret dont il est dépositaire en raison de sa profession, des fonctions ou de la mission qu'il exerce, même temporairement. Obligation d'information du public L'agent ou l'agente doit répondre aux demandes des administrés et, quand une demande ne relève pas de sa compétence, il doit la rediriger vers le service qui pourra la traiter, tout en informant l'administré de la suite donnée à sa demande. 169 Les principaux droits des agents La liberté d'opinion politique, syndicale, philosophique ou religieuse Les fonctionnaires et agents contractuels sont libres d'adhérer au parti politique ou au syndicat de leur choix, d'adopter la religion, croyance ou philosophie de leur choix, et d'en changer librement. Ce droit a pour limite l'obligation de réserve et le respect du principe de laïcité et de l'obligation de neutralité. Le droit de grève Il est reconnu aux fonctionnaires et aux agents contractuels. Son exercice est soumis à préavis. Il entraîne des retenues sur salaire. Le droit syndical Il comporte la possibilité pour les fonctionnaires et les agents contractuels de bénéficier d'informations syndicales et la possibilité d'exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail. Le droit à la formation professionnelle tout au long de la vie est reconnu aux fonctionnaires. Tout agent ou agente de la fonction publique occupant un emploi permanent bénéficie d'un compte personnel de formation. Le droit de participation Les agents publics participent, par l'intermédiaire de leurs représentants siégeant dans différentes instances consultatives, à l'organisation et au fonctionnement des services publics, à l'élaboration des règles statutaires et à l'examen des décisions individuelles relatives à leur carrière. Ils participent également à la définition et la gestion de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs. Le droit à rémunération après service fait Il comprend le traitement, l'indemnité de résidence, le supplément familial de traitement, ainsi que diverses primes et indemnités. Il est prolongé à la retraite par le versement d'une pension. Le droit à la protection fonctionnelle Les fonctionnaires et les agents contractuels ont droit à une protection et, le cas échéant, à une réparation lorsqu'ils ont fait l'objet, à l'occasion de leurs fonctions, de menaces, d'outrages, de voies de fait, d'injures ou de diffamations. #4 170 85. AGIR QUAND UN AGENT OU UNE AGENTE NE RESPECTE PAS SES OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES Pourquoi L'un des leviers incontournable de ce type de démarche est l'entretien de recadrage. ? En tant que responsable d'une équipe, votre rôle vous conduit à exprimer votre reconnaissance par des retours positifs, mais dans certains cas vous serez amené à accompagner un collaborateur dont le comportement est inapproprié dans sa pratique professionnelle ou/et en termes de comportement vis-à-vis de ses collègues, de sa hiérarchie ou des usagers. Cet acte de management est nécessaire pour éviter que la situation ne s'aggrave. Comment agir Préparation de l'entretien ? Lorsque vous constatez qu'un membre de votre équipe ne remplit pas ses obligations professionnelles (que ce soit du point de vue de la qualité de son travail ou de ses relations au sein de l'équipe), vous devez : 9 recevoir votre collaborateur ou votre collaboratrice lors d'un entretien individuel pour comprendre les raisons de ce comportement ; 9 préparer l'entretien de recadrage ; 9 ne pas se focaliser que sur les aspects négatifs ; 9 se questionner sur vos attentes à l'égard de votre collaborateur ou votre collaboratrice ; 9 faire abstraction des divergences qui peuvent exister ; 9 s'appuyer éventuellement sur un avis extérieur (pairs, service RH) ; 9 prévenir votre hiérarchie de la tenue de l'entretien, en fonction du degré de difficulté que soulève le cas. Déroulement de l'entretien Ne commencez pas l'entretien par une critique négative (« vous avez tort », « vous êtes incompétent », « vous vous trompez »...) afin d'éviter un blocage de la communication de la part de celui qui en est l'objet. Rappelez dans un premier temps à votre collaborateur ou votre collaboratrice ses qualités, ce qui vous donne satisfaction, listez-lui ses compétences et les aspects positifs. Évoquez ensuite la ou les difficultés constatées et les conséquences qu'elles ont sur le service, l'équipe et le cas échéant les interlocuteurs extérieurs. Restez factuel en vous appuyant sur des situations concrètes. Formulez un certain nombre de questions afin d'obtenir les informations nécessaires à la compréhension d'une situation ou d'un problème en laissant suffisamment de temps pour que l'agent ou l'agente s'exprime librement. Indiquez ce que vous attendez et les moyens que vous pouvez mettre en oeuvre pour y parvenir. Laissez votre collaborateur ou votre collaboratrice s'exprimer sur la manière dont il envisage la situation et la mise en oeuvre d'un plan d'actions. Écoutez les propositions formulées par l'agent ou l'agente. Si vous pensez que les dispositions qu'il est prêt à prendre ne sont pas suffisantes ou sont inadaptées, il convient de le lui dire tout de suite et de l'inviter à en trouver d'autres ou bien de lui faire des propositions. 171 Suivi de l'entretien Il est possible de : 9 proposer de l'aide pour accompagner les efforts que votre collaborateur ou votre collaborarice s'engage à faire ; 9 rechercher et demander une formation répondant aux besoins ; 9 prévoir un bilan ultérieur. Si la situation le justifie, il vous appartient d'informer votre collaborateur qu'à défaut de solution en interne, il vous faudra élever hiérarchiquement le problème. À l'issue de l'entretien, il est nécessaire de formaliser l'échange par un écrit succinct. Attitude à adopter en cas d'absence de solution Prenez l'initiative de parler de cette situation à votre hiérarchie. Si malgré plusieurs entretiens, vous ne constatez pas de modifications significatives dans le comportement de votre collaborateur ou votre collaboratrice, il est souhaitable de prendre appui auprès de votre bureau des ressources humaines de proximité et de vous assurer du soutien de votre hiérarchie. L'organisation d'un entretien avec l'autorité hiérarchique ou / et le responsable du bureau RH de proximité pourra également contribuer à partir sur de nouvelles bases. Si le comportement de l'agent ne s'améliore pas, et avant d'engager une procédure disciplinaire, vous devez rappeler par écrit vos attentes, en précisant de quel délai l'agent dispose pour changer son comportement. La psychologue du travail ( 1 2244) peut également être sollicitée dans le cadre d'une médiation. Quelques bons réflexes Quelques exemple de situations : Si l'agent ou l'agente nie la réalité au cours de l'entretien : 9 reprenez un à un les faits recensés. Si l'agent ou l'agente acquiesce à tout : 9 demandez à l'agent ce qu'il entend mettre en oeuvre pour changer ; 9 faites un suivi régulier si la démarche apparaît compliquée pour le collaborateur. Si l'agent ou l'agente manifeste une certaine agressivité : 9 demandez tranquillement à ce dernier de se calmer ; 9 rappelez l'objectif et l'intérêt de cet échange. 1. Si la situation s'envenime : 9 mettez fin à l'entretien ; 9 proposez à l'agent ou l'agente de prendre un délai de réflexion avant un nouvel entretien plus constructif. 2. Si l'agent ou l'agente persiste lors du nouvel entretien ou s'il refuse de prendre part à ce nouvel échange : 9 indiquez que vous en référez à la hiérarchie qui prendra les mesures qui s'imposent. #4 172 86. LA PROCÉDURE DISCIPLINAIRE Contexte L'administration peut être amenée à engager une procédure disciplinaire à l'encontre d'un agent en cas de manquement à ses obligations professionnelles constitutif d'une faute, dans l'exercice des fonctions ou en dehors du service. La procédure disciplinaire obéit à certaines règles, notamment celles permettant d`assurer le respect des droits de la défense. Votre rôle Le recours à la procédure disciplinaire doit être l'ultime étape et doit avoir été précédée de rappels aux règles et aux obligations professionnelles. Lorsque la faute est de nature professionnelle et qu'il est envisagé d'engager une procédure disciplinaire, le chef de bureau dont relève l'agent saisit le chef du service et transmet un rapport précis et détaillé sur les faits reprochés, les lieux, les dates, la présence d'autres personnes. Si vous estimez qu'une procédure disciplinaire est nécessaire, vous devez la préparer avec l'appui du service RH de proximité et en mesurer les conséquences. À l'appui de ce rapport peuvent être joints, selon les circonstances : 9 des preuves matérielles (extraction cottage, enveloppe d'expédition jointe au certificat d'avis d'arrêt de travail hors délais, main courante ou plainte enregistrée par le commissariat, etc) ; 9 le témoignage des agents présents au moment des faits qui préciseront leur identité et leur grade. Vérifiez la concordance des témoignages ; 9 les observations de l'agent ou l'agente contre qui la procédure est engagée. L'autorité compétente L'autorité compétente pour prononcer une sanction disciplinaire est le ministre. Les sanctions des 2e, 3e et 4e groupes sont prononcées après avis de la commission de discipline. Les différentes sanctions Les sanctions sont classées en 4 groupes : Premier groupe : avertissement, blâme. Deuxième groupe : radiation du tableau d'avancement, abaissement d'échelon, exclusion temporaire de fonctions (durée maximale 15 jours), déplacement d'office. Troisième groupe : rétrogradation, exclusion temporaire (3 mois à 2 ans). Quatrième groupe : mise à la retraite d'office, révocation. Cette gradation permet d'appliquer une sanction proportionnelle à la gravité de la faute commise. Les conséquences des sanctions L'avertissement (sanction du 1er groupe) se traduit par des observations écrites ou orales qui ne doivent pas être portées au dossier de l'agent. Le blâme (sanction du 1er groupe) est inscrit dans le dossier de l'agent. Il est effacé de son dossier après trois ans si aucune autre sanction n'est intervenue pendant cette période. La radiation du tableau d'avancement (sanction du 2e groupe) est la seule sanction qui peut être prononcée en plus d'une autre sanction du 2e ou du 3e groupe. L'abaissement d'échelon (sanction du 2e groupe) peut concerner un ou plusieurs échelons. L'agent est alors reclassé dans un échelon inférieur tout en conservant l'ancienneté acquise dans l'échelon qu'il occupait avant la sanction. 173 L'exclusion temporaire de fonctions (sanction des 2e et 3e groupes) implique que l'agent ne perçoit aucune rémunération et ne touche aucune indemnité de chômage. La sanction de la rétrogradation (sanction du 3e groupe) consiste en un reclassement dans un grade hiérarchiquement inférieur. Mise à la retraite d'office ou révocation (sanctions du 4e groupe) : elles rompent le lien de l'agent avec l'administration. La révocation ouvre cependant droit à l'indemnisation du chômage. Les droits des agents Il est obligatoire d'informer l'agent par écrit de la procédure disciplinaire engagée contre lui, en lui précisant les faits reprochés. Cette formalité doit être accomplie quel que soit le niveau de sanction demandé même s'il est envisagé de prononcer une sanction du 1er groupe (sans consultation obligatoire de la commission de discipline). Dans le cadre d'une procédure disciplinaire l'agent ou l'agente a le droit : 9 à la communication de l'intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes. Les pièces du dossier et les documents annexés doivent être numérotés ; 9 de se faire assister par un ou plusieurs défenseurs de son choix ; 9 de disposer d'un délai suffisant pour prendre connaissance de son dossier et organiser sa défense. Les voies de recours de l'agent Un recours administratif par lettre adressée au signataire de la sanction (recours gracieux) ou aux supérieurs hiérarchiques du signataire de la sanction (recours hiérarchique). Un recours devant le Conseil supérieur de la fonction publique de l'État, dans certaines conditions, dans le mois qui suit la notification. Un recours devant le tribunal administratif, dans les deux mois qui suivent la notification. Cette voie de recours, valable pour toutes les sanctions, doit être mentionnée sur la décision de sanction, datée et signée par l'agent. #4 Quelques bons réflexes Si vous avez un doute sur la qualification du comportement de votre collaborateur ou les suites à donner, prenez conseil auprès de votre service RH. Vérifiez que le choix de la sanction disciplinaire est en adéquation avec le manquement ou la faute, la sanction doit être proportionnée au manquement. Soyez vigilant car tous les comportements ne constituent pas des fautes passibles de sanctions disciplinaires (insuffisance professionnelle, état pathologique par exemple). u http://intra.juridique.sg.i2/discipline-manquement-a-la-deontologie-r204.htm Pour aller plus loin @ Les droits et les règles Dialogue social LES ENJEUX DU DIALOGUE SOCIAL u 87. Le rôle de l'encadrant ou de l'encadrante dans le dialogue social u 88. L'exercice du droit syndical u 89. Les instances traitant des questions individuelles en AC u 90. Les instances traitant des questions collectives en AC #3 176 En tant qu'encadrant ou encadrante, vous devez avoir une bonne connaissance des acteurs et des mécanismes propres à votre environnement professionnel, et vous pouvez être amené à participer à ce dialogue social. Ce dialogue a lieu dans le cadre formel des instances de concertation dédiées à cette mission mais aussi dans le cadre informel des audiences syndicales et des relations quotidiennes avec les représentants du personnel. En administration centrale les instances sont le comité technique d'administration centrale (CT-AC) le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC), et les comités techniques spéciaux des DAC. À ces instances s'ajoutent les instances ministérielles, CT-M, CHSCT-M et les commissions administratives paritaires (CAP) et consultatives paritaires (CCP). Vos interlocuteurs pour toutes questions sont le BRH de proximité et le département des relations sociales de la DRH : appuidialoguesocial.drh@develloppement-durable.gouv.fr Pourquoi ? 87. LE RÔLE DE L'ENCADRANT OU DE L'ENCADRANTE DANS LE DIALOGUE SOCIAL La qualité et la richesse du dialogue social dans l'administration représentent un véritable enjeu pour les conditions de travail des agents mais également pour le fonctionnement des services. Sa place et son rôle sont déterminés par un corps de textes législatifs et réglementaires. La procédure Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est important. Il consiste à : 9 se tenir informé du dialogue social au sein de l'administration centrale (CT, CHSCT, CAP) et de votre direction ; 9 jouer un rôle actif, en répondant directement aux questions relevant de votre compétence qui vous sont posées par les représentants du personnel. Vous pouvez être sollicité, à titre d'exemple, par les représentants du personnel à propos : 9 du fonctionnement de votre service ; 9 des conditions de travail ; 9 de santé ; 9 de sécurité ; 9 sur des questions relatives à la situation individuelle d'agents (difficultés sociales ou professionnelles). Vous devez répondre à ces sollicitations dans un esprit ouvert et constructif en tenant informée votre hiérarchie. Si la question, l'observation ou la demande exprimée sous forme verbale, de courrier ou de tract, ne relève pas de votre compétence, il vous appartient de la transmettre à votre hiérarchie qui en tiendra informé le service compétent. Pour des questions relevant du domaine de la santé et sécurité au travail, vous pouvez contacter l'assistant de prévention de votre service ou le conseiller de prévention. Dans le cadre des activités du CHSCT de l'administration centrale, des représentants de ce dernier peuvent effectuer des visites au sein de votre service. Vous en serez directement informé. Il vous appartiendra d'en informer vos agents. Pour des questions relevant de la gestion individuelle des agents, vous pouvez contacter votre bureau des ressources humaines. 177 Préparer sa réunion avec les organisations syndicales Pour dialoguer avec les organisations syndicales il est important de : 9 définir un ordre du jour précis et encadré ; 9 connaître le contexte. La connaissance du dossier au sens large est indispensable ; 9 définir votre objectif et les marges de manoeuvre possibles ; 9 répertorier les différentes limites existantes, sur le sujet qui sera abordé, par exemple les limites réglementaires, financières, ou déontologiques ; 9 faire la liste de l'ensemble des points d'accord existant entre vous et les représentants des personnels ; 9 transmettre suffisamment tôt, au moins 15 j à l'avance, les documents nécessaires à la préparation de la réunion ; 9 prévoir d'envoyer des convocations officielles aux participants de la réunion, ces convocations valent en effet autorisation d'absence (cf infra) ; 9 faire, oralement, un relevé des conclusions principales à la fin de la réunion ; 9 transmettre un projet de relevé de conclusion écrit dans la semaine suivant la réunion 9 assurer un suivi des engagements pris lors de la réunion. Quelques bons réflexes Prenez l'habitude de vous interroger sur la nécessité d'une consultation des organisations syndicales en amont. Afin d'éviter toute crispation sur des sujets potentiellement sensibles. #4 178 Pourquoi ? 88. L'EXERCICE DU DROIT SYNDICAL Le droit syndical comporte la possibilité pour les agents de bénéficier d'informations et de formations syndicales et d'exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail. Ils peuvent, pour ce faire bénéficier d'autorisations spéciales d'absence ou de décharges d'activité de service. Qui peut bénéficier d'autorisations d'absence pour exercice du droit syndical Tous les agents, peuvent sous certaines conditions bénéficier d'autorisations d'absence pour participer à une réunion d'information syndicale ou bénéficier de congés de formation syndicale. En outre, certains agents peuvent bénéficier, pour exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail, d'une décharge d'activité de service, à la demande du syndicat, ou d'autorisations d'absence, qui peuvent être soit à la demande du syndicat soit à la demande de l'administration. L'exercice du droit syndical doit se concilier avec la continuité du service public, l'obligation de réserve, de neutralité et de discrétion professionnelle. Quels sont les droits syndicaux donnant lieu à autorisation d'absence et comment les gérer ? Pour tous les agents L'autorisation d'absence pour participer à une réunion d'information syndicale. Vous pouvez accorder à un agent ou une agente qui en fait la demande, sous réserve des nécessités de service, une autorisation d'absence d'une heure par mois, à laquelle s'ajoutent les délais de route, pour participer à une réunion d'information syndicale. Un agent ne peut être autorisé à s'absenter que pour une seule réunion d'information syndicale par mois. Vous pouvez accorder ces autorisations d'absence sous certaines conditions : 9 la réunion est autorisée par une note du chef de service de l'action administrative et des moyens précisant la date et l'heure, sa durée et le lieu. Le syndicat doit en avoir fait la demande écrite au moins une semaine avant la date de la réunion ; 9 l'absence est compatible avec les nécessités de service. Lorsqu'un syndicat organise une réunion d'information syndicale de deux ou trois heures, l'agent ou l'agente peut être autorisé(e) à cumuler l'heure mensuelle du mois avec celles des deux mois précédant ou succédant le mois de la demande, dans la limite de quatre heures par trimestre. Le congé de formation syndicale Vous pouvez accorder à un agent ou une agente une autorisation de congé de formation syndicale d'une durée maximum de 12 jours par an, sous certaines conditions : 9 la demande vous a été transmise par écrit au moins un mois avant le début du congé ; 9 l'absence est compatible avec les nécessités de service. À l'issue de ce congé, l'agent doit vous présenter une attestation d'assiduité de l'organisme de formation agréé. Pour l'agent ou l'agente siégeant dans les instances ou mandaté par un syndicat Les décharges d'activité de service (DAS) Elles sont accordées à certains agents pour exercer une activité syndicale en lieu et place de l'activité professionnelle. 179 Cette activité syndicale consiste à informer leurs collègues, faire part de revendications défendues par le syndicat, distribuer des tracts, organiser des réunions d'information syndicale, rencontrer des agents qui ne sont pas en service, mais aussi pour accompagner un de leurs collègues faisant l'objet d'une procédure disciplinaire lors d'un entretien avec sa hiérarchie, pour consulter son dossier, assurer sa défense devant la commission de discipline et participer à une audience sollicitée auprès d'un responsable de l'administration centrale. Leur attribution aux agents désignés par une organisation syndicale correspond à des droits acquis par cette organisation en fonction de sa représentativité mesurée à l'issue des élections professionnelles. Les DAS sont attribuées par le département des relations sociale DRH/RS, sous forme de décisions. Les demandes sont faites par les fédérations auprès de la DRH/RS et les décisions prises après avis du service. Les décharges d'activité de service peuvent être partielles ou totales : 9 en cas de décharge totale, l'agent ou l'agente est déchargé(e) de son service pour exercer une activité syndicale à temps plein. Après accord de la DRH, il peut être remplacé sur son poste ; 9 en cas de décharge partielle, celle-ci ne concerne qu'une partie du temps de travail de l'agent ou l'agente. Le crédit d'heure - les coupons Tout agent peut bénéficier de demi-journées d'autorisations d'absence pour exercer une activité syndicale à la demande d'un syndicat représentatif. Ces demandes sont matérialisées sous forme de coupons. Ces demandes doivent être déposées par l'agent ou l'agente auprès de son supérieur hiérarchique au moins trois jours à l'avance et sont accordées dès lors qu'elles sont compatibles avec la nécessité de service. De la même façon que pour les DAS, le crédit d'heure attribué aux agents désignés par une organisation syndicale correspond à des droits acquis par cette organisation en fonction de sa représentativité mesurée à l'issue des élections professionnelles. Les autorisations spéciales d'absence (ASA) Elles sont accordées aux agents pour : 9 participer aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs organisés par un syndicat national ou international, une fédération, une confédération, une union régionale ou départementale de syndicats dont ils sont membres élus ; 9 participer aux congrès ou aux réunions statutaires des organismes directeurs organisés par un syndicat représenté à l'administration centrale ; 9 participer aux réunions des groupes de travail initiés par l'administration ; 9 siéger dans les instances consultatives suivantes : comité technique d'administration centrale (CTAC), comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT-AC), commission administrative paritaire (CAP), commission consultative paritaire (CCP), commission centrale d'action sociale (CCAS). L'agent ou l'agente souhaitant participer à une réunion organisée par l'administration (instances de concertation, groupes de travail, réunions...) doit remettre une copie de sa convocation à son supérieur hiérarchique au moins trois jours avant la date de la réunion. La durée de cette autorisation comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour lui permettre de préparer la réunion et d'en rédiger le compte rendu. #4 Quel est votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante ? Connaître les règles pour répondre à vos agents. Préserver un dialogue social de qualité. La permanence d'un dialogue social de qualité exige de préserver au maximum les conditions de son exercice et de s'assurer, auprès de la hiérarchie des raisons pour lesquelles il peut être opposé un refus qui doit rester exceptionnel et très bien motivé. 180 89. LES INSTANCES TRAITANT DES QUESTIONS INDIVIDUELLES EN AC Les commissions administratives paritaires (CAP) Quelles sont les missions des CAP ? Les CAP sont des instances consultatives composées à parts égales de représentants élus des fonctionnaires titulaires et de représentants de l'administration. Elles examinent les questions individuelles relatives à la carrière des fonctionnaires et siègent en formation disciplinaire lorsqu'elles sont saisies d'une demande de sanction. Quels sujets sont soumis à l'avis des CAP ? La titularisation. Le changement d'affectation. L'accueil en détachement. Les demandes de détachement dans le corps. Les demandes d'intégration dans le corps de détachement. Les demandes d'intégration directe. L'avancement de grade. Les promotions de corps. Les recours concernant les comptes rendus professionnels, les primes et le télétravail. La commission consultative paritaire (CCP) Quelles sont les missions de la CCP ? La CCP est un organe consultatif composé à parts égales de représentants élus des agents non-titulaires et de représentants de l'administration. Quels sujets sont soumis à l'avis de la CCP ? La CCP examine les décisions individuelles relatives aux licenciements intervenus après la période d'essai et les sanctions disciplinaires autres que l'avertissement et le blâme. Elle est également informée de l'évolution des effectifs des agents non-titulaires et des règles relatives à l'évaluation et la formation des agents non titulaires. Une commission consultative paritaire est organisée au niveau de l'administration centrale pour les agents non-titulaires. 181 La commission administrative paritaire locale des adjoints administratifs d'administration centrale Quelle est la composition de la CAPL-AC ? La CAPL-AC est présidée par le directeur des ressources humaines. Elle est composée de 12 représentants du personnel et de l'administration titulaires et suppléants nommés pour quatre ans. Le président ou la présidente, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle de la CAPL-AC ? En matière de recrutement : propositions de titularisation ou de refus de titularisation (concerne également les prolongations de stage). Elle traite les questions d'ordre individuel : 9 demandes de détachement entrant ; 9 demandes de détachement dans le corps ; 9 demandes d'intégration dans le corps de détachement ; 9 demandes d'intégration directe ; 9 recours sur les dossiers de compte-rendu entretien professionnel... Valide les demandes de mutation pour l'administration centrale. Elle prépare les travaux d'avancement de grade qui feront l'objet d'un examen en CAP nationale. #4 182 90. LES INSTANCES TRAITANT DES QUESTIONS COLLECTIVES EN AC Deux instances complémentaires en ont la charge : 9 le comité technique d'administration centrale (CT-AC) ; 9 le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC). Ces trois instances sont consultées et émettent des avis sur toutes les questions d'intérêt général concernant les agents de l'administration centrale. Seuls les représentants du personnel participent au vote. Les séances des instances ne sont pas publiques. Le comité technique d'administration centrale (CTAC) Quelle est la composition du CTAC ? Le CTAC est présidé par le directeur des ressources humaines. Il est composé de 10 représentants des personnels titulaires et suppléants nommés pour quatre ans. Le président ou la présidente peut être assisté en tant que de besoin par des membres de l'administration exerçant des fonctions de responsabilité et concernés par des questions soumises à l'avis du comité technique. Le président ou la présidente, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle du CTAC ? C'est une instance de concertation chargée de donner son avis sur : 9 l'organisation et le fonctionnement des services ; 9 la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences ; 9 les règles statutaires et les règles relatives à l'échelonnement indiciaire ; 9 les grandes orientations en matière de politique indemnitaire et de critères de répartition ; 9 la formation, le développement des compétences et des qualifications professionnelles ; 9 l'insertion professionnelle ; 9 l'égalité professionnelle, la parité et la lutte contre toutes les discriminations. En 2017, les points suivants ont été abordés : 9 présentation du bilan des effectifs 2016 et projection 2017 ; 9 modification de l'organisation de l'administration centrale du ministère (ex : départ de la Direction de la pêche, maritime et de l'aquaculture) ; 9 mise en place du régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP). Il reçoit communication et débat du bilan social de l'administration centrale. Ce bilan est établi annuellement Il indique les moyens, notamment budgétaires et en personnel, et comprend toute information utile eu égard aux compétences du comité technique. Il bénéficie du concours du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail dans les matières relevant de sa compétence et peut le saisir de toute question. Il examine en outre les questions dont il est saisi par ce même comité. 183 Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC) Présidé par le directeur des ressources humaines, il est composé de 7 représentants titulaires et suppléants des personnels, nommés pour quatre ans. Par ailleurs, il bénéficie du concours du médecin de prévention, des infirmières, du conseiller ou conseillère et des assistants de prévention ainsi que d'un inspecteur ou une inspectrice santé et sécurité au travail, membres de droit de cette instance. Le président du CHSCT-AC peut être assisté en tant que de besoin par des membres de l'administration exerçant des fonctions de responsabilité et concernés par des questions soumises à l'avis du comité technique. Le président du CHSCT-AC, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle du CHSCT-AC ? Le CHSCT contribue à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des agents ainsi qu'à l'amélioration de leurs conditions de travail, notamment par : 9 l'analyse des conditions de travail et des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les agents ; 9 la vérification, par des inspections et des enquêtes, du respect des prescriptions législatives et réglementaires et de la mise en oeuvre des mesures de prévention préconisées ; 9 le développement de la prévention par des actions de sensibilisation et d'information. Il peut, par exemple, proposer des actions de prévention en matière de harcèlement ; 9 l'analyse des circonstances et des causes des accidents du travail ou des maladies professionnelles ou à caractère professionnel, par le biais d'enquêtes. Le CHSCT-AC est notamment consulté avant toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail et, en particulier : 9 avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l'outillage, d'un changement de produit ou de l'organisation du travail ; 9 avant toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail ; 9 sur le plan d'adaptation, lors de la mise en oeuvre de mutations technologiques importantes et rapides ; 9 sur les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail. Le CHSCT-AC doit par exemple être associé à la recherche de solution concernant : 9 l'organisation matérielle du travail : charge de travail, rythme, pénibilité des tâches, élargissement et enrichissement des tâches ; l'environnement physique du travail : température, éclairage, aération, bruit, poussière, vibrations ; l'aménagement des postes et des lieux de travail ; la durée et les horaires de travail, l'aménagement du temps de travail (travail de nuit, travail posté) ; les nouvelles technologies et leurs incidences sur les conditions de travail des salariés. Le CHSCT-AC peut également être saisi par le comité technique, ou un représentant du personnel, sur toute question relevant de sa compétence. #4 Pour aller plus loin u Pour retrouver l'arrêté de composition du CHSCT-AC et les compte-rendus des dernières séances @ Les droits et les règles Réflexes RH LES RÉFLEXES RH u 91. La rémunération u 92. Les indemnités u 93. La mobilité #3 186 91. LA RÉMUNÉRATION Les textes de références et les grands principes Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires : « les fonctionnaires ont droit à une rémunération après service fait ». L'Article 20 Loi 83-634 du 13 juillet 1983 indique que les fonctionnaires ont droit, après service fait, à une rémunération comprenant : 9 le traitement ; 9 l'indemnité de résidence ; 9 le supplément familial de traitement ; 9 les indemnités instituées par un texte législatif ou réglementaire ; 9 les prestations familiales obligatoires. Notion de service fait : l'agent n'est rémunéré qu'une fois le travail effectué. Il n'y a pas de système d'avance sur salaire. Un acompte est une somme versée pour service fait, égale à 80 ou 90 % du traitement brut, quand la paye de l'agent n'a pas pu être saisie dans le calendrier classique (réception tardive de la prise en charge). Le solde est payé sur la paye du mois suivant. La paye est versée par trentième indivisible : chaque mois quelque soit le nombre de jours compte pour trente jours. Exemple : reprise sur salaire pour un jour d'absence non justifiée, il y a une reprise de 1/30e de la rémunération versée. Les acteurs de la paye Le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable public prévoit une séparation entre : la personne qui décide d'engager la dépense (l'ordonnateur) et celle qui vérifie et exécute la dépense (le comptable). En administration centrale, l'organisation est la suivante : 9 les ordonnateurs : le service gestion ; 9 les comptables : les services dédiés dans les directions départementales de finances publiques (DDFP). 187 Les éléments constitutifs de la paye Le traitement indiciaire : Le corps/grade/échelon de l'agent ou de l'agente est associé à un indice brut (= indice de carrière, qui sert notamment aux reclassements) qui correspond lui même à un indice majoré. Le traitement indiciaire est donc égal à l'indice majoré multiplié par la valeur du point d'indice. Le traitement indiciaire évolue dans les situations suivantes : 9 avancement d'échelon, bénéfice d'un indice majoré supérieur à date d'effet de l'avancement d'échelon ; 9 reclassements indiciaires à l'occasion de la refonte de grilles ; 9 passage à un grade supérieur à l'occasion d'un concours ou d'une promotion. Le traitement indiciaire ne peut être inférieur à un indice plancher qui est déterminé en fonction de l'évolution du SMIC (indice 309, SMIC de 1 480,17 ) Les contractuels sont payés avec un indice ou avec un montant fixé par contrat. Pour les ouvriers des parcs et ateliers (OPA), la rémunération est calculée avec un taux horaire fixé par niveau de qualification. L'indemnité de résidence Montant calculé en appliquant un taux au traitement brut de l'agent. Ce taux est variable en fonction de la zone territoriale dans laquelle est classée la commune où l'agent exerce ses fonctions. L'objectif est de compenser les diparités géographiques en matière de coût de la vie. Le supplément familial de traitement Le SFT est versé aux agents publics ayant au moins un enfant à charge au sens des prestations familiales. Le montant du SFT est calculé en fonction d'une part fixe (2,29 pour 1 enfant, 10,67 pour 2 enfants, etc.) et une part proportionnelle au traitement brut à partir du 2e enfant (3 % pour 2 enfants, 8 % pour 3 enfants, etc.). Le versement du SFT est supprimé dès lors que l'enfant n'est plus à charge (20e anniversaire ou rémunération >50 % du SMIC). La nouvelle bonification indiciaire Attachée à certains emplois impliquant l'exercice d'une responsabilité ou une technicité particulière, elle est calculée comme le calcul du traitement brut : nombre de points X valeur du point d'indice. Les éléments négatifs de la paie Les cotisations et contributions : pension civile pour les fonctionnaires ou vieillesse pour les non titulaires, CSG, CRDS, la RAFP (retraite additionnelle de la Fonction publique) pour les fonctionnaires ou l'IRCANTEC pour les non titulaires. La RAFP La RAFP est un régime de retraite additionnelle réservé aux fonctionnaires. Lors de votre départ à la retraite, vous percevez une retraite qui s'ajoute à votre retraite de base de fonctionnaire. La retraite additionnelle de la Fonction publique donne lieu à des cotisations mensuelles (part agent ou agente et part employeur), transformées en points RAFP. #4 188 Assiette de cotisation : tout ce qui n'entre pas dans l'assiette de cotisation de la pension civile, dans la limite de 20 % du traitement brut. Le bénéfice de cette retraite additionnelle peut avoir lieu selon deux modalités : 9 jusqu'à 5 124 points, la prestation sera versée en capital au moment du départ en retraite ; 9 à partir de 5 125 points, la RAFP est versée mensuellement sous forme d'une rente. L'abattement « primes-points » : ligne spécifique venant diminuer le montant des primes pour compenser la hausse des points d'indice depuis 2016 (B) ou 2017 (A et C). Les reprises pour jour de grève ou précomptes pour services non fait : retenue de 1/30e de la rémunération mensuelle de l'agent ou de l'agente. Toute journée de grève donne lieu à une retenue de 1/30e de la rémunération mensuelle. Attention, la retenue peut donc porter sur des jours au cours desquels l'agent ou l'agente n'est pas soumis(e) à une obligation de service : grève du vendredi au lundi, retenue de 4/30e. Les reprises pour maladie : après 90 jours de maladie à plein traitement (en année glissante), passage à demitraitement. L'indemnité compensatrice de la hausse de la CSG La hausse de 1,7 point (de 7,5 % à 9,2 %) du taux de la contribution sociale généralisée (CSG) s'applique à compter du 1er janvier 2018. Parallèlement, la contribution exceptionnelle de solidarité (CES) de 1 % est supprimée et une indemnité compensatrice de la hausse de la CSG est créée par la loi de finances pour 2018. Cette indemnité compensatrice est mise en oeuvre pour l'ensemble des agents publics, quelle que soit leur date d'entrée dans la fonction publique et quel que soit leur statut (fonctionnaires, ouvriers des parcs et ateliers, contractuels CDI et CDD, militaires). Le jour de carence Depuis le 1er janvier 2018, le jour de carence pour maladie des agents publics (fonctionnaires et contractuels) est rétabli. Toutefois, le jour de carence ne s'applique pas lorsque l'agent n'a pas repris le travail plus de 48 heures entre 2 congés maladie pour la même cause ou pour les congés suivants : 9 congé pour accident de service ou accident du travail et maladie professionnelle ; 9 congé de longue maladie ; 9 congé de longue durée ; 9 congé de grave maladie ; 9 congé du blessé (pour les militaires) ; 9 congé de maladie accordé dans les 3 ans après un 1er congé de maladie au titre d'une même affection de longue durée (ALD). Le bulletin de paye Le bulletin de salaire se définit comme un document qui accompagne le paiement de la rémunération du fonctionnaire, agent titulaire ou contractuel, et qui comporte un certain nombre de mentions obligatoires, telles que le montant du salaire, les différentes retenues, ainsi que des informations d'ordre administratif. 189 92. LES PRIMES ET INDEMNITÉS Les personnels peuvent percevoir, en plus de leur traitement mensuel, une ou plusieurs primes et indemnités dont le montant varie suivant la manière de servir et l'importance des sujétions auxquelles les bénéficiaires sont appelés à faire face dans l'exercice effectif de leur fonction. Le régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP) Le RIFSEEP est composé de deux parts qui sont cumulatives mais diffèrent dans leur objet et dans leurs modalités de versement : 9 Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d'Expertise (IFSE). Elle constitue l'indemnité principale du RIFSEEP ; 9 Complément Indemnitaire Annuel (CIA). Il s'agit d'une prime facultative. L' IFSE valorise les parcours professionnels et les fonctions exercées. Les fonctions sont classées dans des groupes de fonctions définis selon 3 familles de critères professionnels : 9 encadrement, coordination, conception, ou pilotage ; 9 technicité/expertise/ expérience/qualification ; 9 sujétions particulières/niveau d'exposition du poste. Son montant est déterminé par la classification des emplois dans les groupes de fonctions et selon l'affectation (AC/SD). L'IFSE - Prise en compte de l'expérience professionnelle L'IFSE évolue lors : 9 d'une mobilité dans un groupe de fonctions ascendant (augmentation de la dotation) ou descendant (diminution de la dotation), ou encore d'une mobilité entre AC et services déconcentrés ; 9 d'une promotion ; 9 ou à minima tous les 4 ans en l'absence de changement de fonctions et au vu de l'expérience acquise par l'agent ou l'agente. Le principe du réexamen du montant de l'IFSE n'implique pas une revalorisation automatique. L'éventuelle revalorisation se fera après un examen de : 9 l'élargissement des compétences ; 9 l'approfondissement des savoirs. #4 Indemnité spécifique de service (ITPE, TS, Dessinateurs) Principes de base : 9 ISS due au titre de l'année N versée en N+1 ; 9 ISS versée selon un taux de base, un coefficient de service (fixé par décret), un coefficient de grade (+ éventuelles bonifications), un coefficient relatif au temps de présence de l'agent et un coefficient de modulation individuel (CMI) ; 9 coefficient de modulation individuel revu tous les ans dans le cadre d'un processus d'harmonisation indemnitaire ; 9 de janvier à novembre : versement mensuel de l'équivalent de 95 % de la dotation annuelle. 190 Autres primes et indemnités Les indemnités diverses : paiement des jours épargnés sur le CET, garantie individuelle du pouvoir d'achat (GIPA), remboursement des frais de déplacement domicile-travail, indemnité kilométrique vélo... l'indemnité dégressive et l'indemnité compensatrice de la CSG. Primes particulières : prime spéciale d'installation, prime spécifique d'installation, prime de restructuration, indemnité de départ volontaire, etc. Une prime spéciale d'installation peut être allouée aux fonctionnaires civils de l'État qui, à l'occasion de leur accès à un premier emploi d'une administration de l'État, reçoivent, au plus tard, au jour de leur titularisation, une affectation dans l'une des communes de la région Île de France. Quel est votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante ? Savoir orienter son équipe vers les bons interlocuteurs (en l'occurrence, le BRH de proximité). Connaître les groupes de fonction des postes de son service et savoir expliquer cette cotation. Savoir informer les agents à l'occasion de leurs choix de poste (effet des groupes ascendants ou descendants, etc.). Savoir écrire les décisions appropriées à destination du BRH de proximité (service non fait, décision d'intérim, etc.). 191 93. LA MOBILITÉ La mobilité interne Il y a deux cycles de mobilité (mars et septembre). Les postes doivent être remontés et publiés en amont dans l'application mobilité (avec les fiches de poste). L'agent dépose un PM104, signé par le service d'origine et le service d'accueil à transmettre au bureau RH de proximité (exception du SG où le document à signer est une décision interne). En cas de souhait d'une date de mutation avancée ou différée, l'annexe 5 peut être signée par l'agent ou l'agente, le service d'origine et le service d'accueil. Dates et processus : circulaires mobilité Pour les agents de catégorie A+ de l'administration centrale, la mobilité s'expérimente « au fil de l'eau » : 9 postes de chefs de bureau (ou équivalent), chef ou cheffe de département et adjoint ou adjointe, adjoint ou adjointe de sous direction, adjoint ou adjointe de chef ou cheffe de service, chargé ou chargée de mission auprès d'un directeur ou d'une directrice ; 9 les postes vacants seront publiés chaque mercredi sur le site intranet du ministère et sur la BIEP, pour 3 semaines ; 9 la procédure est la même que pour les cycles classiques ; 9 la mobilité se fera par défaut à J+2mois. http://intra.rh.sg.i2/liste-des-postes-pour-la-mobilite-au-fil-de-l-eau-a14964.html Les trois formes de mobilités externes Un agent de l'administration centrale qui choisit de rejoindre un autre employeur (public ou privé) est considéré en mobilité externe. Le détachement Le détachement est la situation du fonctionnaire qui se trouve placé dans un corps différent de son corps d'origine. Il exerce ses fonctions et est rémunéré selon les règles applicables dans son corps d'accueil. Il permet d'exercer ses fonctions dans une autre structure, généralement une administration. Placé hors de son corps d'origine, le titulaire continue à bénéficier de ses droits à l'avancement et à la retraite. Dans certains cas, le détachement est de droit. Il s'exerce par périodes de cinq ans maximum. Le corps d'accueil doit être de la même catégorie que le corps d'origine et de niveau comparable. Le détachement est incompatible avec une autre position : activité dans le corps d'origine, position hors cadre, disponibilité, congé parental, etc. Dans tous les cas, la demande de détachement doit être présentée pour avis en commission administrative paritaire (CAP). Les conséquences pour l'agent ou l'agente : 9 l'agent perçoit la rémunération de son emploi d'accueil ; 9 l'agent bénéficie d'une double carrière et maintient ses droits à avancement dans son corps d'origine ; 9 l'agent est évalué par son administration d'accueil sur demande de son administration d'origine dans la majorité des cas ; 9 l'administration d'accueil est compétente pour attribuer à l'agent ou l'agente le service à temps partiel mais il doit en informer l'administration d'origine. #4 192 ATTENTION u je souhaite accueillir un agent en détachement : Après l'entretien de recrutement, l'agent dépose un PM104. Après signature du service d'origine et du service d'accueil, le document est transmis au BRH de proximité pour le passage en CAP. Cela nécessite une autorisation à recruter un personnel extérieur au ministère (ARL (pour les agents de catégorie C) ou « compteur »), et je demande une fiche financière au BRH pour informer l'agent sur le niveau de rémunération proposé. u un de mes agents fait une demande de détachement : il doit rédiger une demande écrite pour un an renouvelable, sous couvert hiérarchique, et le transmettre au BRH de proximité. Si l'administration d'accueil émet un avis favorable, l'agent sera muté quelque soit l'avis du service d'origine. La mise en disponibilité Placé hors de son administration, le fonctionnaire mis en disponibilité cesse de bénéficier de ses droits à l'avancement et à la retraite. La disponibilité est accordée de droit dans certains cas (élever un enfant de moins de 8 ans, soigner un proche, suivre son conjoint déménageant pour raisons professionnelles, exercer un mandat d'élu local, etc.) ou sous réserve des nécessités de service (convenances personnelles, études, création d'entreprise, etc.). Les périodes de mise en disponibilité sont limitées dans le temps. La disponibilité pour convenance personnelle est limitée à 3 ans renouvelables mais ne peut excéder 10 ans. ATTENTION La disponibilité sur autorisation doit être demandée par écrit 3 mois avant la date de départ souhaitée. Elle est considérée comme acceptée si l'administration ne répond pas dans les 2 mois. La mise à disposition Les fonctionnaires et agents non-titulaires en CDI peuvent être mis à la disposition d'autres administrations de l'État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics. Ils continuent d'être rémunérés par leur administration d'origine qui se fait rembourser auprès de l'employeur d'accueil. Ils continuent à bénéficier de leurs droits à avancement et à la retraite. La mise à disposition d'un agent doit faire l'objet d'une convention avec l'organisme bénéficiaire. Une mise à disposition peut être interrompue sous réserve du délai de préavis prévu dans la convention. Toutes les positions sont révocables, l'administration d'origine pouvant à tout moment y mettre fin. 193 La procédure de réintégration Les modalités diffèrent en fonction de sa situation administrative. À l'issue d'un détachement de plein droit, la réintégration est également de plein droit. Dans les autres cas, l'agent ou l'agente est réintégré à la date d'expiration normale de son détachement et réaffecté à la première vacance de poste dans le corps auquel il appartient. La fin du détachement peut aussi intervenir de façon anticipée à la demande de l'administration d'accueil ou à la demande de l'agent ou de l'agente. Les conditions de retour de disponibilités varient selon le motif et la durée. L'administration propose en général au fonctionnaire l'un des trois premiers emplois vacants correspondant à son grade. S'il refuse successivement ces trois postes, il peut être licencié après avis de la CAP. Pour les contractuels en contrat à durée indéterminée, la personne est réemployée si possible dans son emploi précédent. S'il n'est pas vacant, elle dispose d'une priorité sur un emploi similaire. Au terme d'une mise à disposition, la réintégration est de plein droit. Elle peut être anticipée dans les conditions prévues par la convention. L'agent est réaffecté sur un emploi correspondant à son grade. Dans tous les cas, l'agent doit faire connaître ses intentions au moins deux mois avant le terme du détachement, de la disponibilité ou de son congé de mobilité. #4 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL 92 055 La Défense Cedex Tél : 01 40 81 21 22 Intranet : intra.portail.e2.rie.gouv.fr/  (ATTENTION: OPTION sous leur autorité ». Quelles sont les obligations générales et particulières issues du code du travail qui s'imposent ? Globalement identiques à celles de tout employeur, qu'il soit public ou privé, elles se composent d'un noyau d'obligations et principes généraux. Parmi les obligations générales figure l'obligation de sécurité et de protection de la santé physique et mentale des agents. Il s'agit d'une obligation de résultat et non de moyens. Y figurent également l'obligation d'évaluer les risques professionnels et d'intégrer la prévention à toutes les activités et tous les niveaux d'encadrement ainsi que l'obligation de formation et d'information des travailleurs. Quant aux obligations particulières, elles précisent un certain nombre de dispositions concernant, par exemple, les lieux de travail, les équipements de travail et de protection, les règles de prévention relatives à certaines familles de risques (risques chimiques, amiante...), certaines situations ou activités (travail sur écran, manutention, intervention au voisinage d'installations électriques, travaux d'entreprises extérieures...). 73 Quels sont les principes généraux de prévention ? Neuf principes généraux de prévention hiérarchisés (article L. 4121-2 du Code du travail) permettent d'appliquer ces règles : 9 éviter les risques ; 9 évaluer les risques qui ne peuvent être évités ; 9 combattre les risques à la source ; 9 adapter le travail à l'homme, en particulier en ce qui concerne la conception des postes de travail ainsi que le choix des équipements et des méthodes de travail ou de production, en vue de limiter le travail monotone et le travail cadencé et de réduire les effets de ceux-ci sur la santé ; 9 tenir compte de l'état d'évolution de la technique ; 9 remplacer ce qui est dangereux par ce qui ne l'est pas ou ce qui l'est moins ; 9 planifier la prévention en y intégrant la technique, l'organisation du travail, les conditions de travail, les relations sociales et les facteurs ambiants, notamment les risques liés au harcèlement moral et au harcèlement sexuel tels qu'ils sont définis aux articles L. 1152-1 et L.1153-1 ainsi que ceux liés aux agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 ; 9 prendre des mesures de protection collective en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle ; 9 donner les instructions appropriées aux travailleurs. #2 74 36. LES ACTEURS DE LA PRÉVENTION Les médecins et infirmières de prévention Médecin de prévention La médecine de prévention est pratiquée par des médecins de prévention soumis au secret médical. Le médecin de prévention est membre de droit du CHSCT-AC. Missions : 9 surveillance de la santé des agents tout au long de la carrière ; 9 surveillance du milieu du travail. Le libre accès du médecin de prévention à tous les lieux de travail lui permet de réaliser les visites de locaux et les études de poste ; 9 conception et mise en oeuvre de programmes d'information, d'éducation et de formation en matière de santé et de sécurité au travail ; 9 veille sanitaire. Exercée au quotidien, elle porte notamment sur les risques psychosociaux et les risques d'épidémies ; 9 Rédaction de fiches risques sur laquelle sont inscrits les risques professionnels propres aux services et les effectifs des agents exposés à ces risques. Elle est communiquée au chef de service et présenté au CHSCT. Infirmières de prévention Les infirmières de prévention travaillent en équipe plurisdisciplinaire avec les acteurs médico-sociaux du ministère. Elles ont un rôle d'accueil, d'écoute, de conseils et d'orientation des agents. Missions : 9 intervention dans toutes les situations de souffrance au travail (entretiens individuels et/ou collectifs) ; 9 conseils aux managers ; 9 conseils aux agents sur des thématiques professionnelles (changement de poste, positionnement, etc) ; 9 diagnostics des situations pathogènes dans les services ; 9 expertise et conseils auprès du CHSCT. Gynécologue et sage femme de prévention Le ministère propose des consultations, de prévention, d'information et de conseils gynécologiques et obstétricaux. Gynécologue de prévention Missions : 9 prévention médicale, dépistage, information en gynécologie ; 9 conseils en prévention médicale (prévention des cancers, maladies cardiovasculaires) ; 9 accompagnement des agentes atteintes de pathologies graves ; 9 accompagnement des femmes enceintes en binôme avec la sage-femme. Sage femme de prévention Missions : 9 information Contraception - MST ; 9 visite préconceptionnelle ; 9 accompagnement des femmes enceintes sur le lieu de travail (conseils personnalisés, entretien du 4e mois) ; 9 cours théoriques et pratiques de préparation à la naissance ; 9 accompagnement des femmes après un congé de maternité. 75 Psychologues du travail Les psychologues du travail s'intéresse à l'individu dans une organisation de travail. Il étudient les comportements, les relations entre les différents membres d'une équipe, d'une entité, afin de favoriser le travail collectif et améliorer le mieux-être et donc l'efficacité d'un groupe. La psychologue du travail se penche également sur les troubles liés à l'environnement professionnel (tensions au sein d'une équipe, souffrance au travail, harcèlement...). Missions : 9 intervention dans toutes les situations de souffrance au travail (entretiens individuels et/ou collectifs) ; 9 conseils aux managers ; 9 conseils aux agents sur des thématiques professionnelles (changement de poste, positionnement, etc) ; 9 diagnostics des situations pathogènes dans les services ; 9 expertise et conseils auprès du CHSCT. Assistant de prévention Les fonctions principales des assistants de prévention sont de concourir à l'élaboration de la politique de prévention menée dans leurs services et à la recherche de solutions pratiques aux difficultés rencontrées : 9 assistance et conseil auprès du chef ou de la cheffe de service dans la mise en oeuvre des règles d'hygiène et de sécurité du travail ; 9 amélioration de la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre ; 9 sensibilisation, information et prévention des dangers susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents. #2 Conseillers de prévention Les conseillères de prévention sont chargées auprès du Président du Comité d'Hygiène, de Sécurité et des conditions de travail (CHSCT-AC) de mettre en oeuvre la politique d'hygiène et de sécurité. Missions : 9 participation à l'élaboration du document unique d'identification et d'évaluation des risques professionnels et au suivi du programme d'action ; 9 suivi des registres d'hygiène et de sécurité ; 9 animation du réseau des assistants de prévention ; 9 étude ergonomique de postes de travail en lien avec le médecin de prévention, propositions visant à prévenir ou réduire les risques : adaptation ou changement des matériels utilisés, organisation du travail ; 9 aide à l'insertion des agents en situation de handicap, (commandes des matériels adaptés, facilités de transports....). Assistantes de service social Les assistantes de service social proposent un accompagnement pour prévenir ou remédier aux difficultés individuelles ou collectives. Missions : 9 amélioration des conditions de vie au travail et de vie personnelle des agents ; 9 accompagnement au changement ; 9 prévention de la désinsertion professionnelle ; 9 prévention des risques psychosociaux. Pour aller plus loin u Guide du pôle médico-social disponible sur l'intranet @ 76 37. LA DÉFINITION DES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Les risques psychosociaux : c'est quoi ? Les risques psychosociaux (RPS) au travail sont définis comme des risques pour la santé mentale, physique et sociale, engendrés par les conditions d'emploi et les facteurs organisationnels et relationnels susceptibles d'agir sur le fonctionnement mental. Ils sont à l'interface de l'individu et de sa situation de travail. Le terme de RPS désigne donc un ensemble de phénomènes qui peuvent se manifester sous différentes formes : stress au travail, sentiment de mal-être, incivilités, agressions physiques ou verbales, etc. La prévention des risques psychosociaux participe de la démarche globale de prévention des risques professionnels mais également de l'amélioration de la qualité des conditions de vie au travail. Quels sont les enjeux ? Préserver la santé des agents en protégeant leur santé psychique. Améliorer durablement les conditions de travail des agents. Améliorer l'efficacité du service public. Quelles sont les obligations issues de l'accord-cadre du 22 octobre 2013 ? Cet accord fait obligation à chaque employeur public d'élaborer et mettre en oeuvre un plan d'évaluation et de prévention des risques psychosociaux, fondé sur un diagnostic partagé des facteurs de risques psychosociaux, impliquant les agents et leurs représentants. Ce plan est intégré au programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail. Au même titre que les autres risques professionnels, les RPS doivent ainsi nécessairement donner lieu à une évaluation retranscrite dans le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). Le plan d'évaluation et de prévention des RPS est élaboré en lien avec le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) qui assure le suivi de sa mise en oeuvre. Quel est votre rôle ? Quel que soit votre niveau d'encadrement, il vous appartient d'organiser la prévention des risques professionnels au sein des bureaux dont vous avez la charge en assurant la mise en oeuvre des mesures de prévention adaptées, de nature organisationnelle, technique et humaine (Art L 4121-1 à art L 4121- 5 du code du travail). Vous avez un triple rôle : 9 mettre en oeuvre la politique de prévention de votre direction ; 9 veiller à ce que les agents placés sous votre autorité respectent leurs obligations ; 9 veiller à la sécurité et à la protection de la santé de vos agents en prenant les mesures nécessaires au bon fonctionnement de l'administration placée sous leur autorité, conformément à l'article 2-1 du décret n°82-453 du 28 mai 1982. Il vous appartient, dans le cas où vous ne seriez pas en mesure de prévenir un risque professionnel dont vous avez connaissance, d'en référer dans les meilleurs délais à votre hiérarchie et aux services compétents. Il est, en effet, de votre responsabilité de faire ce qui est en votre pouvoir pour éviter la survenue de tout accident ou maladie professionnelle. 77 38. PRÉVENIR LES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Les risques psychosociaux Évaluer les risques Les risques professionnels sont liés à l'activité professionnelle et aux conditions de travail. L'employeur se doit de prévenir ces risques afin d'assurer la sécurité des agents et de protéger leur santé physique et mentale. L'enjeu pour vous est donc d'identifier avec vos collaborateurs les configurations de travail qui conduisent à des risques psycho-sociaux. L'instruction du gouvernement du 19 août 2014 relative à la prévention des risques psychosociaux au sein de nos ministères indique : « l'encadrement sera évalué sur des objectifs de management. La prévention des risques psycho-sociaux, en est une des compétences » Porter votre réflexion sur : 9 la quantité de travail qui s'apprécie en termes de volume de tâches à réaliser par agent et de temps de travail. Des volumes élevés d'heures supplémentaires, des congés ou de récupérations non pris doivent vous alerter ; 9 les conditions d'exercice des missions (pression sur les objectifs, échéances d'ordre politique, organisations du travail non anticipatrices obligeant à des rattrapages dans l'urgence) sont des facteurs de risques psycho-sociaux ; 9 la complexité du travail due à la réglementation souvent foisonnante ou la masse d'informations à traiter ; 9 l'organisation du travail : polyvalence, caractère monotone ou répétitif des tâches, travail isolé de certains collaborateurs. Associer les agents Il est nécessaire d'associer vos collaborateurs à cette démarche d'évaluation afin de permettre une meilleure prise en compte de la réalité du travail. #2 Identifier les personnes ressources Les textes applicables prévoient des instances spécialisées telles que le CHSCT ou des acteurs tels que le médecin de prévention, l'assistant de prévention ou le conseiller de prévention dont les compétences peuvent être mobilisées. Le premier échelon à mobiliser est votre N+1. Adapter votre management Pour prévenir ces risques au quotidien, privilégiez : 9 L'écoute et le soutien à l'égard de vos collaborateurs ; 9 l'expression de vos collaborateurs avec la mise en place de réunions d'équipes ; 9 l'autonomie de vos collaborateurs dans l'accomplissement de leurs missions ; 9 la valorisation et la reconnaissance de leur implication. 78 Informer Il vous appartient de faciliter l'accès à l'information et de la diffuser. Cette information porte sur : 9 les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels sont disponibles sur l'intranet ; 9 les mesures de prévention des risques ; 9 le rôle des services de médecine préventive ; 9 le rôle des représentants du personnel ; 9 les consignes de sécurité et de premiers secours en cas d'incendie (les exercices d'incendie et d'évacuation sont essentiels et doivent être exécutés sérieusement). Pour aller plus loin u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/hygiene-securite-et-conditions-de-travail-r1365.html @ 79 39. LE DOCUMENT UNIQUE D'EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS (DUERP) Pourquoi L'article R.4121-1 du code du travail précise que « l'employeur transcrit et met à jour dans un document unique les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs à laquelle il procède en application de l'article L. 4121-3. Cette évaluation comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement. » C'est une démarche qui est menée sous la responsabilité du chef de service. Le document unique est un élément clé de la prévention des risques professionnels. La coordination et la consolidation des documents uniques de l'AC sont réalisées par le bureau CRHAC 2 (DRH). ? L'administration centrale dispose d'un document unique d'évaluation des risques professionnels détaillant les risques auxquels peuvent être exposés les agents ainsi que les mesures de prévention associées. Le cadre juridique Le document unique a été rendu obligatoire par le décret n° 2001-1016 du 5 novembre 2001. Ce document doit favoriser notamment : 9 une certaine cohérence, en regroupant, sur un seul support, les données issues de l'analyse des risques professionnels auxquels sont exposés les agents ; 9 un aspect pratique, afin de réunir, sur un même document, les résultats des différentes analyses des risques réalisées, facilitant ainsi le suivi de la démarche de prévention dans le service et de l'élaboration du plan d'actions de prévention par service de l'administration centrale. La mise à jour du document unique doit être effectuée au moins chaque année (art. R4121-2 du code du travail) ainsi que lors de toute décision d'aménagement de poste important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou de conditions de travail au sens du septième alinéa de l'article L.4612-8 du code du travail ou lorsqu'une information concernant l'évaluation d'un risque dans une unité est recueillie. Les informations sont disponibles sur l'intranet du ministère. #2 Pour aller plus loin u Décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001 portant création d'un document relatif à l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, prévue par l'article L. 230-2 du code du travail et modifiant le code du travail @ 80 40. LES FORMATIONS ET INFORMATIONS RELATIVES AUX RISQUES PROFESSIONNELS Les risques professionnels concernent tous les agents, de manière individuelle et collective, à des degrés divers, selon les métiers exercés et le contexte. Pourquoi ? Ces risques peuvent être : 9 9 9 physiques (troubles musculo-squelettiques, électrisation par exemple) ; mentaux (agression, conflits...) ; organisationnels (définition imprécise des missions, répartition inégale des tâches...). L'information pour prévenir les risques L'information en matière de santé et de sécurité au travail est un élément important de toute politique de prévention et figure parmi les principes généraux de prévention des risques professionnels. Vous devez veiller à ce que les agents placés sous votre autorité aient bien toutes les informations utiles en la matière pour effecteur leur travail en sécurité et de manière à protéger leur santé. L'information des agents est une obligation générale édictée par le Code du travail (article R. 4141-3-1). Cette information porte sur : 9 les modalités d'accès au document unique ; 9 le rôle du service de médecine de prévention ; 9 le rôle des représentants du personnel au CHSCT d'administration centrale ; 9 les consignes de sécurité en cas d'incendie ainsi que l'identité des personnels désignés pour diriger l'évacuation en cas d'alarme incendie. La formation, un autre outil de prévention Dispensée sur le lieu de travail, la formation des agents porte notamment sur : 9 les conditions de circulation sur les lieux de travail et, notamment, les issues et dégagements de secours ; 9 les dispositions à prendre en cas d'accident ou de sinistre. Le bureau de la formation des agents de l'administration centrale (SG-DRH-CRHAC-3) est particulièrement attentif à proposer des formations sur les risques professionnels auxquels tout agent est potentiellement exposé (les risques psycho-sociaux, le travail en espace partagé, atelier stress et travail, formations aux premiers secours..). Des obligations particulières peuvent s'y ajouter en fonction des risques spécifiques à un poste de travail (utilisation d'agents chimiques, exposition au bruit...) ou dans des situations particulières. 81 Votre rôle en qualité d'encadrant Vous avez un rôle important à jouer dans le processus de formation notamment à l'occasion des entretiens annuels de formation. Vous devez définir les besoins de formation en santé et sécurité au travail de vos équipes, dans les domaines suivants : 9 les formations obligatoires, qui constituent un prérequis à l'exercice d'un métier, d'une activité ou d'une mission donnée ; c'est le cas, notamment, des formations préalables à la délivrance d'une habilitation par l'employeur (habilitation électrique par exemple) ; 9 les formations plus généralistes, relatives à une famille de risques ou à une situation de travail particulière, visant à « outiller » les agents pour qu'ils soient plus autonomes afin de prévenir les risques auxquels ils sont exposés. N'oubliez pas également de vous former sur ces problématiques. #2 Pour aller plus loin u Portail de la formation u Portail de la prévention des risques professionnels @ 82 41. LES REGISTRES DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL Les registres de santé et de sécurité au travail participent à l'amélioration des conditions de travail. On distingue deux types de registre : 9 registre de santé et de sécurité au travail ; 9 registre spécial de santé et de sécurité au travail de signalement des dangers graves et imminents. Le registre de santé et de sécurité au travail Objectifs L'utilisation et l'exploitation du registre permettent de : 9 contribuer à garantir de bonnes conditions de sécurité aux agents et à préserver leur santé ; 9 favoriser l'expression des agents sur ces problématiques ; 9 améliorer les conditions de travail. Conseils d'utilisation Le registre de santé et de sécurité au travail est mis à la disposition de tous les agents de l'administration centrale, afin qu'ils consignent leurs observations ou suggestions relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail. Les observations recueillies peuvent notamment avoir pour objet : 9 les locaux de travail : aménagement, stockages, propreté..., les machines et les outils ; 9 les équipements de protection individuelle et collective ; 9 les situations à risques : risques liés aux installations électriques, à l'utilisation des produits dangereux ; 9 les conditions de travail : bruit, éclairage, ventilation des locaux, espaces de travail, manutentions manuelles, travail sur écran... Le registre de santé et de sécurité au travail de l'administration centrale est consultable dans l'Arche paroi sud, bureau 15N60. Les formulaires de signalement sont en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Il convient de les compléter, d'en informer son supérieur hiérarchique, et de les transmettre aux conseillers de prévention par courrier électronique. 83 Le registre spécial de santé et de sécurité au travail de signalement des dangers graves et imminents Qu'est ce qu'un danger grave et imminent ? L'on entend par danger grave et imminent un risque susceptible de causer un accident, une maladie voire la mort dans un délai rapproché et d'une manière brusque. Chaque agent a la possibilité d'exercer le droit d'alerte ou de retrait s'il a un motif raisonnable de penser que sa situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou pour sa santé, dans la mesure où cela ne créé pas « pour autrui une nouvelle situation de danger grave et imminent » . Conseils d'utilisation Le formulaire d'exercice de droit d'alerte et de retrait est en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Il convient de le télécharger sur votre ordinateur, de le compléter, de le signer puis de le retourner à l'adresse suivante : SG-DRH-CRHAC2 Unité sécurité prévention A l'attention des conseillers de prévention Arche Paroi Sud - 15N60 Quelques bons réflexes 9 Pour tout dysfonctionnement constaté, le premier réflexe est d'appeler le 1 22 22. 9 Si cette première réponse n'est pas satisfaisante, saisissez votre hiérarchie, les services concernés et éventuellement votre BRH (assistant de prévention) des demandes que vous ne pourrez satisfaire à votre niveau ; 9 assurez-vous que les agents placés sous votre autorité connaissent le registre de santé et de sécurité au travail et y ont librement accès. #2 u Site intranet Pour aller plus loin @ 84 42. L'INSPECTION SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (ISST) Qui est-ce ? Les inspecteurs santé et sécurité au travail interviennent en administration centrale pour contrôler l'application des règles d'hygiène et de sécurité fixées par la réglementation. Quelles sont les missions de l'ISST ? Missions principales : 9 contrôler les conditions d'application des règles d'hygiène et de sécurité fixées par les livres I à V de la quatrième partie « Santé sécurité au travail » du Code du travail et l'application du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié ; 9 évaluer la réalisation des objectifs fixés dans le cadre des programmes de prévention ; 9 proposer des mesures urgentes jugées nécessaires et, de manière générale, toute mesure qui lui paraît de nature à améliorer l'hygiène, la sécurité du travail ainsi que la prévention des risques professionnels. Missions annexes : 9 participer, avec voix consultative, aux travaux du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ; 9 donner un avis sur les documents soumis aux CHSCT ; 9 accompagner éventuellement les délégations des CHSCT et participer aux enquêtes à la suite d'accidents graves. Comment intervient-il ? L'ISST peut : 9 intervenir à la demande du président du CHSCT d'administration centrale sur toute question relative à la santé et sécurité au travail ; 9 procéder à des contrôles ; 9 accéder librement à tous les locaux, équipements ou lieux de travail et se faire communiquer tout document relatif à la santé et sécurité au travail. Que deviennent ses rapports d'inspection ? Les rapports établis à l'issue des inspections sont transmis au Secrétaire général, à la direction concernée ainsi qu'au président du CHSCT en administration centrale. Ils proposent toutes mesures qui paraissent de nature à améliorer la santé et la sécurité au travail et qui devront être mises en oeuvre par les directions. L'ISST doit être informée des suites données à ses propositions. Le CHSCT est informé de toutes les visites et observations, concernant les locaux personnels et services d'administration centrale, faites par les inspecteurs santé et sécurité au travail. Vos contacts u Contact de l'ISST en administration centrale 85 Pourquoi Les administrations ont l'obligation de prévenir les situations de harcèlement comme de violence et doivent agir lorsque celles-ci surviennent. Leur responsabilité peut être engagée devant le juge administratif. Les agents publics coupables de harcèlement s'exposent à des sanctions disciplinaires prises par l'administration et à des sanctions pénales prises par la justice. Ils peuvent, de plus, devoir verser des dommages et intérêts à leur victime. Le harcèlement moral est un délit dont l'auteur est passible jusqu'à 2 ans de prison et 30 000 d'amende. Le harcèlement sexuel est un délit dont l'auteur est passible jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 d'amende en cas de circonstances aggravantes. Constitue un outrage sexiste le fait d'imposer à une personne tout propos ou comportement à connotation sexuelle ou sexiste qui soit, porte atteinte à sa dignité en raison de son caractère dégradant ou humiliant, soit crée à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. L'outrage sexiste est puni d'amende. ? 43. IDENTIFIER LE HARCÈLEMENT1 Il vous incombe en votre qualité d'encadrant d'être en mesure d'identifier les agissements et les faits caractéristiques du harcèlement sexuel ou moral et connaître les voies de recours. Définition du harcèlement On distingue le harcèlement sexuel et le harcèlement moral. Définition du harcèlement sexuel : « le fait d'imposer à une personne, de façon répétée, des propos ou comportements à connotation sexuelle qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. Est assimilé au harcèlement sexuel le fait, même non répété, d'user de toute forme de pression grave dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l'auteur des faits ou au profit d'un tiers. Article 222-33 du code pénal. » Définition du harcèlement moral : « Le fait de harceler autrui par des propos ou comportements répétés ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d'altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel. Article 222-33-2 du code pénal. » Le harcèlement sexuel ou moral sont également prohibés par les article 6 ter et 6 quinquies du statut général de la fonction publique. Aucun fonctionnaire ne doit subir les faits : a) Soit de harcèlement sexuel, constitué par des propos ou comportements à connotation sexuelle répétés qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante ; b) Soit assimilés au harcèlement sexuel, consistant en toute forme de pression grave, même non répétée, exercée dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l'auteur des faits ou au profit d'un tiers. Aucune mesure concernant notamment le recrutement, la titularisation, la rémunération, la formation, l'évaluation, la notation, la discipline, la promotion, l'affectation et la mutation ne peut être prise à l'égard d'un fonctionnaire : 1° Parce qu'il a subi ou refusé de subir les faits de harcèlement sexuel mentionnés aux trois premiers alinéas, y compris, dans le cas mentionné au a, si les propos ou comportements n'ont pas été répétés ; 2° Parce qu'il a formulé un recours auprès d'un supérieur hiérarchique ou engagé une action en justice visant à faire cesser ces faits ; 3° Ou bien parce qu'il a témoigné de tels faits ou qu'il les a relatés. Les agissements de harcèlement se manifestent dans les relations interpersonnelles de travail, soit entre hiérarchie (encadrement) et subordonnés dans les deux sens, soit entre collègues (harcèlement transversal). 1 #2 Extrait page 50 du guide de l'encadrant dans la fonction publique 86 Le harcèlement moral peut prendre différentes formes2 : 9 incivilités à caractère vexatoire, refus de dialoguer et de répondre aux demandes, remarques insidieuses, sarcastiques ou injurieuses, propos blessants, dénigrement et volonté de ridiculiser, moqueries ; 9 reproches sans motif valable, critiques continuelles du travail effectué, sanctions injustifiées basées sur des faits inexistants ; 9 retrait des missions, privation de travail, fixation d'objectifs irréalisables, attribution d'un travail inutile, d'un travail en non-adéquation avec les compétences et/ou les capacités de la personne, évitement des contacts, isolement ; 9 modification arbitraire des conditions de travail ou des attributions essentielles du poste de travail, modification excessive des missions ou du poste de travail, etc. Les voies de recours au sein de l'administration Le collaborateur doit saisir, par écrit, son supérieur hiérarchique ou l'échelon hiérarchique supérieur, si le harceleur présumé est son supérieur hiérarchique direct. La suite de la prise en charge se fait grâce à la procédure décrite en fiche 2.1.10. Les recours judiciaires Le référé-liberté L'agent soumis à des faits de harcèlement sexuel ou moral avérés peut faire cesser les atteintes qu'il subit en saisissant le juge des référés liberté qui se prononce dans un délai de 48 heures. La procédure pénale Indépendamment du signalement au procureur de la République l'agent public victime d'un délit de harcèlement sexuel ou moral peut déposer une plainte, sur le fondement réciproque de l'article 222-33 ou 222- 33-2 du code pénal qui prévoit que ce délit est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 d'amende hors circonstances aggravantes. Cette procédure n'est soumise à aucune autorisation préalable de la part de l'administration. La saisine du tribunal administratif Les victimes de harcèlement moral ont la possibilité d'intenter devant les juridictions administratives compétentes : 9 un recours pour excès de pouvoir afin d'obtenir l'annulation des mesures prises à leur encontre en violation des articles 6 ter et 6 quinquies du statut général de la fonction publique ; 9 un recours en plein contentieux afin d'obtenir réparation du préjudice subi. Outre les sanctions civiles ou pénales, des sanctions résultant de poursuites disciplinaires peuvent être prononcées contre un agent ayant commis des actes de harcèlement sexuel ou moral (cf. articles 6 ter et 6 quinquies de la loi du 13 juillet 1983). La lutte contre le harcèlement sexuel et moral s'intègre dans la politique de prévention et de prise en compte des risques psycho- sociaux que l'institution définit globalement. Il convient de noter que l'article 6 bis récemment modifié par la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, protège également les fonctionnaires contre les « agissement sexiste, défini comme tout agissement lié au sexe d'une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant ». 2 Extrait fiche 50 du guide de l'encadrante et de l'encadrant dans la fonction publique, DGAFP, édition 2017. 87 Le cadre de la protection fonctionnelle s'appliquant aux agents : L'interlocuteur compétent sur ce sujet est la direction des Affaires juridiques (bureau AJAG1-2) qui a réalisé des fiches (en cours d'actualisation par le DAJ). Lien d'accès à ces fiches pratiques Ce cadre est défini à l'article 11 de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. Le décret n°2017-97 du 26 janvier 2017 définit les conditions et les limites de la prise en charge par la collectivité publique, au titre de la protection des frais exposés dans le cadre d'instances civiles ou pénales par le fonctionnaire ou par les personnes énumérées dans l'article 11 modifié de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. #2 88 44. PRÉSOMPTION DE HARCÈLEMENT, QUE FAIRE ? Point important : lorsque le directeur ou la directrice est directement mis en cause dans le cadre d'une procédure de signalement, il (elle) doit se déporter. Il revient alors à la direction des ressources humaines d'instruire le signalement. Quand ? Dès connaissance du signalement par la victime ou, via le témoignage ou les écrits de personnels, des experts médico-sociaux, de membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou de représentants de personnels, d'une situation de harcèlement présumée. Le directeur ou la directrice informe sans délai : 9 le bureau des ressources humaines de proximité, 9 les assistants ou conseillers de prévention (AP-CP), 9 l'assistant ou l'assistante de service social (bureau CRHAC-2), 9 le ou la médecin de prévention, 9 les inspecteurs santé et sécurité dont relève le service (ISST), 9 le ou la secrétaire du CHSCT. Et les interroge sur les éléments d'information dont ils pourraient disposer. En informe aussi dès cette phase le secrétariat général (voir encadré annexe 1) lorsque les faits présumés revêtent une gravité particulière. Reçoit en entretien, seul ou de préférence à deux, la victime présumée pour recueillir les premiers éléments d'information les plus factuels et précis possibles sur la situation d'espèce, de façon à objectiver les faits, en veillant à conserver une attitude neutre durant tout l'entretien tout en étant à l'écoute de l'agent. Informe aussi l'agent ou l'agente qu'il peut être accompagné(e), s'il le souhaite, par un ou une représentant(e) du personnel. Consigne ces éléments par écrit dans une note confidentielle, non jointe au dossier administratif de l'agent ou de l'agente. Après cet entretien, informe le secrétariat général du signalement et des faits consignés à l'issue de l'entretien avec la victime présumée (cf. annexe 1). A latitude pour recevoir en entretien toute autre personne nécessaire à la compréhension de la situation dont l'auteur ou l'auteure présumé(e) des faits qui bénéficie d'une présomption d'innocence. Rédige un rapport de synthèse qui permette de disposer d'une vision précise sur les faits et les personnes impliquées, et de déterminer, si besoin, les premières mesures qui s'imposent à titre conservatoire, en s'appuyant sur les préconisations des acteurs de prévention notamment celles du pôle médico-social (bureau DRH-CRHAC-2) mais aussi sur l'expertise du SG (cf. annexe 1). Selon la gravité des faits signalés et en fonction des premiers éléments recueillis, assure protection et assistance à la victime présumée avec une prise en charge pouvant intervenir à différents niveaux : 9 médicale et psychologique : oriente la victime présumée vers le ou la médecin de prévention ; 9 sociale : oriente la victime présumée vers les assistants sociaux ( 122 44) ; 9 juridique : informe la personne de ses droits à la protection fonctionnelle, à l'assistance juridique avec mise à disposition d'avocat et de sa prise en charge financière en cas de dépôt de plainte. En cas d'agression, se reporter à la fiche réflexe spécifique aux agressions). 89 Après la consolidation du rapport, dans les meilleurs délais Informe, par écrit, l'agent de la suite réservée à son signalement : 9 classement sans suite (avec motivation), en l'absence de faits susceptibles de relever d'un éventuel harcèlement moral ou sexuel (cf. annexe 2) ; 9 le cas échéant, en cas de situation conflictuelle mais ne relevant pas d'une situation constitutive d'un harcèlement, des suites données au dossier pour revenir à une relation de travail plus normalisée. Dans ce cas, l'organisation du service sera réinterrogée, pour examiner l'éventuel lien entre l'organisation et la situation conflictuelle. Ouverture d'une enquête en lien avec l'administration centrale et information de toutes les parties concernées sur son ouverture et sur ses modalités. Dans tous les cas, s'informe des procédures (juridiques, judiciaires) engagées par la victime présumée. Prend, si nécessaire, les mesures conservatoires les plus appropriées (en cas de fait avéré, en cas d'enquête si le « danger est imminent ») telle que : 9 une adaptation du poste ou de l'organisation du travail ; 9 une mutation dans l'intérêt du service ; 9 une suspension à titre conservatoire, etc. en s'appuyant sur les préconisations des acteurs de prévention, notamment celles du pôle médico-social (bureau DRH-CRHAC-2), mais aussi sur l'expertise de la DRH. En cas de classement sans suite du signalement Rédige une fiche d'alerte à l'attention du médecin de prévention (avec copie aux assistants de service social) et en informe l'agent ou l'agente. Informe la DRH (bureau PSPP1 et bureau de l'appui juridique) de la décision prise. #2 En cas d'enquête Informe les membres du CHSCT de l'ouverture d'une enquête. Informe la DRH (le bureau PSPP1 et le bureau de l'appui juridique) de la décision prise et définition conjointe des modalités d'enquête. Doit dénoncer au procureur de la République les agissements constatés. 90 Annexe n°1 : qui joindre au sein du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) de la DRH : pspp1.d.drh.sg@developpement-durable.gouv.fr ; 9 bureau de l'appui juridique (BAJ) de la DRH ; 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines. La demande de protection fonctionnelle doit être demandée à la direction des affaires juridiques (DAJ) par l'agent ou l'agente sous couvert de son chef ou cheffe de service : bureau AJAG1-2. Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. état civil de l'agent ou de l'agente ; 2. situation familiale ; 3. fonctions exercées + grade + nom du service ; 4. le compte rendu écrit de l'entretien mené avec l'agent ou l'agente à la suite du signalement ainsi que les autres éléments factuels et chronologiques nécessaires à la compréhension du sujet. Pour aller plus loin u Toutes les informations et procédures @ 91 45. QUE FAIRE EN CAS DE TROUBLE DU COMPORTEMENT AU TRAVAIL Vous observez qu'un de vos collaborateurs ou collaboratrice présente des problèmes dans l'attitude au travail ou dans l'exécution des tâches. Vous constatez que la personne ne peut plus effectuer son travail de façon adaptée, qu'elle a une manière d'être en relation avec ses collègues, des partenaires externes, qui n'est pas appropriée (retrait, excès ou décalage). L'agent ou l'agente peut montrer dans son activité de travail des pertes de mémoire, une difficulté de concentration ; elle peut repousser des initiatives qui ne devraient pas l'être, procéder à des actes incongrus, exprimer des interprétations inadéquates, entrer en conflit de façon anormale ou excessive avec ses collègues, sa hiérarchie, des partenaires, des usagers... En tant qu'encadrant ou encadrante, vous pouvez vous sentir en difficulté et : 9 faire comme si le problème n'existait pas ; 9 vouloir mettre à distance le problème et pour cela l'appréhender comme un problème relevant du seul domaine médical où vous n'avez plus de rôle à jouer ; 9 vous investir dans l'accompagnement de la personne de manière trop « invasive » en ayant une position comportant plus de compréhension et d'explication que de cadrage ; 9 développer un sentiment d'impuissance ; 9 vous dire qu'il suffit d'attendre une mutation ou une retraite. Au travers des signes d'alerte, vous devez attirer l'attention le plus tôt possible, selon les circonstances : 9 du bureau RH de proximité ; 9 du bureau DRH-CRHAC-2 ; 9 du médecin de prévention ; 9 de la psychologue du travail ; 9 des assistantes du service social, etc. Quand des troubles du comportement apparaissent au travail et qu'ils perturbent la production ou les relations au travail, une approche médicalisée par le médecin de prévention, psychologique par la psychologue du travail et/ou sociale par l'assistant de service social peuvent s'avérer utile. Mais cette approche ne doit pas occulter le règlement des dysfonctionnements observés au travail qui relèvent de la sphère managériale. En effet, tous les dysfonctionnements au travail ne relèvent pas obligatoirement d'une justification médico-sociale. 1. Prévenir : Le médecin de prévention ou le bureau CRHAC-2 doit être sollicité le plus tôt possible, dès qu'il n'est plus possible de régler les problèmes dans le bureau. Il ne faut pas laisser une situation insatisfaisante perdurer et se dégrader. La demande est souvent très tardive sur des situations dégradées et vous attendez du médecin de prévention qu'il formule une inaptitude médicale au travail définitive, ce qui n'est pas possible de cette façon, dans la fonction publique. 2. Écrire : Pour aider le médecin, il faut lui permettre d'évaluer les difficultés rencontrées (comptes rendus factuels des perturbations au travail). Votre rôle est d'aider le médecin : 9 en signifiant à l'agent ou à l'agente que vous avez demandé une visite médicale, en dialoguant sur ses difficultés ; 9 en laissant une trace écrite des comportements observés et en faire part à l'agent ou à l'agente ; 9 Il ne s'agit pas d'un rapport administratif lourd mais d'un compte-rendu écrit factuel qui sera montré à l'agent. Vous pouvez solliciter l'aide de votre hiérarchie ou du médecin de prévention ou de la psychologue du travail pour établir cet écrit. #2 92 3. Accompagner : Le travail qui suivra avec l'agent ou l'agente sera fait par l'équipe médico-sociale, par le BRH et par vous en tant qu'encadrant ou encadrante directs. Ainsi chacun se repositionne dans l'accompagnement de l'agent ou de l'agente en difficulté. La solution est de reprendre les comportements de l'agent ou de l'agente et d'analyser ensemble, dans le cadre d'une réflexion collective s'ils sont compatibles avec un maintien au travail, si une demande de changement de l'organisation et des conditions de travail peut être entendue et effectuée. Dans toutes ces démarches il y a un point de vigilance essentiel : ce n'est pas sur la base de la maladie que se prononce l'incapacité de travailler mais sur les dysfonctionnements au travail. Cette analyse/évaluation permet si cela est nécessaire : 9 des propositions d'adaptation des conditions de travail éventuellement en liaison avec le comité médical ( temps partiel thérapeutique par exemple): le but est de rechercher un nouvel équilibre qui permette à l'agent de travailler sans être en trop grande difficulté et en tenant compte des capacités de l'entourage à travailler avec lui ; 9 l'orientation et le suivi de l'agent vers une structure de soins ; 9 un arrêt de travail ; 9 une demande d'avis au comité médical ; 9 proposition d'un suivi social ; 9 la sanction disciplinaire ; 9 l'aménagement de poste de travail ; 9 l'affectation dans un autre emploi sans changement de grade ; 9 le reclassement des agents inaptes ; 9 la mise en congés d'office ; 9 l'hospitalisation sur demande d'un tiers (procédure très encadrée et très exceptionnelle). Rester sur des faits : (« j'ai constaté que... »). Il ne doit y avoir ni interprétation, ni jugement, ni diagnostic (au sens médical). Temps de travail : non-respect des horaires, absences non justifiées. Insuffisances dans le travail lui-même, en terme qualitatif et/ou quantitatif. Un comparatif peut être établi avec des postes équivalents. Comportements inadéquats avec les collègues, les usagers ou des partenaires externes : dérangements, colères, menaces, agressions physiques ou verbales, bousculades, propos déplacés... ou au contraire, attitude de retrait, d'absence... Attitudes « bizarres » (à décrire), rituels, thématiques récurrentes, verbales ou écrites, déstabilisant l'entourage professionnel... 93 Pourquoi ? 46. ACCUEILLIR UN COLLABORATEUR OU UNE COLLABORATRICE À LA SUITE D'UNE ABSENCE DE LONGUE DURÉE La réintégration d'un collaborateur ou d'une collaboratrice après une longue absence au sein de son équipe est une étape cruciale. Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est d'accompagner votre collaborateur ou collaboratrice pour l'aider à reprendre son travail dans de bonnes conditions. Garder un lien pendant la période d'absence Comment agir Avec son accord, essayez dans la mesure du possible de garder le contact avec votre collaborateur ou collaboratrice absent/e. Vos prises de contact sont des actes de courtoisie, voire de solidarité pour l'assurer de votre soutien. L'objectif est aussi de ne pas isoler l'agent ou l'agente pour préparer une reprise de fonctions plus sereine de votre collaborateur ou collaboratrice lorsqu'elle devient envisageable, sans la précipiter. ? Préparer le retour de votre collaborateur ou votre collaboratrice Mettre en place un accompagnement adapté en fonction du contexte de l'absence (maladie, maternité). Prendre contact avec le bureau de l'action médico-sociale et de la prévention des risques en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour anticiper les adaptations de poste à réaliser s'il s'agit d'un congé de longue maladie. Travailler en collaboration avec le médecin de prévention et des autres praticiens du bureau ( psychologue du travail, sage-femme, gynécologue de prévention). Leurs interventions peuvent résulter de la demande de l'agent ou de l'agente ou peuvent être à votre demande (visite médicale sur demande administrative). Se mettre en relation avec l'assistant de service social afin d'offrir à l'agent la possibilité d'être accompagnée. S'assurer que les moyens mis à la disposition de votre collaborateur sont opérationnels pour son retour : poste informatique activé, badge, intégration dans les plannings collectifs (ex : congés). Analyser les besoins éventuels de formation notamment au regard des évolutions du service durant cette absence (ex : installation d'un nouveau logiciel). #2 Faire un entretien de réintégration S'appuyer sur le service RH pour organiser le retour de l'agent ou l'agente (date, quotité de travail) et lui proposer un entretien dès son retour. Mener l'entretien de façon bienveillante. Rassurer et transmettre les informations importantes si des changements sont intervenus pendant la période d'absence. Respecter la vie privée de l'agent ou de l'agente durant l'entretien notamment s'agissant des questions médicales ou personnelles. Avoir une écoute active. En fonction des difficultés évoquées par l'agent, il vous appartient de proposer des solutions telles qu'un aménagement du poste de travail, de nouveaux horaires ou la mise en place d'une nouvelle organisation pour répartir la charge de travail. Résumer les faits et les éventuelles actions à mettre en oeuvre (donner des délais) à la fin de l'entretien. Il est important de terminer l'entretien de façon positive. 94 Informer votre équipe Informer l'équipe du retour du collègue afin que le meilleur accueil lui soit réservé pour faciliter sa réintégration sur son poste. Organiser un passage de relais avec les collègues qui ont pendant cette absence permis la continuité du service. Assurer un retour progressif des agents sur son poste, non seulement dans le temps, mais également dans l'appropriation des tâches. Assurer un suivi régulier de l'agent ou l'agente Les agents de retour après une longue absence constituent une population particulièrement touchée par les risques psycho-sociaux. Ils peuvent être fragilisés après avoir été confrontés à une maladie, un deuil, ou un changement important dans leur vie. En votre qualité d'encadrant ou encadrante veiller à : 9 faire un point régulièrement pour s'assurer que la charge de travail est supportable et anticiper toute difficulté ; 9 adapter les objectifs pendant la période de transition. 95 47. AMÉNAGER LE TRAVAIL DE SON COLLABORATEUR OU DE SA COLLABORATRICE POUR RAISON DE SANTÉ Qu'est-ce que le travail aménagé ? Le travail aménagé consiste à modifier l'organisation du travail d'un agent ou d'une agente pour lui permettre de s'acquitter de ses obligations tout en tenant compte de son état de santé. Cet aménagement peut porter sur les tâches qu'il doit accomplir, son temps de repos, son poste de travail, ses équipements de travail, etc. L'impact sur la durée du travail reste exceptionnel. Pour cela vous devez saisir votre bureau RH de proximité, qui transférera la demande au bureau de l'action médico-sociale et de la prévention des risques en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour une prise de rendez-vous avec le médecin de prévention. Vous pouvez également vous rapprocher du médecin de prévention mais veillez à toujours prévenir votre bureau RH de proximité. Qui le propose ? Seul le ou la médecin de prévention est habilité à proposer des aménagements du poste de travail ou des conditions d'exercice justifiées par l'âge, la résistance physique ou l'état de santé d'un agent. Ces aménagements sont temporaires lorsqu'il s'agit d'une femme enceinte. Des modalités particulières sont prévues pour les travailleurs reconnus handicapés. Si l'administration décide de ne pas suivre l'avis du médecin de prévention, elle doit motiver sa décision et en informer le Comité d'hygiène et de sécurité (CHSCT). En tant que responsable hiérarchique, vous pouvez refuser l'aménagement de poste proposé pour nécessité de service. #2 À quelle occasion ? Le médecin de prévention peut être amené à proposer des aménagements de poste lors de toute visite médicale : 9 visite annuelle ou de surveillance particulière ; 9 visite à la demande de l'agent, de son médecin traitant ou d'un médecin spécialiste. Tout certificat médical d'un médecin traitant préconisant un aménagement de poste doit en effet être adressé au médecin de prévention. C'est à lui qu'il appartient de décider après avoir examiné l'agent et analysé ses vraies situations de travail ; 9 visite à la suite d'un congé de longue maladie ou de longue durée. Le comité médical peut en effet proposer la reprise du travail à temps plein ou à temps partiel thérapeutique avec ou sans aménagement. Mais c'est le médecin de prévention qui définit les aménagements nécessaires, après avoir examiné l'agent ; 9 visite à la suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle ; 9 L'aménagement physique du poste de travail peut passer par une visite de ce poste effectuée par le médecin, l'infirmière ou le conseiller de prévention. Que faire si l'adaptation de poste ne vous convient pas ? Si la prescription du médecin de prévention ne vous convient pas, le mieux est : 9 de l'évoquer directement avec l'agent pour lui expliquer les causes de votre refus ; 9 de prendre l'attache du médecin de prévention pour réfléchir collectivement à un aménagement qui convienne à toutes les parties prenantes. 96 De qui relève la détermination du travail aménagé et de l'inaptitude ? Le rôle du comité médical et celui du médecin de prévention sont différents. Le médecin de prévention vérifie la compatibilité entre l'état de santé d'un agent et les conditions de travail du poste qu'il occupe. Dans certains cas particuliers ou urgents, le ou la médecin de prévention peut être amené à extraire temporairement un agent de son milieu de travail. Il prononce alors une « inaptitude temporaire aux fonctions » et adresse l'agent à son médecin traitant pour une prise en charge. Pour aller plus loin u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/sante-au-travail-r735.html @ Promouvoir la qualité de vie au travail Situations d'urgence LES SITUATIONS EXCEPTIONNELLES ET D'URGENCE u 48. En cas d'agression physique ou verbale u 49. Agir en cas d'agression physique, verbale ou autre subie par votre collaborateur ou votre collaboratrice dans l'exercice de ses fonctions #2 u 50. Agir en cas d'accident de service ou de travail u 51. Agir en cas de malaise ou lorsqu'un agent ou une agente ne se sent pas bien u 52. Agir lors d'une suspicion d'addiction u 53. Agir face au décès d'un agent ou une agente u 54. Agir face au risque suicidaire u 55. Agir face à une tentative de suicide sur le lieu de travail u 56. Agir en cas de suicide sur le lieu de travail u 57. Agir en cas de suicide hors du lieu de travail u 58. Agir face à une demande de droit de retrait 100 48. EN CAS D'AGRESSION PHYSIQUE OU VERBALE Au moment des faits : quitter les lieux pour se protéger ; donner l'alerte (collègue, N+1) ; appeler le 712. Après l'évènement l'agent ou l'agente victime de l'agression doit : signaler son agression (annexe n°2) ; inscrire les faits sur le registre hygiène et sécurité ; consulter le médecin de prévention ( 5 00 79) et-ou le médecin traitant et-ou la psychologue du travail ( 1 22 44 ) ; déposer une plainte auprès des services de police ; faire établir un certificat médico-légal auprès du médecin de son choix pour attester des lésions et le cas, échéant, de l'incapacité totale de travail ; effectuer une déclaration d'accident de service à titre conservatoire. 101 49. AGIR EN CAS D'AGRESSION PHYSIQUE, VERBALE OU AUTRE SUBIE PAR VOTRE COLLABORATEUR OU VOTRE COLLABORATRICE DANS L'EXERCICE DE SES FONCTIONS Pourquoi ? Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est de veiller à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir les actes de violence sur le lieu de travail, ou en réduire le risque. En cas d'agression d'un collaborateur ou d'une collaboratrice, vous devez l'accompagner, le soutenir et mettre en oeuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer sa protection. Comment agir Avant ou au moment des faits 9 quitter les lieux pour se protéger ; 9 donner l'alerte (collègue, N+1) ; 9 appeler le 712. ? Rappeler régulièrement aux agents les mesures à prendre immédiatement car vous ne serez pas forcément présent au moment des faits. L'agent doit pendant l'agression : Appeler le 712 si la violence a été physique ou morale avec des conséquences physiques ( tremblements, crise d'angoisse). Rechercher un témoin. Apporter votre soutien immédiat à la victime, afin de l'aider à verbaliser l'expérience vécue et à apaiser la tension émotionnelle. Ne pas laisser un collaborateur victime d'un acte de violence seul durant les heures suivant l'incident. Les mesures à prendre avec votre hiérarchie N+2 au moment du signalement. #2 Le directeur dès qu'il est prévenu informe et mobilise sans délai : 9 le BRH de proximité ; 9 l'assistant de prévention ; 9 l'assistante de service social ; 9 le chef du bureau DRH-CRHAC-2 ; 9 le médecin de prévention (un numéro d'appel unique : 5 00 79) ; 9 l'inspecteur santé et sécurité dont relève le service ; 9 le secrétaire du CHSCT-AC ; 9 rencontre sur les lieux l'agent agressé et le collectif de travail ; 9 reçoit la victime pour un premier échange avec elle ; 9 prévient ou fait prévenir la famille de l'agent (selon la gravité de l'évènement) ; 9 informe le secrétariat général, puis transmet la fiche de signalement de l'agression au plus tard dans les 48 H suivant l'agression en mettant l'agent victime en copie ; 9 met en place avec les acteurs précités, un soutien psychologique à destination de la ou des victime(s), et le cas échéant, selon la gravité de l'évènement, des agents du service ; 9 un tableau de suivi des actions est établi ; 9 propose une assistance pour le dépôt de plainte et autres démarches administratives engagées. En lien avec la DAJ, informe notamment la victime de ses droits à la protection fonctionnelle, à l'assistance juridique, avec mise à disposition d'un avocat et prise en charge financière en cas de dépôt de plainte ; 102 9 dépose une plainte au nom de l'administration auprès des services de police ou saisit le procureur de la république au titre de l'article 40 du code de la procédure pénale ; 9 avec le concours du bureau DRH-CRHAC-2, réunit un CHSCT exceptionnel à la suite de toute agression ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves (article 69 du décret 82-453 du 28 mai 1982 modifié) ; En tant qu'encadrante ou encadrant, vous devez être présent dans toutes ces étapes. Vous devez, également informer les agents du soutien psychologique proposé disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. Si l'auteur de l'agression est un membre du collectif de travail : 9 vous devez recevoir l'agent ou l'agente agresseur(se) en entretien afin d'évaluer la situation, comprendre le fait générateur de l'évènement, rappeler la règle et orienter l'agent vers les acteurs de prévention pour une prise en charge nécessaire. Au terme de cet entretien, vous devez consigner les faits par écrit, le notifier à l'agent et communiquer le rapport à votre N+1. Dans les jours qui suivent le signalement Vous et votre directeur devez : 9 être informés du ressenti des agents victimes et de celui de la communauté de travail, de la verbalisation des faits et de la gestion des émotions afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire ; 9 rédigez un rapport circonstancié des faits. Dans les mois qui suivent : 9 remplir l'annexe 3 à envoyer au SG ; 9 dresser le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées ainsi que les mesures de prévention mises en place ; 9 présenter le bilan au CHSCT-AC et le transmettre au SG en vue d'alimenter les travaux du CHSCT ministériel sur la prévention des risques. Pour aller plus loin u L'information au SG s'effectue par courriel au destinataire suivant : Bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) @ 103 50. AGIR EN CAS D'ACCIDENT DE SERVICE OU DE TRAVAIL Un accident professionnel est un accident qui survient sur le lieu de travail ou sur le trajet. Il faut distinguer les accidents de service des accidents de travail selon la situation de l'agent. Pourquoi ? Les accidents de service sont les accidents dont sont victimes les fonctionnaires et stagiaires de l'État. Les accidents de travail sont les accidents dont sont victimes les personnels non titulaires et les ouvriers des parcs et ateliers. Comment agir Si un de vos agents se blesse, appelez sans tarder le 712 ? Rappel du cadre Pour être reconnus imputables, les accidents de service et les accidents du travail doivent avoir lieu : 9 pendant la durée du travail ; 9 au cours du trajet (aller-retour) entre le domicile et le lieu de travail ou entre le lieu de travail et le lieu de restauration. #2 Conduite à tenir En votre qualité d'encadrant ou d'encadrante vous devez rappeler la procédure administrative à suivre à vos collaborateurs victime d'un accident de travail ou de service et éventuellement témoigner ou demander à votre équipe de le faire si nécessaire : 9 prévenir le bureau dans un délai maximum de 48 heures par le moyen qui lui est le plus accessible ; 9 constituer ou faire constituer le plus rapidement possible un dossier d'accident à récupérer auprès de votre bureau des ressources humaines de proximité. Lorsque l'accident professionnel est reconnu par l'administration, cela permet à l'agent de bénéficier d'un régime de couverture spécifique. Pour aller plus loin u Une plaquette d'information ainsi qu'un formulaire de déclaration d'accident sont téléchargeables @ Vos contacts u Bureau RH de proximité. 104 51. AGIR EN CAS DE MALAISE OU LORSQU'UN AGENT OU UNE AGENTE NE SE SENT PAS BIEN Si dans votre service, un agent ou une agente fait un malaise ou présente tout autre problème de santé. Vous devez agir. Il n'y pas d'infirmerie. Le service médico-social est un service de prévention et non pas de gestion des urgences ou des maladies. C'est le 712 qui juge l'état de l'agent (pas le BRH ni la hiérarchie). Après tout malaise, prévenir la hiérarchie et le BRH de proximité. Intervention de l'équipe 712 Appeler le 712 : 9 précisez si l'agent ou l'agente est conscient/e ou non ; 9 transmettez l'étage et le n° du bureau ; 9 ne raccrochez qu'avec l'accord de l'équipe 712. Il est important de transmettre les informations utiles concernant l'incident ; 9 restez sur place avec la victime. Ne vous déplacez pas au PC de sécurité. Attendre l'arrivée de l'équipe 712 : 9 créez un environnement sécurisant et calme autour de l'agent ou de l'agente ; 9 ne laissez pas un agent ou une agente en difficulté seul dans un bureau. L'équipe du 712 prend en charge l'agent et appelera le cas échéant les pompiers ou le samu. Si l'agent ou l'agente ne se sent pas bien : Votre agent ou agente présente des signes de maladie bénine mais ne sent pas assez bien pour rentrer chez lui par ses propres moyens : 9 demander à l'agent d'appeler un proche pour qu'il vienne le chercher ; 9 solliciter le bureau des ressources humaines de proximité dont dépend l'agent. 105 52. AGIR LORS D'UNE SUSPICION D'ADDICTION Prise en charge d'un agent ou une agente en état d'addiction « aigüe» Il s'agit là de porter assistance à une personne en danger. En phase aiguë, l'urgence est d'empêcher que l'agent ou l'agente soit la victime ou provoque un accident. Il ne s'agit pas de camoufler la situation ou de sanctionner. Les comportements évocateurs d'une nécessaire mise en sécurité Certains signes, qu'ils soient dus ou non à une addiction, doivent alerter la hiérarchie et/ou les collègues (présence de plusieurs critères convergents) : 9 comportement inapproprié ; 9 difficulté d'élocution ; 9 propos incohérents ; 9 désorientation ; 9 troubles de l'attention (difficultés de concentration, de mémorisation...) ; 9 agressivité anormale ; 9 gestes imprécis, non coordonnés ; 9 troubles de l'équilibre ; 9 agitation ou, au contraire, somnolence ; 9 en cas de prise d'alcool : haleine alcoolisée ; 9 anxiété importante. La conduite à tenir pendant la crise : 9 Retirer l'agent ou l'agente de son poste, le mettre dans un lieu sûr et si possible au calme et maintenir une surveillance ; 9 alerter l'encadrement ; 9 appeler le 712 ; 9 prévenir, si possible, la famille ou un proche de l'agent ou de l'agente, avec son accord ; 9 informer le ou la médecin de prévention ( 5 00 79). #2 La conduite à tenir après la crise : 9 faire une demande de visite auprès du médecin de prévention ; 9 recevoir l'agent ou l'agente lors du retour à son poste pour faire le point sur son activité professionnelle, rappeler les dispositions réglementaires en vigueur et l'informer d'une demande de visite auprès du médecin de prévention référent ; 9 inciter si possible l'agent ou l'agente à prendre rendez-vous avec son médecin traitant ; 9 après la visite médicale, recevoir à nouveau l'agent ou l'agente pour faire le point sur sa situation professionnelle et sur les éventuels ajustements à mettre en oeuvre. 106 Déroulement de la prise en charge d'un agent en état d'addiction chronique sur le lieu de travail Il faut agir au plus vite et ne pas laisser une dérive s'installer au détriment de l'organisation collective, des conditions de travail, des relations entre collègues et de la qualité du service rendu. Les comportements ou signes évocateurs Certains comportements peuvent alerter : par exemple, lorsque l'agent ou l'agente n'assume pas ses fonctions ou lorsque son comportement n'est pas conforme à celui attendu en milieu professionnel. Certains signes, en plus des signes évoqués dans le cas d'addiction aiguë peuvent alerter la hiérarchie et/ou les collègues : sueurs, tremblements d'intensité croissante, anxiété, etc. La conduite à tenir Très rapidement, l'encadrant : 9 reçoit l'agent ou l'agente pour faire le point sur son activité professionnelle ; 9 l'informe sur les motifs d'une demande de visite médicale au service de médecine de prévention et saisit le médecin de prévention. Après cette visite, l'encadrant reçoit l'agent ou l'agente régulièrement pour faire le point sur sa situation professionnelle. Quelques bons réflexes Ne portez pas de jugement. En parlez avec diplomatie au collaborateur concerné en respectant la limite de la vie privée. 107 53. AGIR FACE AU DÉCÈS D'UN AGENT OU D'UNE AGENTE En cas de décès sur le lieu du travail Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après en avoir été informé, vous devez : 1. Vous rendre sur place. 2. En informer le directeur ou la directrice et/ou ses adjoints. 3 Relever les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 4. Prévenir les assistants ou conseillers de prévention (AP-CP). 5. Accueillir les services de secours. La prise en charge de cet évènement sera assez similaire à la prise en charge de la fiche « agir en cas de suicide sur le lieu du travail ». Si le décès n'a pas lieu sur le lieu du travail Prendre contact avec le BRH de proximité et le chef ou la cheffe du bureau de l'action médico-sociale et de la prévention en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour mettre en oeuvre un accompagnement adapté. Organiser une prise en charge psychologique pour les collègues de la victime qui souhaitent être accompagnés. Communiquer sur le sujet avec votre équipe. Ne pas hésiter, si besoin, à réorganiser l'espace de travail, avec l'équipe et à en parler ensemble si le besoin se fait sentir. #2 Accompagnement de la famille Se rapprocher du bureau des ressources humaines pour connaître la personne référente désignée pour communiquer avec la famille afin de faciliter les échanges. Le service social du ministère joue un rôle déterminant auprès de la famille afin de l'aider à : 9 entamer les démarches administratives ; 9 l'accompagner dans les décisions qu'elle devra prendre ; 9 faire face aux difficultés psychologiques liées au décès et plus particulièrement au suicide. Quelques bons réflexes Prévoir des fleurs pour les funérailles. Gérer la messagerie/téléphone assez rapidement. Ranger les affaires personnelles avec l'aide de collègues proches et dans un temps choisi collectivement. 108 54. AGIR FACE AU RISQUE SUICIDAIRE Comment agir En cas de crise suicidaire aigüe Contacter le 712. Ne jamais laisser l'agent ou l'agente seul/e, même pour alerter. Alerter l'autorité hiérarchique et le bureau des ressources humaines de proximité. ? Ne pas laisser rentrer au domicile seule une personne qui n'a pas été évaluée par un professionnel compétent. Si la personne refuse, il faut contacter le bureau des ressources humaines de proximité. En cas de manifestation ou d'expression à un tiers d'une intention de geste suicidaire : Ne jamais banaliser un comportement suicidaire. Afficher les coordonnées des personnes ressources. Saisir en urgence le bureau RH de proximité et le service médico-social (SG/DRH/CRHAC2). Pour aller plus loin u Formation sur le risque suicidaire (organisée une fois par an) @ 109 55. AGIR FACE À UNE TENTATIVE DE SUICIDE SUR LE LIEU DE TRAVAIL Après la survenue de l'évènement ou sa découverte Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après avoir été informé, vous devez : 1. Vous rendre sur place. 2. En informer le directeur et/ou ses adjoints. 3. Prendre les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 4. Prévenir l'assistant de prévention 5. Accueillir les services de secours. Le directeur, immédiatement après avoir été informé : 1. Informe sans délai la DRH. 2. Informe et mobilise sans délai : 9 Le BRH de proximité ; 9 l'assistant ou l'assistante de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le ou la médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur ou l'inspectrice santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT. 3. Informe la famille et lui propose une assistance sociale et administrative. 4. Se rend sur place. 5. Met en place avec les acteurs précités et, si nécessaire, un accompagnement, un soutien psychologique à destination des agents, propose à la famille et aux agents les services de l'assistant (e) de service social. Un tableau de suivi des actions à engager est établi à cette occasion. 6. Vous demande d'informer les agents du soutien psychologique mis en place, disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. #2 Dans les 48 h qui suivent le signalement Le directeur ou la directrice : 1. Se tient informé de l'évolution du ressenti des agents, de leur verbalisation des faits et de la gestion de leurs émotions. 2. Organise un retour par le BRH et le bureau DRH-CRHAC-2 sur l'évolution du ressenti des agents afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire. 110 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Crée dans le cadre du CHSCT-AC, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations, auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête . 2. Informe la famille de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf. annexe 3 de la fiche). 3. Monte une concertation interne associant le BRH, les acteurs précités, la hiérarchie directe de l'agent ou l'agente et la RH de proximité pour procéder à un bilan sur la prise en charge de l'événement. Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT et informe ce dernier de sa position au regard de l'imputabilité au service de l'acte. 2. Communique le rapport à la DRH, au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. Demande au médecin de prévention de recevoir l'agent ou l'agente au moment de la reprise. 5. S'assure auprès de la famille de son évolution psychologique et matérielle et de sa prise en compte de la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. Modalités d'information du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) ; 9 CMVOA ; 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines ; Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. État civil de l'agent ou de l'agente. 2. Situation familiale. 3. Fonctions exercées + grade + nom du service. 4. Caractérisation de la tentative (date, lieu, circonstances). 5. Actions mises en oeuvre pour le collectif de travail et la famille. 6. Adresse de la personne (parents ou conjoint) à qui adresser, le cas échéant, la lettre de condoléances. Pour aller plus loin u Documents utiles, toujours d'actualité et consultables sur l'intranet : u Document repère du 10 novembre 2009 : éléments de connaissance et d'approfondissement pour la prévention des risques suicidaires u Guide méthodologique de mars 2013 sur les procédures liées à la survenance d'accidents graves et mortels et de suicides @ 111 56. AGIR EN CAS DE SUICIDE SUR LE LIEU DU TRAVAIL Après la survenue de l'évènement Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après avoir été informé, vous devez : 1. En informer le directeur ou la directrice et/ou ses adjoints. 2. Prendre les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 3. Prévenir les assistants de prévention 4. Accueillir les services de secours. Le directeur ou la directrice, immédiatement après avoir été informé : 1.Informe sans délai la DRH (cf. annexe 1). 2. Informe et mobilise sans délai : 9 Le BRH de proximité ; 9 l'assistant ou l'assistante de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le ou la médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur ou l'inspectrice santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT. 3. Informe la famille (l'annonce du décès est faite par le SAMU ou l'OPJ) et lui propose une assistance sociale et administrative. 4. Se rend sur le site. 5. Met en place avec les acteurs précités et, si nécessaire, un accompagnement (cf. annexes), un soutien psychologique à destination des agents, propose à la famille et aux agents les services d'assistance du service social. Un tableau de suivi des actions à engager est établi à cette occasion. 6. Vous demande d'informer les agents du soutien psychologique mis en place, disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. #2 Dans les 48 h qui suivent le signalement Le directeur ou la directrice : 1. Se tient informé de l'évolution du ressenti des agents, de leur verbalisation des faits et de la gestion de leurs émotions. 2. Organise un retour par le BRH et le bureau DRH-CRHAC-2 sur l'évolution du ressenti des agents afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire. 112 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Crée dans le cadre du CHSCT-AC, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations, auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête . 2. Informe la famille de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf. annexe 3 de la fiche). 3. Monte une concertation interne associant le BRH, les acteurs précités, la hiérarchie directe de l'agent ou de l'agente et la RH de proximité pour procéder à un bilan sur la prise en charge de l'événement. 4. Composition cible : président du CHSCT-AC ou son représentant, 1 représentant de chaque organisation syndicale représentée au CHSCT, le MdP, l'AP-CP et l'assistant ou l'assistante de service social. Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT et informe ce dernier de sa position au regard de l'imputabilité au service de l'acte. 2. Communique le rapport en administration centrale au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. S'assure auprès de la famille de son évolution psychologique et matérielle et de sa prise en compte de la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. Modalités d'information du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) 9 CMVOA 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. État civil de l'agent 2. Situation familiale 3. Fonctions exercées + grade + nom du service 4. Caractérisation du décès (date, lieu, circonstances) 5. Actions mises en oeuvre pour le collectif de travail et la famille 6. Adresse de la personne (parents ou conjoint) à qui adresser, le cas échéant, la lettre de condoléances Pour aller plus loin u Documents utiles, toujours d'actualité et consultables sur l'intranet : u Document repère du 10 novembre 2009 : éléments de connaissance et d'approfondissement pour la prévention des risques suicidaires u Guide méthodologique de mars 2013 sur les procédures liées à la survenance d'accidents graves et mortels et de suicides @ 113 57. AGIR EN CAS DE SUICIDE HORS DU LIEU DE TRAVAIL Immédiatement après avoir été informé Le directeur ou la directrice, 1. Informe les services du SG 2. Informe les acteurs ressources institutionnels du service : 9 le BRH de proximité ; 9 l'assistant de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur(trice) santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT ; 9 le chef du bureau DRH-CRHAC-2. Au plus tard dans les 24 h qui suivent le signalement 1. Mobilise une cellule d'accompagnement (SG, AP-CP, MdP, assistante de service social...) pour définir et organiser, en fonction de la réaction de la communauté de travail, l'offre de service concernant le soutien psychologique à proposer au collectif de travail (entretien individuel/collectif, cellule d'écoute...) et l'assistance administrative et sociale pouvant être proposée à la famille. A cette occasion est mis en place un tableau de bord de suivi des actions. 2. Demande au bureau SG-DRH-CRHAC-2 d'informer le collectif de travail de la possibilité pour tous ceux qui le souhaitent de bénéficier d'un soutien psychologique. L'information pourra être relayée par vous. 3. Propose à la famille une assistance sociale et administrative. #2 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Si nécessaire, crée, dans le cadre du CHSCT, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête. 2. Informe la DRH (bureau PSPP1) de la décision de procéder ou non à une enquête. 3. Adresse un courrier de condoléances à la famille et l'informe de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf annexe 3 de la fiche). Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Le cas échéant, présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT. 2. Communique le rapport au SG au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. S'informe des suites données par la famille à la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. 114 58. AGIR FACE À UNE DEMANDE DE DROIT DE RETRAIT Pourquoi Le droit de retrait est un droit, et non une obligation. ? Les agents publics disposent d'un droit de retrait qui les autorise à quitter leur lieu de travail s'ils ont un motif raisonnable de penser qu'un danger grave et imminent menace directement leur vie ou leur santé. Conformément à la réglementation en vigueur, l'employeur doit prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Comment agir Définition de la notion de danger Le danger doit être : ? 9 grave, c'est-à-dire risquer de causer un accident ou une maladie entraînant la mort ou une incapacité permanente ou prolongée ; 9 imminent, c'est-à-dire pouvant se réaliser brusquement et dans un délai rapproché (exemple : un faux plafond prêt à s'effondrer dans les locaux) ; 9 le danger peut concerner une ou plusieurs personne. Procédure Quand il utilise son droit de retrait, l'agent doit immédiatement alerter son chef de service. Il peut aussi s'adresser aux représentants du personnel ou CHSCT. Il doit faire un signalement dans le registre spécial de santé et de sécurité au travail. Aucune sanction ou retenue sur rémunération ne peut lui être imposée s'il a utilisé son droit de retrait de manière légitime. L'agent a le droit d'arrêter de travailler sans l'accord de son employeur et, si nécessaire, de quitter son lieu de travail pour se mettre en sécurité. Il n'est pas tenu de reprendre son activité tant que le danger persiste. Le droit de retrait de l'agent dois s'exercer de telle manière qu'il ne crée pas pour autrui une nouvelle situation de danger grave et imminent. Votre rôle Informer votre hiérarchie. Informer le bureau des RH de proximité et le bureau SG-DRH-CRHAC-2. Le formulaire d'exercice de droit d'alerte et de retrait est en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Le registre spécial de santé et de sécurité au travail d'exercice du droit d'alerte et de retrait de l'administration centrale est consultable en Arche Paroi Sud - bureau 15N60. SG-DRH-CRHAC2 Unité sécurité prévention À l'attention des conseillers de prévention Arche Paroi Sud - 15N60 u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-registres-de-sante-et-de-securite-au-travail-r1456.html Pour aller plus loin @ Orienter les agents en difficulté Promouvoir la qualité de vie au travail ORIENTER LES AGENTS EN DIFFICULTÉS SOCIALE OU MÉDICALE u 59. Orienter un collaborateur ou une collaboratrice vers le service social #2 u 60. Les catégories de congés maladie et les obligations des agents u 61. Le temps partiel thérapeutique u 63. Le comité médical et la commission de réforme 118 Pourquoi ? 59. ORIENTER UN COLLABORATEUR OU UNE COLLABORATRICE VERS LE SERVICE SOCIAL Les agents de l'administration centrale peuvent, au cours de leur carrière, être confrontés à des difficultés personnelles, familiales, financières, de santé, de logement... qui sont susceptibles de rejaillir sur leur vie professionnelle. Il est mis à leur disposition un service social composé de travailleurs sociaux à leur écoute et soumis au secret professionnel. Comment agir Le rôle du service social ? Chargé d'apporter écoute, conseil, soutien et orientation, aux personnels en difficulté ou en interrogation, le service social assure un accompagnement individualisé. Les assistantes sociales sont appelées à rechercher avec les agents qui les sollicitent toutes les solutions susceptibles d'apporter une réponse et/ou une amélioration à leur situation. Les assistantes de service social proposent un accompagnement pour prévenir ou remédier aux difficultés individuelles ou collectives. Missions : 9 amélioration des conditions de vie au travail et de vie personnelle des agents ; 9 accompagnement au changement ; 9 prévention de la désinsertion professionnelle ; 9 prévention des risques psychosociaux. Votre rôle en qualité d'encadrant Lorsque vous apprenez qu'un de vos agents est confronté à des problèmes personnels ou familiaux, n'hésitez pas à l'informer sur l'existence d'un service social spécialisé des personnels de l'administration centrale. N'hésitez pas aussi à rassurer votre collaborateur quant à la confidentialité des échanges en lui rappelant que les assistantes sociales sont soumises au secret professionnel. Le service social est joignable par téléphone ou par courriel. L'assistant de service social est souvent interpellé trop tardivement, fréquemment lorsque la situation est déjà trop dégradée. Or l'accompagnement social qui repose sur une relation de confiance, s'inscrit dans la durée et la notion de temps est donc essentielle. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-assistantes-de-service-social-a475.html Pour aller plus loin @ 119 60. LES CATÉGORIES DE CONGÉS MALADIE ET LES OBLIGATIONS DES AGENTS Comment agir Jour de carence Les congés maladie Toutes les situations de congés maladie sont examinées par la commission de réforme. Ce dispositif consiste à ne pas rémunérer un agent le premier jour de congé lié à un arrêt maladie. ? Congé maladie ordinaire (CMO) pour les personnels titulaires et non-titulaires CMO inférieur à 6 mois Votre collaborateur doit vous signaler sans délai son absence et vous adresser un arrêt maladie. Cet arrêt sera envoyé au bureau des ressources humaines qui comptabilisera le nombre de jours de maladie ordinaire. Vous devez saisir cette absence dans Cottage. La procédure est identique pour les prolongations d'arrêt maladie. CMO de 6 mois épuisé La situation est examinée par le comité médical. Pour les agents titulaires, le temps passé en CMO compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). Le fonctionnaire perçoit son plein traitement tant que pendant la période de référence d'un an précédant chaque jour d'arrêt maladie il n'a pas bénéficié de 3 mois (ou 90 jours) de congé de maladie à plein traitement. Au delà de 90 jours, il passe à demi-traitement. #2 Congé longue maladie (CLM) pour les personnels titulaires Procédure à suivre par vos collaborateurs en CLM : 9 une demande de CLM doit vous être envoyée ; 9 la copie de cette demande et le certificat médical du médecin traitant sous pli confidentiel doivent être adressés au comité médical. Pour les agents titulaires, le temps passé en CLM compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). La durée maximale est de trois ans : 9 1ère année rémunérée à plein traitement 9 2 années suivantes rémunérées à demi traitement. Si l'état de santé de votre collaborateur ou de votre collaboratrice ne lui permet pas de reprendre ses fonctions, trois solutions lui sont proposées : 9 le reclassement dans un autre emploi ; 9 la mise en disponibilité d'office pour maladie avec demande d'une assurance d'invalidité temporaire ; 9 la retraite pour invalidité. 120 Congé longue durée (CLD) pour les personnels titulaires La procédure à suivre est la même que pour le Congé de Longue Maladie. Pour les agents titulaires, le temps passé en CLD compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). La durée maximale du CLD est de 5 ans au cours de la carrière, au titre de chaque groupe de maladie : 9 3 ans à plein traitement ; 9 2 ans à demi traitement. Congé grave maladie (CGM) pour les personnels non-titulaires Procédure à suivre par vos collaborateurs en CGM : 9 une demande de CGM doit vous êtes envoyée ; 9 la copie de cette demande et le certificat médical du médecin traitant au Comité Médical. Les maladies professionnelles Si votre collaborateur ou votre collaboratrice contracte une maladie professionnelle répertoriée dans les tableaux des maladies professionnelles du code de la Sécurité Sociale, il doit prendre contact avec le responsable du pôle au sein du bureau SG-DRH-CRHAC-2 1 66 35 qui assure la gestion des dossiers en la matière. Les obligations d'un agent qui cesse ses fonctions pour raisons de santé L'agent doit, dès son arrêt : 9 aviser son supérieur hiérarchique direct ; 9 envoyer le volet 3 de l'avis d'arrêt de travail dans les 48 h pour justifier son absence, aussi courte soit-elle, et conserver le volet 1 pour le présenter en cas de contrôle. Ce certificat doit mentionner les coordonnées précises de l'endroit où l'agent peut être contrôlé, sans oublier le code d'accès ; 9 prévenir immédiatement son service, en cas de prolongation, et adresser le nouvel avis d'arrêt de travail dans les 48 h suivant la fin de l'arrêt précédent ; 9 respecter les heures de sortie inscrites sur l'arrêt de travail ; 9 informer son service de tout changement d'adresse, même temporaire, pour permettre un éventuel contrôle médical. 9 se soumettre aux visites de contrôle diligentées par l'administration. 9 Au dela de 6 mois de CMO, demander à nouveau l'autorisation auprès du comité médical. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-conges-maladie-r726.html Pour aller plus loin @ 121 61. LE TEMPS PARTIEL THÉRAPEUTIQUE Qu'est-ce que le temps partiel thérapeutique ? Le temps partiel thérapeutique peut être accordé : 9 soit parce que la reprise des fonctions à temps partiel est reconnue comme étant de nature à favoriser l'amélioration de l'état de santé de l'intéressé ; 9 soit parce que l'intéressé doit faire l'objet d'une rééducation ou d'une réadaptation professionnelle. La demande d'autorisation de travailler à temps partiel pour raison thérapeutique est présentée par le fonctionnaire, accompagnée d'un certificat médical établi par son médecin traitant. Elle est accordée après avis favorable concordant du médecin agréé par l'administration. Lorsque les avis du médecin traitant et du médecin agréé ne sont pas concordants, le comité médical compétent ou la commission de réforme compétente est saisi. Qui peut en bénéficier ? Les agents titulaires et stagiaires 9 après un congé maladie de six mois consécutifs ; 9 après un congé de longue maladie ou un congé de longue durée, pour 3 mois renouvelables, dans la limite d'un an par maladie ayant ouvert droit au congé ; 9 après un congé pour accident de service pour une durée maximale de six mois renouvelables une fois ; 9 l'agent perçoit l'intégralité de son traitement. Les agents non-titulaires Après un accident du travail ou un congé de grave maladie pour une durée d'un an. L'agent perçoit 50 % des éléments fixes de son traitement ainsi que les indemnités journalières de la Sécurité sociale. #2 Quelques bons réflexes Adapter la charge de travail. Faire le point régulièrement avec l'agent sur son poste. Vérifier que les consignes médicales sont respectées (ne pas soulever de charges trop lourdes...). Travailler en lien avec votre bureau RH de proximité et les acteurs de la prévention de CRHAC-2. 122 62. LE COMITÉ MÉDICAL ET LA COMMISSION DE RÉFORME Le comité médical et la commission de réforme sont des instances consultatives chargées de donner des avis sur les questions médicales concernant les fonctionnaires et les personnels non titulaires. Le comité médical Le comité médical traite les demandes de congés de longue maladie (CLM), congés de longues durée (CLD), pour les agents titulaires. Les dossiers sont transmis au comité médical qui les instruit et les présente devant une commission. Missions Le comité médical est obligatoirement consulté sur : 9 la prolongation des congés de maladie ordinaire au-delà de 6 mois consécutifs ; 9 l'attribution et le renouvellement des congés de longue maladie (CLM) et de longue durée (CLD) ; 9 la réintégration après 12 mois consécutifs de congé de maladie ordinaire ou à l'issue d'un CLM ou d'un CLD ; 9 l'aménagement des conditions de travail d'un fonctionnaire après congé de maladie ou disponibilité d'office ; 9 la mise en disponibilité d'office pour raison de santé et son renouvellement ; 9 le reclassement d'un fonctionnaire dans un autre emploi à la suite d'une altération de son état physique. La commission de réforme Missions La commission de réforme est notamment consultée sur : 9 l'imputabilité au service de la maladie ou de l'accident à l'origine d'un congé de maladie ordinaire, d'un CLM ou d'un CLD sauf si l'administration reconnaît d'emblée cette imputabilité ; 9 la situation du fonctionnaire à la fin de la dernière période d'un CLM ou d'un CLD lorsque le comité médical a présumé le fonctionnaire définitivement inapte lors du dernier renouvellement de son congé ; 9 la reconnaissance et la détermination du taux de l'invalidité temporaire ouvrant droit au bénéfice de l'allocation d'invalidité temporaire ; 9 le dernier renouvellement d'une disponibilité d'office pour raison de santé. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-conges-maladie-r726.html Pour aller plus loin @ Accompagner la carrière des agents de son équipe Outils possibles LES OUTILS POSSIBLES u 63. L'entretien et le bilan de carrière u 64. Le bilan de compétences u 65. La validation de l'acquis de l'expérience (VAE) u 66. La rencontre avec un ou une conseiller(e) mobilité carrière/chargé(e) de mission des corps #3 u 67. Demander une formation individuelle extérieure u 68. Le compte personnel de formation u 69. Le congé de formation professionelle u 70. La préparation aux examens et concours 126 63. L'ENTRETIEN ET LE BILAN DE CARRIÈRE Présentation de l'entretien de carrière et du bilan de carrière L'entretien et le bilan de carrière constituent un droit, à disposition de tous les agents, de faire le point sur leur carrière, leurs compétences, leur potentiel, pour accompagner leur parcours professionnel. Il est possible de bénéficier d'un entretien, à des moments clefs de sa carrière : 9 après environ 5 ans ou une première expérience dans l'administration pour l'entretien de carrière ; 9 après environ 15 ans de service pour le bilan de carrière. Les éléments issus de ces entretiens permettent également à l'administration de développer une meilleure gestion des ressources humaines dans un contexte d'évolution des missions, services et métiers du ministère. Description des dispositifs L'entretien de carrière est un moment de conseil et d'orientation professionnelle, il aide l'agent à : 9 clarifier et hiérarchiser ses aspirations ; 9 à définir son projet professionnel à court terme ; 9 à mettre en oeuvre son projet professionnel en dressant un panorama des perspectives professionnelles envisageables à horizon de 2 à 5 ans. Le bilan de carrière offre à l'agent un outil d'analyse plus approfondi sur sa situation professionnelle et une occasion de réflexion sur son déroulement de carrière : 9 permet d'aborder une nouvelle étape du parcours professionnel ; 9 donne lieu à un diagnostic personnalisé de ses acquis et à une analyse de son profil professionnel et de ses potentialités. Un compte rendu en deux parties (parcours professionnel et conseils liés au parcours professionnel) est rédigé, par la personne chargée de conduire l'entretien. Ce compte rendu est versé au dossier administratif de l'agent, si l'agent le demande, ce qui permet d'enrichir les données de gestion prévisionnelle des ressources humaines (GPRH). Ces entretiens reposent sur une relation de confiance entre l'agent et le chargé d'entretien. Ils sont régis par une charte de déontologie à respecter par le chargé d'entretien : écoute active et bienveillante, confidentialité, neutralité, transparence et objectivité. 127 Le rôle des acteurs L'agent ou l'agente Acteur de son parcours, il peut solliciter un entretien ou un bilan de carrière. La chaîne hiérarchique La direction des ressources humaines Le ou la conseiller/e mobilité carrière (CMC) Il ou elle conduit le bilan de carrière et éventuellement l'entretien de carrière par délégation du chef ou de la cheffe de service. Elle doit être informée Elle a un rôle d'informadu souhait de l'agent ou tion et d'organisation du de l'agente de bénéficier dispositif. d'un tel entretien. Elle a un rôle d'information, un rôle incitatif et prescripteur. Toutefois, l'entretien doit être basé sur le volontariat. Les entretiens et bilans de carrière ne relèvent pas du supérieur hiérarchique direct. Ils sont distincts des entretiens professionnels et de formation. Exemples de situations professionnelles L'entretien et le bilan de carrière sont particulièrement adaptés dans les situations suivantes : 9 valoriser son parcours professionnel ; 9 faire le point sur son parcours ; 9 construire son projet professionnel. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 128 64. LE BILAN DE COMPÉTENCES Qu'est-ce que le bilan de compétences? Le bilan de compétences permet aux agents de faire le point, en cours de carrière, sur leurs parcours personnel et professionnel et de faire la synthèse des acquis afin d'élaborer un projet professionnel et réaliste. Un agent ne peut prétendre à un autre bilan de compétences que cinq ans au moins avant le précédent. Le bilan de compétences peut être proposé aux agents titulaires et non-titulaires. Comment bénéficier d'un bilan de compétences ? Tout agent qui souhaite bénéficier d'un bilan de compétences doit en faire la demande à son supérieur hiérarchique et prendre contact : 9 dans les directions techniques : avec le référent formation du bureau de ressources humaines de proximité ; 9 au secrétariat général : avec le bureau SG-DRH-CRHAC-3 par un courriel à la boite fonctionnelle du bureau CRHAC-3 Cette demande donne lieu à un rendez-vous avec le conseiller mobilité carrière (CMC) qui évalue l'opportunité de mener un bilan. Si le budget le permet, si l'avis du CMC est conforme et que la hiérarchie directe accepte l'absence de 24 heures, le bureau SG-DRH-CRHAC 3, ou le responsable formation de la direction générale, inscrira l'agent auprès d'un organisme spécialisé, agréé avec lequel il a signé une convention. Sa mise en oeuvre fera l'objet d'une convention tripartite entre l'agent bénéficiaire, le centre de formation et le prestataire. Comment se déroule un bilan de compétences ? Il se déroule en trois étapes : 9 un premier entretien d'analyse des besoins, avec le chargé de bilan permet de confirmer l'engagement du bénéficiaire et de préciser ses objectifs. Il permet également à l'agent de découvrir comment va se dérouler son bilan et quelles méthodes seront mises en oeuvre (recherches d'informations, tests et questionnaires) ; 9 une phase d'investigation est alors initiée pour permettre au bénéficiaire d'analyser ses motivations et intérêts professionnels ; 9 la synthèse individuelle permet au bénéficiaire de prendre connaissance des résultats détaillés de la phase d'investigation, d'identifier les facteurs susceptibles de favoriser son projet professionnel et de prévoir les principales étapes de sa mise en oeuvre. Autant d'éléments consolidés dans un document de synthèse remis au bénéficiaire. Les informations recueillies par l'agent dans ce document demeurent strictement confidentielles sauf si l'intéressé donne son accord pour une transmission à son administration de rattachement. Seul le calendrier du bilan de compétences peut être communiqué à sa hiérarchie ou à l'administration sans son accord. Le bilan de compétences se déroule sur le temps de travail de l'agent ou de l'agente. 129 Quels sont les autres « formules » qui permettent de faire le point sur ses compétences ? L'entretien professionnel Il est mené par le N+1 annuellement. C'est un outil d'évaluation, de management. (voir fiche) L'entretien de carrière Il aide l'agent ou l'agente à clarifier ses aspirations, à définir son projet professionnel à court terme, et les moyens à mettre en oeuvre. Il est réalisé par un conseiller mobilité carrière. Le bilan de carrière Il est déjà une première étape souvent suffisante pour l'agent car il offre à un agent expérimenté un outil d'analyse plus approfondi sur son parcours professionnel, ses compétences et ses perspectives de carrière. Il est réalisé de préférence après une période d'environ quinze années de fonction. Le bilan de carrière est conduit par un conseiller ou une conseillère en évolution professionnelle. Les entretiens thématiques Ils portent principalement sur : 9 la valorisation du parcours professionnel ; 9 le diagnostic de compétences ; 9 l'aide à la recherche de poste ; 9 l'adéquation profil/poste ; 9 l'aide à la rédaction de CV, lettre de motivation ; 9 la préparation aux entretiens de recrutement ; 9 la FPTLV : congé formation, VAE, formation universitaire, CPF ; 9 l'élaboration d'un plan de professionnalisation ; 9 etc. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 130 65. LA VALIDATION DE L'ACQUIS DE L'EXPÉRIENCE (VAE) Qu'est que la valorisation des acquis de l'expérience ? La VAE est un dispositif permettant une reconnaissance officielle de l'expérience, qu'elle soit professionnelle, associative ou bénévole, en vue d'obtenir un diplôme ou un titre professionnel. Cette expérience est validée par un jury extérieur qui délivre alors un diplôme ou une des certifications enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Les motivations de l'agent ou de l'agente peuvent être diverses : 9 valoriser son parcours professionnel ; 9 évoluer dans son parcours professionnel ; 9 se présenter à un concours pour lequel un niveau de diplôme est exigé. La VAE relève d'une démarche volontaire de la part de l'agent ou de l'agente. Pour être recevable auprès de l'organisme certificateur, l'agent doit pouvoir justifier d'au moins trois années d'expérience professionnelle (continues ou discontinues) en lien avec le diplôme ou le titre professionnel visé. ATTENTION : quel que soit son niveau, le diplôme ainsi obtenu ne donne pas un accès de droit au grade supérieur ni à un autre corps. Pour y accéder, les agents doivent se présenter au concours ou à l'examen professionnel correspondant. Comment accompagner cette demande ? Vous devez inviter l'agent à formaliser son projet et vous assurer de sa motivation compte tenu de l'implication personnelle qu'une VAE réclame. Les demandes de VAE doivent ensuite être adressées au bureau de la formation des agents de l'administration centrale (pour les agents du SG) ou au référent formation des bureaux de ressources humaines de proximité. Comment se financent les VAE ? Les demandes de VAE sans lien avec l'environnement professionnel de l'agent (métier exercé ou démarche de mobilité interne) sont dites « individuelles ». Le financement de leur accompagnement peut être soit à la charge de l'agent soit exceptionnellement pris en charge par l'administration. Il s'agit d'une demande individuelle qui, pour être examinée, nécessite les informations suivantes : 9 lettre argumentée motivant la demande ; 9 motivation de la demande de prise en charge financière ; 9 devis de l'organisme accompagnant l'agent pour sa VAE (université pour un master ou Greta pour un BTS par exemple) ; 9 calendrier de formation ; 9 modalités de gestion ; 9 avis du supérieur hiérarchique ; 9 curriculum vitae de l'agent ou de l'agente désireux de bénéficier d'une prise en charge de sa VAE pour examen de la cohérence du projet. 131 Modalité d'accompagnement de l'agent ou de l'agente L'agent ou l'agente dispose de 24 h de congés de VAE qui peuvent être réparties sur une période de plusieurs mois. D'autres outils peuvent éventuellement être utilisés pour accompagner la formation préalable (compte personnel de formation). #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 132 66. LA RENCONTRE AVEC UN(E) CONSEILLER(E) MOBILITÉ CARRIERE / CHARGÉ(E) DE MISSIONS DES CORPS Il existe au sein du ministère des professionnels du conseil qui sont là pour aider l'ensemble des agents à construire leur parcours professionnel. Au sein de l'administration centrale il existe des chargé(e)s de missions de corps pour les agents ou agentes de catégorie A+, A et B et une conseillère mobilité carrière pour les agents de catégorie C. D'autres conseillers mobilité carrière sont aussi à l'écoute des agents au CVRH de Paris. Le conseiller ou la conseillère en mobilité carrière (CMC) Son rôle Conseil aux agents : le conseiller ou la conseillère mobilité carrière est chargé(e) d'accompagner et d'apporter un conseil personnalisé. Il ou elle contribue à la valorisation des compétences. Il ou elle répond à différentes demandes : 9 point sur le parcours professionnel ; 9 conseil de carrière ; 9 diagnostic de compétences ; 9 aide à la recherche de poste ; 9 en entretien de professionnalisation, entretien préalable à une promotion. L'entretien avec un ou une CMC est issu d'une démarche individuelle, fondée sur le volontariat mais peut être aussi proposé par le service. Le ou la CMC est soumis à une charte de déontologie qui prévoit que les conclusions d'entretien peuvent être formalisées par un compte-rendu, dont le contenu et la diffusion sont validés par l'intéressé, notamment pour les entretiens et les bilans de carrière. Les chargés de missions des corps pour les agents de catégorie A+, A et B ou chargés de mission d'encadrement Les chargés de mission d'encadrement, plus communément appelés chargé(e) de mission de corps, accompagnent les agents dans la construction de leur parcours professionnel. Ils sont placés au sein de la Mission de suivi personnalisé et des parcours professionnels de la DRH. Leurs rôles La gestion individuelle des carrières : 9 les chargés de mission d'encadrement accompagnent les agents lors des étapes clé de leur parcours professionnel (mobilités, promotions,..) en complémentarité avec les CMC des CVRH ; 9 ils accompagnent les agents lors de situations spécifiques (réintégration, titularisation, etc.). La gestion collective des carrières : 9 les chargés de mission d'encadrement participent à l'élaboration de la politique de gestion et de promotion des agents. Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr u Pour rencontrer votre chargé de mission de corps : http://intra.sg.i2/qui-fait-quoi-a-la-drh-a5717.html 133 67. DEMANDER UNE FORMATION INDIVIDUELLE EXTÉRIEURE Dans quel cas demander une formation extérieure ? Lorsque vous avez besoin, pour vous ou pour un collaborateur ou collaboratrice, dans le cadre des missions exercées, d'une formation qui n'est pas prévue par le plan de formation de votre direction technique ou du bureau de la formation des agents en administration centrale. Au préalable, il faut vérifier que cette formation ne soit pas proposée au niveau ministériel (OUPS et IFORE) Ensuite, le besoin doit être validé par vous ou par votre propre hiérarchie dans le cadre du développement des compétences sur le poste occupé. Enfin, le service formation doit disposer des crédits suffisants pour financer votre demande. Procédure à suivre : 9 pour les agents du SG : le bulletin de demande de formation individuelle extérieure (format odt - 348.6 ko - 06/11/2017) est à retourner à Sylvie GUIHARD accompagné de 3 devis au moins un mois avant le début de la formation demandée APRES validation de votre référent RH de proximité ; 9 pour les directions techniques d'administration centrale : la demande de formation individuelle extérieure sera traitée par le référent formation dans les bureaux RH de proximité. #3 134 68. LE COMPTE PERSONNEL DE FORMATION Déjà en vigueur depuis le 1er janvier 2015 dans le secteur privé, le compte personnel de formation (CPF) est effectif depuis le 1er janvier 2017 dans les trois fonctions publiques. Il remplace le droit individuel à la formation (DIF). Le CPF est un droit pour tous les agents (titulaires ou non titulaires y compris les vacataires et apprentis à la fin de leur période d'apprentissage). Le CPF ne peut être mobilisé pour une demande de formation relative à une adaptation immédiate au poste ou une formation statutaire. Les droits acquis au titre du droit individuel à la formation (DIF) par les agents publics ayant plus de 6 ans d'ancienneté sont convertis en droits CPF. Le compte est alimenté chaque année de 24 heures jusqu'à 120 heures, puis de 12 heures par an dans la limite de 150 heures. Un crédit d'heures CPF non encore acquis peut, sous certaines conditions, être mobilisé par anticipation. Le CPF est mobilisable uniquement à l'initiative de l'agent ou de l'agente avec accord de sa hiérarchie. Il peut être sollicité pour toute formation qui s'inscrit dans le cadre d'un projet d'évolution professionnelle : 9 pour une mobilité ; 9 pour une promotion ; 9 pour une reconversion professionnelle. Le CPF permet à l'agent ou l'agente de se former en priorité sur le plan national de formation (formations proposées en interne dans nos ministères) mais également de bénéficier de formations organisées par d'autres acteurs publics ou organismes privés. Le financement de la formation est assuré par l'administration. Un refus de l'employeur peut être motivé au regard des trois critères suivants : la nature, le calendrier ou le financement de la formation. Après trois refus successifs sur une même demande, l'avis de la CAP est requis. Demande de mobilisation du CPF (format pdf - 76.4 ko - 12/03/2018) Pour bénéficier d'informations sur la mobilisation du CPF : u Pour les agents du SG, écrire un courriel à sylvie.guihard@developpement-durable.gouv.fr Vos contacts u Pour les agents des directions techniques : prendre contact avec le référent formation du bureau RH de proximité. 135 69. LE CONGÉ DE FORMATION PROFESSIONNELLE Qu'est ce que c'est ? Le congé de formation professionnelle (CFP), permet aux agents de parfaire leur formation personnelle par le biais de stages de formation à caractère professionnel ou personnel qui ne leur sont pas proposés par l'administration. L'agent ou l'agente bénéficie, pendant la première année, d'une indemnité mensuelle forfaitaire égale à 85 % du traitement brut et de l'indemnité de résidence afférents à l'indice détenu au moment de sa mise en congé qui ne peut dépasser l'indice brut 650 d'un agent en fonction à Paris. Attention, le congé de formation professionnelle est une position normale d'activité : l'agent ne peut donc pas être remplacé sur son poste pendant la durée de son congé, sauf exception. Pour qui ? Le fonctionnaire doit avoir accompli au moins 3 ans ou l'équivalent de 3 années de services effectifs dans l'administration (y compris en qualité de stagiaire). Les services effectifs sont les services réellement accomplis en activité ou en détachement auprès d'une administration de l'État, d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public de l'État. Les services à temps partiel sont assimilés à des périodes à temps plein. Tout agent qui n'a pas bénéficié d'une autorisation d'absence pour participer à une action de formation pour préparer un concours administratif, un examen professionnel ou une autre procédure de sélection dans les 12 mois qui suivent la fin de l'action formation. Combien de temps ? La durée maximale du congé est de trois années sur l'ensemble de la carrière. Le congé peut être utilisé en une seule fois ou réparti tout au long de la carrière de l'agent (la durée est fractionnable en semaines, journées ou demi-journées). À la fin de chaque mois, l'agent doit remettre à l'administration une attestation de présence effective au stage. En cas d'absence sans motif valable, le congé de formation professionnelle prend fin et l'agent est tenu de rembourser les indemnités qu'il a perçues. Comment ? La demande de congé de formation doit être formulée 90 jours au moins avant la date à laquelle commence la formation. Il faut donc écrire à son chef ou sa cheffe de service avec copie au bureau RH de proximité (pour les directions techniques) et au bureau de la formation des agents en administration centrale pour le SG. Cette demande doit préciser la date, la nature de la formation, sa durée et le nom de l'organisme qui la dispense. Le chef de service doit faire connaître à l'agent son accord ou les motifs du rejet ou du report de sa demande dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande. L'agent ou l'agente s'engage à rester au service d'une des administrations pendant une période dont la durée est égale au triple de celle pendant laquelle il a perçu l'indemnité mensuelle forfaitaire et en cas de rupture de l'engagement, à rembourser le montant de cette indemnité à concurrence de la durée de service non effectuée. L'administration de l'agent ou de l'agente peut le dispenser de respecter cette obligation de servir (par exemple, lorsque le congé de formation professionnelle vise une reconversion professionnelle), après avis de la CAP. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 136 70. LA PRÉPARATION AUX EXAMENS ET CONCOURS Le bureau de la formation des agents en administration centrale SG-DRH-CRHAC-3 organise pour chaque concours une formation dite « préparation aux examens et concours » (PEC). Si la formation n'est pas proposée par CRHAC-3, elle le sera par le centre de valorisation des ressources humaines de Paris (corps techniques). Vous avez droit à 5 jours de décharge de droit pour participer aux formations. Au-delà de 5 jours de formation, le compte personnel de formation (CPF) devra être mobilisé. Une formation « PEC » type se compose : 9 2 jours de méthodologie pour l'écrit + 0,5 jour de correction de corrigé ; 9 1 jour de préparation au dossier de reconnaissance des acquis de l'expérience ; 9 2 jours de préparation à l'oral. Il est également possible d'utiliser jusqu'à 5 jours de temps de préparation personnelle (sous réserve d'une inscription à un concours) à mobiliser sur le compte épargne temps ou à défaut sur le compte personnel de formation. Vous bénéficiez d'une autorisation spéciale d'absence égale à la durée de l'épreuve augmentée de la durée de trajet. Cette autorisation est de droit pour un concours ou examen professionnel par an puis au délà à la discrétion de votre supérieur hiérarchique. Cette autorisation est accordée sur production de justificatifs attestant de votre présence au concours ou examen professionnel (annexe 8 de la circulaire ministérielle du 8 mars 2012 relative à la mise en oeuvre tout au long de la vie des services du MEDDTL). Pour aller plus loin u Guide pratique de management des compétences @ Accompagner la carrière des agents de son équipe Encadrant : échelon essentiel L'ENCADRANT, ÉCHELON ESSENTIEL DANS LE PARCOURS DE L'AGENT OU DE L'AGENTE u 71. Rédiger un rapport de titularisation, de prorogation de stage ou de refus de titularisation u 72. Rédiger un PM 104 #3 u 73. Promouvoir un agent ou une agente 140 71. RÉDIGER UN RAPPORT DE TITULARISATION, DE PROROGATION DE STAGE OU DE REFUS DE TITULARISATION Pourquoi ? La titularisation d'un agent ou d'une agente devient définitive à l'issue d'un stage dont la durée est précisée dans le statut particulier de chaque corps. Cette période probatoire, au cours de laquelle est vérifiée son aptitude à exercer, dure en général un an. Elle est très importante, tant pour l'agent ou l'agente que pour l'administration. Elle entérine la capacité de l'agent à remplir les fonctions qui lui sont confiées de manière satisfaisante et durable. S'agissant d'un acte important et qui n'a pas de caractère automatique, il engage l'administration pour l'avenir. Le rapport de fin de stage que vous devez rédiger en tant qu'encadrant ou encadrante est donc déterminant. Accompagner le ou la stagiaire L'agent ou agente stagiaire doit être accompagné(e) et formé(e), car il ou elle doit prouver pendant cette année de stage qu'il ou elle est apte à exercer les fonctions pour lesquelles il a été recruté. Il convient donc de : 9 planifier des entretiens réguliers avec le ou la stagiaire, et de formaliser le cas échéant son évaluation (rapport à mi-parcours) qui doit être porté à sa connaissance ; 9 aider le ou la stagiaire à améliorer sa manière de servir en lui apportant des conseils et en lui fixant des échéances précises. Rédiger le rapport de stage Le rapport de stage est essentiel pour la titularisation. Il convient d'éviter les impressions générales au profit d'indications précises et factuelles, surtout en cas d'avis défavorable. Ce rapport doit : 9 évaluer les capacités du stagiaire à exercer les fonctions qui lui ont été confiées ; 9 mettre en valeur toutes les actions entreprises ; 9 permettre d'en tirer les conséquences sur l'aptitude de l'agent ou de l'agente à la titularisation ; 9 permettre de vous prononcer sur la titularisation ; 9 Une fois le rapport rédigé, une copie devra être communiquée à l'agent ou l'agente. 141 Se positionner Trois cas de figure se présentent : la titularisation, la prorogation du stage ou le refus de titularisation : La titularisation Si l'agent ou l'agente a démontré sa capacité à exercer les missions qui lui ont été confiées, vous devez vous prononcer clairement en faveur de sa titularisation. La prorogation Vous pouvez demander un renouvellement de stage (avec l'accord de votre hiérarchie) lorsque l'agent ou l'agente : 9 vous paraît pouvoir acquérir à plus long terme les capacités nécessaires ; 9 n'a pas donné pleinement satisfaction dans votre service ; 9 n'a absolument pas acquis les compétences attendues. Le refus de titularisation Un refus de titularisation est envisageable quand l'agent ou l'agente vous paraît totalement inadapté à ses fonctions. Le refus doit être fondé sur l'insuffisance professionnelle et ne peut sanctionner : 9 des absences régulières : maladie, accident, maternité, congé parental, travail à temps partiel, congé sans traitement, etc. ; 9 des faits d'indiscipline graves : détournement de fonds, voie de fait ou vol entraînant la saisine de la commission de discipline. Procédure à suivre en cas de refus : 9 parlez-en à votre hiérarchie ; 9 parlez-en à l'agent ou à l'agente concerné(e) ; 9 présentez lui les pièces justificatives (fiches d'évaluation, rapport) ; 9 informez l'agent ou l'agente des recours possibles ; 9 si l'avis défavorable est maintenu, le dossier de l'intéressé est soumis à la commission administrative paritaire (CAP) compétente ; 9 la CAP émet un avis sur la titularisation ou le refus de titularisation (prorogation de stage, fin de stage) envisagé par l'administration ; 9 il appartient à l'autorité administrative compétente de prononcer l'une de ces mesures ; 9 les agents non retenus mais titulaires dans un autre corps réintègrent leur corps d'origine. #3 Quelques bons réflexes Restez objectif. N'hésitez pas à demander un avis à votre hiérarchie. Rapprochez-vous de la direction des ressources humaines pour le respect du calendrier. 142 72. RÉDIGER UN PM 104 Tout agent ou agente candidat à un changement d'affectation renseigne un imprimé PM 104 pour exprimer officiellement sa candidature au titre d'une liste de postes vacants ou susceptibles d'être vacants établie soit au niveau local, soit au niveau national. L'imprimé est composé de trois parties respectivement réservées au candidat à la mutation, au directeur ou directrice du service d'origine et au directeur ou directrice du service d'accueil. Dans le cas d'une mutation interne ou concernant un corps à gestion déconcentrée, les avis sont portés par les autorités hiérarchiques compétentes du service d'origine et du service d'accueil. L'imprimé PM104 ainsi que le questionnaire relatif au rapprochement de conjoint, concubin et PACS sont disponibles sur l'intranet de la DRH à l'adresse : http://intra.rh.sg.i2/rubrique.php3?id_rubrique=15 Les différentes rubriques de l'imprimé PM 104 Partie réservée au candidat ou candidate à la mutation L'agent ou agente renseigne les quatre premières rubriques : 9 précise son identité et sa situation professionnelle actuelle ; 9 indique par ordre de préférence, le ou les postes qu'il choisit en les identifiant par leur code et par leur intitulé tels qu'ils figurent sur la liste des postes vacants au titre de laquelle le PM 104 se réfère ; 9 motive son choix dans la rubrique « commentaire » ; 9 coche dans la rubrique «motif particulier» les éléments d'information suivants en vue d'éclairer l'avis de la CAP : · · · · · réintégration dans le service : après détachement, congé de longue durée, congé parental, disponibilité ; raison familiale : à préciser dans le commentaire et joindre le cas échéant des pièces justificatives ; suppression de poste : à signaler en cas de changement de poste à la suite d'une suppression de poste ; raison médicale : dans ce cas, un certificat médical est à fournir ; rapprochement de conjoint, concubin, PACS : le formulaire « mutation pour rapprochement de conjoint, concubin, PACS » est dans ce cas à renseigner et à joindre au PM 104. Demande conjointe : à renseigner lorsque le ou la conjoint(e), concubin(e) ou PACS, et agent ou agente du ministère, a établi également un PM 104. Le candidat ou candidate à la mutation indique son affectation actuelle, date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. Partie réservée au directeur ou directrice du service d'origine Le directeur ou directrice du service d'origine : 9 mentionne son avis motivé au regard des éléments d'appréciation qui lui sont fournis par le bureau chargé du personnel et par l'autorité hiérarchique dont relève l'agent ; 9 l'avis « favorable » ou « défavorable » est signalé en cochant la case correspondante ; 9 l'avis défavorable est obligatoirement argumenté lorsque celui-ci déroge aux règles usuelles de gestion concernant la durée dans le poste. Le directeur ou directrice du service d'origine (ou le/la chef(fe) du service dont relève l'agent(e)) date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. 143 Zone réservée au directeur du service d'accueil Le directeur ou directrice du service d'accueil : 9 mentionne son avis motivé au regard des éléments d'appréciation qui lui sont notamment fournis par l'autorité hiérarchique du poste à pouvoir après entretien personnalisé avec le candidat ou la candidate, le cas échéant ; 9 l'avis « favorable » ou « défavorable » est signalé en cochant la case correspondante, et doit être obligatoirement motivé. Un numéro de classement est attribué par le chef ou cheffe du service d'accueil lorsque plusieurs candidatures sont enregistrées. Le directeur ou directrice du service d'accueil (ou le/la chef(fe) du service dans le cas d'une mutation interne) date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. Le suivi de l'imprimé PM 104 Transmission par la voie hiérarchique de l'imprimé PM 104 renseigné par le candidat ou la candidate au bureau RH de proximité. Le bureau des ressources humaines vérifie la recevabilité de la demande, renseigne le numéro de matricule de l'agent ou de l'agente. Le bureau des ressources humaines fait remplir la partie réservée au directeur ou directrice du service d'origine. Le bureau des ressources humaines transmet sans délai l'original du document au bureau de gestion concerné. Le bureau des ressources humaines du service demandé fait remplir la partie réservée au directeur ou directrice du service d'accueil et adresse le document ainsi complété au bureau de gestion compétent. #3 144 73. PROMOUVOIR UN AGENT OU UNE AGENTE La loi 84-16 du 11/01/1984 portant dispositions statutaires relatives à la FPE organise les modalités de promotion interne, par voie de concours professionnel, examen professionnel et liste d'aptitude. Il existe différentes mesures d'avancement : 9 l'avancement de grade, qui permet de passer d'un grade à un autre au sein d'un même corps, à la suite d'un concours, d'un examen professionnel ou d'une inscription sur un tableau d'avancement annuel (promotion au choix) ; 9 la promotion de corps, qui permet d'intégrer un corps de niveau supérieur (passage de catégorie C à B, par exemple) ; 9 la nomination dans un emploi fonctionnel, correspondant à certains postes spécifiques avec des responsabilités d'encadrement, de direction, de conseil, d'expertise ou de conduite de projet. L'avancement de grade Chaque statut particulier fixe les conditions à remplir (ancienneté, formations suivies, exercice préalable de fonctions correspondant à un niveau de responsabilité, etc). L'avancement de grade peut s'effectuer par : 9 avancement au choix par inscription sur tableau d'avancement : au regard de la valeur professionnelle des agents, proposition par l'autorité hiérarchique compétente ; 9 l'avancement par tableau d'avancement après examen professionnel : suite à un examen professionnel, les agents reçus sont inscrits sur un tableau d'avancement validé en CAP. L'avancement de grade se traduit par une augmentation de traitement indiciaire, de traitement indemnitaire (le cas échéant) et par l'accès à des fonctions et responsabilités supérieures. L'avancement de grade est lié à un taux « pro-pro », à savoir que le nombre de promus est proportionnel au nombre de promouvables (agents remplissant les conditions fixées). Chaque administration fixe un taux pro-pro pour chaque grade de chaque corps. Ce taux est fixé par arrêté pris après avis de la direction du budget et de la direction générale de l'administration et de la fonction publique. L'avancement de corps La promotion interne d'un ou une fonctionnaire dans un nouveau corps ou cadre d'emplois : 9 au choix : au regard de la valeur professionnelle des agents et des acquis de l'expérience professionnelle des agents, après avis de la CAP compétente ; 9 par examen professionnel : suite à un examen professionnel, sous réserve de remplir les conditions requises. Dans les deux cas, les fonctionnaires retenus sont inscrits sur une liste d'aptitude. Le ou la fonctionnaire promu(e) dans un nouveau corps peut être soumis à l'accomplissement d'une période de stage. Comment fonctionne le processus de promotion Après fiabilisation des listes, les bureaux RH de proximité adressent les listes des promouvables aux chefs de service afin que ces derniers fassent leurs propositions. Sur la base de cette liste d'agents promouvables, le chef de service établit la liste des agents proposés à la promotion par ordre de mérite. La proposition de promotion est un acte de management de la hiérarchie de proximité. Principes encadrant les propositions : « Les propositions de promotion doivent être formulées en fonction de la valeur professionnelle et de l'implication de l'agent sur son poste de travail et au regard de son grade et des obligations afférentes. Elles doivent être basées sur les compétences manifestées sur un parcours professionnel. » (extrait de note de gestion 2019 du 20 février 2018). Les agents doivent remplir les conditions statutaires et les critères de gestion et de promotion, qui figurent dans chaque fiche par corps de la circulaire promotion annuelle. La circulaire promotion 145 Il vous revient de rédiger, en anticipant, le rapport de promotion : 9 faire apparaître très précisément le poste tenu par l'agent ou de l'agente, son positionnement au sein du service (avec l'organigramme) et son niveau de responsabilité ; 9 veiller à donner des informations chiffrées permettant aux membres de la CAP de se faire une idée du niveau de responsabilité de l'agent ou de l'agente ; 9 retracer précisément le parcours professionnel antérieur lorsque son examen relève des critères de gestion ; 9 l'avis motivé devra mettre en lumière l'atteinte des critères au regard de l'expérience professionnelle, des compétences techniques et relationnelles, d'innovation, d'encadrement, de travail en équipe, de coordination, de conduite de projet, de rayonnement, au sein et à l'extérieur du service. Déroulement - processus d'harmonisation 1. La liste de proposition est ordonnée au sein de chaque direction générale ou service. Cette liste de proposition doit être formalisée après un processus de concertation, avec à minima, les organisations syndicales représentatives dans les CAP nationales des corps concernés. 2. La liste est transmise au responsable de l'harmonisation locale avec le compte-rendu de la réunion de concertation. 3. Les responsables de l'harmonisation réalisent l'inter-classement des propositions pour l'administration centrale. 4. Les propositions établies par les harmonisateurs sont examinées en CAP nationale voire en CAP locale pour les adjoints administratifs. Quelques bons réflexes Évaluez de manière globale le parcours professionnel et la manière de servir de ses collaborateurs, demandez leur régulièrement des CV à jour et bien rédigés. Veillez à ce que les entretiens professionnels qui servent de base à cette appréciation soient cohérents avec les promotions proposées. Gardez une trace des propositions d'une année sur l'autre. Évoquez le sujet avec votre hiérarchie et les agents concernés. #3 u http://intra.rh.sg.i2/calendrier-processus-rh-r4421.html Pour aller plus loin @ Les droits et les règles Temps de travail LE TEMPS DE TRAVAIL u 74. Le temps partiel u 75. Les autorisations d'absence u 76. Les congés u 77. Les congés liés à la parentalité #3 u 78. Les autorisations d'absence « enfant malade » u 79. Les absences irrégulières u 80. Le télétravail u 81. Les horaires u 82. Le départ à la retraite 148 74. LE TEMPS PARTIEL Le temps partiel peut être accordé de droit ou sur autorisation (sous réserve des nécessités de service) au fonctionnaire ou à l'agent ou l'agente contractuel. Modalité de travail à temps partiel Temps partiel de droit Pour des raisons familiales (naissance ou adoption) Travailleur handicapé (après avis du médecin de prévention) Pour création ou reprise d'une entreprise Pour donner des soins au conjoint, à un enfant à charge ou à un ascendant atteint d'un handicap nécessitant la présence d'une tierce personne, ou victime d'un accident ou d'une maladie grave Temps partiel sur autorisation (sous réserve des nécessités de service) 90 Non Oui Oui 80 Quotité (en % d'un temps plein) 70 Oui Oui Oui 60 Oui Oui Oui 50 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Le fonctionnaire ou le contractuel peut être autorisé, à sa demande, à exercer ses fonctions à temps partiel selon trois modalités : 9 modalité quotidienne : le service est réduit chaque jour ; 9 modalité hebdomadaire : le nombre de jours travaillés sur la semaine est réduit ; 9 modalité annuelle : le cadre annuel de service est précisé entre l'agent et le chef de service. 149 75. LES AUTORISATIONS D'ABSENCE Il est utile de rappeler que l'autorisation d'absence n'est pas un droit contrairement aux congés. En votre qualité d'encadrant vous pouvez accorder une autorisation d'absence dans la mesure où cette absence est compatible avec le fonctionnement normal du service. Dans le cas où vous souhaiteriez accorder une suite favorable à une autorisation d'absence, il est impératif que votre décision soit équitable afin de prévenir les éventuels risques de conflit au sein de l'équipe. Il est demandé de faire preuve de discernement. L'encadrante ou l'encadrant peut refuser une demande d'autorisation d'absence même si elle est prévue dans les textes. Tout chef de service dispose, en raison de cette qualité, du pouvoir de prendre les mesures nécessaires au bon fonctionnement du service. Les autorisations d'absence prévues par les textes (sous réserve de nécessité de service) Les textes Motifs Pour les femmes enceintes : · autorisations d'absences pour les séances de préparation psychoprophylactique (accouchement sans douleur) ; · aménagement des horaires de travail pour les femmes enceintes à partir du début du troisième mois de grossesse ; · autorisations d'absences pour se rendre aux examens médicaux obligatoires antérieurs ou postérieurs à l'accouchement ; · possibilités pour allaitement (circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B) lorsque l'organisation matérielle est appropriée. Absences pour événements familiaux : · mariage du fonctionnaire ; · naissance ou adoption ; · maladie très grave ou décès du conjoint père, mère ou enfants Les autorisations d'absence aux parents d'élèves Les facilités de service pour les fonctionnaires et agents civils de l'État candidats à une élection Circulaire FP/4 n° 1864 du 9 août 1995 Circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B Instruction n°7 du 23 mars 1950, circulaire du 2 juillet 1984 #4 Circulaire FP n° 1913 du 17 octobre 1997 Circulaire FP n° 1918 du 10 février 1998 150 Article L.2123-1 et suivants du CGCT Loi n° 92-108 du 3 février 1992 Loi n° 2000-295 du 5 avril 2000 Décret n° 59-310 du 14 février 1959 Circulaire FP n° 1296 du 26 juillet 1977 Les autorisations spéciales d'absence aux fonctionnaires occupant des fonctions publiques électives Les textes Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, art. 8 Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 Décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice syndical dans la fonction publique Décret n° 84-954 du 25 octobre 1984 Décret n° 20136-451 du 31 mai 2013 modifiant le décret du 28 mai 1982 Motifs L'exercice du droit syndical (voir fiche n° 88 du présent guide) La participation à un jury d'assises Loi de mai 1996 Loi de 1999 sur la réserve Décret n°82-453 du 28 mai 1982 Circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B Les convocations judiciaires La vie militaire notamment pour la réserve en dessous de 30 jours (voir la loi de 1999 sur la réserve) Le droit de retrait Les appels des sapeurs pompiers volontaires (loi de mai 1996) Loi n° 75-988 du 29 octobre 1975, article 16 et 17 ; Les facilités d'horaires pour favoriser le sport loi n° 84-610 du 16 juillet 1984 modifiée, art 31. de haut niveau Circulaire annuelle de la fonction publique Les principales fêtes religieuses des différentes confessions Des règles spécifiques existent, pour de plus amples renseignements vous devez vous rapprocher de votre bureau des ressources humaines de proximité. Pour aller plus loin u http://intra.rh.sg.i2/autorisations-d-absence-r242.html u Règlement intérieur @ 151 Pourquoi ? 76. LES CONGÉS En qualité d'encadrant vous devrez organiser votre service en tenant compte des congés et des absences des membres de votre équipe. Les congés annuels Pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre, les agents bénéficient d'un congé annuel d'une durée égale a cinq fois les obligations hebdomadaires de service. Cette durée est appréciée en nombre de jours effectivement ouvrés. Les fonctionnaires qui n'exercent pas leurs fonctions pendant la totalité de la période de référence ont droit a un congé annuel dont la durée est calculée au prorata de la durée des services accomplis. Le travail à temps partiel selon une modalité hebdomadaire ou mensuelle conduit à diminuer le nombre de jours de congés annuels dont peut bénéficier l'agent ou l'agente. Durée de l'absence : L'absence du service ne peut excéder trente et un jours consécutifs. Cette disposition ne s'applique pas : 9 aux agents bénéficiant d'un congé bonifié en application du décret du 20 mars 1978 ; 9 aux fonctionnaires et agents de l'État autorisés exceptionnellement à cumuler leurs congés annuels pour se rendre dans leur pays d'origine ou pour accompagner leurs conjoint se rendant dans leur pays d'origine ; 9 aux agents bénéficiant d'un congé pris au titre du compte épargne-temps. Délais pour poser les congés annuels : Le calendrier des congés est fixe par le chef ou la cheffe du service, après consultation des agents intéressés, compte tenu des fractionnements et échelonnements de congés que l'intérêt du service peut rendre nécessaires. Les fonctionnaires chargés de famille bénéficient d'une priorité pour le choix des périodes de congés annuels. Les demandes de congés doivent être formulées, dans toute la mesure du possible, au moins huit jours avant la date de début du congé sollicité. Ce préavis doit permettre au chef ou la cheffe du service de s'assurer qu'aucune circonstance exceptionnelle ne vient s'opposer a l'acceptation de la demande de congé, et notamment qu'un seuil minimal du personnel de l'unité concernée présent dans le service est bien respecté. #4 Les jours de fractionnement Conformément a l'article 1er du décret n° 84-972 du 26 octobre 1984 relatif aux congés annuels des fonctionnaires de l'État, des jours de congés supplémentaires, dits « jours de fractionnement », sont acquis dans les conditions suivantes : 9 lorsque l'agent ou l'agente a pris cinq, six ou sept jours de congés annuels entre le 1er janvier de l'année et le 30 avril, ou entre le 1er novembre et le 31 décembre, il bénéficie d'un jour de congé supplémentaire ; 9 lorsque l'agent ou l'agente a pris huit jours au moins de congés annuels dans les mêmes périodes, il bénéficie d'un deuxième jour de congé supplémentaire. Ces jours supplémentaires devront également être pris en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre. 152 Le compte épargne temps Les agents de l'administration centrale n'ayant pas utilisé l'ensemble de leurs droits à congés au titre d'une année N peuvent les verser sur un Compte Epargne Temps leur permettant une utilisation de ces jours CET à partir de l'année N+1, sous réserve de l'accord hiérarchique. Le dispositif actuel permet en effet chaque année au titulaire d'un CET de définir un certain nombre d'options quant aux jours de congés qu'il n'a pu prendre dans les délais impartis. Un compte-épargne temps peut être ouvert et alimenté dès le 1er décembre et jusqu'au 31 décembre de l'année N à condition d'avoir pris au moins 20 jours de congés (congés annuels, jours de fractionnement) dans cette année N. Le seuil de 20 jours est proratisé en fonction de la quotité de travail pour un agent travaillant à temps partiel. Les jours de congés ne pouvant désormais plus être reportés d'une année sur l'autre, l'ouverture ou l'alimentation d'un CET (par des congés annuels, ARTT et/ou jour de fractionnement) permet à l'agent de ne pas les perdre et de prendre les jours non pris comme les autres congés. L'agent ou l'agente qui souhaite utiliser les jours déposés sur son CET en fait la demande auprès de son supérieur hiérarchique via le logiciel Cottage, plus aucun formulaire papier n'est exigé, et sans limitation de durée. De plus, la durée d'absence du service au titre du compte-épargne temps peut être supérieure à 31 jours à la différence des congés annuels limités à 31 jours consécutifs. Si le nombre de jours épargnés sur le CET est inférieur ou égal à 20 jours, ces jours pourront uniquement être utilisés sous forme de congés dès le mois de janvier qui suit l'année de création ou d'alimentation du CET. Si le nombre de jours épargnés est supérieur à 20 jours : les 20 premiers jours pourront uniquement être utilisés sous forme de congés, les jours excédant ce seuil de 20 jours (à partir du 21e jour épargné), au choix de l'agent, et dans les proportions qu'il souhaite, pourront faire l'objet : 9 d'une indemnisation, sur la base d'un tarif forfaitaire (possibilité de « rachat » de jours). L'indemnisation s'effectue en une seule fois. Le tarif unitaire en vigueur est de : · · · et/ou, 9 d'un versement au régime de retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP) Dans ce cas, le montant correspondant au tarif forfaitaire mentionné ci-dessus est transformé en points RAFP, et versé en une seule fois au RAFP. Cette option est ouverte uniquement aux fonctionnaires ; les personnels non titulaires et les OPA ne bénéficiant pas de régime de retraite additionnelle. et/ou, 9 du maintien des jours en vue d'une utilisation sous forme de congés, dans la limite d'une progression annuelle de 10 jours, et d'un plafond global de 60 jours. 125 euros brut pour les catégories A ; 80 euros brut pour les catégories B ; 65 euros brut pour les catégories C et les OPA. Incidence des congés pour raison de santé sur les jours d'ARTT Les situations d'absence qui entraînent une proratisation des jours ARTT sont les suivantes : 9 congés de maladie ordinaire (CMO) ; 9 congés de longue maladie (CLM) ; 9 congés de longue durée (CLD) ; 9 congés maladie résultant d'un accident survenu ou d'une maladie contractée dans l'exercice ou a l'occasion de l'exercice des fonctions, ainsi que ceux résultant d'un accident de trajet. En revanche, les congés de maternité, de paternité et d'adoption ne sont pas des congés pour raison de santé, et ne donnent pas lieu à proratisation des jours d'ARTT. De même en va-t-il pour les congés supplémentaires liés à un état pathologique résultant de la grossesse ou des suites de couches. 153 Les congés bonifiés C'est un régime particulier de congés auquel peuvent prétendre les fonctionnaires titulaires originaires des départements d'outre-mer et de la collectivité de Saint-Pierre-et-Miquelon exerçant en métropole et y ayant encore des intérêts matériels et moraux. Afin de pouvoir bénéficier du congé bonifié, l'agent ou l'agente doit avoir effectué 36 mois de service ininterrompu. La bonification est de 30 jours consécutifs maximum qui s'ajoutent au congé annuel. L'agent ou l'agente bénéficie donc au total au maximum de 65 jours consécutifs. Le congé pour solidarité familiale Le congé de solidarité familiale permet à un fonctionnaire de s'absenter pour assister un proche souffrant d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou est en phase avancée ou phase terminale d'une affection grave et incurable quelle qu'en soit la cause. Le ou la fonctionnaire peut demander à bénéficier du congé de solidarité familiale : 9 pour une période continue d'une durée maximale de trois mois, renouvelable une fois ; 9 par périodes fractionnées d'au moins sept jours consécutifs, dont la durée cumulée ne peut être supérieure à six mois ; 9 sous forme d'un service à temps partiel dont la durée est de 50 %, 60 %, 70 % ou 80 % du temps de service que les fonctionnaires à temps complet accomplissent. Le congé de solidarité familiale prend fin soit : 9 au terme des trois mois (six mois en cas de renouvellement ou de cumul maximal des périodes fractionnées) ; 9 dans les trois jours qui suivent le décès de la personne accompagnée ; 9 à la demande du ou de la fonctionnaire. Bonnes pratiques : organiser son service en cas de congés et d'absences Établir un tableau de suivi des congés Établissez le calendrier des congés après demande des intéressés en conciliant les nécessités de service et l'équité entre les agents. Mettez en place au sein de votre service un tableau de suivi des congés avant qu'ils ne soient déposés dans l'application « COTTAGE ». Ce tableau vous permettra d'avoir une meilleure visibilité des absences. #4 Veiller à concilier charge de travail et effectifs présents Veillez à ne pas surcharger les collaborateurs présents afin d'éviter les conflits. Faire le point sur les dossiers Faites le point avec les collaborateurs les jours précédents le départ en congé : 9 avoir connaissance des dossiers urgents ; 9 prioriser les dossiers à traiter ; 9 demander au collaborateur ou collaboratrice de faire une synthèse écrite des dossiers en cours ; 9 tenir à jour les tableaux de suivi et les tableaux de bord. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/artt-et-cet-r1644.html Pour aller plus loin @ 154 77. LES CONGÉS LIES À LA PARENTALITÉ Les congés et autorisations d'absence liés à la naissance ou à la présence d'un enfant Le congé maternité (circulaire fonction publique n°1864 du 9 août 1995) Le congé de maternité est assimilé à une période d'activité pour le droit à pension civile et est pris en compte pour l'avancement. Durée du congé prénatal 1er et 2e enfant À partir du 3e enfant 6 semaines 8 semaines ou sur avis médical : 10 semaines avant/16 semaines après 12 semaines ou sur avis médical : 16 semaines avant/18 semaines après 24 semaines Durée du congé postnatal 10 semaines 18 semaines Grossesse gémellaire Triplés ou plus 22 semaines 22 semaines Congés supplémentaires liés à un état pathologique résultant de la grossesse Des congés supplémentaires peuvent être accordés, sur prescription médicale, en cas d'état pathologique lié à la grossesse (grossesse pathologique) ou à l'accouchement : 9 2 semaines avant le début du congé prénatal (ces congés supplémentaires peuvent être prescrits à tout moment de la grossesse et être découpée en plusieurs périodes) ; 9 4 semaines après le congé postnatal. Ces congés supplémentaires ne sont pas assimilés à des congés pour raison de santé mais sont assimilés au congé de maternité. Congé de paternité (cf. Circulaire fonction publique n°2018 du 24 janvier 2002) Le congé est accordé, sur demande du père, pour une durée de 11 jours consécutifs et non fractionnables ou pour une durée de 18 jours en cas de naissances multiples. Les 11 ou 18 jours se décomptent dimanches et jours non travaillés compris. Le congé doit être pris dans les quatre mois suivant la naissance de l'enfant, sauf en cas de report pour hospitalisation du nouveau-né. Congé d'adoption Bénéficiaires : mère adoptive ou père adoptif. Lorsque les deux conjoints travaillent, soit l'un des deux renonce à son droit, soit le congé est réparti entre eux. Dans ce dernier cas, la durée de celui-ci est augmentée de onze jours ou de dix-huit jours en cas d'adoptions multiples et ne peut être fractionnée en plus de deux parties, dont la plus courte est au moins égale à onze jours. Durée : Le congé débute à compter de la date d'arrivée de l'enfant au foyer. 1er ou 2e enfant à charge : 10 semaines. 3e enfant à charge ou plus : 18 semaines. Adoptions multiples : 22 semaines. Ce congé est assimilé à une période d'activité pour les droits à pension civile et pris en compte pour l'avancement. 155 Congé parental Le congé parental permet de s'arrêter de travailler pour élever son enfant jusqu'à l'âge de 3 ans, ou pour s'occuper pendant trois ans d'un enfant adopté. Le congé parental peut être pris par l'un des parents, ou par l'un puis par l'autre ou par les 2 parents simultanément. Le congé parental peut être accordé, après la naissance ou l'adoption d'un enfant de moins de 16 ans : 9 au fonctionnaire à temps complet, non complet ou à temps partiel ; 9 au contractuel justifiant d'au moins une année continue de services, à la date de naissance ou d'arrivée au foyer de l'enfant. La demande de congé (ou de nouveau congé en cas de nouvelle naissance ou adoption durant le congé en cours) doit être présentée par écrit, au moins 2 mois avant sa date de début. Le renouvellement doit être demandé au moins 2 mois avant l'expiration de la période en cours, sous peine de cessation automatique du congé. Le congé parental est accordé de droit. Il ne peut donc pas être refusé. Enfant Naissance Adoption Durée maximale du congé Jusqu'au 3e anniversaire de l'enfant - 3 ans à partir de la date d'arrivée au foyer d'un enfant de moins de 3 ans - 1 an à partir de la date d'arrivée au foyer d'un enfant de plus de 3 ans et de moins de 16 ans Congé de présence parentale Le congé de présence parentale est ouvert à l'agent ou l'agente dont l'enfant nécessite des soins contraignants et la présence soutenue d'un des parents, en raison d'une maladie, d'un accident ou d'un handicap. Il est ouvert au fonctionnaire, titulaire ou stagiaire, et à l'agent ou l'agente contractuel(le), y compris s'ils exercent à temps non complet. La durée du congé de présence parentale est de 310 jours ouvrés maximum (environ 15 mois) sur une période de 36 mois (3 ans), pour un même enfant et une même pathologie (maladie, handicap...). Le congé peut être pris en une ou plusieurs fois. Les jours ne sont pas fractionnables. #4 u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/artt-et-cet-r1644.html Pour aller plus loin @ 156 78. AUTORISATIONS D'ABSENCE « ENFANT MALADE » Vous, votre collaborateur ou votre collaboratrice, pouvez bénéficier d'autorisations d'absence rémunérées pour 9 soigner un enfant malade ; 9 ou en assurer la garde si l'accueil habituel de l'enfant n'est pas possible (fermeture imprévue de l'école par exemple). L'enfant doit : 9 avoir 16 ans maximum ; 9 ou être handicapé (quel que soit son âge). La durée annuelle de ces autorisations d'absence est généralement égale aux obligations hebdomadaires de service de l'agent + 1 jour. Cela équivaut à 6 jours par an pour un agent travaillant 5 jours par semaine. Si les 2 parents sont agents publics, ils peuvent bénéficier de 12 jours par an. Vous pouvez aussi bénéficier de 12 jours par an si : 9 vous assumez seul la charge d'un ou plusieurs enfant(s) ; 9 ou votre époux(se) ou partenaire de Pacs recherche un emploi ; 9 ou votre époux(se) ou partenaire de Pacs ne bénéficie, par son emploi, d'aucune autorisation d'absence. Ces autorisations d'absence sont accordées par journées ou demi-journées. Aucun report n'est possible d'une année sur l'autre. Pour aller plus loin u http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_2302.pdf @ 157 79. LES ABSENCES IRRÉGULIÈRES En cas d'absences irrégulières d'un agent ou d'une agente : 9 il faut tout d'abord contacter votre hiérarchie et le bureau RH de proximité ; 9 vous devez rappeler les règles à l'agent ou à l'agente lors d'un entretien et établir un compte-rendu à transmettre par courriel à l'agent en mettant en copie votre encadrant ; 9 si c'est exceptionnel, il est possible de régulariser a posteriori par un congé ; 9 En cas d'absences répétées et/ou de crédit d'heures négatif, il faut constater avec le bureau RH de proximité le service non fait. Celui-ci est régularisé par des congés. En l'absence de congés, par une reprise de salaire (service non fait). A noter : une absence doit être régularisée dans les 48 heures. #4 158 80. LE TÉLÉTRAVAIL Pourquoi ? Cette organisation du travail s'inscrit dans une démarche en faveur d'un meilleur équilibre entre vie familiale et vie professionnelle. Le télétravail repose sur le volontariat, ce qui signifie que cette modalité d'organisation du travail est demandée par l'agent et ne peut pas lui être imposée par sa hiérarchie. Quelles sont les conditions d'accès au télétravail ? La définition Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent ou une agente dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. En administration centrale, il se pratique au domicile de l'agent ou de l'agente. Les périodes d'astreintes ne constituent pas du télétravail. Les agents pouvant bénéficier du dispositif Les fonctionnaires, les ouvriers des parcs et ateliers et les contractuels sont éligibles au télétravail. Les activités et applications incompatibles : 9 activités nécessitant d'assurer un accueil physique des usagers ou des personnels ; 9 activités comportant l'accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail ; 9 activités comportant l'accomplissement de travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou applications faisant l'objet de restrictions d'utilisation à distance ou l'utilisation de matériels spécifiques ; 9 le chef ou la cheffe de service peut définir d'autres exclusions que celles mentionnées ci-dessus. Ces exclusions sont énumérées dans une liste définie par décision du chef de service prise après avis du comité technique compétent. À ce stade, les applications incompatibles référencées sont : Chorus, Réhucit et Gemme. Les conditions du télétravail Conditions matérielles : 9 disposer à son domicile d'un espace de travail adapté ; 9 disposer d'un accès à internet via un Wifi sécurisé ; 9 disposer d'installation électrique conforme aux normes en vigueur (NF C 15-100) pour le seul espace de travail et non l'ensemble du domicile ; 9 établir un certificat de conformité électrique ou attestation sur l'honneur. Le coût du certificat de conformité est pris en charge par l'agent, de même que les éventuels travaux de mise aux normes ; 9 disposer d'une attestation d'assurance habitation couvrant l'exercice du télétravail à domicile. 159 Conditions d'organisation : 9 le télétravail peut être défini hebdomadairement ou mensuellement ; 9 sur la base hebdomadaire : le télétravail peut être exercé jusqu'à trois jours par semaine maximum pour un agent ou une agente ; 9 la durée de l'autorisation du télétravail est d'un an maximum. L'agent ou l'agente doit réitérer sa demande s'il souhaite continuer à bénéficier du dispositif ; 9 en cas de changement de fonctions, l'agent ou l'agente concerné doit présenter une nouvelle demande ; 9 une période d'adaptation de trois mois maximum peut être mise en place ; 9 il peut être mis fin au télétravail, à tout moment, à l'initiative du service employeur ou de l'agent(e). Quelle est la procédure pour candidater ? L'agent ou l'agente doit remplir le formulaire et le transmettre à son supérieur hiérarchique. Entretien préalable avec le supérieur hiérarchique : 9 la demande de l'agent ou l'agente peut être appréciée au regard des impératifs du collectif de travail et de l'intérêt du service ; 9 plusieurs aspects de la demande de l'agent ou l'agente peuvent être abordés au cours de cet entretien (activités, nombre de jours télétravaillés, calendrier, capacité à s'organiser, autonomie, gestion du temps...) ; 9 Ie supérieur hiérarchique rend un avis favorable ou défavorable. Le candidat ou la candidate transmet sa demande à son BRH de proximité. Le responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI) donne son avis. L'agent ou l'agente sélectionné(e) doit fournir l'attestation de conformité de l'installation électrique précitée ainsi que l'attestation de son assurance habitation. L'accord de l'administration est formalisé par une décision signée par la direction des ressources humaines. #4 Quels sont les moyens mis à disposition ? Le référent télétravail Un référent ou une référente télétravail est désigné au sein de chaque direction afin d'accompagner les encadrants et les agents sur cette thématique. Équipement informatique et téléphonique : 9 un ordinateur portable 15 pouces (avec clavier pavé numérique intégré) ; 9 une sacoche de transport et de rangement ; 9 un adaptateur secteur ; 9 une souris ; 9 un téléphone mobile avec abonnement voix-SMS pour ses communications professionnelles. 160 Quels sont les moyens de contrôle des horaires de travail ? Le temps de travail effectué par l'agent en télétravail correspond aux horaires journaliers de la modalité choisie et validée par son responsable hiérarchique : 7h12 pour la modalité 36 heures, 7h24 pour la modalité 37 heures et 7h42 pour 38 heures 30. L'agent peut être joint sur cette plage horaire. Pour le(s) jour(s) télétravaillé(s), l'agent sélectionne dans l'outil Cottage le motif d'absence suivant : « télétravail ». Toutefois, si l'agent ou l'agente effectue des horaires en-deça ou au-delà de la modalité horaire habituelle, il doit remplir un formulaire déclaratif en précisant les horaires de travail de la journée. Quels sont les droits et obligations de l'agent ou de l'agente pendant l'exercice des fonctions en télétravail ? Les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant leurs fonctions sur site, notamment en matière de réglementation du temps du travail, d'hygiène et de sécurité et de droit à la formation. L'administration prend en charge les coûts suivants découlant directement de l'exercice du télétravail : 9 fourniture, configuration et maintenance des matériels et logiciels informatiques fournis pour le poste informatique ; 9 abonnement et communications téléphoniques du téléphone professionnel fourni. L'administration ne prend pas en charge l'installation, l'abonnement et les coûts associés à l'accès internet. Attention ! Il ne faut pas confondre le télétravail comme modalité d'organisation du travail et le télétravail sur prescription médicale qui est encadré par la médecine de prévention comme un modalité d'adaptation médicale au poste de travail. Les deux modalités ne sont pas encadrées par les mêmes règles. Quelques bons réflexes Établissez une relation de confiance et responsabilisez le collaborateur en télétravail. Formulez clairement les objectifs individuels et s'assurer qu'ils soient compris. Définissez des règles précises quant aux modalités de contrôle, de suivi et de reporting. Soyez disponible physiquement ou téléphoniquement. Rencontrez régulièrement chaque collaborateur ou collaboratrice. Maîtrisez l'usage des outils informatiques. Reportez vous à la fiche « encadrer à distance ». Pour aller plus loin u Des formations pour les télétravalleurs et les encadrants des télétravailleurs sont régulièrement organisées. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/mise-en-place-du-teletravail-en-ac-a14675.html @ 161 81. LES HORAIRES Les horaires variables Le principe Le principe général est l'horaire variable. Ce principe consiste à donner aux agents la possibilité de choisir eux-mêmes leurs horaires journaliers de travail au regard de leurs motivations et de leurs besoins personnels, sous réserve des nécessités du service. Toutefois, il peut être recouru à l'horaire fixe dans les conditions précisées par le règlement intérieur lorsque les nécessités de service l'imposent. Chaque agent ou agente a la possibilité de choisir lors de son arrivée, pour une année civile, l'une des trois modalités présentées ci-dessous. Ce choix doit être validé par le supérieur hiérarchique en fonction des nécessités de service. Les plages variables Ce sont les périodes pendant lesquelles l'agent ou l'agente choisit ses horaires sous réserve des nécessités d'organisation collective du travail. Début plage variable du matin : 7h30. Fin plage variable de l'après-midi : 20h00. Un système de badgeage automatique est mis en place pour permettre de déclarer les débuts et Ies fins de service. Les cadres peuvent disposer d'un système au forfait. Modalités de l'horaire variable Durée hebdomadaire du travail Durée journalière du travail Nombre de jours ARTT Possibilités de récupération en plus des congés légaux n°2bis 36h 7h12 5 2j./mois n°3bis 37h 7h24 11 1j./mois n°3bis 38h30 7h42 19 0,5j./mois Les plages fixes Ce sont les périodes pendant lesquelles la présence de tous les agents est obligatoire ; elles sont réparties entre le matin et l'après-midi ainsi qu'il suit : 9h30 - 11h30 et 14h15 - 16h15. soit des plages fixes de 2 heures le matin et 2 heures l'apres-midi. #4 Amplitude de la journée et garanties minimales L'amplitude de la journée de travail d'un agent ou une agente se définit comme la période qui court de l'heure de début de service jusqu'à l'heure de fin de service. L'amplitude journalière maximale d'un agent dans le cadre de l'horaire variable ne peut dépasser 11 heures. Durée continue du travail = 6 heures Durée hebdomadaire = 48 heures Moyenne sur 12 semaines consécutives = 44 heures Temps de repos minimum Repos quotidien = 11 heures Repos hebdomadaire = 35 heures (au moins 2 dimanches sur 5) Pause pour 6 heures consécutives de travail = 20 minutes 162 En cas de difficultés dans les transports Lorsque qu'un agent ou une agente rencontre occasionnellement des difficultés pour se rendre au travail, du fait de problèmes de transports collectifs indépendants de sa volonté ou de situations exceptionnelles sur le réseau routier, une prise en compte de la situation est examinée. Vous devez arrêter des modalités de comptabilisation du retard constaté dès lors que vous êtes informés du problème et que vous avez les justificatifs nécessaires. La pause méridienne La pause méridienne de 45 minutes minimum est obligatoire pendant la plage variable de 11h30 à 14h15. Une pause inférieure sera décomptée pour 45 minutes, sauf si l'agent ou l'agente est demeuré à la disposition de l'autorité hiérarchique à la demande de celle-ci dans des situations exceptionnelles. Le système de crédit-débit La durée mensuelle d'heures de travail de référence = nombre de jours ouvrés x modalité horaire. L'ensemble des heures travaillées par chaque agent ou agente est comptabilisé sur un compte d'heures travaillées et peut être comparé à la durée de référence. En fin de mois, le compte de l'agent ou de l'agente ne devra pas être inférieur ou supérieur de plus de douze heures à la durée de référence. Si le compte est débiteur (de 12 heures ou moins) ou créditeur (de 12 heures ou moins), ce solde est reporté sur le mois suivant. Il ne peut être reporté plus de douze heures de crédit d'un mois sur l'autre. Pour les agents travaillant à temps partiel, cette valeur est également fixée a +/- 12h00, quelle que soit la quotité de travail. Possibilités de récupération en plus des congés légaux Modalités Mensuelle Maximale (en cas de report) n°2bis 2 jours 4 jours n°3bis 1 jour 2 jours n°3bis 0,5 jour 1 jour 163 82. LE DÉPART À LA RETRAITE Tout fonctionnaire ou agent(e) non-titulaire de la fonction publique bénéficie d'un droit à l'information sur la retraite. Il dispose d'un document d'information, d'un relevé de situation individuelle, d'un entretien d'information et d'une estimation indicative globale. L'accès à ces dispositifs d'information varie selon l'âge et la durée d'assurance. L'agent ou l'agente doit déposer sa demande de radiation des cadres ou de départ 6 mois au moins avant sa date de départ souhaitée sous votre couvert. L'agent ou l'agente fait suivre sa demande au bureau RH de proximité. En cas de prolongation d'activité, l'agent ou l'agente dépose sa demande 6 mois avant la date de départ souhaitée, avec le certificat médical le cas échéant. L'âge minimum à partir duquel un agent peut partir à la retraite dépend de son année de naissance. Fonctionnaire de la catégorie sédentaire né en : 1952 1953 1954 1955 ou après Age minimum de départ à la retraite 60 ans et 9 mois 61 ans et 2 mois 61 ans et 7 mois 62 ans #4 Pour aller plus loin u Site de l' ENSAP u Ce portail du service des retraites de l'État est un espace privé et sécurisé, ouvert sur internet. Sont concernés : les agents de la Fonction Publique de l'État, les magistrats et les militaires. L'ENSAP comprend notamment un espace retraite à partir duquel les fonctionnaires peuvent consulter leur Compte Individuel Retraite (CIR), et procéder à une simulation du montant de leur pension de fonctionnaire. u Liens utiles : consulter la rubrique Retraite de l'intranet RH Pour les agents de la fonction publique (titulaire et non titulaire) Pour tous : le site de l'inter-régimes Pour les fonctionnaires Pour les OPA u Le CVRH organise chaque année des séances de formation à l'attention de toute personne susceptible de prendre sa retraite sous forme de conférences pour faire le point sur le droits des agents et de formations pour se préparer à cette nouvelle vie. @ Les droits et les règles Droits/Obligations LES DROITS ET OBLIGATIONS u 83. Agir dans le respect de la déontologie u 84. Les droits et les obligations des agents u 85. Agir quand un agent ou une agente ne respecte pas ses obligations professionnelles u 86. La procédure disciplinaire #3 166 83. AGIR DANS LE RESPECT DE LA DÉONTOLOGIE Pourquoi ? En tant que responsable hiérarchique vous devez respecter et faire respecter un ensemble d'obligations et de règles déontologiques dans la conduite de vos missions tant à l'égard de vos collaborateurs qu'à l'égard de vos différents interlocuteurs. La déontologie est l'ensemble des règles et des devoirs qui régissent une profession. Cela renvoie aux obligations juridiques d'une part et aux valeurs professionnelles et principes éthiques d'autre part. Comment agir Le respect de la déontologie au sein du service Sensibiliser ses collaborateurs sur les problématiques de déontologie. Faire respecter les obligations et principes suivants. Principe à retenir : le ou la fonctionnaire exerce ses fonctions avec : 9 dignité ; 9 obéissance et loyauté ; 9 impartialité ; 9 intégrité ; 9 probité ; 9 neutralité ; 9 réserve ; 9 discrétion et respect du secret professionnel ; 9 respect du principe de laïcité. ? Le non-respect de ces obligations peut constituer une faute professionnelle susceptible d'être sanctionnée au plan disciplinaire voire de constituer une infraction susceptible d'être réprimée au plan pénal. Donner l'exemple et s'abstenir de critiquer ou de porter des jugements de valeur faisant apparaître ses opinions politiques, philosophiques ou religieuses devant ses collaborateurs. Consacrer l'intégralité de son activité professionnelle aux tâches qui lui sont confiées. On ne peut exercer, à titre professionnel, une activité privée lucrative de quelque nature que ce soit, sous réserve d'exceptions limitativement énumérées. Relations avec les interlocuteurs Focus sur l'obligation de probité : Il est interdit d'accepter : 9 un avantage quelconque qui pourrait vous placer en situation d'obligé vis-à-vis d'un tiers, nuire à votre objectivité ou porter atteinte à la réputation du service public ; 9 pour vous-même ou pour vos proches, des faveurs ou des avantages de quelque nature que ce soit ; 9 tout versement financier non autorisé par un texte juridique. 167 Focus sur le devoir d'obéissance et de loyauté vis-à-vis de votre hiérarchie Ces devoirs impliquent une exécution loyale des ordres, sans dissimulation, détournement ou dénigrement de votre part : 9 vous devez informer vos supérieurs de vos actions et de l'évolution des missions auxquelles vous participez ; 9 l'obligation de loyauté et de réserve se trouve renforcée en raison de votre position d'encadrant ; 9 le devoir d'obéissance est associé au devoir de discernement et vous oblige à respecter les lois et règlements de toute nature. En cas de contrôle En cas de contrôles ou d'audits par une inspection générale ou une autorité de contrôle, vous avez l'obligation de vous tenir à l'entière disposition des auditeurs, en ne dissimulant aucune pièce ou document. Quelques bons réflexes Suivez l'activité de vos collaborateurs lorsqu'ils sont en relation avec des partenaires extérieurs et prévoir des regards croisés sur les dossiers sensibles. Soyez vigilant durant les phases actives de passation et d'exécution de marchés, sur les cadeaux, invitations et autres avantages. Les invitations à participer à des colloques, séminaires ou petit déjeuner de travail, sont légitimes si elles présentent un intérêt réel pour le service et si elles n'ont pas de contrepartie. En cas de doute, tout fonctionnaire a le droit de consulter le référent déontologue sur les obligations déontologiques et les bonnes pratiques. #4 168 84. LES DROITS ET LES OBLIGATIONS DES AGENTS Pourquoi ? Les droits et obligations professionnels sont les mêmes pour tous les agents, quels que soient leur catégorie, leur grade, leur métier ou encore leur statut. Concernant les obligations professionnelles, en cas de manquements graves, le niveau de responsabilité des agents sera pris en compte pour la détermination du niveau de la sanction. Il est également attendu, en la matière, une certaine exemplarité de la part des personnels en position d'encadrement. Comment agir Les principales obligations des agents Obligation d'obéissance hiérarchique ? L'agent ou l'agente doit se conformer aux instructions émanant de ses supérieurs hiérarchiques, sauf si l'ordre donné est manifestement illégal et de nature à compromettre gravement un intérêt public. Obligation de neutralité L'agent ou l'agente doit respecter, dans l'exercice de ses fonctions, les principes d'égalité, de neutralité et de laïcité du service public. Il ne doit établir aucune distinction entre les administrés ou ses collègues selon leurs opinions qu'elles soient politiques, philosophiques ou religieuses. Obligation de réserve L'agent ou l'agente doit exprimer ses opinions avec mesure. Dans ce cadre, la réserve impose à l'agent d'éviter en toutes circonstances les comportements portant atteinte à la considération du service public par les usagers. Obligation de probité et de désintéressement L'agent ou l'agente ne doit pas tirer un profit personnel pécuniaire de l'exercice de ses fonctions. À ce titre, la sollicitation d'étrennes ou la perception de pourboires est interdite. Obligation de discrétion et de respect du secret professionnel L'agent ou l'agente ne doit pas divulguer des informations dont il a connaissance à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. La violation de cette obligation expose l'agent ou l'agente : 9 à une sanction disciplinaire ; 9 à une sanction pénale s'il révèle une information à caractère secret dont il est dépositaire en raison de sa profession, des fonctions ou de la mission qu'il exerce, même temporairement. Obligation d'information du public L'agent ou l'agente doit répondre aux demandes des administrés et, quand une demande ne relève pas de sa compétence, il doit la rediriger vers le service qui pourra la traiter, tout en informant l'administré de la suite donnée à sa demande. 169 Les principaux droits des agents La liberté d'opinion politique, syndicale, philosophique ou religieuse Les fonctionnaires et agents contractuels sont libres d'adhérer au parti politique ou au syndicat de leur choix, d'adopter la religion, croyance ou philosophie de leur choix, et d'en changer librement. Ce droit a pour limite l'obligation de réserve et le respect du principe de laïcité et de l'obligation de neutralité. Le droit de grève Il est reconnu aux fonctionnaires et aux agents contractuels. Son exercice est soumis à préavis. Il entraîne des retenues sur salaire. Le droit syndical Il comporte la possibilité pour les fonctionnaires et les agents contractuels de bénéficier d'informations syndicales et la possibilité d'exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail. Le droit à la formation professionnelle tout au long de la vie est reconnu aux fonctionnaires. Tout agent ou agente de la fonction publique occupant un emploi permanent bénéficie d'un compte personnel de formation. Le droit de participation Les agents publics participent, par l'intermédiaire de leurs représentants siégeant dans différentes instances consultatives, à l'organisation et au fonctionnement des services publics, à l'élaboration des règles statutaires et à l'examen des décisions individuelles relatives à leur carrière. Ils participent également à la définition et la gestion de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs. Le droit à rémunération après service fait Il comprend le traitement, l'indemnité de résidence, le supplément familial de traitement, ainsi que diverses primes et indemnités. Il est prolongé à la retraite par le versement d'une pension. Le droit à la protection fonctionnelle Les fonctionnaires et les agents contractuels ont droit à une protection et, le cas échéant, à une réparation lorsqu'ils ont fait l'objet, à l'occasion de leurs fonctions, de menaces, d'outrages, de voies de fait, d'injures ou de diffamations. #4 170 85. AGIR QUAND UN AGENT OU UNE AGENTE NE RESPECTE PAS SES OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES Pourquoi L'un des leviers incontournable de ce type de démarche est l'entretien de recadrage. ? En tant que responsable d'une équipe, votre rôle vous conduit à exprimer votre reconnaissance par des retours positifs, mais dans certains cas vous serez amené à accompagner un collaborateur dont le comportement est inapproprié dans sa pratique professionnelle ou/et en termes de comportement vis-à-vis de ses collègues, de sa hiérarchie ou des usagers. Cet acte de management est nécessaire pour éviter que la situation ne s'aggrave. Comment agir Préparation de l'entretien ? Lorsque vous constatez qu'un membre de votre équipe ne remplit pas ses obligations professionnelles (que ce soit du point de vue de la qualité de son travail ou de ses relations au sein de l'équipe), vous devez : 9 recevoir votre collaborateur ou votre collaboratrice lors d'un entretien individuel pour comprendre les raisons de ce comportement ; 9 préparer l'entretien de recadrage ; 9 ne pas se focaliser que sur les aspects négatifs ; 9 se questionner sur vos attentes à l'égard de votre collaborateur ou votre collaboratrice ; 9 faire abstraction des divergences qui peuvent exister ; 9 s'appuyer éventuellement sur un avis extérieur (pairs, service RH) ; 9 prévenir votre hiérarchie de la tenue de l'entretien, en fonction du degré de difficulté que soulève le cas. Déroulement de l'entretien Ne commencez pas l'entretien par une critique négative (« vous avez tort », « vous êtes incompétent », « vous vous trompez »...) afin d'éviter un blocage de la communication de la part de celui qui en est l'objet. Rappelez dans un premier temps à votre collaborateur ou votre collaboratrice ses qualités, ce qui vous donne satisfaction, listez-lui ses compétences et les aspects positifs. Évoquez ensuite la ou les difficultés constatées et les conséquences qu'elles ont sur le service, l'équipe et le cas échéant les interlocuteurs extérieurs. Restez factuel en vous appuyant sur des situations concrètes. Formulez un certain nombre de questions afin d'obtenir les informations nécessaires à la compréhension d'une situation ou d'un problème en laissant suffisamment de temps pour que l'agent ou l'agente s'exprime librement. Indiquez ce que vous attendez et les moyens que vous pouvez mettre en oeuvre pour y parvenir. Laissez votre collaborateur ou votre collaboratrice s'exprimer sur la manière dont il envisage la situation et la mise en oeuvre d'un plan d'actions. Écoutez les propositions formulées par l'agent ou l'agente. Si vous pensez que les dispositions qu'il est prêt à prendre ne sont pas suffisantes ou sont inadaptées, il convient de le lui dire tout de suite et de l'inviter à en trouver d'autres ou bien de lui faire des propositions. 171 Suivi de l'entretien Il est possible de : 9 proposer de l'aide pour accompagner les efforts que votre collaborateur ou votre collaborarice s'engage à faire ; 9 rechercher et demander une formation répondant aux besoins ; 9 prévoir un bilan ultérieur. Si la situation le justifie, il vous appartient d'informer votre collaborateur qu'à défaut de solution en interne, il vous faudra élever hiérarchiquement le problème. À l'issue de l'entretien, il est nécessaire de formaliser l'échange par un écrit succinct. Attitude à adopter en cas d'absence de solution Prenez l'initiative de parler de cette situation à votre hiérarchie. Si malgré plusieurs entretiens, vous ne constatez pas de modifications significatives dans le comportement de votre collaborateur ou votre collaboratrice, il est souhaitable de prendre appui auprès de votre bureau des ressources humaines de proximité et de vous assurer du soutien de votre hiérarchie. L'organisation d'un entretien avec l'autorité hiérarchique ou / et le responsable du bureau RH de proximité pourra également contribuer à partir sur de nouvelles bases. Si le comportement de l'agent ne s'améliore pas, et avant d'engager une procédure disciplinaire, vous devez rappeler par écrit vos attentes, en précisant de quel délai l'agent dispose pour changer son comportement. La psychologue du travail ( 1 2244) peut également être sollicitée dans le cadre d'une médiation. Quelques bons réflexes Quelques exemple de situations : Si l'agent ou l'agente nie la réalité au cours de l'entretien : 9 reprenez un à un les faits recensés. Si l'agent ou l'agente acquiesce à tout : 9 demandez à l'agent ce qu'il entend mettre en oeuvre pour changer ; 9 faites un suivi régulier si la démarche apparaît compliquée pour le collaborateur. Si l'agent ou l'agente manifeste une certaine agressivité : 9 demandez tranquillement à ce dernier de se calmer ; 9 rappelez l'objectif et l'intérêt de cet échange. 1. Si la situation s'envenime : 9 mettez fin à l'entretien ; 9 proposez à l'agent ou l'agente de prendre un délai de réflexion avant un nouvel entretien plus constructif. 2. Si l'agent ou l'agente persiste lors du nouvel entretien ou s'il refuse de prendre part à ce nouvel échange : 9 indiquez que vous en référez à la hiérarchie qui prendra les mesures qui s'imposent. #4 172 86. LA PROCÉDURE DISCIPLINAIRE Contexte L'administration peut être amenée à engager une procédure disciplinaire à l'encontre d'un agent en cas de manquement à ses obligations professionnelles constitutif d'une faute, dans l'exercice des fonctions ou en dehors du service. La procédure disciplinaire obéit à certaines règles, notamment celles permettant d`assurer le respect des droits de la défense. Votre rôle Le recours à la procédure disciplinaire doit être l'ultime étape et doit avoir été précédée de rappels aux règles et aux obligations professionnelles. Lorsque la faute est de nature professionnelle et qu'il est envisagé d'engager une procédure disciplinaire, le chef de bureau dont relève l'agent saisit le chef du service et transmet un rapport précis et détaillé sur les faits reprochés, les lieux, les dates, la présence d'autres personnes. Si vous estimez qu'une procédure disciplinaire est nécessaire, vous devez la préparer avec l'appui du service RH de proximité et en mesurer les conséquences. À l'appui de ce rapport peuvent être joints, selon les circonstances : 9 des preuves matérielles (extraction cottage, enveloppe d'expédition jointe au certificat d'avis d'arrêt de travail hors délais, main courante ou plainte enregistrée par le commissariat, etc) ; 9 le témoignage des agents présents au moment des faits qui préciseront leur identité et leur grade. Vérifiez la concordance des témoignages ; 9 les observations de l'agent ou l'agente contre qui la procédure est engagée. L'autorité compétente L'autorité compétente pour prononcer une sanction disciplinaire est le ministre. Les sanctions des 2e, 3e et 4e groupes sont prononcées après avis de la commission de discipline. Les différentes sanctions Les sanctions sont classées en 4 groupes : Premier groupe : avertissement, blâme. Deuxième groupe : radiation du tableau d'avancement, abaissement d'échelon, exclusion temporaire de fonctions (durée maximale 15 jours), déplacement d'office. Troisième groupe : rétrogradation, exclusion temporaire (3 mois à 2 ans). Quatrième groupe : mise à la retraite d'office, révocation. Cette gradation permet d'appliquer une sanction proportionnelle à la gravité de la faute commise. Les conséquences des sanctions L'avertissement (sanction du 1er groupe) se traduit par des observations écrites ou orales qui ne doivent pas être portées au dossier de l'agent. Le blâme (sanction du 1er groupe) est inscrit dans le dossier de l'agent. Il est effacé de son dossier après trois ans si aucune autre sanction n'est intervenue pendant cette période. La radiation du tableau d'avancement (sanction du 2e groupe) est la seule sanction qui peut être prononcée en plus d'une autre sanction du 2e ou du 3e groupe. L'abaissement d'échelon (sanction du 2e groupe) peut concerner un ou plusieurs échelons. L'agent est alors reclassé dans un échelon inférieur tout en conservant l'ancienneté acquise dans l'échelon qu'il occupait avant la sanction. 173 L'exclusion temporaire de fonctions (sanction des 2e et 3e groupes) implique que l'agent ne perçoit aucune rémunération et ne touche aucune indemnité de chômage. La sanction de la rétrogradation (sanction du 3e groupe) consiste en un reclassement dans un grade hiérarchiquement inférieur. Mise à la retraite d'office ou révocation (sanctions du 4e groupe) : elles rompent le lien de l'agent avec l'administration. La révocation ouvre cependant droit à l'indemnisation du chômage. Les droits des agents Il est obligatoire d'informer l'agent par écrit de la procédure disciplinaire engagée contre lui, en lui précisant les faits reprochés. Cette formalité doit être accomplie quel que soit le niveau de sanction demandé même s'il est envisagé de prononcer une sanction du 1er groupe (sans consultation obligatoire de la commission de discipline). Dans le cadre d'une procédure disciplinaire l'agent ou l'agente a le droit : 9 à la communication de l'intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes. Les pièces du dossier et les documents annexés doivent être numérotés ; 9 de se faire assister par un ou plusieurs défenseurs de son choix ; 9 de disposer d'un délai suffisant pour prendre connaissance de son dossier et organiser sa défense. Les voies de recours de l'agent Un recours administratif par lettre adressée au signataire de la sanction (recours gracieux) ou aux supérieurs hiérarchiques du signataire de la sanction (recours hiérarchique). Un recours devant le Conseil supérieur de la fonction publique de l'État, dans certaines conditions, dans le mois qui suit la notification. Un recours devant le tribunal administratif, dans les deux mois qui suivent la notification. Cette voie de recours, valable pour toutes les sanctions, doit être mentionnée sur la décision de sanction, datée et signée par l'agent. #4 Quelques bons réflexes Si vous avez un doute sur la qualification du comportement de votre collaborateur ou les suites à donner, prenez conseil auprès de votre service RH. Vérifiez que le choix de la sanction disciplinaire est en adéquation avec le manquement ou la faute, la sanction doit être proportionnée au manquement. Soyez vigilant car tous les comportements ne constituent pas des fautes passibles de sanctions disciplinaires (insuffisance professionnelle, état pathologique par exemple). u http://intra.juridique.sg.i2/discipline-manquement-a-la-deontologie-r204.htm Pour aller plus loin @ Les droits et les règles Dialogue social LES ENJEUX DU DIALOGUE SOCIAL u 87. Le rôle de l'encadrant ou de l'encadrante dans le dialogue social u 88. L'exercice du droit syndical u 89. Les instances traitant des questions individuelles en AC u 90. Les instances traitant des questions collectives en AC #3 176 En tant qu'encadrant ou encadrante, vous devez avoir une bonne connaissance des acteurs et des mécanismes propres à votre environnement professionnel, et vous pouvez être amené à participer à ce dialogue social. Ce dialogue a lieu dans le cadre formel des instances de concertation dédiées à cette mission mais aussi dans le cadre informel des audiences syndicales et des relations quotidiennes avec les représentants du personnel. En administration centrale les instances sont le comité technique d'administration centrale (CT-AC) le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC), et les comités techniques spéciaux des DAC. À ces instances s'ajoutent les instances ministérielles, CT-M, CHSCT-M et les commissions administratives paritaires (CAP) et consultatives paritaires (CCP). Vos interlocuteurs pour toutes questions sont le BRH de proximité et le département des relations sociales de la DRH : appuidialoguesocial.drh@develloppement-durable.gouv.fr Pourquoi ? 87. LE RÔLE DE L'ENCADRANT OU DE L'ENCADRANTE DANS LE DIALOGUE SOCIAL La qualité et la richesse du dialogue social dans l'administration représentent un véritable enjeu pour les conditions de travail des agents mais également pour le fonctionnement des services. Sa place et son rôle sont déterminés par un corps de textes législatifs et réglementaires. La procédure Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est important. Il consiste à : 9 se tenir informé du dialogue social au sein de l'administration centrale (CT, CHSCT, CAP) et de votre direction ; 9 jouer un rôle actif, en répondant directement aux questions relevant de votre compétence qui vous sont posées par les représentants du personnel. Vous pouvez être sollicité, à titre d'exemple, par les représentants du personnel à propos : 9 du fonctionnement de votre service ; 9 des conditions de travail ; 9 de santé ; 9 de sécurité ; 9 sur des questions relatives à la situation individuelle d'agents (difficultés sociales ou professionnelles). Vous devez répondre à ces sollicitations dans un esprit ouvert et constructif en tenant informée votre hiérarchie. Si la question, l'observation ou la demande exprimée sous forme verbale, de courrier ou de tract, ne relève pas de votre compétence, il vous appartient de la transmettre à votre hiérarchie qui en tiendra informé le service compétent. Pour des questions relevant du domaine de la santé et sécurité au travail, vous pouvez contacter l'assistant de prévention de votre service ou le conseiller de prévention. Dans le cadre des activités du CHSCT de l'administration centrale, des représentants de ce dernier peuvent effectuer des visites au sein de votre service. Vous en serez directement informé. Il vous appartiendra d'en informer vos agents. Pour des questions relevant de la gestion individuelle des agents, vous pouvez contacter votre bureau des ressources humaines. 177 Préparer sa réunion avec les organisations syndicales Pour dialoguer avec les organisations syndicales il est important de : 9 définir un ordre du jour précis et encadré ; 9 connaître le contexte. La connaissance du dossier au sens large est indispensable ; 9 définir votre objectif et les marges de manoeuvre possibles ; 9 répertorier les différentes limites existantes, sur le sujet qui sera abordé, par exemple les limites réglementaires, financières, ou déontologiques ; 9 faire la liste de l'ensemble des points d'accord existant entre vous et les représentants des personnels ; 9 transmettre suffisamment tôt, au moins 15 j à l'avance, les documents nécessaires à la préparation de la réunion ; 9 prévoir d'envoyer des convocations officielles aux participants de la réunion, ces convocations valent en effet autorisation d'absence (cf infra) ; 9 faire, oralement, un relevé des conclusions principales à la fin de la réunion ; 9 transmettre un projet de relevé de conclusion écrit dans la semaine suivant la réunion 9 assurer un suivi des engagements pris lors de la réunion. Quelques bons réflexes Prenez l'habitude de vous interroger sur la nécessité d'une consultation des organisations syndicales en amont. Afin d'éviter toute crispation sur des sujets potentiellement sensibles. #4 178 Pourquoi ? 88. L'EXERCICE DU DROIT SYNDICAL Le droit syndical comporte la possibilité pour les agents de bénéficier d'informations et de formations syndicales et d'exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail. Ils peuvent, pour ce faire bénéficier d'autorisations spéciales d'absence ou de décharges d'activité de service. Qui peut bénéficier d'autorisations d'absence pour exercice du droit syndical Tous les agents, peuvent sous certaines conditions bénéficier d'autorisations d'absence pour participer à une réunion d'information syndicale ou bénéficier de congés de formation syndicale. En outre, certains agents peuvent bénéficier, pour exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail, d'une décharge d'activité de service, à la demande du syndicat, ou d'autorisations d'absence, qui peuvent être soit à la demande du syndicat soit à la demande de l'administration. L'exercice du droit syndical doit se concilier avec la continuité du service public, l'obligation de réserve, de neutralité et de discrétion professionnelle. Quels sont les droits syndicaux donnant lieu à autorisation d'absence et comment les gérer ? Pour tous les agents L'autorisation d'absence pour participer à une réunion d'information syndicale. Vous pouvez accorder à un agent ou une agente qui en fait la demande, sous réserve des nécessités de service, une autorisation d'absence d'une heure par mois, à laquelle s'ajoutent les délais de route, pour participer à une réunion d'information syndicale. Un agent ne peut être autorisé à s'absenter que pour une seule réunion d'information syndicale par mois. Vous pouvez accorder ces autorisations d'absence sous certaines conditions : 9 la réunion est autorisée par une note du chef de service de l'action administrative et des moyens précisant la date et l'heure, sa durée et le lieu. Le syndicat doit en avoir fait la demande écrite au moins une semaine avant la date de la réunion ; 9 l'absence est compatible avec les nécessités de service. Lorsqu'un syndicat organise une réunion d'information syndicale de deux ou trois heures, l'agent ou l'agente peut être autorisé(e) à cumuler l'heure mensuelle du mois avec celles des deux mois précédant ou succédant le mois de la demande, dans la limite de quatre heures par trimestre. Le congé de formation syndicale Vous pouvez accorder à un agent ou une agente une autorisation de congé de formation syndicale d'une durée maximum de 12 jours par an, sous certaines conditions : 9 la demande vous a été transmise par écrit au moins un mois avant le début du congé ; 9 l'absence est compatible avec les nécessités de service. À l'issue de ce congé, l'agent doit vous présenter une attestation d'assiduité de l'organisme de formation agréé. Pour l'agent ou l'agente siégeant dans les instances ou mandaté par un syndicat Les décharges d'activité de service (DAS) Elles sont accordées à certains agents pour exercer une activité syndicale en lieu et place de l'activité professionnelle. 179 Cette activité syndicale consiste à informer leurs collègues, faire part de revendications défendues par le syndicat, distribuer des tracts, organiser des réunions d'information syndicale, rencontrer des agents qui ne sont pas en service, mais aussi pour accompagner un de leurs collègues faisant l'objet d'une procédure disciplinaire lors d'un entretien avec sa hiérarchie, pour consulter son dossier, assurer sa défense devant la commission de discipline et participer à une audience sollicitée auprès d'un responsable de l'administration centrale. Leur attribution aux agents désignés par une organisation syndicale correspond à des droits acquis par cette organisation en fonction de sa représentativité mesurée à l'issue des élections professionnelles. Les DAS sont attribuées par le département des relations sociale DRH/RS, sous forme de décisions. Les demandes sont faites par les fédérations auprès de la DRH/RS et les décisions prises après avis du service. Les décharges d'activité de service peuvent être partielles ou totales : 9 en cas de décharge totale, l'agent ou l'agente est déchargé(e) de son service pour exercer une activité syndicale à temps plein. Après accord de la DRH, il peut être remplacé sur son poste ; 9 en cas de décharge partielle, celle-ci ne concerne qu'une partie du temps de travail de l'agent ou l'agente. Le crédit d'heure - les coupons Tout agent peut bénéficier de demi-journées d'autorisations d'absence pour exercer une activité syndicale à la demande d'un syndicat représentatif. Ces demandes sont matérialisées sous forme de coupons. Ces demandes doivent être déposées par l'agent ou l'agente auprès de son supérieur hiérarchique au moins trois jours à l'avance et sont accordées dès lors qu'elles sont compatibles avec la nécessité de service. De la même façon que pour les DAS, le crédit d'heure attribué aux agents désignés par une organisation syndicale correspond à des droits acquis par cette organisation en fonction de sa représentativité mesurée à l'issue des élections professionnelles. Les autorisations spéciales d'absence (ASA) Elles sont accordées aux agents pour : 9 participer aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs organisés par un syndicat national ou international, une fédération, une confédération, une union régionale ou départementale de syndicats dont ils sont membres élus ; 9 participer aux congrès ou aux réunions statutaires des organismes directeurs organisés par un syndicat représenté à l'administration centrale ; 9 participer aux réunions des groupes de travail initiés par l'administration ; 9 siéger dans les instances consultatives suivantes : comité technique d'administration centrale (CTAC), comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT-AC), commission administrative paritaire (CAP), commission consultative paritaire (CCP), commission centrale d'action sociale (CCAS). L'agent ou l'agente souhaitant participer à une réunion organisée par l'administration (instances de concertation, groupes de travail, réunions...) doit remettre une copie de sa convocation à son supérieur hiérarchique au moins trois jours avant la date de la réunion. La durée de cette autorisation comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour lui permettre de préparer la réunion et d'en rédiger le compte rendu. #4 Quel est votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante ? Connaître les règles pour répondre à vos agents. Préserver un dialogue social de qualité. La permanence d'un dialogue social de qualité exige de préserver au maximum les conditions de son exercice et de s'assurer, auprès de la hiérarchie des raisons pour lesquelles il peut être opposé un refus qui doit rester exceptionnel et très bien motivé. 180 89. LES INSTANCES TRAITANT DES QUESTIONS INDIVIDUELLES EN AC Les commissions administratives paritaires (CAP) Quelles sont les missions des CAP ? Les CAP sont des instances consultatives composées à parts égales de représentants élus des fonctionnaires titulaires et de représentants de l'administration. Elles examinent les questions individuelles relatives à la carrière des fonctionnaires et siègent en formation disciplinaire lorsqu'elles sont saisies d'une demande de sanction. Quels sujets sont soumis à l'avis des CAP ? La titularisation. Le changement d'affectation. L'accueil en détachement. Les demandes de détachement dans le corps. Les demandes d'intégration dans le corps de détachement. Les demandes d'intégration directe. L'avancement de grade. Les promotions de corps. Les recours concernant les comptes rendus professionnels, les primes et le télétravail. La commission consultative paritaire (CCP) Quelles sont les missions de la CCP ? La CCP est un organe consultatif composé à parts égales de représentants élus des agents non-titulaires et de représentants de l'administration. Quels sujets sont soumis à l'avis de la CCP ? La CCP examine les décisions individuelles relatives aux licenciements intervenus après la période d'essai et les sanctions disciplinaires autres que l'avertissement et le blâme. Elle est également informée de l'évolution des effectifs des agents non-titulaires et des règles relatives à l'évaluation et la formation des agents non titulaires. Une commission consultative paritaire est organisée au niveau de l'administration centrale pour les agents non-titulaires. 181 La commission administrative paritaire locale des adjoints administratifs d'administration centrale Quelle est la composition de la CAPL-AC ? La CAPL-AC est présidée par le directeur des ressources humaines. Elle est composée de 12 représentants du personnel et de l'administration titulaires et suppléants nommés pour quatre ans. Le président ou la présidente, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle de la CAPL-AC ? En matière de recrutement : propositions de titularisation ou de refus de titularisation (concerne également les prolongations de stage). Elle traite les questions d'ordre individuel : 9 demandes de détachement entrant ; 9 demandes de détachement dans le corps ; 9 demandes d'intégration dans le corps de détachement ; 9 demandes d'intégration directe ; 9 recours sur les dossiers de compte-rendu entretien professionnel... Valide les demandes de mutation pour l'administration centrale. Elle prépare les travaux d'avancement de grade qui feront l'objet d'un examen en CAP nationale. #4 182 90. LES INSTANCES TRAITANT DES QUESTIONS COLLECTIVES EN AC Deux instances complémentaires en ont la charge : 9 le comité technique d'administration centrale (CT-AC) ; 9 le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC). Ces trois instances sont consultées et émettent des avis sur toutes les questions d'intérêt général concernant les agents de l'administration centrale. Seuls les représentants du personnel participent au vote. Les séances des instances ne sont pas publiques. Le comité technique d'administration centrale (CTAC) Quelle est la composition du CTAC ? Le CTAC est présidé par le directeur des ressources humaines. Il est composé de 10 représentants des personnels titulaires et suppléants nommés pour quatre ans. Le président ou la présidente peut être assisté en tant que de besoin par des membres de l'administration exerçant des fonctions de responsabilité et concernés par des questions soumises à l'avis du comité technique. Le président ou la présidente, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle du CTAC ? C'est une instance de concertation chargée de donner son avis sur : 9 l'organisation et le fonctionnement des services ; 9 la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences ; 9 les règles statutaires et les règles relatives à l'échelonnement indiciaire ; 9 les grandes orientations en matière de politique indemnitaire et de critères de répartition ; 9 la formation, le développement des compétences et des qualifications professionnelles ; 9 l'insertion professionnelle ; 9 l'égalité professionnelle, la parité et la lutte contre toutes les discriminations. En 2017, les points suivants ont été abordés : 9 présentation du bilan des effectifs 2016 et projection 2017 ; 9 modification de l'organisation de l'administration centrale du ministère (ex : départ de la Direction de la pêche, maritime et de l'aquaculture) ; 9 mise en place du régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP). Il reçoit communication et débat du bilan social de l'administration centrale. Ce bilan est établi annuellement Il indique les moyens, notamment budgétaires et en personnel, et comprend toute information utile eu égard aux compétences du comité technique. Il bénéficie du concours du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail dans les matières relevant de sa compétence et peut le saisir de toute question. Il examine en outre les questions dont il est saisi par ce même comité. 183 Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC) Présidé par le directeur des ressources humaines, il est composé de 7 représentants titulaires et suppléants des personnels, nommés pour quatre ans. Par ailleurs, il bénéficie du concours du médecin de prévention, des infirmières, du conseiller ou conseillère et des assistants de prévention ainsi que d'un inspecteur ou une inspectrice santé et sécurité au travail, membres de droit de cette instance. Le président du CHSCT-AC peut être assisté en tant que de besoin par des membres de l'administration exerçant des fonctions de responsabilité et concernés par des questions soumises à l'avis du comité technique. Le président du CHSCT-AC, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle du CHSCT-AC ? Le CHSCT contribue à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des agents ainsi qu'à l'amélioration de leurs conditions de travail, notamment par : 9 l'analyse des conditions de travail et des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les agents ; 9 la vérification, par des inspections et des enquêtes, du respect des prescriptions législatives et réglementaires et de la mise en oeuvre des mesures de prévention préconisées ; 9 le développement de la prévention par des actions de sensibilisation et d'information. Il peut, par exemple, proposer des actions de prévention en matière de harcèlement ; 9 l'analyse des circonstances et des causes des accidents du travail ou des maladies professionnelles ou à caractère professionnel, par le biais d'enquêtes. Le CHSCT-AC est notamment consulté avant toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail et, en particulier : 9 avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l'outillage, d'un changement de produit ou de l'organisation du travail ; 9 avant toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail ; 9 sur le plan d'adaptation, lors de la mise en oeuvre de mutations technologiques importantes et rapides ; 9 sur les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail. Le CHSCT-AC doit par exemple être associé à la recherche de solution concernant : 9 l'organisation matérielle du travail : charge de travail, rythme, pénibilité des tâches, élargissement et enrichissement des tâches ; l'environnement physique du travail : température, éclairage, aération, bruit, poussière, vibrations ; l'aménagement des postes et des lieux de travail ; la durée et les horaires de travail, l'aménagement du temps de travail (travail de nuit, travail posté) ; les nouvelles technologies et leurs incidences sur les conditions de travail des salariés. Le CHSCT-AC peut également être saisi par le comité technique, ou un représentant du personnel, sur toute question relevant de sa compétence. #4 Pour aller plus loin u Pour retrouver l'arrêté de composition du CHSCT-AC et les compte-rendus des dernières séances @ Les droits et les règles Réflexes RH LES RÉFLEXES RH u 91. La rémunération u 92. Les indemnités u 93. La mobilité #3 186 91. LA RÉMUNÉRATION Les textes de références et les grands principes Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires : « les fonctionnaires ont droit à une rémunération après service fait ». L'Article 20 Loi 83-634 du 13 juillet 1983 indique que les fonctionnaires ont droit, après service fait, à une rémunération comprenant : 9 le traitement ; 9 l'indemnité de résidence ; 9 le supplément familial de traitement ; 9 les indemnités instituées par un texte législatif ou réglementaire ; 9 les prestations familiales obligatoires. Notion de service fait : l'agent n'est rémunéré qu'une fois le travail effectué. Il n'y a pas de système d'avance sur salaire. Un acompte est une somme versée pour service fait, égale à 80 ou 90 % du traitement brut, quand la paye de l'agent n'a pas pu être saisie dans le calendrier classique (réception tardive de la prise en charge). Le solde est payé sur la paye du mois suivant. La paye est versée par trentième indivisible : chaque mois quelque soit le nombre de jours compte pour trente jours. Exemple : reprise sur salaire pour un jour d'absence non justifiée, il y a une reprise de 1/30e de la rémunération versée. Les acteurs de la paye Le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable public prévoit une séparation entre : la personne qui décide d'engager la dépense (l'ordonnateur) et celle qui vérifie et exécute la dépense (le comptable). En administration centrale, l'organisation est la suivante : 9 les ordonnateurs : le service gestion ; 9 les comptables : les services dédiés dans les directions départementales de finances publiques (DDFP). 187 Les éléments constitutifs de la paye Le traitement indiciaire : Le corps/grade/échelon de l'agent ou de l'agente est associé à un indice brut (= indice de carrière, qui sert notamment aux reclassements) qui correspond lui même à un indice majoré. Le traitement indiciaire est donc égal à l'indice majoré multiplié par la valeur du point d'indice. Le traitement indiciaire évolue dans les situations suivantes : 9 avancement d'échelon, bénéfice d'un indice majoré supérieur à date d'effet de l'avancement d'échelon ; 9 reclassements indiciaires à l'occasion de la refonte de grilles ; 9 passage à un grade supérieur à l'occasion d'un concours ou d'une promotion. Le traitement indiciaire ne peut être inférieur à un indice plancher qui est déterminé en fonction de l'évolution du SMIC (indice 309, SMIC de 1 480,17 ) Les contractuels sont payés avec un indice ou avec un montant fixé par contrat. Pour les ouvriers des parcs et ateliers (OPA), la rémunération est calculée avec un taux horaire fixé par niveau de qualification. L'indemnité de résidence Montant calculé en appliquant un taux au traitement brut de l'agent. Ce taux est variable en fonction de la zone territoriale dans laquelle est classée la commune où l'agent exerce ses fonctions. L'objectif est de compenser les diparités géographiques en matière de coût de la vie. Le supplément familial de traitement Le SFT est versé aux agents publics ayant au moins un enfant à charge au sens des prestations familiales. Le montant du SFT est calculé en fonction d'une part fixe (2,29 pour 1 enfant, 10,67 pour 2 enfants, etc.) et une part proportionnelle au traitement brut à partir du 2e enfant (3 % pour 2 enfants, 8 % pour 3 enfants, etc.). Le versement du SFT est supprimé dès lors que l'enfant n'est plus à charge (20e anniversaire ou rémunération >50 % du SMIC). La nouvelle bonification indiciaire Attachée à certains emplois impliquant l'exercice d'une responsabilité ou une technicité particulière, elle est calculée comme le calcul du traitement brut : nombre de points X valeur du point d'indice. Les éléments négatifs de la paie Les cotisations et contributions : pension civile pour les fonctionnaires ou vieillesse pour les non titulaires, CSG, CRDS, la RAFP (retraite additionnelle de la Fonction publique) pour les fonctionnaires ou l'IRCANTEC pour les non titulaires. La RAFP La RAFP est un régime de retraite additionnelle réservé aux fonctionnaires. Lors de votre départ à la retraite, vous percevez une retraite qui s'ajoute à votre retraite de base de fonctionnaire. La retraite additionnelle de la Fonction publique donne lieu à des cotisations mensuelles (part agent ou agente et part employeur), transformées en points RAFP. #4 188 Assiette de cotisation : tout ce qui n'entre pas dans l'assiette de cotisation de la pension civile, dans la limite de 20 % du traitement brut. Le bénéfice de cette retraite additionnelle peut avoir lieu selon deux modalités : 9 jusqu'à 5 124 points, la prestation sera versée en capital au moment du départ en retraite ; 9 à partir de 5 125 points, la RAFP est versée mensuellement sous forme d'une rente. L'abattement « primes-points » : ligne spécifique venant diminuer le montant des primes pour compenser la hausse des points d'indice depuis 2016 (B) ou 2017 (A et C). Les reprises pour jour de grève ou précomptes pour services non fait : retenue de 1/30e de la rémunération mensuelle de l'agent ou de l'agente. Toute journée de grève donne lieu à une retenue de 1/30e de la rémunération mensuelle. Attention, la retenue peut donc porter sur des jours au cours desquels l'agent ou l'agente n'est pas soumis(e) à une obligation de service : grève du vendredi au lundi, retenue de 4/30e. Les reprises pour maladie : après 90 jours de maladie à plein traitement (en année glissante), passage à demitraitement. L'indemnité compensatrice de la hausse de la CSG La hausse de 1,7 point (de 7,5 % à 9,2 %) du taux de la contribution sociale généralisée (CSG) s'applique à compter du 1er janvier 2018. Parallèlement, la contribution exceptionnelle de solidarité (CES) de 1 % est supprimée et une indemnité compensatrice de la hausse de la CSG est créée par la loi de finances pour 2018. Cette indemnité compensatrice est mise en oeuvre pour l'ensemble des agents publics, quelle que soit leur date d'entrée dans la fonction publique et quel que soit leur statut (fonctionnaires, ouvriers des parcs et ateliers, contractuels CDI et CDD, militaires). Le jour de carence Depuis le 1er janvier 2018, le jour de carence pour maladie des agents publics (fonctionnaires et contractuels) est rétabli. Toutefois, le jour de carence ne s'applique pas lorsque l'agent n'a pas repris le travail plus de 48 heures entre 2 congés maladie pour la même cause ou pour les congés suivants : 9 congé pour accident de service ou accident du travail et maladie professionnelle ; 9 congé de longue maladie ; 9 congé de longue durée ; 9 congé de grave maladie ; 9 congé du blessé (pour les militaires) ; 9 congé de maladie accordé dans les 3 ans après un 1er congé de maladie au titre d'une même affection de longue durée (ALD). Le bulletin de paye Le bulletin de salaire se définit comme un document qui accompagne le paiement de la rémunération du fonctionnaire, agent titulaire ou contractuel, et qui comporte un certain nombre de mentions obligatoires, telles que le montant du salaire, les différentes retenues, ainsi que des informations d'ordre administratif. 189 92. LES PRIMES ET INDEMNITÉS Les personnels peuvent percevoir, en plus de leur traitement mensuel, une ou plusieurs primes et indemnités dont le montant varie suivant la manière de servir et l'importance des sujétions auxquelles les bénéficiaires sont appelés à faire face dans l'exercice effectif de leur fonction. Le régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP) Le RIFSEEP est composé de deux parts qui sont cumulatives mais diffèrent dans leur objet et dans leurs modalités de versement : 9 Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d'Expertise (IFSE). Elle constitue l'indemnité principale du RIFSEEP ; 9 Complément Indemnitaire Annuel (CIA). Il s'agit d'une prime facultative. L' IFSE valorise les parcours professionnels et les fonctions exercées. Les fonctions sont classées dans des groupes de fonctions définis selon 3 familles de critères professionnels : 9 encadrement, coordination, conception, ou pilotage ; 9 technicité/expertise/ expérience/qualification ; 9 sujétions particulières/niveau d'exposition du poste. Son montant est déterminé par la classification des emplois dans les groupes de fonctions et selon l'affectation (AC/SD). L'IFSE - Prise en compte de l'expérience professionnelle L'IFSE évolue lors : 9 d'une mobilité dans un groupe de fonctions ascendant (augmentation de la dotation) ou descendant (diminution de la dotation), ou encore d'une mobilité entre AC et services déconcentrés ; 9 d'une promotion ; 9 ou à minima tous les 4 ans en l'absence de changement de fonctions et au vu de l'expérience acquise par l'agent ou l'agente. Le principe du réexamen du montant de l'IFSE n'implique pas une revalorisation automatique. L'éventuelle revalorisation se fera après un examen de : 9 l'élargissement des compétences ; 9 l'approfondissement des savoirs. #4 Indemnité spécifique de service (ITPE, TS, Dessinateurs) Principes de base : 9 ISS due au titre de l'année N versée en N+1 ; 9 ISS versée selon un taux de base, un coefficient de service (fixé par décret), un coefficient de grade (+ éventuelles bonifications), un coefficient relatif au temps de présence de l'agent et un coefficient de modulation individuel (CMI) ; 9 coefficient de modulation individuel revu tous les ans dans le cadre d'un processus d'harmonisation indemnitaire ; 9 de janvier à novembre : versement mensuel de l'équivalent de 95 % de la dotation annuelle. 190 Autres primes et indemnités Les indemnités diverses : paiement des jours épargnés sur le CET, garantie individuelle du pouvoir d'achat (GIPA), remboursement des frais de déplacement domicile-travail, indemnité kilométrique vélo... l'indemnité dégressive et l'indemnité compensatrice de la CSG. Primes particulières : prime spéciale d'installation, prime spécifique d'installation, prime de restructuration, indemnité de départ volontaire, etc. Une prime spéciale d'installation peut être allouée aux fonctionnaires civils de l'État qui, à l'occasion de leur accès à un premier emploi d'une administration de l'État, reçoivent, au plus tard, au jour de leur titularisation, une affectation dans l'une des communes de la région Île de France. Quel est votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante ? Savoir orienter son équipe vers les bons interlocuteurs (en l'occurrence, le BRH de proximité). Connaître les groupes de fonction des postes de son service et savoir expliquer cette cotation. Savoir informer les agents à l'occasion de leurs choix de poste (effet des groupes ascendants ou descendants, etc.). Savoir écrire les décisions appropriées à destination du BRH de proximité (service non fait, décision d'intérim, etc.). 191 93. LA MOBILITÉ La mobilité interne Il y a deux cycles de mobilité (mars et septembre). Les postes doivent être remontés et publiés en amont dans l'application mobilité (avec les fiches de poste). L'agent dépose un PM104, signé par le service d'origine et le service d'accueil à transmettre au bureau RH de proximité (exception du SG où le document à signer est une décision interne). En cas de souhait d'une date de mutation avancée ou différée, l'annexe 5 peut être signée par l'agent ou l'agente, le service d'origine et le service d'accueil. Dates et processus : circulaires mobilité Pour les agents de catégorie A+ de l'administration centrale, la mobilité s'expérimente « au fil de l'eau » : 9 postes de chefs de bureau (ou équivalent), chef ou cheffe de département et adjoint ou adjointe, adjoint ou adjointe de sous direction, adjoint ou adjointe de chef ou cheffe de service, chargé ou chargée de mission auprès d'un directeur ou d'une directrice ; 9 les postes vacants seront publiés chaque mercredi sur le site intranet du ministère et sur la BIEP, pour 3 semaines ; 9 la procédure est la même que pour les cycles classiques ; 9 la mobilité se fera par défaut à J+2mois. http://intra.rh.sg.i2/liste-des-postes-pour-la-mobilite-au-fil-de-l-eau-a14964.html Les trois formes de mobilités externes Un agent de l'administration centrale qui choisit de rejoindre un autre employeur (public ou privé) est considéré en mobilité externe. Le détachement Le détachement est la situation du fonctionnaire qui se trouve placé dans un corps différent de son corps d'origine. Il exerce ses fonctions et est rémunéré selon les règles applicables dans son corps d'accueil. Il permet d'exercer ses fonctions dans une autre structure, généralement une administration. Placé hors de son corps d'origine, le titulaire continue à bénéficier de ses droits à l'avancement et à la retraite. Dans certains cas, le détachement est de droit. Il s'exerce par périodes de cinq ans maximum. Le corps d'accueil doit être de la même catégorie que le corps d'origine et de niveau comparable. Le détachement est incompatible avec une autre position : activité dans le corps d'origine, position hors cadre, disponibilité, congé parental, etc. Dans tous les cas, la demande de détachement doit être présentée pour avis en commission administrative paritaire (CAP). Les conséquences pour l'agent ou l'agente : 9 l'agent perçoit la rémunération de son emploi d'accueil ; 9 l'agent bénéficie d'une double carrière et maintient ses droits à avancement dans son corps d'origine ; 9 l'agent est évalué par son administration d'accueil sur demande de son administration d'origine dans la majorité des cas ; 9 l'administration d'accueil est compétente pour attribuer à l'agent ou l'agente le service à temps partiel mais il doit en informer l'administration d'origine. #4 192 ATTENTION u je souhaite accueillir un agent en détachement : Après l'entretien de recrutement, l'agent dépose un PM104. Après signature du service d'origine et du service d'accueil, le document est transmis au BRH de proximité pour le passage en CAP. Cela nécessite une autorisation à recruter un personnel extérieur au ministère (ARL (pour les agents de catégorie C) ou « compteur »), et je demande une fiche financière au BRH pour informer l'agent sur le niveau de rémunération proposé. u un de mes agents fait une demande de détachement : il doit rédiger une demande écrite pour un an renouvelable, sous couvert hiérarchique, et le transmettre au BRH de proximité. Si l'administration d'accueil émet un avis favorable, l'agent sera muté quelque soit l'avis du service d'origine. La mise en disponibilité Placé hors de son administration, le fonctionnaire mis en disponibilité cesse de bénéficier de ses droits à l'avancement et à la retraite. La disponibilité est accordée de droit dans certains cas (élever un enfant de moins de 8 ans, soigner un proche, suivre son conjoint déménageant pour raisons professionnelles, exercer un mandat d'élu local, etc.) ou sous réserve des nécessités de service (convenances personnelles, études, création d'entreprise, etc.). Les périodes de mise en disponibilité sont limitées dans le temps. La disponibilité pour convenance personnelle est limitée à 3 ans renouvelables mais ne peut excéder 10 ans. ATTENTION La disponibilité sur autorisation doit être demandée par écrit 3 mois avant la date de départ souhaitée. Elle est considérée comme acceptée si l'administration ne répond pas dans les 2 mois. La mise à disposition Les fonctionnaires et agents non-titulaires en CDI peuvent être mis à la disposition d'autres administrations de l'État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics. Ils continuent d'être rémunérés par leur administration d'origine qui se fait rembourser auprès de l'employeur d'accueil. Ils continuent à bénéficier de leurs droits à avancement et à la retraite. La mise à disposition d'un agent doit faire l'objet d'une convention avec l'organisme bénéficiaire. Une mise à disposition peut être interrompue sous réserve du délai de préavis prévu dans la convention. Toutes les positions sont révocables, l'administration d'origine pouvant à tout moment y mettre fin. 193 La procédure de réintégration Les modalités diffèrent en fonction de sa situation administrative. À l'issue d'un détachement de plein droit, la réintégration est également de plein droit. Dans les autres cas, l'agent ou l'agente est réintégré à la date d'expiration normale de son détachement et réaffecté à la première vacance de poste dans le corps auquel il appartient. La fin du détachement peut aussi intervenir de façon anticipée à la demande de l'administration d'accueil ou à la demande de l'agent ou de l'agente. Les conditions de retour de disponibilités varient selon le motif et la durée. L'administration propose en général au fonctionnaire l'un des trois premiers emplois vacants correspondant à son grade. S'il refuse successivement ces trois postes, il peut être licencié après avis de la CAP. Pour les contractuels en contrat à durée indéterminée, la personne est réemployée si possible dans son emploi précédent. S'il n'est pas vacant, elle dispose d'une priorité sur un emploi similaire. Au terme d'une mise à disposition, la réintégration est de plein droit. Elle peut être anticipée dans les conditions prévues par la convention. L'agent est réaffecté sur un emploi correspondant à son grade. Dans tous les cas, l'agent doit faire connaître ses intentions au moins deux mois avant le terme du détachement, de la disponibilité ou de son congé de mobilité. #4 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL 92 055 La Défense Cedex Tél : 01 40 81 21 22 Intranet : intra.portail.e2.rie.gouv.fr/  INVALIDE) (ATTENTION: OPTION privé, elles se composent d'un noyau d'obligations et principes généraux. Parmi les obligations générales figure l'obligation de sécurité et de protection de la santé physique et mentale des agents. Il s'agit d'une obligation de résultat et non de moyens. Y figurent également l'obligation d'évaluer les risques professionnels et d'intégrer la prévention à toutes les activités et tous les niveaux d'encadrement ainsi que l'obligation de formation et d'information des travailleurs. Quant aux obligations particulières, elles précisent un certain nombre de dispositions concernant, par exemple, les lieux de travail, les équipements de travail et de protection, les règles de prévention relatives à certaines familles de risques (risques chimiques, amiante...), certaines situations ou activités (travail sur écran, manutention, intervention au voisinage d'installations électriques, travaux d'entreprises extérieures...). 73 Quels sont les principes généraux de prévention ? Neuf principes généraux de prévention hiérarchisés (article L. 4121-2 du Code du travail) permettent d'appliquer ces règles : 9 éviter les risques ; 9 évaluer les risques qui ne peuvent être évités ; 9 combattre les risques à la source ; 9 adapter le travail à l'homme, en particulier en ce qui concerne la conception des postes de travail ainsi que le choix des équipements et des méthodes de travail ou de production, en vue de limiter le travail monotone et le travail cadencé et de réduire les effets de ceux-ci sur la santé ; 9 tenir compte de l'état d'évolution de la technique ; 9 remplacer ce qui est dangereux par ce qui ne l'est pas ou ce qui l'est moins ; 9 planifier la prévention en y intégrant la technique, l'organisation du travail, les conditions de travail, les relations sociales et les facteurs ambiants, notamment les risques liés au harcèlement moral et au harcèlement sexuel tels qu'ils sont définis aux articles L. 1152-1 et L.1153-1 ainsi que ceux liés aux agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 ; 9 prendre des mesures de protection collective en leur donnant la priorité sur les mesures de protection individuelle ; 9 donner les instructions appropriées aux travailleurs. #2 74 36. LES ACTEURS DE LA PRÉVENTION Les médecins et infirmières de prévention Médecin de prévention La médecine de prévention est pratiquée par des médecins de prévention soumis au secret médical. Le médecin de prévention est membre de droit du CHSCT-AC. Missions : 9 surveillance de la santé des agents tout au long de la carrière ; 9 surveillance du milieu du travail. Le libre accès du médecin de prévention à tous les lieux de travail lui permet de réaliser les visites de locaux et les études de poste ; 9 conception et mise en oeuvre de programmes d'information, d'éducation et de formation en matière de santé et de sécurité au travail ; 9 veille sanitaire. Exercée au quotidien, elle porte notamment sur les risques psychosociaux et les risques d'épidémies ; 9 Rédaction de fiches risques sur laquelle sont inscrits les risques professionnels propres aux services et les effectifs des agents exposés à ces risques. Elle est communiquée au chef de service et présenté au CHSCT. Infirmières de prévention Les infirmières de prévention travaillent en équipe plurisdisciplinaire avec les acteurs médico-sociaux du ministère. Elles ont un rôle d'accueil, d'écoute, de conseils et d'orientation des agents. Missions : 9 intervention dans toutes les situations de souffrance au travail (entretiens individuels et/ou collectifs) ; 9 conseils aux managers ; 9 conseils aux agents sur des thématiques professionnelles (changement de poste, positionnement, etc) ; 9 diagnostics des situations pathogènes dans les services ; 9 expertise et conseils auprès du CHSCT. Gynécologue et sage femme de prévention Le ministère propose des consultations, de prévention, d'information et de conseils gynécologiques et obstétricaux. Gynécologue de prévention Missions : 9 prévention médicale, dépistage, information en gynécologie ; 9 conseils en prévention médicale (prévention des cancers, maladies cardiovasculaires) ; 9 accompagnement des agentes atteintes de pathologies graves ; 9 accompagnement des femmes enceintes en binôme avec la sage-femme. Sage femme de prévention Missions : 9 information Contraception - MST ; 9 visite préconceptionnelle ; 9 accompagnement des femmes enceintes sur le lieu de travail (conseils personnalisés, entretien du 4e mois) ; 9 cours théoriques et pratiques de préparation à la naissance ; 9 accompagnement des femmes après un congé de maternité. 75 Psychologues du travail Les psychologues du travail s'intéresse à l'individu dans une organisation de travail. Il étudient les comportements, les relations entre les différents membres d'une équipe, d'une entité, afin de favoriser le travail collectif et améliorer le mieux-être et donc l'efficacité d'un groupe. La psychologue du travail se penche également sur les troubles liés à l'environnement professionnel (tensions au sein d'une équipe, souffrance au travail, harcèlement...). Missions : 9 intervention dans toutes les situations de souffrance au travail (entretiens individuels et/ou collectifs) ; 9 conseils aux managers ; 9 conseils aux agents sur des thématiques professionnelles (changement de poste, positionnement, etc) ; 9 diagnostics des situations pathogènes dans les services ; 9 expertise et conseils auprès du CHSCT. Assistant de prévention Les fonctions principales des assistants de prévention sont de concourir à l'élaboration de la politique de prévention menée dans leurs services et à la recherche de solutions pratiques aux difficultés rencontrées : 9 assistance et conseil auprès du chef ou de la cheffe de service dans la mise en oeuvre des règles d'hygiène et de sécurité du travail ; 9 amélioration de la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre ; 9 sensibilisation, information et prévention des dangers susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents. #2 Conseillers de prévention Les conseillères de prévention sont chargées auprès du Président du Comité d'Hygiène, de Sécurité et des conditions de travail (CHSCT-AC) de mettre en oeuvre la politique d'hygiène et de sécurité. Missions : 9 participation à l'élaboration du document unique d'identification et d'évaluation des risques professionnels et au suivi du programme d'action ; 9 suivi des registres d'hygiène et de sécurité ; 9 animation du réseau des assistants de prévention ; 9 étude ergonomique de postes de travail en lien avec le médecin de prévention, propositions visant à prévenir ou réduire les risques : adaptation ou changement des matériels utilisés, organisation du travail ; 9 aide à l'insertion des agents en situation de handicap, (commandes des matériels adaptés, facilités de transports....). Assistantes de service social Les assistantes de service social proposent un accompagnement pour prévenir ou remédier aux difficultés individuelles ou collectives. Missions : 9 amélioration des conditions de vie au travail et de vie personnelle des agents ; 9 accompagnement au changement ; 9 prévention de la désinsertion professionnelle ; 9 prévention des risques psychosociaux. Pour aller plus loin u Guide du pôle médico-social disponible sur l'intranet @ 76 37. LA DÉFINITION DES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Les risques psychosociaux : c'est quoi ? Les risques psychosociaux (RPS) au travail sont définis comme des risques pour la santé mentale, physique et sociale, engendrés par les conditions d'emploi et les facteurs organisationnels et relationnels susceptibles d'agir sur le fonctionnement mental. Ils sont à l'interface de l'individu et de sa situation de travail. Le terme de RPS désigne donc un ensemble de phénomènes qui peuvent se manifester sous différentes formes : stress au travail, sentiment de mal-être, incivilités, agressions physiques ou verbales, etc. La prévention des risques psychosociaux participe de la démarche globale de prévention des risques professionnels mais également de l'amélioration de la qualité des conditions de vie au travail. Quels sont les enjeux ? Préserver la santé des agents en protégeant leur santé psychique. Améliorer durablement les conditions de travail des agents. Améliorer l'efficacité du service public. Quelles sont les obligations issues de l'accord-cadre du 22 octobre 2013 ? Cet accord fait obligation à chaque employeur public d'élaborer et mettre en oeuvre un plan d'évaluation et de prévention des risques psychosociaux, fondé sur un diagnostic partagé des facteurs de risques psychosociaux, impliquant les agents et leurs représentants. Ce plan est intégré au programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail. Au même titre que les autres risques professionnels, les RPS doivent ainsi nécessairement donner lieu à une évaluation retranscrite dans le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). Le plan d'évaluation et de prévention des RPS est élaboré en lien avec le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) qui assure le suivi de sa mise en oeuvre. Quel est votre rôle ? Quel que soit votre niveau d'encadrement, il vous appartient d'organiser la prévention des risques professionnels au sein des bureaux dont vous avez la charge en assurant la mise en oeuvre des mesures de prévention adaptées, de nature organisationnelle, technique et humaine (Art L 4121-1 à art L 4121- 5 du code du travail). Vous avez un triple rôle : 9 mettre en oeuvre la politique de prévention de votre direction ; 9 veiller à ce que les agents placés sous votre autorité respectent leurs obligations ; 9 veiller à la sécurité et à la protection de la santé de vos agents en prenant les mesures nécessaires au bon fonctionnement de l'administration placée sous leur autorité, conformément à l'article 2-1 du décret n°82-453 du 28 mai 1982. Il vous appartient, dans le cas où vous ne seriez pas en mesure de prévenir un risque professionnel dont vous avez connaissance, d'en référer dans les meilleurs délais à votre hiérarchie et aux services compétents. Il est, en effet, de votre responsabilité de faire ce qui est en votre pouvoir pour éviter la survenue de tout accident ou maladie professionnelle. 77 38. PRÉVENIR LES RISQUES PSYCHOSOCIAUX Les risques psychosociaux Évaluer les risques Les risques professionnels sont liés à l'activité professionnelle et aux conditions de travail. L'employeur se doit de prévenir ces risques afin d'assurer la sécurité des agents et de protéger leur santé physique et mentale. L'enjeu pour vous est donc d'identifier avec vos collaborateurs les configurations de travail qui conduisent à des risques psycho-sociaux. L'instruction du gouvernement du 19 août 2014 relative à la prévention des risques psychosociaux au sein de nos ministères indique : « l'encadrement sera évalué sur des objectifs de management. La prévention des risques psycho-sociaux, en est une des compétences » Porter votre réflexion sur : 9 la quantité de travail qui s'apprécie en termes de volume de tâches à réaliser par agent et de temps de travail. Des volumes élevés d'heures supplémentaires, des congés ou de récupérations non pris doivent vous alerter ; 9 les conditions d'exercice des missions (pression sur les objectifs, échéances d'ordre politique, organisations du travail non anticipatrices obligeant à des rattrapages dans l'urgence) sont des facteurs de risques psycho-sociaux ; 9 la complexité du travail due à la réglementation souvent foisonnante ou la masse d'informations à traiter ; 9 l'organisation du travail : polyvalence, caractère monotone ou répétitif des tâches, travail isolé de certains collaborateurs. Associer les agents Il est nécessaire d'associer vos collaborateurs à cette démarche d'évaluation afin de permettre une meilleure prise en compte de la réalité du travail. #2 Identifier les personnes ressources Les textes applicables prévoient des instances spécialisées telles que le CHSCT ou des acteurs tels que le médecin de prévention, l'assistant de prévention ou le conseiller de prévention dont les compétences peuvent être mobilisées. Le premier échelon à mobiliser est votre N+1. Adapter votre management Pour prévenir ces risques au quotidien, privilégiez : 9 L'écoute et le soutien à l'égard de vos collaborateurs ; 9 l'expression de vos collaborateurs avec la mise en place de réunions d'équipes ; 9 l'autonomie de vos collaborateurs dans l'accomplissement de leurs missions ; 9 la valorisation et la reconnaissance de leur implication. 78 Informer Il vous appartient de faciliter l'accès à l'information et de la diffuser. Cette information porte sur : 9 les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels sont disponibles sur l'intranet ; 9 les mesures de prévention des risques ; 9 le rôle des services de médecine préventive ; 9 le rôle des représentants du personnel ; 9 les consignes de sécurité et de premiers secours en cas d'incendie (les exercices d'incendie et d'évacuation sont essentiels et doivent être exécutés sérieusement). Pour aller plus loin u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/hygiene-securite-et-conditions-de-travail-r1365.html @ 79 39. LE DOCUMENT UNIQUE D'EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS (DUERP) Pourquoi L'article R.4121-1 du code du travail précise que « l'employeur transcrit et met à jour dans un document unique les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs à laquelle il procède en application de l'article L. 4121-3. Cette évaluation comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement. » C'est une démarche qui est menée sous la responsabilité du chef de service. Le document unique est un élément clé de la prévention des risques professionnels. La coordination et la consolidation des documents uniques de l'AC sont réalisées par le bureau CRHAC 2 (DRH). ? L'administration centrale dispose d'un document unique d'évaluation des risques professionnels détaillant les risques auxquels peuvent être exposés les agents ainsi que les mesures de prévention associées. Le cadre juridique Le document unique a été rendu obligatoire par le décret n° 2001-1016 du 5 novembre 2001. Ce document doit favoriser notamment : 9 une certaine cohérence, en regroupant, sur un seul support, les données issues de l'analyse des risques professionnels auxquels sont exposés les agents ; 9 un aspect pratique, afin de réunir, sur un même document, les résultats des différentes analyses des risques réalisées, facilitant ainsi le suivi de la démarche de prévention dans le service et de l'élaboration du plan d'actions de prévention par service de l'administration centrale. La mise à jour du document unique doit être effectuée au moins chaque année (art. R4121-2 du code du travail) ainsi que lors de toute décision d'aménagement de poste important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou de conditions de travail au sens du septième alinéa de l'article L.4612-8 du code du travail ou lorsqu'une information concernant l'évaluation d'un risque dans une unité est recueillie. Les informations sont disponibles sur l'intranet du ministère. #2 Pour aller plus loin u Décret n°2001-1016 du 5 novembre 2001 portant création d'un document relatif à l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, prévue par l'article L. 230-2 du code du travail et modifiant le code du travail @ 80 40. LES FORMATIONS ET INFORMATIONS RELATIVES AUX RISQUES PROFESSIONNELS Les risques professionnels concernent tous les agents, de manière individuelle et collective, à des degrés divers, selon les métiers exercés et le contexte. Pourquoi ? Ces risques peuvent être : 9 9 9 physiques (troubles musculo-squelettiques, électrisation par exemple) ; mentaux (agression, conflits...) ; organisationnels (définition imprécise des missions, répartition inégale des tâches...). L'information pour prévenir les risques L'information en matière de santé et de sécurité au travail est un élément important de toute politique de prévention et figure parmi les principes généraux de prévention des risques professionnels. Vous devez veiller à ce que les agents placés sous votre autorité aient bien toutes les informations utiles en la matière pour effecteur leur travail en sécurité et de manière à protéger leur santé. L'information des agents est une obligation générale édictée par le Code du travail (article R. 4141-3-1). Cette information porte sur : 9 les modalités d'accès au document unique ; 9 le rôle du service de médecine de prévention ; 9 le rôle des représentants du personnel au CHSCT d'administration centrale ; 9 les consignes de sécurité en cas d'incendie ainsi que l'identité des personnels désignés pour diriger l'évacuation en cas d'alarme incendie. La formation, un autre outil de prévention Dispensée sur le lieu de travail, la formation des agents porte notamment sur : 9 les conditions de circulation sur les lieux de travail et, notamment, les issues et dégagements de secours ; 9 les dispositions à prendre en cas d'accident ou de sinistre. Le bureau de la formation des agents de l'administration centrale (SG-DRH-CRHAC-3) est particulièrement attentif à proposer des formations sur les risques professionnels auxquels tout agent est potentiellement exposé (les risques psycho-sociaux, le travail en espace partagé, atelier stress et travail, formations aux premiers secours..). Des obligations particulières peuvent s'y ajouter en fonction des risques spécifiques à un poste de travail (utilisation d'agents chimiques, exposition au bruit...) ou dans des situations particulières. 81 Votre rôle en qualité d'encadrant Vous avez un rôle important à jouer dans le processus de formation notamment à l'occasion des entretiens annuels de formation. Vous devez définir les besoins de formation en santé et sécurité au travail de vos équipes, dans les domaines suivants : 9 les formations obligatoires, qui constituent un prérequis à l'exercice d'un métier, d'une activité ou d'une mission donnée ; c'est le cas, notamment, des formations préalables à la délivrance d'une habilitation par l'employeur (habilitation électrique par exemple) ; 9 les formations plus généralistes, relatives à une famille de risques ou à une situation de travail particulière, visant à « outiller » les agents pour qu'ils soient plus autonomes afin de prévenir les risques auxquels ils sont exposés. N'oubliez pas également de vous former sur ces problématiques. #2 Pour aller plus loin u Portail de la formation u Portail de la prévention des risques professionnels @ 82 41. LES REGISTRES DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL Les registres de santé et de sécurité au travail participent à l'amélioration des conditions de travail. On distingue deux types de registre : 9 registre de santé et de sécurité au travail ; 9 registre spécial de santé et de sécurité au travail de signalement des dangers graves et imminents. Le registre de santé et de sécurité au travail Objectifs L'utilisation et l'exploitation du registre permettent de : 9 contribuer à garantir de bonnes conditions de sécurité aux agents et à préserver leur santé ; 9 favoriser l'expression des agents sur ces problématiques ; 9 améliorer les conditions de travail. Conseils d'utilisation Le registre de santé et de sécurité au travail est mis à la disposition de tous les agents de l'administration centrale, afin qu'ils consignent leurs observations ou suggestions relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail. Les observations recueillies peuvent notamment avoir pour objet : 9 les locaux de travail : aménagement, stockages, propreté..., les machines et les outils ; 9 les équipements de protection individuelle et collective ; 9 les situations à risques : risques liés aux installations électriques, à l'utilisation des produits dangereux ; 9 les conditions de travail : bruit, éclairage, ventilation des locaux, espaces de travail, manutentions manuelles, travail sur écran... Le registre de santé et de sécurité au travail de l'administration centrale est consultable dans l'Arche paroi sud, bureau 15N60. Les formulaires de signalement sont en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Il convient de les compléter, d'en informer son supérieur hiérarchique, et de les transmettre aux conseillers de prévention par courrier électronique. 83 Le registre spécial de santé et de sécurité au travail de signalement des dangers graves et imminents Qu'est ce qu'un danger grave et imminent ? L'on entend par danger grave et imminent un risque susceptible de causer un accident, une maladie voire la mort dans un délai rapproché et d'une manière brusque. Chaque agent a la possibilité d'exercer le droit d'alerte ou de retrait s'il a un motif raisonnable de penser que sa situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou pour sa santé, dans la mesure où cela ne créé pas « pour autrui une nouvelle situation de danger grave et imminent » . Conseils d'utilisation Le formulaire d'exercice de droit d'alerte et de retrait est en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Il convient de le télécharger sur votre ordinateur, de le compléter, de le signer puis de le retourner à l'adresse suivante : SG-DRH-CRHAC2 Unité sécurité prévention A l'attention des conseillers de prévention Arche Paroi Sud - 15N60 Quelques bons réflexes 9 Pour tout dysfonctionnement constaté, le premier réflexe est d'appeler le 1 22 22. 9 Si cette première réponse n'est pas satisfaisante, saisissez votre hiérarchie, les services concernés et éventuellement votre BRH (assistant de prévention) des demandes que vous ne pourrez satisfaire à votre niveau ; 9 assurez-vous que les agents placés sous votre autorité connaissent le registre de santé et de sécurité au travail et y ont librement accès. #2 u Site intranet Pour aller plus loin @ 84 42. L'INSPECTION SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (ISST) Qui est-ce ? Les inspecteurs santé et sécurité au travail interviennent en administration centrale pour contrôler l'application des règles d'hygiène et de sécurité fixées par la réglementation. Quelles sont les missions de l'ISST ? Missions principales : 9 contrôler les conditions d'application des règles d'hygiène et de sécurité fixées par les livres I à V de la quatrième partie « Santé sécurité au travail » du Code du travail et l'application du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié ; 9 évaluer la réalisation des objectifs fixés dans le cadre des programmes de prévention ; 9 proposer des mesures urgentes jugées nécessaires et, de manière générale, toute mesure qui lui paraît de nature à améliorer l'hygiène, la sécurité du travail ainsi que la prévention des risques professionnels. Missions annexes : 9 participer, avec voix consultative, aux travaux du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ; 9 donner un avis sur les documents soumis aux CHSCT ; 9 accompagner éventuellement les délégations des CHSCT et participer aux enquêtes à la suite d'accidents graves. Comment intervient-il ? L'ISST peut : 9 intervenir à la demande du président du CHSCT d'administration centrale sur toute question relative à la santé et sécurité au travail ; 9 procéder à des contrôles ; 9 accéder librement à tous les locaux, équipements ou lieux de travail et se faire communiquer tout document relatif à la santé et sécurité au travail. Que deviennent ses rapports d'inspection ? Les rapports établis à l'issue des inspections sont transmis au Secrétaire général, à la direction concernée ainsi qu'au président du CHSCT en administration centrale. Ils proposent toutes mesures qui paraissent de nature à améliorer la santé et la sécurité au travail et qui devront être mises en oeuvre par les directions. L'ISST doit être informée des suites données à ses propositions. Le CHSCT est informé de toutes les visites et observations, concernant les locaux personnels et services d'administration centrale, faites par les inspecteurs santé et sécurité au travail. Vos contacts u Contact de l'ISST en administration centrale 85 Pourquoi Les administrations ont l'obligation de prévenir les situations de harcèlement comme de violence et doivent agir lorsque celles-ci surviennent. Leur responsabilité peut être engagée devant le juge administratif. Les agents publics coupables de harcèlement s'exposent à des sanctions disciplinaires prises par l'administration et à des sanctions pénales prises par la justice. Ils peuvent, de plus, devoir verser des dommages et intérêts à leur victime. Le harcèlement moral est un délit dont l'auteur est passible jusqu'à 2 ans de prison et 30 000 d'amende. Le harcèlement sexuel est un délit dont l'auteur est passible jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 d'amende en cas de circonstances aggravantes. Constitue un outrage sexiste le fait d'imposer à une personne tout propos ou comportement à connotation sexuelle ou sexiste qui soit, porte atteinte à sa dignité en raison de son caractère dégradant ou humiliant, soit crée à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. L'outrage sexiste est puni d'amende. ? 43. IDENTIFIER LE HARCÈLEMENT1 Il vous incombe en votre qualité d'encadrant d'être en mesure d'identifier les agissements et les faits caractéristiques du harcèlement sexuel ou moral et connaître les voies de recours. Définition du harcèlement On distingue le harcèlement sexuel et le harcèlement moral. Définition du harcèlement sexuel : « le fait d'imposer à une personne, de façon répétée, des propos ou comportements à connotation sexuelle qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. Est assimilé au harcèlement sexuel le fait, même non répété, d'user de toute forme de pression grave dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l'auteur des faits ou au profit d'un tiers. Article 222-33 du code pénal. » Définition du harcèlement moral : « Le fait de harceler autrui par des propos ou comportements répétés ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité, d'altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel. Article 222-33-2 du code pénal. » Le harcèlement sexuel ou moral sont également prohibés par les article 6 ter et 6 quinquies du statut général de la fonction publique. Aucun fonctionnaire ne doit subir les faits : a) Soit de harcèlement sexuel, constitué par des propos ou comportements à connotation sexuelle répétés qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante ; b) Soit assimilés au harcèlement sexuel, consistant en toute forme de pression grave, même non répétée, exercée dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l'auteur des faits ou au profit d'un tiers. Aucune mesure concernant notamment le recrutement, la titularisation, la rémunération, la formation, l'évaluation, la notation, la discipline, la promotion, l'affectation et la mutation ne peut être prise à l'égard d'un fonctionnaire : 1° Parce qu'il a subi ou refusé de subir les faits de harcèlement sexuel mentionnés aux trois premiers alinéas, y compris, dans le cas mentionné au a, si les propos ou comportements n'ont pas été répétés ; 2° Parce qu'il a formulé un recours auprès d'un supérieur hiérarchique ou engagé une action en justice visant à faire cesser ces faits ; 3° Ou bien parce qu'il a témoigné de tels faits ou qu'il les a relatés. Les agissements de harcèlement se manifestent dans les relations interpersonnelles de travail, soit entre hiérarchie (encadrement) et subordonnés dans les deux sens, soit entre collègues (harcèlement transversal). 1 #2 Extrait page 50 du guide de l'encadrant dans la fonction publique 86 Le harcèlement moral peut prendre différentes formes2 : 9 incivilités à caractère vexatoire, refus de dialoguer et de répondre aux demandes, remarques insidieuses, sarcastiques ou injurieuses, propos blessants, dénigrement et volonté de ridiculiser, moqueries ; 9 reproches sans motif valable, critiques continuelles du travail effectué, sanctions injustifiées basées sur des faits inexistants ; 9 retrait des missions, privation de travail, fixation d'objectifs irréalisables, attribution d'un travail inutile, d'un travail en non-adéquation avec les compétences et/ou les capacités de la personne, évitement des contacts, isolement ; 9 modification arbitraire des conditions de travail ou des attributions essentielles du poste de travail, modification excessive des missions ou du poste de travail, etc. Les voies de recours au sein de l'administration Le collaborateur doit saisir, par écrit, son supérieur hiérarchique ou l'échelon hiérarchique supérieur, si le harceleur présumé est son supérieur hiérarchique direct. La suite de la prise en charge se fait grâce à la procédure décrite en fiche 2.1.10. Les recours judiciaires Le référé-liberté L'agent soumis à des faits de harcèlement sexuel ou moral avérés peut faire cesser les atteintes qu'il subit en saisissant le juge des référés liberté qui se prononce dans un délai de 48 heures. La procédure pénale Indépendamment du signalement au procureur de la République l'agent public victime d'un délit de harcèlement sexuel ou moral peut déposer une plainte, sur le fondement réciproque de l'article 222-33 ou 222- 33-2 du code pénal qui prévoit que ce délit est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 d'amende hors circonstances aggravantes. Cette procédure n'est soumise à aucune autorisation préalable de la part de l'administration. La saisine du tribunal administratif Les victimes de harcèlement moral ont la possibilité d'intenter devant les juridictions administratives compétentes : 9 un recours pour excès de pouvoir afin d'obtenir l'annulation des mesures prises à leur encontre en violation des articles 6 ter et 6 quinquies du statut général de la fonction publique ; 9 un recours en plein contentieux afin d'obtenir réparation du préjudice subi. Outre les sanctions civiles ou pénales, des sanctions résultant de poursuites disciplinaires peuvent être prononcées contre un agent ayant commis des actes de harcèlement sexuel ou moral (cf. articles 6 ter et 6 quinquies de la loi du 13 juillet 1983). La lutte contre le harcèlement sexuel et moral s'intègre dans la politique de prévention et de prise en compte des risques psycho- sociaux que l'institution définit globalement. Il convient de noter que l'article 6 bis récemment modifié par la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, protège également les fonctionnaires contre les « agissement sexiste, défini comme tout agissement lié au sexe d'une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant ». 2 Extrait fiche 50 du guide de l'encadrante et de l'encadrant dans la fonction publique, DGAFP, édition 2017. 87 Le cadre de la protection fonctionnelle s'appliquant aux agents : L'interlocuteur compétent sur ce sujet est la direction des Affaires juridiques (bureau AJAG1-2) qui a réalisé des fiches (en cours d'actualisation par le DAJ). Lien d'accès à ces fiches pratiques Ce cadre est défini à l'article 11 de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. Le décret n°2017-97 du 26 janvier 2017 définit les conditions et les limites de la prise en charge par la collectivité publique, au titre de la protection des frais exposés dans le cadre d'instances civiles ou pénales par le fonctionnaire ou par les personnes énumérées dans l'article 11 modifié de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. #2 88 44. PRÉSOMPTION DE HARCÈLEMENT, QUE FAIRE ? Point important : lorsque le directeur ou la directrice est directement mis en cause dans le cadre d'une procédure de signalement, il (elle) doit se déporter. Il revient alors à la direction des ressources humaines d'instruire le signalement. Quand ? Dès connaissance du signalement par la victime ou, via le témoignage ou les écrits de personnels, des experts médico-sociaux, de membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou de représentants de personnels, d'une situation de harcèlement présumée. Le directeur ou la directrice informe sans délai : 9 le bureau des ressources humaines de proximité, 9 les assistants ou conseillers de prévention (AP-CP), 9 l'assistant ou l'assistante de service social (bureau CRHAC-2), 9 le ou la médecin de prévention, 9 les inspecteurs santé et sécurité dont relève le service (ISST), 9 le ou la secrétaire du CHSCT. Et les interroge sur les éléments d'information dont ils pourraient disposer. En informe aussi dès cette phase le secrétariat général (voir encadré annexe 1) lorsque les faits présumés revêtent une gravité particulière. Reçoit en entretien, seul ou de préférence à deux, la victime présumée pour recueillir les premiers éléments d'information les plus factuels et précis possibles sur la situation d'espèce, de façon à objectiver les faits, en veillant à conserver une attitude neutre durant tout l'entretien tout en étant à l'écoute de l'agent. Informe aussi l'agent ou l'agente qu'il peut être accompagné(e), s'il le souhaite, par un ou une représentant(e) du personnel. Consigne ces éléments par écrit dans une note confidentielle, non jointe au dossier administratif de l'agent ou de l'agente. Après cet entretien, informe le secrétariat général du signalement et des faits consignés à l'issue de l'entretien avec la victime présumée (cf. annexe 1). A latitude pour recevoir en entretien toute autre personne nécessaire à la compréhension de la situation dont l'auteur ou l'auteure présumé(e) des faits qui bénéficie d'une présomption d'innocence. Rédige un rapport de synthèse qui permette de disposer d'une vision précise sur les faits et les personnes impliquées, et de déterminer, si besoin, les premières mesures qui s'imposent à titre conservatoire, en s'appuyant sur les préconisations des acteurs de prévention notamment celles du pôle médico-social (bureau DRH-CRHAC-2) mais aussi sur l'expertise du SG (cf. annexe 1). Selon la gravité des faits signalés et en fonction des premiers éléments recueillis, assure protection et assistance à la victime présumée avec une prise en charge pouvant intervenir à différents niveaux : 9 médicale et psychologique : oriente la victime présumée vers le ou la médecin de prévention ; 9 sociale : oriente la victime présumée vers les assistants sociaux ( 122 44) ; 9 juridique : informe la personne de ses droits à la protection fonctionnelle, à l'assistance juridique avec mise à disposition d'avocat et de sa prise en charge financière en cas de dépôt de plainte. En cas d'agression, se reporter à la fiche réflexe spécifique aux agressions). 89 Après la consolidation du rapport, dans les meilleurs délais Informe, par écrit, l'agent de la suite réservée à son signalement : 9 classement sans suite (avec motivation), en l'absence de faits susceptibles de relever d'un éventuel harcèlement moral ou sexuel (cf. annexe 2) ; 9 le cas échéant, en cas de situation conflictuelle mais ne relevant pas d'une situation constitutive d'un harcèlement, des suites données au dossier pour revenir à une relation de travail plus normalisée. Dans ce cas, l'organisation du service sera réinterrogée, pour examiner l'éventuel lien entre l'organisation et la situation conflictuelle. Ouverture d'une enquête en lien avec l'administration centrale et information de toutes les parties concernées sur son ouverture et sur ses modalités. Dans tous les cas, s'informe des procédures (juridiques, judiciaires) engagées par la victime présumée. Prend, si nécessaire, les mesures conservatoires les plus appropriées (en cas de fait avéré, en cas d'enquête si le « danger est imminent ») telle que : 9 une adaptation du poste ou de l'organisation du travail ; 9 une mutation dans l'intérêt du service ; 9 une suspension à titre conservatoire, etc. en s'appuyant sur les préconisations des acteurs de prévention, notamment celles du pôle médico-social (bureau DRH-CRHAC-2), mais aussi sur l'expertise de la DRH. En cas de classement sans suite du signalement Rédige une fiche d'alerte à l'attention du médecin de prévention (avec copie aux assistants de service social) et en informe l'agent ou l'agente. Informe la DRH (bureau PSPP1 et bureau de l'appui juridique) de la décision prise. #2 En cas d'enquête Informe les membres du CHSCT de l'ouverture d'une enquête. Informe la DRH (le bureau PSPP1 et le bureau de l'appui juridique) de la décision prise et définition conjointe des modalités d'enquête. Doit dénoncer au procureur de la République les agissements constatés. 90 Annexe n°1 : qui joindre au sein du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) de la DRH : pspp1.d.drh.sg@developpement-durable.gouv.fr ; 9 bureau de l'appui juridique (BAJ) de la DRH ; 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines. La demande de protection fonctionnelle doit être demandée à la direction des affaires juridiques (DAJ) par l'agent ou l'agente sous couvert de son chef ou cheffe de service : bureau AJAG1-2. Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. état civil de l'agent ou de l'agente ; 2. situation familiale ; 3. fonctions exercées + grade + nom du service ; 4. le compte rendu écrit de l'entretien mené avec l'agent ou l'agente à la suite du signalement ainsi que les autres éléments factuels et chronologiques nécessaires à la compréhension du sujet. Pour aller plus loin u Toutes les informations et procédures @ 91 45. QUE FAIRE EN CAS DE TROUBLE DU COMPORTEMENT AU TRAVAIL Vous observez qu'un de vos collaborateurs ou collaboratrice présente des problèmes dans l'attitude au travail ou dans l'exécution des tâches. Vous constatez que la personne ne peut plus effectuer son travail de façon adaptée, qu'elle a une manière d'être en relation avec ses collègues, des partenaires externes, qui n'est pas appropriée (retrait, excès ou décalage). L'agent ou l'agente peut montrer dans son activité de travail des pertes de mémoire, une difficulté de concentration ; elle peut repousser des initiatives qui ne devraient pas l'être, procéder à des actes incongrus, exprimer des interprétations inadéquates, entrer en conflit de façon anormale ou excessive avec ses collègues, sa hiérarchie, des partenaires, des usagers... En tant qu'encadrant ou encadrante, vous pouvez vous sentir en difficulté et : 9 faire comme si le problème n'existait pas ; 9 vouloir mettre à distance le problème et pour cela l'appréhender comme un problème relevant du seul domaine médical où vous n'avez plus de rôle à jouer ; 9 vous investir dans l'accompagnement de la personne de manière trop « invasive » en ayant une position comportant plus de compréhension et d'explication que de cadrage ; 9 développer un sentiment d'impuissance ; 9 vous dire qu'il suffit d'attendre une mutation ou une retraite. Au travers des signes d'alerte, vous devez attirer l'attention le plus tôt possible, selon les circonstances : 9 du bureau RH de proximité ; 9 du bureau DRH-CRHAC-2 ; 9 du médecin de prévention ; 9 de la psychologue du travail ; 9 des assistantes du service social, etc. Quand des troubles du comportement apparaissent au travail et qu'ils perturbent la production ou les relations au travail, une approche médicalisée par le médecin de prévention, psychologique par la psychologue du travail et/ou sociale par l'assistant de service social peuvent s'avérer utile. Mais cette approche ne doit pas occulter le règlement des dysfonctionnements observés au travail qui relèvent de la sphère managériale. En effet, tous les dysfonctionnements au travail ne relèvent pas obligatoirement d'une justification médico-sociale. 1. Prévenir : Le médecin de prévention ou le bureau CRHAC-2 doit être sollicité le plus tôt possible, dès qu'il n'est plus possible de régler les problèmes dans le bureau. Il ne faut pas laisser une situation insatisfaisante perdurer et se dégrader. La demande est souvent très tardive sur des situations dégradées et vous attendez du médecin de prévention qu'il formule une inaptitude médicale au travail définitive, ce qui n'est pas possible de cette façon, dans la fonction publique. 2. Écrire : Pour aider le médecin, il faut lui permettre d'évaluer les difficultés rencontrées (comptes rendus factuels des perturbations au travail). Votre rôle est d'aider le médecin : 9 en signifiant à l'agent ou à l'agente que vous avez demandé une visite médicale, en dialoguant sur ses difficultés ; 9 en laissant une trace écrite des comportements observés et en faire part à l'agent ou à l'agente ; 9 Il ne s'agit pas d'un rapport administratif lourd mais d'un compte-rendu écrit factuel qui sera montré à l'agent. Vous pouvez solliciter l'aide de votre hiérarchie ou du médecin de prévention ou de la psychologue du travail pour établir cet écrit. #2 92 3. Accompagner : Le travail qui suivra avec l'agent ou l'agente sera fait par l'équipe médico-sociale, par le BRH et par vous en tant qu'encadrant ou encadrante directs. Ainsi chacun se repositionne dans l'accompagnement de l'agent ou de l'agente en difficulté. La solution est de reprendre les comportements de l'agent ou de l'agente et d'analyser ensemble, dans le cadre d'une réflexion collective s'ils sont compatibles avec un maintien au travail, si une demande de changement de l'organisation et des conditions de travail peut être entendue et effectuée. Dans toutes ces démarches il y a un point de vigilance essentiel : ce n'est pas sur la base de la maladie que se prononce l'incapacité de travailler mais sur les dysfonctionnements au travail. Cette analyse/évaluation permet si cela est nécessaire : 9 des propositions d'adaptation des conditions de travail éventuellement en liaison avec le comité médical ( temps partiel thérapeutique par exemple): le but est de rechercher un nouvel équilibre qui permette à l'agent de travailler sans être en trop grande difficulté et en tenant compte des capacités de l'entourage à travailler avec lui ; 9 l'orientation et le suivi de l'agent vers une structure de soins ; 9 un arrêt de travail ; 9 une demande d'avis au comité médical ; 9 proposition d'un suivi social ; 9 la sanction disciplinaire ; 9 l'aménagement de poste de travail ; 9 l'affectation dans un autre emploi sans changement de grade ; 9 le reclassement des agents inaptes ; 9 la mise en congés d'office ; 9 l'hospitalisation sur demande d'un tiers (procédure très encadrée et très exceptionnelle). Rester sur des faits : (« j'ai constaté que... »). Il ne doit y avoir ni interprétation, ni jugement, ni diagnostic (au sens médical). Temps de travail : non-respect des horaires, absences non justifiées. Insuffisances dans le travail lui-même, en terme qualitatif et/ou quantitatif. Un comparatif peut être établi avec des postes équivalents. Comportements inadéquats avec les collègues, les usagers ou des partenaires externes : dérangements, colères, menaces, agressions physiques ou verbales, bousculades, propos déplacés... ou au contraire, attitude de retrait, d'absence... Attitudes « bizarres » (à décrire), rituels, thématiques récurrentes, verbales ou écrites, déstabilisant l'entourage professionnel... 93 Pourquoi ? 46. ACCUEILLIR UN COLLABORATEUR OU UNE COLLABORATRICE À LA SUITE D'UNE ABSENCE DE LONGUE DURÉE La réintégration d'un collaborateur ou d'une collaboratrice après une longue absence au sein de son équipe est une étape cruciale. Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est d'accompagner votre collaborateur ou collaboratrice pour l'aider à reprendre son travail dans de bonnes conditions. Garder un lien pendant la période d'absence Comment agir Avec son accord, essayez dans la mesure du possible de garder le contact avec votre collaborateur ou collaboratrice absent/e. Vos prises de contact sont des actes de courtoisie, voire de solidarité pour l'assurer de votre soutien. L'objectif est aussi de ne pas isoler l'agent ou l'agente pour préparer une reprise de fonctions plus sereine de votre collaborateur ou collaboratrice lorsqu'elle devient envisageable, sans la précipiter. ? Préparer le retour de votre collaborateur ou votre collaboratrice Mettre en place un accompagnement adapté en fonction du contexte de l'absence (maladie, maternité). Prendre contact avec le bureau de l'action médico-sociale et de la prévention des risques en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour anticiper les adaptations de poste à réaliser s'il s'agit d'un congé de longue maladie. Travailler en collaboration avec le médecin de prévention et des autres praticiens du bureau ( psychologue du travail, sage-femme, gynécologue de prévention). Leurs interventions peuvent résulter de la demande de l'agent ou de l'agente ou peuvent être à votre demande (visite médicale sur demande administrative). Se mettre en relation avec l'assistant de service social afin d'offrir à l'agent la possibilité d'être accompagnée. S'assurer que les moyens mis à la disposition de votre collaborateur sont opérationnels pour son retour : poste informatique activé, badge, intégration dans les plannings collectifs (ex : congés). Analyser les besoins éventuels de formation notamment au regard des évolutions du service durant cette absence (ex : installation d'un nouveau logiciel). #2 Faire un entretien de réintégration S'appuyer sur le service RH pour organiser le retour de l'agent ou l'agente (date, quotité de travail) et lui proposer un entretien dès son retour. Mener l'entretien de façon bienveillante. Rassurer et transmettre les informations importantes si des changements sont intervenus pendant la période d'absence. Respecter la vie privée de l'agent ou de l'agente durant l'entretien notamment s'agissant des questions médicales ou personnelles. Avoir une écoute active. En fonction des difficultés évoquées par l'agent, il vous appartient de proposer des solutions telles qu'un aménagement du poste de travail, de nouveaux horaires ou la mise en place d'une nouvelle organisation pour répartir la charge de travail. Résumer les faits et les éventuelles actions à mettre en oeuvre (donner des délais) à la fin de l'entretien. Il est important de terminer l'entretien de façon positive. 94 Informer votre équipe Informer l'équipe du retour du collègue afin que le meilleur accueil lui soit réservé pour faciliter sa réintégration sur son poste. Organiser un passage de relais avec les collègues qui ont pendant cette absence permis la continuité du service. Assurer un retour progressif des agents sur son poste, non seulement dans le temps, mais également dans l'appropriation des tâches. Assurer un suivi régulier de l'agent ou l'agente Les agents de retour après une longue absence constituent une population particulièrement touchée par les risques psycho-sociaux. Ils peuvent être fragilisés après avoir été confrontés à une maladie, un deuil, ou un changement important dans leur vie. En votre qualité d'encadrant ou encadrante veiller à : 9 faire un point régulièrement pour s'assurer que la charge de travail est supportable et anticiper toute difficulté ; 9 adapter les objectifs pendant la période de transition. 95 47. AMÉNAGER LE TRAVAIL DE SON COLLABORATEUR OU DE SA COLLABORATRICE POUR RAISON DE SANTÉ Qu'est-ce que le travail aménagé ? Le travail aménagé consiste à modifier l'organisation du travail d'un agent ou d'une agente pour lui permettre de s'acquitter de ses obligations tout en tenant compte de son état de santé. Cet aménagement peut porter sur les tâches qu'il doit accomplir, son temps de repos, son poste de travail, ses équipements de travail, etc. L'impact sur la durée du travail reste exceptionnel. Pour cela vous devez saisir votre bureau RH de proximité, qui transférera la demande au bureau de l'action médico-sociale et de la prévention des risques en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour une prise de rendez-vous avec le médecin de prévention. Vous pouvez également vous rapprocher du médecin de prévention mais veillez à toujours prévenir votre bureau RH de proximité. Qui le propose ? Seul le ou la médecin de prévention est habilité à proposer des aménagements du poste de travail ou des conditions d'exercice justifiées par l'âge, la résistance physique ou l'état de santé d'un agent. Ces aménagements sont temporaires lorsqu'il s'agit d'une femme enceinte. Des modalités particulières sont prévues pour les travailleurs reconnus handicapés. Si l'administration décide de ne pas suivre l'avis du médecin de prévention, elle doit motiver sa décision et en informer le Comité d'hygiène et de sécurité (CHSCT). En tant que responsable hiérarchique, vous pouvez refuser l'aménagement de poste proposé pour nécessité de service. #2 À quelle occasion ? Le médecin de prévention peut être amené à proposer des aménagements de poste lors de toute visite médicale : 9 visite annuelle ou de surveillance particulière ; 9 visite à la demande de l'agent, de son médecin traitant ou d'un médecin spécialiste. Tout certificat médical d'un médecin traitant préconisant un aménagement de poste doit en effet être adressé au médecin de prévention. C'est à lui qu'il appartient de décider après avoir examiné l'agent et analysé ses vraies situations de travail ; 9 visite à la suite d'un congé de longue maladie ou de longue durée. Le comité médical peut en effet proposer la reprise du travail à temps plein ou à temps partiel thérapeutique avec ou sans aménagement. Mais c'est le médecin de prévention qui définit les aménagements nécessaires, après avoir examiné l'agent ; 9 visite à la suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle ; 9 L'aménagement physique du poste de travail peut passer par une visite de ce poste effectuée par le médecin, l'infirmière ou le conseiller de prévention. Que faire si l'adaptation de poste ne vous convient pas ? Si la prescription du médecin de prévention ne vous convient pas, le mieux est : 9 de l'évoquer directement avec l'agent pour lui expliquer les causes de votre refus ; 9 de prendre l'attache du médecin de prévention pour réfléchir collectivement à un aménagement qui convienne à toutes les parties prenantes. 96 De qui relève la détermination du travail aménagé et de l'inaptitude ? Le rôle du comité médical et celui du médecin de prévention sont différents. Le médecin de prévention vérifie la compatibilité entre l'état de santé d'un agent et les conditions de travail du poste qu'il occupe. Dans certains cas particuliers ou urgents, le ou la médecin de prévention peut être amené à extraire temporairement un agent de son milieu de travail. Il prononce alors une « inaptitude temporaire aux fonctions » et adresse l'agent à son médecin traitant pour une prise en charge. Pour aller plus loin u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/sante-au-travail-r735.html @ Promouvoir la qualité de vie au travail Situations d'urgence LES SITUATIONS EXCEPTIONNELLES ET D'URGENCE u 48. En cas d'agression physique ou verbale u 49. Agir en cas d'agression physique, verbale ou autre subie par votre collaborateur ou votre collaboratrice dans l'exercice de ses fonctions #2 u 50. Agir en cas d'accident de service ou de travail u 51. Agir en cas de malaise ou lorsqu'un agent ou une agente ne se sent pas bien u 52. Agir lors d'une suspicion d'addiction u 53. Agir face au décès d'un agent ou une agente u 54. Agir face au risque suicidaire u 55. Agir face à une tentative de suicide sur le lieu de travail u 56. Agir en cas de suicide sur le lieu de travail u 57. Agir en cas de suicide hors du lieu de travail u 58. Agir face à une demande de droit de retrait 100 48. EN CAS D'AGRESSION PHYSIQUE OU VERBALE Au moment des faits : quitter les lieux pour se protéger ; donner l'alerte (collègue, N+1) ; appeler le 712. Après l'évènement l'agent ou l'agente victime de l'agression doit : signaler son agression (annexe n°2) ; inscrire les faits sur le registre hygiène et sécurité ; consulter le médecin de prévention ( 5 00 79) et-ou le médecin traitant et-ou la psychologue du travail ( 1 22 44 ) ; déposer une plainte auprès des services de police ; faire établir un certificat médico-légal auprès du médecin de son choix pour attester des lésions et le cas, échéant, de l'incapacité totale de travail ; effectuer une déclaration d'accident de service à titre conservatoire. 101 49. AGIR EN CAS D'AGRESSION PHYSIQUE, VERBALE OU AUTRE SUBIE PAR VOTRE COLLABORATEUR OU VOTRE COLLABORATRICE DANS L'EXERCICE DE SES FONCTIONS Pourquoi ? Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est de veiller à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir les actes de violence sur le lieu de travail, ou en réduire le risque. En cas d'agression d'un collaborateur ou d'une collaboratrice, vous devez l'accompagner, le soutenir et mettre en oeuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer sa protection. Comment agir Avant ou au moment des faits 9 quitter les lieux pour se protéger ; 9 donner l'alerte (collègue, N+1) ; 9 appeler le 712. ? Rappeler régulièrement aux agents les mesures à prendre immédiatement car vous ne serez pas forcément présent au moment des faits. L'agent doit pendant l'agression : Appeler le 712 si la violence a été physique ou morale avec des conséquences physiques ( tremblements, crise d'angoisse). Rechercher un témoin. Apporter votre soutien immédiat à la victime, afin de l'aider à verbaliser l'expérience vécue et à apaiser la tension émotionnelle. Ne pas laisser un collaborateur victime d'un acte de violence seul durant les heures suivant l'incident. Les mesures à prendre avec votre hiérarchie N+2 au moment du signalement. #2 Le directeur dès qu'il est prévenu informe et mobilise sans délai : 9 le BRH de proximité ; 9 l'assistant de prévention ; 9 l'assistante de service social ; 9 le chef du bureau DRH-CRHAC-2 ; 9 le médecin de prévention (un numéro d'appel unique : 5 00 79) ; 9 l'inspecteur santé et sécurité dont relève le service ; 9 le secrétaire du CHSCT-AC ; 9 rencontre sur les lieux l'agent agressé et le collectif de travail ; 9 reçoit la victime pour un premier échange avec elle ; 9 prévient ou fait prévenir la famille de l'agent (selon la gravité de l'évènement) ; 9 informe le secrétariat général, puis transmet la fiche de signalement de l'agression au plus tard dans les 48 H suivant l'agression en mettant l'agent victime en copie ; 9 met en place avec les acteurs précités, un soutien psychologique à destination de la ou des victime(s), et le cas échéant, selon la gravité de l'évènement, des agents du service ; 9 un tableau de suivi des actions est établi ; 9 propose une assistance pour le dépôt de plainte et autres démarches administratives engagées. En lien avec la DAJ, informe notamment la victime de ses droits à la protection fonctionnelle, à l'assistance juridique, avec mise à disposition d'un avocat et prise en charge financière en cas de dépôt de plainte ; 102 9 dépose une plainte au nom de l'administration auprès des services de police ou saisit le procureur de la république au titre de l'article 40 du code de la procédure pénale ; 9 avec le concours du bureau DRH-CRHAC-2, réunit un CHSCT exceptionnel à la suite de toute agression ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves (article 69 du décret 82-453 du 28 mai 1982 modifié) ; En tant qu'encadrante ou encadrant, vous devez être présent dans toutes ces étapes. Vous devez, également informer les agents du soutien psychologique proposé disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. Si l'auteur de l'agression est un membre du collectif de travail : 9 vous devez recevoir l'agent ou l'agente agresseur(se) en entretien afin d'évaluer la situation, comprendre le fait générateur de l'évènement, rappeler la règle et orienter l'agent vers les acteurs de prévention pour une prise en charge nécessaire. Au terme de cet entretien, vous devez consigner les faits par écrit, le notifier à l'agent et communiquer le rapport à votre N+1. Dans les jours qui suivent le signalement Vous et votre directeur devez : 9 être informés du ressenti des agents victimes et de celui de la communauté de travail, de la verbalisation des faits et de la gestion des émotions afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire ; 9 rédigez un rapport circonstancié des faits. Dans les mois qui suivent : 9 remplir l'annexe 3 à envoyer au SG ; 9 dresser le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées ainsi que les mesures de prévention mises en place ; 9 présenter le bilan au CHSCT-AC et le transmettre au SG en vue d'alimenter les travaux du CHSCT ministériel sur la prévention des risques. Pour aller plus loin u L'information au SG s'effectue par courriel au destinataire suivant : Bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) @ 103 50. AGIR EN CAS D'ACCIDENT DE SERVICE OU DE TRAVAIL Un accident professionnel est un accident qui survient sur le lieu de travail ou sur le trajet. Il faut distinguer les accidents de service des accidents de travail selon la situation de l'agent. Pourquoi ? Les accidents de service sont les accidents dont sont victimes les fonctionnaires et stagiaires de l'État. Les accidents de travail sont les accidents dont sont victimes les personnels non titulaires et les ouvriers des parcs et ateliers. Comment agir Si un de vos agents se blesse, appelez sans tarder le 712 ? Rappel du cadre Pour être reconnus imputables, les accidents de service et les accidents du travail doivent avoir lieu : 9 pendant la durée du travail ; 9 au cours du trajet (aller-retour) entre le domicile et le lieu de travail ou entre le lieu de travail et le lieu de restauration. #2 Conduite à tenir En votre qualité d'encadrant ou d'encadrante vous devez rappeler la procédure administrative à suivre à vos collaborateurs victime d'un accident de travail ou de service et éventuellement témoigner ou demander à votre équipe de le faire si nécessaire : 9 prévenir le bureau dans un délai maximum de 48 heures par le moyen qui lui est le plus accessible ; 9 constituer ou faire constituer le plus rapidement possible un dossier d'accident à récupérer auprès de votre bureau des ressources humaines de proximité. Lorsque l'accident professionnel est reconnu par l'administration, cela permet à l'agent de bénéficier d'un régime de couverture spécifique. Pour aller plus loin u Une plaquette d'information ainsi qu'un formulaire de déclaration d'accident sont téléchargeables @ Vos contacts u Bureau RH de proximité. 104 51. AGIR EN CAS DE MALAISE OU LORSQU'UN AGENT OU UNE AGENTE NE SE SENT PAS BIEN Si dans votre service, un agent ou une agente fait un malaise ou présente tout autre problème de santé. Vous devez agir. Il n'y pas d'infirmerie. Le service médico-social est un service de prévention et non pas de gestion des urgences ou des maladies. C'est le 712 qui juge l'état de l'agent (pas le BRH ni la hiérarchie). Après tout malaise, prévenir la hiérarchie et le BRH de proximité. Intervention de l'équipe 712 Appeler le 712 : 9 précisez si l'agent ou l'agente est conscient/e ou non ; 9 transmettez l'étage et le n° du bureau ; 9 ne raccrochez qu'avec l'accord de l'équipe 712. Il est important de transmettre les informations utiles concernant l'incident ; 9 restez sur place avec la victime. Ne vous déplacez pas au PC de sécurité. Attendre l'arrivée de l'équipe 712 : 9 créez un environnement sécurisant et calme autour de l'agent ou de l'agente ; 9 ne laissez pas un agent ou une agente en difficulté seul dans un bureau. L'équipe du 712 prend en charge l'agent et appelera le cas échéant les pompiers ou le samu. Si l'agent ou l'agente ne se sent pas bien : Votre agent ou agente présente des signes de maladie bénine mais ne sent pas assez bien pour rentrer chez lui par ses propres moyens : 9 demander à l'agent d'appeler un proche pour qu'il vienne le chercher ; 9 solliciter le bureau des ressources humaines de proximité dont dépend l'agent. 105 52. AGIR LORS D'UNE SUSPICION D'ADDICTION Prise en charge d'un agent ou une agente en état d'addiction « aigüe» Il s'agit là de porter assistance à une personne en danger. En phase aiguë, l'urgence est d'empêcher que l'agent ou l'agente soit la victime ou provoque un accident. Il ne s'agit pas de camoufler la situation ou de sanctionner. Les comportements évocateurs d'une nécessaire mise en sécurité Certains signes, qu'ils soient dus ou non à une addiction, doivent alerter la hiérarchie et/ou les collègues (présence de plusieurs critères convergents) : 9 comportement inapproprié ; 9 difficulté d'élocution ; 9 propos incohérents ; 9 désorientation ; 9 troubles de l'attention (difficultés de concentration, de mémorisation...) ; 9 agressivité anormale ; 9 gestes imprécis, non coordonnés ; 9 troubles de l'équilibre ; 9 agitation ou, au contraire, somnolence ; 9 en cas de prise d'alcool : haleine alcoolisée ; 9 anxiété importante. La conduite à tenir pendant la crise : 9 Retirer l'agent ou l'agente de son poste, le mettre dans un lieu sûr et si possible au calme et maintenir une surveillance ; 9 alerter l'encadrement ; 9 appeler le 712 ; 9 prévenir, si possible, la famille ou un proche de l'agent ou de l'agente, avec son accord ; 9 informer le ou la médecin de prévention ( 5 00 79). #2 La conduite à tenir après la crise : 9 faire une demande de visite auprès du médecin de prévention ; 9 recevoir l'agent ou l'agente lors du retour à son poste pour faire le point sur son activité professionnelle, rappeler les dispositions réglementaires en vigueur et l'informer d'une demande de visite auprès du médecin de prévention référent ; 9 inciter si possible l'agent ou l'agente à prendre rendez-vous avec son médecin traitant ; 9 après la visite médicale, recevoir à nouveau l'agent ou l'agente pour faire le point sur sa situation professionnelle et sur les éventuels ajustements à mettre en oeuvre. 106 Déroulement de la prise en charge d'un agent en état d'addiction chronique sur le lieu de travail Il faut agir au plus vite et ne pas laisser une dérive s'installer au détriment de l'organisation collective, des conditions de travail, des relations entre collègues et de la qualité du service rendu. Les comportements ou signes évocateurs Certains comportements peuvent alerter : par exemple, lorsque l'agent ou l'agente n'assume pas ses fonctions ou lorsque son comportement n'est pas conforme à celui attendu en milieu professionnel. Certains signes, en plus des signes évoqués dans le cas d'addiction aiguë peuvent alerter la hiérarchie et/ou les collègues : sueurs, tremblements d'intensité croissante, anxiété, etc. La conduite à tenir Très rapidement, l'encadrant : 9 reçoit l'agent ou l'agente pour faire le point sur son activité professionnelle ; 9 l'informe sur les motifs d'une demande de visite médicale au service de médecine de prévention et saisit le médecin de prévention. Après cette visite, l'encadrant reçoit l'agent ou l'agente régulièrement pour faire le point sur sa situation professionnelle. Quelques bons réflexes Ne portez pas de jugement. En parlez avec diplomatie au collaborateur concerné en respectant la limite de la vie privée. 107 53. AGIR FACE AU DÉCÈS D'UN AGENT OU D'UNE AGENTE En cas de décès sur le lieu du travail Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après en avoir été informé, vous devez : 1. Vous rendre sur place. 2. En informer le directeur ou la directrice et/ou ses adjoints. 3 Relever les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 4. Prévenir les assistants ou conseillers de prévention (AP-CP). 5. Accueillir les services de secours. La prise en charge de cet évènement sera assez similaire à la prise en charge de la fiche « agir en cas de suicide sur le lieu du travail ». Si le décès n'a pas lieu sur le lieu du travail Prendre contact avec le BRH de proximité et le chef ou la cheffe du bureau de l'action médico-sociale et de la prévention en administration centrale (SG-DRH-CRHAC-2) pour mettre en oeuvre un accompagnement adapté. Organiser une prise en charge psychologique pour les collègues de la victime qui souhaitent être accompagnés. Communiquer sur le sujet avec votre équipe. Ne pas hésiter, si besoin, à réorganiser l'espace de travail, avec l'équipe et à en parler ensemble si le besoin se fait sentir. #2 Accompagnement de la famille Se rapprocher du bureau des ressources humaines pour connaître la personne référente désignée pour communiquer avec la famille afin de faciliter les échanges. Le service social du ministère joue un rôle déterminant auprès de la famille afin de l'aider à : 9 entamer les démarches administratives ; 9 l'accompagner dans les décisions qu'elle devra prendre ; 9 faire face aux difficultés psychologiques liées au décès et plus particulièrement au suicide. Quelques bons réflexes Prévoir des fleurs pour les funérailles. Gérer la messagerie/téléphone assez rapidement. Ranger les affaires personnelles avec l'aide de collègues proches et dans un temps choisi collectivement. 108 54. AGIR FACE AU RISQUE SUICIDAIRE Comment agir En cas de crise suicidaire aigüe Contacter le 712. Ne jamais laisser l'agent ou l'agente seul/e, même pour alerter. Alerter l'autorité hiérarchique et le bureau des ressources humaines de proximité. ? Ne pas laisser rentrer au domicile seule une personne qui n'a pas été évaluée par un professionnel compétent. Si la personne refuse, il faut contacter le bureau des ressources humaines de proximité. En cas de manifestation ou d'expression à un tiers d'une intention de geste suicidaire : Ne jamais banaliser un comportement suicidaire. Afficher les coordonnées des personnes ressources. Saisir en urgence le bureau RH de proximité et le service médico-social (SG/DRH/CRHAC2). Pour aller plus loin u Formation sur le risque suicidaire (organisée une fois par an) @ 109 55. AGIR FACE À UNE TENTATIVE DE SUICIDE SUR LE LIEU DE TRAVAIL Après la survenue de l'évènement ou sa découverte Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après avoir été informé, vous devez : 1. Vous rendre sur place. 2. En informer le directeur et/ou ses adjoints. 3. Prendre les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 4. Prévenir l'assistant de prévention 5. Accueillir les services de secours. Le directeur, immédiatement après avoir été informé : 1. Informe sans délai la DRH. 2. Informe et mobilise sans délai : 9 Le BRH de proximité ; 9 l'assistant ou l'assistante de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le ou la médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur ou l'inspectrice santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT. 3. Informe la famille et lui propose une assistance sociale et administrative. 4. Se rend sur place. 5. Met en place avec les acteurs précités et, si nécessaire, un accompagnement, un soutien psychologique à destination des agents, propose à la famille et aux agents les services de l'assistant (e) de service social. Un tableau de suivi des actions à engager est établi à cette occasion. 6. Vous demande d'informer les agents du soutien psychologique mis en place, disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. #2 Dans les 48 h qui suivent le signalement Le directeur ou la directrice : 1. Se tient informé de l'évolution du ressenti des agents, de leur verbalisation des faits et de la gestion de leurs émotions. 2. Organise un retour par le BRH et le bureau DRH-CRHAC-2 sur l'évolution du ressenti des agents afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire. 110 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Crée dans le cadre du CHSCT-AC, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations, auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête . 2. Informe la famille de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf. annexe 3 de la fiche). 3. Monte une concertation interne associant le BRH, les acteurs précités, la hiérarchie directe de l'agent ou l'agente et la RH de proximité pour procéder à un bilan sur la prise en charge de l'événement. Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT et informe ce dernier de sa position au regard de l'imputabilité au service de l'acte. 2. Communique le rapport à la DRH, au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. Demande au médecin de prévention de recevoir l'agent ou l'agente au moment de la reprise. 5. S'assure auprès de la famille de son évolution psychologique et matérielle et de sa prise en compte de la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. Modalités d'information du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) ; 9 CMVOA ; 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines ; Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. État civil de l'agent ou de l'agente. 2. Situation familiale. 3. Fonctions exercées + grade + nom du service. 4. Caractérisation de la tentative (date, lieu, circonstances). 5. Actions mises en oeuvre pour le collectif de travail et la famille. 6. Adresse de la personne (parents ou conjoint) à qui adresser, le cas échéant, la lettre de condoléances. Pour aller plus loin u Documents utiles, toujours d'actualité et consultables sur l'intranet : u Document repère du 10 novembre 2009 : éléments de connaissance et d'approfondissement pour la prévention des risques suicidaires u Guide méthodologique de mars 2013 sur les procédures liées à la survenance d'accidents graves et mortels et de suicides @ 111 56. AGIR EN CAS DE SUICIDE SUR LE LIEU DU TRAVAIL Après la survenue de l'évènement Pour ceux qui découvrent la situation ou en ont été témoins : 9 Appeler le 712 ; 9 Si possible, sécuriser le périmètre pour empêcher l'accès au lieu ou la vision de la scène aux personnes présentes et non nécessaires à la bonne prise en compte de la procédure ; 9 Si présence d'un secouriste, selon la situation, mettre en oeuvre les gestes de premiers secours ; 9 Informer la hiérarchie de proximité. Après avoir été informé, vous devez : 1. En informer le directeur ou la directrice et/ou ses adjoints. 2. Prendre les coordonnées de la (des) personne(s) ayant découvert la situation ou en ayant été témoin(s). 3. Prévenir les assistants de prévention 4. Accueillir les services de secours. Le directeur ou la directrice, immédiatement après avoir été informé : 1.Informe sans délai la DRH (cf. annexe 1). 2. Informe et mobilise sans délai : 9 Le BRH de proximité ; 9 l'assistant ou l'assistante de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le ou la médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur ou l'inspectrice santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT. 3. Informe la famille (l'annonce du décès est faite par le SAMU ou l'OPJ) et lui propose une assistance sociale et administrative. 4. Se rend sur le site. 5. Met en place avec les acteurs précités et, si nécessaire, un accompagnement (cf. annexes), un soutien psychologique à destination des agents, propose à la famille et aux agents les services d'assistance du service social. Un tableau de suivi des actions à engager est établi à cette occasion. 6. Vous demande d'informer les agents du soutien psychologique mis en place, disponible sur demande, immédiatement ou plus tard. #2 Dans les 48 h qui suivent le signalement Le directeur ou la directrice : 1. Se tient informé de l'évolution du ressenti des agents, de leur verbalisation des faits et de la gestion de leurs émotions. 2. Organise un retour par le BRH et le bureau DRH-CRHAC-2 sur l'évolution du ressenti des agents afin de mesurer le besoin d'accompagnement complémentaire. 112 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Crée dans le cadre du CHSCT-AC, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations, auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête . 2. Informe la famille de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf. annexe 3 de la fiche). 3. Monte une concertation interne associant le BRH, les acteurs précités, la hiérarchie directe de l'agent ou de l'agente et la RH de proximité pour procéder à un bilan sur la prise en charge de l'événement. 4. Composition cible : président du CHSCT-AC ou son représentant, 1 représentant de chaque organisation syndicale représentée au CHSCT, le MdP, l'AP-CP et l'assistant ou l'assistante de service social. Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT et informe ce dernier de sa position au regard de l'imputabilité au service de l'acte. 2. Communique le rapport en administration centrale au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. S'assure auprès de la famille de son évolution psychologique et matérielle et de sa prise en compte de la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. Modalités d'information du SG L'information s'effectue par courriel aux destinataires suivants : 9 bureau de la prévention, de la santé au travail, du service social et des travailleurs handicapés (PSPP1) 9 CMVOA 9 Mission coordination et communication auprès du directeur des ressources humaines Les éléments attendus dans le message d'information sont : 1. État civil de l'agent 2. Situation familiale 3. Fonctions exercées + grade + nom du service 4. Caractérisation du décès (date, lieu, circonstances) 5. Actions mises en oeuvre pour le collectif de travail et la famille 6. Adresse de la personne (parents ou conjoint) à qui adresser, le cas échéant, la lettre de condoléances Pour aller plus loin u Documents utiles, toujours d'actualité et consultables sur l'intranet : u Document repère du 10 novembre 2009 : éléments de connaissance et d'approfondissement pour la prévention des risques suicidaires u Guide méthodologique de mars 2013 sur les procédures liées à la survenance d'accidents graves et mortels et de suicides @ 113 57. AGIR EN CAS DE SUICIDE HORS DU LIEU DE TRAVAIL Immédiatement après avoir été informé Le directeur ou la directrice, 1. Informe les services du SG 2. Informe les acteurs ressources institutionnels du service : 9 le BRH de proximité ; 9 l'assistant de prévention ; 9 l'assistant ou l'assistante de service social ; 9 le médecin de prévention (MdP) ; 9 l'inspecteur(trice) santé et sécurité dont relève le service (ISST) ; 9 les membres du CHSCT ; 9 le chef du bureau DRH-CRHAC-2. Au plus tard dans les 24 h qui suivent le signalement 1. Mobilise une cellule d'accompagnement (SG, AP-CP, MdP, assistante de service social...) pour définir et organiser, en fonction de la réaction de la communauté de travail, l'offre de service concernant le soutien psychologique à proposer au collectif de travail (entretien individuel/collectif, cellule d'écoute...) et l'assistance administrative et sociale pouvant être proposée à la famille. A cette occasion est mis en place un tableau de bord de suivi des actions. 2. Demande au bureau SG-DRH-CRHAC-2 d'informer le collectif de travail de la possibilité pour tous ceux qui le souhaitent de bénéficier d'un soutien psychologique. L'information pourra être relayée par vous. 3. Propose à la famille une assistance sociale et administrative. #2 Dans les 15 jours qui suivent le signalement 1. Si nécessaire, crée, dans le cadre du CHSCT, une commission d'enquête de prévention issue du CHSCT qui se déroule en deux phases : 9 recueil des informations auprès des collègues et témoins, avec leur accord ; 9 analyse menée par les membres de la commission d'enquête. 2. Informe la DRH (bureau PSPP1) de la décision de procéder ou non à une enquête. 3. Adresse un courrier de condoléances à la famille et l'informe de la procédure de reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte et de ses enjeux (cf annexe 3 de la fiche). Dans les 2 mois qui suivent le signalement 1. Le cas échéant, présente le rapport finalisé de la commission d'enquête de prévention au CHSCT. 2. Communique le rapport au SG au bureau PSPP1. 3. Dresse le bilan des mesures d'accompagnement psychologique et administratives déployées. 4. S'informe des suites données par la famille à la possibilité de demander la reconnaissance de l'imputabilité au service de l'acte. 114 58. AGIR FACE À UNE DEMANDE DE DROIT DE RETRAIT Pourquoi Le droit de retrait est un droit, et non une obligation. ? Les agents publics disposent d'un droit de retrait qui les autorise à quitter leur lieu de travail s'ils ont un motif raisonnable de penser qu'un danger grave et imminent menace directement leur vie ou leur santé. Conformément à la réglementation en vigueur, l'employeur doit prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Comment agir Définition de la notion de danger Le danger doit être : ? 9 grave, c'est-à-dire risquer de causer un accident ou une maladie entraînant la mort ou une incapacité permanente ou prolongée ; 9 imminent, c'est-à-dire pouvant se réaliser brusquement et dans un délai rapproché (exemple : un faux plafond prêt à s'effondrer dans les locaux) ; 9 le danger peut concerner une ou plusieurs personne. Procédure Quand il utilise son droit de retrait, l'agent doit immédiatement alerter son chef de service. Il peut aussi s'adresser aux représentants du personnel ou CHSCT. Il doit faire un signalement dans le registre spécial de santé et de sécurité au travail. Aucune sanction ou retenue sur rémunération ne peut lui être imposée s'il a utilisé son droit de retrait de manière légitime. L'agent a le droit d'arrêter de travailler sans l'accord de son employeur et, si nécessaire, de quitter son lieu de travail pour se mettre en sécurité. Il n'est pas tenu de reprendre son activité tant que le danger persiste. Le droit de retrait de l'agent dois s'exercer de telle manière qu'il ne crée pas pour autrui une nouvelle situation de danger grave et imminent. Votre rôle Informer votre hiérarchie. Informer le bureau des RH de proximité et le bureau SG-DRH-CRHAC-2. Le formulaire d'exercice de droit d'alerte et de retrait est en ligne sur le portail intranet de l'administration centrale. Le registre spécial de santé et de sécurité au travail d'exercice du droit d'alerte et de retrait de l'administration centrale est consultable en Arche Paroi Sud - bureau 15N60. SG-DRH-CRHAC2 Unité sécurité prévention À l'attention des conseillers de prévention Arche Paroi Sud - 15N60 u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-registres-de-sante-et-de-securite-au-travail-r1456.html Pour aller plus loin @ Orienter les agents en difficulté Promouvoir la qualité de vie au travail ORIENTER LES AGENTS EN DIFFICULTÉS SOCIALE OU MÉDICALE u 59. Orienter un collaborateur ou une collaboratrice vers le service social #2 u 60. Les catégories de congés maladie et les obligations des agents u 61. Le temps partiel thérapeutique u 63. Le comité médical et la commission de réforme 118 Pourquoi ? 59. ORIENTER UN COLLABORATEUR OU UNE COLLABORATRICE VERS LE SERVICE SOCIAL Les agents de l'administration centrale peuvent, au cours de leur carrière, être confrontés à des difficultés personnelles, familiales, financières, de santé, de logement... qui sont susceptibles de rejaillir sur leur vie professionnelle. Il est mis à leur disposition un service social composé de travailleurs sociaux à leur écoute et soumis au secret professionnel. Comment agir Le rôle du service social ? Chargé d'apporter écoute, conseil, soutien et orientation, aux personnels en difficulté ou en interrogation, le service social assure un accompagnement individualisé. Les assistantes sociales sont appelées à rechercher avec les agents qui les sollicitent toutes les solutions susceptibles d'apporter une réponse et/ou une amélioration à leur situation. Les assistantes de service social proposent un accompagnement pour prévenir ou remédier aux difficultés individuelles ou collectives. Missions : 9 amélioration des conditions de vie au travail et de vie personnelle des agents ; 9 accompagnement au changement ; 9 prévention de la désinsertion professionnelle ; 9 prévention des risques psychosociaux. Votre rôle en qualité d'encadrant Lorsque vous apprenez qu'un de vos agents est confronté à des problèmes personnels ou familiaux, n'hésitez pas à l'informer sur l'existence d'un service social spécialisé des personnels de l'administration centrale. N'hésitez pas aussi à rassurer votre collaborateur quant à la confidentialité des échanges en lui rappelant que les assistantes sociales sont soumises au secret professionnel. Le service social est joignable par téléphone ou par courriel. L'assistant de service social est souvent interpellé trop tardivement, fréquemment lorsque la situation est déjà trop dégradée. Or l'accompagnement social qui repose sur une relation de confiance, s'inscrit dans la durée et la notion de temps est donc essentielle. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-assistantes-de-service-social-a475.html Pour aller plus loin @ 119 60. LES CATÉGORIES DE CONGÉS MALADIE ET LES OBLIGATIONS DES AGENTS Comment agir Jour de carence Les congés maladie Toutes les situations de congés maladie sont examinées par la commission de réforme. Ce dispositif consiste à ne pas rémunérer un agent le premier jour de congé lié à un arrêt maladie. ? Congé maladie ordinaire (CMO) pour les personnels titulaires et non-titulaires CMO inférieur à 6 mois Votre collaborateur doit vous signaler sans délai son absence et vous adresser un arrêt maladie. Cet arrêt sera envoyé au bureau des ressources humaines qui comptabilisera le nombre de jours de maladie ordinaire. Vous devez saisir cette absence dans Cottage. La procédure est identique pour les prolongations d'arrêt maladie. CMO de 6 mois épuisé La situation est examinée par le comité médical. Pour les agents titulaires, le temps passé en CMO compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). Le fonctionnaire perçoit son plein traitement tant que pendant la période de référence d'un an précédant chaque jour d'arrêt maladie il n'a pas bénéficié de 3 mois (ou 90 jours) de congé de maladie à plein traitement. Au delà de 90 jours, il passe à demi-traitement. #2 Congé longue maladie (CLM) pour les personnels titulaires Procédure à suivre par vos collaborateurs en CLM : 9 une demande de CLM doit vous être envoyée ; 9 la copie de cette demande et le certificat médical du médecin traitant sous pli confidentiel doivent être adressés au comité médical. Pour les agents titulaires, le temps passé en CLM compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). La durée maximale est de trois ans : 9 1ère année rémunérée à plein traitement 9 2 années suivantes rémunérées à demi traitement. Si l'état de santé de votre collaborateur ou de votre collaboratrice ne lui permet pas de reprendre ses fonctions, trois solutions lui sont proposées : 9 le reclassement dans un autre emploi ; 9 la mise en disponibilité d'office pour maladie avec demande d'une assurance d'invalidité temporaire ; 9 la retraite pour invalidité. 120 Congé longue durée (CLD) pour les personnels titulaires La procédure à suivre est la même que pour le Congé de Longue Maladie. Pour les agents titulaires, le temps passé en CLD compte pour ses droits statutaires (congés annuels, avancement à l'ancienneté, promotion au grade supérieur et droit à la retraite). La durée maximale du CLD est de 5 ans au cours de la carrière, au titre de chaque groupe de maladie : 9 3 ans à plein traitement ; 9 2 ans à demi traitement. Congé grave maladie (CGM) pour les personnels non-titulaires Procédure à suivre par vos collaborateurs en CGM : 9 une demande de CGM doit vous êtes envoyée ; 9 la copie de cette demande et le certificat médical du médecin traitant au Comité Médical. Les maladies professionnelles Si votre collaborateur ou votre collaboratrice contracte une maladie professionnelle répertoriée dans les tableaux des maladies professionnelles du code de la Sécurité Sociale, il doit prendre contact avec le responsable du pôle au sein du bureau SG-DRH-CRHAC-2 1 66 35 qui assure la gestion des dossiers en la matière. Les obligations d'un agent qui cesse ses fonctions pour raisons de santé L'agent doit, dès son arrêt : 9 aviser son supérieur hiérarchique direct ; 9 envoyer le volet 3 de l'avis d'arrêt de travail dans les 48 h pour justifier son absence, aussi courte soit-elle, et conserver le volet 1 pour le présenter en cas de contrôle. Ce certificat doit mentionner les coordonnées précises de l'endroit où l'agent peut être contrôlé, sans oublier le code d'accès ; 9 prévenir immédiatement son service, en cas de prolongation, et adresser le nouvel avis d'arrêt de travail dans les 48 h suivant la fin de l'arrêt précédent ; 9 respecter les heures de sortie inscrites sur l'arrêt de travail ; 9 informer son service de tout changement d'adresse, même temporaire, pour permettre un éventuel contrôle médical. 9 se soumettre aux visites de contrôle diligentées par l'administration. 9 Au dela de 6 mois de CMO, demander à nouveau l'autorisation auprès du comité médical. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-conges-maladie-r726.html Pour aller plus loin @ 121 61. LE TEMPS PARTIEL THÉRAPEUTIQUE Qu'est-ce que le temps partiel thérapeutique ? Le temps partiel thérapeutique peut être accordé : 9 soit parce que la reprise des fonctions à temps partiel est reconnue comme étant de nature à favoriser l'amélioration de l'état de santé de l'intéressé ; 9 soit parce que l'intéressé doit faire l'objet d'une rééducation ou d'une réadaptation professionnelle. La demande d'autorisation de travailler à temps partiel pour raison thérapeutique est présentée par le fonctionnaire, accompagnée d'un certificat médical établi par son médecin traitant. Elle est accordée après avis favorable concordant du médecin agréé par l'administration. Lorsque les avis du médecin traitant et du médecin agréé ne sont pas concordants, le comité médical compétent ou la commission de réforme compétente est saisi. Qui peut en bénéficier ? Les agents titulaires et stagiaires 9 après un congé maladie de six mois consécutifs ; 9 après un congé de longue maladie ou un congé de longue durée, pour 3 mois renouvelables, dans la limite d'un an par maladie ayant ouvert droit au congé ; 9 après un congé pour accident de service pour une durée maximale de six mois renouvelables une fois ; 9 l'agent perçoit l'intégralité de son traitement. Les agents non-titulaires Après un accident du travail ou un congé de grave maladie pour une durée d'un an. L'agent perçoit 50 % des éléments fixes de son traitement ainsi que les indemnités journalières de la Sécurité sociale. #2 Quelques bons réflexes Adapter la charge de travail. Faire le point régulièrement avec l'agent sur son poste. Vérifier que les consignes médicales sont respectées (ne pas soulever de charges trop lourdes...). Travailler en lien avec votre bureau RH de proximité et les acteurs de la prévention de CRHAC-2. 122 62. LE COMITÉ MÉDICAL ET LA COMMISSION DE RÉFORME Le comité médical et la commission de réforme sont des instances consultatives chargées de donner des avis sur les questions médicales concernant les fonctionnaires et les personnels non titulaires. Le comité médical Le comité médical traite les demandes de congés de longue maladie (CLM), congés de longues durée (CLD), pour les agents titulaires. Les dossiers sont transmis au comité médical qui les instruit et les présente devant une commission. Missions Le comité médical est obligatoirement consulté sur : 9 la prolongation des congés de maladie ordinaire au-delà de 6 mois consécutifs ; 9 l'attribution et le renouvellement des congés de longue maladie (CLM) et de longue durée (CLD) ; 9 la réintégration après 12 mois consécutifs de congé de maladie ordinaire ou à l'issue d'un CLM ou d'un CLD ; 9 l'aménagement des conditions de travail d'un fonctionnaire après congé de maladie ou disponibilité d'office ; 9 la mise en disponibilité d'office pour raison de santé et son renouvellement ; 9 le reclassement d'un fonctionnaire dans un autre emploi à la suite d'une altération de son état physique. La commission de réforme Missions La commission de réforme est notamment consultée sur : 9 l'imputabilité au service de la maladie ou de l'accident à l'origine d'un congé de maladie ordinaire, d'un CLM ou d'un CLD sauf si l'administration reconnaît d'emblée cette imputabilité ; 9 la situation du fonctionnaire à la fin de la dernière période d'un CLM ou d'un CLD lorsque le comité médical a présumé le fonctionnaire définitivement inapte lors du dernier renouvellement de son congé ; 9 la reconnaissance et la détermination du taux de l'invalidité temporaire ouvrant droit au bénéfice de l'allocation d'invalidité temporaire ; 9 le dernier renouvellement d'une disponibilité d'office pour raison de santé. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/les-conges-maladie-r726.html Pour aller plus loin @ Accompagner la carrière des agents de son équipe Outils possibles LES OUTILS POSSIBLES u 63. L'entretien et le bilan de carrière u 64. Le bilan de compétences u 65. La validation de l'acquis de l'expérience (VAE) u 66. La rencontre avec un ou une conseiller(e) mobilité carrière/chargé(e) de mission des corps #3 u 67. Demander une formation individuelle extérieure u 68. Le compte personnel de formation u 69. Le congé de formation professionelle u 70. La préparation aux examens et concours 126 63. L'ENTRETIEN ET LE BILAN DE CARRIÈRE Présentation de l'entretien de carrière et du bilan de carrière L'entretien et le bilan de carrière constituent un droit, à disposition de tous les agents, de faire le point sur leur carrière, leurs compétences, leur potentiel, pour accompagner leur parcours professionnel. Il est possible de bénéficier d'un entretien, à des moments clefs de sa carrière : 9 après environ 5 ans ou une première expérience dans l'administration pour l'entretien de carrière ; 9 après environ 15 ans de service pour le bilan de carrière. Les éléments issus de ces entretiens permettent également à l'administration de développer une meilleure gestion des ressources humaines dans un contexte d'évolution des missions, services et métiers du ministère. Description des dispositifs L'entretien de carrière est un moment de conseil et d'orientation professionnelle, il aide l'agent à : 9 clarifier et hiérarchiser ses aspirations ; 9 à définir son projet professionnel à court terme ; 9 à mettre en oeuvre son projet professionnel en dressant un panorama des perspectives professionnelles envisageables à horizon de 2 à 5 ans. Le bilan de carrière offre à l'agent un outil d'analyse plus approfondi sur sa situation professionnelle et une occasion de réflexion sur son déroulement de carrière : 9 permet d'aborder une nouvelle étape du parcours professionnel ; 9 donne lieu à un diagnostic personnalisé de ses acquis et à une analyse de son profil professionnel et de ses potentialités. Un compte rendu en deux parties (parcours professionnel et conseils liés au parcours professionnel) est rédigé, par la personne chargée de conduire l'entretien. Ce compte rendu est versé au dossier administratif de l'agent, si l'agent le demande, ce qui permet d'enrichir les données de gestion prévisionnelle des ressources humaines (GPRH). Ces entretiens reposent sur une relation de confiance entre l'agent et le chargé d'entretien. Ils sont régis par une charte de déontologie à respecter par le chargé d'entretien : écoute active et bienveillante, confidentialité, neutralité, transparence et objectivité. 127 Le rôle des acteurs L'agent ou l'agente Acteur de son parcours, il peut solliciter un entretien ou un bilan de carrière. La chaîne hiérarchique La direction des ressources humaines Le ou la conseiller/e mobilité carrière (CMC) Il ou elle conduit le bilan de carrière et éventuellement l'entretien de carrière par délégation du chef ou de la cheffe de service. Elle doit être informée Elle a un rôle d'informadu souhait de l'agent ou tion et d'organisation du de l'agente de bénéficier dispositif. d'un tel entretien. Elle a un rôle d'information, un rôle incitatif et prescripteur. Toutefois, l'entretien doit être basé sur le volontariat. Les entretiens et bilans de carrière ne relèvent pas du supérieur hiérarchique direct. Ils sont distincts des entretiens professionnels et de formation. Exemples de situations professionnelles L'entretien et le bilan de carrière sont particulièrement adaptés dans les situations suivantes : 9 valoriser son parcours professionnel ; 9 faire le point sur son parcours ; 9 construire son projet professionnel. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 128 64. LE BILAN DE COMPÉTENCES Qu'est-ce que le bilan de compétences? Le bilan de compétences permet aux agents de faire le point, en cours de carrière, sur leurs parcours personnel et professionnel et de faire la synthèse des acquis afin d'élaborer un projet professionnel et réaliste. Un agent ne peut prétendre à un autre bilan de compétences que cinq ans au moins avant le précédent. Le bilan de compétences peut être proposé aux agents titulaires et non-titulaires. Comment bénéficier d'un bilan de compétences ? Tout agent qui souhaite bénéficier d'un bilan de compétences doit en faire la demande à son supérieur hiérarchique et prendre contact : 9 dans les directions techniques : avec le référent formation du bureau de ressources humaines de proximité ; 9 au secrétariat général : avec le bureau SG-DRH-CRHAC-3 par un courriel à la boite fonctionnelle du bureau CRHAC-3 Cette demande donne lieu à un rendez-vous avec le conseiller mobilité carrière (CMC) qui évalue l'opportunité de mener un bilan. Si le budget le permet, si l'avis du CMC est conforme et que la hiérarchie directe accepte l'absence de 24 heures, le bureau SG-DRH-CRHAC 3, ou le responsable formation de la direction générale, inscrira l'agent auprès d'un organisme spécialisé, agréé avec lequel il a signé une convention. Sa mise en oeuvre fera l'objet d'une convention tripartite entre l'agent bénéficiaire, le centre de formation et le prestataire. Comment se déroule un bilan de compétences ? Il se déroule en trois étapes : 9 un premier entretien d'analyse des besoins, avec le chargé de bilan permet de confirmer l'engagement du bénéficiaire et de préciser ses objectifs. Il permet également à l'agent de découvrir comment va se dérouler son bilan et quelles méthodes seront mises en oeuvre (recherches d'informations, tests et questionnaires) ; 9 une phase d'investigation est alors initiée pour permettre au bénéficiaire d'analyser ses motivations et intérêts professionnels ; 9 la synthèse individuelle permet au bénéficiaire de prendre connaissance des résultats détaillés de la phase d'investigation, d'identifier les facteurs susceptibles de favoriser son projet professionnel et de prévoir les principales étapes de sa mise en oeuvre. Autant d'éléments consolidés dans un document de synthèse remis au bénéficiaire. Les informations recueillies par l'agent dans ce document demeurent strictement confidentielles sauf si l'intéressé donne son accord pour une transmission à son administration de rattachement. Seul le calendrier du bilan de compétences peut être communiqué à sa hiérarchie ou à l'administration sans son accord. Le bilan de compétences se déroule sur le temps de travail de l'agent ou de l'agente. 129 Quels sont les autres « formules » qui permettent de faire le point sur ses compétences ? L'entretien professionnel Il est mené par le N+1 annuellement. C'est un outil d'évaluation, de management. (voir fiche) L'entretien de carrière Il aide l'agent ou l'agente à clarifier ses aspirations, à définir son projet professionnel à court terme, et les moyens à mettre en oeuvre. Il est réalisé par un conseiller mobilité carrière. Le bilan de carrière Il est déjà une première étape souvent suffisante pour l'agent car il offre à un agent expérimenté un outil d'analyse plus approfondi sur son parcours professionnel, ses compétences et ses perspectives de carrière. Il est réalisé de préférence après une période d'environ quinze années de fonction. Le bilan de carrière est conduit par un conseiller ou une conseillère en évolution professionnelle. Les entretiens thématiques Ils portent principalement sur : 9 la valorisation du parcours professionnel ; 9 le diagnostic de compétences ; 9 l'aide à la recherche de poste ; 9 l'adéquation profil/poste ; 9 l'aide à la rédaction de CV, lettre de motivation ; 9 la préparation aux entretiens de recrutement ; 9 la FPTLV : congé formation, VAE, formation universitaire, CPF ; 9 l'élaboration d'un plan de professionnalisation ; 9 etc. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 130 65. LA VALIDATION DE L'ACQUIS DE L'EXPÉRIENCE (VAE) Qu'est que la valorisation des acquis de l'expérience ? La VAE est un dispositif permettant une reconnaissance officielle de l'expérience, qu'elle soit professionnelle, associative ou bénévole, en vue d'obtenir un diplôme ou un titre professionnel. Cette expérience est validée par un jury extérieur qui délivre alors un diplôme ou une des certifications enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Les motivations de l'agent ou de l'agente peuvent être diverses : 9 valoriser son parcours professionnel ; 9 évoluer dans son parcours professionnel ; 9 se présenter à un concours pour lequel un niveau de diplôme est exigé. La VAE relève d'une démarche volontaire de la part de l'agent ou de l'agente. Pour être recevable auprès de l'organisme certificateur, l'agent doit pouvoir justifier d'au moins trois années d'expérience professionnelle (continues ou discontinues) en lien avec le diplôme ou le titre professionnel visé. ATTENTION : quel que soit son niveau, le diplôme ainsi obtenu ne donne pas un accès de droit au grade supérieur ni à un autre corps. Pour y accéder, les agents doivent se présenter au concours ou à l'examen professionnel correspondant. Comment accompagner cette demande ? Vous devez inviter l'agent à formaliser son projet et vous assurer de sa motivation compte tenu de l'implication personnelle qu'une VAE réclame. Les demandes de VAE doivent ensuite être adressées au bureau de la formation des agents de l'administration centrale (pour les agents du SG) ou au référent formation des bureaux de ressources humaines de proximité. Comment se financent les VAE ? Les demandes de VAE sans lien avec l'environnement professionnel de l'agent (métier exercé ou démarche de mobilité interne) sont dites « individuelles ». Le financement de leur accompagnement peut être soit à la charge de l'agent soit exceptionnellement pris en charge par l'administration. Il s'agit d'une demande individuelle qui, pour être examinée, nécessite les informations suivantes : 9 lettre argumentée motivant la demande ; 9 motivation de la demande de prise en charge financière ; 9 devis de l'organisme accompagnant l'agent pour sa VAE (université pour un master ou Greta pour un BTS par exemple) ; 9 calendrier de formation ; 9 modalités de gestion ; 9 avis du supérieur hiérarchique ; 9 curriculum vitae de l'agent ou de l'agente désireux de bénéficier d'une prise en charge de sa VAE pour examen de la cohérence du projet. 131 Modalité d'accompagnement de l'agent ou de l'agente L'agent ou l'agente dispose de 24 h de congés de VAE qui peuvent être réparties sur une période de plusieurs mois. D'autres outils peuvent éventuellement être utilisés pour accompagner la formation préalable (compte personnel de formation). #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 132 66. LA RENCONTRE AVEC UN(E) CONSEILLER(E) MOBILITÉ CARRIERE / CHARGÉ(E) DE MISSIONS DES CORPS Il existe au sein du ministère des professionnels du conseil qui sont là pour aider l'ensemble des agents à construire leur parcours professionnel. Au sein de l'administration centrale il existe des chargé(e)s de missions de corps pour les agents ou agentes de catégorie A+, A et B et une conseillère mobilité carrière pour les agents de catégorie C. D'autres conseillers mobilité carrière sont aussi à l'écoute des agents au CVRH de Paris. Le conseiller ou la conseillère en mobilité carrière (CMC) Son rôle Conseil aux agents : le conseiller ou la conseillère mobilité carrière est chargé(e) d'accompagner et d'apporter un conseil personnalisé. Il ou elle contribue à la valorisation des compétences. Il ou elle répond à différentes demandes : 9 point sur le parcours professionnel ; 9 conseil de carrière ; 9 diagnostic de compétences ; 9 aide à la recherche de poste ; 9 en entretien de professionnalisation, entretien préalable à une promotion. L'entretien avec un ou une CMC est issu d'une démarche individuelle, fondée sur le volontariat mais peut être aussi proposé par le service. Le ou la CMC est soumis à une charte de déontologie qui prévoit que les conclusions d'entretien peuvent être formalisées par un compte-rendu, dont le contenu et la diffusion sont validés par l'intéressé, notamment pour les entretiens et les bilans de carrière. Les chargés de missions des corps pour les agents de catégorie A+, A et B ou chargés de mission d'encadrement Les chargés de mission d'encadrement, plus communément appelés chargé(e) de mission de corps, accompagnent les agents dans la construction de leur parcours professionnel. Ils sont placés au sein de la Mission de suivi personnalisé et des parcours professionnels de la DRH. Leurs rôles La gestion individuelle des carrières : 9 les chargés de mission d'encadrement accompagnent les agents lors des étapes clé de leur parcours professionnel (mobilités, promotions,..) en complémentarité avec les CMC des CVRH ; 9 ils accompagnent les agents lors de situations spécifiques (réintégration, titularisation, etc.). La gestion collective des carrières : 9 les chargés de mission d'encadrement participent à l'élaboration de la politique de gestion et de promotion des agents. Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr u Pour rencontrer votre chargé de mission de corps : http://intra.sg.i2/qui-fait-quoi-a-la-drh-a5717.html 133 67. DEMANDER UNE FORMATION INDIVIDUELLE EXTÉRIEURE Dans quel cas demander une formation extérieure ? Lorsque vous avez besoin, pour vous ou pour un collaborateur ou collaboratrice, dans le cadre des missions exercées, d'une formation qui n'est pas prévue par le plan de formation de votre direction technique ou du bureau de la formation des agents en administration centrale. Au préalable, il faut vérifier que cette formation ne soit pas proposée au niveau ministériel (OUPS et IFORE) Ensuite, le besoin doit être validé par vous ou par votre propre hiérarchie dans le cadre du développement des compétences sur le poste occupé. Enfin, le service formation doit disposer des crédits suffisants pour financer votre demande. Procédure à suivre : 9 pour les agents du SG : le bulletin de demande de formation individuelle extérieure (format odt - 348.6 ko - 06/11/2017) est à retourner à Sylvie GUIHARD accompagné de 3 devis au moins un mois avant le début de la formation demandée APRES validation de votre référent RH de proximité ; 9 pour les directions techniques d'administration centrale : la demande de formation individuelle extérieure sera traitée par le référent formation dans les bureaux RH de proximité. #3 134 68. LE COMPTE PERSONNEL DE FORMATION Déjà en vigueur depuis le 1er janvier 2015 dans le secteur privé, le compte personnel de formation (CPF) est effectif depuis le 1er janvier 2017 dans les trois fonctions publiques. Il remplace le droit individuel à la formation (DIF). Le CPF est un droit pour tous les agents (titulaires ou non titulaires y compris les vacataires et apprentis à la fin de leur période d'apprentissage). Le CPF ne peut être mobilisé pour une demande de formation relative à une adaptation immédiate au poste ou une formation statutaire. Les droits acquis au titre du droit individuel à la formation (DIF) par les agents publics ayant plus de 6 ans d'ancienneté sont convertis en droits CPF. Le compte est alimenté chaque année de 24 heures jusqu'à 120 heures, puis de 12 heures par an dans la limite de 150 heures. Un crédit d'heures CPF non encore acquis peut, sous certaines conditions, être mobilisé par anticipation. Le CPF est mobilisable uniquement à l'initiative de l'agent ou de l'agente avec accord de sa hiérarchie. Il peut être sollicité pour toute formation qui s'inscrit dans le cadre d'un projet d'évolution professionnelle : 9 pour une mobilité ; 9 pour une promotion ; 9 pour une reconversion professionnelle. Le CPF permet à l'agent ou l'agente de se former en priorité sur le plan national de formation (formations proposées en interne dans nos ministères) mais également de bénéficier de formations organisées par d'autres acteurs publics ou organismes privés. Le financement de la formation est assuré par l'administration. Un refus de l'employeur peut être motivé au regard des trois critères suivants : la nature, le calendrier ou le financement de la formation. Après trois refus successifs sur une même demande, l'avis de la CAP est requis. Demande de mobilisation du CPF (format pdf - 76.4 ko - 12/03/2018) Pour bénéficier d'informations sur la mobilisation du CPF : u Pour les agents du SG, écrire un courriel à sylvie.guihard@developpement-durable.gouv.fr Vos contacts u Pour les agents des directions techniques : prendre contact avec le référent formation du bureau RH de proximité. 135 69. LE CONGÉ DE FORMATION PROFESSIONNELLE Qu'est ce que c'est ? Le congé de formation professionnelle (CFP), permet aux agents de parfaire leur formation personnelle par le biais de stages de formation à caractère professionnel ou personnel qui ne leur sont pas proposés par l'administration. L'agent ou l'agente bénéficie, pendant la première année, d'une indemnité mensuelle forfaitaire égale à 85 % du traitement brut et de l'indemnité de résidence afférents à l'indice détenu au moment de sa mise en congé qui ne peut dépasser l'indice brut 650 d'un agent en fonction à Paris. Attention, le congé de formation professionnelle est une position normale d'activité : l'agent ne peut donc pas être remplacé sur son poste pendant la durée de son congé, sauf exception. Pour qui ? Le fonctionnaire doit avoir accompli au moins 3 ans ou l'équivalent de 3 années de services effectifs dans l'administration (y compris en qualité de stagiaire). Les services effectifs sont les services réellement accomplis en activité ou en détachement auprès d'une administration de l'État, d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public de l'État. Les services à temps partiel sont assimilés à des périodes à temps plein. Tout agent qui n'a pas bénéficié d'une autorisation d'absence pour participer à une action de formation pour préparer un concours administratif, un examen professionnel ou une autre procédure de sélection dans les 12 mois qui suivent la fin de l'action formation. Combien de temps ? La durée maximale du congé est de trois années sur l'ensemble de la carrière. Le congé peut être utilisé en une seule fois ou réparti tout au long de la carrière de l'agent (la durée est fractionnable en semaines, journées ou demi-journées). À la fin de chaque mois, l'agent doit remettre à l'administration une attestation de présence effective au stage. En cas d'absence sans motif valable, le congé de formation professionnelle prend fin et l'agent est tenu de rembourser les indemnités qu'il a perçues. Comment ? La demande de congé de formation doit être formulée 90 jours au moins avant la date à laquelle commence la formation. Il faut donc écrire à son chef ou sa cheffe de service avec copie au bureau RH de proximité (pour les directions techniques) et au bureau de la formation des agents en administration centrale pour le SG. Cette demande doit préciser la date, la nature de la formation, sa durée et le nom de l'organisme qui la dispense. Le chef de service doit faire connaître à l'agent son accord ou les motifs du rejet ou du report de sa demande dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande. L'agent ou l'agente s'engage à rester au service d'une des administrations pendant une période dont la durée est égale au triple de celle pendant laquelle il a perçu l'indemnité mensuelle forfaitaire et en cas de rupture de l'engagement, à rembourser le montant de cette indemnité à concurrence de la durée de service non effectuée. L'administration de l'agent ou de l'agente peut le dispenser de respecter cette obligation de servir (par exemple, lorsque le congé de formation professionnelle vise une reconversion professionnelle), après avis de la CAP. #3 Vos contacts u Pour toute demande, contactez le pôle appui à l'agent et aux services du CVRH de Paris : conseil.cvrh-paris@developpement-durable.gouv.fr 136 70. LA PRÉPARATION AUX EXAMENS ET CONCOURS Le bureau de la formation des agents en administration centrale SG-DRH-CRHAC-3 organise pour chaque concours une formation dite « préparation aux examens et concours » (PEC). Si la formation n'est pas proposée par CRHAC-3, elle le sera par le centre de valorisation des ressources humaines de Paris (corps techniques). Vous avez droit à 5 jours de décharge de droit pour participer aux formations. Au-delà de 5 jours de formation, le compte personnel de formation (CPF) devra être mobilisé. Une formation « PEC » type se compose : 9 2 jours de méthodologie pour l'écrit + 0,5 jour de correction de corrigé ; 9 1 jour de préparation au dossier de reconnaissance des acquis de l'expérience ; 9 2 jours de préparation à l'oral. Il est également possible d'utiliser jusqu'à 5 jours de temps de préparation personnelle (sous réserve d'une inscription à un concours) à mobiliser sur le compte épargne temps ou à défaut sur le compte personnel de formation. Vous bénéficiez d'une autorisation spéciale d'absence égale à la durée de l'épreuve augmentée de la durée de trajet. Cette autorisation est de droit pour un concours ou examen professionnel par an puis au délà à la discrétion de votre supérieur hiérarchique. Cette autorisation est accordée sur production de justificatifs attestant de votre présence au concours ou examen professionnel (annexe 8 de la circulaire ministérielle du 8 mars 2012 relative à la mise en oeuvre tout au long de la vie des services du MEDDTL). Pour aller plus loin u Guide pratique de management des compétences @ Accompagner la carrière des agents de son équipe Encadrant : échelon essentiel L'ENCADRANT, ÉCHELON ESSENTIEL DANS LE PARCOURS DE L'AGENT OU DE L'AGENTE u 71. Rédiger un rapport de titularisation, de prorogation de stage ou de refus de titularisation u 72. Rédiger un PM 104 #3 u 73. Promouvoir un agent ou une agente 140 71. RÉDIGER UN RAPPORT DE TITULARISATION, DE PROROGATION DE STAGE OU DE REFUS DE TITULARISATION Pourquoi ? La titularisation d'un agent ou d'une agente devient définitive à l'issue d'un stage dont la durée est précisée dans le statut particulier de chaque corps. Cette période probatoire, au cours de laquelle est vérifiée son aptitude à exercer, dure en général un an. Elle est très importante, tant pour l'agent ou l'agente que pour l'administration. Elle entérine la capacité de l'agent à remplir les fonctions qui lui sont confiées de manière satisfaisante et durable. S'agissant d'un acte important et qui n'a pas de caractère automatique, il engage l'administration pour l'avenir. Le rapport de fin de stage que vous devez rédiger en tant qu'encadrant ou encadrante est donc déterminant. Accompagner le ou la stagiaire L'agent ou agente stagiaire doit être accompagné(e) et formé(e), car il ou elle doit prouver pendant cette année de stage qu'il ou elle est apte à exercer les fonctions pour lesquelles il a été recruté. Il convient donc de : 9 planifier des entretiens réguliers avec le ou la stagiaire, et de formaliser le cas échéant son évaluation (rapport à mi-parcours) qui doit être porté à sa connaissance ; 9 aider le ou la stagiaire à améliorer sa manière de servir en lui apportant des conseils et en lui fixant des échéances précises. Rédiger le rapport de stage Le rapport de stage est essentiel pour la titularisation. Il convient d'éviter les impressions générales au profit d'indications précises et factuelles, surtout en cas d'avis défavorable. Ce rapport doit : 9 évaluer les capacités du stagiaire à exercer les fonctions qui lui ont été confiées ; 9 mettre en valeur toutes les actions entreprises ; 9 permettre d'en tirer les conséquences sur l'aptitude de l'agent ou de l'agente à la titularisation ; 9 permettre de vous prononcer sur la titularisation ; 9 Une fois le rapport rédigé, une copie devra être communiquée à l'agent ou l'agente. 141 Se positionner Trois cas de figure se présentent : la titularisation, la prorogation du stage ou le refus de titularisation : La titularisation Si l'agent ou l'agente a démontré sa capacité à exercer les missions qui lui ont été confiées, vous devez vous prononcer clairement en faveur de sa titularisation. La prorogation Vous pouvez demander un renouvellement de stage (avec l'accord de votre hiérarchie) lorsque l'agent ou l'agente : 9 vous paraît pouvoir acquérir à plus long terme les capacités nécessaires ; 9 n'a pas donné pleinement satisfaction dans votre service ; 9 n'a absolument pas acquis les compétences attendues. Le refus de titularisation Un refus de titularisation est envisageable quand l'agent ou l'agente vous paraît totalement inadapté à ses fonctions. Le refus doit être fondé sur l'insuffisance professionnelle et ne peut sanctionner : 9 des absences régulières : maladie, accident, maternité, congé parental, travail à temps partiel, congé sans traitement, etc. ; 9 des faits d'indiscipline graves : détournement de fonds, voie de fait ou vol entraînant la saisine de la commission de discipline. Procédure à suivre en cas de refus : 9 parlez-en à votre hiérarchie ; 9 parlez-en à l'agent ou à l'agente concerné(e) ; 9 présentez lui les pièces justificatives (fiches d'évaluation, rapport) ; 9 informez l'agent ou l'agente des recours possibles ; 9 si l'avis défavorable est maintenu, le dossier de l'intéressé est soumis à la commission administrative paritaire (CAP) compétente ; 9 la CAP émet un avis sur la titularisation ou le refus de titularisation (prorogation de stage, fin de stage) envisagé par l'administration ; 9 il appartient à l'autorité administrative compétente de prononcer l'une de ces mesures ; 9 les agents non retenus mais titulaires dans un autre corps réintègrent leur corps d'origine. #3 Quelques bons réflexes Restez objectif. N'hésitez pas à demander un avis à votre hiérarchie. Rapprochez-vous de la direction des ressources humaines pour le respect du calendrier. 142 72. RÉDIGER UN PM 104 Tout agent ou agente candidat à un changement d'affectation renseigne un imprimé PM 104 pour exprimer officiellement sa candidature au titre d'une liste de postes vacants ou susceptibles d'être vacants établie soit au niveau local, soit au niveau national. L'imprimé est composé de trois parties respectivement réservées au candidat à la mutation, au directeur ou directrice du service d'origine et au directeur ou directrice du service d'accueil. Dans le cas d'une mutation interne ou concernant un corps à gestion déconcentrée, les avis sont portés par les autorités hiérarchiques compétentes du service d'origine et du service d'accueil. L'imprimé PM104 ainsi que le questionnaire relatif au rapprochement de conjoint, concubin et PACS sont disponibles sur l'intranet de la DRH à l'adresse : http://intra.rh.sg.i2/rubrique.php3?id_rubrique=15 Les différentes rubriques de l'imprimé PM 104 Partie réservée au candidat ou candidate à la mutation L'agent ou agente renseigne les quatre premières rubriques : 9 précise son identité et sa situation professionnelle actuelle ; 9 indique par ordre de préférence, le ou les postes qu'il choisit en les identifiant par leur code et par leur intitulé tels qu'ils figurent sur la liste des postes vacants au titre de laquelle le PM 104 se réfère ; 9 motive son choix dans la rubrique « commentaire » ; 9 coche dans la rubrique «motif particulier» les éléments d'information suivants en vue d'éclairer l'avis de la CAP : · · · · · réintégration dans le service : après détachement, congé de longue durée, congé parental, disponibilité ; raison familiale : à préciser dans le commentaire et joindre le cas échéant des pièces justificatives ; suppression de poste : à signaler en cas de changement de poste à la suite d'une suppression de poste ; raison médicale : dans ce cas, un certificat médical est à fournir ; rapprochement de conjoint, concubin, PACS : le formulaire « mutation pour rapprochement de conjoint, concubin, PACS » est dans ce cas à renseigner et à joindre au PM 104. Demande conjointe : à renseigner lorsque le ou la conjoint(e), concubin(e) ou PACS, et agent ou agente du ministère, a établi également un PM 104. Le candidat ou candidate à la mutation indique son affectation actuelle, date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. Partie réservée au directeur ou directrice du service d'origine Le directeur ou directrice du service d'origine : 9 mentionne son avis motivé au regard des éléments d'appréciation qui lui sont fournis par le bureau chargé du personnel et par l'autorité hiérarchique dont relève l'agent ; 9 l'avis « favorable » ou « défavorable » est signalé en cochant la case correspondante ; 9 l'avis défavorable est obligatoirement argumenté lorsque celui-ci déroge aux règles usuelles de gestion concernant la durée dans le poste. Le directeur ou directrice du service d'origine (ou le/la chef(fe) du service dont relève l'agent(e)) date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. 143 Zone réservée au directeur du service d'accueil Le directeur ou directrice du service d'accueil : 9 mentionne son avis motivé au regard des éléments d'appréciation qui lui sont notamment fournis par l'autorité hiérarchique du poste à pouvoir après entretien personnalisé avec le candidat ou la candidate, le cas échéant ; 9 l'avis « favorable » ou « défavorable » est signalé en cochant la case correspondante, et doit être obligatoirement motivé. Un numéro de classement est attribué par le chef ou cheffe du service d'accueil lorsque plusieurs candidatures sont enregistrées. Le directeur ou directrice du service d'accueil (ou le/la chef(fe) du service dans le cas d'une mutation interne) date et signe l'imprimé PM 104 dans la partie du document qui lui est réservée. Le suivi de l'imprimé PM 104 Transmission par la voie hiérarchique de l'imprimé PM 104 renseigné par le candidat ou la candidate au bureau RH de proximité. Le bureau des ressources humaines vérifie la recevabilité de la demande, renseigne le numéro de matricule de l'agent ou de l'agente. Le bureau des ressources humaines fait remplir la partie réservée au directeur ou directrice du service d'origine. Le bureau des ressources humaines transmet sans délai l'original du document au bureau de gestion concerné. Le bureau des ressources humaines du service demandé fait remplir la partie réservée au directeur ou directrice du service d'accueil et adresse le document ainsi complété au bureau de gestion compétent. #3 144 73. PROMOUVOIR UN AGENT OU UNE AGENTE La loi 84-16 du 11/01/1984 portant dispositions statutaires relatives à la FPE organise les modalités de promotion interne, par voie de concours professionnel, examen professionnel et liste d'aptitude. Il existe différentes mesures d'avancement : 9 l'avancement de grade, qui permet de passer d'un grade à un autre au sein d'un même corps, à la suite d'un concours, d'un examen professionnel ou d'une inscription sur un tableau d'avancement annuel (promotion au choix) ; 9 la promotion de corps, qui permet d'intégrer un corps de niveau supérieur (passage de catégorie C à B, par exemple) ; 9 la nomination dans un emploi fonctionnel, correspondant à certains postes spécifiques avec des responsabilités d'encadrement, de direction, de conseil, d'expertise ou de conduite de projet. L'avancement de grade Chaque statut particulier fixe les conditions à remplir (ancienneté, formations suivies, exercice préalable de fonctions correspondant à un niveau de responsabilité, etc). L'avancement de grade peut s'effectuer par : 9 avancement au choix par inscription sur tableau d'avancement : au regard de la valeur professionnelle des agents, proposition par l'autorité hiérarchique compétente ; 9 l'avancement par tableau d'avancement après examen professionnel : suite à un examen professionnel, les agents reçus sont inscrits sur un tableau d'avancement validé en CAP. L'avancement de grade se traduit par une augmentation de traitement indiciaire, de traitement indemnitaire (le cas échéant) et par l'accès à des fonctions et responsabilités supérieures. L'avancement de grade est lié à un taux « pro-pro », à savoir que le nombre de promus est proportionnel au nombre de promouvables (agents remplissant les conditions fixées). Chaque administration fixe un taux pro-pro pour chaque grade de chaque corps. Ce taux est fixé par arrêté pris après avis de la direction du budget et de la direction générale de l'administration et de la fonction publique. L'avancement de corps La promotion interne d'un ou une fonctionnaire dans un nouveau corps ou cadre d'emplois : 9 au choix : au regard de la valeur professionnelle des agents et des acquis de l'expérience professionnelle des agents, après avis de la CAP compétente ; 9 par examen professionnel : suite à un examen professionnel, sous réserve de remplir les conditions requises. Dans les deux cas, les fonctionnaires retenus sont inscrits sur une liste d'aptitude. Le ou la fonctionnaire promu(e) dans un nouveau corps peut être soumis à l'accomplissement d'une période de stage. Comment fonctionne le processus de promotion Après fiabilisation des listes, les bureaux RH de proximité adressent les listes des promouvables aux chefs de service afin que ces derniers fassent leurs propositions. Sur la base de cette liste d'agents promouvables, le chef de service établit la liste des agents proposés à la promotion par ordre de mérite. La proposition de promotion est un acte de management de la hiérarchie de proximité. Principes encadrant les propositions : « Les propositions de promotion doivent être formulées en fonction de la valeur professionnelle et de l'implication de l'agent sur son poste de travail et au regard de son grade et des obligations afférentes. Elles doivent être basées sur les compétences manifestées sur un parcours professionnel. » (extrait de note de gestion 2019 du 20 février 2018). Les agents doivent remplir les conditions statutaires et les critères de gestion et de promotion, qui figurent dans chaque fiche par corps de la circulaire promotion annuelle. La circulaire promotion 145 Il vous revient de rédiger, en anticipant, le rapport de promotion : 9 faire apparaître très précisément le poste tenu par l'agent ou de l'agente, son positionnement au sein du service (avec l'organigramme) et son niveau de responsabilité ; 9 veiller à donner des informations chiffrées permettant aux membres de la CAP de se faire une idée du niveau de responsabilité de l'agent ou de l'agente ; 9 retracer précisément le parcours professionnel antérieur lorsque son examen relève des critères de gestion ; 9 l'avis motivé devra mettre en lumière l'atteinte des critères au regard de l'expérience professionnelle, des compétences techniques et relationnelles, d'innovation, d'encadrement, de travail en équipe, de coordination, de conduite de projet, de rayonnement, au sein et à l'extérieur du service. Déroulement - processus d'harmonisation 1. La liste de proposition est ordonnée au sein de chaque direction générale ou service. Cette liste de proposition doit être formalisée après un processus de concertation, avec à minima, les organisations syndicales représentatives dans les CAP nationales des corps concernés. 2. La liste est transmise au responsable de l'harmonisation locale avec le compte-rendu de la réunion de concertation. 3. Les responsables de l'harmonisation réalisent l'inter-classement des propositions pour l'administration centrale. 4. Les propositions établies par les harmonisateurs sont examinées en CAP nationale voire en CAP locale pour les adjoints administratifs. Quelques bons réflexes Évaluez de manière globale le parcours professionnel et la manière de servir de ses collaborateurs, demandez leur régulièrement des CV à jour et bien rédigés. Veillez à ce que les entretiens professionnels qui servent de base à cette appréciation soient cohérents avec les promotions proposées. Gardez une trace des propositions d'une année sur l'autre. Évoquez le sujet avec votre hiérarchie et les agents concernés. #3 u http://intra.rh.sg.i2/calendrier-processus-rh-r4421.html Pour aller plus loin @ Les droits et les règles Temps de travail LE TEMPS DE TRAVAIL u 74. Le temps partiel u 75. Les autorisations d'absence u 76. Les congés u 77. Les congés liés à la parentalité #3 u 78. Les autorisations d'absence « enfant malade » u 79. Les absences irrégulières u 80. Le télétravail u 81. Les horaires u 82. Le départ à la retraite 148 74. LE TEMPS PARTIEL Le temps partiel peut être accordé de droit ou sur autorisation (sous réserve des nécessités de service) au fonctionnaire ou à l'agent ou l'agente contractuel. Modalité de travail à temps partiel Temps partiel de droit Pour des raisons familiales (naissance ou adoption) Travailleur handicapé (après avis du médecin de prévention) Pour création ou reprise d'une entreprise Pour donner des soins au conjoint, à un enfant à charge ou à un ascendant atteint d'un handicap nécessitant la présence d'une tierce personne, ou victime d'un accident ou d'une maladie grave Temps partiel sur autorisation (sous réserve des nécessités de service) 90 Non Oui Oui 80 Quotité (en % d'un temps plein) 70 Oui Oui Oui 60 Oui Oui Oui 50 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Le fonctionnaire ou le contractuel peut être autorisé, à sa demande, à exercer ses fonctions à temps partiel selon trois modalités : 9 modalité quotidienne : le service est réduit chaque jour ; 9 modalité hebdomadaire : le nombre de jours travaillés sur la semaine est réduit ; 9 modalité annuelle : le cadre annuel de service est précisé entre l'agent et le chef de service. 149 75. LES AUTORISATIONS D'ABSENCE Il est utile de rappeler que l'autorisation d'absence n'est pas un droit contrairement aux congés. En votre qualité d'encadrant vous pouvez accorder une autorisation d'absence dans la mesure où cette absence est compatible avec le fonctionnement normal du service. Dans le cas où vous souhaiteriez accorder une suite favorable à une autorisation d'absence, il est impératif que votre décision soit équitable afin de prévenir les éventuels risques de conflit au sein de l'équipe. Il est demandé de faire preuve de discernement. L'encadrante ou l'encadrant peut refuser une demande d'autorisation d'absence même si elle est prévue dans les textes. Tout chef de service dispose, en raison de cette qualité, du pouvoir de prendre les mesures nécessaires au bon fonctionnement du service. Les autorisations d'absence prévues par les textes (sous réserve de nécessité de service) Les textes Motifs Pour les femmes enceintes : · autorisations d'absences pour les séances de préparation psychoprophylactique (accouchement sans douleur) ; · aménagement des horaires de travail pour les femmes enceintes à partir du début du troisième mois de grossesse ; · autorisations d'absences pour se rendre aux examens médicaux obligatoires antérieurs ou postérieurs à l'accouchement ; · possibilités pour allaitement (circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B) lorsque l'organisation matérielle est appropriée. Absences pour événements familiaux : · mariage du fonctionnaire ; · naissance ou adoption ; · maladie très grave ou décès du conjoint père, mère ou enfants Les autorisations d'absence aux parents d'élèves Les facilités de service pour les fonctionnaires et agents civils de l'État candidats à une élection Circulaire FP/4 n° 1864 du 9 août 1995 Circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B Instruction n°7 du 23 mars 1950, circulaire du 2 juillet 1984 #4 Circulaire FP n° 1913 du 17 octobre 1997 Circulaire FP n° 1918 du 10 février 1998 150 Article L.2123-1 et suivants du CGCT Loi n° 92-108 du 3 février 1992 Loi n° 2000-295 du 5 avril 2000 Décret n° 59-310 du 14 février 1959 Circulaire FP n° 1296 du 26 juillet 1977 Les autorisations spéciales d'absence aux fonctionnaires occupant des fonctions publiques électives Les textes Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, art. 8 Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 Décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice syndical dans la fonction publique Décret n° 84-954 du 25 octobre 1984 Décret n° 20136-451 du 31 mai 2013 modifiant le décret du 28 mai 1982 Motifs L'exercice du droit syndical (voir fiche n° 88 du présent guide) La participation à un jury d'assises Loi de mai 1996 Loi de 1999 sur la réserve Décret n°82-453 du 28 mai 1982 Circulaire FP n° 1864 du 9 août 1995-B Les convocations judiciaires La vie militaire notamment pour la réserve en dessous de 30 jours (voir la loi de 1999 sur la réserve) Le droit de retrait Les appels des sapeurs pompiers volontaires (loi de mai 1996) Loi n° 75-988 du 29 octobre 1975, article 16 et 17 ; Les facilités d'horaires pour favoriser le sport loi n° 84-610 du 16 juillet 1984 modifiée, art 31. de haut niveau Circulaire annuelle de la fonction publique Les principales fêtes religieuses des différentes confessions Des règles spécifiques existent, pour de plus amples renseignements vous devez vous rapprocher de votre bureau des ressources humaines de proximité. Pour aller plus loin u http://intra.rh.sg.i2/autorisations-d-absence-r242.html u Règlement intérieur @ 151 Pourquoi ? 76. LES CONGÉS En qualité d'encadrant vous devrez organiser votre service en tenant compte des congés et des absences des membres de votre équipe. Les congés annuels Pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre, les agents bénéficient d'un congé annuel d'une durée égale a cinq fois les obligations hebdomadaires de service. Cette durée est appréciée en nombre de jours effectivement ouvrés. Les fonctionnaires qui n'exercent pas leurs fonctions pendant la totalité de la période de référence ont droit a un congé annuel dont la durée est calculée au prorata de la durée des services accomplis. Le travail à temps partiel selon une modalité hebdomadaire ou mensuelle conduit à diminuer le nombre de jours de congés annuels dont peut bénéficier l'agent ou l'agente. Durée de l'absence : L'absence du service ne peut excéder trente et un jours consécutifs. Cette disposition ne s'applique pas : 9 aux agents bénéficiant d'un congé bonifié en application du décret du 20 mars 1978 ; 9 aux fonctionnaires et agents de l'État autorisés exceptionnellement à cumuler leurs congés annuels pour se rendre dans leur pays d'origine ou pour accompagner leurs conjoint se rendant dans leur pays d'origine ; 9 aux agents bénéficiant d'un congé pris au titre du compte épargne-temps. Délais pour poser les congés annuels : Le calendrier des congés est fixe par le chef ou la cheffe du service, après consultation des agents intéressés, compte tenu des fractionnements et échelonnements de congés que l'intérêt du service peut rendre nécessaires. Les fonctionnaires chargés de famille bénéficient d'une priorité pour le choix des périodes de congés annuels. Les demandes de congés doivent être formulées, dans toute la mesure du possible, au moins huit jours avant la date de début du congé sollicité. Ce préavis doit permettre au chef ou la cheffe du service de s'assurer qu'aucune circonstance exceptionnelle ne vient s'opposer a l'acceptation de la demande de congé, et notamment qu'un seuil minimal du personnel de l'unité concernée présent dans le service est bien respecté. #4 Les jours de fractionnement Conformément a l'article 1er du décret n° 84-972 du 26 octobre 1984 relatif aux congés annuels des fonctionnaires de l'État, des jours de congés supplémentaires, dits « jours de fractionnement », sont acquis dans les conditions suivantes : 9 lorsque l'agent ou l'agente a pris cinq, six ou sept jours de congés annuels entre le 1er janvier de l'année et le 30 avril, ou entre le 1er novembre et le 31 décembre, il bénéficie d'un jour de congé supplémentaire ; 9 lorsque l'agent ou l'agente a pris huit jours au moins de congés annuels dans les mêmes périodes, il bénéficie d'un deuxième jour de congé supplémentaire. Ces jours supplémentaires devront également être pris en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre. 152 Le compte épargne temps Les agents de l'administration centrale n'ayant pas utilisé l'ensemble de leurs droits à congés au titre d'une année N peuvent les verser sur un Compte Epargne Temps leur permettant une utilisation de ces jours CET à partir de l'année N+1, sous réserve de l'accord hiérarchique. Le dispositif actuel permet en effet chaque année au titulaire d'un CET de définir un certain nombre d'options quant aux jours de congés qu'il n'a pu prendre dans les délais impartis. Un compte-épargne temps peut être ouvert et alimenté dès le 1er décembre et jusqu'au 31 décembre de l'année N à condition d'avoir pris au moins 20 jours de congés (congés annuels, jours de fractionnement) dans cette année N. Le seuil de 20 jours est proratisé en fonction de la quotité de travail pour un agent travaillant à temps partiel. Les jours de congés ne pouvant désormais plus être reportés d'une année sur l'autre, l'ouverture ou l'alimentation d'un CET (par des congés annuels, ARTT et/ou jour de fractionnement) permet à l'agent de ne pas les perdre et de prendre les jours non pris comme les autres congés. L'agent ou l'agente qui souhaite utiliser les jours déposés sur son CET en fait la demande auprès de son supérieur hiérarchique via le logiciel Cottage, plus aucun formulaire papier n'est exigé, et sans limitation de durée. De plus, la durée d'absence du service au titre du compte-épargne temps peut être supérieure à 31 jours à la différence des congés annuels limités à 31 jours consécutifs. Si le nombre de jours épargnés sur le CET est inférieur ou égal à 20 jours, ces jours pourront uniquement être utilisés sous forme de congés dès le mois de janvier qui suit l'année de création ou d'alimentation du CET. Si le nombre de jours épargnés est supérieur à 20 jours : les 20 premiers jours pourront uniquement être utilisés sous forme de congés, les jours excédant ce seuil de 20 jours (à partir du 21e jour épargné), au choix de l'agent, et dans les proportions qu'il souhaite, pourront faire l'objet : 9 d'une indemnisation, sur la base d'un tarif forfaitaire (possibilité de « rachat » de jours). L'indemnisation s'effectue en une seule fois. Le tarif unitaire en vigueur est de : · · · et/ou, 9 d'un versement au régime de retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP) Dans ce cas, le montant correspondant au tarif forfaitaire mentionné ci-dessus est transformé en points RAFP, et versé en une seule fois au RAFP. Cette option est ouverte uniquement aux fonctionnaires ; les personnels non titulaires et les OPA ne bénéficiant pas de régime de retraite additionnelle. et/ou, 9 du maintien des jours en vue d'une utilisation sous forme de congés, dans la limite d'une progression annuelle de 10 jours, et d'un plafond global de 60 jours. 125 euros brut pour les catégories A ; 80 euros brut pour les catégories B ; 65 euros brut pour les catégories C et les OPA. Incidence des congés pour raison de santé sur les jours d'ARTT Les situations d'absence qui entraînent une proratisation des jours ARTT sont les suivantes : 9 congés de maladie ordinaire (CMO) ; 9 congés de longue maladie (CLM) ; 9 congés de longue durée (CLD) ; 9 congés maladie résultant d'un accident survenu ou d'une maladie contractée dans l'exercice ou a l'occasion de l'exercice des fonctions, ainsi que ceux résultant d'un accident de trajet. En revanche, les congés de maternité, de paternité et d'adoption ne sont pas des congés pour raison de santé, et ne donnent pas lieu à proratisation des jours d'ARTT. De même en va-t-il pour les congés supplémentaires liés à un état pathologique résultant de la grossesse ou des suites de couches. 153 Les congés bonifiés C'est un régime particulier de congés auquel peuvent prétendre les fonctionnaires titulaires originaires des départements d'outre-mer et de la collectivité de Saint-Pierre-et-Miquelon exerçant en métropole et y ayant encore des intérêts matériels et moraux. Afin de pouvoir bénéficier du congé bonifié, l'agent ou l'agente doit avoir effectué 36 mois de service ininterrompu. La bonification est de 30 jours consécutifs maximum qui s'ajoutent au congé annuel. L'agent ou l'agente bénéficie donc au total au maximum de 65 jours consécutifs. Le congé pour solidarité familiale Le congé de solidarité familiale permet à un fonctionnaire de s'absenter pour assister un proche souffrant d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou est en phase avancée ou phase terminale d'une affection grave et incurable quelle qu'en soit la cause. Le ou la fonctionnaire peut demander à bénéficier du congé de solidarité familiale : 9 pour une période continue d'une durée maximale de trois mois, renouvelable une fois ; 9 par périodes fractionnées d'au moins sept jours consécutifs, dont la durée cumulée ne peut être supérieure à six mois ; 9 sous forme d'un service à temps partiel dont la durée est de 50 %, 60 %, 70 % ou 80 % du temps de service que les fonctionnaires à temps complet accomplissent. Le congé de solidarité familiale prend fin soit : 9 au terme des trois mois (six mois en cas de renouvellement ou de cumul maximal des périodes fractionnées) ; 9 dans les trois jours qui suivent le décès de la personne accompagnée ; 9 à la demande du ou de la fonctionnaire. Bonnes pratiques : organiser son service en cas de congés et d'absences Établir un tableau de suivi des congés Établissez le calendrier des congés après demande des intéressés en conciliant les nécessités de service et l'équité entre les agents. Mettez en place au sein de votre service un tableau de suivi des congés avant qu'ils ne soient déposés dans l'application « COTTAGE ». Ce tableau vous permettra d'avoir une meilleure visibilité des absences. #4 Veiller à concilier charge de travail et effectifs présents Veillez à ne pas surcharger les collaborateurs présents afin d'éviter les conflits. Faire le point sur les dossiers Faites le point avec les collaborateurs les jours précédents le départ en congé : 9 avoir connaissance des dossiers urgents ; 9 prioriser les dossiers à traiter ; 9 demander au collaborateur ou collaboratrice de faire une synthèse écrite des dossiers en cours ; 9 tenir à jour les tableaux de suivi et les tableaux de bord. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/artt-et-cet-r1644.html Pour aller plus loin @ 154 77. LES CONGÉS LIES À LA PARENTALITÉ Les congés et autorisations d'absence liés à la naissance ou à la présence d'un enfant Le congé maternité (circulaire fonction publique n°1864 du 9 août 1995) Le congé de maternité est assimilé à une période d'activité pour le droit à pension civile et est pris en compte pour l'avancement. Durée du congé prénatal 1er et 2e enfant À partir du 3e enfant 6 semaines 8 semaines ou sur avis médical : 10 semaines avant/16 semaines après 12 semaines ou sur avis médical : 16 semaines avant/18 semaines après 24 semaines Durée du congé postnatal 10 semaines 18 semaines Grossesse gémellaire Triplés ou plus 22 semaines 22 semaines Congés supplémentaires liés à un état pathologique résultant de la grossesse Des congés supplémentaires peuvent être accordés, sur prescription médicale, en cas d'état pathologique lié à la grossesse (grossesse pathologique) ou à l'accouchement : 9 2 semaines avant le début du congé prénatal (ces congés supplémentaires peuvent être prescrits à tout moment de la grossesse et être découpée en plusieurs périodes) ; 9 4 semaines après le congé postnatal. Ces congés supplémentaires ne sont pas assimilés à des congés pour raison de santé mais sont assimilés au congé de maternité. Congé de paternité (cf. Circulaire fonction publique n°2018 du 24 janvier 2002) Le congé est accordé, sur demande du père, pour une durée de 11 jours consécutifs et non fractionnables ou pour une durée de 18 jours en cas de naissances multiples. Les 11 ou 18 jours se décomptent dimanches et jours non travaillés compris. Le congé doit être pris dans les quatre mois suivant la naissance de l'enfant, sauf en cas de report pour hospitalisation du nouveau-né. Congé d'adoption Bénéficiaires : mère adoptive ou père adoptif. Lorsque les deux conjoints travaillent, soit l'un des deux renonce à son droit, soit le congé est réparti entre eux. Dans ce dernier cas, la durée de celui-ci est augmentée de onze jours ou de dix-huit jours en cas d'adoptions multiples et ne peut être fractionnée en plus de deux parties, dont la plus courte est au moins égale à onze jours. Durée : Le congé débute à compter de la date d'arrivée de l'enfant au foyer. 1er ou 2e enfant à charge : 10 semaines. 3e enfant à charge ou plus : 18 semaines. Adoptions multiples : 22 semaines. Ce congé est assimilé à une période d'activité pour les droits à pension civile et pris en compte pour l'avancement. 155 Congé parental Le congé parental permet de s'arrêter de travailler pour élever son enfant jusqu'à l'âge de 3 ans, ou pour s'occuper pendant trois ans d'un enfant adopté. Le congé parental peut être pris par l'un des parents, ou par l'un puis par l'autre ou par les 2 parents simultanément. Le congé parental peut être accordé, après la naissance ou l'adoption d'un enfant de moins de 16 ans : 9 au fonctionnaire à temps complet, non complet ou à temps partiel ; 9 au contractuel justifiant d'au moins une année continue de services, à la date de naissance ou d'arrivée au foyer de l'enfant. La demande de congé (ou de nouveau congé en cas de nouvelle naissance ou adoption durant le congé en cours) doit être présentée par écrit, au moins 2 mois avant sa date de début. Le renouvellement doit être demandé au moins 2 mois avant l'expiration de la période en cours, sous peine de cessation automatique du congé. Le congé parental est accordé de droit. Il ne peut donc pas être refusé. Enfant Naissance Adoption Durée maximale du congé Jusqu'au 3e anniversaire de l'enfant - 3 ans à partir de la date d'arrivée au foyer d'un enfant de moins de 3 ans - 1 an à partir de la date d'arrivée au foyer d'un enfant de plus de 3 ans et de moins de 16 ans Congé de présence parentale Le congé de présence parentale est ouvert à l'agent ou l'agente dont l'enfant nécessite des soins contraignants et la présence soutenue d'un des parents, en raison d'une maladie, d'un accident ou d'un handicap. Il est ouvert au fonctionnaire, titulaire ou stagiaire, et à l'agent ou l'agente contractuel(le), y compris s'ils exercent à temps non complet. La durée du congé de présence parentale est de 310 jours ouvrés maximum (environ 15 mois) sur une période de 36 mois (3 ans), pour un même enfant et une même pathologie (maladie, handicap...). Le congé peut être pris en une ou plusieurs fois. Les jours ne sont pas fractionnables. #4 u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/artt-et-cet-r1644.html Pour aller plus loin @ 156 78. AUTORISATIONS D'ABSENCE « ENFANT MALADE » Vous, votre collaborateur ou votre collaboratrice, pouvez bénéficier d'autorisations d'absence rémunérées pour 9 soigner un enfant malade ; 9 ou en assurer la garde si l'accueil habituel de l'enfant n'est pas possible (fermeture imprévue de l'école par exemple). L'enfant doit : 9 avoir 16 ans maximum ; 9 ou être handicapé (quel que soit son âge). La durée annuelle de ces autorisations d'absence est généralement égale aux obligations hebdomadaires de service de l'agent + 1 jour. Cela équivaut à 6 jours par an pour un agent travaillant 5 jours par semaine. Si les 2 parents sont agents publics, ils peuvent bénéficier de 12 jours par an. Vous pouvez aussi bénéficier de 12 jours par an si : 9 vous assumez seul la charge d'un ou plusieurs enfant(s) ; 9 ou votre époux(se) ou partenaire de Pacs recherche un emploi ; 9 ou votre époux(se) ou partenaire de Pacs ne bénéficie, par son emploi, d'aucune autorisation d'absence. Ces autorisations d'absence sont accordées par journées ou demi-journées. Aucun report n'est possible d'une année sur l'autre. Pour aller plus loin u http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_2302.pdf @ 157 79. LES ABSENCES IRRÉGULIÈRES En cas d'absences irrégulières d'un agent ou d'une agente : 9 il faut tout d'abord contacter votre hiérarchie et le bureau RH de proximité ; 9 vous devez rappeler les règles à l'agent ou à l'agente lors d'un entretien et établir un compte-rendu à transmettre par courriel à l'agent en mettant en copie votre encadrant ; 9 si c'est exceptionnel, il est possible de régulariser a posteriori par un congé ; 9 En cas d'absences répétées et/ou de crédit d'heures négatif, il faut constater avec le bureau RH de proximité le service non fait. Celui-ci est régularisé par des congés. En l'absence de congés, par une reprise de salaire (service non fait). A noter : une absence doit être régularisée dans les 48 heures. #4 158 80. LE TÉLÉTRAVAIL Pourquoi ? Cette organisation du travail s'inscrit dans une démarche en faveur d'un meilleur équilibre entre vie familiale et vie professionnelle. Le télétravail repose sur le volontariat, ce qui signifie que cette modalité d'organisation du travail est demandée par l'agent et ne peut pas lui être imposée par sa hiérarchie. Quelles sont les conditions d'accès au télétravail ? La définition Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent ou une agente dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. En administration centrale, il se pratique au domicile de l'agent ou de l'agente. Les périodes d'astreintes ne constituent pas du télétravail. Les agents pouvant bénéficier du dispositif Les fonctionnaires, les ouvriers des parcs et ateliers et les contractuels sont éligibles au télétravail. Les activités et applications incompatibles : 9 activités nécessitant d'assurer un accueil physique des usagers ou des personnels ; 9 activités comportant l'accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail ; 9 activités comportant l'accomplissement de travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou applications faisant l'objet de restrictions d'utilisation à distance ou l'utilisation de matériels spécifiques ; 9 le chef ou la cheffe de service peut définir d'autres exclusions que celles mentionnées ci-dessus. Ces exclusions sont énumérées dans une liste définie par décision du chef de service prise après avis du comité technique compétent. À ce stade, les applications incompatibles référencées sont : Chorus, Réhucit et Gemme. Les conditions du télétravail Conditions matérielles : 9 disposer à son domicile d'un espace de travail adapté ; 9 disposer d'un accès à internet via un Wifi sécurisé ; 9 disposer d'installation électrique conforme aux normes en vigueur (NF C 15-100) pour le seul espace de travail et non l'ensemble du domicile ; 9 établir un certificat de conformité électrique ou attestation sur l'honneur. Le coût du certificat de conformité est pris en charge par l'agent, de même que les éventuels travaux de mise aux normes ; 9 disposer d'une attestation d'assurance habitation couvrant l'exercice du télétravail à domicile. 159 Conditions d'organisation : 9 le télétravail peut être défini hebdomadairement ou mensuellement ; 9 sur la base hebdomadaire : le télétravail peut être exercé jusqu'à trois jours par semaine maximum pour un agent ou une agente ; 9 la durée de l'autorisation du télétravail est d'un an maximum. L'agent ou l'agente doit réitérer sa demande s'il souhaite continuer à bénéficier du dispositif ; 9 en cas de changement de fonctions, l'agent ou l'agente concerné doit présenter une nouvelle demande ; 9 une période d'adaptation de trois mois maximum peut être mise en place ; 9 il peut être mis fin au télétravail, à tout moment, à l'initiative du service employeur ou de l'agent(e). Quelle est la procédure pour candidater ? L'agent ou l'agente doit remplir le formulaire et le transmettre à son supérieur hiérarchique. Entretien préalable avec le supérieur hiérarchique : 9 la demande de l'agent ou l'agente peut être appréciée au regard des impératifs du collectif de travail et de l'intérêt du service ; 9 plusieurs aspects de la demande de l'agent ou l'agente peuvent être abordés au cours de cet entretien (activités, nombre de jours télétravaillés, calendrier, capacité à s'organiser, autonomie, gestion du temps...) ; 9 Ie supérieur hiérarchique rend un avis favorable ou défavorable. Le candidat ou la candidate transmet sa demande à son BRH de proximité. Le responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI) donne son avis. L'agent ou l'agente sélectionné(e) doit fournir l'attestation de conformité de l'installation électrique précitée ainsi que l'attestation de son assurance habitation. L'accord de l'administration est formalisé par une décision signée par la direction des ressources humaines. #4 Quels sont les moyens mis à disposition ? Le référent télétravail Un référent ou une référente télétravail est désigné au sein de chaque direction afin d'accompagner les encadrants et les agents sur cette thématique. Équipement informatique et téléphonique : 9 un ordinateur portable 15 pouces (avec clavier pavé numérique intégré) ; 9 une sacoche de transport et de rangement ; 9 un adaptateur secteur ; 9 une souris ; 9 un téléphone mobile avec abonnement voix-SMS pour ses communications professionnelles. 160 Quels sont les moyens de contrôle des horaires de travail ? Le temps de travail effectué par l'agent en télétravail correspond aux horaires journaliers de la modalité choisie et validée par son responsable hiérarchique : 7h12 pour la modalité 36 heures, 7h24 pour la modalité 37 heures et 7h42 pour 38 heures 30. L'agent peut être joint sur cette plage horaire. Pour le(s) jour(s) télétravaillé(s), l'agent sélectionne dans l'outil Cottage le motif d'absence suivant : « télétravail ». Toutefois, si l'agent ou l'agente effectue des horaires en-deça ou au-delà de la modalité horaire habituelle, il doit remplir un formulaire déclaratif en précisant les horaires de travail de la journée. Quels sont les droits et obligations de l'agent ou de l'agente pendant l'exercice des fonctions en télétravail ? Les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant leurs fonctions sur site, notamment en matière de réglementation du temps du travail, d'hygiène et de sécurité et de droit à la formation. L'administration prend en charge les coûts suivants découlant directement de l'exercice du télétravail : 9 fourniture, configuration et maintenance des matériels et logiciels informatiques fournis pour le poste informatique ; 9 abonnement et communications téléphoniques du téléphone professionnel fourni. L'administration ne prend pas en charge l'installation, l'abonnement et les coûts associés à l'accès internet. Attention ! Il ne faut pas confondre le télétravail comme modalité d'organisation du travail et le télétravail sur prescription médicale qui est encadré par la médecine de prévention comme un modalité d'adaptation médicale au poste de travail. Les deux modalités ne sont pas encadrées par les mêmes règles. Quelques bons réflexes Établissez une relation de confiance et responsabilisez le collaborateur en télétravail. Formulez clairement les objectifs individuels et s'assurer qu'ils soient compris. Définissez des règles précises quant aux modalités de contrôle, de suivi et de reporting. Soyez disponible physiquement ou téléphoniquement. Rencontrez régulièrement chaque collaborateur ou collaboratrice. Maîtrisez l'usage des outils informatiques. Reportez vous à la fiche « encadrer à distance ». Pour aller plus loin u Des formations pour les télétravalleurs et les encadrants des télétravailleurs sont régulièrement organisées. u http://intra.portail.e2.rie.gouv.fr/mise-en-place-du-teletravail-en-ac-a14675.html @ 161 81. LES HORAIRES Les horaires variables Le principe Le principe général est l'horaire variable. Ce principe consiste à donner aux agents la possibilité de choisir eux-mêmes leurs horaires journaliers de travail au regard de leurs motivations et de leurs besoins personnels, sous réserve des nécessités du service. Toutefois, il peut être recouru à l'horaire fixe dans les conditions précisées par le règlement intérieur lorsque les nécessités de service l'imposent. Chaque agent ou agente a la possibilité de choisir lors de son arrivée, pour une année civile, l'une des trois modalités présentées ci-dessous. Ce choix doit être validé par le supérieur hiérarchique en fonction des nécessités de service. Les plages variables Ce sont les périodes pendant lesquelles l'agent ou l'agente choisit ses horaires sous réserve des nécessités d'organisation collective du travail. Début plage variable du matin : 7h30. Fin plage variable de l'après-midi : 20h00. Un système de badgeage automatique est mis en place pour permettre de déclarer les débuts et Ies fins de service. Les cadres peuvent disposer d'un système au forfait. Modalités de l'horaire variable Durée hebdomadaire du travail Durée journalière du travail Nombre de jours ARTT Possibilités de récupération en plus des congés légaux n°2bis 36h 7h12 5 2j./mois n°3bis 37h 7h24 11 1j./mois n°3bis 38h30 7h42 19 0,5j./mois Les plages fixes Ce sont les périodes pendant lesquelles la présence de tous les agents est obligatoire ; elles sont réparties entre le matin et l'après-midi ainsi qu'il suit : 9h30 - 11h30 et 14h15 - 16h15. soit des plages fixes de 2 heures le matin et 2 heures l'apres-midi. #4 Amplitude de la journée et garanties minimales L'amplitude de la journée de travail d'un agent ou une agente se définit comme la période qui court de l'heure de début de service jusqu'à l'heure de fin de service. L'amplitude journalière maximale d'un agent dans le cadre de l'horaire variable ne peut dépasser 11 heures. Durée continue du travail = 6 heures Durée hebdomadaire = 48 heures Moyenne sur 12 semaines consécutives = 44 heures Temps de repos minimum Repos quotidien = 11 heures Repos hebdomadaire = 35 heures (au moins 2 dimanches sur 5) Pause pour 6 heures consécutives de travail = 20 minutes 162 En cas de difficultés dans les transports Lorsque qu'un agent ou une agente rencontre occasionnellement des difficultés pour se rendre au travail, du fait de problèmes de transports collectifs indépendants de sa volonté ou de situations exceptionnelles sur le réseau routier, une prise en compte de la situation est examinée. Vous devez arrêter des modalités de comptabilisation du retard constaté dès lors que vous êtes informés du problème et que vous avez les justificatifs nécessaires. La pause méridienne La pause méridienne de 45 minutes minimum est obligatoire pendant la plage variable de 11h30 à 14h15. Une pause inférieure sera décomptée pour 45 minutes, sauf si l'agent ou l'agente est demeuré à la disposition de l'autorité hiérarchique à la demande de celle-ci dans des situations exceptionnelles. Le système de crédit-débit La durée mensuelle d'heures de travail de référence = nombre de jours ouvrés x modalité horaire. L'ensemble des heures travaillées par chaque agent ou agente est comptabilisé sur un compte d'heures travaillées et peut être comparé à la durée de référence. En fin de mois, le compte de l'agent ou de l'agente ne devra pas être inférieur ou supérieur de plus de douze heures à la durée de référence. Si le compte est débiteur (de 12 heures ou moins) ou créditeur (de 12 heures ou moins), ce solde est reporté sur le mois suivant. Il ne peut être reporté plus de douze heures de crédit d'un mois sur l'autre. Pour les agents travaillant à temps partiel, cette valeur est également fixée a +/- 12h00, quelle que soit la quotité de travail. Possibilités de récupération en plus des congés légaux Modalités Mensuelle Maximale (en cas de report) n°2bis 2 jours 4 jours n°3bis 1 jour 2 jours n°3bis 0,5 jour 1 jour 163 82. LE DÉPART À LA RETRAITE Tout fonctionnaire ou agent(e) non-titulaire de la fonction publique bénéficie d'un droit à l'information sur la retraite. Il dispose d'un document d'information, d'un relevé de situation individuelle, d'un entretien d'information et d'une estimation indicative globale. L'accès à ces dispositifs d'information varie selon l'âge et la durée d'assurance. L'agent ou l'agente doit déposer sa demande de radiation des cadres ou de départ 6 mois au moins avant sa date de départ souhaitée sous votre couvert. L'agent ou l'agente fait suivre sa demande au bureau RH de proximité. En cas de prolongation d'activité, l'agent ou l'agente dépose sa demande 6 mois avant la date de départ souhaitée, avec le certificat médical le cas échéant. L'âge minimum à partir duquel un agent peut partir à la retraite dépend de son année de naissance. Fonctionnaire de la catégorie sédentaire né en : 1952 1953 1954 1955 ou après Age minimum de départ à la retraite 60 ans et 9 mois 61 ans et 2 mois 61 ans et 7 mois 62 ans #4 Pour aller plus loin u Site de l' ENSAP u Ce portail du service des retraites de l'État est un espace privé et sécurisé, ouvert sur internet. Sont concernés : les agents de la Fonction Publique de l'État, les magistrats et les militaires. L'ENSAP comprend notamment un espace retraite à partir duquel les fonctionnaires peuvent consulter leur Compte Individuel Retraite (CIR), et procéder à une simulation du montant de leur pension de fonctionnaire. u Liens utiles : consulter la rubrique Retraite de l'intranet RH Pour les agents de la fonction publique (titulaire et non titulaire) Pour tous : le site de l'inter-régimes Pour les fonctionnaires Pour les OPA u Le CVRH organise chaque année des séances de formation à l'attention de toute personne susceptible de prendre sa retraite sous forme de conférences pour faire le point sur le droits des agents et de formations pour se préparer à cette nouvelle vie. @ Les droits et les règles Droits/Obligations LES DROITS ET OBLIGATIONS u 83. Agir dans le respect de la déontologie u 84. Les droits et les obligations des agents u 85. Agir quand un agent ou une agente ne respecte pas ses obligations professionnelles u 86. La procédure disciplinaire #3 166 83. AGIR DANS LE RESPECT DE LA DÉONTOLOGIE Pourquoi ? En tant que responsable hiérarchique vous devez respecter et faire respecter un ensemble d'obligations et de règles déontologiques dans la conduite de vos missions tant à l'égard de vos collaborateurs qu'à l'égard de vos différents interlocuteurs. La déontologie est l'ensemble des règles et des devoirs qui régissent une profession. Cela renvoie aux obligations juridiques d'une part et aux valeurs professionnelles et principes éthiques d'autre part. Comment agir Le respect de la déontologie au sein du service Sensibiliser ses collaborateurs sur les problématiques de déontologie. Faire respecter les obligations et principes suivants. Principe à retenir : le ou la fonctionnaire exerce ses fonctions avec : 9 dignité ; 9 obéissance et loyauté ; 9 impartialité ; 9 intégrité ; 9 probité ; 9 neutralité ; 9 réserve ; 9 discrétion et respect du secret professionnel ; 9 respect du principe de laïcité. ? Le non-respect de ces obligations peut constituer une faute professionnelle susceptible d'être sanctionnée au plan disciplinaire voire de constituer une infraction susceptible d'être réprimée au plan pénal. Donner l'exemple et s'abstenir de critiquer ou de porter des jugements de valeur faisant apparaître ses opinions politiques, philosophiques ou religieuses devant ses collaborateurs. Consacrer l'intégralité de son activité professionnelle aux tâches qui lui sont confiées. On ne peut exercer, à titre professionnel, une activité privée lucrative de quelque nature que ce soit, sous réserve d'exceptions limitativement énumérées. Relations avec les interlocuteurs Focus sur l'obligation de probité : Il est interdit d'accepter : 9 un avantage quelconque qui pourrait vous placer en situation d'obligé vis-à-vis d'un tiers, nuire à votre objectivité ou porter atteinte à la réputation du service public ; 9 pour vous-même ou pour vos proches, des faveurs ou des avantages de quelque nature que ce soit ; 9 tout versement financier non autorisé par un texte juridique. 167 Focus sur le devoir d'obéissance et de loyauté vis-à-vis de votre hiérarchie Ces devoirs impliquent une exécution loyale des ordres, sans dissimulation, détournement ou dénigrement de votre part : 9 vous devez informer vos supérieurs de vos actions et de l'évolution des missions auxquelles vous participez ; 9 l'obligation de loyauté et de réserve se trouve renforcée en raison de votre position d'encadrant ; 9 le devoir d'obéissance est associé au devoir de discernement et vous oblige à respecter les lois et règlements de toute nature. En cas de contrôle En cas de contrôles ou d'audits par une inspection générale ou une autorité de contrôle, vous avez l'obligation de vous tenir à l'entière disposition des auditeurs, en ne dissimulant aucune pièce ou document. Quelques bons réflexes Suivez l'activité de vos collaborateurs lorsqu'ils sont en relation avec des partenaires extérieurs et prévoir des regards croisés sur les dossiers sensibles. Soyez vigilant durant les phases actives de passation et d'exécution de marchés, sur les cadeaux, invitations et autres avantages. Les invitations à participer à des colloques, séminaires ou petit déjeuner de travail, sont légitimes si elles présentent un intérêt réel pour le service et si elles n'ont pas de contrepartie. En cas de doute, tout fonctionnaire a le droit de consulter le référent déontologue sur les obligations déontologiques et les bonnes pratiques. #4 168 84. LES DROITS ET LES OBLIGATIONS DES AGENTS Pourquoi ? Les droits et obligations professionnels sont les mêmes pour tous les agents, quels que soient leur catégorie, leur grade, leur métier ou encore leur statut. Concernant les obligations professionnelles, en cas de manquements graves, le niveau de responsabilité des agents sera pris en compte pour la détermination du niveau de la sanction. Il est également attendu, en la matière, une certaine exemplarité de la part des personnels en position d'encadrement. Comment agir Les principales obligations des agents Obligation d'obéissance hiérarchique ? L'agent ou l'agente doit se conformer aux instructions émanant de ses supérieurs hiérarchiques, sauf si l'ordre donné est manifestement illégal et de nature à compromettre gravement un intérêt public. Obligation de neutralité L'agent ou l'agente doit respecter, dans l'exercice de ses fonctions, les principes d'égalité, de neutralité et de laïcité du service public. Il ne doit établir aucune distinction entre les administrés ou ses collègues selon leurs opinions qu'elles soient politiques, philosophiques ou religieuses. Obligation de réserve L'agent ou l'agente doit exprimer ses opinions avec mesure. Dans ce cadre, la réserve impose à l'agent d'éviter en toutes circonstances les comportements portant atteinte à la considération du service public par les usagers. Obligation de probité et de désintéressement L'agent ou l'agente ne doit pas tirer un profit personnel pécuniaire de l'exercice de ses fonctions. À ce titre, la sollicitation d'étrennes ou la perception de pourboires est interdite. Obligation de discrétion et de respect du secret professionnel L'agent ou l'agente ne doit pas divulguer des informations dont il a connaissance à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. La violation de cette obligation expose l'agent ou l'agente : 9 à une sanction disciplinaire ; 9 à une sanction pénale s'il révèle une information à caractère secret dont il est dépositaire en raison de sa profession, des fonctions ou de la mission qu'il exerce, même temporairement. Obligation d'information du public L'agent ou l'agente doit répondre aux demandes des administrés et, quand une demande ne relève pas de sa compétence, il doit la rediriger vers le service qui pourra la traiter, tout en informant l'administré de la suite donnée à sa demande. 169 Les principaux droits des agents La liberté d'opinion politique, syndicale, philosophique ou religieuse Les fonctionnaires et agents contractuels sont libres d'adhérer au parti politique ou au syndicat de leur choix, d'adopter la religion, croyance ou philosophie de leur choix, et d'en changer librement. Ce droit a pour limite l'obligation de réserve et le respect du principe de laïcité et de l'obligation de neutralité. Le droit de grève Il est reconnu aux fonctionnaires et aux agents contractuels. Son exercice est soumis à préavis. Il entraîne des retenues sur salaire. Le droit syndical Il comporte la possibilité pour les fonctionnaires et les agents contractuels de bénéficier d'informations syndicales et la possibilité d'exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail. Le droit à la formation professionnelle tout au long de la vie est reconnu aux fonctionnaires. Tout agent ou agente de la fonction publique occupant un emploi permanent bénéficie d'un compte personnel de formation. Le droit de participation Les agents publics participent, par l'intermédiaire de leurs représentants siégeant dans différentes instances consultatives, à l'organisation et au fonctionnement des services publics, à l'élaboration des règles statutaires et à l'examen des décisions individuelles relatives à leur carrière. Ils participent également à la définition et la gestion de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs. Le droit à rémunération après service fait Il comprend le traitement, l'indemnité de résidence, le supplément familial de traitement, ainsi que diverses primes et indemnités. Il est prolongé à la retraite par le versement d'une pension. Le droit à la protection fonctionnelle Les fonctionnaires et les agents contractuels ont droit à une protection et, le cas échéant, à une réparation lorsqu'ils ont fait l'objet, à l'occasion de leurs fonctions, de menaces, d'outrages, de voies de fait, d'injures ou de diffamations. #4 170 85. AGIR QUAND UN AGENT OU UNE AGENTE NE RESPECTE PAS SES OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES Pourquoi L'un des leviers incontournable de ce type de démarche est l'entretien de recadrage. ? En tant que responsable d'une équipe, votre rôle vous conduit à exprimer votre reconnaissance par des retours positifs, mais dans certains cas vous serez amené à accompagner un collaborateur dont le comportement est inapproprié dans sa pratique professionnelle ou/et en termes de comportement vis-à-vis de ses collègues, de sa hiérarchie ou des usagers. Cet acte de management est nécessaire pour éviter que la situation ne s'aggrave. Comment agir Préparation de l'entretien ? Lorsque vous constatez qu'un membre de votre équipe ne remplit pas ses obligations professionnelles (que ce soit du point de vue de la qualité de son travail ou de ses relations au sein de l'équipe), vous devez : 9 recevoir votre collaborateur ou votre collaboratrice lors d'un entretien individuel pour comprendre les raisons de ce comportement ; 9 préparer l'entretien de recadrage ; 9 ne pas se focaliser que sur les aspects négatifs ; 9 se questionner sur vos attentes à l'égard de votre collaborateur ou votre collaboratrice ; 9 faire abstraction des divergences qui peuvent exister ; 9 s'appuyer éventuellement sur un avis extérieur (pairs, service RH) ; 9 prévenir votre hiérarchie de la tenue de l'entretien, en fonction du degré de difficulté que soulève le cas. Déroulement de l'entretien Ne commencez pas l'entretien par une critique négative (« vous avez tort », « vous êtes incompétent », « vous vous trompez »...) afin d'éviter un blocage de la communication de la part de celui qui en est l'objet. Rappelez dans un premier temps à votre collaborateur ou votre collaboratrice ses qualités, ce qui vous donne satisfaction, listez-lui ses compétences et les aspects positifs. Évoquez ensuite la ou les difficultés constatées et les conséquences qu'elles ont sur le service, l'équipe et le cas échéant les interlocuteurs extérieurs. Restez factuel en vous appuyant sur des situations concrètes. Formulez un certain nombre de questions afin d'obtenir les informations nécessaires à la compréhension d'une situation ou d'un problème en laissant suffisamment de temps pour que l'agent ou l'agente s'exprime librement. Indiquez ce que vous attendez et les moyens que vous pouvez mettre en oeuvre pour y parvenir. Laissez votre collaborateur ou votre collaboratrice s'exprimer sur la manière dont il envisage la situation et la mise en oeuvre d'un plan d'actions. Écoutez les propositions formulées par l'agent ou l'agente. Si vous pensez que les dispositions qu'il est prêt à prendre ne sont pas suffisantes ou sont inadaptées, il convient de le lui dire tout de suite et de l'inviter à en trouver d'autres ou bien de lui faire des propositions. 171 Suivi de l'entretien Il est possible de : 9 proposer de l'aide pour accompagner les efforts que votre collaborateur ou votre collaborarice s'engage à faire ; 9 rechercher et demander une formation répondant aux besoins ; 9 prévoir un bilan ultérieur. Si la situation le justifie, il vous appartient d'informer votre collaborateur qu'à défaut de solution en interne, il vous faudra élever hiérarchiquement le problème. À l'issue de l'entretien, il est nécessaire de formaliser l'échange par un écrit succinct. Attitude à adopter en cas d'absence de solution Prenez l'initiative de parler de cette situation à votre hiérarchie. Si malgré plusieurs entretiens, vous ne constatez pas de modifications significatives dans le comportement de votre collaborateur ou votre collaboratrice, il est souhaitable de prendre appui auprès de votre bureau des ressources humaines de proximité et de vous assurer du soutien de votre hiérarchie. L'organisation d'un entretien avec l'autorité hiérarchique ou / et le responsable du bureau RH de proximité pourra également contribuer à partir sur de nouvelles bases. Si le comportement de l'agent ne s'améliore pas, et avant d'engager une procédure disciplinaire, vous devez rappeler par écrit vos attentes, en précisant de quel délai l'agent dispose pour changer son comportement. La psychologue du travail ( 1 2244) peut également être sollicitée dans le cadre d'une médiation. Quelques bons réflexes Quelques exemple de situations : Si l'agent ou l'agente nie la réalité au cours de l'entretien : 9 reprenez un à un les faits recensés. Si l'agent ou l'agente acquiesce à tout : 9 demandez à l'agent ce qu'il entend mettre en oeuvre pour changer ; 9 faites un suivi régulier si la démarche apparaît compliquée pour le collaborateur. Si l'agent ou l'agente manifeste une certaine agressivité : 9 demandez tranquillement à ce dernier de se calmer ; 9 rappelez l'objectif et l'intérêt de cet échange. 1. Si la situation s'envenime : 9 mettez fin à l'entretien ; 9 proposez à l'agent ou l'agente de prendre un délai de réflexion avant un nouvel entretien plus constructif. 2. Si l'agent ou l'agente persiste lors du nouvel entretien ou s'il refuse de prendre part à ce nouvel échange : 9 indiquez que vous en référez à la hiérarchie qui prendra les mesures qui s'imposent. #4 172 86. LA PROCÉDURE DISCIPLINAIRE Contexte L'administration peut être amenée à engager une procédure disciplinaire à l'encontre d'un agent en cas de manquement à ses obligations professionnelles constitutif d'une faute, dans l'exercice des fonctions ou en dehors du service. La procédure disciplinaire obéit à certaines règles, notamment celles permettant d`assurer le respect des droits de la défense. Votre rôle Le recours à la procédure disciplinaire doit être l'ultime étape et doit avoir été précédée de rappels aux règles et aux obligations professionnelles. Lorsque la faute est de nature professionnelle et qu'il est envisagé d'engager une procédure disciplinaire, le chef de bureau dont relève l'agent saisit le chef du service et transmet un rapport précis et détaillé sur les faits reprochés, les lieux, les dates, la présence d'autres personnes. Si vous estimez qu'une procédure disciplinaire est nécessaire, vous devez la préparer avec l'appui du service RH de proximité et en mesurer les conséquences. À l'appui de ce rapport peuvent être joints, selon les circonstances : 9 des preuves matérielles (extraction cottage, enveloppe d'expédition jointe au certificat d'avis d'arrêt de travail hors délais, main courante ou plainte enregistrée par le commissariat, etc) ; 9 le témoignage des agents présents au moment des faits qui préciseront leur identité et leur grade. Vérifiez la concordance des témoignages ; 9 les observations de l'agent ou l'agente contre qui la procédure est engagée. L'autorité compétente L'autorité compétente pour prononcer une sanction disciplinaire est le ministre. Les sanctions des 2e, 3e et 4e groupes sont prononcées après avis de la commission de discipline. Les différentes sanctions Les sanctions sont classées en 4 groupes : Premier groupe : avertissement, blâme. Deuxième groupe : radiation du tableau d'avancement, abaissement d'échelon, exclusion temporaire de fonctions (durée maximale 15 jours), déplacement d'office. Troisième groupe : rétrogradation, exclusion temporaire (3 mois à 2 ans). Quatrième groupe : mise à la retraite d'office, révocation. Cette gradation permet d'appliquer une sanction proportionnelle à la gravité de la faute commise. Les conséquences des sanctions L'avertissement (sanction du 1er groupe) se traduit par des observations écrites ou orales qui ne doivent pas être portées au dossier de l'agent. Le blâme (sanction du 1er groupe) est inscrit dans le dossier de l'agent. Il est effacé de son dossier après trois ans si aucune autre sanction n'est intervenue pendant cette période. La radiation du tableau d'avancement (sanction du 2e groupe) est la seule sanction qui peut être prononcée en plus d'une autre sanction du 2e ou du 3e groupe. L'abaissement d'échelon (sanction du 2e groupe) peut concerner un ou plusieurs échelons. L'agent est alors reclassé dans un échelon inférieur tout en conservant l'ancienneté acquise dans l'échelon qu'il occupait avant la sanction. 173 L'exclusion temporaire de fonctions (sanction des 2e et 3e groupes) implique que l'agent ne perçoit aucune rémunération et ne touche aucune indemnité de chômage. La sanction de la rétrogradation (sanction du 3e groupe) consiste en un reclassement dans un grade hiérarchiquement inférieur. Mise à la retraite d'office ou révocation (sanctions du 4e groupe) : elles rompent le lien de l'agent avec l'administration. La révocation ouvre cependant droit à l'indemnisation du chômage. Les droits des agents Il est obligatoire d'informer l'agent par écrit de la procédure disciplinaire engagée contre lui, en lui précisant les faits reprochés. Cette formalité doit être accomplie quel que soit le niveau de sanction demandé même s'il est envisagé de prononcer une sanction du 1er groupe (sans consultation obligatoire de la commission de discipline). Dans le cadre d'une procédure disciplinaire l'agent ou l'agente a le droit : 9 à la communication de l'intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes. Les pièces du dossier et les documents annexés doivent être numérotés ; 9 de se faire assister par un ou plusieurs défenseurs de son choix ; 9 de disposer d'un délai suffisant pour prendre connaissance de son dossier et organiser sa défense. Les voies de recours de l'agent Un recours administratif par lettre adressée au signataire de la sanction (recours gracieux) ou aux supérieurs hiérarchiques du signataire de la sanction (recours hiérarchique). Un recours devant le Conseil supérieur de la fonction publique de l'État, dans certaines conditions, dans le mois qui suit la notification. Un recours devant le tribunal administratif, dans les deux mois qui suivent la notification. Cette voie de recours, valable pour toutes les sanctions, doit être mentionnée sur la décision de sanction, datée et signée par l'agent. #4 Quelques bons réflexes Si vous avez un doute sur la qualification du comportement de votre collaborateur ou les suites à donner, prenez conseil auprès de votre service RH. Vérifiez que le choix de la sanction disciplinaire est en adéquation avec le manquement ou la faute, la sanction doit être proportionnée au manquement. Soyez vigilant car tous les comportements ne constituent pas des fautes passibles de sanctions disciplinaires (insuffisance professionnelle, état pathologique par exemple). u http://intra.juridique.sg.i2/discipline-manquement-a-la-deontologie-r204.htm Pour aller plus loin @ Les droits et les règles Dialogue social LES ENJEUX DU DIALOGUE SOCIAL u 87. Le rôle de l'encadrant ou de l'encadrante dans le dialogue social u 88. L'exercice du droit syndical u 89. Les instances traitant des questions individuelles en AC u 90. Les instances traitant des questions collectives en AC #3 176 En tant qu'encadrant ou encadrante, vous devez avoir une bonne connaissance des acteurs et des mécanismes propres à votre environnement professionnel, et vous pouvez être amené à participer à ce dialogue social. Ce dialogue a lieu dans le cadre formel des instances de concertation dédiées à cette mission mais aussi dans le cadre informel des audiences syndicales et des relations quotidiennes avec les représentants du personnel. En administration centrale les instances sont le comité technique d'administration centrale (CT-AC) le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC), et les comités techniques spéciaux des DAC. À ces instances s'ajoutent les instances ministérielles, CT-M, CHSCT-M et les commissions administratives paritaires (CAP) et consultatives paritaires (CCP). Vos interlocuteurs pour toutes questions sont le BRH de proximité et le département des relations sociales de la DRH : appuidialoguesocial.drh@develloppement-durable.gouv.fr Pourquoi ? 87. LE RÔLE DE L'ENCADRANT OU DE L'ENCADRANTE DANS LE DIALOGUE SOCIAL La qualité et la richesse du dialogue social dans l'administration représentent un véritable enjeu pour les conditions de travail des agents mais également pour le fonctionnement des services. Sa place et son rôle sont déterminés par un corps de textes législatifs et réglementaires. La procédure Votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante est important. Il consiste à : 9 se tenir informé du dialogue social au sein de l'administration centrale (CT, CHSCT, CAP) et de votre direction ; 9 jouer un rôle actif, en répondant directement aux questions relevant de votre compétence qui vous sont posées par les représentants du personnel. Vous pouvez être sollicité, à titre d'exemple, par les représentants du personnel à propos : 9 du fonctionnement de votre service ; 9 des conditions de travail ; 9 de santé ; 9 de sécurité ; 9 sur des questions relatives à la situation individuelle d'agents (difficultés sociales ou professionnelles). Vous devez répondre à ces sollicitations dans un esprit ouvert et constructif en tenant informée votre hiérarchie. Si la question, l'observation ou la demande exprimée sous forme verbale, de courrier ou de tract, ne relève pas de votre compétence, il vous appartient de la transmettre à votre hiérarchie qui en tiendra informé le service compétent. Pour des questions relevant du domaine de la santé et sécurité au travail, vous pouvez contacter l'assistant de prévention de votre service ou le conseiller de prévention. Dans le cadre des activités du CHSCT de l'administration centrale, des représentants de ce dernier peuvent effectuer des visites au sein de votre service. Vous en serez directement informé. Il vous appartiendra d'en informer vos agents. Pour des questions relevant de la gestion individuelle des agents, vous pouvez contacter votre bureau des ressources humaines. 177 Préparer sa réunion avec les organisations syndicales Pour dialoguer avec les organisations syndicales il est important de : 9 définir un ordre du jour précis et encadré ; 9 connaître le contexte. La connaissance du dossier au sens large est indispensable ; 9 définir votre objectif et les marges de manoeuvre possibles ; 9 répertorier les différentes limites existantes, sur le sujet qui sera abordé, par exemple les limites réglementaires, financières, ou déontologiques ; 9 faire la liste de l'ensemble des points d'accord existant entre vous et les représentants des personnels ; 9 transmettre suffisamment tôt, au moins 15 j à l'avance, les documents nécessaires à la préparation de la réunion ; 9 prévoir d'envoyer des convocations officielles aux participants de la réunion, ces convocations valent en effet autorisation d'absence (cf infra) ; 9 faire, oralement, un relevé des conclusions principales à la fin de la réunion ; 9 transmettre un projet de relevé de conclusion écrit dans la semaine suivant la réunion 9 assurer un suivi des engagements pris lors de la réunion. Quelques bons réflexes Prenez l'habitude de vous interroger sur la nécessité d'une consultation des organisations syndicales en amont. Afin d'éviter toute crispation sur des sujets potentiellement sensibles. #4 178 Pourquoi ? 88. L'EXERCICE DU DROIT SYNDICAL Le droit syndical comporte la possibilité pour les agents de bénéficier d'informations et de formations syndicales et d'exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail. Ils peuvent, pour ce faire bénéficier d'autorisations spéciales d'absence ou de décharges d'activité de service. Qui peut bénéficier d'autorisations d'absence pour exercice du droit syndical Tous les agents, peuvent sous certaines conditions bénéficier d'autorisations d'absence pour participer à une réunion d'information syndicale ou bénéficier de congés de formation syndicale. En outre, certains agents peuvent bénéficier, pour exercer une activité syndicale pendant leur temps de travail, d'une décharge d'activité de service, à la demande du syndicat, ou d'autorisations d'absence, qui peuvent être soit à la demande du syndicat soit à la demande de l'administration. L'exercice du droit syndical doit se concilier avec la continuité du service public, l'obligation de réserve, de neutralité et de discrétion professionnelle. Quels sont les droits syndicaux donnant lieu à autorisation d'absence et comment les gérer ? Pour tous les agents L'autorisation d'absence pour participer à une réunion d'information syndicale. Vous pouvez accorder à un agent ou une agente qui en fait la demande, sous réserve des nécessités de service, une autorisation d'absence d'une heure par mois, à laquelle s'ajoutent les délais de route, pour participer à une réunion d'information syndicale. Un agent ne peut être autorisé à s'absenter que pour une seule réunion d'information syndicale par mois. Vous pouvez accorder ces autorisations d'absence sous certaines conditions : 9 la réunion est autorisée par une note du chef de service de l'action administrative et des moyens précisant la date et l'heure, sa durée et le lieu. Le syndicat doit en avoir fait la demande écrite au moins une semaine avant la date de la réunion ; 9 l'absence est compatible avec les nécessités de service. Lorsqu'un syndicat organise une réunion d'information syndicale de deux ou trois heures, l'agent ou l'agente peut être autorisé(e) à cumuler l'heure mensuelle du mois avec celles des deux mois précédant ou succédant le mois de la demande, dans la limite de quatre heures par trimestre. Le congé de formation syndicale Vous pouvez accorder à un agent ou une agente une autorisation de congé de formation syndicale d'une durée maximum de 12 jours par an, sous certaines conditions : 9 la demande vous a été transmise par écrit au moins un mois avant le début du congé ; 9 l'absence est compatible avec les nécessités de service. À l'issue de ce congé, l'agent doit vous présenter une attestation d'assiduité de l'organisme de formation agréé. Pour l'agent ou l'agente siégeant dans les instances ou mandaté par un syndicat Les décharges d'activité de service (DAS) Elles sont accordées à certains agents pour exercer une activité syndicale en lieu et place de l'activité professionnelle. 179 Cette activité syndicale consiste à informer leurs collègues, faire part de revendications défendues par le syndicat, distribuer des tracts, organiser des réunions d'information syndicale, rencontrer des agents qui ne sont pas en service, mais aussi pour accompagner un de leurs collègues faisant l'objet d'une procédure disciplinaire lors d'un entretien avec sa hiérarchie, pour consulter son dossier, assurer sa défense devant la commission de discipline et participer à une audience sollicitée auprès d'un responsable de l'administration centrale. Leur attribution aux agents désignés par une organisation syndicale correspond à des droits acquis par cette organisation en fonction de sa représentativité mesurée à l'issue des élections professionnelles. Les DAS sont attribuées par le département des relations sociale DRH/RS, sous forme de décisions. Les demandes sont faites par les fédérations auprès de la DRH/RS et les décisions prises après avis du service. Les décharges d'activité de service peuvent être partielles ou totales : 9 en cas de décharge totale, l'agent ou l'agente est déchargé(e) de son service pour exercer une activité syndicale à temps plein. Après accord de la DRH, il peut être remplacé sur son poste ; 9 en cas de décharge partielle, celle-ci ne concerne qu'une partie du temps de travail de l'agent ou l'agente. Le crédit d'heure - les coupons Tout agent peut bénéficier de demi-journées d'autorisations d'absence pour exercer une activité syndicale à la demande d'un syndicat représentatif. Ces demandes sont matérialisées sous forme de coupons. Ces demandes doivent être déposées par l'agent ou l'agente auprès de son supérieur hiérarchique au moins trois jours à l'avance et sont accordées dès lors qu'elles sont compatibles avec la nécessité de service. De la même façon que pour les DAS, le crédit d'heure attribué aux agents désignés par une organisation syndicale correspond à des droits acquis par cette organisation en fonction de sa représentativité mesurée à l'issue des élections professionnelles. Les autorisations spéciales d'absence (ASA) Elles sont accordées aux agents pour : 9 participer aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs organisés par un syndicat national ou international, une fédération, une confédération, une union régionale ou départementale de syndicats dont ils sont membres élus ; 9 participer aux congrès ou aux réunions statutaires des organismes directeurs organisés par un syndicat représenté à l'administration centrale ; 9 participer aux réunions des groupes de travail initiés par l'administration ; 9 siéger dans les instances consultatives suivantes : comité technique d'administration centrale (CTAC), comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT-AC), commission administrative paritaire (CAP), commission consultative paritaire (CCP), commission centrale d'action sociale (CCAS). L'agent ou l'agente souhaitant participer à une réunion organisée par l'administration (instances de concertation, groupes de travail, réunions...) doit remettre une copie de sa convocation à son supérieur hiérarchique au moins trois jours avant la date de la réunion. La durée de cette autorisation comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion et un temps égal à cette durée pour lui permettre de préparer la réunion et d'en rédiger le compte rendu. #4 Quel est votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante ? Connaître les règles pour répondre à vos agents. Préserver un dialogue social de qualité. La permanence d'un dialogue social de qualité exige de préserver au maximum les conditions de son exercice et de s'assurer, auprès de la hiérarchie des raisons pour lesquelles il peut être opposé un refus qui doit rester exceptionnel et très bien motivé. 180 89. LES INSTANCES TRAITANT DES QUESTIONS INDIVIDUELLES EN AC Les commissions administratives paritaires (CAP) Quelles sont les missions des CAP ? Les CAP sont des instances consultatives composées à parts égales de représentants élus des fonctionnaires titulaires et de représentants de l'administration. Elles examinent les questions individuelles relatives à la carrière des fonctionnaires et siègent en formation disciplinaire lorsqu'elles sont saisies d'une demande de sanction. Quels sujets sont soumis à l'avis des CAP ? La titularisation. Le changement d'affectation. L'accueil en détachement. Les demandes de détachement dans le corps. Les demandes d'intégration dans le corps de détachement. Les demandes d'intégration directe. L'avancement de grade. Les promotions de corps. Les recours concernant les comptes rendus professionnels, les primes et le télétravail. La commission consultative paritaire (CCP) Quelles sont les missions de la CCP ? La CCP est un organe consultatif composé à parts égales de représentants élus des agents non-titulaires et de représentants de l'administration. Quels sujets sont soumis à l'avis de la CCP ? La CCP examine les décisions individuelles relatives aux licenciements intervenus après la période d'essai et les sanctions disciplinaires autres que l'avertissement et le blâme. Elle est également informée de l'évolution des effectifs des agents non-titulaires et des règles relatives à l'évaluation et la formation des agents non titulaires. Une commission consultative paritaire est organisée au niveau de l'administration centrale pour les agents non-titulaires. 181 La commission administrative paritaire locale des adjoints administratifs d'administration centrale Quelle est la composition de la CAPL-AC ? La CAPL-AC est présidée par le directeur des ressources humaines. Elle est composée de 12 représentants du personnel et de l'administration titulaires et suppléants nommés pour quatre ans. Le président ou la présidente, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle de la CAPL-AC ? En matière de recrutement : propositions de titularisation ou de refus de titularisation (concerne également les prolongations de stage). Elle traite les questions d'ordre individuel : 9 demandes de détachement entrant ; 9 demandes de détachement dans le corps ; 9 demandes d'intégration dans le corps de détachement ; 9 demandes d'intégration directe ; 9 recours sur les dossiers de compte-rendu entretien professionnel... Valide les demandes de mutation pour l'administration centrale. Elle prépare les travaux d'avancement de grade qui feront l'objet d'un examen en CAP nationale. #4 182 90. LES INSTANCES TRAITANT DES QUESTIONS COLLECTIVES EN AC Deux instances complémentaires en ont la charge : 9 le comité technique d'administration centrale (CT-AC) ; 9 le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC). Ces trois instances sont consultées et émettent des avis sur toutes les questions d'intérêt général concernant les agents de l'administration centrale. Seuls les représentants du personnel participent au vote. Les séances des instances ne sont pas publiques. Le comité technique d'administration centrale (CTAC) Quelle est la composition du CTAC ? Le CTAC est présidé par le directeur des ressources humaines. Il est composé de 10 représentants des personnels titulaires et suppléants nommés pour quatre ans. Le président ou la présidente peut être assisté en tant que de besoin par des membres de l'administration exerçant des fonctions de responsabilité et concernés par des questions soumises à l'avis du comité technique. Le président ou la présidente, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle du CTAC ? C'est une instance de concertation chargée de donner son avis sur : 9 l'organisation et le fonctionnement des services ; 9 la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences ; 9 les règles statutaires et les règles relatives à l'échelonnement indiciaire ; 9 les grandes orientations en matière de politique indemnitaire et de critères de répartition ; 9 la formation, le développement des compétences et des qualifications professionnelles ; 9 l'insertion professionnelle ; 9 l'égalité professionnelle, la parité et la lutte contre toutes les discriminations. En 2017, les points suivants ont été abordés : 9 présentation du bilan des effectifs 2016 et projection 2017 ; 9 modification de l'organisation de l'administration centrale du ministère (ex : départ de la Direction de la pêche, maritime et de l'aquaculture) ; 9 mise en place du régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP). Il reçoit communication et débat du bilan social de l'administration centrale. Ce bilan est établi annuellement Il indique les moyens, notamment budgétaires et en personnel, et comprend toute information utile eu égard aux compétences du comité technique. Il bénéficie du concours du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail dans les matières relevant de sa compétence et peut le saisir de toute question. Il examine en outre les questions dont il est saisi par ce même comité. 183 Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail d'administration centrale (CHSCT-AC) Présidé par le directeur des ressources humaines, il est composé de 7 représentants titulaires et suppléants des personnels, nommés pour quatre ans. Par ailleurs, il bénéficie du concours du médecin de prévention, des infirmières, du conseiller ou conseillère et des assistants de prévention ainsi que d'un inspecteur ou une inspectrice santé et sécurité au travail, membres de droit de cette instance. Le président du CHSCT-AC peut être assisté en tant que de besoin par des membres de l'administration exerçant des fonctions de responsabilité et concernés par des questions soumises à l'avis du comité technique. Le président du CHSCT-AC, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un des points inscrits à l'ordre du jour. Quel est le rôle du CHSCT-AC ? Le CHSCT contribue à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des agents ainsi qu'à l'amélioration de leurs conditions de travail, notamment par : 9 l'analyse des conditions de travail et des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les agents ; 9 la vérification, par des inspections et des enquêtes, du respect des prescriptions législatives et réglementaires et de la mise en oeuvre des mesures de prévention préconisées ; 9 le développement de la prévention par des actions de sensibilisation et d'information. Il peut, par exemple, proposer des actions de prévention en matière de harcèlement ; 9 l'analyse des circonstances et des causes des accidents du travail ou des maladies professionnelles ou à caractère professionnel, par le biais d'enquêtes. Le CHSCT-AC est notamment consulté avant toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail et, en particulier : 9 avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l'outillage, d'un changement de produit ou de l'organisation du travail ; 9 avant toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail ; 9 sur le plan d'adaptation, lors de la mise en oeuvre de mutations technologiques importantes et rapides ; 9 sur les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail. Le CHSCT-AC doit par exemple être associé à la recherche de solution concernant : 9 l'organisation matérielle du travail : charge de travail, rythme, pénibilité des tâches, élargissement et enrichissement des tâches ; l'environnement physique du travail : température, éclairage, aération, bruit, poussière, vibrations ; l'aménagement des postes et des lieux de travail ; la durée et les horaires de travail, l'aménagement du temps de travail (travail de nuit, travail posté) ; les nouvelles technologies et leurs incidences sur les conditions de travail des salariés. Le CHSCT-AC peut également être saisi par le comité technique, ou un représentant du personnel, sur toute question relevant de sa compétence. #4 Pour aller plus loin u Pour retrouver l'arrêté de composition du CHSCT-AC et les compte-rendus des dernières séances @ Les droits et les règles Réflexes RH LES RÉFLEXES RH u 91. La rémunération u 92. Les indemnités u 93. La mobilité #3 186 91. LA RÉMUNÉRATION Les textes de références et les grands principes Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires : « les fonctionnaires ont droit à une rémunération après service fait ». L'Article 20 Loi 83-634 du 13 juillet 1983 indique que les fonctionnaires ont droit, après service fait, à une rémunération comprenant : 9 le traitement ; 9 l'indemnité de résidence ; 9 le supplément familial de traitement ; 9 les indemnités instituées par un texte législatif ou réglementaire ; 9 les prestations familiales obligatoires. Notion de service fait : l'agent n'est rémunéré qu'une fois le travail effectué. Il n'y a pas de système d'avance sur salaire. Un acompte est une somme versée pour service fait, égale à 80 ou 90 % du traitement brut, quand la paye de l'agent n'a pas pu être saisie dans le calendrier classique (réception tardive de la prise en charge). Le solde est payé sur la paye du mois suivant. La paye est versée par trentième indivisible : chaque mois quelque soit le nombre de jours compte pour trente jours. Exemple : reprise sur salaire pour un jour d'absence non justifiée, il y a une reprise de 1/30e de la rémunération versée. Les acteurs de la paye Le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable public prévoit une séparation entre : la personne qui décide d'engager la dépense (l'ordonnateur) et celle qui vérifie et exécute la dépense (le comptable). En administration centrale, l'organisation est la suivante : 9 les ordonnateurs : le service gestion ; 9 les comptables : les services dédiés dans les directions départementales de finances publiques (DDFP). 187 Les éléments constitutifs de la paye Le traitement indiciaire : Le corps/grade/échelon de l'agent ou de l'agente est associé à un indice brut (= indice de carrière, qui sert notamment aux reclassements) qui correspond lui même à un indice majoré. Le traitement indiciaire est donc égal à l'indice majoré multiplié par la valeur du point d'indice. Le traitement indiciaire évolue dans les situations suivantes : 9 avancement d'échelon, bénéfice d'un indice majoré supérieur à date d'effet de l'avancement d'échelon ; 9 reclassements indiciaires à l'occasion de la refonte de grilles ; 9 passage à un grade supérieur à l'occasion d'un concours ou d'une promotion. Le traitement indiciaire ne peut être inférieur à un indice plancher qui est déterminé en fonction de l'évolution du SMIC (indice 309, SMIC de 1 480,17 ) Les contractuels sont payés avec un indice ou avec un montant fixé par contrat. Pour les ouvriers des parcs et ateliers (OPA), la rémunération est calculée avec un taux horaire fixé par niveau de qualification. L'indemnité de résidence Montant calculé en appliquant un taux au traitement brut de l'agent. Ce taux est variable en fonction de la zone territoriale dans laquelle est classée la commune où l'agent exerce ses fonctions. L'objectif est de compenser les diparités géographiques en matière de coût de la vie. Le supplément familial de traitement Le SFT est versé aux agents publics ayant au moins un enfant à charge au sens des prestations familiales. Le montant du SFT est calculé en fonction d'une part fixe (2,29 pour 1 enfant, 10,67 pour 2 enfants, etc.) et une part proportionnelle au traitement brut à partir du 2e enfant (3 % pour 2 enfants, 8 % pour 3 enfants, etc.). Le versement du SFT est supprimé dès lors que l'enfant n'est plus à charge (20e anniversaire ou rémunération >50 % du SMIC). La nouvelle bonification indiciaire Attachée à certains emplois impliquant l'exercice d'une responsabilité ou une technicité particulière, elle est calculée comme le calcul du traitement brut : nombre de points X valeur du point d'indice. Les éléments négatifs de la paie Les cotisations et contributions : pension civile pour les fonctionnaires ou vieillesse pour les non titulaires, CSG, CRDS, la RAFP (retraite additionnelle de la Fonction publique) pour les fonctionnaires ou l'IRCANTEC pour les non titulaires. La RAFP La RAFP est un régime de retraite additionnelle réservé aux fonctionnaires. Lors de votre départ à la retraite, vous percevez une retraite qui s'ajoute à votre retraite de base de fonctionnaire. La retraite additionnelle de la Fonction publique donne lieu à des cotisations mensuelles (part agent ou agente et part employeur), transformées en points RAFP. #4 188 Assiette de cotisation : tout ce qui n'entre pas dans l'assiette de cotisation de la pension civile, dans la limite de 20 % du traitement brut. Le bénéfice de cette retraite additionnelle peut avoir lieu selon deux modalités : 9 jusqu'à 5 124 points, la prestation sera versée en capital au moment du départ en retraite ; 9 à partir de 5 125 points, la RAFP est versée mensuellement sous forme d'une rente. L'abattement « primes-points » : ligne spécifique venant diminuer le montant des primes pour compenser la hausse des points d'indice depuis 2016 (B) ou 2017 (A et C). Les reprises pour jour de grève ou précomptes pour services non fait : retenue de 1/30e de la rémunération mensuelle de l'agent ou de l'agente. Toute journée de grève donne lieu à une retenue de 1/30e de la rémunération mensuelle. Attention, la retenue peut donc porter sur des jours au cours desquels l'agent ou l'agente n'est pas soumis(e) à une obligation de service : grève du vendredi au lundi, retenue de 4/30e. Les reprises pour maladie : après 90 jours de maladie à plein traitement (en année glissante), passage à demitraitement. L'indemnité compensatrice de la hausse de la CSG La hausse de 1,7 point (de 7,5 % à 9,2 %) du taux de la contribution sociale généralisée (CSG) s'applique à compter du 1er janvier 2018. Parallèlement, la contribution exceptionnelle de solidarité (CES) de 1 % est supprimée et une indemnité compensatrice de la hausse de la CSG est créée par la loi de finances pour 2018. Cette indemnité compensatrice est mise en oeuvre pour l'ensemble des agents publics, quelle que soit leur date d'entrée dans la fonction publique et quel que soit leur statut (fonctionnaires, ouvriers des parcs et ateliers, contractuels CDI et CDD, militaires). Le jour de carence Depuis le 1er janvier 2018, le jour de carence pour maladie des agents publics (fonctionnaires et contractuels) est rétabli. Toutefois, le jour de carence ne s'applique pas lorsque l'agent n'a pas repris le travail plus de 48 heures entre 2 congés maladie pour la même cause ou pour les congés suivants : 9 congé pour accident de service ou accident du travail et maladie professionnelle ; 9 congé de longue maladie ; 9 congé de longue durée ; 9 congé de grave maladie ; 9 congé du blessé (pour les militaires) ; 9 congé de maladie accordé dans les 3 ans après un 1er congé de maladie au titre d'une même affection de longue durée (ALD). Le bulletin de paye Le bulletin de salaire se définit comme un document qui accompagne le paiement de la rémunération du fonctionnaire, agent titulaire ou contractuel, et qui comporte un certain nombre de mentions obligatoires, telles que le montant du salaire, les différentes retenues, ainsi que des informations d'ordre administratif. 189 92. LES PRIMES ET INDEMNITÉS Les personnels peuvent percevoir, en plus de leur traitement mensuel, une ou plusieurs primes et indemnités dont le montant varie suivant la manière de servir et l'importance des sujétions auxquelles les bénéficiaires sont appelés à faire face dans l'exercice effectif de leur fonction. Le régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP) Le RIFSEEP est composé de deux parts qui sont cumulatives mais diffèrent dans leur objet et dans leurs modalités de versement : 9 Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d'Expertise (IFSE). Elle constitue l'indemnité principale du RIFSEEP ; 9 Complément Indemnitaire Annuel (CIA). Il s'agit d'une prime facultative. L' IFSE valorise les parcours professionnels et les fonctions exercées. Les fonctions sont classées dans des groupes de fonctions définis selon 3 familles de critères professionnels : 9 encadrement, coordination, conception, ou pilotage ; 9 technicité/expertise/ expérience/qualification ; 9 sujétions particulières/niveau d'exposition du poste. Son montant est déterminé par la classification des emplois dans les groupes de fonctions et selon l'affectation (AC/SD). L'IFSE - Prise en compte de l'expérience professionnelle L'IFSE évolue lors : 9 d'une mobilité dans un groupe de fonctions ascendant (augmentation de la dotation) ou descendant (diminution de la dotation), ou encore d'une mobilité entre AC et services déconcentrés ; 9 d'une promotion ; 9 ou à minima tous les 4 ans en l'absence de changement de fonctions et au vu de l'expérience acquise par l'agent ou l'agente. Le principe du réexamen du montant de l'IFSE n'implique pas une revalorisation automatique. L'éventuelle revalorisation se fera après un examen de : 9 l'élargissement des compétences ; 9 l'approfondissement des savoirs. #4 Indemnité spécifique de service (ITPE, TS, Dessinateurs) Principes de base : 9 ISS due au titre de l'année N versée en N+1 ; 9 ISS versée selon un taux de base, un coefficient de service (fixé par décret), un coefficient de grade (+ éventuelles bonifications), un coefficient relatif au temps de présence de l'agent et un coefficient de modulation individuel (CMI) ; 9 coefficient de modulation individuel revu tous les ans dans le cadre d'un processus d'harmonisation indemnitaire ; 9 de janvier à novembre : versement mensuel de l'équivalent de 95 % de la dotation annuelle. 190 Autres primes et indemnités Les indemnités diverses : paiement des jours épargnés sur le CET, garantie individuelle du pouvoir d'achat (GIPA), remboursement des frais de déplacement domicile-travail, indemnité kilométrique vélo... l'indemnité dégressive et l'indemnité compensatrice de la CSG. Primes particulières : prime spéciale d'installation, prime spécifique d'installation, prime de restructuration, indemnité de départ volontaire, etc. Une prime spéciale d'installation peut être allouée aux fonctionnaires civils de l'État qui, à l'occasion de leur accès à un premier emploi d'une administration de l'État, reçoivent, au plus tard, au jour de leur titularisation, une affectation dans l'une des communes de la région Île de France. Quel est votre rôle en tant qu'encadrant ou encadrante ? Savoir orienter son équipe vers les bons interlocuteurs (en l'occurrence, le BRH de proximité). Connaître les groupes de fonction des postes de son service et savoir expliquer cette cotation. Savoir informer les agents à l'occasion de leurs choix de poste (effet des groupes ascendants ou descendants, etc.). Savoir écrire les décisions appropriées à destination du BRH de proximité (service non fait, décision d'intérim, etc.). 191 93. LA MOBILITÉ La mobilité interne Il y a deux cycles de mobilité (mars et septembre). Les postes doivent être remontés et publiés en amont dans l'application mobilité (avec les fiches de poste). L'agent dépose un PM104, signé par le service d'origine et le service d'accueil à transmettre au bureau RH de proximité (exception du SG où le document à signer est une décision interne). En cas de souhait d'une date de mutation avancée ou différée, l'annexe 5 peut être signée par l'agent ou l'agente, le service d'origine et le service d'accueil. Dates et processus : circulaires mobilité Pour les agents de catégorie A+ de l'administration centrale, la mobilité s'expérimente « au fil de l'eau » : 9 postes de chefs de bureau (ou équivalent), chef ou cheffe de département et adjoint ou adjointe, adjoint ou adjointe de sous direction, adjoint ou adjointe de chef ou cheffe de service, chargé ou chargée de mission auprès d'un directeur ou d'une directrice ; 9 les postes vacants seront publiés chaque mercredi sur le site intranet du ministère et sur la BIEP, pour 3 semaines ; 9 la procédure est la même que pour les cycles classiques ; 9 la mobilité se fera par défaut à J+2mois. http://intra.rh.sg.i2/liste-des-postes-pour-la-mobilite-au-fil-de-l-eau-a14964.html Les trois formes de mobilités externes Un agent de l'administration centrale qui choisit de rejoindre un autre employeur (public ou privé) est considéré en mobilité externe. Le détachement Le détachement est la situation du fonctionnaire qui se trouve placé dans un corps différent de son corps d'origine. Il exerce ses fonctions et est rémunéré selon les règles applicables dans son corps d'accueil. Il permet d'exercer ses fonctions dans une autre structure, généralement une administration. Placé hors de son corps d'origine, le titulaire continue à bénéficier de ses droits à l'avancement et à la retraite. Dans certains cas, le détachement est de droit. Il s'exerce par périodes de cinq ans maximum. Le corps d'accueil doit être de la même catégorie que le corps d'origine et de niveau comparable. Le détachement est incompatible avec une autre position : activité dans le corps d'origine, position hors cadre, disponibilité, congé parental, etc. Dans tous les cas, la demande de détachement doit être présentée pour avis en commission administrative paritaire (CAP). Les conséquences pour l'agent ou l'agente : 9 l'agent perçoit la rémunération de son emploi d'accueil ; 9 l'agent bénéficie d'une double carrière et maintient ses droits à avancement dans son corps d'origine ; 9 l'agent est évalué par son administration d'accueil sur demande de son administration d'origine dans la majorité des cas ; 9 l'administration d'accueil est compétente pour attribuer à l'agent ou l'agente le service à temps partiel mais il doit en informer l'administration d'origine. #4 192 ATTENTION u je souhaite accueillir un agent en détachement : Après l'entretien de recrutement, l'agent dépose un PM104. Après signature du service d'origine et du service d'accueil, le document est transmis au BRH de proximité pour le passage en CAP. Cela nécessite une autorisation à recruter un personnel extérieur au ministère (ARL (pour les agents de catégorie C) ou « compteur »), et je demande une fiche financière au BRH pour informer l'agent sur le niveau de rémunération proposé. u un de mes agents fait une demande de détachement : il doit rédiger une demande écrite pour un an renouvelable, sous couvert hiérarchique, et le transmettre au BRH de proximité. Si l'administration d'accueil émet un avis favorable, l'agent sera muté quelque soit l'avis du service d'origine. La mise en disponibilité Placé hors de son administration, le fonctionnaire mis en disponibilité cesse de bénéficier de ses droits à l'avancement et à la retraite. La disponibilité est accordée de droit dans certains cas (élever un enfant de moins de 8 ans, soigner un proche, suivre son conjoint déménageant pour raisons professionnelles, exercer un mandat d'élu local, etc.) ou sous réserve des nécessités de service (convenances personnelles, études, création d'entreprise, etc.). Les périodes de mise en disponibilité sont limitées dans le temps. La disponibilité pour convenance personnelle est limitée à 3 ans renouvelables mais ne peut excéder 10 ans. ATTENTION La disponibilité sur autorisation doit être demandée par écrit 3 mois avant la date de départ souhaitée. Elle est considérée comme acceptée si l'administration ne répond pas dans les 2 mois. La mise à disposition Les fonctionnaires et agents non-titulaires en CDI peuvent être mis à la disposition d'autres administrations de l'État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics. Ils continuent d'être rémunérés par leur administration d'origine qui se fait rembourser auprès de l'employeur d'accueil. Ils continuent à bénéficier de leurs droits à avancement et à la retraite. La mise à disposition d'un agent doit faire l'objet d'une convention avec l'organisme bénéficiaire. Une mise à disposition peut être interrompue sous réserve du délai de préavis prévu dans la convention. Toutes les positions sont révocables, l'administration d'origine pouvant à tout moment y mettre fin. 193 La procédure de réintégration Les modalités diffèrent en fonction de sa situation administrative. À l'issue d'un détachement de plein droit, la réintégration est également de plein droit. Dans les autres cas, l'agent ou l'agente est réintégré à la date d'expiration normale de son détachement et réaffecté à la première vacance de poste dans le corps auquel il appartient. La fin du détachement peut aussi intervenir de façon anticipée à la demande de l'administration d'accueil ou à la demande de l'agent ou de l'agente. Les conditions de retour de disponibilités varient selon le motif et la durée. L'administration propose en général au fonctionnaire l'un des trois premiers emplois vacants correspondant à son grade. S'il refuse successivement ces trois postes, il peut être licencié après avis de la CAP. Pour les contractuels en contrat à durée indéterminée, la personne est réemployée si possible dans son emploi précédent. S'il n'est pas vacant, elle dispose d'une priorité sur un emploi similaire. Au terme d'une mise à disposition, la réintégration est de plein droit. Elle peut être anticipée dans les conditions prévues par la convention. L'agent est réaffecté sur un emploi correspondant à son grade. Dans tous les cas, l'agent doit faire connaître ses intentions au moins deux mois avant le terme du détachement, de la disponibilité ou de son congé de mobilité. #4 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL 92 055 La Défense Cedex Tél : 01 40 81 21 22 Intranet : intra.portail.e2.rie.gouv.fr/  INVALIDE)